KRISKOMMUNIKATIONSPLAN FÖR RMKL, KONCERNKONTORET, REGION SKÅNE

KRISKOMMUNIKATIONSPLAN FÖR RMKL, KONCERNKONTORET, REGION SKÅNE Utarbetad av: Lina Miller, presschef Region Skåne Fastställd av: Rolf Ohrlander, chef RMKL Datum: 2009-12-18

Kriskommunikationsplan för RMKL Vid allvarliga händelser och kriser som innebär att verksamheten inte kan bedrivas som vanligt och som kräver kriskommunikation, är det viktigt med samordning och samverkan så att kriskommunikationen blir tydlig och korrekt. För att klargöra ansvar, roller och uppgifter samt få en sammanhållen linje i Region Skånes kriskommunikation har därför regionstyrelsen fastställt en Kriskommunikationsplan för Region Skåne. Planen är korrelerad till Krishanteringsplan för Region Skåne. RMKL:s kriskommunikationsplan redovisar hur information och kommunikation samlat både lokalt och regionalt ska ske till massmedia och allmänheten, Region Skånes medarbetare, bolag, samarbetspartners, kommuner och myndigheter så att målet om en koncern- och regiongemensam lägesbild kan förmedlas.. Kriskommunikationsarbetet i RMKL bedrivs i enlighet med Kriskommunikationsplan för Region Skåne. Kriskommunikationsplanen för RMKL ägs av chefen för RMKL och skall fortlöpande revideras. 2

INNEHÅLL 1. KRISKOMMUNIKATION I REGION SKÅNE... 4 1.1 Syfte och mål för kriskommunikation i Region Skåne... 4 1.2 Kriskommunikation i olika faser... 4 2. ORGANISATION, ANSVAR OCH UPPGIFTER... 6 2.1 Region Skånes krisledningsorganisation... 6 2.2 Region Skånes organisation för kriskommunikation... 6 2.3 Fördelning av ansvar och uppgifter vid kriskommunikation... 7 2.3.1 Regional nivå... 7 2.3.2 Lokal nivå... Fel! Bokmärket är inte definierat. 3. OM KRISKOMMUNIKATION... 11 3.1 Målgrupper för lokal kriskommunikation... 11 Interna... 11 Externa... 11 3.2 Kanaler för kriskommunikation... 11 Intern spridning av kriskommunikation... 12 Extern spridning av kriskommunikation... 12 3.3 Verktyg för spridning av kriskommunikation... 12 Webben... 12 Mail och sms... 12 WIS... 12 Meddelande till allmänheten... 13 4. Definitioner... 13 Beredskapsnivåer... 14 Referenser... 15 Bilagor... 15 Bilaga 1... 16 Bilaga 2... 17 3

1. KRISKOMMUNIKATION I REGION SKÅNE 1.1 Syfte och mål för kriskommunikation i Region Skåne Kriskommunikationsarbetet inom Region Skåne ska bedrivas i enlighet med Kriskommunikationsplan för Region Skåne. Syftet med planen är att inom informations- och kommunikationsområdet klargöra ansvar, roller och uppgifter inför, under och efter en allvarlig händelse eller kris. Planen redovisar hur information och kommunikation samlat ska ske till medborgare, Region Skånes medarbetare, bolag, personal hos entreprenörer och avtalsparter, kommunerna i Skåne län, myndigheter på regional och central nivå samt massmedia så att målet om en koncern- och regiongemensam lägesbild kan förmedlas. 1.2 Kriskommunikation i olika faser Kriskommunikationsplanen ska vara ett stöd före, under och efter en kris eftersom det bidrar till att skapa långsiktighet, rutin och trovärdighet för kriskommunikationsarbetet i Region Skåne. Arbetet med kriskommunikationsplanen ska ske fortlöpande som en aktiv del av verksamhetens kommunikationsarbete. För att kvalitetssäkra kriskommunikationsarbetet är det därför viktigt att kriskommunikationsplanen används genomgående enligt nedanstående trappmodell. Akutfas Förberedande Återhämtning Förebyggande Utvärdering Förebyggande fas Innehållet i kriskommunikationsplanen ska beaktas före organisationsförändringar och andra förändringar i verksamheten så att roller och ansvar inom kriskommunikationsarbetet säkras i det längre perspektivet. RMKL arbetar förebyggande med kriskommunikation i olika slags övningar på både lokal och regional nivå, samt tillsammans med andra samhällsaktörer. Dagligen tydliggörs också kriskommunikatörens roll och ansvar i de avstämningar som görs med tjänsteman i beredskap, TiB. 4

