Protokoll 2013-03-11 Styrelsemöte 2/2013 Plats Ålands gymnasium, Neptunigatan 21 Tid 18.30-20.40 Närvarande Christina von Hertzen, ordförande Anita Husell-Karlström, viceordförande Annika Karlsson Karl-Johan Nyholm (suppleant) Cia Numelin Studeranderepresentant Viktor Lönnroth Fredrik Karlsson Lydia Värnman Lärarrepresentant Personalrepresentant Kallade Jana Ekebom Dan Nordman Anne Adolfsson Marcus Koskinen-Hagman Inger Rosenberg-Mattsson Ralf Lundberg 18-23 18 Inledning Ordförande Christina von Hertzen hälsade alla välkomna till mötet. 19 Kallelse och beslutförhet Förvaltningschefen har sammankallat mötet per e-post 4.3.2013. Kallelse och föredragningslista har gått ut per e-post 6.3.2013 Förslag: Då minst hälften av styrelsens medlemmar och ordförande är närvarande konstateras att mötet är beslutfört. Kallelsen godkänns. Beslut: Styrelsen beslöt på förvaltningschefens förslag att ta upp ytterligare två ärenden för beslut. Förslaget med tillägg godkändes.
20 Val av protokolljusterare för dagens möte Protokoll från föregående möte har tillsänts styrelsens medlemmar, representanter och ersättare i styrelsen. Förslag: Protokoll nr 1 antecknas för kännedom. Till protokolljusterare för dagens möte utses Cia Numelin och Annika Karlsson. Beslut: Förslaget godkändes 21 Finansiering av inköp av 200 datorer (komplettering av beslut 5, 1/2013) Styrelsen beslöt vid senaste möte (1/2013, 11.2.2012) att köpa 200 ersättande datorer. Beslut om finansiering hänsköts till beslut per capsulam. Utredningen av leasing/kontrakt inköp eller andra finansieringsformer har dock dragit ut på tiden, varför beslutet föreslås tas vid mötet. Enligt leasinganbud blir månadskostnaden inklusive behandlingsavgift 3.857,20. Därtill en uppläggningsavgift (engångsavgift) på 670,00. Belastningen per år blir enligt följande: 2013 38.572,00 2014 46.286,40 2015 46.286,40 2016 7.714,40 Enligt IT-chef Ronny Holmström behöver Ålands gymnasium generellt upphandla ca 160 datorer årligen, men eftersom vi 2013 upphandlar 300 datorer minskar behovet av nyköpta datorer 2014 och 2015. IT-budgeten för datorer och annan IT-utrustning är på årsbasis ca 220.000,-. Med ovanstående leasingkostnader inräknade finns budgetmedel för att under 2014 och 2015 köpa in ca 70 datorer årligen, vilket motsvarar beräknat behov av nyinköp. Förslag: Eftersom Ålands gymnasiums budget för 2013 är mycket stram väljer styrelsen att undantagsvis finansiera som inköpet av 200 datorer med leasingavtal, eftersom detta ger större budgetutrymme på utgiftssidan. Styrelsen beslutar att inköp av 200 datorer, 134.000,- finansieras med leasingavtal med Nordea, till en årskostnad på 38.572,- för år 2013 och en årskostnad på 46.286,40 för 2014 och 2015 samt en årskostnad för 2016 på 7.714,40,-. Den sammanlagda kostnaden för inköpet med leasing är 145.293,50 inklusive engångsavgiften 670,- och inlösningsavgiften av datorerna efter leasingtiden 6.700,-.
