Digital arkivering. Börje Justrell/

Transkript

1 Digital arkivering Börje Justrell/

2 Innehåll Bakgrund Vad ska bevaras? Hur gör man?

3 Pappersarkiv kan vara en utmaning i sig

4 liksom det elektroniska arkivet!

5 Konsekvenser Till skillnad från pappershandlingar fordrar digital handlingar särskilda tekniska åtgärder för att kunna bevaras återsökas tillgängliggöras användas

6 Bevarandeaspekter att beakta FYSISKT BEVARANDE Beständigheten över tid TEKNISKT BEVARANDE Utvecklingen av hård- och mjukvara ÄKTHETSBEVARANDE BEVARANDE AV KONTEXT Integritet, autenticitet Sammanhang,dokumentation

7 En modern arkivarie?

8 Arkiven en förutsättning för en god e-förvaltning! Tilliten bygger på Insyn och Trovärdighet Myndigheterna ska kunna Garantera autenticiteten över tid Fysiskt och tekniskt bevara elektroniska dokument över tid Återsöka och tillgängliggöra elektroniska dokument över tid och därigenom göra det möjligt att nyttja dem i medborgarorienterade lösningar.

9 The scientists view The last decade and a half has produced more records than any previous similar period of human activity. The fact, that the majority of these records is less reliable, retrievable or accessible than ever before, is one of the ironies of the modern information age (Prof Luciana Duranti 1999)

10 Den tomma historieboken Seklet började med dasd aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. jdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. 21st century Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. The End

11 Vad görs för att lösa problemen?

12 -Ny målbild! Långsiktigt säkrad tillgänglighet och användbarhet för insyn - kultur - kunskap

13 - Ett nytt sätt att arbeta Komplexiteten i den digitala arkivbildningen gör att arkivaspekterna måste in tidigt redan när de digitala dokumenten skapas - för att tillgänglighet och användbarhet ska kunna garanteras i ett längre perspektiv.

14 En process Records creator Running system Appraisal Convert system to archival formats Dec of transfer Prepare system for transfer Archival description of system Transfer control Send Archival institution Checking Acceptance Long term preservation Citizens Authorities Migration Retrieval End-user

15 - Nya samarbetsformer Arkiv - bibliotek - museer Företag Forskning

16 Lessons Learned. Under de två senaste decennierna har fokus flyttats från att försöka finna den ideala lösningen för långsiktigt digitalt bevarande till att värdera fördelarna och riskerna med olika bevarandestrategier, och att definiera praktiska lösningar baserade på standards, som tillämpar olika sådana strategier samtidigt.

17 Lessons Learned. Digital information grows, lives and dies, and the task of keeping this information alive requires frequent adaptations to and perpetual evolution of the digital repository systems. Rather than making temporary plans in the hopes of a future permanent solution, it would be prudent to think of digital preservation as an evolving, everchanging ecosystem. What is needed is a permanent strategy for handling perpetual changes

18 Olika Records Management (RM) lösningar Det finns idag ett antal olika lösningar för det man utomlands kallar Records management. Normalt följer de någon av följande modeller: All data lagrad i ett enda system, ofta som del av en större lösning som t ex ett ERMS (Electronic Records Management System) Data lagras i den applikation som skapat informationen, men lagringen hanteras av en stand alone RM applikation Det finns också hybridlösningar där delar av båda modellerna tillämpas.

19 Reference model Callcenter Caseworker Archivist Other systems Provide Provide help help Store document View View Create Create Process Process? Other systems Describe Describe Search Search Employers Receive Distribute Distribute Metadata Documents in files Administrative document Forms Templates Archive Archive Deliver Citizens National Archives Citizens Arrival archive Open Open Register Register Search/FAQ Search/FAQ Edit Edit Publish Publish Citizens Create/modify Create/modify View View Local and public applications Complement ary information

20 Vad ska bevaras och hur länge? Regleras normalt i lagstiftning: Offentlig sektor: Tryckfrihetsförordningen, arkivlagen och arkivförordningen; Riksarkivet beslutar om föreskrifter och allmänna råd som publiceras i Riksarkivets författningssamling (RA-FS). Finns tillgängliga på Privat sektor: speciallagstiftning som bokföringslagen, skattelagstiftningen etc För digitalt bevarande gäller generellt att förutom själva bevarandeobjekten (record/handling etc) måste även en omfattande dokumentation/metadata bevaras för att dessa objekt ska kunna bevaras, återsökas, förstås, tillgängliggöras och användas.