Förberedande fas Förvaltningar/funktioner ska arbeta fram lokala kriskommunikationsplaner utifrån Region Skånes mål om koncern- och regiongemensam kriskommunikation. Det är av yttersta vikt att den lokala kriskommunikationsplanen förankras och övas i verksamheten så att den är känd när en allvarlig händelse inträffar. Planen ska fastställas och fortlöpande revideras av förvaltningschef eller motsvarande. Chefen för RMKL ansvarar för att kontinuerliga utbildningar och övningar bedrivs inom RMKL och att kriskommunikationen där utgör en viktig del. Utbildning inom kriskommunikationsområdet sker i samråd med Kommunikations- och IT-direktören samt Region Skånes presschef. Akut fas Vid akut fas används kriskommunikationsplanen som stöd för att hantera kriskommunikationen och för att uppnå Region Skånes mål om koncern- och regiongemensam kriskommunikation. RMKL:s kriskommunikationsplan aktiveras av chefen för RMKL i samråd med Pressjouren vid stabsläge. Återhämtning I denna fas sker en återgång till normalläge och det akuta kriskommunikationsarbetet avvecklas. Chefen för RMKL beslutar efter samråd med Pressjouren om när det är dags att återgå till normalläge. Utvärdering Förvaltningschef/motsvarande ansvarar för utvärdering och analys efter en allvarlig händelse så att erfarenheter från händelsen kan omsättas i uppdaterade rutiner och planer. I RMKL är det chefen för RMKL som ansvarar för att uppföljning och utvärdering sker så att erfarenheter från händelsen kan tas till vara. 5

2. ORGANISATION, ANSVAR OCH UPPGIFTER 2.1 Region Skånes krisledningsorganisation Region Skånes organisation för krishantering följer Krishanteringsplan för Region Skåne. Regiondirektören leder och samordnar den övergripande krishanteringen i koncernen Region Skåne. Därutöver ansvarar förvaltningschef/motsvarande för krishanteringen i sin verksamhet samt för förebyggande krishanteringsåtgärder i form av risk- och sårbarhetsarbete, upprättande av lokala planer, övning, utbildning, utvärdering osv. enligt kraven i Krishanteringsplanen. I frågor som avser krisledningsnämndens uppgifter är förvaltningschef/motsvarande underställd regiondirektören i dennes egenskap av koncernchef. Regionfullmäktige = linjeorganisation = samarbete = information RD Krisledningsnämnd då händelsen bedömts Regionstyrelsens ordf. KL Krisledningsstab KL Kärnverksamhet Kärnverksamhet Stödprocesser Stödprocesser Resurser Bolag SKÅNETRAFIKEN KRISGRUPP RMKL REGIONAL MEDICINSK KATASTROF- LEDNING ÖVRIG VERKSAMHET KOMMUNIKATION RF TVÄTT TRANSPORT INKÖP, FÖRRÅD RSIT FUNKTIONER FÖR: MT-SÄKERHET MEDICINSK SÄKERHET PATIENTSÄKERHET INFO-SÄKERHET ARB.MILJÖSÄKERHET MILJÖSÄKERHET ÖVRIGA FÖRVALTNINGAR/ FUNKTIONER/ VERKSAMHETER HELÄGDA BOLAG ENTREPRENÖRER SJUKHUSEN PSYKIATRI o LABORATORIEFÖRV. PRIMÄRVÅRDEN ENTREPRENÖRER PRIVATA VÅRD- GIVARE 2.2 Region Skånes organisation för kriskommunikation Enligt Krishanteringsplan för Region Skåne 2.3.2 ska kriskommunikationsarbetet bedrivas i enlighet med Kriskommunikationsplan för Region Skåne. Kommunikationsoch IT-direktören ansvarar för Kriskommunikationsplan för Region Skåne samt revidering av densamma. På regional nivå upprätthålls beredskapen för kriskommunikation av Pressjouren. Pressjouren ansvarar för det operativa arbetet med den koncernövergripande kriskommunikationen samt samordnar kommunikationsinsatser och kommunikationsbudskap då flera förvaltningar, aktörer och funktioner är berörda av en allvarlig händelse. 6

