Samkommunstyrelsen Föredragningslista 10/2016
SAMMANTRÄDESKALLELSE Sammanträdesnummer Sammanträdestid Sammanträdesplats 10/2016 Fredag kl. 09.00 Optima, Trädgårdsgatan, "Kallan" Beslutande Kenneth Holmgård, ordförande Bjarne Kull, viceordförande Gustav Kortell Åsa Björkman Ulf Sourander Tuula Forsander Inger Englund Arja Uusitalo Mikael Snellman Ersättare Lisbeth Staffans Jan Wenman Leif Käldman Guy Käcko Ulla Linder Mårten Forsander Johanna Överfors Minna Ingram Majvor Östman Övriga närvarande Henrik Sandberg, fmge:s ordförande Rainer Smedman, fmge:s I viceordf. Mona Vikström, fmge:s II vicerordf. Rabbe Ede, direktör Tiina Sjölund, förvaltningsdirektör Max Gripenberg, rektor Paragrafer 94-103 Sammankallare Kenneth Holmgård Ordförande Tiina Sjölund Förvaltningsdirektör
FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdestid Sammanträdesplats 10/2016 Fredag kl. 09.00 Optima, Trädgårdsgatan, "Kallan" ÄRENDEN: Sida i protokollet 94 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 1 95 Föredragningslista 1 96 Protokolljusterare 1 97 Antalet studerande 20.9.2016 2 98 Avslutande av samarbetsförhandlingar 3 99 Ekonomisk rapport 1-9/2016 7 100 Information från seminarium "Ammatillinen koulutus 2017" 8 101 Budget 2017 och ekonomiplan 2018-2019 9 102 Tillstånd att hålla bilskola 11 103 Anmälningsärenden 12
1 94 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande beslutfört. 95 Föredragningslista Föredragningslistan godkändes 96 Protokolljusterare Till protokolljusterare valdes
2 Dnr [298/2016] 97 Antalet studerande 20.9.2016 Hänv.: bilaga 1 Fördelningar bilaga 2 Hemkommuner Vid den officiella räkningen den 20 september 2016 var Optimas studerandeantal följande: Grundläggande yrkesutbildning på andra stadiet: 950 finansieringsberättigade studerande + 9 icke-finansieringsberättigade. Inom yrkesinriktad specialundervisning 143 studerande (80 på yrkesinriktade linjer, 59 studerande på Telma-utbildningar och 4 på Valma-utbildning). Därutöver ytterligare 18 på Valma-utbildning vid Kredu. Det totala antalet finansieringsberättigade studerande den 20 september 2016 var 1111, vilket gör att det vägda årsmedeltalet uppgår till 1093,5. Vår gällande utbildningskvot är 1160, av denna kvot får högst 140 studerande finnas inom yrkesinriktad specialundervisning. Läroavtal: Grundläggande yrkesutbildning Yrkesinriktad tilläggsutbildning (kvot: 183) Läroavtalsstuderande sammanlagt Årsmedeltal = 141,5 134 studerande 149 studerande 283 studerande Studerande på andra stadiet totalt + läroavtalsstuderande = 1403 studerande. Fördelningar samt hemkommuner framgår ur bilagan. Samkommunstyrelsen antecknar studerandesituationen per 20.9.2016 för kännedom.