21 Arkivariens verktygslåda

22 de facto standards ICA (International Council on Archives) har gett ut metadatastandarder för att beskriva handlingar/records och auktoriteter/arkivbildare: the International Standard on General Archival Description ISAD (G) the International Standard on Archival Authority Records for Cooperative bodies, Persons, and Families ISAAR(CPF).

23 . de facto standards Idag finns det också utbytesformat för data som anknyter till dessa metadatastandarder: Encoded Archival Description (EAD) till ISAD (G) Encoded Archival Context (EAC) till ISAAR (CPF).

24 de facto standards För funktionskrav på ERMS (electronic records management systems) finns t ex : United Kingdom (Functional Requirements for Electronic Records Management Systems) 1999 and cords/reqs2002 DLM-forum (MoReq 2: Model Requirements for Management of Electronic Records)

25 ISO standards The International Standardisation Organisation (ISO) har antagit ett antal standarder av betydelse för records management och archives management, t ex på operationell nivå the Records Management Standard ISO 15489, på metadata nivå Records Management Processes for Metadata the ISO and 2 på konceptuell nivå the Reference Model For an Open Archival Information System ISO 14721, på formatnivå the Electronic document file format PDF/A for long-term preservation ISO :2005 och TIFF (Tagged Image File Format) ISO 12639:2004

26 ISO standards Meta data ISO Technical Committee ISO/TC 46 (Information and Documentation) har givit ut de tekniska rapporterna ISO/TR Information and Documentation Records Management Processes Metadata for Records Principles ISO/TR Information and Documentation Records Management Processes for Metadata Conceptual and Implementation Issues

27 . handböcker, guidelines etc T ex Electronic Records: A Workbook for Archivists. ICA Study 16 ( Hand books and guidelines in digitisation Digital Preservation Management: Implementing Shortterm Strategies for Long-term Problems

28 OAIS Open Archival Information System reference model International Standard, ISO Referens och konceptuell modell Gemensam förståelse för olika berörda Övergripande modell för fortsatt standardisering Fokus på elektroniska arkiv

29 Open Archival Information System (OAIS) Informationspaket Bevarandeplanering Arkivbeskr. Innehållsförteckning (sökbar) Representationsinformation (struktur, semantik) Dataobjekt (fysiskt, Arkivbeskr. digitalt) förhandling SIP Incheckning inleverans AIP Data Hantering OAIS Access DIP sökning söksvar beställning utleverans Paketidentifikation (fraktsedel) Bevarande- Information (referensinfo, proveniens, kontext, äkthet) ArkiveringAIP Administration SIP = Submission Information Package / Informationspaket för inleverans AIP = Archival Information Package / Informationspaket för arkivering DIP = Dissemination Information Package / Informationspaket för spridning

30 XML-standards i anslutning I OAIS - modellen Förutom EAD (som beskriver arkivbestånd), EAC (som beskriver auktoriteter) och ERMS (som beskriver ärende- och dokumenthanteringssystem) finns idag en flora av XML-standarder som ADDML (Archives Data Description Markup Language) beskriver levererade databasfiler (utvecklat av norska Riksarkivet) SIE-XML (Standard import/export XML) beskriver och innehåller räkenskapsinformation

31 XML-standards i anslutning I OAIS - modellen PREMIS (PRreservation Metadata: Implementation Strategies) bevarandemetadata i anslutning till OAISmodellen (utvecklat av internationella biblioteksorganisationen OCLC/RLG) METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) ger möjligheter att beskriva ett digitalt paket ur ett stort antal aspekter (utvecklat av Digital Library Federation i USA)

32 Generell arkitektur för SIP SIP/(AIP) METS EAD Package level Preservation metadata PREMIS Authority records EAC Archival Description EAD Archival structure level Records management systems ERMS OR Economical systems SIE-XML OR Data bases [ ADDML] OR Other systems [to be defined] System structure level Specific metadata Ex Style sheet Context metadata Ex Manual Digital Data object Digital Data object Digital Data object Physical Data object (Ex: XSLT / XSL-FO) (Ex: PDF/A) (Ex: TIFF, XML, PDF/A, ASCII, ) (Ex: Paper document, ) Object level

33 Slut Kontaktuppgifter: