Bilaga 2 protokoll

Transkript

1 Bilaga 2 protokoll Samordningsgrupp Förvaltningschefen och rektorerna ska i en samordningsgrupp koordinera verksamheten, ge förslag och underlag för styrelsens beslut samt se till att besluten verkställs i organisationen. Samordningsgruppen ska bland annat ta fram förslag till budgetfördelning, dimensionering, arbetstider och avgifter. Samordningsgruppen har ansvar för informationsflödet i organisationen. Medlemmarna ska se till att ärendeinitiativ från skolor och personal förs vidare till styrelsen och att styrelsens beslut delges i organisationen. Samordningsgruppen är inget beslutande organ. Förvaltningschefen är ordförande i samordningsgruppen. Förvaltningschefen kallar till möte, men också rektor kan kalla till möte om detta är anses nödvändigt. En rektor eller annan tjänsteman i organisationen fungerar som sekreterare. Vid mötena skall föras protokoll som undertecknas av ordförande och sekreterare. Protokollen ska offentliggöras och finnas tillgängliga för såväl studerande som lärare och övrig personal. 15 Samordnings- och resursenhet I samordnings- och resursenheten finns sakkunnig- och specialistfunktioner som har till uppgift att på ett samlat och effektivt sätt administrera förvaltning, ekonomi, vuxenutbildning, marknadsföring och andra stödfunktioner. Direkt under förvaltningschefen finns Personal- och förvaltningssekreterare som har förvaltningschefen som närmaste förman. Till uppgifterna hör handläggning av frågor som rör löner, avtal, matriklar och andra personalrelaterade ärenden. Personal- och förvaltningssekreteraren skall också arrangera kompetenshöjande fortbildning för personalen. Personal- och förvaltningssekreteraren har också till uppgift att ta hand om olika på ett kansli förekommande administrativa uppgifter och fungerar också som förvaltningschefens sekreterare. Studiehandledare i stabsfunktion med uppgift att handleda studerande i skolorna. Tillräckligt antal studiehandledare skall finnas i Ålands lyceum och i Ålands yrkesgymnasium, åtminstone en för varje profil. Studiehandledare är underställda förvaltningschefen men har respektive rektor eller av förvaltningschefen utsedd utbildningsledare som närmaste förman. Studiehandledarna ska 1) marknadsföra utbildningen i sin skola och inom sina profiler i samråd med studieinformatören, 2) bistå de studerande vid utformandet av den personliga studieplanen och handleda studerande under studietiden, såväl personlig handledning som handledning i grupp, 3) samarbeta med rektor, ledare och lärare samt studerandevårdspersonal, 4) ge vägledning inför yrkeslivet och inför vidare studier och ge information om olika karriäroch studievägar samt ge information om behörigheter. Speciallärare i stabsfunktion som operativt arbetar i respektive skola/profil med rektor eller av rektor utsedd ledare som närmaste förman. Speciallärarna verkar också i nära samarbete med lärare och studiehandledare.

