1(7) Protokoll fört vid årsmöte för IF Friskis&Svettis i Trosa 2015-03-29 1. Fastställande av röstlängd Ordförande Kristina Svensson Pettersson förklarar mötet öppnat. Mötet beslöt att fastlägga röstlängd vid behov av votering. 2. Val av ordförande och sekreterare Till mötets ordförande väljs Niklas Berge, till mötessekreterare väljs Susanne Utas 3. Val av två protokolljusterare, tillika rösträknare, som liksom ordförande ska justera protokollet Vid punkten för val av justeringspersoner tillika rösträknare valdes Elin Lindqvist och Pernilla Hedvall. 4. Fråga om årsmötet är utlyst enligt stadgarna Närvarande godkänner mötet som behörigen utlyst, trots en dags försening. 5. Fastställande av dagordning och procedurregler Dagordning och procedurregler fastställdes av mötet. 6. Uppföljning av föregående årsmötesprotokoll Föregående årsmötesprotokoll har funnits upplagd på föreningens hemsida ett tag. Det finns inga punkter från föregående år som inte är åtgärdade. 7. Genomgång av styrelsens verksamhetsberättelse, förvaltningsberättelse samt resultat- och balansräkning för det senaste verksamhetsåret. Bilaga 1, 2 och 3. Verksamhetsberättelse för det gångna verksamhetsåret gicks igenom av Kristina Svensson Pettersson och Niklas Berge. 31 december 2014 hade föreningen 499 medlemmar. Föreningen har haft 24 schemalagda träningstillfällen i veckan under vårterminen och 23 schemalagda träningstillfällen i veckan under höstterminen. Under första delen av vårterminen var man mer aktiv på träningen, över 500 träningstillfällen per vecka fördelat på alla träningsformer. Under höstterminen minskade den totala träningsintensiteten en del, spinningen ligger dock ganska konstant. Spinningsutbudet under vårterminen var 10 pass i veckan medan det under höstterminen har varit 9 pass per vecka. Detta på grund av Sigge Adamsson, Elins son.
2(7) Sommar- och julpassen har haft utbud med 3-4 pass i veckan. Utbildning för funktionärer har bestått av bland annat Svettisdagarna för alla funktionärer och att två ledare vidareutbildade sig för att leda flex. F&S Trosa fyllde 30 år under 2014, vilket firades med tårtkalas och fest och många speciella gympapass. I Stadsloppets knattelopp hade vi med en groda, Viktor Langseth ställde upp. F&S Trosa har även medverkat i Barnens dag firande. Vi har haft träning med Trosa/Edanö innebandylag, vilket varit väldigt uppskattat. En satsning på de mindre barnen har gjorts under 2014 då vi har utbildat förskollärare i röris och mini röris. Vid punkten för balansräkning berättade Maritha Neiberg Karlsson om minusresultatet på nästan 118 000 kronor. De kommunala bidragen har blivit lägre under 2014 än tidigare år. Kommunen har en viss summa att dela ut, men 2014 var det fler föreningar som sökt bidrag än tidigare år vilket skall tas från samma pott. Vi vet inte på förhand hur mycket bidrag som betalas ut, men vi har tidigare fått ett stort bidrag till Svettisdagarna men fick i år endast 10 000:- vilket var en stor missräkning. Detta tillsammans med betydande kompletteringar och ersättning av ljudutrustning är den dominerande orsaken till det stora underskottet. Avgifter för Boka-passet har ökat under 2014. Det kostar oss 1: - plus moms per bokning. Bokas inte passat av måste vi stå för kostnaden, bokas däremot passet av kostar den bokningen inget. Röris har kostat mer än tidigare, dvd-skivor blev dyrare än prognos men där har vi också fått intäkter för försäljningen av skivorna. Posten för reparation och underhåll blev också högre än tänkt då spinningcyklar har varit i behov av reparation, en kostnad på 27 000 kronor. Kontot för styrelseträffar har bokats upp även för möten med valberedning, möten med revisorer samt verksamhetsgruppen. Även halvdagar för styrelsemöten har haft behov av matinköp. Det är därför 148 753:80 mindre på kontona. Vid årsskiftet hade vi trots detta 230 583:03 på föreningens bankkonton. 8. Revisorernas berättelse Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning för verksamhets-/räkenskapsåret 2014-01-01 2014-12-31 föredrogs av Börje Enocksson. Revisorerna föreslår att årsredovisningen fastställs och styrelsen beviljas ansvarsfrihet. Revisorernas berättelse från den 2015-02-23 bifogas protokollet. Årsmötet godkände genomgången. 9. Fastställande av resultat- och balansräkning Årsmötet fastställde resultat- och balansräkningen 10. Beslut om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna Mötet gav enhälligt styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2014. 11. Fastställande av medlemsavgifter Medlemsavgiften föreslogs och fastställdes till 100 kronor även för 2015.
