Regler för tillgång till telekommunikations utrustning mm Gäller från och med 2010-07-01 Ersätter regler från 2006-09-01
Beslut Dnr: 2893/2010-030 2010-06-10 Universitetsdirektör Revidering av regler avseende tillgång till telekommunikationsutrustning mm Regler från 2006-09-01, dnr 4160/06-030, har reviderats, dels på grund av att KI slutit nya avtal för telefoni dels då den tekniska utvecklingen gjort delar av reglerna obsoleta. De reviderade reglerna återfinns som bilaga och äger tillämpning from 2010-07- 01. Beslut i detta ärende har fattats av undertecknad universitetsdirektör efter föredragning av lönechef Katarina Tillgren. Karin Röding Katarina Tillgren Beredning med Marie Tell, Bitr. Universitetsdirektör Ingrid Palmér, Ekonomichef Lena Nordlöf, IT-avdelningen Bilaga: Regler för tillgång till telekommunikationsutrustning mm Postadress Handläggare Telefon E-post Karolinska Institutet 171 77 Stockholm Lönechef Katarina Tillgren 08-524 800 00, vx 08-524 866 16, dir Katarina.tillgren@ki.se Webb Fax ki.se 08-32 70 09 Org.nummer. 202100 2973
Regler för tillgång till telekommunikationsutrustning mm Dnr 2894/2010-030 Innehåll 1 Grundläggande förutsättningar... 2 1.1 Bedömning av förmånsbeskattning... 2 2 Tillgång till (mobil-)telefon i tjänsten... 3 3 Tillgång till mobilt bredband eller fast bredbandsuppkoppling... 3 4 Användning av mobiltelefon och mobilt bredband vid tjänsteresor i utlandet... 4 Bilaga 1 - Mall för Beslut om tillgång till fristående mobil eller mextelefon i tjänsten... 5 Bilaga 2 - Mall för Beslut om mobilt bredband med fast kostnad... 6 Bilaga 3 - Mall för Beslut om bredbandsuppkoppling i hemmet... 7 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen, Personalavdelningen Frågor kring dessa regler besvaras av lönechefen
Karolinska Institutet - Resereglemente 2 (4) Regler och riktlinjer fastställda av universitetsdirektören för tillämpning från och med 2010-07-01. Ersätter riktlinjer från 2006-09-01, dnr 4160/06-030. 1 Grundläggande förutsättningar Dagens teknik gör det möjligt för medarbetare att utföra sina arbetsuppgifter utanför den ordinarie arbetsplatsen, t ex i hemmet och under resor. För de medarbetare vars arbetsuppgifter kräver en hög grad av mobilitet kan arbetsgivaren tillhandahålla olika arbetsredskap för att underlätta arbetet. Som exempel kan nämnas att det finns flera lösningar för telefoni, mex-telefon (fast och mobil telefon i ett), fast telefon och fristående mobil. KI kan även tillhandahålla bärbar dator och mobilt bredband (nedan kallat utrustning). En grundläggande förutsättning för att tillhandahålla utrustningen är att en bedömning gjorts om att medarbetaren behöver utföra sitt arbete utanför den ordinarie arbetsplatsen. I vissa fall skall ett avtal om distansarbetet upprättas (se vidare http://intra.ki.se/staff/distans/distans_se.html ) Ett antal aspekter beaktas i samband med bedömningen enligt ovan. Det gäller t ex informationssäkerhet, arbetsmiljö, kostnader och skattekonsekvenser. Beslut om tillhandahållande av utrustning fattas av prefekt och huvudregeln är att ett beslut som innebär att Karolinska Institutet ikläder sig långsiktiga förpliktelser såsom abonnemang, endast får avse varaktigt (tillsvidareanställda) anställda. I undantagsfall kan också personer som anställts för kortare tid (tidsbegränsad anställning) få tillgång till utrustning om denna bedöms vara väsentlig för arbetets utförande. Inköp av utrustning ska ske via KIs upphandlade avtal. Se blankett för beslut, bilaga 2 och 3. 1.1 Bedömning av förmånsbeskattning Enligt 11 kap 8 inkomstskattelagen (IL) skall som huvudregel förmån av en vara eller tjänst som en anställd får av arbetsgivaren inte tas upp till beskattning om - varan eller tjänsten är av väsentlig betydelse för att den skattskyldige skall kunna utföra sina arbetsuppgifter, - förmånen är av begränsat värde för den anställde och - förmånen för den anställde inte utan svårighet kan särskiljas från nyttan i anställningen (undantag, se stycket om biförmån ) Av beslutet om att tillhandahålla denna typ av utrustning skall framgå de sakskäl som ligger till grund för bedömningen att utrustningen är väsentlig för medarbetarens möjlighet att kunna utföra sitt arbete. Sakskälet är mycket viktigt för bedömningen om eventuell förmånsbeskattning. Medarbetare som erhåller arbetsredskap skall skriftligen intyga att utrustningen endast i mycket begränsad omfattning kommer att användas privat. Detta underlättar skattemyndighetens bedömning av frågan om eventuell förmånsbeskattning.
Karolinska Institutet - Resereglemente 3 (4) Om ett arbetsredskap kan nyttjas privat utan att arbetsgivaren belastas med en kostnad blir det en ofrånkomlig biförmån, dvs en ej skattepliktig förmån. Se vidare specifika förutsättningar och krav för mobiltelefon, mobilt bredband respektive bredbandsuppkoppling i hemmet. 2 Tillgång till (mobil-)telefon i tjänsten Beslut om tillgång till egen tjänstetelefon fattas av prefekt. Av beslutet ska accepterad kostnadsnivå för såväl inköp av telefon som samtalsavgifter framgå samt om eventuellt mobilabonnemang får användas för datatrafik. Om telefonen ska användas för datatrafik ska abonnemang för datatrafik köpas till mobilabonnemanget. KIs upphandlade tjänsteleverantörer ska användas vid inköp av telefon och vid tecknande av abonnemang. KI ska stå som ägare. Medarbetaren skall intyga att abonnemanget endast i mycket begränsad omfattning används privat. Vid privat användning av mobiltelefon ska möjligheten till privatsida av mobilabonnemanget användas. I dessa fall sänds räkning för privata samtal direkt till den anställde. Vid synkronisering av mail och almanacka är det viktigt att ha ett fast surfabonnemang. Då även fasta abonnemang blir långsamma när maxnivån för surf har uppnåtts ska inte automatiserad kontinuerlig synkronisering användas. Använd istället funktioner för att synkronisera med fasta intervall alternativt synkronisera manuellt. Vid köp av biljetter via SMS på lokaltrafik i tjänsten läs KI:s resereglemente. Löpande kostnader attesteras i enlighet med institutionens delegationsordning. Se blankett för beslut, bilaga1. 3 Tillgång till mobilt bredband eller fast bredbandsuppkoppling För att en bredbandsuppkoppling skall vara skattefri för den anställde måste grundläggande kriterier enligt p 1.1 vara uppfyllda och abonnemanget tecknas och betalas av Karolinska Institutet. Detta krävs också för att möjliggöra KI:s avdrag för ingående moms. Beslut om bredbandsuppkoppling fattas av prefekt med angivande av sakskäl (se p 1.1). I första hand ska behovet av bredbandsuppkoppling utanför arbetsplatsen lösas genom användning av mobilt bredband. Fast bredbandsuppkoppling i hemmet finansierad av KI ska bara tillåtas om synnerliga skäl föreligger t ex täckning eller kapacitet. Abonnemang ska i första hand tecknas med fast kostnad. Löpande kostnader attesteras i enlighet med institutionens delegationsordning. Se bilaga 2. I samband härmed påtalas också vikten av att en god IT-säkerhet iakttas. Se vidare http://intra.ki.se/it/datasakerhet/regler_se.html Enligt bedömning i skatterättsnämnden av huruvida bredbandsuppkoppling kan vara ett skattefritt arbetsredskap framgår att uppkopplingen måste vara av väsentlig betydelse för att kunna utföra arbetsuppgifterna. Det är således inte tillräckligt att man finner det praktiskt att ha möjlighet att arbeta hemifrån.
Karolinska Institutet - Resereglemente 4 (4) 4 Användning av mobiltelefon och mobilt bredband vid tjänsteresor i utlandet Då kostnaderna för användning av mobiltelefon och särskilt mobilt bredband i utlandet kan bli ansenliga bör användning av mobiltelefon begränsas och mobilt bredband direkt undvikas. Det är viktigt att stänga av eventuell automatisk synkronisering av mail, almanacka med mera då det medför höga kostnader. Vid behov av bredbandsuppkoppling utomlands skall man i första hand använda lokala lösningar. Många hotell kan erbjuda uppkoppling till fast kostnad. Om man befinner sig på något av Eduroam lärosäten kan gratis internetaccess användas, läs mer om detta på http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=30152&a=84105&l=sv. Vid längre vistelser bör lokala abonnemangsformer med bättre priser undersökas och användas.
Bilaga 2 Bilaga 1 - Mall för Beslut om tillgång till fristående mobil eller mextelefon i tjänsten Beslutet avser, namn: Personnummer: Personen är: Tillsvidareanställd Ej tillsvidareanställd Skäl till behov: Kostnadsnivå inköp: Tillgång till datatrafik: Ja Nej Kostnadsnivå: Kostnad belastas: Kvartalskostnad Institution Kostnadsställe Projekt Jag garanterar härmed att tillgången till mobiltelefon i tjänsten endast i begränsad omfattning kommer att användas utanför tjänsten vid KI. För privat bruk ska så kallad privatsida på abonnemanget användas). Jag är också medveten om att återkallelse kan ske om överenskommen samtalskostnad överskrids utan att ny överenskommelse träffas. Jag är också medveten om att mobiltelefonen är Karolinska Institutets egendom.... Namnteckning medarbetare Beslut i ovanstående ärende har fattats av, prefekt vid institutionen för Datum... Namnteckning prefekt Original: Institutionsadministrationen Kopia: Medarbetaren
Bilaga 2 Bilaga 2 - Mall för Beslut om mobilt bredband med fast kostnad Beslutet avser, namn: Personnummer: Personen är: Tillsvidareanställd Ej tillsvidareanställd Sakskäl: Kostnadsnivå: Kostnad belastas: Månadskostnad Institution Kostnadsställe Projekt Jag intygar att god nivå avseende IT-säkerhet kommer att tillämpas för uppkopplingen.... Namnteckning medarbetare Beslut i ovanstående ärende har fattats av, prefekt vid institutionen för Åå-mm-dd... Namnteckning prefekt Original: Kopia: Institutionsadministrationen Medarbetaren
Bilaga 3 Bilaga 3 - Mall för Beslut om bredbandsuppkoppling i hemmet Beslutet avser, namn: Personnummer: Personen är: Tillsvidareanställd Ej tillsvidareanställd Sakskäl: Kostnadsnivå: Kostnad belastas: Månadskostnad Institution Kostnadsställe Projekt Jag garanterar härmed att tillgången till bredbandsuppkoppling bekostad av Karolinska Institutet endast i mycket begränsad omfattning kommer att användas utanför tjänsten. Jag intygar också att god nivå avseende IT-säkerhet kommer att tillämpas för uppkopplingen.... Namnteckning medarbetare Beslut i ovanstående ärende har fattats av, prefekt vid institutionen för Åå-mm-dd... Namnteckning prefekt Original: Kopia: Institutionsadministrationen Medarbetaren