PAJALA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(17) Plats och tid Kommunförvaltningen, 2015-03-23, kl 1300-1640 ande Britta Tervaniemi, V Laila Mäki, S, 1-6 Anita Weinz, NS Eva Alldén, V, 7-14 Övriga deltagande Eva Alldén, V Lena Jatko, kommunchef Gösta Lindmark, chef personal- och löneenheten Elin Niemi, personalkonsult Charlotta Erkheikki, personalkonsult Utses att justera Justeringens plats och tid Kommunförvaltningen 2015-03-26 Underskrifter Sekreterare... Paragrafer 1-14 Gösta Lindmark Ordförande... Britta Tervaniemi Justerare...... Laila Mäki 1-6 Anita Weinz 7-14 Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Personalutskottet 2015-03-23 Datum för anslags uppsättande 2015-03-26 Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet Underskrift... Inga-Lill Ängsund Datum för anslags nedtagande 2015-04-17
PAJALA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(17) Ärenden 1 Personal- och kompetensförsörjning 2 Arbetsordning mellan politiker och tjänstemän i Personalutskottet 3 Information om Lönepolicyns efterlevnad 4 Avtal för chefer (80% löne efter upphörande av förordnande) 5 Riktlinjer för kommunfesten 6 Delegationsförändringarnas konsekvenser 7 Feriearbeten 8 Jämställdhets- och mångfaldsplan 2015 2017 9 Nytt bilavtal, BIA 10 Förfrågan om bruttolöneavdrag för ögonoperation 11 Chefsrapport 12 Meddelanden 13 Anmälan av delegationsbeslut tiden 2014-12-01 2015-03-12 14 Krav på Alkolås vid upphandling av leasingbilar
PAJALA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3(17) 1 Dnr KS 2014.289 023 Personal- och kompetensförsörjning Förtroendevalda revisorer i Pajala kommun har granskat om kommunstyrelsen vidtagit åtgärder mot bakgrund av revisorernas tidigare granskning gällande personal- och kompetensförsörjning (februari 2013) samt om socialnämnden följer kommunövergripande personalpolitiska riktlinjer gällande kompetensförsörjning. sunderlag Revisionsrapport november 2014 Revisionsskrivelse 2014-11-24 Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 2015-01-26, 1. Personalutskottet uppdrar till förvaltningen att utarbeta förslag till mätbara mål utifrån vision 2015. Förslag på mätbara mål mot visionen för 2015 och framåt med inriktning mot personalförsörjning främst inom vården överlämnas till kommunstyrelsen för antagande. Protokoll skickas till Kommunstyrelsen
PAJALA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4(17) 2 Dnr KS 2015.80 025 Arbetsordning mellan politiker och tjänstemän i Personalutskottet Personalutskottets roll jämfört med tjänstemännens. Genomgång av delegationsordning från kommunstyrelsen till personalutskottet 1994-01-01 samt delegationsordning för beslutanderätt i personalärenden 2013-12-16, allmänna anvisningar och bilaga. Personalutskottet beslutar lägga informationen till handlingarna.
