SIGNERAD 2015-06-17 Malmö stad Stadskontoret 1 (4) Datum 2015-06-29 Vår referens Bertil Siöström Enhetschef bertil.siostrom@malmo.se Tjänsteskrivelse Ansökan om medel för införandet av digitala lås och tids- och insatsplanering inom hemtjänst i Malmö stad STK-2015-812 Sammanfattning Ansökan om medel ur Kommunstyrelsens projekt- och utvecklingsanslag har inkommit från stadsområdesnämnderna Norr, Öster, Söder, Väster och Innerstaden. Anslaget ska användas för att införa ett nyckelfritt system med digitala lås samt mobiltelefoner med programvara för planering, kommunikation, dokumentation och uppföljning inom hemtjänsten. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att att med finansiering från kommunstyrelsens anslag för projekt och utredningar 2015 avsätta 2712 tkr för införande av digitala lås och tids- och insatsplanering inom hemtjänst i Malmö för avrop av stadsområdesnämnderna med 457 tkr för Norr, 360 tkr för Öster, 520 tkr för Söder, 837 tkr för Väster och 538 tkr för Innerstaden samt, med finansiering från kommunstyrelsens anslag för projekt och utredningar 2016 avsätta 2286 tkr för införande av digitala lås och tids- och insatsplanering inom hemtjänst i Malmö för avrop av stadsområdesnämnderna med 319 tkr för Norr, 243 tkr för Öster, 352 tkr för Söder, 845 tkr för Väster och 527 tkr för Innerstaden. Beslutsunderlag Ansökan om medel för införandet av digitala lås och tids- och insatsplanering inom hemtjänst i Malmö stad G-Tjänsteskrivelse - Ansökan om medel för införandet av digitala lås och tids- och insatsplanering inom hemtjänst i Malmö Bilaga Ekonomisk kalkyl Beslutsplanering KS Arbetsutskott 2015-06-22 Kommunstyrelsen 2015-09-02
2 (4) Ärendet Bakgrund Trygghet för enskilda individer och trygghet för medarbetare är en viktig fråga för vård- och omsorg. Den befintliga nyckelhanteringen inom ordinärt boende är idag tidskrävande och kan innebära säkerhetsrisker. Stadsområdena behöver säkerställa insatsernas kvalitet och patientsäkerheten för kvinnor och män, samt effektivisera nyckelhantering, planering och uppföljning av insatser inom ordinärt boende. Stadsområdena har tidigare ansökt om medel ur sociala investeringsfonden, kommunstyrelsen avslog ansökan och stadskontoret uppdrogs att i samråd med berörda förvaltningar undersöka andra finansieringsmöjligheter. (STK-2014-983) Ansökan Efter avslag om ansökan om medel från sociala investeringsfonden har andra finansieringsmöjligheter undersökts och stadsområdesnämnderna ansöker gemensamt om 5 Mkr ur Kommunstyrelsens projekt- och utvecklingsanslag. Anslaget ska användas för att införa ett nyckelfritt system med digitala lås samt mobiltelefoner med programvara för planering, kommunikation, dokumentation och uppföljning inom ordinärt boende. Syftet är att skapa en effektivare och säkrare nyckelhantering, bättre och effektivare planering samt kommunikation och dokumentation för omvårdnadspersonal och hälso- och sjukvådspersonal inom ordinärt boende. Förväntade effekter är att inom ordinärt boende ge en ökad säkerhet och trygghet för brukare och en bättre arbetsmiljö för medarbetare. Investeringen sänker kostnader för till nyckelhantering, dokumentation, planering, uppföljning och larm. Det digitala låssystemet som stadsområdena förespråkar är kopplat till mobiltelefoner med digitala nycklar. Dessa går bara att använda under arbetspasset, och mobiltelefonen kräver personlig inloggning. Det digitala låset monteras på brukarens dörr, men påverkar inte det mekaniska låset så brukaren kan fortsätta att använda sin egen nyckel. Mobiltelefonerna kan integreras mot Malmö stads verksamhetssystem, Lifecare-Procapita och Laps Care. Personalen har alltid ett uppdaterat arbetsschema med sig och kan dokumentera i anslutning till utförda insatser. Det finns möjlighet att kommunicera viktig information till andra kollegor samt att lägga in olika former av påminnelser. Tids- och insatsplanering ger möjligheter för en bättre uppföljning och planering. Tidplan och ekonomisk kalkyl över investeringskostnad Upphandling och projektstart planeras ske under 2015, målsättning är att stadsområdena ska ha infört systemet i samtliga hemtjänstgrupper under 2016 dock senast under 2017. I ansökan beskrivs följande krav på resurser vid ett införande: Kartläggning av behov av lås och låstyper. Information till brukare och fastighetsägare, och att inhämta samtycken. Upphandling av digitala lås till ytterdörr, port, sophus, grind mm. Integration av programvara för mobiltelefon och digitala lås mot verksamhetssystem. Eventuell upphandling av montering/demontering av lås. Kommunövergripande rutiner för användning av digitala lås och mobiltelefoner. Rutinen ska inkludera handlingsplan vid avbrott. Utbildning av berörd personal.