22 Fördelning av budgetmedel för 2013 Förvaltningschef Gyrid Högman har fördelat en del av budgetmedlen mellan budgetansvariga enligt följande: Medel för fortbildning, 75.000,- Av medlen disponeras 30.000,- av samordningsenheten (förvaltningschef + rektorer) att användas för gemensam fort- bildning, för handledning och mer kostnadskrävande fortbildning. Den som vill ha en mer kostnadskrävande fortbildning får vända sig till samordningsenheten (förvaltningschef + rektorer) för beslut. Innan beslut konsulteras ekonomichef. Målet är att inte använda hela summan 30.000,-. Ute i organisationen har varje ansvarig chef rätt att utdela följande för fortbildning: för lärare 220 kursavgifter + 200 för resor och dagtraktamenten, för övriga anställda 150 kursavgifter + 200 för resor och dagtraktamenten. Ansvarig chef tar beslut om hur disponibla medel används, om alla ska få ovan angivna summa eller om färre personer under året får möjlighet till fortbildning till högre kostnad än ovan angivet. Små maskiner I budgeten finns 110.000,- som ska fördelas mellan fastigheter och skolor/program. Små maskiner är definitionsmässigt en mindre maskin/apparat som kostar max. 1000. Budgetmedlen fördelas enligt följande: Centralt på samordningsenheten 64.000,- att användas för fastighetsskötseln och som kan användas efter att ha konsulterat ekonomichefen. Målet är att inte använda alla budgetmedel. I organisationen finns till förfogande för rektor/utbildningsledare Ålands lyceum 4.500,- Ålands yrkesgymnasium 41.500,- med fördelning ekonomi o media 1.000,- hotell o restaurang 10.000,- livsstil o. hälsa 1.000,- sjöfart 4.500,- teknik 25.000,- Maskiner och inventarier I budgeten finns 590.000,- budgeterat för större apparater. Av denna summa lämnas 180.000 kvar i samordningsenheten medan resterande 410.000 fördelas enligt följande:
Restaurangerna 60.000,- för inköp av en gryta till restaurang Rosé (25.000,-) och en diskmaskin till restaurang Oasen (35.000,-) IT-avdelningen 220.000,- Fastigheter 50.000 Fördelning till rektorer/utbildningsledare enligt följande: Ålands lyceum 10.000,- Ålands yrkesgymnasium 70.000,- med följande fördelning ekonomi och media 5.000,- hotell och restaurang 10.000,- livsstil o hälsa 5.000,- sjöfart 20.000,- teknik 30.000,- Alla budgetansvariga har uppmanats till största möjliga försiktighet med budgetmedlen. Förslag: Ovanstående fördelning godkänns av styrelsen. 23 Bokslut 2012 och den ekonomiska situationen 2013 Förvaltningschef Gyrid Högman och ekonomichef Ralf Lundberg har ett möte med landskapsregeringen 5.3.2013 angående bokslut 2012 och den ekonomiska situationen 2013. Per januari/februari är lönekostnaderna per månad 50.000,- för höga och i förhållande till uppgjord budget 2013 är deficit ännu större. Förvaltningschef och rektorer har i samarbete med ekonomichefen fördelat budgetmedel för fortbildning och inköp av mindre inventarier och större investeringar ut i myndigheten. Förvaltningschefen har beslutat att rektorerna senast 21.3.2013 går igenom lärares arbetsplaner för att uppnå samstämmighet gällande tolkningen av avtalet. Samordningsgruppen avser också att se över undervisningsmaterial/ studerandes förmåner i såväl lyceet som yrkesgymnasiet. Personalsekreterare är f.n. sysselsatta med att kartlägga en jämförelse av lönekostnaderna/antalet anställda såväl i lyceet som i yrkesgymnasiet och övrig personal under år 2012 och 2013. Målet är att hitta en orsak till de skenande lönekostnaderna. Förvaltningschef och rektorer avser att göra en åtgärdsplan som förankras med finans- och utbildningsavdelningen och som följs upp
månadsvis och som också månadsvis presenteras i styrelsen. Budgetunderskottet är emellertid så stort att det krävs större åtgärder i form av minskad verksamhet för att uppnå balans. Ekonomichefen redogör för boksluts- och budgetläget. Förslag: Antecknas för kännedom. Styrelsen förväntar sig en presentation av åtgärdsplanen vid nästa möte samt en presentation av budgetläget. 24 Organisationsjusteringar Vid senaste möte, 1/2013, presenterades ett förslag till organisationsjustering för styrelsen. Styrelsen beslöt återremittera ärendet och alla i organisationen, antingen via kollegium eller som privatpersoner, har haft möjlighet att respondera. Inkomna utlåtanden i skriftlig form presenteras som bilaga (media och kommunikation, sjöfarts kollegium samt kollegium för livsstil och hälsa). Från landskapsregeringen finns indikationer om att profilera den åländska sjöfartsutbildningen som helhet, både på gymnasial och högskolenivå och att den gemensamma profilen har behov av de utrymmen och den utrustning som finns på Neptunigatan 6. Hur och på vilket sätt detta ska uppnås klarläggs inför budgetberedning 2014. Preliminär tidpunkt för att sätta systemet i bruk är fr.o.m. höstterminen 2014. Sjöfartsutbildningen och Neptunigatan 6 bör av dessa skäl inte involveras i nedanstående organisationsjustering. Sjöfartsutbildningen kvarstår därför tillsvidare som ett program inom yrkesgymnasiet med en ledare tills dess att det finns klarläggande beslut från landskapsregeringen. Ärendet har behandlats i samarbetskommittén för landskapets skolor och sjösäkerhetscentrum 4.3.2013. Förslag: Styrelsen beslutar att följande organisationsjusteringar genomförs fr.o.m. 1.8.2013: Ålands yrkesgymnasium som enhet förstärks genom att profilindelningen upphör. Ålands yrkesgymnasium leds fortsättningsvis, enligt gällande lag, av en rektor. Styrelsen beslutar att under rektor för Ålands yrkesgymnasium finns biträdande rektorer med ledningsansvar för program och andra tvärsektoriella uppgifter för hela myndigheten. Rektor och biträdande rektorer bildar ett team för att stärka en helhetsmässig och jämlik utbildning i Ålands yrkesgymnasium. Rektor och biträdande rektorer ska samarbeta med Ålands lyceum.