3 Dnr [143/2016] 98 Avslutande av samarbetsförhandlingar 32, 4.4.2016 Samkommunstyrelsens behandling gällande inledande av samarbetsförhandlingar: Det kärva ekonomiska läget i landet sätter sina spår på många olika håll. För yrkesutbildningen på andra stadiets del finns för 2017 ett sparkrav på 190 milj. euro i den rambudget som ålagts undervisnings- och kulturministeriet. Den nya lagstiftning gällande finansieringen av yrkesutbildningen på andra stadiet som var tänkt att träda i kraft fr.o.m. 2017 gick i stöpet i samband med turbulensen i riksdagen förra våren. Den nya riksdagen och regeringen bereder nu en ny finansieringslag som ska träda i kraft 1.1.2018, samtidigt som också en ny yrkesutbildningslag bereds (de nu skilda lagarna för yrkesutbildning respektive tilläggsutbildning slopas och en enda lag för yrkesutbildning ska stiftas). Detta gör att 2017 blir ett slags mellanår i väntan på de nya reformerna. En ministerarbetsgrupp har beslutat att inbesparingen av de 190 miljonerna genomförs så att de gällande utbildningskvoterna i utbildningsanordnarnas utbildningstillstånd år 2017 kommer att finansieras till högst 90 %. Slutligt beslut ska enligt tidtabell tas i september. Även inom tilläggsutbildningen, arbetskraftsutbildningen och läroavtalsutbildningen skärs anslagen ner. Trots att vi klarat oss bra och varit bäst i landet i många år drabbas även vi hårt av de ekonomiska åtstramningarna. Optimas budget för 2016 är uppgjord enligt ett studerandeantal om 1104 inom den grundläggande utbildningen på andra stadiet. Idag verkar det som att denna målsättning kan vara realistisk. Totalbudgeten för samkommunen visar dock ett minus på 148.000 euro. För ekonomiplaneåren 2017 och 2018 har vi kalkylerat med full kvot, dvs. 1160 studerande, och finansiering för samtliga av dessa studerande. Bägge planeåren visar trots det stora minusresultat. Detta gör att vår ekonomi står inför väldigt stora utmaningar år 2017 då högst 90 % av kvoten finansieras av staten, dvs. vi blir utan finansiering för 10 % av studerandeantalet ifall vi uppnår den fulla kvoten. Trots att vi har jobbat på många fronter och också åstadkommit resultat i vår verksamhet räcker det tyvärr inte till då de ekonomiska resurserna via statsansdelsfinansieringen skärs ner. Vi står därför nu inför det faktum att vi
4 måste inleda samarbetsförhandlingar för att möta de ekonomiska utmaningarna som år 2017 för med sig. Samarbetsförhandlingarna vidtas av ekonomiska, produktionsmässiga och organisatoriska orsaker, och gäller hela personalen. Förhandlingarna kommer att föras utgående från lagen om samarbete mellan kommunala arbetsgivare och arbetstagare (449/2007). För Optimas del innebär detta att förhandlingarna mellan arbetsgivare och arbetstagarna sker i samarbetsdelegationen. 4 Ärenden som behandlas i samarbete I samarbetet mellan arbetsgivaren och personalen behandlas åtminstone ärenden som gäller 1) sådana förändringar i organiseringen av arbetet, kommunens servicestruktur, kommunindelningen eller i samarbetet mellan kommunerna som har betydande konsekvenser för personalens ställning, 2) principerna för omorganisering av tjänsterna, om ärendet kan ha väsentliga personalkonsekvenser, så som anlitande av utomstående arbetskraft eller överlåtelse av rörelse, 3) principer och planer som hänför sig till personalen, utvecklandet av och likvärdigt bemötande av personalen samt till det interna informationsutbytet inom arbetskollektivet, samt 4) överföring av arbetstagare till anställning på deltid, permittering eller uppsägning, om dessa åtgärder vidtas av ekonomiska orsaker eller av produktionsorsaker 5 Samarbetsförfarande... Vittgående ärenden och ärenden som gäller personalen allmänt behandlas av det samarbetsorgan som avses i 14. I 7 i stadgas att när arbetsgivaren överväger uppsägning, permittering för mer än 90 dagar eller överföring till anställning på deltid av minst tio arbetstagare skall arbetsgivaren göra en skriftlig förhandlingsframställning för inledande av samarbetsförhandlingar senast fem dagar innan förhandlingarna inleds. I samarbetsdelegationen sitter följande personer: Arbetsgivarens representanter: - Bjarne Kull (samkommunstyrelsens representant, delegationens ordförande) - Lasse Björklund (arbetarskyddschef, delegationens sekreterare) - Tiina Sjölund (ledningens representant) - Max Gripenberg (ledningsgruppens representant) Arbetstagarnas representanter: - Tage Lundström (personalrepresentant) - Johan Kronholm (arbetarskyddsfullmäktige) - John Forslund (arbetarskyddsfullmäktige) Tage Lundström kommer att närvara under den del av förhandlingarna som äger rum fram till sista veckan i april, därefter är han förhindrad att delta. Hans ersättare i delegationen Anders Lind deltar i alla möten. Till samarbetsförhandlingarna bör samkommunens direktör kallas att fungera som ordförande för förhandlingarna, och som sakkunniga kallas bl.a. sam-