3 (4) Samt följande krav på resurser för förvaltning och utveckling: Administration av digitala lås, mobiltelefoner, behörigheter mm. Administration av programvara i mobiltelefonen (systemansvar) Ansvarig för uppföljning och analys av tidregistrering. Fortlöpande informations- och utbildningsinsatser Införandekostnaden uppges till 13.9 miljoner varav 8,9 miljoner finansieras genom respektive stadsområdesnämnds investeringsbudget. Resterande finansiering är från de sökta medlen, att avropas under 2015 och 2016, se tabell. Årlig driftskostnad beräknas till 9,7 miljoner vilket uppges kunna finansieras med en effektivisering i verksamheten på 1 %. (Bilaga, Ekonomisk kalkyl) Fördelning av de sökta medlen, belopp i tkr SoN SoÖ SoS SoV SoI Totalt Utbildningskostnad 319 243 352 845 527 2 286 Inköp av mobiler 457 360 520 837 538 2 712 Totalt att avropa 776 603 872 1 682 1 065 4 998 Stadskontorets bedömning I ansökan beskrivs positiva erfarenheter från de stadsområden som har eller har haft testverksamhet av digitala lås i olika former. Stadskontorets bedömning är att insatserna som beskrivs i ansökan från stadsområdesnämnderna har stor möjlighet att ge tidsbesparing som i sin tur kan leda till minskade kostnader. Digitala låssystem kan förväntas leda till en ökad trygghet hos både personal och brukare och ett effektivare arbetssätt inom vård och omsorg samt en positiv inverkan på arbetsmiljön. Satsningen omfattar förutom digitala lås även programvara för planering, kommunikation, dokumentation och uppföljning inom ordinärt boende. De resurser som satsningen kräver omfattar kartläggning av det totala behovet av lås, informationsinsatser till berörda, upphandling av digitala lås och mobiltetelefoner, integration av programvara, eventuell upphandling av montering/demontering av lås, framtagande av användningsrutiner samt utbildning av berörd personal. Därpå följer en återkommande årlig driftskostnad som bedöms kunna finansieras med effektivisering i verksamheten. Stadskontoret ställer sig bakom den i ansökan beskrivna förväntade effekten som satsningen kan antas få i form av tidsbesparing som kan leda till minskade kostnader. Huruvida effekter i arbetsmiljön blir enligt ansökan ser stadskontoret som svårt att bedöma, testverksamheterna visar dock på positiva effekter för arbetsmiljön. Satsningen har vid den tidigare ansökan om medel från sociala investeringsfonden samverkats med den fackliga organisationen i respektive stadsområdesförvaltning. Det har påbörjats ett arbete med förstudie och framtagande av ett förfrågningsunderlag inför en eventuell upphandling, under förutsättning att finansiering finns. I detta arbete finns en projektorganisation med representanter från stadskontoret och samtliga stadsområdesförvaltningar. Tidsplaneringen är att förfrågningsunderlag ska vara klart för annonsering 150831 med tilldelning under november och avtalsstart från 160101.
