Rapport 2007:43 Tillsyn av äldreomsorgen inom Skara kommun
Tillsyn av äldreomsorgen inom Skara kommun
Rapport 2007:43 ISSN 1403-168X Rapportansvarig: Socialkonsulenterna Heléne Backman Carlsson och Britt Johansson Utgivare: Länsstyrelsen i Västra Götalands län Enhet: Socialenheten Adress: 542 85 Mariestad Telefon: 0501-60 50 00 Fax: 0501-60 53 73 Beställ från www.o.lst.se under rubriken Rapporter
INNEHÅLL BAKGRUND...2 SYFTET MED TILLSYNEN...2 METOD...3 SAMMANFATTANDE BEDÖMNING...4 OMFATTNING OCH ORGANISATION AV INSATSER TILL ÄLDRE..5 Länsstyrelsens bedömning...7 MÅL, PLANER OCH RIKTLINJER...7 Länsstyrelsens bedömning...10 METODER FÖR UPPFÖLJNING OCH EGENKONTROLL...11 Länsstyrelsens bedömning...13 RESURSER OCH PLANERING FÖR ATT TILLGODOSE BESLUTADE OCH KOMMANDE BEHOV...13 Länsstyrelsens bedömning...14 KVALITET - MED UTGÅNGSPUNKTERNA TRYGGHET, SJÄLVBESTÄMMANDE OCH INTEGRITET...15 Genomförandeplan/individuell planering...15 Länsstyrelsens bedömning...18 Omsorgens innehåll...19 Länsstyrelsens bedömning...25 Måltiderna...26 Länsstyrelsens bedömning...29 KVALITET - FYSISK MILJÖ...29 Länsstyrelsens bedömning...30 KVALITET RESURSER FÖR ATT GENOMFÖRA INSATSERNA...31 Tillräckligt med personal...31 Länsstyrelsens bedömning...34 Personalens kompetens...35 Länsstyrelsens bedömning...36 RÄTTSSÄKERHET...38 Myndighetsutövning...38 Länsstyrelsens bedömning...39 Dokumentation under genomförande...41 Länsstyrelsens bedömning...43 Bilaga: Länsstyrelsen i Västra Götalands läns bedömningskriterier vid tillsyn av äldreomsorgen i kommunerna 1
BAKGRUND Länsstyrelserna har som uppgift att granska socialtjänsten, bland annat äldreomsorgen, utifrån socialtjänstlagens bestämmelser och intentioner. Resurserna för Länsstyrelsernas tillsyn av kommunernas äldreomsorg har ökat i och med regeringens beslut att förstärka tillsynen av vård och omsorg av äldre från och med 2003. Länsstyrelsen genomför en genomgripande tillsyn av äldreomsorgen i samtliga länets kommuner, kommun- och stadsdelsnämnder under åren 2005-2007. Hittills, våren 2007, har 54 av dessa granskats. De färdigställda rapporterna finns tillgängliga på Länsstyrelsens hemsida under webbadress www.o.lst.se. Länsstyrelsens bedömningskriterier Lagstiftningen har huvudsakligen en målinriktad utformning. Det innebär att tillsynsmyndigheten har att översätta lagstiftarnas intentioner om mer tydliga krav på kommunernas verksamhet ska kunna formuleras. Länsstyrelsens formulerade kriterier och konkreta krav har sin utgångspunkt i socialtjänstlagen och dess förarbeten, nationella mål för äldreomsorgen och ädelreformens intentioner. Kriterierna har också sin utgångspunkt i de föreskrifter och allmänna råd som Socialstyrelsen utarbetat samt den kunskap som utvecklats genom olika utvärderingar som gjorts av Socialstyrelsen. Flera bedömningskriterier har formulerats för valda granskningsområden. Det innebär att kommunerna bedöms uppfylla ställda krav eller inte. Bedömningskriterierna bifogas i bilaga. SYFTET MED TILLSYNEN Länsstyrelsens tillsyn av insatser för äldre personer i Skara kommun skall ge svar på följande frågor Hur nämnden organiserar och verkställer sina insatser till äldre? Har insatserna en god kvalitet? Hur garanteras den enskildes rättssäkerhet? Förväntad effekt är att kommunens insatser för äldre uppmärksammas och att eventuella brister avhjälps. 2
METOD Länsstyrelsen har sänt ut frågeformulär till verksamhetsansvarig för att få en bild/kartläggning av organisation och insatser. Länsstyrelsen har tagit del av: - Organisationsplan, - Omsorgsnämndens omsorgsplan för 2007, - Verksamhetsplan och budget 2007-2009, - Verksamhetsplan för dagverksamhet 07, Skara kommun, - Kvalitetsgarantier för Omsorgsförvaltningen, - Riktlinjer för biståndsbedömning och verkställighet enligt socialtjänstlagen, - Handlingsplan för Äldresäkerhetsarbete i Skara kommun, - Instruktion för anmälan om missförhållanden, - Närståendestöd och Frivilligstöd i Skara kommun, plan för utveckling 2006-2007, - Informationsblad, Skara Senior, - Kompetensstegen, - Anteckningar från möte - äldreomsorgens boendeutredning 2006. Ag BOMAN. Ledningsgruppsarbete, vuxenutbildning, - Anvisningar för genomförandeplan, - Resultat av tillsynsgruppens arbete gällande bland annat social dokumentation i särskilt boende, - rapportering av de 10 senaste synpunkterna/klagomålen, - de 15 senaste utredningarna och besluten som rör ansökan om särskilt boende, - granskning av 20 utredningar och beslut som rör hemtjänst, trygghetslarm och avlösarservice, - granskning av 10 utredningar och beslut som rör korttidsboende, - granskning av social dokumentation i verkställighet. En enkät har delats ut till pensionärsorganisationerna som ingår i det kommunala pensionärsrådet, KPR med frågor om samverkan, tillgänglighet och resurser. De organisationer som har besvarat enkäten är: Pensionärernas Riksorganisation, PRO, Sveriges Pensionärers Förbund, SPF samt Sveriges pensionärers Riksförbund, SPRF. Länsstyrelsen har sänt enkäter med frågor som rör bl.a. fysisk miljö, individuell planering, självbestämmande, delaktighet, trygghet, stimulans, kollektiv sysselsättning samt mat och måltider till: - samtliga enhetschefer och personal på äldreboenden, - 15 boende/närstående på Skarahemmets äldreboende varav 9 svarade (60 %), - 32 boende/närstående på Malmgårdens äldreboende varav 17 svarade (53 %), - 39 boende/närstående på Viktoriagårdens äldreboende (gruppboende) varav 13 svarade (33 %), 3
- 120 brukare i hemtjänst (20 enkäter i respektive hemtjänstområde) varav 55 svarade (46 %). Länsstyrelsens handläggare har vid sin granskning i kommunen: - intervjuat avdelningschefen för äldreomsorgen, - intervjuat samtliga enhetschefer/handläggare med ansvar för äldreboenden, hemtjänsten, dagverksamheter och anhörigstöd, - besökt och intervjuat personal, brukare/företrädare och/eller anhöriga vid Malmgården och Viktoriagårdens äldreboenden samt hemtjänsten, - besökt och intervjuat personal på dagverksamhet, - intervjuat personal som arbetar med anhörigstöd i kommunen, - gjort matobservation på Ardalagården och Skarahemmets äldreboenden, - följt med personal i hemtjänst under en förmiddag. Vid intervjuerna har använts strukturerade frågeformulär. I intervjuer med samtliga personalkategorier finns även frågor kring jämställdhet och våld mot kvinnor vars svar inte redovisas i rapporten. Syftet med dessa frågor är att uppmärksamma chefer, handläggare och baspersonal på dessa områden. Att beakta jämställdhet inom äldreomsorgen kan bl.a. innebära att se brukarnas behov av stöd utifrån ett genusperspektiv och att bli medveten om sin- som yrkesutövare- syn på hur behov efterfrågas och bedöms samt hur insatserna utförs. När det gäller våld mot kvinnor är det viktigt att vara uppmärksam på att våld även förekommer bland äldre, som utövare eller som offer. Socialnämnden skall beakta att personen kan vara i behov av stöd och hjälp för att förändra sin situation. Länsstyrelsens bedömningar bygger på ovanstående samt erhållet skriftligt material. SAMMANFATTANDE BEDÖMNING Länsstyrelsen gör sina bedömningar under flertalet av rapportens olika rubriker. Vissa synpunkter vill Länsstyrelsen dock lyfta fram: Länsstyrelsen har vid sin granskning mött engagerade chefer, handläggare och personal som har förmedlat en bild av kommunens äldreomsorg. Många av de enkätsvar som inkommit från brukare och boende ger en positiv bild av hemtjänsten och boendena, men negativa erfarenheter framförs också. 4
Länsstyrelsen anser att det är positivt att samtliga äldreboenden har en fullvärdig boendestandard. Inom vissa områden uppfyller nämnden Länsstyrelsens krav men det finns också områden som behöver förändras/förbättras/utvecklas vidare. Länsstyrelsen anser att nämnden måste vidtaga åtgärder för att skapa de förutsättningar som behövs för att rätta till de brister som framkommit vid granskningen. Länsstyrelsen bedömer att nämnden uppfyller de ställda kraven på omfattning och organisation, metoder för uppföljning och egen kontroll, måltider, kvalitet personalens kompetens, Länsstyrelsen bedömer att nämnden delvis uppfyller de ställda kraven på mål, planer och riktlinjer, resurser och planering, kvalitet individuell planering, kvalitet omsorgernas innehåll, kvalitet fysisk miljö, kvalitet tillräckligt med personal, rättssäkerhet myndighetsutövning rättssäkerhet dokumentation under genomförande. OMFATTNING OCH ORGANISATION AV INSATSER TILL ÄLDRE För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer skall: kommunen informera om sin verksamhet och göra sig väl förtrogen med levnadsförhållandena i kommunen samt i sin uppsökande verksamhet upplysa om socialtjänstens verksamhet på detta område. Det innebär att det bör finnas information som riktar sig till både allmänhet och direkt till äldre människor, socialtjänsten samverka med andra samhällsorgan och organisationer och föreningar när det är lämpligt, organisationen vara sådan att den enskilde får information om vem som ansvarar för de insatser och det stöd som han/hon har rätt till. Nedanstående information är hämtad från SCB befolkningsstatistik, enkätsvar, intervjuer, hemsida mm. Skara kommun hade en folkmängd på 18 595 personer den 31/12 2006. Andelen ålderspensionärer var ca 18 % av befolkningen, vilket var i högre nivå än riket totalt (17 %). Fördelat i ålder enligt följande: 65-79 år 12 % 80- år 6 % 5
