Granskning av externt finansierade projekt Internrevisionen 2017-06-19
RAPPORT 2 (16) Granskning av externt finansierade projekt INNEHÅLL 1 SAMMANFATTNING... 3 2 INLEDNING... 4 2.1 Bakgrund... 4 2.2 Syfte och mål... 4 2.3 Omfattning och avgränsning... 4 2.4 Metod och tillvägagångssätt... 4 2.5 Bedömningsgrunder... 5 3 INTERN STYRNING OCH KONTROLL VID HANTERING AV EXTERNT FINANSIERADE PROJEKT... 6 3.1 Ansvar och roller... 6 3.2 Budget... 9 3.3 Redovisning... 11 3.4 Sammanfattande bedömning av intern styrning och kontroll... 14 Bilaga - Beslutsprotokoll Rpc Beslut om åtgärder 2017-06-09
RAPPORT 3 (16) 1 Sammanfattning Granskningen har syftat till att bedöma Polismyndighetens interna styrning och kontroll av externt finansierade projekt. Internrevisionens bedömning är att den interna styrningen och kontrollen behöver förstärkas. En grundförutsättning för säkerställandet av att externt finansierade projekt inom myndigheten bedrivs enligt avtal, kontrakt och beslut samt enligt myndighetens inriktning är att ansvar och roller är tydliga och dokumenterade. Internrevisionens bedömning är att ansvar och roller inte är tillräckligt tydliga och dokumenterade. Internrevisionen anser att styrning och kontroll över budget och utfall behöver formaliseras för externt finansierade projekt, både på regional/avdelnings- och nationell nivå. Internrevisionen bedömer att ansvaret för budget av externt finansierade medel bör regleras. Polismyndighetens totala kostnader för externt finansierade projekt följs inte upp. Egenkontroller är inte formaliserade i polisregionerna och i de nationella avdelningarna, om så vore fallet skulle egenkontrollerna utgöra underlag till ekonomiavdelningens uppföljningar och till myndighetens tertialuppföljningar. Internrevisionen bedömer att avsaknad av en tydlig och dokumenterad myndighetsgemensam process för externt finansierade projekt medför olikheter i arbetssätt. Olikheterna berör främst kontroller, avstämningar, dokumentation och redovisning. Vidare bedömer internrevisionen att ekonomiavdelningen inte har möjlighet att göra uppföljningar av externt finansierade projekt om inte en samlad process finns dokumenterad för kontroller, avstämningar, och redovisning inom myndigheten. I granskningen har två väsentliga brister noterats som har föranlett följande övergripande rekommendationer: Internrevisionen rekommenderar att nationella operativa avdelningen tillsammans med utvecklingschefen och ekonomiavdelningen ser över hur ansvar och roller vid hantering av externt finansierade projekt bör fördelas. Internrevisionen rekommenderar ekonomiavdelningen att främst se över redovisnings- och rapporteringsrutinerna samt upprätta ett myndighetsgemensamt styrande dokument med process och checklistor för externt finansierade projekt. Ansvaret och delegationen för projektansvariga och projektekonomer ska dokumenteras. Tabellen nedan visar att internrevisionens granskning har resulterat i fyra rekommendationer, fördelade utifrån internrevisionens modell för bedömning av brister som presenterats i rapporten. Antal Mycket väsentlig brist 0 Väsentlig brist 2 Mindre väsentlig brist 2
RAPPORT 4 (16) 2 Inledning Internrevisionen granskade under 2016, på förfrågan från Gränspolissektionen, ett till övervägande del EU-finansierat projekt vid namn Turnstone. Vid granskningen noterades brister som visade att den interna styrningen och kontrollen inte varit tillfredställande. Som en följd av resultatet av den granskningen har internrevisionen beslutat granska även andra externt finansierade projekt. 2.1 Bakgrund Granskningen har utgått från en sammanställning av externt finansierade projekt i ekonomisystemet Agresso. Med externt finansierade projekt avses projekt vilka huvudsakligen är finansierade med bidrag. 