4 (4) Stadskontoret tillstyrker bedömning om att medel ska kunna avropas under 2015 och 2016 då projektets implementeringsfas i stor utsträckning kommer att ske under 2016. Medel att avropas under 2015 riktas till inköp av mobiler, för 2016 är medel avsedda till att täcka utbildningskostnader i samband med implementeringsarbetet. Ansvariga Birgitta Vilén-Johansso Avdelningschef Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör
Malmö stad Kommunstyrelsen 1 (3) Protokollsutdrag Sammanträdesdatum 2015-04-01 Tid och plats kl. 10:00-10:35 Sessionssalen Stadshuset Paragrafer 119 Ledamöter Ersättare Övriga deltagare Katrin Stjernfeldt Jammeh (S) ordförande Andreas Schönström (S) 1:e vice ordförande Linda Simonell Wirje (M) ersätter Torbjörn Tegnhammar (M) Rose-Marie Carlsson (S) Jamal El-Haj (S) Sofia Hedén (S) Jeanette Stojic (V) Johanna Öfverbeck (MP) ersätter Karolina Skog (MP) John Roslund (M) ersätter Håkan Fäldt (M) Noria Manouchi (M) Ewa Bertz (FP) 91-117 och 119-128 Magnus Olsson (SD) Anders Olin (SD) Carina Nilsson (S) Anders Rubin (S) Carina Svensson (S) Mubarik Abdirahman (S) Momodou Jallow (V) Helena Nanne (M) Roko Kursar (FP) Jörgen Grubb (SD) Richard Åhman Persson (SD) Milan Obradovic (S) Nils Karlsson (MP) Stadsdirektör Jan-Inge Ahlfrid, sekreterare Pia Kanold, kanslichef Karin Ringman- Ingvarsson, planeringsdirektör Jan Haak, administrativ chef Ulla-Karin Holmberg, ekonomidirektör Jan-Åke Troedsson, stadsjurist Claes-Inge Wennström, direktör Per-Erik Ebbeståhl, utredare Ander Spjuth, HR-direktör Liselott Nilsson, ledningsstrateg Karin Lindroth, administrativ sekreterare Anna Gawrys och utvecklingssekreterare Malin Midler Norén Ej närvarande Torbjörn Tegnhammar (M), Karolina Skog (MP), Håkan Fäldt (M) och Frida Trollmyr (S) Justerat datum 2015-04-17
Malmö stad Kommunstyrelsen 2 (3) 119 Gemensam ansökan från stadsområdesnämnd Innerstaden, Söder, Väster, Öster och Norr, om medel ur sociala investeringsfonden kring personalhälsa STK-2014-983 Sammanfattning Ansökan om medel ur sociala investeringsfonden kring personalhälsa har inkommit från stadsområdesnämnderna Innerstaden, Söder, Väster, Öster och Norr. Ansökan avser införande av ett nyckelfritt system med digitala lås samt mobiltelefoner med programvara för hantering av arbetsschema, kommunikations-, dokumentations- och uppföljningsmöjligheter inom ordinärt boende och uppgår till 10 000 tkr. Effekten vad gäller arbetsmiljö beror, enligt vad som framgår i ansökan, på den tidsbesparing som digital nyckelhantering kommer att leda till. Stadskontorets bedömning är att satsningarna har stor potential att leda till ett effektivare och säkrare arbetssätt med minskade kostnader till följd. Däremot saknas belägg för sambandet mellan minskade personalkostnader och de effekter som stipuleras i riktlinjerna för sociala investeringsfonden för personalhälsa. Beslut Kommunstyrelsen beslutar att avslå ansökan från stadsområdesnämnderna Innerstaden, Söder, Väster, Öster och Norr om medel ur sociala investeringsfonden kring personalhälsa, att ge stadskontoret i uppdrag att i samråd med berörda förvaltningar undersöka andra finansieringsmöjligheter, samt att pröva ärendet igen efter översyn av riktlinjen för sociala investeringsfonden, i det fall andra finansieringsmöjligheter inte funnits. Särskilda yttranden, reservationer Magnus Olsson (SD) och Anders Olin (SD) anmäler, med instämmande av Jörgen Grubb (SD) och Rickard Åhman-Persson (SD), att de avser inkomma med ett särskilt yttrande, bilaga 32. Beslutsunderlag Ansökan från stadsområdesnämnd Innerstaden om medel ur sociala investeringsfonden Ansökan från stadsområdesnämnd Söder om medel från Malmö stads sociala investeringsfond Nämndsbrev från stadsområdesnämnd Väster Ansökan om medel från Malmö stads sociala investeringsfond kring personalhälsa- Stadsområdesnämnd Norr Nämndsbrev från stadsområdesnämnd Söder Ansökan från stadsområdesnämnd Öster