Organisationen Äldreomsorgen i Skara kommun innefattar fem särskilda boenden för äldre och sex hemtjänstområden, inom omsorgsförvaltningen finns även dagverksamhet och korttidsboende för äldre. För varje boendeform och för respektive hemtjänstområde finns en enhetschef som ansvarar för verkställighet av insatser, för personal och budget. Inom Äldrecentrum finns rehabilitering, frivillig- och närståendestöd, biståndshandläggning samt sjuksköterskeenheten samlad. Sjuksköterskeenheten har en särskild enhetschef och de övriga områdena har en gemensam enhetschef. Inom äldreomsorgens organisation finns även en utredningssekreterare. Insatser Av enkätsvaret framkommer följande: 271 personer bor i särskilda boenden, 690 personer har beviljade hemtjänstinsatser, vid tillfället för enkäten är 29 personer beviljade korttidsplats, 32 personer har beviljad avlastning/växelvård som avlösning för närståendevårdare, 499 personer är beviljade trygghetslarm. Larm från brukare i hemtjänsten går till en larmmottagning i Örebro som förmedlar larmet till hemtjänstpersonalen, 46 personer är beviljade dagverksamhet, 110 personer är beviljade matdistribution, 157 personer har beviljad ledsagarservice. Uppsökande verksamhet I Skara kommun görs förebyggande hembesök hos personer som fyller 80 år. Varje person får två hembesök. Det första besöket görs av en sjuksköterska med inriktning på frågor om hälsa och det andra besöket har inriktning på olycksförebyggande åtgärder och görs av de personer som arbetar med närståendestöd respektive samordning av frivilliga, dessa personer har socionomutbildning. Som ett led i uppsökande verksamhet och för att komma i kontakt med anhöriga som stöttar och vårdar i det tysta gjordes under våren 2006 ett utskick till alla hushåll i Skara kommun. Förutom en kort information om närståendestöd fanns också frågorna: ger du stöd eller vård åt en anhörig i hemmet, vill du ha information om närståendestöd. I fyra av de fem enkätsvaren från pensionärsorganisationerna framgår att de känner till att det bedrivs en uppsökande verksamhet i kommunen. Organisationerna är inte delaktiga i det men får ta del av rapporter och anser att det är en fungerande uppsökande verksamhet. 6
Information Information finns på kommunens hemsida och det finns skriftlig information vid seniorkaféet och övriga samlingsplatser. Information ges regelbundet på pensionärsrådet och vid särskilda möten t.ex. pensionärsföreningarnas träffar. Biståndshandläggare ger information i samband med hembesök hos enskilda. Samverkan med andra myndigheter, intresseorganisationer, föreningar. Samverkan med representanter för de äldre sker i Kommunala Pensionärsrådet där avdelningschefen för äldreomsorgen och samordnaren för närståendestöd medverkar. Äldreomsorgens ledningsgrupp tillsammans med företrädare för pensionärsorganisationerna har gemensamma konferenser. Skara Senior är ett forum för samverkan mellan pensionärsorganisationer i Skara och omsorgsverksamheten i kommunen. I pensionärsorganisationernas enkätsvar framgår att de anser att samverkan fungerar bra, att de får bra information men påpekar att representanter i KPR inte har möjlighet att påverka beslut. Tillgänglighet I enkätsvaren från pensionärsorganisationerna är det olika uppfattning om huruvida det är lätt eller svårt att nå handläggare och ansvariga i kommunen. Det finns ett äldreombud i kommunen som kan slussa vidare till handläggare och ansvariga enligt enkätsvar. Länsstyrelsens bedömning Länsstyrelsen bedömer att nämnden uppfyller Länsstyrelsens krav. Kommentarer Det är positivt att personer över 80 år erbjuds hembesök. Det är ett sätt att inhämta synpunkter och önskemål samt att uppmärksamma behov. Den information som framkommer kan ligga till grund för verksamhetsutveckling. MÅL, PLANER OCH RIKTLINJER För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer skall: det finnas mål och planer för verksamheter, målen vara en konkretisering av de övergripande målen i SoL och finnas på olika nivåer och vara väl kända av berörd personal, kommunen ha en verksamhetsplan för äldreomsorgen, kommunens riktlinjer skall grundas på SoL och dess intentioner och alltid möjliggöra individuella bedömningar, kvarboendeprincipen eftersträvas i såväl ordinärt som särskilt boende. 7
I omsorgsnämndens fastställda verksamhetsplan och budget för åren 2007-2009 ingår äldreomsorgen som en del i planen. Av planen framgår bland annat att när kommuninnevånarna behöver någon form av insatser så ska dessa vara av förebyggande och rehabiliterande karaktär, fysiskt, socialt och psykiskt samt ska resurserna vara tillräckliga vid stora vårdbehov och vid vård i livets slutskede. Planen innehåller bland annat mål, åtgärder för tidiga och förebyggande insatser, hemvården, korttidsvården, boende, läkemedel och äldre samt läkarmedverkan. I verksamhetsplanen anger Omsorgsnämnden bland annat följande mål: Hemvård Antalet personer med serviceinsatser ska minska och enskilda ska få större möjlighet att leva ett självständigt liv. Fler vårdtagare ska erbjudas en meningsfull och aktiv vardag. Antalet med rehabiliteringsinsatser i hemmet ska öka. Erbjuda kvalificerade vårdinsatser och stöd vid vård i livets slutskede. Personer med demenssjukdom skall erbjudas stöd och insatser i tillräcklig omfattning. Boende Särskilt boende ska erbjudas inom tre månader. De boende ska få samordnade insatser av god kvalitet, vilket bland annat innebär respektfullt och empatiskt bemötande. Det finns en omsorgsplan 2007 som är antagen av Omsorgsnämnden den 19 december, 2006. Planen beskriver översiktligt vad som ska utföras inom Skara kommuns omsorgsförvaltnings olika verksamheter under året och ska fungera som ett aktivt styr- och uppföljningsdokument. Den 1 januari 2007 har Omsorgsnämnden utarbetat kvalitetsgarantier inom särskilt boende inom följande områden; ansökan/information, bemötande, trygghet, personal, mat, aktiviteter. Exempel på kvalitetsgarantier är följande: Du får ett skriftligt beslut på din ansökan inom 1 månad. Personalen ger ett professionellt och gott bemötande och uppträder med respekt, värdighet och vänlighet. Det finns alltid någon personal som har kännedom om dig och dina behov. Personalen arbetar förebyggande och rehabiliterande. Du får tre mål lagad mat dagligen, mellanmål samt nattmål om du så önskar. Det finns tid för utevistelse och miljöombyte. 8
Utifrån enkätsvar och från samtliga intervjuade personal framgår att de känner till målen för äldreomsorgen. De övergripande målen är nedbrutna på verksamhetsnivå på Malmgårdens äldreboende och dagvården. Det finns personalgrupper som säger att det finns mål på verksamhetsnivå men att dessa är gamla och att de nu arbetar efter kvalitetsgarantierna. Enligt intervjuade enhetschefer finns direktiv om att under året ska verksamhetskort arbetas fram på verksamhetsnivå. Det finns en Handlingsplan för äldresäkerhetsarbete i Skara kommun och den är antagen av nämnden i maj 2005. Äldresäkerhetsgruppen har arbetat med äldresäkerhetsfrågor sedan 1995. Gruppens målsättning är att skapa förutsättningar för en säker och trygg miljö för boende och brukare i äldreomsorgen, för att minska andelen fall och skador. Gruppen består av representanter från pensionärsorganisationerna SPF och PRO, Folkhälsorådet och från äldreomsorgen enhetschef, distriktsköterska, undersköterska, arbetsterapeut och medicinsk ansvarig sjuksköterska. Flera förebyggande åtgärder som ska genomföras är beskrivna bland annat följande; utbildning/information för omvårdnadspersonal och allmänhet om äldreolycksfall, uppsökande hembesök till alla 80-åringar som bor i ordinärt boende, erbjudande om brandvarnare till alla 80 år och äldre. Riktlinjer I Skara kommun finns Riktlinjer för biståndsbedömning och verkställighet enligt socialtjänstlagen som är daterad 2004-03-17. Syftet med riktlinjerna är att äldreomsorgen ska få ett gemensamt förhållningssätt och tolkning av lagen och dess insatser och utifrån detta kunna ge likartad service och omvårdnad för alla som är i behov av detta. Det individuella behovet och situationen är dock styrande, vilket innebär att vid varje ansökan görs en individuell bedömning av den enskildes förutsättningar. Av riktlinjerna kan utläsas att det är viktigt att den enskildes behov av rehabilitering beaktas i behovsbedömningen. Riktlinjerna är detaljerade och beskriver de flesta vanligt förekommande service- och omsorgsinsatserna. Exempel på riktlinjer: Hjälp med inköp och ärenden beviljas om den enskilde eller annan i hushållet inte kan utföra detta. Finns inköpsservice eller lantbrevbärarservice i området hänvisas man att anlita dessa i första hand. Hjälp med städning helt eller delvis beviljas högst en gång varannan vecka. Undantagsvis kan städ beviljas oftare på grund av särskilda skäl t ex astma. Vid önskemål om avfrostning av kyl och frys, gardinbyte eller andra mer sällan förekommande sysslor får något annat stå tillbaka vid städtillfället. Större mattor tas inte ut. Städ i trapphus beviljas inte. Storstädning, fönsterputs och flyttstäd beviljas inte. Vid önskemål om hjälp med dessa uppgifter hänvisas till privata städfirmor. 9
Om den enskilde känner sig otrygg men inte har behov av trygghetslarm kan telefonkontakt erbjudas. Ledsagning kan beviljas om den enskilde har behov av stöd vid besök på sjukhus/vårdinrättning, vid promenader och andra aktiviteter. Insatsen beviljas när anhörig/närstående eller Väntjänst inte kan vara behjälplig. Om behov av särskilt boende föreligger och beslut inte kan verkställas omedelbart eller inom rimlig tid 3 månader för att det inte finns någon plats att tillgå avslås ansökan. Avdelningschefen för äldreomsorgen uppger att denna punkt i riktlinjerna är ändrad efter Länsstyrelsens rekommendationer till bifall. Kvarboendeprincipen Enligt Omsorgsplan 2007 står skrivet att det offensiva arbetet med tidiga, förebyggande och rehabiliterande insatser fortsätter och dessutom intensifieras samarbetet med den informella omsorgen. Detta för att öka möjligheterna för den enskilde att leva ett självständigt liv och underlätta kvarboende. På Malmgården uppger personalen att det förekommer att personer flyttar inom boendet, oftast på grund av att den boende socialt inte fungerar i den nuvarande enheten. Innan förflyttningen pratar enhetschefen med anhöriga. På Viktoriagården uppger personalen att det ibland är svårt när det på enheter för personer med somatiska sjukdomar bor många personer med demenssjukdom. De boende kan bli aggressiva och ropar och det skapar oro bland de övriga boende. Det finns boende som låser sin lägenhet av rädsla att någon ska komma in till dem. Länsstyrelsens bedömning Länsstyrelsen bedömer att nämnden delvis uppfyller Länsstyrelsens krav. På följande punkter bedömer Länsstyrelsen att nämnden inte uppfyller Länsstyrelsens krav. De övergripande målen är på de flesta enheter inte nedbrutna på verksamhetsnivå. Detta kan innebära svårigheter att planera, utföra, följa upp och utvärdera arbetet inom sin verksamhet. Riktlinjen om att insatser i form av t.ex. fönsterputs inte beviljas strider mot socialtjänstlagen och bör skrivas om. Kommentarer Länsstyrelsen anser att det är positivt att det finns en handlingsplan för äldres säkerhet som arbetar förebyggande i dessa frågor. 10