Vuxenutbildningen bibehålls såsom tidigare som en stabsfunktion under förvaltningschefen, men involveras i yrkesgymnasiets planering och arbete för att förverkliga vuxenutbildning. I detta arbete verkar vuxenutbildningens chef och personal i samarbete med framför allt yrkesgymnasiets rektor, men också med lyceets rektor. Vuxenutbildningen leds såsom tidigare av en utbildningsledare. Fyra tjänster som utbildningsledare indras och tre tjänster som biträdande rektorer i lkl A 26 inrättas fr.o.m. 1.8.2013. Styrelsen beslutar att anhålla att landskapsregeringen beaktar ändringen i tilläggsbudget 1/2013. I och med förändringen minskas antalet tjänster och därmed uppnås en besparing som för 2013 uppgår till 27.300 (5 månader). På årsbasis utgör de minskade lönekostnaderna ca 70.000 inklusive sociala avgifter. Lönekostnader belastar moment 46.35.20. De tre biträdande rektorernas ansvarsområde är fr.o.m. 1.8.2013: Biträdande rektor 1: Ansvar för följande utbildningsprogram (såväl ungdoms- som vuxenutbildning): bygg- och samhällsteknik, fordons- och transportteknik, (logistik), el- och datateknik, verkstads- och produktionsteknik, (VVS), frisör- och skönhetsutbildningar samt yrkesstarten. Biträdande rektor 2: Ansvar för följande utbildningsprogram (såväl ungdoms- som vuxenutbildning): företagsekonomi, hotell- och restaurang, media och kommunikation. Biträdande rektor 3: Ansvar för följande utbildningsprogram (såväl ungdoms- som vuxenutbildning): närvårdare, sociala och samhälleliga programmet, yrkesträningsprogrammet och yrkesinriktad specialundervisning Förutom ovanstående ansvarsområden ska samtliga biträdande rektorer under rektors ledning tvärsektoriellt ha ett operativt ansvar - för yrkesgymnasiets marknadsföringsinstatser gentemot presumtiva studerande (i samarbete med lyceets rektor), - för samordning och implementering av läroplaner i yrkesgymnasiet, - att i samarbete med rektor för Ålands lyceum utveckla internationaliseringsprogram i Ålands gymnasium, - för utveckling och samordning av lärande i arbete/arbetspraktik i yrkesgymnasiet samt - ansvara för utveckling av värdegrundsarbete i Ålands gymnasium.