RD KOMMUNIKATIONS- OCH IT-DIREKTÖR KOMMUNIKATIONSCHEF Kommunikationsavd, Koncernkontoret PRESSJOUR Vid en allvarlig händelse på lokal nivå ansvarar i första hand berörd förvaltningschef/motsvarande för det lokala kriskommunikationsarbetet. Vid mer omfattande händelser kan kommunikationschefen vid Kommunikationsavdelningen, Koncernkontoret, uppdra åt Pressjouren att stödja det lokala kriskommunikationsarbetet. 2.3 Fördelning av ansvar och uppgifter vid kriskommunikation Enligt den nationella målbild för risk- och sårbarhetsarbetet som Sveriges kommuner och landsting tillsammans med Krisberedskapsmyndigheten 1 har kommit överens om, ansvarar Region Skåne för att kunna ge invånare och media korrekt information om en allvarlig händelse. Då målet i Kriskommunikationsplan för Region Skåne är att förmedla en koncern- och regiongemensam lägesbild till medborgare, medarbetare, bolag, samarbetspartners, massmedia, kommuner och myndigheter är det viktigt att tydliggöra alla förvaltningars/funktioners/verksamheters roller och ansvar. 2.3.1 Regional nivå Aktör Ansvar Regiondirektör Regiondirektören leder och samordnar enligt Krishanteringsplan för Region Skåne den övergripande krishanteringen för koncernen samt är ytterst ansvarig för kommunikationen till medborgare, medarbetare och entreprenörer. Kommunikations- och ITdirektör Kommunikations- och IT-direktören ansvarar för Kriskommunikationsplan för Region Skåne samt revidering av densamma. 1 Den 1 januari 2009 bildades Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, och ersatte då Krisberedskapsmyndigheten, Statens räddningsverk och Styrelsen för psykologiskt försvar. 7

Aktör Kommunikationsavdelningen vid Koncernkontoret (Pressjouren) Ansvar Kommunikationsavdelningen vid Koncernkontoret organiserar och bemannar kommunikatörsberedskapen i Pressjouren på uppdrag av kommunikations- och ITdirektören. Pressjouren ingår även i den regionala katastrofmedicinska beredskapen (RMKL). Vid mer omfattande händelser kan Pressjouren på uppdrag av kommunikationschefen stödja det lokala kriskommunikationsarbetet. Regional Medicinsk Katastrofledning (RMKL) RMKL har mandat att vid särskilda händelser eller svåra påfrestningar som drabbar samhället leda och samordna sjukvårdsresurserna i Region Skåne. RMKL har också till uppgift att hjälpa till med regional vårdplatskoordinering, regionala ambulansärenden på jourtid samt stödja lokal ledning på skadeområde och på sjukhus. En viktig uppgift för RMKL är också att vara en länk mellan Region Skånes sjukvård och samverkande myndigheter, t.ex. polis, räddningstjänst och Länsstyrelsen. RMKL är alltid bemannad av Tjänsteman i beredskap (TiB), Regional läkare i beredskap (RLB) och av en kommunikatör i beredskap (Pressjouren). Då RMKL får kännedom om att en allvarlig händelse som negativt kan påverka Regions Skånes verksamhet inträffar eller kan förväntas inträffa ska chefen för RMKL informeras. RMKL nås via SOS Alarm. Chefen för RMKL Chefen för RMKL ansvarar för att det finns en aktuell, lokal kriskommunikationsplan som utgår från Kriskommunikationsplan för Region Skåne. Likaså att det finns en katastrofmedicinsk plan för Region Skåne i korrelation med Krishanteringsplan för Region Skåne. Chefen för RMKL beslutar om stabsläge samt samordnar och vid behov leder Region Skånes sjukvårdsresurser vid allvarliga händelser, Om en allvarlig händelse som negativt kan påverka Regions Skånes verksamhet inträffar eller kan förväntas inträffa ska chefen för RMKL omedelbart informera regiondirektören. Chefen för RMKL aktiverar kriskommunikationsplanen för RMKL i samråd med Pressjouren. Chefen för RMKL ansvarar för att det kontinuerligt sker 8