I nämndens kvalitetsgaranti står att den enskilde får ett skriftligt beslut på sin ansökan inom en månad. För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer på god kvalitet ska handläggningstiden i normalfallet inte överstiga tre veckor. Flera personalgrupper hänvisar att de arbetar efter de nya kvalitetsgarantierna, men eftersom de är allmänt skrivna bör varje enhet diskutera och skriva ned hur dessa garantier ska genomsyra verksamheten. Det som anges i riktlinjerna om att nämnden inte utför exempelvis fönsterputs står i strid med lagstiftningen. Med livsföring i övrigt enligt 4 kap. 1 socialtjänstlagen, SoL, avses alla de olika behov som den enskilde kan ha för att tillförsäkras en skälig levnadsnivå och som inte omfattas av försörjningsstödet. Det finns inte någon uttömmande uppräkning av vilka insatser eller behov som skall ingå utan en individuell bedömning måste göras i varje enskilt fall. För att bistånd skall kunna beviljas krävs dock att insatsen är nödvändig för att den enskilde skall kunna tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Enligt Länsstyrelsens bedömning kan hjälp med fönsterputsning ingå i vad som menas med skälig levnadsnivå. Det finns både Länsrättsdom (Länsrätten i Vänersborg, mål nr 825-05) och Kammarrättsdom som gör bedömningen att fönsterputsning kan ingå i vad som menas med skälig levnadsnivå (Kammarrätten i Stockholm, mål nr 6004-04). METODER FÖR UPPFÖLJNING OCH EGENKONTROLL För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer skall: uppföljning ske genom brukarundersökning eller på andra sätt för att kunna avgöra om insatserna motsvarar beslut, mål och planer, förslag och klagomål från den enskilde och närstående tas om hand och vid behov utredas klagomålshantering, det finnas rutiner för hur anmälan om missförhållanden, övergrepp och skada tas om hand (rapport, åtgärd) - Lex Sarah, rutinerna skall vara väl kända av personalen. Brukarundersökning Brukarundersökningar i hemvården genomförs regelbundet. Den senast genomförda brukarundersökningen i hemvården var den fjärde i ordningen sedan 1994, den genomfördes i augusti/september 2004. Syftet med undersökningen var att få kunskap om vad brukarna tycker är viktigt för dem och hur de upplever kvaliteten och att resultatet ska ligga till grund för verksamhetsutveckling. Enkäten som ligger till grund vid intervjuerna består av två delar, vad brukaren tycker är viktigt och hur brukaren värderar/bedömer att det fungerar. 11
Brukarundersökningar i särskilda boenden har genomförts 2003 och 2004 samt uppföljande frågor till personalen under 2005. Kvalitetsutveckling Den 1 januari 2007 infördes och tillämpas Kvalitetsgarantier med tillhörande Synpunktshantering inom Omsorgsnämndens verksamheter. Kvalitetsgarantier är en av kommunen offentligt deklarerad standardnivå, där nivån beskriver vad medborgarna kan förvänta sig av kommunens tjänster utifrån; metoder, organisation och kompetens. Underlaget till kvalitetsgarantierna är framtagna genom gruppintervjuer med vårdtagare, anhöriga, pensionärsorganisationer och personal. Synpunktshantering Omsorgsnämnden har arbetat fram en processkarta över synpunktshanteringen. Processkartan beskriver handläggningen från att en synpunkt/förbättringsförslag tas emot till återkoppling med åtgärd och tidsplan. Processkartan anger vem som är ansvarig för olika delar i handläggningen. I verksamheterna genomförs arbetet utifrån denna modell sedan 1 januari, 2007. De flesta intervjuade personal känner till den skriftliga blanketten för synpunktshantering och rutinerna omkring denna. Enhetschefer i hemtjänsten uppger att det förekommer att synpunkter/klagomål hamnar i fel verksamhet och att rutiner kan behöva ses över. Enhetscheferna i boendet uppger att de lämnar ut blanketten vid ankomstsamtalet. Länsstyrelsen har tagit del av de tio senaste synpunkterna/klagomålen och flertalet är beröm till personalen om ett trevligt och vänligt bemötande och att brukare/boende får den hjälp de behöver. En synpunkt handlar om att det är många olika personal som kommer uppskattningsvis 18-19 och att önskemålet är att det t.ex. skulle vara max tio stycken det skulle vara lite lättare. Av den granskade dokumentationen framgår att det finns personer som inte har fått verkställt beviljade insatser i form av städning, tvätt, tömt soporna och det går inte att utläsa vilka åtgärder som vidtagits. I ett klagomål som inkommit till Länsstyrelsen påpekas bristen av rutiner för handhavande av boendes fickpengar. Den klagande har påpekat det för ansvarig enhetschef men ingen förbättring har skett. Lex Sarah Rutiner för anmälan av missförhållanden i omsorger om äldre och funktionshindrade, Lex Sarah finns antagna av omsorgsnämnden. Flertalet av den intervjuade omsorgspersonalen både i hemtjänsten och på boendena känner till kommunens rutiner om Lex Sarah men säger att de sällan pratar om vad Lex Sarah innebär. På ett äldreboende har den intervjuade personalen dålig kännedom om innebörden av Lex Sarah. 12
Brukarnas synpunkter Vid intervjuerna med brukare i hemtjänsten framkom det att de vid eventuella klagomål och synpunkter i första hand vänder sig till personalen eller sjuksköterskan. På äldreboendena uppger de flesta att de vänder sig till personalen och en person svarar att vet inte, men tror det är till omsorgspersonalen man ska inte skvallra till chefen. Länsstyrelsens bedömning Länsstyrelsen bedömer att nämnden uppfyller Länsstyrelsens krav. Kommentarer Brukarenkäter är ett bra sätt att kvalitetssäkra sin verksamhet och värt att använda i alla verksamheter. Den information som framkommer kan ligga till grund för verksamhetsutveckling. Det är viktigt att enhetscheferna förklarar innebörden av Lex Sarah genom att kontinuerligt diskutera detta med personalen. Om beviljade insatser inte blir utförda ska det dokumenteras. Om insatser inte kan verkställas på grund av resursbrist är det viktigt att det rapporteras vidare till nämnden. Det är viktigt att nämnden får information om när resurserna inte räcker till. Det är viktigt ur kvalitets- och säkerhetssynpunkt att det finns rutiner för olika delar inom verksamheterna t.ex. rutiner om hur personalen ska hantera de boendes fickpengar. RESURSER OCH PLANERING FÖR ATT TILLGODOSE BESLUTADE OCH KOMMANDE BEHOV För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer skall: nämnden medverka i kommunens planarbete (samhällsplanering), det finnas rutiner för rapportering mellan socialtjänsten och kommunens planerare, kommunen utifrån SoL:s bestämmelser planera för t.ex. utbyggnad av verksamheter, samtliga beslut och domar verkställas omgående eller när det gäller särskilt boende inom tre månader. Omvårdnadsförvaltningen/nämnden har en delaktighet i kommunens boendeplanering genom samarbete med kommunens ledningsgrupp, kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Beslut och domar Enligt enkätsvar framkommer att nämnden i två ärenden under 2006 inte har kunnat verkställa biståndsbeslut/dom om särskilt boende inom tre månader. 13
Under 2006 har nämnden gett avslag på sökt biståndsinsats enligt SoL i 12 ärenden, fem beslut har överklagats. Avslagsmotiveringar har bland annat varit att behovet kan tillgodoses på annat av kommunens boenden, behovet av sociala kontakter kan tillgodoses genom dagcentraler, övriga behov kan tillgodoses genom hemtjänst och boende på den öppna bostadsmarknaden. Av de granskade senaste 15 besluten som gäller särskilt boende har samtliga ansökningar beviljats. Länsstyrelsen har tagit del av omsorgsnämndens rapportering av ej verkställda gynnande beslut och avbrott i verkställigheten, för tredje och fjärde kvartalet 2006 samt första kvartalet 2007. Rapporteringen omfattar fyra beviljade beslut om särskilt boende som vid rapporteringstillfällena inte var verkställda inom tre månader. I tre beslut har den enskilde fått ett eller flera erbjudanden och tackat nej. I ett beslut har den enskilde tackat nej till ett erbjudande och har vistats på korttidsplats i väntan på boende. Tiden från beslut till verkställighet är över ett år. Länsstyrelsens bedömning Länsstyrelsen bedömer att nämnden delvis uppfyller Länsstyrelsens krav. På följande punkt uppfyller inte nämnden Länsstyrelsens krav. Beslut om särskilt boende verkställs inte alltid inom tre månader. Kommentarer Kommunerna har från 1 juli, 2006 genom en ändring av socialtjänstlagen, 16 kapitlet 6 f, skyldighet att till Länsstyrelsen och till de revisorer som avses i 3 kap. 8 kommunallagen (1991:900) rapportera alla gynnande nämndbeslut enligt 4 kap. 1 som inte verkställts inom tre månader från dagen för beslutet. Från 1 juli, 2006 gäller även skyldigheten att rapportera in avbrott i verkställigheten om beslutet inte verkställts på nytt inom tre månader från dagen för avbrottet. Länsstyrelsen har genom den nu genomförda lagändringen möjlighet att hos länsrätten ansöka om att en kommun, som inte verkställt ett gynnande beslut, skall åläggas en särskild avgift, så kallad sanktionsavgift. 14