12. Behandling av och beslut om propositioner Styrgruppen har lämnat en proposition om expansion av verksamheten på Åda, bilaga 4 bifogas. Lokalen där årsmötet hölls är tänkt att användas för spinncykling. I stora hallen är det tänkt att ha gympa samt andra gruppträningar. För att kunna använda lokalerna som tänkts behövs en del förändringar. Hyresvärden är glad att ha oss som hyresgäster och är beredda att utföra arbetet, men måste då höja hyran. Vi är intresserade av att förändra lokalen, utan att utgifterna påverkas alltför mycket, vilket är och blir en fin balansgång. Behovet att ljudisolering för den nya spinning hallen prioriteras, men behov finns även att byta golv i stora lokalen. Man vill bredda träningen dels mot intensiva träningsformer som skivstång, cirkelfys och power hour men även nedåt för att ge mer utrymme för flex soft och yoga. Duschar och omklädningsutrymmen kan i detta läge inte prioriteras och man föreslår därför att dela upp projektet i mindre delar. Kostnadsmedvetenhet eftersträvas och de skobidrag som tidigare delats ut uteblir. Under frågor och funderingar undrade man hur lång tid en ombyggnation tar. Hyresvärden har tillgång till hantverkare och kan starta ganska snart efter årsmötesbeslut är taget. Vi behöver en vägg i lilla lokalen för att göra avdela rummet och få ett förråd. Behövs det ljudisolering mot veterinären? Hyran för Åda stora lokalen har varit 68 000 kronor per år. De besparingar man gör genom att inte hyra gymnastiksalar, vilka är kraftigt subventionerade av kommunen kommer inte att täcka kostnaden för Åda2 lokalen. Med andra ord, det kommer att bli dyrare. Funderingar finns därför att även funktionärerna skall betala in avgift för träningen. I januari har vi haft gratis träning för motionärerna under hela januari, längre period än tidigare år. Frågan om åtgärder för intäktsökningar och kostnadsbesparingar hänsköts till punkten Budget. Revisorn Börje Enocksson har gått igenom ekonomin och påpekar att det handlar om plus och minus och att få resultatet i balans. För några år sedan hade F&S Trosa ett budgetöverskott och beslöts att använda kapitalet för att förbättra verksamheten, vilket de också har gjort med bland annat investera i ljudanläggningen och satsa på utbildningar. Revisorerna har reviderat 2014 och anser att bokföringen är perfekt skött och lovordar Maritha Neiberg Karlsson. Man har inte förutsett bidragsminskningen men tar hänsyn till detta i budget och anser att projektet borde fungera under 2015. Årsmötet biföll projektet med entusiasm. 3(7) 13. Behandling av och beslut om motioner Behandling och beslut om motioner, bilaga 5
4(7) Motion 1 handlar om duschar på Åda, inlämnad av Birgitta Hörling. Frågan är om man duschar eller inte efter träning. Statistiskt duschar män, men väldigt få kvinnor. Kan man ha någon gemensam lösning med andra aktörer i området? Finansiering för att få egna duschar på Åda ligger väldigt långt ned i prioriteringsordningen. Årsmötet beslutade att följa styrelsens rekommendation om att inte skicka ut enkät till motionärerna. Motion 2 handlar om att skicka ut schema, priser och bankgironummer till tidigare motionärer, inlämnad av Birgitta Hörling. Diskuterades utskick av vykort alternativt brev som skall tryckas och skickas ut. Kostnader för porto alternativt gruppförsändelse till samtliga hushåll i Trosa diskuterades också. Man måste väga effekten mot utgiften. En annons i Ösp kostar 6000: - per gång och utskick till 500 medlemmar har ungefär samma kostnad. I verksamhetsplanen ingår det att vi skall försöka hitta ett smidigare och mer modernt medlemsregister än det nuvarande som också ska innehålla funktioner för grupputskick på internet. I och med det hoppas styrelsen att medlemmarna skall kunna nås på modernare sätt till exempel via e-post. Årsmötet beslöt att hänvisa frågan till styrelsen. Motion 3-9 handlar om träning på golvet. Vi vill väldigt gärna ha respons från våra motionärer, men dessa typer av motioner måste hänvisas till verksamhetsgruppen, så även dessa motioner. Verksamhetsgruppen består av Pernilla Hedvall, värdansvarig Carina Mörth, kontakt mot styrelsen Linda Ahlberg, utbildning och bokningsansvarig Det föreslogs att F&S trosa i stället för regelbunden intensivgympa borde satsa mer på kom igång gympa som till exempel Flex Soft och Yoga. Många vågar inte börja med ett medelpass utan behöver lättare träning, vi vill nå alla grupper. Ett förslag om att ta in en intensivledare för att visa intensivrörelser man själv kan använda på ett vanligt medelpass. Att ha ett helt högintensivpass är inte aktuellt i dagsläget. Verksamhetsgruppen tar till sig informationen. Föreningen har fått kontakt med nyanlända genom kommunen. Carina och Linda har träffat en grupp på Folkets Hus och haft ett pass med miniröris. 14. Presentation av verksamhetsplan och budget för innevarande verksamhetsår Verksamhetsplan och budget för 2015 redovisades av Kristina Svensson Pettersson, se även bilaga 6 och 7. F&S Trosa har sex mål som är grundstenar på vilken föreningen vilar och skall gälla i allt vad föreningen gör. Under året skall medlemsregistret ses över och moderniseras, Åda2 projektet skall genomföras samt ha en diskussion inom funktionärsgruppen om hur föreningen utvecklas.