2.2 Syfte och mål Syftet med granskningen har varit att bedöma Polismyndighetens interna styrning och kontroll av externt finansierade projekt. Målet med granskningen har varit att bedöma om det finns en ändamålsenlig intern styrning och kontroll i verksamheten, det vill säga om projekten redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt och om myndigheten, i enlighet med 3 myndighetsförordningen (2007:515), hushållar väl med statens medel. Granskningen har omfattat följande revisionsfrågor. Hur är ansvaret fördelat i Polismyndigheten för att säkerställa att projekten bedrivs enligt avtal, kontrakt och beslut samt enligt myndighetens inriktning 1? Vilken intern styrning och kontroll förekommer för att säkerställa att redovisningen sker korrekt och enligt gällande regelverk inom projekten? Vilken intern styrning och kontroll förekommer för att säkerställa att projekten bedrivs inom givna budgetramar? 2.3 Omfattning och avgränsning Granskningen av externt finansierade projekt har omfattat projekt med finansiering från exempelvis Europeiska unionen, Östersjöstaternas råd samt kommuner och andra myndigheter, såsom Justitiekanslern, Vinnova och Svenska institutet. Granskningen har omfattat ett urval av åttiotvå externt finansierade projekt som under perioden januari 2015 april 2016 fanns registrerade i Agresso. Granskningen har inte omfattat verksamhet som bedrivs främst inom Förenta nationerna och Europeiska unionen. Granskningen har inte heller omfattat it-avdelningens riktlinjer för uppdrag. 2.4 Metod och tillvägagångssätt Internrevisionen har tagit del av myndighetsgemensamma styrdokument och handläggnings- och delegationsordningar för avdelningar och regioner. Substansgranskningar har gjorts utifrån sökningar i Agresso. Vidare har intervjuer utförts vid ekonomiavdelningen 2 1 Inriktning enligt Polismyndighetens verksamhetsplan.
RAPPORT 5 (16) HR-avdelningen 3 nationella operativa avdelningen 4 nationellt forensiskt centrum. Granskningen har, med utgångspunkt i revisionsfrågorna, delats in i följande områden. Ansvar och roller Budget Redovisning. Granskningen har utförts under hösten 2016 av internrevisorerna Henrik Kreivi och Elenor Groth Hjelm. Den 2017-02-24 skickades rapporten för sakgranskning till samtliga polisregioner, HRavdelningen, it-avdelningen, rättsavdelningen, nationellt forensiskt centrum och nationella operativa avdelningen. Svar på sakgranskning inkom till internrevisionen mellan perioden 2017-02-28-2017-03-27. Begäran om inhämtande av åtgärdsförslag skickades till rikspolischefens kansli den 2017-04-05. Svar med förslag på åtgärder med anledning av internrevisionens rekommendationer har lämnats av ekonomiavdelningen, rättsavdelningen och nationella operativa avdelningen under perioden 2017-04-27-2017-05-22. 2.5 Bedömningsgrunder Internrevisionens iakttagelser, bedömningar och grunder för lämnade rekommendationer framgår av den löpande texten i rapporten. För respektive rekommendation har internrevisionen bedömt bristen vid tidpunkten för granskningen. Internrevisionens bedömning följer nedanstående mall. Bedömning Röd - Mycket väsentlig brist Orange - Väsentlig brist Gul - Mindre väsentlig brist Beskrivning Brist som allvarligt påverkar Polismyndighetens måluppfyllelse enligt instruktion eller regleringsbrev och/eller medför stora negativa konsekvenser för Polismyndighetens verksamhet och/eller innebär att Polismyndigheten inte uppfyller myndighetsförordningens krav på effektivitet, lagenlighet, redovisning och hushållning. Brist som påverkar den granskade verksamheten så att uppställda mål inte nås och/eller medför betydande negativa konsekvenser för verksamheten. Brist som inte påverkar den granskade verksamhetens måluppfyllelse men som medför negativa konsekvenser för verksamheten. 2 Enheten för verksamhetsstyrning och analys, enheten för finansiell styrning och sekretariatet för EU:s fond för inre säkerhet. 3 Enheten för ledarskap och medarbetarskap samt HR-direkt. 4 Kansliet, utvecklingschefen och internationella enheten.