Rektor för yrkesgymnasiet fördelar de tvärsektoriella operativa uppgifterna mellan de tre biträdande rektorerna. Styrelsen beslutar att skrivningarna i reglemente ändras i enlighet med beslutad organisationsjustering. Behörighetskrav och ansvarsuppgifter framgår av reglemente (bilaga). Paragrafen förklarades omedelbart justerad. 25 Tilläggsbudget 1/2013 Ålands landskapsregering avser att inom mars månad 2013 inlämna ett förslag till tilläggsbudget 1/2013. Styrelsen har tidigare diskuterat möjligheten att köpa en tomt så att byggprogrammets åk 2 skulle få möjlighet att uppföra ett egnahemshus från grund till nästintill färdigt hus (utsida med yttertak klar, insida färdig med stommar för rum och skivor på väggar). Tomt- och anläggningskostnader beräknas till ca 50.000,-. Målet var att ha huset till försäljning inom 1 1½ år och därmed finansiera utgifterna. Det kommunala avtalet ger numera handledande närvårdare som handleder studerande på närvårdarprogrammet under lärande i arbete (praktikperioderna) rätt till en individuell handledaravgift. Tidigare har Ålands yrkesgymnasium betalat kommunen/kommunförbundet en avgift på 36 /stud/vecka. Kostnaderna för praktikplatserna kommer i och med det nya avtalet att stiga till ca 120 /stud/vecka och därtill kostnader för ansvarsförsäkring. På årsbasis innebär detta ökade kostnader på 120.000,-. En lektor i språk har under flera år tjänstgjort som studiehandledare. Behovet av studiehandledare är större än behovet av språklärare, varför tjänsten bör ombildas enligt behov. Ärendet har behandlats i samarbetskommittén för landskapets skolor och sjösäkerhetscentrum 4.3.2013. Förslag: Styrelsen anhåller om att landskapsregeringen beaktar följande i tilläggsbudget 1/2013: Att medel på 120.000,- upptas på moment 46.45.20 för handledaravgifter för närvårdarprogrammets lärande i arbeteperioder. Att en tjänst som lektor (i språk) fr.o.m. 1.8.2013 ombildas till en tjänst som studiehandledare i lkl A 25.
Styrelsen beslutar att p.g.a. rådande ekonomiska läge inte anhålla om medel för att köpa en tomt. 26 Avgifter för att avlägga yrkesförarkompetens Ålands gymnasium kommer att ordna utbildning för yrkesförarkompetens, dels en kurs omfattande 280 h för personer i åldern 18 21 år, dels en kurs på 140 h för personer som fyllt 21 år och dels en kurs som valbar studiedel för studerande i yrkesgymnasiet. Förslag: Kurserna ordnas av Ålands yrkesgymnasium, men deltagarna betalar en avgift som täcker lärar-, tillstånds- och köravgifter samt administrativa kostnader för 280 h kurs en avgift på 2.000 2.400 för 140 h kurs en avgift på 1.000-1.300 för yrkesgymnasiets studerande en avgift för körning 1.400 1.540 samt en avgift på 120 till motorfordonsbyrån för ADR-körtillstånd. 27 Rättelseyrkande VVS-Eriksson gm Tore Eriksson anhåller hos styrelsen om omprövning av beslut gällande läroavtal. Ab VVS Eriksson har till vuxenutbildningavdelningen inkommit med en förfrågan om att utbilda 4st av deras anställda till VVS-montörer via läroavtal. Ålands gymnasium planerade att erbjuda VVS-montörsutbildning i samarbete med Yrkesakademin redan 2011 eller 2012. Detta kunde inte genomföras p.g.a. problem med att hitta lärare som kunde tänka sig att komma till Åland. Motsvarande teori kan nu erbjudas av två olika teoriarrangörer, dels Yrkesakademin i Österbotten med en totalkostnad på 58.310,40 och dels av Installatörernas utbildningscentrum (IUC) i Katrineholm med en totalkostnad på 95.347,50. Vuxenutbildningsavdelningen konstaterade att båda utbildningarna uppfyller kraven på utbildad VVS-montör, men eftersom utbildningen från Yrkesakademin i Österbotten är betydligt billigare införskaffas teorin därifrån. Tore Eriksson anför i sitt rättelseyrkande att IUC-utbildningen i Katrineholm ger en bredare arbetsmarknad, att Katrineholm ger en bättre utbildning, att de som utbildat sig i Katrineholm är nöjda med sin utbildning och att upplägget av utbildning i Katrineholm bättre