5 Skst 32, 4.4.2016 Samkommunstyrelsen: kommunens löneansvariga, redovisningschefen och rektorn för yrkesinriktad specialundervisning. Målsättningen för förhandlingarna skall vara att arbetsgivaren och arbetstagarna tillsammans strävar till att skapa en lösning som är fungerande såväl ekonomiskt som verksamhetsmässigt. Utöver att minska personalkostnaderna ska förhandlingarna även resultera i åtgärder som innebär andra ekonomiska inbesparingar och intäktsökningar. Samkommunstyrelsen godkände förslaget. Paragrafen justerades omedelbart. _ 18.5.2016 Avslutande av samarbetsförhandlingar Förhandlingarna mellan arbetsgivaren och arbetstagarna har under direktörens ledning förts i samarbetsdelegationen under tiden 14.4 13.5.2016. Parterna har hållit sju protokollförda möten och uppnått enighet kring ett slutresultat för förhandlingarna, varför samarbetsförhandlingarna kan avslutas före lagstadgad minimitid (sex veckor). Målet med förhandlingarna var att uppnå en nettokostnadsminskning om ungefär 800.000 euro. Målsättningen har uppnåtts, förhandlingsresultatet blev 806.000 euro. Under förhandlingarnas gång har parterna bjudit in företrädare för arbetshälsovården och TE-centralen till möten för information och genomgång av stödåtgärder. Den 13.5.2016 informerades personalen om att förhandlingarna har avslutats. Närmare information delges de anställda efter styrelsemötet. Samkommunstyrelsen - tar del av en redogörelse om samarbetsförhandlingsprocessen och går igenom ett sammandrag av resultatet av förhandlingarna, samt antecknar dessa för kännedom - beslutar att samarbetsförhandlingar i enlighet med lagen om samarbete mellan kommunala arbetsgivare och arbetstagare (449/2007) har genomförts och att målsättningarna med förhandlingarna har uppnåtts
6 Skst 52, 18.5.2016 Samkommunstyrelsen: - beslutar av samarbetsförhandlingarna förklaras avslutade - beslutar att tjänstemannabeslut gällande verkställighet som rör enskilda tjänste- och befattningshavare görs av samkommunens direktör utgående från beredningar gjorda av förvaltningsdirektören och Optimas rektorer - beslutar att samma grupp som genomfört förhandlingarna följer upp de vidtagna åtgärderna i augusti och november innevarande år samt rapporterar om dessa till styrelsen Samkommunstyrelsen godkände förslaget. Paragrafen justerades omedelbart. _ Avslutande av samarbetsförhandlingar Enligt styrelsens beslut den 18.5. ska förhandlingsgruppen följa upp de vidtagna åtgärderna i augusti och november, och rapportera om dessa till styrelsen. Förhandlingsgruppen sammankom i form av samarbetsdelegationsmöte den 26.10.2016. I gruppen har i höst Göran Frilund tagit Lasse Björklunds plats som arbetarskyddschef. Deltagarna fick utgående från förhandlingarnas slutprotokoll en redogörelse för de vidtagna åtgärderna, och kunde konstatera att de flesta åtgärderna genomfördes direkt efter att förhandlingarna avslutades, innan sommarledigheterna och semestrarna inleddes. Endast ett par av punkterna i protokollet är ännu inte åtgärdade, effekten av dessa på slutresultatet är dock ytterst liten. De vidtagna åtgärderna har till stor del inverkat på personalstyrkan och därmed lett till avsedda kostnadsinbesparingar. Förhandlingsgruppen konstaterade att förhandlingsresultatet har uppnåtts. Samkommunstyrelsen antecknar rapporten för kännedom samt konstaterar att det inte föreligger behov av ytterligare rapport av förhandlingsgruppen i november.
7 Dnr [299/2016] 99 Ekonomisk rapport 1-9/2016 Hänv.: bilaga 3 Driftsrapport bilaga 4 Investeringsrapport (utdelas på mötet) Förvaltningsdirektören: Rapporterna presenteras vid sammanträdet. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post: tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen antecknar rapporterna för kännedom.
8 100 Information från seminarium "Ammatillinen koulutus 2017" Vid mötet ges information från FCG:s seminarium Ammatillinen koulutus 2017. Samkommunstyrelsen antecknar informationen för kännedom.