RAPPORT 6 (16) 3 Intern styrning och kontroll vid hantering av externt finansierade projekt 3.1 Ansvar och roller Intern styrning och kontroll påverkas av hur ansvar och roller delas upp. I detta avsnitt belyser internrevisionen sambandet mellan ansvars- och rollfördelning och den interna styrningen och kontrollen av externt finansierade projekt. Iakttagelser Arbetsordningen för Polismyndigheten 5 reglerar organisation, ansvar och befogenheter för myndigheten. Inom arbetsordningens och andra överordnade bestämmelsers ramar får polisregionerna och avdelningarna i handläggnings- och delegationsordningar fatta kompletterande beslut om den närmare organisationen och ansvarsfördelningen. Internrevisionen har gått igenom arbetsordningen och handläggnings- och delegationsordningarna för ekonomiavdelningen, nationella operativa avdelningen, nationellt forensiskt centrum och regioner. Av dessa dokument framgår i huvudsak följande med bäring på hantering av externt finansierade projekt. Enligt arbetsordningen ska ekonomiavdelningen bl.a. ansvara för Polismyndighetens finansiella styrning nationellt samt för polisregionerna och de nationella avdelningarna processansvar för verksamhetsplanering, uppföljning och resultatanalys att säkerställa en väl fungerande process för intern styrning och kontroll analys av verksamhetsresultatet. Polismyndigheten är nationellt ansvarig myndighet för den Europeiska fonden för inre säkerhet 6. Enligt ekonomiavdelningens handläggningsordning ska avdelningen ha ansvar för att förvalta fonden vilket innefattar att bevilja, förvalta och kontrollera användningen av medel. Sekretariatet för fonden är placerat vid avdelningens enhet för finansiell styrning. Vid nationella operativa avdelningens kansli finns en särskild funktion med ansvar för ärendehantering, stöd till utvecklingschefen, samordning av utvecklingsverksamhet samt extern finansiering 7. Enligt uppgift har funktionen påbörjat en översyn av rutiner och styrande dokument. Regionernas handläggnings- och delegationsordningar innehåller inga entydiga bestämmelser till ledning för hantering av externt finansierade projekt. Exempelvis har region Väst i sin handläggningsordning bestämmelser avseende beslut om projektorganisation. Om projekttiden överstiger tre månader, om projektet berör flera enheter/polisområden eller om projektet medför kostnader som inte enheten kan finansiera inom egen budgetram, ska den biträdande regionpolischefen fatta beslut om projektet. Beslut angående projekttid understigande tre månader, som kan finansieras 5 Arbetsordningen för Polismyndigheten, PM 2016:01, saknr 127. 6 Förordning (2014:1102) med instruktion för Polismyndigheten. 7 Beslut om grupp 3 vid Nationella operativa avdelningens kansli, 2016-04-28, saknr 163/16.
RAPPORT 7 (16) inom egen budgetram, fattas av chefen för polisområden och regionala enheter. Även region Öst har en sådan bestämmelse avseende projekttid under tre månader. Dessa bestämmelser tar, såvitt internrevisonen förstår, inte sikte på externt finansierade projekt utan har tillkommit för att hantera projektkostnader över enhets- och polisområdesgränser inom regionen. Det är oklart om bestämmelserna är tillämpliga även på projekt som inte finansieras inom ramen för regionernas tilldelade anslagsmedel. Av region Västs delegationsordning framgår att ansökan om medel för internationella projekt ska fattas av regionpolischefen. Det framgår inte om det är internationella externt finansierade projekt, projekt finansierade genom anslagna medel eller båda finansieringsformerna som avses. Under flertalet av de intervjuer som internrevisionen har genomfört har det framförts att varken arbetsordningen för Polismyndigheten eller andra myndighetsgemensamma styrdokument innehåller närmare bestämmelser till ledning för hanteringen av externt finansierade projekt. Vidare har framförts att det inte är tydligt reglerat vem som har processansvar respektive funktionsansvar för sådana projekt och att det saknas dokument som definierar ansvar och roller, såsom projektansvarig, projektledare, projektkoordinator och projektekonom. Under internrevisionens granskning har det framförts att det är oklart av vem eller på vilken nivå inom organisationen avtal, beslut och