övning och utbildning inom kriskommunikationsområdet i enlighet med RMKL:s uppdrag. Tjänsteman i beredskap (TiB) Tjänsteman i beredskap (TiB) ingår i Regional Medicinsk Katastrofledning (RMKL). TiB har till uppgift att hantera akuta, regionala hälso- och sjukvårdsärenden av driftkaraktär. Likaså hantera regionala ambulansärenden på jourtid samt stödja lokal medicinsk ledning på skadeplatser och på sjukhus. TiB håller samman det dagliga arbetet i RMKL där RLB och Pressjour ingår. TiB är också RMKL:s kanal gentemot andra samverkande myndigheter. Regional läkare i beredskap (RLB) Regional läkare ingår i Regional Medicinsk Katastrofledning (RMKL). Regional läkare i beredskap ansvarar för att den medicinska kompetensen säkerställs på stabsnivå i RMKL. RLB beslutar även i vid regional vårdplatskoordinering. RLB:s uppgifter är att vara ett medicinskt stöd till TIB och sjukvårdsledare i ett skadeområde. RLB är dessutom chef för RMKL i initialskedet vid en kris och har därmed rätt att fatta beslut om Region Skånes samtliga sjukvårdsresurser i brådskande situationer. Pressjouren Pressjourens kommunikatör i beredskap ingår i Regional Medicinsk Katastrof Ledning (RMKL). Vid händelser som kräver att RMKL bildar stab så går Pressjouren in som kommunikatör i RMKL. Pressjouren ansvarar för det operativa arbetet med den koncernövergripande kriskommunikationen samt samordnar kommunikationsinsatser och kommunikationsbudskap då flera förvaltningar, aktörer och funktioner är berörda av en allvarlig händelse. Pressjouren har även ansvar att vid större händelser sprida krisinformation genom att aktivera kriswebben på skane.se alternativt den externa nödwebben om den ordinarie webben är ur funktion. Vid sidan om det externa kriskommunikationsarbetet vid större händelser har Pressjouren även till uppgift att ge 9

tidiga varningssignaler om pågående kris inåt i organisation via kommunikationschefer och/eller förvaltningschefer enligt gällande linjeorganisation. Förvaltningschefen eller motsvarande ansvarar dock för information till medarbetare. Kommunikationsavdelningen organiserar och bemannar Pressjouren på uppdrag av kommunikations- och ITdirektören. På uppdrag av chefen för Kommunikationsavdelningen kan Pressjouren stödja det lokala kriskommunikationsarbetet vid omfattande händelser, i övrigt ansvarar berörd förvaltning för det lokala kriskommunikationsarbetet. 2.3.2. Lokal nivå Aktör Förvaltningschef inom hälsooch sjukvården Ansvar Förvaltningschef ansvarar för att det i förvaltningen/funktionen/verksamheten finns en aktuell, lokal kriskommunikationsplan som utgår från Kriskommunikationsplan för Region Skåne. Förvaltningschefen eller motsvarande ska omedelbart informera regiondirektören då en allvarlig händelse som negativt kan påverka Regions Skånes verksamhet inträffar eller kan förväntas inträffa. Vid allvarliga händelser som berör sjukvården ska RMKL/Tjänsteman i Beredskap (TiB) informeras via SOS Alarm. Operativt kriskommunikationsarbete Vid allvarlig intern händelse på lokal nivå ansvarar berörd förvaltning/funktion/verksamhet för det lokala kriskommunikationsarbetet i enlighet med verksamhetens lokala kriskommunikationsplan. Förvaltningschefen ansvarar för informationen till medarbetarna. Råd och stöd till förvaltningschefen lämnas i första hand av verksamhetens kommunikatör. Pressjouren ska kontaktas för samordning av kriskommunikationsinsatser vid mer omfattande, allvarliga händelser. På uppdrag av chefen för Kommunikationsavdelningen kan Pressjouren stödja det lokala kriskommunikationsarbetet vid omfattande händelser, i övrigt ansvarar berörd förvaltning för det lokala kriskommunikationsarbetet. 10