Malmö stad Kommunstyrelsen 3 (3) G-Tjänsteskrivelse, personalberedningen 150318, ansökan sociala investeringsfonden personalhälsa Riktlinjer för social investeringsfond personalhälsa Beredningsbrev personalberedningen 1503118 Särskilt yttrande SD personalberedningen 150318
ansökan om medel till förfogande för införandet av digitala lås och tidsoch insatsplanering inom hemtjänst i malmö stad 20140427 Ansökan om medel till förfogande för införandet av digitala lås och tids- och insatsplanering inom hemtjänst i Malmö stad Bakgrund Trygghet för enskilda individer och trygghet för medarbetare är en viktig fråga för vård- och omsorg. Den befintliga nyckelhanteringen inom ordinärt boende är idag tidskrävande och kan innebära säkerhetsrisker. Stadsområdena behöver säkerställa insatsernas kvalitet och patientsäkerheten för kvinnor och män, samt effektivisera nyckelhantering, planering och uppföljning av insatser inom ordinärt boende. Därför ansöker Stadsområdesnämnderna i Innerstaden, Norr, Söder, Väster samt Öster gemensamt om ett anslag på 5 Mkr från medel till förfogande. Anslaget ska användas för att införa ett nyckelfritt system med digitala lås samt mobiltelefoner med programvara för planering, kommunikation, dokumentation och uppföljning inom ordinärt boende. Syfte Syftet med satsningen är att skapa en effektivare och säkrare nyckelhantering samt möjligheter för bättre och effektivare planering, kommunikation och dokumentation för omvårdnadspersonal och hälso- och sjukvådspersonal inom ordinärt boende. Förväntade effekter är en ökad säkerhet och trygghet för brukare, både kvinnor och män, inom ordinärt boende. Satsningen kommer även att skapa en bättre arbetsmiljö för medarbetare inom ordinärt boende. Investeringen sänker kostnader för till nyckelhantering, dokumentation, planering, uppföljning och larm. Digitalt låssystem Det digitala låssystemet som stadsområdena förespråkar är kopplat till mobiltelefoner med digitala nycklar. Dessa digitala nycklar går bara att använda under arbetspasset, och mobiltelefonen kräver personlig inloggning. Nycklarna används av personalen för att öppna och stänga ytterdörr, port, sophus, grind osv. Det digitala låset monteras på brukarens dörr, men påverkar inte det mekaniska låset så brukaren kan fortsätta att använda sin egen nyckel. Låsfunktionen ska inte vara beroende av mobiltäckning, och drivs med batteri och är därför inte känsligt för strömavbrott. Vinster med att koppla låset till mobiltelefon Mobiltelefonerna erbjuder många möjligheter till effektiviseringar om de utrustas med mjukvara som kan integreras mot Malmö stads verksamhetssystem Lifecare, Procapita och Laps Care. Personalen har då alltid ett uppdaterat arbetsschema med sig, vilket gör det enklare att göra schemaändringar vid oförutsedda händelser. Personalen kan dokumentera i anslutning till utförda insatser istället för att göra det i arbetslokalen. Det finns möjlighet att kommunicera viktig information till de kollegor som ska hem till brukaren nästa gång. Det finns också möjlighet att lägga in påminnelser, exempelvis om att medicin ska ges i samband med en insats. Utöver de fördelar