kontrakt får ingås när det gäller externt finansierade projekt. Det har även framförts att otydlighet finns i Polismyndighetens arbetsordning om vem som har rätt att för myndighetens räkning ansöka om bidrag. Det har uppgetts att dokumenterade avstämningar inte utförs mot Polismyndighetens inriktning, långsiktiga mål och strategiska initiativ vid ansökningar av externt finansierade projekt. Projekten har inte heller tydliga prioriteringsordningar. Bedömning Internrevisionen har under granskningen bedömt att urvalsförfarandet när det gäller att söka extern finansiering av projekt inte sker strukturerat och formaliserat. Det saknas också tydliga dokumenterade kopplingar mellan Polismyndighetens inriktning, långsiktiga mål, strategiska initiativ och de externt finansierade projekten. Internrevisionen bedömer att det ansvar som följer med olika roller vid hantering av externfinansierade projekt inte ser lika ut i regionerna/avdelningarna och att ansvaret inte heller är tydligt definierat med riktlinjer. Internrevisionen ser positivt på att en översyn över rutiner och styrande dokument har påbörjats av funktionen för handläggning av frågor som rör extern finansiering vid nationella operativa avdelningen. Rekommendation Orange Väsentlig brist Internrevisionen rekommenderar att nationella operativa avdelningen tillsammans med utvecklingschefen och ekonomiavdelningen ser över hur ansvar och roller vid hantering av externt finansierade projekt bör fördelas. Internrevisionen anser att det är viktigt att följande säkerställs: Att Polismyndighetens arbetsordning, i samråd med rättsavdelningen, ses över
RAPPORT 8 (16) såvitt avser processansvar och funktionsansvar för hantering av externt finansierade projekt i ett syfte att tydliggöra roller och ansvar. Att formaliserat och dokumenterat ställningstagande sker innan ansökningar om externt finansierade projekt görs. Avstämning ska göras mot Polismyndighetens inriktning enligt verksamhetsplan, mål, strategiska initiativ och prioriteringar. Att myndighetsgemensamt projektstyrningsdokument upprättas för externt finansierade projekt, där det framgår vad som ska utföras samt hur projekten ska bedrivas för att få enhetlig hantering i Polismyndigheten. Att en ansvarig omvärldsbevakningsgrupp utses för att fånga upp olika former för extern projektfinansiering och att information kanaliseras till verksamheten om potentiella externt finansierade projekt. Åtgärder med anledning av IR:s rekommendation Svar lämnat av Åtgärder Ansvarig Avdelningskansli: Nationella stödfunktionen för externfinansiering, funktionsansvarig, Maria Lager Översyn av arbetsordningen kommer att ske och har påbörjats i det arbete med gränsytor som bedrivs mellan Noa och EA. Ett formaliserat och dokumenterat ställningstagande och en tydlig process med avstämning mot Polismyndighetens inriktning enligt verksamhetsplan, mål, strategiska initiativ och prioriteringar för ansökningar om externt finansierade projekt görs vid ansökningar till EU:s fond för inre säkerhet. Denna process ska, i tillämpliga delar, införas även vid andra finansieringskällor. Myndighetsgemensamt projektstyrningsdokument för externt finansierade projekt bör inte vara annorlunda än för övriga projekt. Dessa ska följa ordinarie styrmodeller. En ansvarig omvärldsbevakningsgrupp för att fånga upp olika former för extern projektfinansiering och informera verksamheten om potentiella externt finansierade projekt finns redan i den nationella stödfunktionen för externfinansiering. Arbetet med detta är igång, sida på Intrapolis finns för detta. Avdelningskansli Noa: Per Blomqvist Tidsplan Punkt 1, 2 och 4 är påbörjat och är klart december 2018. Kommentarer till lämnad rekommendation eller planerade åtgärder: Punkt 3- ingen åtgärd planeras. Konsekvenserna av att rekommendationerna inte följs är risk för fortsatt bristande styrning och kontroll vid hantering av externt finansierade projekt. Detta skulle medföra betydande negativa konsekvenser för Polismyndigheten eftersom externa finansieringsformer för projekt inte tas till vara fullt ut. Dessutom finns risk för att myndighetens resurser kan komma att användas till lägre prioriterad verksamhet om inte en samlad bedömning görs av hela myndighetens verksamhet.
RAPPORT 9 (16) 3.2 Budget Budget utgör en framtida prognos för kostnader inom externt finansierade projekt d.v.s. ett slutligt riktvärde för ett projekts totala kostnader efter avslut. I detta avsnitt behandlar internrevisionen polisens interna styrning och kontroll för säkerställandet av att externt finansierade projekt bedrivs inom givna budgetramar. Iakttagelser Det har framförts att budget för ett projekt ska upprättas innan ansökningsförfarandet för ett externt finansierat projekt inleds och att krav på budget ställs från den externa finansiären. I vissa fall har det uppgetts att den externa finansiären sätter ramarna för budgeten. Internrevisionen har noterat att rimlighetsavstämningar av budget inte utförs. Det har i granskningen framkommit att rutiner och riktlinjer saknas för budgetarbetet. Vid intervjuer har oklarheter lyfts fram, såsom vilken budget ett externt finansierat projekt ska baseras på och på vilka grunder och hur den ska förankras. Vidare har det angetts att budget i förhållande till säkerställandet av tillgängliga resurser till pågående projekt inte kan garanteras. Vid intervjuer har det uppgetts att ekonomiavdelningen inte utför dokumenterade avstämningar och ställningstaganden mellan utfall och budget för pågående och/eller avslutade externt finansierade projekt på totalnivå. Vidare har det angetts att uppföljningar utförs mellan budget och utfall för enskilda projekt, i de fall det finns avtalade tider för detta i upprättade kontrakt/avtal. I dessa fall tar den externa finansiären del av uppföljningen. Ekonomiavdelningen tar inte del av dessa uppföljningar. Internrevisionen har noterat att ansvaret för budgeterade medel för projekt inte är reglerat i de styrande dokument som återfinns inom Polismyndigheten. Bedömning Internrevisionen bedömer att den interna kontrollen och styrningen inom budgetarbetet för externt finansierade projekt bör förstärkas. Internrevisionen anser att styrning och kontroll över budget och utfall behöver formaliseras för externt finansierade projekt, både på regional/avdelnings- och nationell nivå. Internrevisionen bedömer att ansvaret för budget av externt finansierade medel bör regleras. Internrevisionen bedömer att Polismyndigheten inte har en övergripande och samlad kontroll över hur mycket finansiella- och personalresurser som går åt i de externt finansierade projekt som bedrivs inom myndigheten. I de flesta projekt utnyttjas resurser i form av polisens förvaltningsanslag av olika anledningar. Förvaltningsanslaget belastas exempelvis vid budgetunderskott och vid krav från extern finansiär om att en del av projektet ska delfinansieras av Polismyndigheten. Internrevisionen bedömer att ekonomiavdelningen behöver formalisera kontroller och uppföljningar av hur mycket anslagsmedel myndigheten totalt behöver tillskjuta till externt finansierade projekt. Rekommendation Gul Mindre väsentlig brist Internrevisionen rekommenderar att ekonomiavdelningen ser över den interna styrningen och kontrollen avseende externt finansierade projekt utifrån avdelningens processansvar för verksamhetsplanering, uppföljning och resultatanalys. Internrevisionen
RAPPORT 10 (16) anser att det är viktigt att följande säkerställs. Att rutiner för budgetprocess för externt finansierade projekt upprättas, formaliseras, kontrolleras och följs upp. Att egenkontroller formaliseras i regionerna och i nationella avdelningar avseende resursförbrukning i form av anslag, bidrag och arbetstimmar. Egenkontrollerna ska dokumenteras och utgöra underlag till myndighetens tertialuppföljningar. Att i samråd med rättsavdelningen se över Polismyndighetens arbetsordning beträffande ansvaret för medlen som tilldelas vid externt finansierade projekt. Konsekvenserna av om rekommendationen inte följs är att det finns risk för att Polismyndigheten inte har kontroll över volymen av finanserna och personalresurserna avseende externt finansierade projekt. Detta skulle medföra negativa konsekvenser för Polismyndigheten. Åtgärder med anledning av IR:s rekommendation Svar lämnat av EA: enheten för finansiell styrning, Annika Hägg Åtgärder Ekonomiavdelningen kommer att ta fram rutiner för budgetprocessen. Ett arbete kommer att sättas igång för att projekten ska kunna lägga in budgeten i Agresso planering, det möjliggör effektivare kontroll och uppföljning. När rutiner för budgetprocess är satt och budget är inlagd i Agresso ges också förutsättning för att följa resursförbrukning. Det ingår i den uppföljning som görs inom myndigheten. Förslag är inlämnat till rättsavdelningen i arbetet att ta fram ny arbetsordning. Ansvarig EA: enheten för finansiell styrning, Annika Hägg Tidsplan Klart, januari 2018 Rekommendation Gul Mindre väsentlig brist Internrevisionen rekommenderar att beslut om externt finansierade projekt fattas på hög organisatorisk nivå för att säkerställa att personalresurser planeras och säkras vid budgettillfället. Ett beslut behöver upprättas om hur oenigheter om personalresurser kan eskaleras till högre beslutsfattande chef. Konsekvenserna av om rekommendationen inte följs är att det finns risk för att Polismyndigheten inte kan fullfölja de krav som ställs av en extern finansiär och fullborda projektet. Detta kan resultera i att Polismyndigheten blir återbetalningsskyldig vilket innebär att anslagsmedel belastas. Detta skulle medföra negativa konsekvenser för Polismyndigheten.
RAPPORT 11 (16) Åtgärder med anledning av IR:s rekommendation Svar lämnat av Åtgärder Avdelningskansli Noa: Per Blomqvist RA: Hans Nordin Avdelningskansli Noa: Utvecklingschefen har chefen Noas delegation att fatta beslut vad gäller beslut om projekt rörande kärnverksamheten. Ett mandat för utvecklingschefen att besluta om externt finansierade projekt tydliggörs lämpligen i arbetsordningen. RA: En reviderad version av arbetsordningen (AO) är under beredning. Genom de ändringar som föreslås där, kommer internrevisionens rekommendation i rapporten att uppfyllas. I 3 kap. 17 AO föreslås bl.a. följande lydelse, Nationella operativa avdelningen ansvarar, i samråd med ekonomiavdelningen, för att samordna finansiering och ansökan m.m. för myndighetens externfinansierade verksamhet, förutom ansökan om forskningsanslag vid nationellt forensiskt centrum. I 5 kap. 6 tredje och fjärde st. AO föreslås följande lydelse om rätten att teckna Polismyndighetens namn. Chefen för en avdelning eller polisregion får företräda Polismyndigheten och teckna dess namn inom ramen för sitt verksamhetsansvar. Vid ingående av avtal och andra rättshandlingar som innebär ekonomiska förpliktelser för Polismyndigheten är denna behörighet begränsad till ett belopp om högst 10 miljoner kronor. Processägare får inom ramen för sitt ansvarsområde företräda Polismyndigheten och teckna dess namn vid ingående av avtal rörande ett nationellt ärende (jfr 6 kap. 8 ). Vid ingående av avtal och andra rättshandlingar som innebär ekonomiska förpliktelser för Polismyndigheten är denna behörighet begränsad till ett belopp om högst 10 miljoner kronor. I 5 kap. 14 tillförs nedan punktsats Chefen för ekonomiavdelningen får besluta om dispositionsrätt av externa medel och eventuella villkor, Ansvarig En reglering som hanterar frågan om oenighet mellan chefer på samma nivå kommer att införas i arbetsordningen. Avdelningskansli Noa: Per Blomqvist RA: Hans Nordin Tidsplan Avdelningskansli Noa: december 2017. RA: beslut om reviderad arbetsordning maj/juni 2017. 3.3 Redovisning Den finansiella delen av Polismyndighetens externt finansierade projekt redovisas i ekonomisystemet Agresso. Därutöver sker även resultatredovisningar av projekten
RAPPORT 12 (16) gentemot den externa finansiären enligt upprättade avtal och kontrakt. I detta avsnitt redovisar internrevisionen kopplingen mellan den finansiella delen av redovisningen och den interna styrningen och kontrollen. Iakttagelser Rutiner efterlevnad av gällande regelverk Internrevisionen har under de genomförda intervjuerna fått kännedom om att följande dokument styr verksamhet med koppling till externt finansierade projekt och dess finansiella redovisning. Ekonomihandboken Gamla ekonomihandboken Rutinhandboken - bokslutsanvisningar Enligt uppgift har uppdateringen av dokumenten varit eftersatt och kännedom om dessa i verksamheten är liten eller obefintligt. Det har i granskningen framförts att efterlevnaden av rutinerna delvis är svag. I den gamla ekonomihandboken finns ett avsnitt om extern finansiering, där redovisningsreglerna stämmer men benämning på funktioner och organisation är obsolet. Ekonomiavdelningen har påbörjat en översyn av redovisningsrutiner och principer avseende externt finansierade projekt. Ekonomiavdelningens översyn sker i samarbete med funktionen för extern finansiering vid nationella operativa avdelningens kansli. I de genomförda intervjuerna har det framförts att rutinbeskrivningar för projektekonomer inte finns inom polisen. Vidare har det uppgetts att kunskap och erfarenhet av projektekonomi avseende externt finansierade projekt inom polisen är begränsad till ett fåtal personer trots att ett stort antal projekt bedrivs inom Polismyndigheten. Processen Internrevisionen har noterat att Polismyndigheten saknar en tydlig och dokumenterad myndighetsgemensam process för externt finansierade projekt och vid intervjuer har framförts att behovet finns av en tydlig och strukturerad sådan. I granskningen har det framkommit att det finns en avdelning som har en inarbetad process, vilken inte är dokumenterad. I de intervjuer som genomförts har det angetts att det saknas dokumenterade riktlinjer avseende finansiell- och resultatstyrning för projektansvariga, projektekonomer och projektkoordinatorer. Dokumentation Internrevisionen har utfört substansgranskning av ett antal externt finansierade projekt. I granskningen har upprättad dokumentation gåtts igenom från delårsbokslut 2016. Granskningen har resulterat i följande iakttagelser. Till en övervägande del har projektansvarig inte skrivit under en blankett 8 som säkerställer projektets finansiella status. I vissa fall framgår det inte av blanketten vem som är projektansvarig. 8 AVSTÄMNING PROJEKT, som ska redovisas till PAC ekonomi.
RAPPORT 13 (16) I vissa fall är de avtal/kontrakt/beslut som redovisats till PAC och som ligger till grund för projekten och deras finansiering inte kompletta. Det har också framkommit att kostnad för arbetade timmar i projekten inte överförs automatiskt till ekonomisystemet Agresso, utan måste föras över manuellt. Kontroller korrekt redovisning Internrevisionen har i granskningen noterat att ett antal kontroller utförs av PAC avseende finansiell redovisning av externt finansierade projekt. Det rör sig om månatliga avstämningar samt delårs- och årsbokslutsavstämningar. PAC är ansvarig för redovisningen men har inte möjlighet att utföra kontroller genom hela kedjan. Det har vid intervjuerna framförts att vissa kontroller och uppföljningar görs avseende finansiella redovisningen i verksamheten, men det har uppgetts att det är otydligt vilka kontroller som ska utföras utöver avstämningar vid delårs- och årsbokslut. Bedömning Internrevisionen bedömer att de styrande dokument som finns för externt finansierade projekt dels är föråldrade och svåra att orientera sig i, dels inte anpassade för projektansvariga och projektekonomer i den nya Polismyndigheten. Internrevisionen ser positivt på att ekonomiavdelningen har tillsatt en grupp som ska se över och utarbeta redovisningsrutiner och principer för externt finansierade projekt. Internrevisionen bedömer att avsaknad av en tydlig och dokumenterad myndighetsgemensam process för externt finansierade projekt medför olikheter i arbetssätt. Olikheterna berör främst kontroller, avstämningar, dokumentation och redovisning. Vidare bedömer internrevisionen att ekonomiavdelningen inte har möjlighet att göra uppföljningar av externt finansierade projekt om inte en samlad process finns dokumenterad för kontroller, avstämningar, och redovisning inom myndigheten. Internrevisionen bedömer att ansvaret och delegationen för projektansvariga och projektekonomer inte är tydligt dokumenterat, vilket skapar utrymme för olika tolkningar. Rekommendation Orange Väsentlig brist Internrevisionen rekommenderar ekonomiavdelningen att: se över redovisnings- och rapporteringsrutinerna för att ekonomiavdelningen ska kunna utöva kontroll över finansiella lägen för externt finansierade projekt samlat för hela myndigheten upprätta ett samlat myndighetsgemensamt styrande dokument med process och checklistor anpassat till projektekonomer och projektansvariga för externt finansierade projekt uppdatera de befintliga styrande dokumenten för externt finansierade projekt ansvaret och delegationen för projektansvariga och projektekonomer dokumenteras upprätta en tidredovisningsmall med huvudboktransaktionsblankett för personal som inte tidredovisar i Agresso och medverkar i externt finansierade projekt, för att erhålla bidrag för eventuella lönekostnader.
RAPPORT 14 (16) Konsekvenserna av om rekommendationen inte följs är att det finns risk för att ekonomiavdelningen inte kan säkerställa att externt finansierade projekt redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt. Detta skulle medföra betydande negativa konsekvenser för Polismyndigheten. Åtgärder med anledning av IR:s rekommendation Svar lämnat av EA: enheten för finansiell styrning, Annika Hägg Åtgärder Ekonomiavdelningen ska se över rutiner för att kunna ha kontroll över finansiella lägen. Arbete pågår med styrande dokument och checklistor. Se ovan. Rutin för beslut om disposition av bidrag och därmed delegation till projektansvarig ska tas fram. Rutiner tas fram vilket ansvar projektekonomen har gällande redovisning. Se till att det finns rutiner för tidredovisning för att fånga lönekostnader. Ansvarig EA: gruppen för ekonomisk planering, uppföljning och redovisning, Linda Bjurshagen Tidsplan Klart, januari 2018 3.4 Sammanfattande bedömning av intern styrning och kontroll Det finns en modell för intern styrning och kontroll som bygger på tre ansvarslinjer. Modellen används både inom privat och offentlig verksamhet. Ansvarslinjerna kan användas för att beskriva vilka som ansvarar för vad inom riskhantering och intern styrning och kontroll.
RAPPORT 15 (16) Ekonomistyrningsverket har beskrivit ansvarslinjerna på följande sätt i Handledning - En introduktion till den statliga internrevisionen : Den första ansvarslinjen är myndighetens dagliga verksamhet och processer. I myndigheten ska det finnas en god intern kontroll i samtliga delar av den operativa verksamheten. Ansvar och befogenheter ska vara tydliga. Den interna kontrollen ska förebygga fel, avsiktliga eller oavsiktliga, i det som myndigheten gör. Handläggare och chefer är en del i den här ansvarslinjen. I den andra ansvarslinjen ligger myndighetens regelbundet återkommande uppföljning och efterkontroller. Chefer, controllers och funktioner som arbetar med risker är en del i den här ansvarslinjen. Uppföljning och efterkontroller görs även av andra funktioner och i olika sammanhang med andra ord kan många personer ingå i andra ansvarslinjen. Exempelvis personer i stödverksamheten som arbetar med uppföljningar och utvärderingar i ett bredare perspektiv. Internrevisionen har i denna granskning av intern styrning och kontroll av Polismyndighetens externt finansierade projekt använt ovanstående modell för att göra en sammanfattande bedömning. En grundförutsättning för säkerställandet av att projekten inom myndigheten bedrivs enligt avtal, kontrakt och beslut samt enligt myndighetens inriktning är att ansvar och roller är tydliga och dokumenterade. Internrevisionens bedömning är att ansvar och roller inte är tillräckligt tydliga och dokumenterade beträffande första ansvarslinjen och delvis andra ansvarslinjen. Redovisning av externt finansierade projekt kräver kunskap och erfarenhet för att den ska bli korrekt och ge en rättvisande bild. Inom polisen finns kunskap och erfarenhet avseende redovisning av externt finansierade projekt, dock begränsad till ett fåtal personer. Internrevisionens bedömning är att första ansvarslinjen brister då en tydlig dokumenterad process för externt finansierade projekt inte finns upprättad. Bristerna återfinns i form av ej tillfredsställande kontroller, avstämningar och redovisning. Detta påverkar den interna styrningen och kontrollen ogynnsamt, därmed behöver kunskap och erfarenhet kompletteras med ovanstående dokumenterade process. Vidare bedömer internrevisionen att en dokumenterad process ska kunna följas upp av andra ansvarslinjen i ett syfte att övervaka dess efterlevnad. Internrevisionen bedömer att den andra ansvarslinjen behöver förstärkas med anledning av att Polismyndighetens totala kostnader för externt finansierade projekt inte följs upp. Ytterligare en aspekt som styrker internrevisionens bedömning är att egenkontroller inte är formaliserade i polisregionerna och i nationella avdelningarna, vilka då skulle kunna utgöra underlag till ekonomiavdelningens uppföljningar och till myndighetens tertialuppföljningar. Vidare skulle en omvärldsbevakande andra ansvarslinje kunna bidra till möjlighet för flera externt finansierade projekt och därmed bidra till bättre ekonomi för polisen. Internrevisionens sammanfattande bedömning är att den interna styrningen och kontrollen avseende externt finansierade projekt har ett antal brister. Bristerna förekommer både i första- och andra ansvarslinjerna, vilka därför behöver ses över.
RAPPORT 16 (16) INTERNREVISIONEN Henrik Kreivi Elenor Groth Hjelm