5(7) En synpunkt från Birgitta Hörling, hon anser att det är väldigt många funktionärer närvarande vid till exempel terminsavslutningarna, mot övriga motionärer. Även vid dagens årsmöte är funktionärer närvarande, men inte vanliga motionärer. Örjan tyckte man skulle vara rädd om funktionärerna, det skall finnas uppbackning. Verksamhetsplanen lades till handlingarna och vi övergick till budgeten för innevarande verksamhetsår. Budgeten presenterades av Maritha Neiberg Karlsson. Träningsavgiften för vuxna har inte höjts, däremot har seniorernas avgifter inte höjts tidigare varför det nu är dags för en höjning om 100 kronor/termin till hösten. Avgiften för barn/ungdom/studerande har inte höjts. Kontot som avser medlems avgifter för fullbetalande medlemmar och funktionärer har slagits ihop. Vi hoppas på fler engångsavgifter och kommer ta betalt fullt även för sommar och vinterträningen. Utegympan under sommaren kommer att vara fri men givetvis mottas bidrag med glädje. Kommunala bidrag räknar vi inte blir särskilt höga, bidrag för utbildningar ingår i budget. De utbildningar som ledare skickas på är dyrare för en helt ny ledare än för en ledare som går vidareutbildning. Vi ska under året nyutbilda en spinning ledare och en yogaledare. Kontot för musik och träning avser i huvudsak musik som används i passen. Ett allmänt skobidrag tas bort, endast de som leder pass med hög fotbelastning kommer få bidrag. Kostnader för bilersättning beräknas ligga på nivå som tidigare år. Vi kommer dra ned kostnader för allt, hallhyror till kommunen beräknas bli något mindre men hyran för Åda kommer att öka. Vid inköp av tillbehör har man pratat om sponsring, Riksföreningen hänvisar till revisorerna. Våra revisorer har inget emot sponsring, så länge det är seriöst men man får avgöra i varje enskilt fall. Ett nytt konto för avgifter till Tickets har lagts upp för att kunna följa upp kostnaderna. Klädkontot skall också minska genom att endast beställa vad som behöver ersättas. Även inköp av reklamartiklar skall minskas. Friskispressen betalar föreningen för, vi beställer cirka 400-450 exemplar, men det blir alltid över. Målet för budgeten är att komma till nollresultat, exklusive bidrag. Svettisdagarna är inte med i budget, man får åka på svettisdagarna, men får bekosta själva.
6(7) Årsmötet fastslog verksamhetsplan och budget. 15. Beslut om arvode för revisorer och eventuellt arvode för styrelsen Årsmötet beslöt att föreningen skall vara ideell och inga arvoden utgår för revisorer eller till styrelsen. 16. Val av föreningens ordförande, tillika styrelseordförande, för en tid av ett år Årsmötet väljer Kristina Svensson Pettersson till ordförande enligt valberedningens förslag för ett år. 17. Val av halva antalet ledamöter i styrelsen för en tid av två år samt suppleanter för en tid av ett år, med för suppleanterna fastställd turordning Årsmötet väljer styrelse enligt valberedningens förslag: Niklas Berge till ledamot på endast ett år Roger Berlin till ledamot på två år Sara Andersson till suppleant för ett år, omval Gerty Fexler Höjer till suppleant för ett år, nyval Niklas Berge, ledamot är vald på ett år och kommer ersättas nästa år. Carina Mörth, Maritha Neiberg Karlsson, ledamot har båda ett år kvar. 18. Val av revisorer och revisorssuppleanter för en tid av ett år Till revisorer för räkenskapsåret 2015 väljer årsmötet delvis enligt valberedningens förslag: Lena Ståhl, sammankallande Susanne Aro Börje Enocksson, suppleant 19. Fastställande av valberedningens arbetsordning Årsmötet fastställde valberedningens arbetsordning, bilaga bifogas. 20. Val av ledamöter till valberedningen för en tid av ett år, av vilka en ska väljas till sammankallande Till valberedning väljer årsmötet: Elin Lindqvist Lena Mathson samt Agneta Kempe. Sammankallande är Agneta Kempe. 21. Övriga frågor Vid punkten för övriga frågor kom en fråga upp om vi skall börja sälja Bingolotter. Frågan hänsköts till verksamhetsgruppen. 22. Avslutande av årsmötet Kristina Svensson Pettersson tackade för intresset och avslutade årsmötet med blommor till:
7(7) Avgående styrelseledamot Jerker Lövgren Lena Mathson avgående ansvarig för medlemsregistret Maritha Neiberg Karlsson, som håller ordning på oss Kristina, vår ordförande som lägger ned tid och engagemang i föreningen Susanne Utas, sekreterare för mötet Trosa 2015-03-30 Susanne Utas Sekreterare Niklas Berge Mötesordförande Elin Lindqvist Justerare Pernilla Hedvall Justerare