2 (3) det ger för brukarna och de som jobbar närmast dem, så ger tids- och insatsplanering möjligheter för bättre uppföljning och planering. Teknikutvecklingen innebär att mobiltelefoner sannolikt kommer att kunna användas till allt fler tjänster framöver. Erfarenheter inom Malmö stad Stadsområdena Innerstaden, Söder och Väster har eller har haft testverksamhet av digitala lås i olika former. Vid Stadsområdesförvaltning Söders utvärdering av systemet inom ett hemtjänstområde framkom att brukare och personal överlag är väldigt positiva till låsen. De absolut flesta brukarna (96 procent) vill ha kvar de digitala låsen. Av omvårdnadspersonalen och sjuksköterskorna använder 96 procent gärna de digitala låsen. I undersökningen framkom det att personalen upplever minskad stress. Omvårdnadspersonalen är också positiv till att slippa bära tunga nyckelknippor eller köa på morgonen till nyckelskåpet. Liknande erfarenheter framkom vid ett tidigare projekt i Limhamn-Bunkeflo 2008. I Stadsområde Söder mättes tidsåtgången för nyckelhanteringen i samtliga hemtjänstgrupper innan testet med digitala lås startade. Redan efter att varit igång en kort tid minskade tidsåtgången avsevärt i den hemtjänstgrupp som var pilot för digitala lås. Detta trots att inte alla brukare i hemtjänstgruppen valde att prova digitalt lås (100 av 150). Tidplan och ekonomisk kalkyl över investeringskostnad Upphandling och projektstart förväntas ske under 2015, och ambitionen är att stadsområdena ska ha infört systemet i samtliga hemtjänstgrupper under 2016 och senast 2017. Krav på resurser vid införande: - Kartläggning av behov av lås och låstyper. - Information till brukare och fastighetsägare, och att inhämta samtycken. - Upphandling av digitala lås till ytterdörr, port, sophus, grind mm. - Integration av programvara för mobiltelefon och digitala lås mot verksamhetssystem. - Eventuell upphandling av montering/demontering av lås. - Kommunövergripande rutiner för användning av digitala lås och mobiltelefoner. Rutinen ska inkludera handlingsplan vid avbrott. - Utbildning av berörd personal. Krav på resurser för förvaltning och utveckling - Administration av digitala lås, mobiltelefoner, behörigheter mm. - Administration av programvara i mobiltelefonen (systemansvar) - Ansvarig för uppföljning och analys av tidregistrering. - Fortlöpande informations- och utbildningsinsatser Införandekostnaden är 13.9 miljoner som finansieras med 5 miljoner från medel till förfogande från Kommunstyrelsen att avropas under 2015 och 2016
3 (3) samt 8.9 miljoner av stadsområdenas investeringsbudgetar. Därtill tillkommer årlig driftskostnad med 9,7 miljoner vilket finansieras med en effektivisering i verksamheten på 1 %. Se bifogad ekonomisk kalkyl. Samverkan I tidigare ansökan som gjordes till sociala investeringsfonden 2014 samverkades ansökan och förslag till införandet i samtliga stadsområden.
Ansökan om medel för att införa nyckelfritt system och mobila lösningar inom ordinärt boende Engångskostnad vid införandet Söder Väster Öster Norr Innerstaden Totalt belopp i tkr Utbildningskostnad 352 845 243 319 527 2 287 Inköp av mobiler 520 837 360 457 538 2 713 Inköp av lås med montering 1 564 2 846 1 144 1 308 2 074 8 935 2 436 4 529 1 747 2 084 3 139 13 935 Finansiering av införandet Finansieras via Stadskontoret 872 1 683 603 776 1 066 5 000 Finansieras via investeringsbudget 1 564 2 846 1 144 1 308 2 074 8 935 2 436 4 529 1 747 2 084 3 139 13 935 Driftskostnad per år Söder Väster Öster Norr Innerstaden Totalt belopp i tkr Löpande administrativ personal 818 1 966 565 742 1 226 5 318 Utbildningskostnad 33 79 23 30 49 213 Nya och demontering av lås 56 102 41 47 74 320 Nya telefoner 125 201 86 110 129 650 Systemkostnad 175 319 128 146 232 1 000 Årlig avskrivning, 5 år 313 569 229 262 415 1 787 Årlig ränta 5 år 74 135 54 62 98 424 Löpande kostnad per år 1 594 3 370 1 126 1 398 2 224 9 712 Besparing finansierar årlig driftskostnad Effektivisering 1 % per år 1 539 3 697 1 063 1 396 2 306 10 000 Effektivisering 2 % per år 3 078 7 394 2 126 2 791 4 612 20 000