Hållbarhetsredovisning i svenska företag Föreläsning på KTH 17 september 2008 Jenny Fransson

SUSTAINABILITY SERVICES Hållbarhetsredovisning i svenska företag Föreläsning på KTH 17 september 2008 Jenny Fransson AUDIT / TAX / ADVISORY

Agenda Vad är hållbarhetsredovisning? Utformning av hållbarhetsredovisning Granskning av hållbarhetsredovisning Presentation av studien Count me in the readers take on sustainability reporting Om vi hinner goda exempel på hållbarhetsredovisningar Frågor? 2

Vad är hållbarhetsredovisning? Hållbarhetsredovisning är redovisning av företags och organisationers miljörelaterade, etiska och sociala förhållanden samt den ekonomiska utvecklingen knuten till dessa förhållanden Enligt FAR SRS (branschorganisationen för revisorer och rådgivare) är en hållbarhetsredovisning en frivillig separat redovisning av företags miljörelaterade, etiska och sociala förhållanden samt den ekonomiska utvecklingen knuten till dessa GRI menar att Sustainability reporting is the practice of measuring, disclosing, and being accountable to internal and external stakeholders for organizational performance towards the goal of sustainable development. Sustainability reporting is a broad term considered synonymous with others used to describe reporting on economic, environmental, and social impacts (e.g. triple bottom line, corporate responsibility reporting, etc) I Sverige var Volvo först med att, redan 1991, publicera en fristående miljöredovisning som komplement till årsredovisningen. Andra företag som var tidiga med att ge ut miljöredovisningar var MoDo och SAS I miljöredovisningarna för 1998 nämndes för första gången begreppet socialt ansvar och under åren som följde utvecklades denna redovisning i kombination med miljöredovisningen till det vi idag kallar hållbarhetsredovisning I dag avger cirka 60 svenska företag och organisationer en hållbarhetsredovisning Stora Kopparbergs Bergslags AB var första börsföretaget som lämnade en bestyrkt miljöredovisning Såväl SAS som SCA har av ESRA (European Sustainability Reporting Association) utnämnts till Europas bästa hållbarhetsredovisningar 3

Utformning av hållbarhetsredovisning: Riktlinjer Det finns ett antal riktlinjer och rekommendationer som avser utformning av hållbarhetsredovisning Både ur ett internationellt och ett svenskt perspektiv är Global Reporting Initiative, Sustainability Reporting Guidelines, Version 3.0 (s k GRI, G3 ) de mest använda riktlinjerna I Sverige beslutade regeringen den 29 november 2007 om Riktlinjer för extern rapportering för företag med statligt ägande I Sverige har vi också Sveriges Finansanalytikers Förenings rekommendation om Corporate Responsibility -08 För aktiebolag gäller också kraven i Årsredovisningslagen och FAR SRS: RedR 1 Årsredovisning i aktiebolag 4

Utformning av hållbarhetsredovisning: Riktlinjer GRI är normgivande internationella riktlinjer för hållbarhetsredovisning som används av redovisare över hela världen Global Reporting Initiative (GRI) startades som ett FN-initiativ 1997. Det är i dag en icke-vinstgivande organisation med sekretariat lokaliserat i Amsterdam. Virtuella GRI är ett nätverk av tusentals olika intressenter i form av experter runt om i världen som deltar i GRI:s arbets- och styrgrupper, använder riktlinjerna vid utformningen av redovisningar eller nyttjar informationen i registrerade GRI-rapporter I oktober 2006 presenterades tredje generationens riktlinjer; GRI G3 GRI består av standard disclosures, core indicators och additional indicators samt sector supplement För att markera att en redovisning är baserad på GRI:s riktlinjer måste ledningen uttala sig om i vilken utsträckning redovisningen uppfyller kraven i riktlinjerna GRI har därför utformat en systematik som kallas Application Levels System som innebär att rapportören, en tredje part eller GRI uttalar sig om vilken nivå, C, C+, B, B+, A eller A+, som redovisningen uppfyller 5

Utformning av hållbarhetsredovisning: GRI G3 GRI:s Sustainability Reporting Guidelines är utformat för att passa alla organisationer oavsett storlek, bransch eller lokalisering Syftet med GRI är att skapa enhetlighet och jämförbarhet för hållbarhetsredovisning i syfte att göra det lättare att bedöma och jämföra organisationer ur socialt, miljömässigt och ekonomiskt perspektiv Ramverket har utvecklats genom en omfattande process där dialog förts mellan representanter för näringsliv, investerare, samhälle, anställda, redovisningsexpertis, akademi, m fl Detta gör att GRI:s riktlinjer är applicerbart för alla olika typer av organisationer när det gäller redovisning av hållbarhetsprestanda Riktlinjerna och annan nyttig information finns att ladda ner från www. globalreporting.org 6

Utformning av hållbarhetsredovisning: GRI G3 GRI:s ramverk 7

Utformning av hållbarhetsredovisning: GRI G3 GRI:s riktlinjer 8

Utformning av hållbarhetsredovisning: GRI G3 Den första delen i GRI:s riktlinjer består av vägledning för att bestämma redovisningens innehåll, kvalitet och omfattning Reporting Guidance syftar till att vägleda redovisaren när beslut ska fattas om vad som ska redovisas och hur omfattande redovisningen ska vara. Det finns ett antal principer som handlar om omfattning och innehåll: Materiality Stakeholder Inclusiveness Sustainability Context Completeness 9

Utformning av hållbarhetsredovisning: GRI G3 Den första delen i GRI:s riktlinjer består av vägledning för att bestämma redovisningens innehåll, kvalitet och omfattning Reporting Principles syftar till att vägleda redovisaren så att den information som redovisas är transparent (genomsynlig), och även här finns ett antal principer att uppfylla: Balance Comparability Accuracy Timeliness Clarity Reliability 10

Utformning av hållbarhetsredovisning: GRI G3 Vad förväntas organisationen att rapportera, s k Standard Disclosures Strategy and Profile (1.1 till 4.17) Information som möjliggör för läsaren att förstå i vilket sammanhang organisationen verkar, t ex strategi, profil och styrning Management Approach Information som täcker hur organisationen arbetar med en viss fråga i syfte att möjliggöra för läsaren att sätta prestandan på ett visst område i sitt sammanhang Performance Indicators (EC, EN, LA, HR, SO, PR) Indikatorerna är uppdelade i sex områden: ekonomi (EC), miljö (EN), arbetsförhållanden (LA), mänskliga rättigheter (HR), socialt (SO) och produktansvar (PR) Indikatorer som tar upp jämförbar information avseende den ekonomiska, miljömässiga och sociala prestandan för en organisation, delas in i core indicators respektive additional indicators Ytterligare vägledning finns att hämta på Internet i form av Indicator Protocols Sector Supplements Technical Protocols GRI Content Index 11

Utformning av hållbarhetsredovisning: GRI G3 Core indicators respektive Additional Indicators Core indicators Är de indikatorer som bedömts vara relevanta för de flesta intressenter (och därmed relevanta för företag och organisationer att redovisa) Alla redovisare ska rapportera dessa, eller förklara varför de inte anses relevanta 49 stycken Additional indicators Är de indikatorer som proaktiva företag och organisationer kan redovisa och som är relevanta för vissa men inte för alla 30 stycken 12

Utformning av hållbarhetsredovisning: GRI G3 När blir redovisningen en GRI-redovisning? För att markera att en redovisning är baserad på GRI:s riktlinjer måste ledningen uttala sig om i vilken utsträckning redovisningen uppfyller kraven i riktlinjerna, s k self-declaration GRI har därför utformat en systematik som kallas Application Levels System som innebär att redovisaren, en tredje part eller GRI uttalar sig om vilken nivå, C, C+, B, B+, A eller A+, som redovisningen uppfyller C-nivå innebär att ett antal av kriterierna som avser Strategy and Profile (1.1-4.17) redovisas samt minst 10 stycken core indicators där minst en ska komma från respektive område socialt (SO), ekonomi (EC) samt miljö (EN) B-nivå innebär att ytterligare ett antal kriterier för Strategy and Profile (1.1-4.17) ska redovisas samt minst 20 stycken core indicators där minst en ska komma vardera område ekonomi (EC), miljö (EN), mänskliga rättigheter (HR), arbetsförhållanden (LA), socialt (SO) och produktansvar (PR) A-nivå är den högsta nivån och då ska alla kriterierna för Strategy and Profile (1.1-4.17) redovisas samt alla core indikators. Dock finns möjligheten att använda principen följa eller förklara för att uppnå A-nivå, dvs om någon indikator inte är relevant så behöver denna inte redovisas givet att organisationen i sitt GRI index anger varför denna indikator inte är relevant Plustecknet (+) anger att redovisningen varit föremål för oberoende granskning, dvs hela redovisningen har granskats av revisorer 13

Utformning av hållbarhetsredovisning: GRI G3 GRI Application Levels System 14

Utformning av hållbarhetsredovisning: GRI G3 Uttalandet om i vilken utsträckning GRI tillämpas utgår från det Content Index som efterfrågas i riktlinjerna 15

Utformning av hållbarhetsredovisning: Riktlinjer Fr o m 1 januari 2008 ska de statliga företagen redovisa enligt riktlinjerna för extern rapportering för företag med statligt ägande Styrelserna i de statligt ägda företagen ansvarar för att företagen presenterar en hållbarhetsredovisning enligt GRI:s riktlinjer. Tillsammans med övrig finansiell rapportering ska hållbarhetsredovisningen utgöra ett samlat underlag för utvärdering och uppföljning av företagets verksamhet Styrelsen ska i årsredovisningen beskriva och ange hur riktlinjerna har tillämpats under det senaste räkenskapsåret, samt kommentera eventuella avvikelser Hållbarhetsredovisningen ska publiceras på respektive företags hemsida i samband med publiceringen av företagets årsredovisning, och kan vara en fristående rapport eller ingå som en del i årsredovisningsdokumentet Hållbarhetsredovisningen ska publiceras senast 31 mars Hållbarhetsredovisningen ska vara kvalitetssäkrad genom oberoende granskning och bestyrkande Riktlinjerna för extern rapportering för företag med statligt ägande bygger på principen följa eller förklara, vilket innebär att ett företag kan göra avvikelser från riktlinjerna om en tydlig förklaring till avvikelsen anges Efterlevnaden av riktlinjerna kommer att utvärderas och redovisas i regeringens årliga skrivelse till riksdagen avseende företag med statligt ägande 16

Utformning av hållbarhetsredovisning: Riktlinjer Finansanalytikerna har gett ut en egen rekommendation: SFF:s rekommendation om Corporate Responsibility -08 För att kunna bedöma ett företags verksamhetsrisk och affärsmöjligheter behöver finansanalytiker tillgång till basinformation kring företagens verksamhet, t ex produkter, tjänster och affärsidé. Vidare bör företaget: Kommentera vilka hållbarhetsfaktorer i omvärlden som är väsentliga för verksamheten Redovisa en sammanfattande analys över väsentliga risker inom hållbarhetsområdet Finansanalytiker efterfrågar också information om företagets ställningstaganden i form av stöd för internationella konventioner samt egna policydokument och övergripande strategier inom hållbarhetsområdet, t ex avseende yttre miljö, arbetsmiljö, mångfald och affärsetik Vidare bör företaget redovisa hur det aktiva hållbarhetsarbetet bedrivs med avseende på mål, handlingsplaner, styrnings- och uppföljningssystem Företaget bör även redovisa resultatet av sitt hållbarhetsarbete både i kvalitativa och kvantitativa termer, och SFF hänvisar till GRI för redovisningen av nyckeltal SFF:s rekommendation innehåller även tips för företagen att tänka på när de hållbarhetsredovisar, så att informationen uppfyller finansanalytikernas önskemål: Informationen som redovisas ska vara väsentlig, verifierbar och saklig Inte bara hårda data utan även riskanalys, strategier och prioriteringar bör redovisas Det är viktigt att redovisa gränserna för redovisningen, dvs omfattas intressebolag, joint ventures, osv? Redovisningen bör vara balanserad och ärlig Vilka är bolagets intressenter och vad vill de att företaget ska redovisa? 17

Utformning av hållbarhetsredovisning: Riktlinjer FAR SRS: RedR 1 Årsredovisning i aktiebolag innehåller praktisk vägledning för den som ska upprätta en årsredovisning I FAR SRS RedR1 har de ökade kraven på icke-finansiella centrala resultatindikatorer, t ex miljö- och personalfrågor, i förvaltningsberättelsen från det s k moderniseringsdirektivet (2003/51/EG) införlivats. Sedan 1999 gäller att företag som är tillstånds- eller anmälningspliktiga enligt miljöbalken ska lämna upplysningar om verksamhetens miljöpåverkan. Detta krav tydliggjordes i en ändring av årsredovisningslagen 2005 så att det numera lyder ska alltid. Sedan tidigare finns den allmänna upplysningsskyldigheten i förvaltningsberättelsen som inkluderar väsentlig miljöinformation såsom ändrade marknadsförutsättningar, betydande saneringsbehov eller överskridanden av tillståndsvillkor Större företag ska lämna icke-finansiella upplysningar som behövs för förståelsen av företagets utveckling, ställning och resultat och som är relevanta för den aktuella verksamheten. Det kan t ex medföra upplysningar om miljö- och personalfrågor. Avgörande för om information skall lämnas är vilka bedömningskriterier som kan antas tillmätas betydelse av årsredovisningens olika intressenter. Upplysningsskyldighetens omfattning bör avgöras utifrån det enskilda fallet och vad som är relevant. Hänsyn bör tas till företagets storlek och verksamhetens art Redogörelsen bör utgå från och informera om vilka miljö- och personalfrågor som är relevanta för företaget Exempel på miljöinformation som kan redovisas omfattar betydande under året genomförda aktiviteter, uppgifter om mål och resultat i relation till användningen av insatsfaktorer, utsläpp, miljöpåverkan från produkter och tjänster, avfall samt transporter Exempel på personalinformation som kan redovisas omfattar policys i fråga om anställnings- och arbetsvillkor, t ex förekomst av kollektivavtal samt resultat av utvärderingar och åtgärder på dessa områden. Insatser på jämställdhetsområdet, arbetsmiljöområdet och kompetensutveckling samt resultat av lönejämförelser kan kommenteras samt mål och statistik för personalomsättning, sjukfrånvaro, skador och olyckor Exempel på social information som kan redovisas omfattar vilka etiska riktlinjer i form av uppförandekoder som tillämpas i företaget och vilka andra sociala riktlinjer som styr val av samarbetspartners, kunder och leverantörer samt resultatet av uppföljning av dessa 18

Utformning av hållbarhetsredovisning: Riktlinjer FAR SRS: RedR 1 Årsredovisning i aktiebolag innehåller praktisk vägledning för den som ska upprätta en årsredovisning (forts.) Upplysningskraven gäller även koncernredovisningen. Ett svenskt moderföretag kan därför bli skyldigt att i koncernförvaltningsberättelsen lämna upplysningar av de aktuella slagen även avseende dotterföretag. Detta gäller såväl svenska som utländska dotterföretag Upplysningar om verksamhetens miljöpåverkan skall enligt de allmänna kraven på förvaltningsberättelsens innehåll lämnas om upplysningarna är av väsentlig betydelse för bedömning av företagets finansiella utveckling (BFN U 98:2) Exempel på sådan information är ändrade marknadsförutsättningar, betydande saneringsbehov eller överskridanden av tillståndsvillkor. Det är lämpligt att i förekommande fall även kommentera att företagsledningen inte känner till några ändrade marknadsförutsättningar eller betydande saneringsbehov och inte heller har överskridit några tillståndsvillkor Företag som bedriver verksamhet som är tillstånds- eller anmälningspliktig enligt 9 kap. 6 miljöbalken skall i tillägg alltid lämna uppgift om verksamhetens miljöpåverkan utöver vad som följer av de allmänna kraven om förvaltningsberättelsens innehåll BFN:s uttalande BFN U 98:2 behandlar den särskilda upplysningsskyldigheten för tillstånds- eller anmälningspliktig verksamhet och tillämpas fullt ut av allt fler företag. Även i relation till denna upplysningsskyldighet blir det allt vanligare att företag även kommenterar händelser som inte har inträffat, t ex att inga väsentliga tillstånd ska förnyas under kommande räkenskapsår På samma sätt har det blivit allt vanligare att icke-tillståndspliktiga företag kommenterar i förvaltningsberättelsen att de inte bedriver någon miljöpliktig verksamhet Allt oftare väljer svenska moderbolag att i koncernförvaltningsberättelsen även kommentera koncernens mest betydande miljöpåverkan, vilken kan skilja sig åt från de tillståndspliktiga verksamheternas miljöpåverkan 19

Utformning av hållbarhetsredovisning: Riktlinjer Trots RedR 1 så återfinns ofta hållbarhetsinformation på fel ställen i årsredovisningen I en studie som genomfördes av KPMG hösten 2007, och som avsåg årsredovisningarna för 2006, så framkom att många företag har svårt att bedöma vilken icke-finansiell information som ska redovisas i förvaltningsberättelsen, trots RedR 1 Förvaltningsberättelsen i årsredovisningarna från 37 företag analyserades mot 20 kriterier som speglade de upplysningskrav som finns i årsredovisningslagens 6 kap, förarbeten (Prop 2004/05:68) och publika tolkningar (BFN U 98:2) Undersökningen visade att många företag redovisar information om miljö, personal och socialt ansvar i årsredovisningen, men gör det utanför den formella delen av förvaltningsberättelsen. En av tankarna bakom de nya kraven i moderniseringsdirektivet är dock att resultatinriktad icke-finansiell information ska rapporteras på ett ställe i förvaltningsberättelsen och att anpassning ska ske i enlighet med rådande europeisk praxis Flera tillståndspliktiga företag lämnade inte någon information alls om sin miljöpåverkan. I några fall återfanns informationen om miljöpåverkan på andra ställen i årsredovisningen, utanför förvaltningsberättelsen Kravet från 2005 om att företag som är tillståndspliktiga alltid ska lämna information om sin miljöpåverkan hade således inte slagit igenom fullt ut för ett år sedan då studien genomfördes 20

Utformning av hållbarhetsredovisning: Processen Processen för att göra en hållbarhetsredovisning omfattar fem steg Bestämma mål med redovisningen Planera redovisningen Utforma redovisningen Distribuera redovisningen Inhämta och analysera feedback på redovisningen 21

Utformning av hållbarhetsredovisning: Processen Det systematiska tillvägagångssättet vid upprättande av en hållbarhetsredovisning utgår från såväl organisationens mål som tillgängliga riktlinjer Steg 1: Bestämma mål med redovisningen Vad är syftet med redovisningen? Vem är mottagare? Vilka frågor vill vi redovisa? Hur detaljerad ska redovisningen vara? Hur ska redovisningen publiceras? Kan vi använda vår erfarenhet från redovisning inom andra områden, t ex årsredovisningen? Vilka riktlinjer för hållbarhetsredovisning ska vi använda, GRI och eventuella andra riktlinjer? Vilken hållbarhetsinformation ska vi redovisa? Vilket format ska vi använda för rapportering? Ska intressenter delta i redovisningsprocessen? Vilka enheter ska rapportera? Vilka redovisningsprinciper ska vi tillämpa? Steg 2: Planera redovisningen Vem är ansvarig för redovisningen? Ska vi ta in externa parter för att göra redovisningen? Kommer redovisningen ha ett generellt tema? Hur ska vi rapportera vårt business case för hållbar utveckling? Vilken hållbarhetsdata och -information ska mätas, samlas in, analyseras och rapporteras? Varifrån samlas hållbarhetsdata- och information in? När samlas hållbarhetsdata- och information in? Hur säkerställer vi kvaliteten i rapporterad data och information samt vem gör interna kontroller? Vem ska godkänna hållbarhetsredovisningen (ledningen eller styrelsen)? Ska hållbarhetsredovisningen granskas av tredje part? Steg 3: Utforma redovisningen Hur ska redovisningen struktureras? Hur tar vi ta hänsyn till intressenternas förväntningar? Hur ska vi samla in, aggreggera och analysera data utforma riktlinjer för rapporter (redovisningshandbok!) Hur ska vi göra hållbarhetsinformationen lätt att förstå formulera texter enkla att förstå och analys av den data som sammanställts! Genomför den oberoende granskningen av redovisningen parallellt med redovisningens utformning! Steg 4: Distribuera redovisningen Vilka ska vi skicka hållbarhetsredovisningen till? Hur ska vi lansera redovisningen? Steg 5: Inhämta och analysera feedback på redovisningen Hur samlar vi in feedback på hållbarhetsredovisningen? Hur ska vi använda den feedback vi får för att förbättra vår redovisningsprocess? Vad kan vi lära oss av den externa granskningsprocessen? 22

Granskning av hållbarhetsredovisning FAR SRS Rekommendation i revisionsfrågor: RevR 6 Oberoende granskning av frivillig separat hållbarhetsredovisning Syftet med RevR 6 är att lämna vägledning om oberoende granskning av ett företags frivilliga separata hållbarhetsredovisning RevR 6 bygger på och hänvisar i tillämpliga delar till ISAE 3000 Assurance Engagements other than Audits or Reviews of Historical Financial Information samt till FAR SRS Ramverk för bestyrkandeuppdrag RevR 6 behandlar endast bestyrkandeuppdrag avseende frivilliga separata hållbarhetsredovisningar där en slutsats med begränsad säkerhet uttalas, dvs ett uttalande i negativ form. Detta med anledning av att kriterierna för att upprätta en hållbarhetsredovisning ofta är av sådant slag att redovisningen innehåller en stor andel kvalitativ information vilket är arbetskrävande och därmed ofta inte ekonomiskt försvarbart att granska Kriterierna enligt vilka en hållbarhetsredovisning är upprättad och mot vilka den därmed ska granskas kan antingen vara etablerade eller specifika Etablerade kriterier är t ex lagar, förordningar och vedertagna riktlinjer Specifika kriterier är kriterier som företaget självt har skapat. Om sådana används är det av största vikt att dessa är ändamålsenliga och uppfyller kraven på relevans, fullständighet, tillförlitlighet, neutralitet och begriplighet Det är således viktigt att initialt bilda sig en uppfattning om vilka granskningskriterierna är. På senare år har GRI vuxit fram som de riktlinjer (kriterier) företag använder vid hållbarhetsredovisning, och om så är fallet utgör GRI granskningskriterierna De kriterier som används ska göras tillgängliga för användarna, så att de kan bilda sig en egen uppfattning om kriteriernas ändamålsenlighet Det pågår för tillfället en omarbetning av RevR 6 utifrån den holländska standarden 3410N Assurance Engagements relating to Sustainability Reports 23

Granskning av hållbarhetsredovisning Syftet med en oberoende granskning av hållbarhetsredovisningen varför? Diskussionerna om granskning av miljö- och hållbarhetsredovisningar har i Sverige funnits sedan mitten av 1990-talet och företag som var tidigt ute och lät granska sina redovisningar var bl a SAS, Stockholm Energi/Birka Energi och ASG Svenska anmälnings- och tillsynspliktiga företag var i början skeptiska till konceptet granskning varför skulle man externt granska information som man ändå skickade till tillsynsmyndigheten (i form av sin miljörapport) ljuger gör vi ju inte! Internationellt har de externa kraven på företag när det gäller genomsynlighet (transparency) och tillräknelighet (accountability) i den icke-finansiella redovisningen varit mycket starkare än i Sverige. Drivande faktor har bland annat varit att förtroendet mellan näringsliv och intressenter inte varit lika stort som i t ex Sverige - att redovisa har inte varit tillräckligt, de stora internationella företagen har känt kravet att visa att det som redovisas är på riktigt Andelen svenska hållbarhetsredovisningar som är externt granskade är låg jämfört med andra europeiska länder och kan jämföras med 56% i Spanien, 37% i Italien och 34% i Storbritannien Den låga siffran beror på att det hittills främst varit stora svenska internationella koncerner och statligt ägda bolag som känt av kraven från sina intressenter att granska sina hållbarhetsredovisningar Ökade krav från organisationer som Global Reporting Initiative (GRI), FN och Amnesty gör att även allt fler svenska företag inser behovet av en extern granskning av sin hållbarhetsredovisning och även allt fler etiska analytiker och investerare efterfrågar information om hållbarhetsrelaterad information granskats av tredje part Diskussionen handlar oftast om huruvida granskningen bidrar till hållbarhetsredovisningens trovärdighet, mindre ofta om det interna värde som den bidrar med till det företag vars redovisning granskas 24

Granskning av hållbarhetsredovisning En oberoende granskning genererar värde Externt värde Bidrar med trovärdighet och genomsynlighet till hållbarhetsredovisningen (viktigt i relationen till externa intressenter) Bidrar med kvalitet till hållbarhetsredovisningen (viktigt för företaget och de interna intressenterna) Förväntas av allt fler intressenter och bidrar till att skydda varumärket Internt värde Försäkran om att den systematik som levererar information till hållbarhetsredovisningen fungerar Försäkran om att den data och information som presenteras i hållbarhetsredovisningen är systematiskt sammanställd och kan spåras (audit trail) till underliggande dokumentation Försäkran om att den data och information som presenteras i hållbarhetsredovisningen är sammanställd med tillbörlig omsorg och inte innehåller väsentliga felaktigheter Trovärdigheten och kvaliteten i den interna rapporteringsprocessen ökar Bidrar till förbättring av interna kontroller och rapporteringssystem Är ofta ett stöd i risk- och compliancearbetet Bidrar till att förstärka den interna betydelsen av det hållbarhetsrelaterade arbete som bedrivs internt Utvecklar innehållet i redovisningen 25

Granskning av hållbarhetsredovisning Processen för att granska en hållbarhetsredovisning bygger på klassisk finansiell revisionsmetodik Processen för att granska en hållbarhetsredovisning bygger på klassisk finansiell revisionsmetodik. Kraven på innehåll i redovisningen är mer flexibla än vanligt och arbetet innebär därför större interaktion mellan de som utformar redovisningen och de som granskar den Ett bestyrkandeuppdrag avseende en hållbarhetsredovisning omfattar fyra huvudsakliga aktiviteter; riskanalys och planering av uppdraget, fokusering av uppdraget, genomförande och avrapportering Riskanalys & planering Fokusering av uppdraget Genomförande Avrapportering Diskussion och analys av risker och möjligheter med den granskning som ska göras vilken är risken för att den information som ska redovisas innehåller fel? Planering av uppdraget Intervjuer med ledning och intressenter Granskning av IT-system Platsbesök Granskning av underliggande dokumentation till redovisad data och information Granskning av redovisningsprinciper Bestyrkanderapport Slutrapport Avrapportering till företaget 26

Count me in the readers take on sustainability reporting En nyligen genomförd studie visar att en hållbarhetsredovisning påverkar redovisarens rykte och varumärke positivt! Bakgrund KPMG har tillsammans med SustainAbility och GRI genomfört en studie av vilka läsarna av hållbarhetsredovisningar är, vad de använder dem till, vad de tycker om dem och vilken information de önskar i hållbarhetsredovisningarna i framtiden Studien "Count me in - The readers' take on sustainability reporting" är den första i sitt slag och lanserades i Sverige i slutet av augusti Övergripande resultat Enligt studien tenderar publiceringen av en hållbarhetsredovisning att stärka redovisarens rykte Nio av tio läsare säger att de påverkas av informationen i hållbarhetsredovisningarna och 85% får som följd en positivare bild av den redovisande organisationen Majoriteten av läsarna anser att hållbarhetsredovisningen täcker den information de behöver på en tillräckligt detaljerad nivå och att informationen är lättillgänglig 25% anser dock att de mest signifikanta hållbarhetsaspekterna saknas i redovisningen, och att det allt som oftast är misslyckanden och motgångar som saknas 27

Count me in the readers take on sustainability reporting Studien visar att läsaren av en hållbarhetsredovisning har ett antal önskemål som kan vara bra att ha i åtanke när man gör en redovisning Majoriteten av läsarna vill att redovisaren ska beskriva vilka intressenter de har involverat i hållbarhetsredovisningsprocessen för att bestämma redovisningens innehåll, dvs en transparent intressentdialog är att föredra Resultatet är motsägelsefullt vad gäller önskemålen om redovisningens omfattning: balansen mellan fokus (informationsdjup) och fullständighet (informationstäthet) Fokus betyder att vissa frågor utelämnas till förmån för mer detaljerad information om andra frågor av mer strategisk betydelse för redovisaren Fullständighet möjliggör för läsaren att själv göra sina bedömningar baserat på sin läsning av de områdena som är av störst intresse för just henne/honom Balansen mellan framgångar och motgångar är viktig för att visa på ett genuint åtagande när det gäller hållbar utveckling Årlig hållbarhetsredovisning är att föredra enligt läsarna, och att redovisningen finns i pdf-format på redovisarens hemsida är viktigare än att den finns i pappersformat I hållbarhetsredovisningen är det viktigt att tydligt visa hur strategin för att bidra till en hållbar utveckling är kopplad till affärsstrategin och redovisningen bör också innehålla mer information om företagets och organisationens process när det gäller styrning och uppföljning av betydande hållbarhetsfrågor och hur detta påverkar den finansiella ställningen Läsarna vill att redovisaren sätter begreppet hållbar utveckling i sitt sammanhang för den egna organisationen, dvs vad betyder hållbar utveckling för oss och hur är det kopplat till de frågor som man arbetar med? 28

