Protokoll fört vid Flygplanets samfällighetsförenings årsstämma 2010-04-21 Antal närvarande medlemmar: 24 1 Stämmans öppnande Stämman öppnades av samfällighetsföreningens ordförande Bengt Björkstrand. 2 Val av mötesordförande Till mötesordförande valdes Bengt Björkstrand. 3 Val av mötessekreterare Till mötessekreterare valdes Pål Hansson 4 Val av två protokolljusterare Till protokolljusterare valdes Östen Theander och Malin Johansson. 5 Mötets behöriga utlysande Datum och kallelse till mötet anslogs på föreningens anslagstavla 2010-04-06. Kallelser i medlemmarnas brevlådor delades ut 2010-04-08. Mötet godkände att stämman hade utlysts enligt stadgarna. 6 Redovisning av förvaltningsberättelse och bokslut Bengt Björkstrand läste upp och kommenterade föreningens förvaltningsberättelse. Peter Bodenäs gick igenom och kommenterade föreningens bokslut. Årets resultat är ett underskott på 24 798 kr Förvaltningsberättelse och bokslut godkändes utan justeringar av mötet. 7 Redovisning av revisionsberättelsen Revisionsberättelsen framfördes av föreningens revisor Kerstin Theander som godkände att underskottet balanseras mot tidigare resultat och överförs till nästa räkenskapsår. Inga anmärkningar gjordes avseende berättelsen. Revisionsberättelsen godkändes av mötet. 8 Ansvarfrihet för styrelsen Mötet beviljade styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2009. 9 Motioner samt förslag från styrelsen Två förslag finns från styrelsen men inga motioner har inkommit. Förslag 1: Styrelsen föreslår ett införande av en påminnelseavgift på 300 kr avseende för sent inbetalda samfällighetsavgifter och vattenavgifter. Förslaget i sin helhet finns i bilagan. Mötet beslöt enligt förslaget. Förslag 2: Samfälligheten har tecknat ett nytt avtal med Canal Digital. Detta innebär att möjligheten att minska avgiften för medlemmar som inte längre vill ha tillgång till kanalutbudet från Canal Digital har tagits bort. Styrelsen föreslår därför att denna möjlighet utgår ur föreningens upplägg kring kabel-tv hanteringen. De två medlemmar som redan har begärt utträde får dock fortsätta att betala den lägre taxan tills fastigheterna byter ägare. Förslaget i sin helhet finns i bilagan. Mötet beslöt enligt förslaget. Stämmoprotokoll 2010-04-21 1(5) Flygplanets samfällighetsförening
10 Ersättning till styrelse och revisorer Mötet beslöt att nuvarande ersättningsnivåer ska gälla även för verksamhetsåret 2010. Detta innebär 999 kr per person och år för styrelseledamöter, suppleanter samt revisor. 11 Förslag till inkomst- och utgiftsstat (budget) Kassören Peter Bodenäs gick igenom och kommenterade budgeten för 2010. Budgeten innebär en höjning av årsavgiften per fastighet från 4100 kr till 5036 kr, exkl vattenavgiften. Efter en del diskussioner och frågor beslöt mötet att godkänna budgeten utan några justeringar. 12 Val av styrelseledamöter och suppleanter Till ordinarie styrelseledamöter på 2 år valdes Leilibegium Kiani och Peter Bodenäs. Till styrelsesuppleanter på 1 år valdes Zdenek Cerny och Malin Johansson. 13 Val av revisor och suppleant Till revisor valdes Kerstin Theander och till revisorsuppleant Ulla Munther. Mandattiden är på 1 år. 14 Val av valberedning Till valberedningen valdes Ulla Bodenäs och Pål Hansson. 