3. OM KRISKOMMUNIKATION Målsättningen med kriskommunikationsarbetet i Region Skåne är att förmedla en koncern- och regiongemensam lägesbild. Därför ska kriskommunikationen följa både Kriskommunikationsplan för Region Skåne och Region Skånes kommunikationspolicy 2 som bland annat innebär att den ska vara: Öppen Lättillgänglig Snabb Aktiv Trovärdig Begriplig Målgruppsanpassad 3.1 Målgrupper för kriskommunikation Interna Regiondirektören Kommunikations- och IT-direktören Förvaltningschefer/motsvarande Region Skånes kommunikatörer Sjukvårdsrådgivningen 1177 Medarbetare Förtroendevalda Personal hos entreprenörer Region Skånes bolag Avtalspartners Externa Medborgare Media Samverkande myndigheter, t.ex. polis, räddningstjänst, kommuner, Länsstyrelsen och Socialstyrelsen Samarbetspartners 3.2 Kanaler för kriskommunikation Kanal för informationsspridning väljs utifrån vilken målgrupp kriskommunikationen vänder sig till. För sammanhållen information är det viktigt att kommunikationen följer linjeorganisationen både vad gäller intern och extern kommunikation enligt figur 2.1. 2 Kommunikationspolicy för Region Skåne beslutades av regionstyrelsen den 29 mars 2007

Intern spridning av kriskommunikation Region Skånes interna webbplatser E-postlistor, fax-listor och sms-kedjor Möten och telefon- och videokonferenser Telefonväxel Sjukvårdsrådgivningen 1177 Extern spridning av kriskommunikation Pressmeddelanden, presskonferenser och andra mediekontakter Region Skånes webbplats (i nödsituation aktiveras kriswebben) Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) Informationsmeddelande till allmänheten via Sveriges Radio Möten Telefonväxel Sjukvårdsrådgivningen 1177 3.3 Verktyg för spridning av kriskommunikation Webben Region Skånes webbplats www.skane.se är en viktig kanal för att nå ut med kriskommunikation såväl före, under som efter krisen. I normalläge när det inte råder någon kris presenterar Region Skåne sina ansvarsområden i samband med kris samt gällande krisplaner under rubriken Krisinformation. Region Skånes förvaltningar speglar samma krisinformation från sina respektive webbplatser. Vid krisläge samlas aktuell krisinformation på denna plats. Vid större händelser som påverkar hela samhället går det även att aktivera en sk kriswebb, vilket innebär att all annan information på webbplatsen släcks ner till förmån för krisinformationen. Pressjouren ansvarar för kriswebben som endast kan aktiveras i samverkan med regiondirektören och kommunikations- och IT-direktören. Detsamma gäller för den nödwebb som Region Skåne har på extern webbplats om utifall vår egen ligger nere. Mail och sms Region Skånes mailsystem används som ett första steg med att nå ut med krisinformation internt och externt innan webben har hunnit uppdaterats. Pressjouren ansvarar för att aktuell sändlista finns till Region Skånes kommunikationschefer samt till media. Vid sidan om mailsystemet kan Pressjouren även använda särskilda smslistor för att nå ut med intern information. Mall för pressmeddelande finns i bilaga 1. WIS Det nationella webbaserade informationssystemet WIS är ett viktigt verktyg i RMKL:s krishanteringsarbete. WIS används för informationsutbyte mellan samverkande myndigheter så som kommuner, länsstyrelser, landsting/regioner och 12

