Verksamhetsplan 2016-2018 Ordförande: Dieter Wagner Förvaltningschef: Harrieth Forsberg Innehållsförteckning Sidnr Sammanfattning 1 Planeringsförutsättningar och omvärldsanalys 1 Mål och riktlinjer för verksamheten 3 Organisationsbeskrivning 3 Verksamhetsbeskrivning 3 Förändring, utveckling och trender 5 Personalförhållanden 6 Ekonomi driftbudget 2016-2018 7 Omsättningstal och nyckeltal 7 Investeringsplan 2016-2020 7 Planeringsförutsättningar och omvärldsanalys (fokus på viktiga budgetförutsättningar inkl förändringar av lagar) Förändring av organisation Kommunfullmäktige beslutade om en ny nämndorganisation from 2011. En upphandlingsnämnd utsågs med 5 ledamöter med ansvar för kommunens inköpsverksamhet och kommunens upphandlingsavdelning bildade ny förvaltning under upphandlingsnämnden. Upphandlingsförvaltningen har under 4 år byggt upp en förvaltning med allt vad det innebär av ändrade rutiner och utökade arbetsuppgifter. From 2015 har upphandlingsnämnden utökats med ytterligare 5 ledamöter. Förändringar av lagstiftning Förändringarna och skärpningarna i upphandlingslagstiftningen har lett till att fler följer regelverket och att fler upphandlingar konkurrensutsätts. Upphandlingar som bryter mot reglerna kan leda till att avtal ogiltigförklaras. Upphandlande myndigheter och enheter kan dömas att betala en upphandlingsskadeavgift. Upphandlingsskadeavgiften vid otillåten direktupphandling innebär att antalet regelrätta upphandlingar på sikt kommer att öka. From 1 juli 2014 infördes nya värden för direktupphandling, vilket innebär att man kan direktupphandla till ett värde av 505,8 kkr. En upphandlande myndighet eller enhet som använder sig av direktupphandling ska anteckna skälen för sina beslut och annat av betydelse vid upphandling, dvs det införs även en dokumentationsplikt om upphandlingens värde överstiger 100 kkr. För att skapa incitament för upphandlande myndigheter och enheter att integrera miljöhänsyn och sociala hänsyn i sina upphandlingar har det förts in en bestämmelse i upphandlingslagarna om att miljöhänsyn och sociala hänsyn bör beaktas vid upphandling. Möjligheten att ställa t.ex. etiska krav på hur en vara är producerad innebär att det ställs nya krav på bl.a. uppföljning av leverantörer. Elektroniska auktioner, dynamiska inköpssystem och konkurrenspräglad dialog är nya upphandlingsformer, vilket bl.a. kräver ökat IT-stöd. Förändringarna i LOU och annan lagstiftning påverkar i stor utsträckning upphandlingsförvaltningen och innebär att vi måste se över och anpassa vår verksamhet. Upphandlingsutredningen 1
Upphandlingsutredningens slutbetänkande innehåller en 50-punktslista med olika förslag som innebär en revidering av upphandlingsreglerna i Sverige. Utredningens huvudbudskap är att bredda perspektivet på offentlig upphandling från juridiken i riktning mot den goda affären" och samtidigt ta ett strategiskt helhetsgrepp om frågan, både inom enskilda myndigheter och på nationell nivå. Utredningen pekar bla på vikten av att lyfta upphandlingsfrågorna till ledningsgruppen och föreslår skärpta regler för avsteg från ramavtal. Distributionscentral Logistikenheten kommer att titta på möjligheterna till samlade leveranser från leverantörerna och avsikten är också att upprätta separata transportöravtal för att kunna välja vilket som är fördelaktigast, både kostnads- och miljömässigt. Ytterligare interna transporter kommer att samordnas och läggas in i turbilsschemat. Översyn av behovet av mellanlager utav varor som det är jämn genomströmning av (t.ex. kopieringspapper o.dyl) kommer att göras i samband med nya upphandlingar. Fordonshantering Logistikenheten skall tillsammans med fordonsansvarig på förvaltningarna verka för en enhetligare kravspecifikation med bla gällande miljökrav på fordonsparken, gemensamma serviceavtal, samordning av fordonshantering mm. Administration och upphandling av samtliga fordon ligger på Upphandlingsförvaltningen, därför bör även budgetansvaret för samtliga fordon i kommunen flyttas dit. Övrigt Upphandlingsförvaltningen avser att öka informations- och utbildningsinsatserna avseende kommunens upphandlingsregler och ramavtalens status och avrop från dessa. Vi kommer att medverka i utveckling och införande av beställningssystem och elektroniska handelsplatser. Upphandlingsförvaltningen har för avsikt att under 2015 producera instruktionsfilmer eller s.k hjälpfilmer för att hjälpa användaren som nyttjar beställnings- och fakturasystemet. Upphandlingsförvaltningen bör vara med i ett tidigt skede när budgeten är fastställd. Syftet med detta är att kunna göra en tidplan för kommande upphandlingar och att det ges möjlighet att samordna behoven i kommunen. Idag hamnar vi ofta i tidsnöd, p.g.a. att vi erhåller uppdraget för sent, vilket kan innebära en mindre bra upphandling eller tom en otillåten direktupphandling. Upphandlingsförvaltningen ska också vara en del av den projektgrupp som tilldelas medel och resurser inför entreprenadupphandlingar och strategiska kommunövergripande upphandlingar Mål och riktlinjer för verksamheten (följer kommunens målstyrningsmodell) Förvaltningsmålen: Öka effektiviteten i de offentliga utgifterna Varje upphandling skall ske utifrån affärsmässiga grunder och principer Organisationsbeskrivning (helst schematisk bild) 2
Upphandlingsnämnden Upphandlingsförvaltning Upphandlingsenhet Fakturaenhet (Elektronisk handel) Logistikenhet Verksamhetsbeskrivning (strukturerad, kortfattad och indelad i lämpliga block) Upphandlingsnämnden Upphandlingsnämnden ansvarar för kommunens upphandlingsverksamhet samt att upphandlingarna genomförs enligt gällande upphandlingslagstiftning samt i enlighet med kommunens särskilda föreskrifter/beslut/delegationer. Upphandlingsnämnden har det strategiska och övergripande ansvaret för konkurrensfrågorna inom kommunen. I detta ansvar ingår bl a Att svara för riktlinjer, tillämpningsanvisningar och tolkningsfrågor Att ansvara för övergripande frågor som rör utvecklingen av konkurrensutsättningsfrågor Att vara den enda instans som externa utförare ska vända sig till Upphandling Lagen om offentlig upphandling LOU ställer krav på kommunen vid upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. Lagen reglerar kommunernas upphandlingar såväl över som under de tröskelvärden EU:s direktiv anger. Lagen är tvingande, vilket innebär att kommunen är hänvisad att följa det detaljerade regelverket vid varje upphandling eller inköp. Den totala inköpsvolymen för kommunen gällande varor, tjänster och entreprenader är ca 500 miljoner SEK per år. Varor och tjänster som köps frekvent upphandlas genom ramavtalsupphandlingar. Avtal tecknas med leverantören avseende ett visst varusortiment ur vilket beställarna avropar efterhand. Kommunen har idag ca 300 löpande ramavtal, ca 60 av dessa avtal gäller leverantörer som finns i kommunen. Avtalstiden är mellan 1-4 år. Förutom ramavtalsupphandling utförs ett antal objektsupphandlingar, prisförhandlingar inför förlängningar mm löpande. Upphandlingsförvaltningen har under 2014 genomfört ett 100-tal upphandlingar. Uppföljning Uppföljning av ingångna avtal är en del av upphandlingsprocessen och uppföljning sker idag bl.a. genom kontroll av fakturor och återkommande avstämningar med beställare och leverantörer. En särskilt viktig del i detta är samrådsgruppens roll vid avtalsuppföljning, då gruppens medlemmar skall vara lyhörda för alla slags avvikelser i t.ex. priser, transporter emballage och delge upphandlare för sammanställning och ev. åtgärd Leverantörsfakturor Värnamo kommun får årligen ca 75000 fakturor. Under 2014 inkom dock ett större antal sent i december månad och volymen slutade på ca 100 200 st. Fakturorna skickas från leverantörerna per post till upphandlingsförvaltningen där de scannas och teckentolkas eller som elektronisk fakturafil där 3
det sker en automatisk ankomstregistrering. Under år var andelen elektroniska fakturor 79%. Upphandlingsförvaltningen arbetar aktivt med att få in fler leverantörer som skickar elektroniska fakturor och ser kontinuerligt över hur man kan effektivisera beställningsfarandet, ex genom att införa elektronisk handel, minska den manuella hanteringen av fakturorna genom att få dem elektroniskt från leverantörerna. Elektronisk handel Värnamo kommun har idag ca 1000 beställare och/eller attestanter i beställningssystemet Inköp & Faktura som utbildas kontinuerligt i riktade workshops för förvaltningarna. Under året har 8 st workshops genomförts. Avsikten är att utöka andelen beställare som är utbildade och även utöka andelen elektroniska beställningar inom nya varu- och tjänsteområden. Distributionscentral Distributionslösningen består av följande huvudkomponenter, Logistiksamordning och utveckling inkl kundtjänst, drift av distributionslösning och transporter mellan distributionscentral och kommunens leveransmottagare. Det upprättade nätet av fasta turer skall bygga på maximal samlastning enligt principen CrossDocking och entreprenören ansvarar för att turbilsnätet optimeras utifrån leveransmottagarnas behov och önskemål. Varudistributionscentralen startade 1 mars 2010 enligt tidplan och samtliga varuområden är inlagda i centralen. Avtalet med vår distributör är förlängt till februari 2016. En översyn av kostnadsbilden ska göras inför 2015-2016. Fordonshantering Upphandlingsförvaltningen är from 2012 systemansvarig och ansvarig för administrationen av alla fordon i kommunen (ca 300 st) och för bilpoolen. Upphandlingsförvaltningen handhar även den praktiska hanteringen/skötseln av ett 100-tal av kommunens fordon, av dessa ingår 15 fordon i bilpoolen vid stadshuset. Upphandling av däck och samordning av däckförvaring har genomförts liksom utarbetande av rutiner för hantering av tankkort och fordonsnycklar. Erbjudande om personalbil har utretts och har erbjudits till tillsvidareanställda i kommunen. Ett antal beställningar har gjorts. Logistikenheten svarar för den praktiska hanteringen. Förändring, utveckling och trender (fokus på framtiden - längre än tre år) Genom att inrätta en särskild förvaltning och nämnd för offentlig upphandling med det strategiska och övergripande ansvaret för utvecklingen av offentlig upphandling och konkurrensfrågorna tydliggörs såväl ansvar som den politiska tyngd som offentlig upphandling rätteligen borde ha. De upphandlingsstödjande insatserna behöver stärkas. Ett centralt placerat expert- och kunskapscentrum för offentlig upphandling med ansvar för alla viktiga stöd- och utvecklingsfunktioner blir då en viktig del. En annan viktig del är att fortsätta utveckla metoder och instrument för att mäta effektiviteten inom offentlig upphandling på mera övergripande nivåer, såsom inom upphandlande enheter och dess verksamheter. Det är också nödvändigt att bättre ta tillvara den kunskap och de erfarenheter som görs tillgängliga genom extern och intern revision. Det finns ett par områden inom offentlig upphandling som står i fokus. Närproducerat är ett sådant. Många upphandlare brottas med lösningar för att låta små, lokala leverantörer få delta i upphandlingen, inte minst inom livsmedelsområdet. 4
Vi måste höja målsättningen för upphandling inom områden som miljö, etiska och sociala hänsyn. Förslag på fokusområden är livsmedel, transporter och fordon. Plan för hållbar upphandling med ett antal åtgärder och satsningar har föreslagits för 2014-2016 vilka har antagits i kommunfullmäktige. Det är troligt att ökade krav vid upphandling kommer att synas i ökade inköpskostnader. Hur förenas dem med uppdraget att upphandla kostnadseffektivt. En viktig nyckel för att lyckas ligger i uppföljningen. Utveckling fortsätter av tekniska stödverktyg såsom kommunens upphandlingsstöd med funktioner som underlättar uppföljning. Upphandlingsförvaltningen har på uppdrag av upphandlingsnämnden upphandlat ett inköpsanalyssystem. Tilldelad leverantör heter Bubo bubo A/S och är ett danskt företag med ett 30-tal kommunkunder i Danmark. Systemet ger Värnamo kommun en möjlighet att granska verksamheternas inköp ner på artikelnivå med bl.a. funktioner som ger uppslag för nya upphandlingsområden, priskontroll samt översyn av avtalsartiklar. För att arbetet med inköpsanalyssystemet ska få effekt i kommunens verksamheter, kommer upphandlingsförvaltningen att samla representanter från varje förvaltning som ska bidra med utformningen och hanteringen av de rapporter som systemet genererar. Planeringen för detta arbete inleds under mars 2015 och systemet förväntas vara färdigimplementerat under 2015. Målen med arbetet med inköpsanalyssystemet är att öka avtalstroheten, identifiera utbildningsbehov i beställarorganisationen, effektivisera priskontrollen samt underlätta och förbättra utformningen av förfrågningsunderlagen i framtida upphandlingar. Tydliga direktiv från kommunledningen är en förutsättning för en ökad samverkan mellan kommunen och de kommunala bolagen samt gränsdragningen och ansvaret för tekniska kontorets entreprenadupphandlingar. Upphandling ska användas som ett verktyg för att förbättra samhället på väldigt många plan. Upphandlande myndigheter står inför allt ökande kunskapskrav. Upphandlare skall inte bara ha kompetens inom sitt kunskapsområde utan även ha kunskap om verksamhetens behov, idag och inte minst imorgon. För att inte tala om kunskap om anbudsgivarens situation där mötet mellan kunden och leverantören är det intressanta. Ett annat fokusområde kommer att vara valfrihetsfrågor. På konkurrenslagssidan är det frågor om etableringshinder eller bristfällig konkurrens som kommer att belysas, med fortsatt satsning på konkurrensfrämjande åtgärder och internationellt samarbete. Upphandlingsförvaltningen arbetar för att utöka andelen elektroniska beställningar genom att möjliggöra för beställarna att nyttja Inköp & Faktura i högre utsträckning. Detta genom att finna nya lämpliga avtalsområden lämpliga för elektroniska beställningar. Aditro planerar under 2015 en större uppgradering av sin systemplattform, vilket ger förhoppningar på att förenkla förfarandet att ansluta fler leverantörer på kortare tid. Upphandlingsförvaltningens avsikt är dock att avvakta ett fullt fungerande flöde innan uppgradering är aktuell. Vår framtida uppgift blir kanske att skapa fungerande interaktiva infrastrukturer för e-avrop och logistik av både varor och tjänster samt att hantera samhällets värderingar i upphandlingssammanhang. Sammantaget så blir inköpsfunktionen något helt annat än vad den har varit. 5
Personalförhållanden (beskriv större behov/övertaligheter och förändring samt kompetensutvecklingssatsningar/-behov) Upphandlingsförvaltningen består idag av 14 personer: Förvaltningschef, logistikansvarig, 5 upphandlare (varav 1 även ansvarar för Elektronisk Handel) Övriga hanterar kommunens leverantörsfakturor och förvaltningens administration och fordonshantering. Vi kan se ytterligare behov av tjänster 2016-2018: På fakturaenheten finns behov av ökat stöd från it-avdelningen vad gäller systemuppgraderingar och systemförvaltning vad gäller kommunens beställnings- och fakturasystem. Efterfrågan av kompetensutveckling inom upphandlingsområdet kommer att öka de närmsta åren pga. förändringar i upphandlingslagstiftningen. Upphandlingsförvaltningen som är en egen förvaltning behöver även tjänster vad gäller ekonomi och övrig administration Kompetensutvecklingsinsatser: Certifiering/diplomering av upphandlare Kompetens inom miljöområdet och vad gäller sociala och etiska krav då det blir ökade krav i upphandlingar. Kompetens inom entreprenadjuridik. Projektledning Systemförvaltning Nämndens äskanden utöver budgetram Upphandlingsförvaltningen VHT 04500 2016 2017 2018 Utbildningsinsatser 100 100 100 Administrativa tjänster 500 500 500 Summa totalt Ursprunglig Ram 7850 7775 7775 Ny Ram 8450 8375 8375 Ekonomi driftbudget 2015-2017 (belopp inkl ev. äskanden) DRIFTVERKSAMHET Bokslut Bokslut Budget Budget Budget Budget Nettobelopp i kkr 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Upphanlingsförvaltningen 5 357 5 843 6 368 6 596 6 521 6 521 Upphandlingsnämnden 346 987 482 482 482 482 Fordonshanteringen 1 231 331 1 400 1 372 1 372 1 372 NETTOKOSTNAD 6 934 7 161 8 250 8 450 8 375 8 375 Omsättningstal och nyckeltal (minst två år bakåt, innevarande år och kommande tre år) 6
Bokslut Bokslut Budget Budget Budget Budget 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Fakturahantering Antal fakturor scanning 26 695 21 136 24 000 24 000 24 000 24 000 Antal fakturor elektroniska 46 936 78 785 53 000 54 000 55 000 56 000 Antal fakturor manuella 0 0 0 0 0 0 Totalt 73 631 99 921 77 000 78 000 79 000 80 000 Andel elektroniska fakturor 64% 79% 69% 69% 70% 70% Upphandling Antal upphandlingar 80 109 100 105 100 110 Antal förlängningar av avtal 82 22 50 50 70 30 Antal upphandlingar TK i e-avrop 16 13 18 20 20 20 Totalt 178 144 168 175 190 160 Investeringsplan 2016-2020 (lämnas även separat i särskild mall) Budget Budget Budget Budget Budget Belopp i kkr Projektnr Projektblad 2016 2017 2018 2019 2020 Inventarier 100 100 100 100 100 Kopiator, Scanner 60 60 Minibussar 100 100 100 100 100 SUMMA INVESTERINGAR 260 260 200 200 200 7