15 Övriga frågor Under denna punkt hanteras frågor av informativ karaktär och dialog. Detta med avsikt att underlätta för styrelsen att fatta beslut i diverse frågor. Information och kontakt Information avseende föreningens verksamhet sker genom Flygbladet som delas ut i brevlådorna ca 1 ggr/månad, via föreningens hemsida ( http://flygplanet.webhop.org/ ) samt genom anslagstavlan på föreningens gemensamhetslokal. Kontakt med styrelsen kan fås genom att man lägger en lapp i postlådan som finns uppsatt vid gemensamhetslokalen. Även stormöten och enkäter kan användas i kontakt- och informationsarbetet. Snöröjning Snöröjningen sköts av GLV-konsult AB. GLV rycker ut när någon i styrelsen kontaktar dem. Under den gångna vintern har de tillkallats 10-15 ggr. Styrelsen ska analysera hur snöröjningen har fungerat och fundera på hur upplägget ska ske till kommande snövintrar. Fastighetsservice och trädgårdsskötsel Sköts av GLV-konsult AB. Under v20-v40 sker skötsel varje vecka. Under övriga veckor sker tillsyn. Förbättringar avseende miljön för östra gården 1. Farthinder har installerats och trädgårdsmiljön har setts över. Utöver detta föreslås att: Triangeln vid infarten till den breda delen av gården förbättras genom borttagande av död växtlighet och grässådd. 2. Grusplanen med träkanter i nordvästra hörnet av gräsmattan tas bort, besås med gräs och integreras med resten av gräsplanen. 3. Döda buskar i häcken runt gräsplanen byts ut mot nya. Stämmoprotokoll 2010-04-21 2(5) Flygplanets samfällighetsförening
4. Döda träd byts ut mot nya. Lekplatserna Lekredskapen behöver förnyas. Säkerhetsrelaterat underhåll ska åtgärdas direkt. En viss upprustning av lekplatserna kommer att ske via GLV. En idé är att satsa på en ordentlig lekplats mitt i området och att utforma de andra grönområdena på annat vis. Styrelsen har för avsikt att tillsätta en arbetsgrupp som ska arbeta med frågan. Vita krukor som fungerar som farthinder De vita krukorna har målats och försetts med ny jord och nya växter. Tyvärr har vintern och kaninerna gått hårt åt växterna. Dessa kommer därför att ses över. Enkät avseende växtligheten på västra gården En enkät avseende gallring av växtligheten på den västra gården har skickats. Av 19 fastigheter svarade 12. Synpunkterna avseende gallringen varierade brett. Därför kommer ingen grövre gallring att ske utan denna kommer att bestå av borttagandet av skadade grenar och friläggande av gatubelysningen. Framtida inriktning avseende trädgårdsarbete Kommer att inriktas på: Allmän städning och underhåll Förbättringar av miljön på den östra gården Förnyelse av lekmiljön Mera detaljerad inriktning av GLV:s verksamhet Asfaltering och övrigt underhåll Ju äldre föreningens fysiska miljö blir desto mer underhåll behöver utföras. Styrelsen har för avsikt att närmare analysera det framtida underhållet och söker därför experter och personer som arbetar med liknande frågor och som kan tänka sig medverka i arbetet som rådgivare. Intresserade kan ta kontakt med Bengt Björkstrand. Kvarterslokalen Vicevärd för kvarterslokalen är Maria Astorga, som ställt sig till förfogande ytterligare ett år. Gemensamma underhållsprojekt avseende de enskilda fastigheterna Utanför samfällighetens ansvarsområde har det genomförts ett antal frivilliga och av styrelsen samordnade underhållsprojekt. Här kan nämnas avloppsspolning samt sotning och justering av ventilation. Finns det idéer kring fler i gemensam regi ordnade underhållsåtgärder som kan vara av intresse kan dessa idéer lämnas till Bengt Björkstrand. Trivsel- och nöjesarrangemang Utanför samfällighetens ansvarsområde har det genomförts ett antal frivilliga nöjesarrangemang. Här kan nämnas en eftermiddag med Bellman (Jan Ek). Här finns det utrymme till fler initiativ. 16 Stämmoprotokollets tillgänglighet Protokollet anslås på föreningens anslagstavla och läggs ut på föreningens hemsida senast 14 dagar efter mötesdagen. Stämmoprotokoll 2010-04-21 3(5) Flygplanets samfällighetsförening
17 Mötets avslutande Ordförande Bengt Björkstrand tackade deltagarna för visat intresse samt den avgående styrelseledamoten Magnus Öhman för sin insats i styrelsen. Därefter förklarades mötet avslutat. Vid protokollet..malmö 2010-04-27 Pål Hansson Protokollet justeras Malmö 2010-04- Östen Theander Protokollet justeras Malmö 2010-04- Malin Johansson Stämmoprotokoll 2010-04-21 4(5) Flygplanets samfällighetsförening
Bilaga förslag från styrelsen Motion om påminnelseavgift Varje gång det är tid för inbetalning av vattenavgift resp. samfällighetsavgift tvingas styrelsen lägga ner extra arbete på att påminna fastighetsägare som inte betalar sina avgifter i tid. De vi tvingas påminna är ofta olika personer från gång till gång men ibland är det samma som förekommit vid tidigare tillfällen. Vid mer än ett tillfälle har det t.o.m. gått så lång att vi varit på väg att skicka ärendet till kronofogden men i sista stund har då fastighetsägarna betalt. Eftersom styrelsen mer eller mindre bedriver sitt arbete ideellt tycker vi inte att vi ska behöva slösa vår tid på denna typ av uppgifter. Styrelsen föreslår därför att en påminnelseavgift införs. Följande rutin kommer att följas i fortsättningen: Betalningsdatum för vattenavgift och samfällighetsavgift är känt redan i samband med årsmötet varför detta inte kan anses vara okänt för medlemmarna. Senast 2 veckor innan förfallodatum skickas ordinarie inbetalningskort ut. Tidigast 1 vecka efter förfallodatum skickas första påminnelsen ut med information om att påminnelseavgift kommer att påföras om betalning inte sker inom 1 vecka. Om inte betalning skett inom uppsatt tid skickas en andra påminnelse ut med en påminnelseavgift pålagd. Avgiften inklusive påminnelseavgift skall vara inbetald inom 1 vecka. Om inte avgift och påminnelseavgift är inbetald inom denna vecka lämnas ärendet till kronofogden. Påminnelseavgiften föreslås sättas till 300 kr vilket ska godkännas av 2010 års stämma. Motion om Kabel-TV Kabel-TV abonnemang och underhåll av kabel-tv utrustning ingår som en obligatorisk del av samfällighetsavgiften och står inskrivet i definitionen av vår samfällighetsförening sedan den bildades. För några år sedan föreslog styrelsen att det skulle finnas en möjlighet för medlemmarna att frikopplas från abonnemangsavgiften (ej underhållsavgiften). Uppsägning av kabel-tv skulle ske minst 6 månader innan ordinarie avtalsperiod med Canal Digital vilket är 31:e juli varje år dvs. uppsägning skulle vara styrelsen tillhanda senast 31:e januari. Detta resulterade i en reducerad avgift för de fastighetsägare som anmält sig. På grund av att vi under 2009 tvingades bekosta en större reparation av kabel-tv nätet föreslår nu styrelsen att möjligheten att friskriva sig från kabel-tv abonnemanget inte längre skall vara möjligt. Detta för att undvika att fastighetsägare på detta sätt skall kunna undgå att vara med och betala på denna reparation som löper över 5 år sedan 2009-08-01. Styrelsens förslag innebär följande: Möjligheten att friskriva sig från Kabel-TV abonnemanget är inte längre möjligt. De medlemmar som redan gått ur och som gjorde det långt innan kabelfelet under 2009 blev ett faktum och därmed inte kan anses känna till att detta skulle ske, får stå kvar utanför avtalet. Om fastigheterna under punkt 2 överlåts till nya ägare blir det obligatoriskt att ingå i avtalet enligt punkt 1. Stämmoprotokoll 2010-04-21 5(5) Flygplanets samfällighetsförening