PAJALA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5(17) 3 Dnr KS 2015.81 024 Information om Lönepolicyns efterlevnad Chef för personal- och löneenheten Gösta Lindmark informerar om olika praktikfall där lönen förändrats mellan revisionstillfällena. Mark/GIS-handläggare Bygglovshandläggare Miljöinspektör AFIS Checkin Personalutskottet påtalar det viktiga i att lönepolicyn efterlevs för att undvika kostnadsökningar. Informationen till handlingarna. Protokoll skickas till Samtliga ledare
PAJALA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6(17) 4 Dnr KS 2015.82 023 Avtal för chefer (80% lön efter upphörande av förordnande). En följd av strukturförändringar kan bli en ändrad ledarorganisation. Nämnderna behöver därför ha ett system för att hålla koll på när i tiden chefsförordnanden löper ut. Därför föreslås att förvaltningschefer uppmärksammar sina nämnder på de förordnanden för chefer som går ut under verksamhetsåret två ggr per år. Personalutskottet beslutar att information till nämnderna ska ges två ggr per år via förvaltningscheferna som förslaget anger. vid avvikelser i samband med kontraktsanställningar tas av Personalutskottet. Protokoll skickas till Kommunchef Lena Jatko Socialchef Maj-Lis Ejderlöf Kultur- och utbildningschef Leif Rönnbäck
PAJALA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7(17) 5 Dnr KS 2014.292 026 Riktlinjer för kommunfesten Kommunstyrelsen beslutade 2015-01-13, 2, återremittera riktlinjerna för översyn i sin helhet till personalutskottet. Personalutskottet beslutar att kommunfesten genomförs enligt tidigare avseende anställda. Däremot kommer politiker inte att bjudas in år 2015. Personalutskottet beslutar vidare att översyn av riktlinjerna görs inför kommunfesten 2016. Protokoll skickas till Chef för personal och löneenheten
PAJALA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8(17) 6 Dnr KS 2015.80 025 Delegationsförändringarnas konsekvenser. a) hur fungerar anmälningar av delegationsbeslut. b) hur hanteras avvikelser. Alla beslut som berör särskilda delegationer till chefen för personal- och löneavdelningen avseende hela kommunförvaltningen tas nu efter samråd med kommunstyrelsens ordförande. Anmälningar av delegationsbeslut kan förbättras genom att de beslut som kommer in efter att annan part undertecknat dem synkroniseras i registreringen och att kopia läggs till personalutskottets handlingar istället för orginal. För att öka tillgängligheten för ledamöter kan beredningen ta ut t ex tre beslut som sedan redovisas särskilt vid sammanträdet. Avvikelser är väldigt sällsynta men kan hanteras genom en diskussion med delegaten. Personalutskottet beslutar att förteckning över antalet beslut per chef ska finnas med i dagordningen. Chef för personal- och löneenheten redogör för personalutskottet för de avvikelser som observerats. Protokoll skickas till Chef för personal- och löneenheten
PAJALA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9(17) 7 Dnr KS 2015.79 020 Feriearbeten Feriejobb är en insats som är ett led i arbetet med den framtida personal- och kompetensförsörjningen och ger oss möjlighet att visa ungdomar vilka yrkesvägar den kommunala sektorn har att erbjuda. Pajala kommuns målsättning med feriejobben är bland annat att ge ungdomarna en positiv arbetslivserfarenhet, öka kunskapen och intresset för välfärdsjobben samt marknadsföra kommunen som en attraktiv arbetsgivare. Kommunen erbjuder idag feriejobb till samtliga ungdomar som avslutat årskurs 1 och 2 på gymnasiet. Förutom våra kommunala arbetsplatser har kommunen samarbetat med företag och föreningar för att få ihop tillräckligt med platser till ungdomarna. Vid dessa samarbeten har kommunen stått för halva personal- och lönekostnaden. Anledningen till att kommunen inte enbart kunnat erbjuda feriejobb på kommunala arbetsplatser beror på att vi haft fler ungdomar i förhållande till platser. De senaste åren har vi däremot haft svårigheter att fylla de kommunala verksamheternas önskemål om feriearbetande ungdomar. Med dagens bestämmelser har samtliga ungdomar en arbetstid på 8 timmar/dag exkl. rast. Om arbetstiden skulle minskas till 6 timmar/dag skulle samtliga ungdomar kunna erbjudas tre veckors feriearbete utan en ökad kostnad. Enligt en enkätstudie beträffande feriejobb som Sveriges Kommuner och Landsting gjorde 2013 erbjöd majoriteten av de tillfrågade kommunerna tre veckors feriejobb med en arbetstid som låg mellan 4-7 timmar/dag. En kortare arbetsdag är dels rimligare med hänsyn till ungdomarnas ålder men det ger också handledarna bättre förutsättningar att kunna avsätta tid till handledning. Målsättningen bör därmed vara att de feriejobb vi erbjuder också ska vara av god kvalitet. En kortare arbetstid skulle underlätta för handledarna att under arbetsdagen hinna ge ungdomen den introduktion och handledning som krävs för att uppnå målsättningen med feriejobben. Genom att sänka arbetstiden kan vi förutom att ge handledning av bättre kvalitet även erbjuda samtliga i årskurs ett och två en ferieperiod som omfattar tre veckor. sunderlag Personalkonsult Elin Niemis tjänsteskrivelse, 2015-03-09 och 2015-03-18.
PAJALA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10(17) 7 forts. Till feriearbete anvisas enbart platser vid kommunala verksamheter. Samtliga ungdomar som erbjuds feriejobb erhåller en period som omfattar tre veckor. Den totala arbetstiden som erbjuds omfattar totalt 90 timmar, det vill säga 6 timmar/dag, 30 timmar/vecka. Detta innebär en minskning av den totala arbetstiden för ungdomar i årskurs två med totalt 30 timmar och en ökning för ungdomar i årskurs ett med totalt 10 timmar. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Protokoll skickas till Elin Niemi, personalkonsult
PAJALA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11(17) 8 Dnr KS 2015.78 026 Jämställdhets- och mångfaldsplan 2015 2017 Arbetet med jämställdhets- och mångfaldsplan för 2015-2017 pågår. I förslaget föreslås en förtydligad arbetsordning och ansvarsfördelning. Målet är att systematiskt planera, genomföra och följa upp jämställdhets- och mångfaldsarbetet i organisationen. Detta avser att förtydliga hur vi ska arbeta. Själva målområdena följer diskrimineringslagens och CEMR-deklarationens ("den europeiska deklarationen för jämställdhet mellan kvinnor och män på lokal och regional nivå") krav på aktiva åtgärder och svarar på vad vi ska arbeta med. sunderlag Jämställdhets- och mångfaldsplan 2015 2017. Personalutskottet beslutar uppdra till Personal- och löneenheten att före beslut i frågan samverka med de fackliga organisationerna: - dels beträfffande förslag till riktlinjer för jämställdhets- mångfaldsarbete, - dels beträffande föslag till jämställdhets- och mångfaldsplan för åren 2015-2017.
PAJALA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12(17) 9 Nytt bilavtal, BIA Enligt Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, så har Pajala kommun inte rätt att göra upp med anställda om att betala ut någon lägre ersättning än vad BIA avtalet anger dvs. 2:90 kr per kilometer. Detta innebär att man inte längre kan välja att enbart betala ut/erhålla den skattefria delen som f.n. är 1:85 kr av summan 2:90 kr per kilometer. sunderlag Tjänsteskrivelse 2015-03-12. Riktlinjer Val av fordon och färdmedel/transportmedel vid tjänsteförrättningar. Personalutskottet beslutar att Riktlinjer Val av fordon och färdmedel/transportmedel vid tjänsteförrättningar revideras så riktlinjerna följer BIA avtalet då lokalt kollektivavtal saknas vad gäller ersättningsnivå för användande av egen bil. Protokoll skickas till Kommunstyrelsen
PAJALA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13(17) 10 Förfrågan om bruttolöneavdrag för ögonoperation Adelning Individ- och myndighet har önskemål om att arbetsgivaren ska besluta om att tillämpa bruttolöneavdrag för anställdas ögonoperation. Personalutskottet diskuterar frågan. sunderlag Skrivelse 2015-03-13 Personalutskottet avslår möjligheten till att tillämpa bruttolöneavdrag p g a kommunens besvärliga ekonomiska situation. Protokoll skickas till Enhetschef Britt-Marie Veräjä
PAJALA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14(17) 11 Chefsrapport Sjukfrånvaro Skickas ut med protokoll Aktivitetstävlingen Rörliga halvtimmar är igång. Kommunen har sökt anslag till utbildning i HBTQ-frågor. Informationen till handlingarna.
PAJALA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15(17) 12 Meddelanden Socialnämndens protokoll 2014-11-12, 49, heltidsprojektet. Kommunstyrelsens protokoll 2014-09-29, 55, heltidsprojektet. Kontrollrutiner av timlöner inom socialförvaltningen Personalutskottet beslutar att socialnämndens och kommunsstyrelsens beslut får utgöra underlag i kommunstyrelsens arbete med framtagandet av mätbara mål i Heltid som norm.
PAJALA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16(17) 13 Anmälan av delegationsbeslut tiden 2014-12-01 2015-03-12 tagna utifrån delegationsordning för beslutanderätt i personalärenden redovisas. Personalutskottet godkänner redovisning av delegationsbeslut som förtecknas i protokoll 2015-03-23, 13.
PAJALA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17(17) 14 Krav på Alkolås vid upphandling av leasingbilar Personalutskottet föreslår kommunstyrelsen att alkolås som ett krav tas med vid nästa upphandling av leasingbilar.