KVALITET - MED UTGÅNGSPUNKTERNA TRYGGHET, SJÄLVBESTÄMMANDE OCH INTEGRITET Genomförandeplan/individuell planering För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer på god kvalitet skall: den omsorg, omvårdnad och service som biståndsbedömts planeras, utformas och följas upp tillsammans med den enskilde och/eller närstående, personalen på boendena efterfråga den enskildes behov och intressen och i samråd med den enskilde och/eller dennes närstående planera, utforma och följa upp det stöd som den enskilde behöver, den enskildes självbestämmande i olika frågor i vardagen såsom dygnsrytm, mat, klädval, personlig stil, komma ut i frisk luft etc. efterfrågas och dokumenteras kontinuerligt. HEMTJÄNST I respektive hemtjänstgrupp finns en funktion med benämning verkställare. Det är en/flera personer som har särskilt ansvar för att planera in nya och förändrade insatser. Tjänsterna delas i vissa fall mellan olika hemtjänstområden. Från biståndsenheten skickas via Procapitasystemet en bevakning på beviljade hemtjänstinsatser till berörd enhetschef för verkställigheten, i vissa fall är bevakningen/beställningen mera detaljerat skriven. Enligt biståndshand- läggarna skriver de mera detaljer i vad insatsen tillsyn ska innehålla eftersom de har erfarenhet av att det annars inte blir utfört utifrån de behov som brukaren har. Enhetschefen och verkställare har möjlighet att läsa delar av utredningen för att få mer information i ärendet. Verkställare skriver en arbetsplan som arbetsgruppen ska verkställa. Enhetschefen tar i vissa fall en kontakt med brukaren för detaljerna i insatserna t.ex. tider, önskemål. De flesta av den intervjuade personalen som arbetar på dagen tycker att de får tillräckligt med information när det kommer en ny brukare till hemtjänsten. Nattpatrullen saknar viss information om bakgrunden i ärendet. Alla hemtjänstgrupper har inte kommit igång med kontaktmannaskap fullt ut. Det är inte klart och tydligt vad kontaktmannaskapet innebär för specifika arbetsuppgifter. Representanter från en grupp uppger att det är kontaktpersonen som har kontakter med anhöriga och god man om sådan finns. Brukaren får besked om vilken person som är dennes kontaktperson. Enligt intervjuad personal så försöker de så långt det är möjligt att tillgodose individuella önskemål, brukarna kan till viss del påverka tider för hjälpen. Att få hjälp att lägga sig senare på kvällen kan vara begränsat men personalen säger sig kunna ändra arbetstider efter behov. 15
Det är särskild personal som ger avlösning i hemmet som avlastning till anhörig/närstående som vårdar. Brukarnas intryck av hemtjänsten De flesta av de intervjuade brukarna och de brukare som svarat på Länsstyrelsens enkät uttrycker att de får hjälp med allt de behöver och det de är nöjda med är bland annat ingen svårighet att få extra hjälp, personal har ett trevligt bemötande, är kunniga och hjälpsamma. Får tillsyn och känner trygghet. De kritiska synpunkterna är t.ex. personalens tidsbrist, många olika personal som kommer, svårt att få hjälp att handla en extra gång, städningen är dåligt utförd ibland. Flertalet uppger att de inte har medverkat i att upprätta en plan över den hjälp de har. Genomförandeplan i hemtjänsten och i boendet Av samtliga enkätsvar från personalen framgår att individuell planering sker i form av vårdplanering eller IVP och närvarande är oftast sjuksköterskan, som många av personalen uppger är ansvarig för genomförandeplanen enligt SoL. Av enkätsvaren från enhetscheferna framgår att det är de som ansvarar för att genomförandeplaner enligt SoL upprättas och flera av enhetscheferna uppger att de har påbörjat arbetet men att det inte finns upprättade planer för alla ännu. Det varierar vilka personer som deltar när planen upprättas och den boende är inte alltid delaktig. De personer som deltar kan vara enhetschef, sjuksköterska, kontaktperson, omsorgspersonal och några uppger att boende och anhörig medverkar och att det förekommer även att en läkare medverkar. De blanketter som Länsstyrelsen har fått del av är; genomförandeplan med följande underrubriker personlig hygien/på och avklädning, toalettbesök/kontinens, födointag, matlagning/inköp/ärende, städning/bäddning/klädvård, förflyttning inomhus/utomhus, kommunikation/orientering, social gemenskap/transport, sinnesstämning/rehabilitering, ekonomi. Under en rubrik står; insatser som utförs i den enskildes hem utöver de beviljade/planerade insatserna av t ex närstående/anhörigstöd, frisör, fotvård, frivilliginsats m.fl. som kan komma att påverka de beviljade insatserna. Det finns även en annan blankett individuell planering som består av tre delar; en faktadel samt ett blad som innehåller uppgifter om den enskildes behov och önskemål och åtgärder och den enskildes ska skriva under planen, den andra delen är riktad till anhöriga som innehåller frågor hur delaktiga de vill vara vad det gäller det praktiska arbetet i hemmet såsom städning, fönsterputsning, promenader osv. Den tredjedelen består av utvärdering. Vid Länsstyrelsens granskning är det denna blanketten som de flesta använder. 16
BOENDE Ankomstsamtal Enligt enkätsvaren från personalen sker ankomstsamtal på samtliga boenden utom en enhet på Skarahemmet som uppger att det har runnit ut i sanden och samtalet sker i samband med inflyttningen eller en tid på boendet. Det varierar vilka som är med vid samtalet bland annat följande; boende, anhörig, enhetschef, sjuksköterska, kontaktperson/omsorgspersonal. Ankomstsamtalen ses ofta som ett tillfälle att ge information om boendet och inhämta information om den inflyttades bakgrund och förväntningar. Av enkätsvaren från personalen varierar det hur samtalen genomförs och vilket material som lämnas ut. På ett äldreboende uppger personalen att vi har inget som vi följer, men personalen pratar med anhörig och den boende och en personalgrupp uppger att vi lämnar ut en levnadsberättelse som anhöriga får fylla i. Av ett enkätsvar från Malmgården genomförs en vårdplanering samtidigt med ankomstsamtalet och oftast medverkar även en läkare. Enhetschefen uppger att under detta möte nedtecknas den sociala genomförandeplanen. På frågan hur personalen gör för att stärka den boendes integritet, självbestämmande och delaktighet blir svaren följande; bibehålla det de kan, ADL-träning, den boende får göra så mycket som möjligt själv, uppmuntrar till att den boende ska klara sin vardag efter de förutsättningar de har och vi tar hjälp av sjukgymnast, arbetsterapeut, hjälpmedelsförrådet, verksamheten ska vara stödjande genom att ta hänsyn till den boende vanor och sjukdomsstatus - vad den enskilde klarar själv, personalen är lyhörd för de boendes önskemål, om de vill sova längre, äta enskilt, vi frågar den boende om klädsel och dusch. Av enkätsvaren framgår att de vanligaste förekommande svaren är att den boende ska göra så mycket som möjligt själv och många framhåller att de boende kan sova längre på morgonen om de vill. I ett svar framgår följande; vi uppmuntrar till vardagsrehabilitering både fysiskt, psykiskt och socialt. De boende är välkomna att delta i vårt arbete som dukning, tvätt, damning osv. efter deras förmåga. Boendes och anhörigas synpunkter Av enkätsvaret framgår från fler än hälften av dem som svarade att de får den hjälp de behöver och att de kan påverka tidpunkten när de får hjälp med att gå upp respektive lägga sig. Ett mindre antal personer uppger att de medverkat när en plan upprättas och några uppger delvis eller i viss mån, men vi för en dialog. 17
Länsstyrelsens bedömning Länsstyrelsen bedömer att nämnden delvis uppfyller Länsstyrelsens krav. På följande punkt bedömer Länsstyrelsen att nämnden inte uppfyller Länsstyrelsens krav. Den omsorg/omvårdnad och service som biståndsbedömts, planeras, utformas och följs inte upp tillsammans med den enskilde och/eller närstående i tillräcklig omfattning. Kommentarer Länsstyrelsen konstaterar att det finns flera blanketter för den individuella planeringen och här måste enhetschefen klargöra för personalen, för att komma tillrätta med de otydligheter som finns, vilka blanketter för planer som ska upprättas och hur genomförandeplanerna ska användas. En individuell planering/genomförandeplan är det dokument som blir verktyget för personalen att arbeta efter så att den enskilde får de insatser som är beviljade eller planerade på boendet. Länsstyrelsen anser att enhetschefen, som ansvarig för kvaliteten i genomförandet, skall delta i upprättandet av genomförandeplanen. Länsstyrelsen vill påpeka vikten av att samtliga planer utformas tillsammans med den enskilde och/eller med dennes företrädare samt att den enskildes samtliga behov såsom sociala, fysiska, psykiska och existentiella behov efterfrågas. Den enskildes självbestämmande i olika frågor i vardagen såsom dygnsrytm, mat, klädval, personlig stil, komma ut i frisk luft etc. måste efterfrågas i större utsträckning och dokumenteras kontinuerligt. Utifrån enkätsvaren från personalen samt de samtal som förts med berörd personal får Länsstyrelsen uppfattningen att den fysiska träningen av brukare och boende är det viktigaste behovet att tillfredställa. 18
Omsorgens innehåll För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer på god kvalitet skall, insatserna utföras i den omfattning som bestämts enligt planeringen och/eller biståndsbedömningen, den enskildes behov efterfrågas och tillgodoses, information, aktiviteter och deltagande i samhällslivet anpassas till de enskilda individerna, finnas former för hur de boendes synpunkter tas till vara, t.ex. boenderåd, matråd, aktivitetsråd där de boende aktivt kan delta i utformningen av den gemensamma omsorgen och servicen, verksamhetens rutiner inte begränsa den enskildes möjligheter att påverka sin vardag och arbetsrutinerna skall utvärderas kontinuerligt, personalkontinuitet finnas så att respekten för den enskildes integritet t ex i samband med matning och personlig omvårdnad upprätthålls, personalen i de särskilda boendena aktivt bidra till den sociala gemenskapen, integritetsskydd skapas vid alla privata situationer, hänsyn tas till en enskilds eventuella motstånd till att få omsorg av personal av motsatt kön i intima hjälpsituationer, den enskildes trygghet och säkerhet beaktas, den enskilde få avsluta livet med värdighet, där personalen ska uppmärksamma och efterfråga den enskildes önskningar i samband med livets slut. HEMTJÄNST Kollektiva insatser Den intervjuade personalen i hemtjänsten anser att de har fått lov att anordna aktiviteter och kollektiva insatser i mån av tid och möjlighet. Några exempel på det är att i Djäkne hemtjänstområde anordnas utflykter var annan månad, på Frejan är det sammankomster två kvällar i veckan för boende på Frejan och boende i stan. Individuella insatser De enskildas behov av omsorg och omvårdnad och praktiskt stöd, såsom städ, tvätt och inköp efterfrågas och tillgodoses enligt personalen. Enligt enhetscheferna så har det på senare år blivit fler beslut om insatser av social karaktär. Personalen ger följande exempel på individuella insatser: promenader, ledsagning till dagverksamhet, kyrkan, konditoribesök. I ett av enkätsvaren från personalgrupperna är svaret att en del brukare får individuella sociala behov tillgodosedda och en del får inte det och att det verkar som om de som ropar högst eller har anhöriga som kan bita ifrån, får oftast det de önskar. Av de 54 inlämnade enkätsvaren från brukarna framkom att 32 personer inte har ansökt om sociala aktiviteter såsom t.ex. promenader, tidningsläsning eller ledsagning till träffpunkter. Några uppger att det inte är aktuellt för deras del, det sköts tillsvidare av anhöriga, plustjänst. 19
På frågan hur hemtjänstgrupperna arbetar med självbestämmande, integritet och respekt för den enskilde svarar några att de är delaktiga i det de klarar av även om det tar längre tid, bra bemötande, delaktighet i vårdplanering, tänka på integriteten det är väldigt lätt som personal att gå över den gränsen, lyhördhet, skapa förtroende för personalen, respektera om man inte vill duscha idag, frågar om klädval, ringer på dörren m.m. Personalkontinuitet Hemtjänstgrupperna arbetar på olika sätt med personalkontinuitet t.ex. i Valle hemtjänstdistrikt anser den intervjuade personalen att de är en liten arbetsgrupp och att brukarna känner personalen, så de arbetar inte särskilt med att planera utifrån personalkontinuitet. I Midgårds hemtjänstgrupp uppger personalen att de tycker att det är svårt att få det att fungera i praktiken och att de behöver omväxling i sitt arbete, det är bra om all personal känner till alla brukare, ingen pensionär har uttryckt att det tycker det är besvärligt med många olika. Intervjuad personal i Ardala hemtjänstgrupp säger sig ha lyft frågan till enhetschefen men får inget stöd hos arbetsledningen utan enhetschefen tycker att personalen ska cirkulera. Enhetscheferna säger i intervjun med Länsstyrelsen att det finns en del brukare med demenssjukdom vilket kräver ett särskilt arbetssätt t.ex. högre personkontinuitet och att det behöver utvecklas framöver. DAGVERKSAMHET Dagcentraler finns på fyra ställen i kommunen, Frejan, Viktoria, Husaren och Ardala och det finns en enhetschef som har ansvar för verksamheten. Dagvården Kastanjen öppnades i november 2006, eftersom det finns ett behov av denna form av verksamhet. Personalen på dagverksamheten uppger att inriktningen är i första hand fysisk träning och det är ofta sjukgymnasten och arbetsterapeuten som beslutar om insatsen. Verksamheten vänder sig i första hand till personer som behöver stärka den fysiska förmågan, som har en ensamhetsproblematik eller som behöver stöd i matsituationen. Avdelningschefen för äldreomsorgen säger att verksamheten i första hand har en social inriktning men inslag av fysisk aktivitet/träning/rehabilitering förekommer också. Det finns även en biståndsbedömd dagvård för personer med en demenssjukdom som är belägen på äldreboendet Malmgården och enhetschefen för boendet är också ansvarig för dagvården. Dagverksamheten vänder sig till olika grupper som personer som har hemtjänst, yngre funktionshindrade personer samt personer som vårdar en anhörig. Från och med januari 2007 är det enhetschefen på Malmgården som skriver biståndsbesluten och gör uppföljningarna. Vid Länsstyrelsens besök informerade enhetschefen att hon inte har gjort några utredningar och fattat några beslut ännu utan några kommer att skrivas i efterhand. Hon säger att hon har ett nära samarbete med biståndhandläggarna och demenssjuksköterskan i primärvården. 20
Den biståndsbedömda verksamheten beviljas och verkställs omgående och samtliga beslut gäller tillsvidare. Eftersom verksamheternas öppettider är begränsade förekommer det att personer som är i behov av tillsyn när verksamheten är stängd vistas dag/kväll/helg på det äldreboendet där dagverksamheten är belägen. Länsstyrelsen har intervjuat personal från två dagverksamheter; Malmgården och Viktoriagården. På Malmgårdens dagvård består innehållet i verksamheten av bland annat följande; vattengympa i badhuset, matlagning, promenader, studiebesök, konstutställningar. Personalen tycker att de har ett individuellt förhållningssätt. De flesta som deltar är yngre kvinnor. På Kastanjens dagvård består innehållet i verksamheten av bland annat följande; promenader, gemensamma måltider, diverse hushållssysslor, lösa korsord, lyssna på musik, spelar och sjunger, filmvisning. Det förekommer också att dagcentralen är med på de gemensamma aktiviteterna som den öppna dagverksamheten ordnar. De flesta som deltar är män. Flertalet av de som kommer till dagverksamheten har insatsen som en avlastning för närstående. Enhetschefen för dagverksamheten uppger att det finns en bra utbyggd frivilligverksamhet i kommunen. På Husaren leds verksamheten dels av frivilliga och dels av hemtjänstpersonal. Det finns ett antal träffpunkter i kommunen som är öppen för alla. BOENDE Kollektiva insatser Av enkätsvar från personalen framgår att den kollektiva sysselsättning som finns på äldreboenden varierar men kan bland annat innehålla följande; musikstunder, lösa korsord, promenader, tv och video, vika servetter, fikastunder och övriga måltider, andakt, gymnastik, tidningsläsning och en verksamhet uppger gubbträff. Några enheter uppger att det inte finns någon kollektiv sysselsättning. Personalen på äldreboendet Viktoriagården uppger att de själva ordnar någon form av aktivitet varje dag och det kan bland annat vara må bra dag som innehåller fotvård, hårvård, manikyr, en lugn pratstund, promenad. Individuella insatser Av enkätsvaren från personalen varierar svaren hur de kan tillgodose de boendes individuella behov av aktiviteter och social samvaro. Exempel på insatser är bland annat följande; promenader, hjälpa till med hushållsarbete, kan få komma ut och handla, massage, titta i fotoalbum, hålla hand/social samvaro, anhöriga får gärna delta i vården. Det finns personal som uppger att eftersom de boende är ganska sjuka människor som inte alltid kan uttrycka sina behov så gäller det att ändå försöka hitta något som gör att de får stimulans. En viktig sak är att de blir sedda och bekräftade och känna sig behövda. Den personal som anser att det är svårt att tillgodose de individuella behoven av stimulans uppger att detta blir begränsat på grund av tidsbrist eller för lite personal. 21
Av enkätsvaren från enhetscheferna uppger de att det är svårt att tillgodose de individuella behoven, men många uppger att de försöker att bli bättre på detta och någon hänvisar till bristande resurser. I enkätsvaren uppger flera att de anser att det är en brist att omsorgspersonalen inte har tillgång till en egen buss, kostnader för färdtjänstresor blir dyra. Personkontinuitet Personalen på samtliga boenden uppger att det finns många personer med demenssjukdom som bor på enheter för personer med somatiska sjukdomar. På ett äldreboende arbetar personalen på samtliga enheter och cirkulerar mellan enheterna. Personalen är mycket nöjd med detta arbetssätt och de anser att arbetet blir mera omväxlande för dem. Av enkätsvar från boende/anhöriga framkommer att det är inte bra med cirkulation på personalen på demensavdelningar. På Malmgården uppger både enhetschef och personal att de arbetar individuellt gentemot de boende. Enhetschefen säger om inte personalen kan arbeta på detta sätt är de inte lämpliga att arbeta kvar verksamheten. En personal uppger att om en boende vill gå ut och gå i några timmar gör hon det och de försöker att helt anpassa sig efter de boende. Även nattpersonalen uppger att om en person vill gå ut en promenad gör de det. På Malmgården uppger både enhetschef och personalen att det förekommer att personer som deltar på Malmgårdens dagvård vistas på någon av enheterna när dagvården är stängd såsom kvällar och helger. Personalen tycker att det fungerar bra även om de då har ytterligare en person som de ska sköta om och de säger att de ändå hinner med övriga boende på ett individuellt sätt. De uppger även att dag- och nattpersonalen arbetar på ett bra sätt tillsammans och har samma förhållnings- och synsätt. Enhetschefen på Malmgården uppger att personalen cirkulerar mellan olika enheter och är stationerade på en enhet ett halvår i taget. Hon uppger att syftet är med detta arbetssätt att personalen ska orka med sitt arbete bättre. Enhetschefen är medveten om att detta är ett personalperspektiv. Flera anhöriga som Länsstyrelsen intervjuat och utifrån enkätsvar har reagerat negativt på detta arbetssätt och några säger den vana personalen byts ut med personal från annan avdelning, varför, nya ansikten och röster kan inte vara positivt för den demente, vissa behöver kompetens i demensvård och framförallt bemötande. Kontaktmannaskap förkommer på samtliga boende och det finns nedskrivet vad som ingår i uppdraget. Brukarråd eller liknande saknas vid samtliga boende. På vissa boenden förekommer anhörigträffar, anhörigcirklar eller liknande. Boendes synpunkter Av enkätsvaren från boende på Malmgården uppger flera att boendet skapar trygghet och anhöriga känner sig välkomna och de bjuds in till fikastunder. 22