centrala myndigheter. Genom att dela information om aktuellt krisläge får aktörerna bättre förutsättningar att samordna hanteringen av krisen och informationen till medborgarna. WIS används av RMKL även vid normalläge men då i form av daglig dagbok för intern spridning av information. Meddelande till allmänheten Vid olyckor eller andra allvarliga händelser som kan ge svåra konsekvenser för människor, miljö och egendom krävs det emellanåt att snabb krisinformation går ut till allmänheten. Det kan ske via radio- och tv-sändningar som meddelande till allmänheten. Myndighetsmeddelande Myndigheter kan begära att få sända meddelande i lokalradion när normal verksamhet inte längre kan bedrivas. Det kan röra sig om problem med telefonväxlar på sjukhus, störningar i infrastruktur eller liknande situationer som i ett kort perspektiv inte bedöms medföra en direkt fara för medborgarna. Meddelandet kan beställas av RMKL. VMA Viktigt meddelande till allmänheten När en fara hotar eller när situationer uppstår som kan orsaka allvarliga störningar i viktiga samhällsfunktioner, kan allmänheten i vissa tätorter varnas genom varningsmeddelande på radio och tv samt via utomhuslarmet Viktigt Meddelande. Varningsmeddelande sänds omedelbart på begäran av behörig räddningsledare eller myndighet i situationer då omedelbar risk bedöms föreligga för skada på liv, egendom eller i miljön. Meddelandet upprepas inom fem minuter till dess att faran är över. Vid mindre allvarliga händelser kan detta meddelande ersättas av informationsmeddelande för att förebygga och begränsa skador på människor, egendom eller i miljön. Informationsmeddelandet bör upprepas inom tio minuter. Om Region Skåne snabbt behöver nå ut med ett meddelande till allmänheten kan det ske via TiB eller smittskyddsläkaren som har mandat att begära ett sådant. Det görs via SOS Alarm som sedan förmedlar begäran vidare till Sveriges Radios sändningsledning som distribuerar ut det till medverkande radio- och tv-kanaler. Mallar för utformning av myndighetsmeddelande och VMA finns i bilaga 2. 4. Definitioner Här nedan definieras vanligt förekommande begrepp inom kriskommunikation. Då definitionerna av en kris kan variera utifrån vem som kommunicerar (myndigheter, organisationer, allmänhet och media) är det viktigt att tydliggöra Region Skånes koncerngemensamma definitioner så att kriskommunikationen blir enhetlig och tydlig. Allvarlig händelse Samlingsterm för händelser som är så omfattande eller allvarliga att resurserna måste organiseras, ledas och användas på ett särskilt sätt. 13

Extraordinär händelse En extraordinär händelse är en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller risk för störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av samhället. Katastrof Allvarlig händelse där tillgängliga resurser är otillräckliga i förhållande till det akuta behovet och belastningen är så hög att normala kvalitetskrav trots adekvata åtgärder inte längre kan upprätthållas. Kris Kris kan definieras på många sätt. Här menar vi en händelse som drabbar många människor och stora delar av vårt samhälle. En kris hotar grundläggande funktioner och värden som exempelvis elförsörjning eller hälsa och fred. Förtroendekris Händelser som äventyrar eller hotar förtroendet för en organisation och de värden som organisationen står för. Förtroendekriser kan komma plötsligt då de utlöses av en separat händelse, men kan också långsamt växa fram till en större kris. Beredskapsnivåer Inom sjukvården i Region Skåne finns det olika beredskapsnivåer som kan aktiveras både vid allvarliga händelser och vid hög belastningsnivå. Stabsläge Katastrofledningen vid en förvaltning, t.ex. ett sjukhus, upprättar en ledningsgrupp/stabsfunktion som håller sig underrättad om det aktuella läget och vidtar nödvändiga åtgärder. Förstärkningsläge Katastrofledningen vid ett sjukhus vidtar åtgärder för att punktförstärka viktiga funktioner inom sjukvården. Katastrofläge Alla de funktioner inom sjukvården/sjukhuset som krävs för att ta hand om ett stort antal skadade tas i anspråk och förstärkning sker av personal och utrustning. 14