2 Restaurangföreståndare/kock, kockar och köksbiträden. Restaurangföreståndarna har förvaltningschefen som närmaste förman. Restaurangföreståndarna 1) bildar en samordningsgrupp som gemensamt organiserar kosthållen på ett enhetligt sätt såsom gemensam upphandling, matsedlar, behovet av personalpool m.m. 1) sköter beställningar för ett kök 2) har det operativa ledningsansvaret i ett kök, ordnar i samråd med ekonomichefen vikarier för kortare perioder, ger uppgift om ledigheter m.m. till ekonomichefen. Kockar som har hand om tillagning av mat och specialdieter. Köksbiträden som biträder kockarna vid matberedningen, sköter matsal och disk. Ekonomiavdelningen Ekonomichefen leder ekonomiavdelningen. Ekonomichefen är direkt underställd förvaltningschefen. Ekonomichefen samordnar budgetarbetet inom myndigheten och följer upp användningen av budgetmedel. Ekonomichefen kan delegera uppgifter till ekonomer och kanslister/studiesekreterare. Ekonomichefen ska bland annat 1) sammanställa uppgifter och underlag för förslag till budget, 2) sköta upphandling i samråd med förvaltningschef, rektorer, utbildningsledare och berörda sakkunniga, 3) ansvara för samordning i löne- och avtalsfrågor och i samverkan med skolornas rektorer 4) ansvara för att studiesociala förmåner utbetalas till läroavtalsstuderande, 5) ansvara för utbetalning av handledararvoden till företag med läroavtalsstuderande, 6) under förvaltningschefen ha personalansvar för alla anställda inom fastigheter, 7) i samverkan med landskapsregeringens byggnadsbyrå och berörd personal i skolhusen ansvara för fastighetsunderhåll och sträva till att minimera energikostnader och andra fastighetsrelaterade kostnader. Vid ekonomiavdelningen finns också Ekonom/skolekonom som arbetar med budget- och uppföljning, fakturahantering och redovisning för hela organisationen och även sköter de ekonomiska frågor som hör till yrkesgymnasiets löneoch budgetfrågor. Ekonomen/skolekonomen arbetar vid samordnings- och resursenhetens kansli och är underordnad ekonomichefen. I staben finns också en skolekonom som arbetar vid Ålands lyceums skolkansli som har till uppgift att sköta lyceets löne- och budgetfrågor samt också har hand om studerandeservicen i skolfastigheten. Kanslist/studiesekreterare i stabsfunktion som har sin arbetsplats i de olika skolfastigheternas kansli. De har ansvar för vardera skolans studeranderegister och andra därtill hörande uppgifter såsom avtal, intyg, betygshantering, examenshantering m.m. Studiesekreterarna har respektive rektor eller av rektor utsedd utbildningsledare som närmaste förman. De sköter också kansliärenden som hör till rektors uppgiftsområde. Studiesekreterarna har ansvar för information och kommunikation i de olika fastigheterna, noterar sjukanmälningar och sköter allehanda praktiska ärenden såsom försäljning av mellanmålsbiljetter m.m. Skolkanslisterna tar hand om dagliga

3 ärenden och är länken mellan verksamheten i skolfastigheterna och samordnings- och resursenheten. Ålands gymnasium skall ha ett kvalitetsledningssystem. Utformningen och utarbetandet av detta kan ske i projektform. Då systemet har godkänts och implementerats skall vid ekonomi- och personalavdelning finns också en kvalitetsledningsansvarig som under ledning av förvaltningschefen har till uppgift att kontinuerligt följa upp och utvärdera kvalitetsledningen samt genomföra andra former av utvärdering och ta initiativ till olika utvecklingsprojekt. IT-avdelningen IT-chefen är underställd förvaltningschefen. IT chefen har till uppgift att 1. utveckla IKT-användningen i skolorna och skapa nätbaserade kommunikationsfunktioner som utnyttjar teknik med fokus på verksamhetens behov, 2. att förverkliga olika system för registrering, kommunikation och nätbaserade lösningar, 3. att genomföra, utvärdera och förbättra antagningssystem, 4. att i samarbete med IKT-handledarna skapa en kontinuerlig kompetensutveckling bland lärare och personal 5. skapa system så att studerande får en adekvat digital kompetens 6. att IT-arrangemang sköts på ett optimalt sätt och att den digitala kommunikationen fungerar i skolorna och mellan skolorna. 7. i samråd med förvaltningschef och rektorer ansvara för informations- och datasäkerhetsfrågor, 8. sköta IT-upphandlingar i samråd med förvaltningschef och rektorer. Under IT-chefen finns Systemansvariga som har ansvar för skolbyggnadernas tekniska IT-utrustning. Systemansvariga 1) har ansvar för att skolorna har fullgod, kompatibel och fungerande IKT- utrustning för undervisning, kommunikation, administration och schemaläggning, 2) har operativa ansvaret för en skola/delar av skolans/skolornas datautrustning, 3) ser till att informations- och datasäkerheten är god. Systemtekniker som sköter service och reparationer och som ser till att IT-utrustningen är i skick. Fem IKT-handledare som också har ett tätt samarbete med rektorer och av rektorer utsedda ledare IKT-handledarna är nyckelpersoner för att utveckla IKT-stöd i undervisningen. De handleder såväl studerande som lärare och personal. De fortbildar och introducerar olika former av IKT-stöd i undervisning och administration. Vuxenutbildnings- och studieinformationsavdelning Utbildningsledaren för vuxenutbildnings- och studieinformationsavdelningen arbetar under förvaltningschefen och i samverkan med rektorerna. Utbildningsledaren skall 1) följa arbetsmarknadens behov samt utarbeta handlingsprogram för att matcha behoven, 2) hålla kontakt med ansvariga inom yrkesgymnasiet och lyceet för att samordna utbildningen 3) göra budgetförslag och genomföra budget inom sitt ansvarsområde, 4) samarbeta med Ålands arbetsmarknads- och studieservicebyrå. Utbildningsledaren har också ansvar för

