Ledningsfilosofi Vision, verksamhetsidé och mål V 4.2, fastställd av direktionen 2011-12-08
Innehåll Inledning... 2 1. Uppdrag... 3 2. Ledningsfilosofi... 4 Värdegrund... 4 Ledningssystem i kvalitet... 4 Strategier... 4 Verksamhetsidé... 6 Effektmål... 6 Processmål... 7 Stödjande mål... 7 Produktionsmål... 8 Aktiviteter och daglig verksamhet... 8 3. Uppföljning och utvärdering... 9 1
Inledning Detta styrdokument redogör för Räddningstjänsten Syds ledningsfilosofi där medlemskommunernas uppdrag och direktionens vision och målbeskrivningar klargörs. Dokumentet svarar på frågan vad vill förbundet uppnå? Ledningsfilosofin ligger till grund för förbundets handlingsprogram enligt Lag (2003:778) om skydd mot olyckor. I handlingsprogrammet redovisas risker, förmåga och utvecklingsinriktning. Genomgående i handlingsprogrammet ska Räddningstjänsten Syd synliggöra och tillgodose alla målgruppers behov av skydd och räddningstjänst oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning. Med begreppet den enskilde menar förbundet både juridisk och fysisk person, det vill säga organisationer och myndigheter såväl som den enskilde människan. 2
1. Uppdrag Vid bildandet av Räddningstjänsten Syd fastställdes förbundets uppgifter i ändamålsparagrafen i förbundsordningen. Paragrafen vilar på de övergripande nationella målen som redovisas i Lag (2003:778) om skydd mot olyckor, i det följande kallad LSO. I förbundsordningen förtydligas också ansvarsfördelningen mellan förbundet och medlemskommunerna när det gäller skadeavhjälpande och stödjande arbete. Förbundets övergripande uppdrag definieras i förbundsordningen och formuleras här på följande sätt: Förbundets uppdrag ska vara att stödja den enskilde så att denne har kompetens och förmåga att förhindra och begränsa olyckor. Vidare ska förbundet, på ett effektivt sätt, hantera behovet av akuta skadeavhjälpande insatser samt genomföra insatsen så att den drabbade upplever ett mervärde. De konkreta uppgifter som finns i förbundets uppdrag delas in i bastjänster och särskilda uppgifter. Basuppdragen omfattar de tjänster som förbundet ska tillhandahålla i samtliga medlemskommuner och vilka kommunernas medlemsavgift i förbundet bygger på. I det fördjupade beslutsunderlaget sammanfattas basuppdragen i följande områden: Räddningsinsatser enligt LSO. Information och utbildning. Samarbete och samverkan. Myndighetsutövning. Förbundet har, genom sin direktion, att besluta om ett handlingsprogram för varje mandatperiod. Programmet utgör förbundets övergripande styrdokument utifrån medlemskommunernas uppdrag och ligger till grund för Räddningstjänsten Syds verksamhet. LSO bygger på målstyrning. De nationella målen enligt denna lag innebär att säkerheten ska öka, färre skador ska inträffa, konsekvenserna ska minskas och skyddet ska öka. Utifrån dessa övergripande och nationella intentioner ska lokala målbeskrivningar och aktiviteter utvecklas. 3
2. Ledningsfilosofi Förbundets ledningsfilosofi beskriver hur organisationen styr, leder, utvecklar och anpassar sin verksamhet till ett föränderligt samhälle och medlemskommunernas förväntningar. Förbundets förmåga att sätta mål samt verkställa och följa upp dessa, förutsätter dessutom att ett antal stödjande funktioner och system är funktionella, såsom värdegrund, ledningssystem i kvalitet och förbundsövergripande strategier. Tillsammans med vision, verksamhetsidé och målbeskrivningar bildar detta förbundets ledningsfilosofi vars syfte är att dels rama in förbundets verksamhet, dels öka förmågan att lösa våra uppdrag. Värdegrund Stödjer organisationen och medarbetarna i våra relationer, externt och internt, i det dagliga arbetet. Förbundet har valt att formulera värdegrunden med följande värdeord: respekt, professionalism, lärande, mervärde och mod. Ledningssystem i kvalitet Syftar till att säkerställa och öka förbundets kund- och intressentnytta. Förbundet har valt att följa ISO-standarden och vidmakthåller en certifieringsbarhet över tid. ISO-standarden förutsätter en processbaserad styrning och utveckling av verksamheten. Strategier Stödjer organisationens långsiktiga styrning, utveckling och resultatförmåga. Strategier kan utformas och verkställas på alla ledningsnivåer i organisationen. Förbundsövergripande ses strategiarbetet som ett mönster av beslut och handlingar för att säkra framtida framgång och tillvarata möjligheter. Bild 1, Strategimodell, Räddningstjänsten Syd 4