passar VVS-Eriksson. Om teorin ska ges vid Yrkesakademin måste montörerna permitteras. Förslag: Styrelsen beslutar att avslå VVS-Erikssons rättelseyrkande. Styrelsen konstaterar att erbjuden teoriundervisning uppfyller kraven på utbildad VVS-montör. Den ekonomiska situationen är också sådan att Ålands gymnasium inte har möjlighet att anta en offert som ligger inemot 40.000,- högre än den antagna. 28 Förändring av det högskoleförberedande utbildningspaketet I enlighet med landskapsregeringens beslut har Ålands lyceum erbjudit studerande i yrkesgymnasiet ett högskoleförberedande utbildningspaket omfattande undervisning i svenska, engelska, matematik, samhällskunskap, kemi, fysik och en kurs geografi enligt lyceets läroplan. Utbildningen har skett i åk 1 3 och gett studerande särskilda behörigheter och möjlighet att avlägga studentexamen. En utvärdering har lämnats till styrelsen och landskapsregeringen under 2012. Under detta läsår kan följande konstateras: a) Det är mycket svårt att prognostisera antalet huth-studerande under åk 1. Studerande börjar sina studier först i period 2 och de har möjlighet att avboka studierna också under period 1. I schemaläggningen måste man därför uppskatta antal erbjudna kurser, vilket har lett till att såväl lyceet som yrkesgymnasiet under detta läsår varit tvungna att göra oförutsedda förändringar i schemat (ta bort kurser/fördubbla kurser). Detta system är kostnadsdrivande, eftersom skolan måste engagera lärare för icke planerade utgifter (=ökade lönekostnader) eller driva undervisningen i mycket små grupper (=ingen kostnadseffektivitet). För att kunna skapa lämpliga grupper krävs en längre framförhållning och tid för planering. b) Det är svårt att ge högstadieniorna en verklighetsförankrad information om huth-studiernas kravnivå, omfattning och nytta. c) Om valet av huth-studier sker under åk 1 finns tid för studiehandledare (såväl i yrkesgymnasiet som i lyceet) att ge korrekt information om kravnivå, upplägg, omfattning och nytta för framtiden. Studerande har också påbörjat sina studier i allmänna ämnen i yrkesgymnasiet och deras lärare har möjlighet att vägleda och ge dem råd inför valet. d) Det behövs en lugnare studietakt eftersom studerande ska ges möjlighet att fullfölja sina yrkesstudier med framgång, det är ju deras huvudmål och yrkesstudier kräver närvaro, engagemang
och självstudier. Därutöver bör de yrkesstuderande som väljer huth-studier ges en faktisk och tidsmässig möjlighet att uppnå goda resultat också i huth-ämnena. Ålands gymnasiums ledning anser därför att det vore skäl att ändra upplägget för huth-studier. Nuvarande system stressar studerande och ger inte studerande en rimlig möjlighet att lyckas slutföra såväl yrkes- som huth-studier med gott resultat. Ett alternativt upplägg vore att starta huth-studierna i åk 2, fortsätta i åk 3 och slutföra studierna tillsammans med lyceets studerande under ett fjärde år. Kostnaderna för åk 1 försvinner, för åk 2 och åk 3 är kostnaderna desamma. Under det fjärde året inkluderas huthstuderande i lyceets grupper och ger minimalt ökade lärarkostnader. Sammantaget kunde huth-studier enligt ovanstående modell ge betydligt lägre kostnader. Vid mötet presenterar rektor Marcus Koskinen-Hagman en kostnadskalkyl. (Bilaga) Förslag: Styrelsen vänder sig till lanskapsregeringen och ber att få en ändring av det högskoleförberedande paketet så att studierna kan bedrivas under åk 2 och 3 i yrkesgymnasiet och under åk 4 i lyceet. Planering och upplägg bör göras under ledning av lyceets rektor i samråd med yrkesgymnasiets rektor. Det operativa arbetet utförs av studiehandledare i lyceet i samråd/samarbete med schemaläggare och studiehandledare i yrkesgymnasiet. 29 Konf. ärende 30 Konf. ärende 31 Konf. ärende 32 Ansvarstillägg till Johanna Björkvall Johanna Björkvall arbetar som lärare och handhar också utbildningsledaruppgifter under Angela Sjöbergs semesterledighet. Förslag: Johanna Björkvall tilldelas under tiden 1.3 31.7.2013 ett avtalsenligt tillägg på 10 % för det utökade ansvaret.
33 Prorektor Utbildningsledare Angela Sjöberg har av styrelsen tilldelats uppgiften som prorektor för Ålands yrkesgymnasium. Angela Sjöberg har kompensations- och semesterledighet fram till 1.9.2013 och är därefter tjänstledig 1.9.2013 31.7.2014. Förslag: Styrelsen utser Katarina Sundberg till prorektor för Ålands yrkesgymnasium för tiden 1.3 31.7.2013. 34 Avslutning Ordförande avslutade mötet kl. 20.40. Christina von Hertzen Styrelsens ordförande Gyrid Högman Förvaltningschef Protokollet justerat 13.3.2013 Cia Numelin Annika Karlsson