9 Dnr [247/2016] 101 Budget 2017 och ekonomiplan 2018-2019 Undervisnings- och kulturministeriet sände i slutet av maj ut ett brev om utvecklingsprogram för utvecklingsprogram för yrkesutbildningens anordnarstruktur. Anordnarna hade tid på sig till sista juni att lämna in en mycket omfattande redogörelse, på detaljerad nivå, om prognoser årsvis fram t.o.m. år 2020 för studerandeantal inom våra olika utbildningsbranscher och områden och för den ekonomiska situationen. I denna redogörelse har Optima prognostiserat att vi kommer att ligga över vår kvot under de kommande åren. Under våren och början av sommaren har informationen från ministeriet varit att finansieringen för år 2017, som är ett mellanår innan de nya lagarna ska träda i kraft fr.o.m. 1.1.2018, kommer att begränsas så att högst 90 % av respektive anordnares utbildningskvot enligt utbildningstillståndet finansieras. Detta låg även som grund då Optima beslöt inleda samarbetsförhandlingar på våren. Andra veckan i juli (!) sände ministeriet ut det finskspråkiga lagförslaget till regeringsproposition för temporär ändring samt ändring av lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet och ändring av 11 b i lagen om fritt bildningsarbete till anordnarna med begäran om utlåtande. Utlåtandena begärdes per 12 augusti. Ur lagförslaget framgick att nedskärningen för 2017 är 12,5 %, alltså inte 10 % som tidigare aviserats, och att enhetspriset för den yrkesinriktade grundutbildningen inte skall skäras ner. För Optimas del innebär förändringen från den tidigare sagda 90 %-iga finansieringen av utbildningskvoten till en finansieringsgrad om 87,5 % att vi förutom de 116 studerande som vi inte skulle få finansiering för går miste om finansiering för ytterligare 29 studerande eller nästan 400.000 euro (beräknat på det enhetspris vi får i år), utgående från att vi kommer att ha ett studerandeantal som uppgår till vår utbildningskvot. Sammanlagt blir således 145 studerande utanför finansiering, motsvarande 1.971.000 euro = nästan 2 milj. euro med nuvarande enhetspris enligt modellen i lagförslaget. Ovanstående beräkningar är således baserade på vår utbildningskvot 1160, men i den prognos vi inlämnade till ministeriet i juni räknade vi med 1188 studerande år 2017, dvs. 28 över vår kvot. Dessa 28 är alltså också sådana som vi inte får finansiering för. Sammanlagt har vi då alltså 173 studerande utanför finansieringen om detta antal studerande uppfylls. Budgetarbetet för 2017 blir inte enkelt. Och hur den nya finansieringslagen som ska träda i kraft 1.1.2018 slår ut för vår del vet vi ännu inte. Men en budget och en ekonomiplan måste göras.
10 De förda samarbetsförhandlingarnas resultat var en nettoinbesparing på 800.000 euro. Samkommunen har i balansen 31.12.2015 8 milj. euro i grundkapital och ett ackumulerat överskott på 6 milj. euro. Lånestocken kommer vid slutet av år 2016 att vara 1,353 milj. euro. Skst 82, 23.8.2016 Samkommunstyrelsen: Samkommunstyrelsen ger riktlinjer för uppgörandet av budgeten för år 2017 och ekonomiplanen 2018 2019. Samkommunstyrelsen gav tjänstemännen i uppdrag att inleda budgetarbetet utgående från de fakta som vi idag känner till utgående från lagförslag och konkurrenskraftsavtal. En del av det ackumulerade överskottet kan vid behov användas. _ Budget 2017 och ekonomiplan 2018-2019 Budgeteringsprocessen pågår. De resultatansvariga bearbetar inlämnade förslag tillsammans med redovisningschefen och ledningen. Vid mötet ges aktuell information om dagsläget samt om diskussionerna med medlemskommunernas ledning som hölls den 22.9. Samkommunstyrelsen antecknar informationen för kännedom.
11 Dnr [300/2016] 102 Tillstånd att hålla bilskola Hänv.: bilaga 5 Tillstånd TRAFI, Trafiksäkerhetsverket, har den 9.9.2016 förnyat Optima samkommuns tillstånd att hålla bilskola. Tillståndet, gäller tillsvidare. Ansvarig föreståndare för utbildningen är Stefan Koski. Samkommunstyrelsen antecknar tillståndet för kännedom.
12 103 Anmälningsärenden Direktören: Direktörens resor: - Ammatillinen koulutus 2017, båtseminarium, 23-30.9.2016, Stockholm - SAJO neuvottelupäivät, 5.10.2016, Helsingfors - AMKE seminarium, 6.10.2016, Helsingfors Samkommunstyrelsen antecknar ärendet för kännedom.