Bild 2, Ledningsfilosofi för Räddningstjänsten Syd Vision Målen för verksamheten ska utgå från en vision som tydligt signalerar förbundets övergripande inriktning. Visionen är inte ett mål som absolut måste uppnås inom en fastställd tidsrymd; den är i första hand en långsiktig inriktning för organisationen. Den ska också på ett enkelt sätt göra klart för medborgare och anställda om bakgrunden till de prioriteringar som genomförs. Visionen bör ligga nära medlemskommunernas syn på olyckor och olyckshantering. För förbundets del innebär detta att relationen mellan kommunerna och förbundet förtydligas, med förbundet som en naturlig del i det samlade säkerhets- och trygghetsarbetet i kommunerna. En gemensam syn innebär också att kommunikationen med medborgarna förenklas. Visionen för Räddningstjänsten Syd är: Ett olycksfritt samhälle Visionen syftar till att göra ett tydligt ställningstagande där organisationen arbetar mot ett olycksfritt samhälle en nollvision. 5
Verksamhetsidé Förbundets verksamhetsidé är en övergripande beskrivning av vad verksamheten syftar till. Den ska utifrån uppdrag, vision och målbeskrivningar på ett kortfattat sätt beskriva hur förbundet vill uppnå visionen och lösa sitt uppdrag. Verksamhetsidén ska vara enkel och tydligt formulerad och den ska kortfattat kunna beskriva Räddningstjänsten Syds ansvarsområde. Verksamhetsidén kan vara densamma även om målen byts ut och ändras allteftersom de uppnås eller blir inaktuella. Räddningstjänsten Syds verksamhetsidé lyder: Förbundet verkar, tillsammans med alla andra aktörer, för ett tryggt och säkert samhälle. Det gör vi dygnet runt genom effektiva stödjande och skadeavhjälpande insatser inom vårt område. Vi är en räddningstjänst för alla, vi skapar alltid mervärde och vi bidrar till en social och hållbar samhällsutveckling. Effektmål Effektmål är tydliga och mätbara mål som syftar till att uppnå visionen inom ramen för verksamhetsidéns definition. Målen visar på de resultat som organisationen förväntas uppnå och ska vila på politiska och etiska ställningstaganden. Utifrån effektmålen åligger det förbundsdirektören att organisera, planera och genomföra verksamhet i linje med dessa intentioner. Måluppfyllelse ska redovisas på årsbasis (etappmål) och kopplas till förbundets ekonomiska uppföljning. Målen sträcker sig över en längre tidsperiod än ett år och fastställs minst en gång per mandatperiod. Effektmålen svarar på frågan vad vill vi uppnå? Räddningstjänsten Syds effektmål är: Tryggheten vad avser olyckor som kan föranleda räddningsinsats ska kontinuerligt öka för de som bor, vistas eller färdas i medlemskommunerna. Målet avser att förbättra och måttsätta kvaliteten på förbundets samlade service gentemot den enskilde och behovet av olycksförebyggande och skadeavhjälpande tjänster. Antalet bränder och andra olyckor som kan föranleda räddningsinsats ska minska. Tydligt mål med syfte att minska personligt lidande och ekonomiska förluster för samhället. Syftet med införandet av LSO är enligt propositionen också att färre ska skadas, färre ska omkomma och mindre ska förstöras till följd av olyckor. Den enskildes förmåga att förebygga och hantera olyckor ska fortlöpande öka. Syftet med målet är att stärka den enskildes förmåga i enlighet med LSO samt att se hela samhället som en skadebegränsande resurs. 6