Det finns anhöriga som uttrycker att personalen gör så gott de kan, får hela tiden gå en balansgång för att bemöta på rätt sätt. På övriga äldreboenden framförde anhöriga att det tycker att det är vänlig och hjälpsam personal och att de boende kan få hjälp vid behov. De flesta av dem som svarat på enkäten tycker att hjälpen stämmer med den hjälp de behöver. På Malmgården säger en anhörig att får hjälp med det mest grundläggande ja, det sociala stödet kunde vara bättre och på ett annat boende säger en anhörig får delvis hjälp, personalen gör så gott de kan. De boende tillfrågas om det finns något som intresserar dem på boendet och det finns många som uppger att det är en avsaknad av sociala aktiviteter. På frågan om de får hjälp att komma ut på promenad svarar flera att det är ofta anhöriga som hjälper dem ut. Några framförde följande; vet inte, här finns inte mycket aktiviteter, finns inget att göra får sitta i rullstolen utan aktiviteter sedan 1997, skulle gärna vilja lära mig att söka på datorn. KORTTIDSBOENDE Korttidsboendet består av två enheter varav den ena riktar sig till personer som har behov av rehabilitering eller palliativ vård och här finns 18 platser. Den andra enheten riktar sig till personer som har behov av korttid/växelvård/avlastning för anhöriga och här vistas för tillfället åtta personer varav två personer som har beslut om särskilt boende. Personerna väntar på att få flytta till Skarahemmet. Det planeras en förändring av verksamheten under hösten 2007 och korttidsboendet för anhörigstödet ska utökas. En ny enhetschef som endast kommer ha ansvar för korttidsboendet kommer att tillsättas. Det finns även korttidsplatser på boendena i Valle, Ardala och i Skara tätort. Det förekommer teamträffar varje vecka och personalen uppger att de går igenom patienterna bland annat vilken träning de ska ha och närvarande är sjuksköterska, omsorgspersonal, sjukgymnast och arbetsterapeut. Personalen uppger att det var tänkt att biståndhandläggarna skulle medverka på dessa träffar, men de hinner inte komma. Enhetschefen säger att det är ofta fullbelagt på enheten och att det är svårt att få platserna att räcka till och det förekommer ibland att personer får bli kvar på sjukhuset på grund av att kommunen inte har någon ledig plats. Det finns fyra enkelrum på korttidsboendet, men övriga rum är flerbäddsrum och det förkommer att både två och tre personer vistas i samma rum och delar samma hygienutrymme. Omsorgspersonalen uppger att de draperier som finns på flerbäddsrummen för att hindra insynen är otillräckliga och det är idag svårt att upprätthålla integriteten vid det personliga omsorgsarbetet. Enhetschefen uppger att samarbetet med hemtjänsten måste förbättras och idag finns inte denna samverkan. 23
Personalens arbetssätt på korttidsboendet genomsyras av ett sjukvårdsperspektiv genom rutiner, förhållningssätt och språkbruk och det stöd omsorgspersonalen får i sitt dagliga arbete kommer från sjuksköterskorna. Vid tillsynsbesöket får Länsstyrelsens handläggare uppfattningen av att sjuksköterskebemanningen är hög och personalen är mycket fokuserade på den fysiska träningen. Vid enheten med växelvård/avlastningsplatser finns en sjuksköterska på dagtid och vid tillsynsbesöket vistades mindre än tio personer på enheten. Frågan ställdes till personalen på denna enhet om de hinner individuellt aktivera/stimulera gästerna och svaret blev att de har olika träningsprogram som utförs av rehabpersonal och personalen hämtar och lämnar dem på olika tider på denna enhet. Personalen hinner inte går ut på promenad med gästerna och de har lite tid för annan sysselsättning. När enhetschefen tar emot en ny gäst får de utredning och beslut via datorn från biståndsenheten och besluten är oftast tidsbegränsade på två veckor. Personalen får ta del av delar av utredningen. Vid Länsstyrelsens besök är omsorgspersonalen mycket osäker på vad den sociala dokumentationen innebär och att de uppger att de endast för dokumentation enligt hälso- och sjukvårdslagen, HSL. De anser att de hinner med att utföra de basala behoven och de säger att deras arbetssätt är inriktat på rehabilitering och inte inriktat på sociala aktiviteter/stimulans. ANHÖRIGSTÖD Omsorgsförvaltningen arbetar sedan september 2000 med att samordna och utveckla olika former av stöd till närstående som vårdar. Från 2002 sker också samordning av de frivilliga krafter, som på olika sätt bidrar till kvalitetsförstärkning inom äldreomsorgen. Som ett led i satsningen på tidiga förebyggande insatser inom äldreomsorgen tillsattes under 2003 ytterligare en tjänst som samordnare av närstående- och frivilligstöd. De två samordnarna har delat upp arbetsuppgifterna mellan sig, en med ansvar för samordning av närståendestödet och en för samordning av frivilligstödet. Olika former av arbetsgrupper finns med representanter från olika verksamheter inom förvaltningen. Det finns även en referensgrupp som bland annat har till uppgift att vara en länk mellan föreningarna och kommunen, att förmedla synpunkter, erfarenheter och information om närståendestödet samt förmedla behov av stöd som anhöriga kan ha. En informationsfolder finns utgiven hösten 2006. Hösten 2006 fanns 25 anhörigombud fördelade på 15 arbetsplatser. Anhörigombuden kommer att gå en utbildning till hösten 2007. 24
Anhörigstöd i Skara kan vara sådana insatser som riktas till brukaren och indirekt underlättar för anhörigvårdare eller mer direkt riktade insatser till den anhörige som t.ex. anhörigcirklar för gemensamma aktiviteter. Läger på Piperska stiftelsen ordnas och där är Röda Korset huvudansvarig tillsammans med stiftelsen. Under 2006 anordnades två läger för anhörigvårdare, som de som önskar kan delta tillsammans med den de vårdar samt en MÅ-bra-dag enbart för anhörig. Avlastning på korttidsplats/växelvård är en form av anhörigstöd, där brukaren tillfälligt och ofta periodiskt vistas. Kostnadsfri avlösning i hemmet upp till tio timmar/månad infördes 2001. Under 2006 var 36 personer aktuella för denna stödform, en ökning med 13 personer jämfört med 2005. Trädgårdsservice är en annan form av kostnadsfritt stöd utan biståndsbeslut. Vid årsskiftet hade ca 10 anhöriga denna form av stöd. Ett par så kallade anhöriglarm finns på prov. Det är ett varsel larm inom hemmet och går från en rörelseavkännare till en mottagare, som den anhörige bär på sig. Nyligen har Träffpunkt Seniorkafét Närstående- och frivilligcentral i Skara öppnats. Syftet är att vara en mötesplats för närstående, alla som deltar i frivilligt arbete, medlemmar i pensionärsföreningarna, Röda Korset och andra föreningar, andra berörda och intresserade inom dessa områden samt de som behöver hjälp och stöd från närstående och frivilliga. På flera boenden förekommer anhöriggrupper som träffas regelbundet. Skara kommun ingår i det samverkansprojekt som Skaraborgs kommuner gemensamt har fått beviljade stimulansmedel till, för att utveckla stödet till den som vårdar en närstående. Anhörigas synpunkter Länsstyrelsens handläggare har intervjuat tre anhöriga och gemensamt är att de tycker det fungerat bra med information kring anhörigstöd och att de fått erbjudande om insatser. De har deltagit/deltar i anhöriggrupper och tycker det är positivt och fungerar som ett stöd. En person tycker att hemtjänsten fungerar bra men har synpunkter på att det kommer så många olika personer, över 20 stycken. Att få hjälp med hjälpmedel och bostadsanpassning har fungerat bra. En person vill framföra att KPR i kommunen är väldigt nöjda med äldreomsorgen i Skara. Länsstyrelsens bedömning Länsstyrelsen bedömer att nämnden delvis uppfyller Länsstyrelsens krav. På följande punkter uppfyller inte nämnden Länsstyrelsens krav. Personalkontinuiteten saknas i vissa verksamheter och den behöver förbättras. Det är särskilt viktigt för personer med demenssjukdom att möta så få personer som möjligt. Brukarråd eller liknande saknas vid samtliga boende. 25
Kommentarer Länsstyrelsen bedömer att kommunen har ett bra utvecklat anhörigstöd. Det är positivt att se andra/nya former av stöd t.ex. anhöriglarm, trädgårdsservice. Länsstyrelsen anser att det är viktigt att omsorgspersonalen respekterar den enskildes integritet och att integritetsskydd skapas i alla privata situationer och särskilt beakta detta på flerbäddsrummen. Korttidsenheten präglas i olika grad av hälso- och sjukvårdskultur genom flerbäddsrum, rutiner, språkbruk, kläder etc. Socialtjänstens förhållningssätt måste få större genomslagskraft och arbetssättet utgå från socialtjänstens intentioner. Uppgifterna som kommer från boende/brukare och personal om att det brister i att tillgodose individuella behov bör uppmärksammas och leda till åtgärder. Socialtjänsten skall verka för att äldre människor får möjlighet till en aktiv och meningsfull tillvaro tillsammans med andra. Detta innebär att den enskildes behov ska efterfrågas och det är vikigt att personalen i de särskilda boendena aktivt bidrar till den sociala gemenskapen, som kan vara av varierande slag. Måltiderna För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer på god kvalitet skall: handläggare, chefer och personal ha tillräcklig kunskap om matens och måltidssituationens betydelse för äldre människors välbefinnande, maten vara av god kvalitet och upplevas som god och tillräcklig över dygnet i de särskilda boendena och vid matdistribution till hemmet, de boende i de särskilda boendena ha möjlighet att påverka vilka maträtter som serveras, personalen i de särskilda boendena aktivt bidra till den sociala gemenskapen. Matdistribution Maten som levereras vid matdistributionen tillagas i ett centralt kök i kommunen, den är kyld och veckans alla portioner levereras en gång i veckan. Enligt personalen så har många brukare beviljats hjälp i samband med maten t.ex. social samvaro under måltiden, hjälp med mediciner. Den intervjuade personalens uppfattning om matens kvalitet är att den ser tråkig ut men att det är positivt att det finns alternativa rätter, det är variation med olika maträtter. Enligt biståndshandläggarna så är flera missnöjda med matdistributionen och alternativet kan då vara att köpa färdiglagade portioner i affären. En del brukare har möjlighet att äta i matsal på servicehus. 26
Av svaren på Länsstyrelsens enkät till brukare framkommer att nio av 54 personer har matdistribution. Uppfattningen om matens kvalitet varierar i svaren från mycket bra till under all kritik. En tycker att portionerna är stora en annan att portionerna är för små. Potatisen kritiseras mest. Boendet Den mat som levereras till de olika äldreboendena kommer från Skarahemmets centralkök, Husaren i Axvall och Ardala skola. Enhetscheferna uppger att de anser att maten håller en god kvalité och en säger att maten ibland behöver viss komplettering för att bli en fullvärdig kost. I enkätsvaren från personalen anser samtliga att de har tillräckliga kunskaper om mat och måltider. Flera beskriver att de fått utbildning i både livsmedel, hygien och näringslära. Det finns också många som uttrycker eftersom personalen för två år sedan lagade all mat på enheterna, har de bra kunskaper sedan tidigare. På samtliga äldreboenden finns kostombud som träffar kökspersonalen regelbundet. Det serveras endast en maträtt. På de flesta äldreboende är det vanligt att personalen lagar frukost/kvällsmat, kokar potatisen och grönsakerna på enheten och det förekommer att de själva gör efterrätt. På samtliga äldreboenden kan personalen sitta ned tillsammans med de boende vid måltiderna, för att kunna skapa social gemenskap. Det finns personal som säger att de tidigare hade pedagogiska måltider tillsammans med de boende, men nu måste personalen betala sin egen mat och då äter de själva vid ett senare tillfälle eller sitter med utan att äta tillsammans med de boende. Enhetscheferna och personalen anger i enkätsvaren bl.a. följande saker som viktiga när det gäller mat och måltider i boendet: husmanskost, att man ibland kan få sin önskekost, att inte nattfastan blir för lång, att man kan få ta sin egen mat, god och näringsrik mat, lugn och ro vid måltiderna, trevligt upplagd mat och dukning - mysigare dukning helg, att matens konsistens är anpassade till den boendes tandstatus, nylagad, personalen sitter med vid måltiden, att få äta på rummet om man vill det, flexibel tid då frukosten serveras. 27
Flera av den intervjuade personalen uppger att de saknar att de inte lagar den egna maten på enheten och de anser att det var en bra sysselsättning för de boende. Observationer vid måltider på äldreboendena Ardalagården och Skarahemmet Länsstyrelsen genomförde måltidsobservation på två äldreboenden i samband med middagsmålet som serverades ca klockan 12.30. Ardalahemmets äldreboende får på vardagar huvudmålet från skolans kök och övriga måltider och på helgerna värmer personalen färdiglagad mat. Den intervjuade personalen är mycket nöjd med att skolan levererar maten till dem och tycker det är bra att maten är nylagad och de säger att de boende är nöjda med maten. Skarahemmets äldreboende får sin mat från ett centralkök som är beläget i huset och uppfattning är att maten oftast uppskattas av pensionärerna och även personalen anser att maten är god. Matsalarna på Skarahemmet är rymliga och det finns möjligheter att sitta och äta i olika rum. Maten läggs upp i karotter och på uppläggningsfat och de boende kan själva ta sin mat och de får själva breda sina egna smörgåsar. Det finns en personal som bara arbetar i enhetens kök och förbereder inför maten. På helgen får personalen själva värma maten och de uppger att det ibland kan vara svårt att hinna med. Om någon inte tycker om den maträtt som serveras uppger personalen att det är svårt att få något annat och om det är något som den boende inte tål krävs läkarintyg för att få detta bekräftat. På en enhet sitter många av de boende och väntar på maten och det spelas hög musik. På Ardalagården lägger personalen upp maten på tallrikar och de boende blir inte tillfrågade hur mycket mat de vill ha, men de får själva ta sig färdigbredda smörgåsar. Miljön känns trivsam och dukningen är trevligt arrangerad och personalen har privata kläder. Enligt personalen förekommer det att en personal matar flera samtidigt. De uppger att det kan förekomma att nattfastan blir lång för några boende, eftersom några lägger sig vid sextiden på kvällen och äter frukost någon gång mellan åtta och tio på morgonen. Om någon inte tycker om den maträtt som serveras kan den boende om den absolut inte vill ha den maträtten få något annat, men personalen säger att det var enklare tidigare när de själv lagade sin egen mat. Men det finns även personal som säger att de nu hinner med sitt arbete bättre, eftersom matlagningen tog mycket tid. På de flesta besökta enheterna präglades måltiden mestadels av tystnad. Det varierade i vilken utsträckning personalen sitter med vid måltiden. På de besökta enheterna anser tjänstgörande personal att det i nuläget är tillräckligt med personal över måltiderna för att de boende ska kunna äta färdigt i lugn och ro. 28
Boendes synpunkter Några tillfrågade boende är nöjda med maten som serveras och tycker att det mesta smakar bra. Det finns boende som säger att tiden är långsam här, det är så tyst. Av de boendes enkätsvar framgår att de flesta inte tror att de kan påverka maten som serveras och någon säger ja, i viss mån t ex vid födelsedag, frukost och kvällsmat kan jag bestämma över. I hälften av svaren framgår att de boende inte tror att de kan påverka tiden när de ska äta. Länsstyrelsens bedömning Länsstyrelsen bedömer att nämnden uppfyller Länsstyrelsens krav. Kommentarer Att få göra val mellan olika maträtter vore önskvärt och är en kvalitetsfråga för den enskilde. Det är viktigt att de boende får möjlighet att påverka vilken mat som serveras. Länsstyrelsen anser att det inte är rimligt att det krävs läkarintyg för att få annan maträtt. Länsstyrelsen anser att det är viktigt att måltidernas förläggning på äldreboendena inte komprimeras för att nattfastan inte ska bli för lång för den enskilde. Det kan även vara lämpligt att se över nattpersonalens rutiner vad det gäller att erbjuda boende t ex mjölk och smörgås för att inte nattfastan ska bli för lång. Måltiden är en viktig del av dagen på äldreboendena, inte enbart för att de boende skall få näring. Måltiden kan bli en stund att se fram emot, för att bryta enformighet och känna gemenskap. Personalen kan i högsta grad bidra till detta, genom att aktivt bidra till den sociala gemenskapen och att skapa en trevlig, lugn och hemlik miljö. KVALITET - FYSISK MILJÖ För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer på god kvalitet skall: lägenheten i det särskilda boendet vara fullvärdigt; eget rum, toalett, dusch/bad och köksdel, tillgängligheten inom och utanför äldreboendet vara god, den fysiska boendemiljön utformas så att den enskildes integritet respekteras, t ex egen fullvärdig bostad, lås, namnskyltar mm. ett fungerande larmsystem finnas som anpassas till individens funktionsförmåga, inlåsning inte förekomma. Den enskilde skall kunna låsa sin dörr. Det är önskvärt att vid korttidsboende, rehabilitering och avlastning erbjuda eget rum med dusch och toalett. Antalet lägenheter i boende för personer med demenssjukdom bör inte överstiga åtta. 29
I Skara kommun finns fem äldreboenden; Skarahemmet, Viktoriagården, Malmgården, Ardalagården och Vallehemmet. Storleken på äldreboendena varierar mellan 23-39 rum/lägenheter och antalet boende per enhet varierar mellan 7-13 boende. Äldreboendena är belägna på tre olika orter och de omges av grönområden och promenadvägar med framkomlighet. De flesta äldreboenden har närhet till allmänna kommunikationer och ett äldreboende är beläget i samma byggnad som vårdcentral/apotek. På de olika äldreboendena har samtliga boende fullvärdig boendestandard vilket innebär eget rum och hygienutrymme samt köksdel. Bostadytan varierar mellan ca 26-42 m 2. Flera äldreboende har korttidsplatser och flera har uppgett att flerbäddsrum förekommer. Samtliga enhetschefer uppger i enkätsvaren att de gemensamma utrymmena såsom matsal och vardagsrum är tillräckliga och att äldreboendena är handikappanpassade. Det finns även tillgång till uteplatser och innergårdar för de boende. På samtliga boenden har de boende namn på/vid ytterdörren och på ett äldreboende finns brevlådor till respektive lägenhet.. På frågan om den boende har egen nyckel till lägenheten svarar flertalet att det finns möjlighet att få egen nyckel för dem som vill ha eller klarar av det, någon uppger att anhöriga har en nyckel. På några äldreboenden låses dörrarna till enheterna endast på kvällen/natten. Där det finns kodlås uppger enhetscheferna i enkätsvaren att det finns en synlig beskrivning vid kodlåset om hur dörren öppnas. Vid Länsstyrelsens besök på Viktoriagården finns inte synlig kod på enheter för personer med somatisk sjukdom. På Malmgården uppger enhetschefen att dörrarna är öppna och de boende kan gå och komma som de vill. Vid Länsstyrelsens besök uppmärksammades att för att öppna ytterdörren ska en knapp tryckas in och det finns ingen beskrivning om detta vid dörren. På fyra boenden finns trygghetslarm med bärbara larmknappar. Dessa larm går till personalens mobiltelefoner eller sökare. På ett boende finns fast larm dvs. larmknappar som finns på speciella ställen i rummet och en display i korridoren visar från vilket rum det larmat. Dessutom används individuella larm såsom larmmatta som kan kopplas till respektive larmsystem. Boendes synpunkter Utifrån de enkätsvar som inkommit från boende uppger de bland annat; bra med liten avdelning, samlingspunkt med stort kök och soffgruppshörna, trevlig lägenhet med pentry, lägenheten ger hemkänsla, lätt att ta sig ut från min lägenhet. Länsstyrelsens bedömning Länsstyrelsen bedömer att nämnden delvis uppfyller Länsstyrelsens krav 30