Referenser Lag (2006:544) om kommuner och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Förordning (2006:637) om kommuner och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Krishanteringsplan för Region Skåne. Regionfullmäktige 2009-06-23 77. http://www.skane.se/upload/webbplatser/skaneportalenextern/kriswebben/dokument/krishanteringsplan_for_region_skane_.pdf Kriskommunikationsplan för Region Skåne. Regionstyrelsen 2009-06-09 19. http://www.skane.se/upload/webbplatser/skaneportalenextern/kriswebben/dokument/kriskommunikationsplan%20för%20region%20skåne.pdf www.msbmyndigheten.se www.krisinformation.se Bilagor Mall för pressmeddelande Mallar för Myndighetsmeddelande och Viktigt Meddelande till allmänheten 15

Bilaga 1 MALL FÖR PRESSMEDDELANDE MED VIKTIG KRISINFORMATION Pressmeddelande från Region Skåne (och t.ex. namn på ett sjukhus) 2010-01-xx, Kl. 12.00 Exempel på rubrik: Region Skåne ställer in planerade operationer på grund av pandemin Exempel på ingress: Med anledning av den pågåenden pandemin har Region Skåne och XX-sjukhuset idag beslutat att ställa in samtliga planerade operationer i Region Skåne. Beskriv händelsen och vilka åtgärder som vidtagits. -Lägg in ett eller flera uttalanden från ansvarig chef eller motsvarande. Informera om ett särskilt informationscentra har upprättats för anhöriga och allmänhet och i så fall en vägbeskrivning och/eller telefonnummer dit. Informera om ett särskilt presscentra för media har upprättats och i så fall vägbeskrivning och/eller telefonnummer dit. Avsluta med att informera om när Region Skåne räknar med att kunna uppdatera ovanstående information och på vilket sätt det kommer att ske (via webben, pressmeddelande, presskonferens osv). Mer information: Avsluta med att uppge kontaktuppgifter till Pressjour och ev ytterligare utsedda talespersoner. För mer information hänvisa alltid till www.skane.se 16

Bilaga 2 MALL FÖR MYNDIGHETSMEDDELANDE OCH VMA TILL ALLMÄNHETEN Viktig information från Region Skåne till allmänheten/boende i XX 2010-01-xx, Kl. 12.00 Skriv en tydlig och kortfattad text om: 1. vad som har inträffat 2. var det har hänt (geografiskt område) 3. vilka som kan vara drabbade 4. vilka åtgärder som är vidtagna 5. vad allmänheten bör göra med anledning av ovanstående information 6. ev tidpunkt för när händelsen kan vara över alt när ny information kan ges Textförslaget lämnas till Tjänsteman i beredskap (TiB) hos RMKL, som sedan via SOS Alarm begär att meddelandet lämnas till allmänheten via anslutna radio- och tvstationer. Är händelsen av sådan karaktär att flera myndigheter är inblandade så bör TiB stämma av texten med de andra aktörerna innan det skickas till SOS Alarm. Om händelsen innebär fara för liv, miljö och/eller egendom ska meddelandet sändas ut omedelbart, i andra fall så snart det är möjligt. Vid händelser av mindre allvarlig karaktär så kan Pressjouren via lokalradions trafikredaktion begära att ett särskilt informationsmeddelande ska gå ut om detta. Det kan t.ex. röra problem med telefonväxlar, en vattenläcka på en vårdcentral eller ändrade öppettider till följd av en akut händelse. Informationen sänds då vid speciellt angivna tider för trafik- och servicemeddelanden. I båda ovanstående fall är det viktigt att meddela när faran är över eller när felet är åtgärdat. RMKL kan alltid nås via SOS Alarm AB, tel 112. Begär Tjänsteman i beredskap (TiB) i Region Skåne. Pressjouren kan alltid nås via 044-309 39 77. 17