Räddningstjänsten ska kunna påbörja en räddningsinsats inom 10 minuter vid 90% av de prioriterade olyckorna. Målet beskriver hur förbundet och samverkande räddningstjänstorganisationer avser att uppfylla det nationella målet avseende påbörjandet av räddningsinsats inom godtagbar tid. Räddningstjänsten Syd ska inom 15 minuter från framkomst bryta den negativa händelseutvecklingen så att olyckan inte förvärras för de prioriterade olyckorna. Effektivitetsmåttet på plats anger vad den enskilde kan förvänta sig av sin räddningstjänst i form av skadeavhjälpande och mervärdeskapande aktiviteter. Målet är också en del i det nationella målet för effektiva räddningsinsatser. Processmål Anger inriktningen för utvecklingen av förbundets processer och förbättringar inom verksamheten avseende hur vi arbetar. För att verksamheten ska kunna utföra sina åtagande är det angeläget att säkerställa ett systematiskt sätt att styra, dokumentera och följa upp hur vi arbetar, detta återfinns i kvalitetssystemet. Processmålen syftar till att utveckla kvalitetssystemet. Direktionen fastställer processmålen. Processmålen svarar på frågan- vad gör oss bättre på att utföra våra uppdrag? Stödjande mål Styr och måttsätter strategiska delar av verksamheten som inte definieras av LSO. Målen beslutas av förbundets direktion och omfattar kommunikation, arbetsmiljö samt kompetensförsörjning. För att nå goda resultat i arbetet med de externt riktade effektmålen är det av stor betydelse att dessa områden fungerar väl. Den interna kommunikationen ska vara öppen, tydlig och saklig. Den ska säkerställa att vi kan lösa våra uppdrag och förbättra kunskapen om och engagemanget för vår vision, våra mål och vår värdegrund. Den fysiska och psykosociala arbetsmiljön ska i samverkan kontinuerligt förbättras och utvecklas. De kompetenser som krävs för att lösa förbundets uppdrag och mål ska beskrivas och kvalitetssäkras på ett systematiskt sätt. 7
Produktionsmål Förbundsdirektören ansvarar för att effektmålen och de stödjande målen bryts ned till produktionsmål som på ett tydligt och mätbart sätt redovisar hur organisationen avser att uppnå effektmålen och de stödjande målen. Vidare ska de redovisas regelbundet för att möjliggöra utvärdering av effektmålen och de stödjande målen. Inom verksamheten bryts målen ned till uppföljningsbara aktiviteter och daglig verksamhet. Produktionsmålen svarar på frågan vad ska vi göra för att nå uppsatta effektmål och stödjande mål? Aktiviteter och daglig verksamhet Organisationens styrande funktioner kommunicerar effekt-, stödjande- och produktionsmål till den producerande delen för omsättning av dessa till konkreta aktiviteter. Aktiviteterna genomförs som återkommande händelser i form av till exempel tillsynsbesök, räddningsinsatser, servicearbete och personalplanering. Men även som projekt och enskilda uppdrag samt utveckling av processtyrning och metodik. Aktiviteterna svarar på frågan vem-gör-vad-när? 8
3. Uppföljning och utvärdering Uppföljning och utvärdering av effektmålen och de stödjande målen genomförs kontinuerligt enligt fastställda mätpunkter och avgöranden då målet är uppfyllt. Uppföljning och utvärdering ska minst ske vid års- och delårsrapportering, samt via förbundets interna kontroll- och revisionstillfällen under verksamhetsåret. Uppföljningen i dessa rapporter ska ha en tydlig koppling till de mål och verksamhetsinriktningar som beslutats under mandatperioden. Uppföljningarna innefattar beskrivningar och analyser av verksamheten och dess olika funktioner. Utöver boksluten ska en övergripande ekonomisk uppföljning ske i form av utfallsprognoser vid ytterligare två tillfällen: vid utgången av februari och oktober. Månadsvis görs i verksamheterna uppföljning av prestationer och resultat mot uppsatta mål. Måluppfyllelsen analyseras och diskuteras på tillhörande arenor och eventuella åtgärder till förbättring genomförs. På förbundsledningsnivå arbetas med ett styrkortsliknande koncept benämnt Balanserad Styrning Ledningsarenan (BSL) där de övergripande perspektiven granskas och eventuella förbättringsåtgärder initieras. BSL genomförs normalt varannan månad med uppföljning månaden därefter. Under året genomförs också extern revision och internkontroller enligt beslutad internkontrollplan. Årsredovisningen och delårsrapporter är viktiga ingångsvärden tillsammans med omvärldsanalyser och prognoser i arbetet med framtida beslut om inriktning och verksamhet. Rapporterna kommuniceras fortlöpande med medlemskommunerna samt hålls tillgängliga på förbundets externa hemsida. Förbundets ledningssystem i kvalitet (ledningsprocesser) möjliggör en tidig identifiering för att korrigera och förbättra verksamhetens måluppfyllelse i den löpande verksamheten. 9