Elektroniskt bevarande Caspar Gielissen
Elektroniskt bevarande 30 (!) kommuner i samverkan
Deltagande kommuner Alingsås Botkyrka Eskilstuna Eslöv Falkenberg Gnesta Gävle Göteborg Järfälla Karlstad Kristianstad Kumla Kungälv Linköping Mora Norrköping Ronneby Rättvik Sandviken Sjöbo Skellefteå Skurup Sollentuna Timrå Trollhättan Uddevalla Vellinge Västerås Ånge Laholm (ny)
Varför ett elektroniskt arkiv Vital information för verksamheten bevaras. Därmed garanteras allmänhetens rätt till insyn och forskningens behov av information. Om vi inte har ett elektroniskt arkiv får vi alltså en informationsförlust!
Den tomma historieboken 1995 Postera die victor Aeneas de spoliis Mezentii trophaeum Marti eregit. Pallantis mortui corpus magno apparatu ad Evandri urbem remittit, ubi summo patris luctu excipitur. Latini oratores duodecim dierum inducias ab Aenea obtinent, et interim uterque exercitus cadavera suorum supremis honoribus prosequitur. Venulus, e Diomedis urbe redux, nullum inde spem esse auxilii, Latinis refert. Latinus rex, ea spe destitutus, convocato concilio, legatos ad Aeneam de pacis conditionibus mittendos censit. Addit Drances huic regis sententiae multa in Turnum belli auctorem convitia; quae Turnus amare, sed animose refellit. Paratum se professus singulari cum Aenea certamine commune periculum redimere. Iis ita rixantibus nuntiatur, Troiani exercitus expeditos equites planis itineribus Laurento imminere, Aeneam cum reliquis copiis per loca montibus impedita eodem contendere. Turnus cognito Aeneae consilio suas etiam copias bifariam dividit. Equites sub Camilla et Messapo troianis equitibus opponit. Ipse cum ceteris montium angustias occupat, ut Aeneam opprimat insidiis. Diana mortem Camillae praevidens, cum eam impedire non possit, saletm ultione providet: dimissa e caelo Nympha Opi, quae percussorem illius interimat. Commisso equestri proelio Camilla ab Arunte occiditur, Aruns ab Opi. Camillae nece consternati Rutuli fugam arripiunt. Cuius calamitatis nuntio ad Turnum perlato, is relictis, quas insederat, angustiis, auxilio suorum accurrit. Eodem subsequitur Aeneas. Imminente iam nocte castra utrique ante urbem collocant. 2000-talet Concordia parvae res crescunt, discordia maximae dilabuntur. Idem velle atque idem nolle, ea demum firma amicitia est. Sed fugit interea, fugit irreperabile tempus. Eventus stultorum magister est. Ad infinitum. Sub specie aeternitatis!.?
Vad händer om inget görs? Teknikens snabba åldrande Enorma datamängder Hot mot rättssäkerheten Elektronisk offentlig förvaltning
Projekt Elektroniskt bevarande En kravspecifikation som omfattar hur inleveransen till ett digitalt arkiv ser ut samt vad som ska gå att få ut ur arkivet och hur.
Begränsningar Ingen anpassning till enskilda kommuners plattformar Ett urval av processer
Processer (praktikfall) Internationella adoptioner Försörjningsstöd Betyg för gymnasieskolan
Arbetssätt Workshops varvat med eget arbete Fysiska och virtuella möten
Processorienterad förteckning Riksarkivet har beslutat om att för statliga myndigheter tillämpa ett processorienterat förteckningssätt. Detta tillämpas i detta projekt.
Strukturera information med hjälp av standarder OAIS (Open Archival Information System) ISAAR (International Standard Archival Authority Record) ISAD (G) (General International Standard Archival Description) Moreq 2 (Model Requirements Specification for the Management of Electronic Records) PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies) METS (Metadata Encoding & Transmission Standard)
Open Archival Information System (OAIS) en modell Informationspaket Bevarandeplanering Arkivbeskr. Innehållsförteckning (sökbar) Representationsinformation (struktur, semantik) Dataobjekt (fysiskt, Arkivbeskr. digitalt) förhandling SIP inleverans Incheckning AIP Data Hantering OAIS Åtkomst DIP sökning söksvar beställning utleverans Paketidentifikation (fraktsedel) Bevarande- Information (referensinfo, proveniens, kontext, äkthet) ArkiveringAIP Administration SIP = Submission Information Package / Informationspaket för inleverans AIP = Archival Information Package / Informationspaket för arkivering DIP = Dissemination Information Package / Informationspaket för spridning
Arkitektur över informationspaket
Arbetsgång Kartläggning av processer Sökmöjligheter Klassificering av kommuners verksamhet Skapande av EAC fil Skapande av EAD fil Val av attribut från PREMIS Val av attribut ur Moreq2 Mappning i METS Jämförelse med andra projekt
Hur långt har vi kommit? Vad som ska gå att få ut ur arkivet Processer kartlagda Vilka sökvägar/sökkriterier ska finnas? Klassificering av kommuners verksamhet EAC fil (ISAAR) EAD fil (ISAD(G)) Attribut ur PREMIS bestämt Attribut ur Moreq 2 snart klart METS återstår
Problem vi stött på Uttag av information med metadata ur gamla och befintliga system (closed source leverantörsberoende) Klassificering av kommuners verksamhet
Fortsättning eller vad kommer härefter Kravspecifikation och upphandling av ett digitalt arkiv Kompetens nätverk (utbyggnad) Äkthet (autenticitet) och säkerhet Databärare och rutiner Records continuum
Allmänna reflexioner Kommuner liknar varandra vilket underlättar samverkan Processer är beskrivna på olika sätt Många mjuka frågor Krav på leverantörerna Stor samarbetsvilja mellan olika aktörer
Egna reflexioner Utgår från verksamheten, IT som tjänst Arkivet och IT ska vara med från början Myndighetsövergripande samarbete Och framförallt...
Vinster Tidsbesparing: verksamheten har direkt åtkomst till gammal information Service: direkt tillgång för externa parter, t.ex. forskare, myndigheter, allmänheten Var: ett elektroniskt arkiv kan fysiskt ligga var som helst men finns ändå runt hörnet
Gör det nu! Dagens verksamhetssystem är morgondagens arkiv Och det blir allt mer!
Frågor? Östen Jonsson (projektledare), osten.jonsson@ldb-centrum.se Caspar Gielissen (teknisk deltagare), cas.gielissen@eskilstuna.se