4 1) extern marknadsföring och information 2) studieantagning 3) validering och erkännande av kunnande 4) integrationsfrågor 5) internationaliseringsfrågor Vid avdelningen finns två utbildningsplanerare med uppgift att 1) ansvara för läroavtalsutbildningen och ta initiativ till att utveckla utbildningen. 2) i samråd med arbetsgivaren och lärlingen utarbeta lärlingens personliga studieplan, 3) handleder studerande, 4) håller kontakt med arbetsgivare och gör arbetsplatsbesök, 5) i samråd med utbildningsledaren godkänna och häva läroavtal, 6) arrangera och upphandla teoretisk undervisning 7) fortlöpande granska och utvärdera lärlingsutbildningen för att stärka kvaliteten. För att garantera att lärlingsutbildningen sker utgående från arbetslivets behov ska en sakkunnigkommitté bestående av företrädare för såväl arbetsgivare som arbetstagare utses för samma mandatperiod som styrelsen. Sakkunnigkommittén utses av utbildningsledaren och har till uppgift att vara kontaktnät mellan arbetslivet och utbildningen. Sakkunnigkommittén kan också initiera utbildningar. En av planerarna är sekreterare och föredragande i kommittén. En studiehandledare med uppgift att handleda vuxenstuderande och ge information om tillgängliga utbildningar och behörighetskrav för vidare utbildningar. Studiehandledaren är underställd förvaltningschefen men har vuxenutbildningsledaren som närmaste förman. Övriga stabsfunktioner Under förvaltningschefen men med ekonomichefen som närmaste förman finns följande stabsfunktioner: Fastighetsskötare med ansvar för skolfastigheternas gårdsplan och fastigheter. Fastighetsskötare har dejourering under fastställda tider. Fastighetsskötare har till uppgift att. 1) sköta och underhålla byggnaden, den tekniska utrustningen såsom värme, sanitet och ventilation 2) sköta reparationer 3) i samråd med ekonomichefen köpa utrustning och material som behövs för underhållet 4) verka för att energi, renhållning och förbrukning hålls på en ekonomiskt god nivå 5) underhålla till byggnaden hörande planteringar, gårdsplan och parkeringar. Vaktmästare med ansvar för post, skolornas förråd av undervisningsmaterial. Till vaktmästarens uppgifter hör också att sköta olika uppdrag för samordnings- och resursenheten samt skolkanslierna. Städare med uppgift att sköta städningen, blommor och planteringar i skolhusen. För en grupp städare utses en städledare som har till uppgift att vara arbetsledare. Städledaren koordinerar verksamheten, övervakar att städningen sker på ett ändamålsenligt sätt, beställer städartiklar och ser till att allt är i gott skick. Städledaren har också till uppgift att i samråd med ekonomichefen ordna vikarie vid sjukfrånvaro, ge uppgifter om sjukfrånvaro och andra ledigheter till ekonomichefen.

5 Städledaren har också till uppgift att sköta textilier och eventuellt linneförråd. Städledaren kan också ha vaktmästaruppgifter. I skolorna finns fyra bespisningskök med Restaurangföreståndare/kock, kockar och köksbiträden. Restaurangföreståndarna har förvaltningschefen som närmaste förman. Kosthållsföreståndarna 2) bildar en samordningsgrupp som gemensamt organiserar kosthållen på ett enhetligt sätt såsom gemensam upphandling, matsedlar, behovet av personalpool m.m. 3) sköter beställningar för ett kök 4) har det operativa ledningsansvaret i ett kök, ordnar i samråd med ekonomichefen vikarier för kortare perioder, ger uppgift om ledigheter m.m. till ekonomichefen. Kockar som har hand om tillagning av mat och specialdieter. Köksbiträden som biträder kockarna vid matberedningen, sköter matsal och disk.