Count me in the readers take on sustainability reporting Studien visar att läsaren av en hållbarhetsredovisning har ett antal önskemål som kan vara bra att ha i åtanke när man gör en redovisning (forts.) Ett trovärdigt åtagandet till en hållbar utveckling kommuniceras genom att redovisa: Processen för att engagera intressenterna i arbetet med hållbar utveckling och i redovisningsprocessen (intressentdialogen) Länken mellan hållbarhetsfrågorna och den övergripande affärsstrategin Mål och resultat med förklaringar Balans mellan goda och dåliga nyheter Oberoende granskning av informationen i hållbarhetsredovisningen Läsarna vill se organisationens direkta och indirekta påverkan på en hållbar utveckling, sustainability footprint Hur omvandlas strategier till handling och hur har de betydande hållbarhetsfrågorna integrerats i strategi, verksamhet och försäljning samt i relationen med kunder, investerare, myndigheter och övriga intressenter? Läsarna vill också veta hur man använder sig av innovativt tänkande för att lösa de hållbarhetsrelaterade utmaningar som verksamheten står inför För globala aktörer med verksamheter på olika marknader är det viktigt att visa hur centrala policys och strategier omsätts för att passa lokala förutsättningar och hur man analyserar de skillnader som råder mellan de olika enheterna baserat på geografiska och kulturella skillnader 29

Om vi hinner: Goda exempel på hur andra hållbarhetsredovisar Green Cargo, SAS, Trelleborg och Vattenfall är exempel på företag som gör väl utvecklade hållbarhetsredovisningar Redovisningarna från Green Cargo, SAS, Trelleborg och Vattenfall utsågs i november 2007 till Årets bästa redovisning av FAR SRS (avseende redovisningarna för 2006) Dessa företag har varierande historik när det gäller hållbarhetsredovisning, där SAS var först ut i mitten på 1990- talet Green Cargo är det företag som kommit längst på väg mot full integration av hållbarhetsinformationen i årsredovisningen, då deras hållbarhetsredovisning återfinns i förvaltningsberättelsen 30

Om vi hinner: Goda exempel på hur andra hållbarhetsredovisar Green Cargo Är ett av få exempel på företag med en helt integrerad årsoch hållbarhetsredovisning som förmedlar att hållbarhetsfrågorna också är affärsrelaterade Sneglar på GRI, men har ingen korsreferenslista Hållbarhetsredovisningen ingår i förvaltningsberättelsen och omfattar 9 sidor (målområdena säkerhet, medarbetare, samhälle, miljö och kund) Redovisningen är granskad som en del i den finansiella revisionen varför ingen separat oberoende bestyrkanderapport återfinns i hållbarhetsredovisningen 31

Om vi hinner: Goda exempel på hur andra hållbarhetsredovisar SAS SAS anses publicera en av de klart bästa oberoende bestyrkta redovisningarna med en tydlig beskrivning av ledningsansats och hållbarhetsprestanda SAS är en av väldigt få svenska redovisningen som uppfyller kriterierna för GRI:s högsta nivå, GRI Application Level A+ SAS har en separat hållbarhetsredovisning på 20 sidor inkluderat i samma dokument som årsredovisningen Redovisningen är oberoende bestyrkt 32

Om vi hinner: Goda exempel på hur andra hållbarhetsredovisar Trelleborg Trelleborg har enligt FAR SRS en ambitiös och innehållsrik hållbarhetsredovisning Är en B+ redovisning som följer GRI mycket väl Omfattar 43 sidor Är oberoende bestyrkt 33

Om vi hinner: Goda exempel på hur andra hållbarhetsredovisar Vattenfall I redovisningen presenteras ambitioner, aktiviteter och uppnådda resultat på ett tydligt sätt Följer GRI:s riktlinjer och uppnår GRI Application Level A Den fullständiga hållbarhetsredovisningen omfattar 94 sidor och publiceras i en pdf-fil på Vattenfalls hemsida. I tryckt version finns ett sammandrag av hållbarhetsredovisningen Är inte oberoende bestyrkt 34

Frågor??? 35

Tack för idag! KPMG Sustainability Services Jenny Fransson, 08-723 97 81 jenny.fransson@kpmg.se 36