På följande punkter bedömer Länsstyrelsen att nämnden inte uppfyller Länsstyrelsens krav. De stationära larm som används säkerställer inte den enskildes säkerhet och trygghet. Det är inte troligt att den enskilde endast behöver akut hjälp där han/hon kan nå larmknappen. Koden till kodlåsen anges inte alltid tydligt och i nära anslutning till kodlåset. Kommentarer De boende på enheten för personer med demenssjukdom där koden inte är tydligt beskriven är i praktiken inlåst. Länsstyrelsen hänvisar till SOSFS 1997:16 (S): Inlåsning får inte ske. Låset måste vara av sådan beskaffenhet att de boende själva kan låsa upp. Däremot kan dörren ha ett lås som tar en viss tid att öppna. Det är tillåtet att fördröja men inte att förhindra. Att fördröja för personer som inte har demenssjukdomar att komma ut från sitt boende genom att använda kodlås är enligt Länsstyrelsen inte förenligt med svensk lagstiftning. Kodlås ska inte användas på s.k. vanliga äldreboenden. Länsstyrelsen anser att en display i korridoren som visar vem det är som larmar inte är förenligt med respekt för den enskildes integritet. Dessutom kan det bidra till att skapa en institutionsliknade miljö. Länsstyrelsen anser att det är viktigt att vid t ex vid inflyttning till boendet ska den enskilde få frågan om den önskar egen nyckel till sin lägenhet. KVALITET RESURSER FÖR ATT GENOMFÖRA INSATSERNA Tillräckligt med personal För att uppfylla Länsstyrelsens krav på god kvalitet skall: det finnas det antal personal (det antal) som behövs för att upprätthålla god säkerhet för de boende, det finnas det antal personal som behövs för att verkställa de insatser som biståndsbedömts, det finnas det antal personal som behövs för att utföra genomförandeplanernas innehåll, det finnas det antal personal som behövs för att leva upp till SoL:s intentioner och förhållningssätt, bl.a. att ha ett rehabiliterande arbetssätt- upprätthålla den enskildes förmågor och resurser, det finnas det antal personal som möjliggör dokumentation, planarbete, diskussioner om förhållningssätt och metoder. 31
Avdelningschefen för äldreomsorgen uppger att han anser att resurserna är tillräckliga. Han är medveten om att biståndshandläggarna har svårt att hinna med sitt arbete och därför har delegationsordningen för enhetscheferna i hemtjänsten förändrats så även de kan bevilja bistånd enligt SoL. Denna åtgärd genomfördes i mars månad 2007 för att minska sårbarheten i organisationen men ännu har ingen enhetschef fått i uppdrag att börja biståndsbedöma behov av insatser. Enhetscheferna i hemtjänsten uttrycker en osäkerhet om vad detta kommer att innebära för dem. Det finns enhetschefer som säger att det är tänkt att en vårdtyngsmätning ska genomföras i alla verksamheter. Personalbudgeten bygger på fasta tjänster för respektive verksamhet. Handläggare Biståndshandläggarna arbetar i olika distrikt som inte alltid överensstämmer med hemtjänstdistrikten. Både biståndshandläggare och enhetschefer har synpunkter på biståndshandläggarnas indelning vilket innebär i ett hemtjänstdistrikt att enhetschefen och övrig personal har tre biståndshandläggare att samarbeta med. I nuläget arbetar fem personer som biståndshandläggare för äldreomsorgen. Enligt biståndshandläggarna så är den femte personen en tillfällig utökning och det har under lång tid diskuterats om att en tjänst ska bort, vilket skapar oro och osäkerhet i gruppen. Biståndshandläggarna uppger att de arbetar mycket övertid, att arbetet är stressigt och det har blivit sjukskrivningar som följd. Deras uppfattning om storleken på ansvarsområdet är att det är för stort, de hinner inte med uppföljningar i den utsträckning som behövs och de tycker att det kan även avspegla sig i dåliga utredningar. I intervju med personal i hemtjänst så säger de att de själva kan besluta/påbörja om ytterligare insatser t.ex. fler besök på dagen till brukare därefter meddelar de biståndshandläggaren som skriver in det i dokumentationen. Orsaken säger de är att biståndshandläggarna inte hinner följa upp, många sjukskrivningar. Biståndshandläggarna tar upp samma sak och känner en stor otillfredsställelse i att endast ha till uppgift att skriva in redan förändrade insatser. Ett av målen i tjänstegarantierna är att brukare från att de tagit meddelat sig till socialtjänsten ska bli kontaktade inom fem dagar. Detta försöker biståndshandläggare prioritera men hinner inte alltid uppnå den garantin. Enhetschefer i hemtjänsten Intervju har genomförts med samtliga sex enhetschefer för hemtjänsten. De flesta anser att de har ett rimligt ansvarsområde. De flesta har närhet till sina arbetsgrupper och de träffar de flesta personal varje dag. En del av enhetscheferna har även ansvar för andra verksamheter och personalgrupper såsom nattpatrullen, kök- och städ verksamheten, pool personalen samt matoch inköpsverksamheten. Antalet personal varierar mellan 20-49 personal. 32
Personalpolitiska målet är att varje enhetschef har omkring 20-25 personal, enligt enhetscheferna. Någon uttrycker att visst finns det en del som man skulle vilja hinna med. Baspersonal i hemtjänsten Den intervjuade personalen har olika uppfattning om personalresurserna är tillräckliga för det arbete som ska utföras. På två hemtjänstområden anser personalen att de hinner med, på andra områden så utrycker personalen att det är viss brist t.ex. beslut om sociala insatser hinner de inte med. Det är arbetstoppar under vissa tider på dagen och en del brukare får vänta länge på hjälpen på morgonen. Vid arbetstoppar sätts extra personal in enligt personalen. Nattpatrullen har fått tillfällig resursförstärkning mellan kl. 03.00-07.00 varje natt på grund av hög arbetsbelastning, det gick snabbt att få insatt extraresurser när behovet uppstod enligt personalen. Brukare i hemtjänst De flesta brukare som intervjuades och som svarade på Länsstyrelsens enkät uttrycker att de är nöjda med personalen och insatserna. Flera anger tidsbrist hos personalen, personalen har alltid bråttom, det känns som personalen har ont om tid. Enhetschefer i boenden Intervju har genomförts med samtliga fem enhetschefer för de särskilda boendena i kommunen. I enkätsvaren får enhetscheferna frågan om deras uppfattning om storleken på sitt ansvarsområde och det varierar vad cheferna har svarat från rimligt till för stort ansvarsområde. Några har kommenterat följande; för närvarande för stort område, för mycket personal eftersom jag har flera verksamhetsområden, lagom ansvarsområde och det finns luft över till att utveckla verksamheten. En av enhetscheferna har inte besvarat frågan. De intervjuade enhetscheferna anser sig ha ett nära ledarskap och är tillgängliga för sin personal. Flera enhetschefer anser att det är positivt att personalen arbetar på flera enheter på boendet. Enhetscheferna har medarbetarsamtal med sin personal. Totalt antal anställda som respektive enhetschef ansvarar för är mellan 30 till 44 personal. Den intervjuade personalen anser att enhetscheferna finns tillgänglig för stöd och handledning i det dagliga arbetet och det finns en naturlig dialog med personalen. En personalgrupp uppger att det tidigare varit många chefsbyten men att det nu fungerar bra. 33
Baspersonal i boenden Av enkätsvaren och från intervjuerna med omsorgspersonalen framgår det att det varierar mellan de olika grupperna vilken uppfattning de har om personalresurserna är tillräckliga eller inte. Några anser att de hinner med sitt arbete och några uppger att de har svårt att hinna med på grund av tidsbrist bl.a. de boendes behov av social stimulans, att det behövs mer personal. Vikarier sätts in i den utsträckning som behövs. Samtliga enhetschefer anser att det finns i stort sett tillräckliga resurser på boendena och de sätter in vikarier vid behov. Boendes synpunkter Det finns boende som uttrycker att boendet har hemkänsla och att personalen är intresserad, kunnig, vänlig och hjälpsam och det är skönt att slippa ensamheten. Av enkätsvaren finns även följande kommentarer; mer aktiviteter såsom utevistelser/högläsning mm, mer personal särskilt kvällar, för få fast personal, den vana personalen byts ut med personal från annan avdelning, varför? Korttidsenheten Intervjuad personal på korttidsenheten anser att de i stort sett hinner med sitt arbete, men det kan vara lite tidsbrist vid måltiderna. Dagverksamheten Intervjuad personal på dagvården, dagcentralen anser att de hinner med sitt arbete och enhetschefen för dagvården uppger att om det fattas resurser görs en omfördelning mellan enheterna. Länsstyrelsens bedömning Länsstyrelsen bedömer att nämnden delvis uppfyller Länsstyrelsens krav. På följande punkt uppfyller inte nämnden Länsstyrelsens krav. Handläggarna har inte den tid som behövs för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter och att upprätthålla rättssäkerheten för den enskilde. Kommentarer Länsstyrelsen anser att det är viktigt att biståndshandläggarna har en rimlig arbetssituation som medför att de hinner utföra sina arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt. Det är viktigt att det görs bra utredningar som ligger till grund för beslut samt att hinna med att göra uppföljningar. Struktur och bemanning behöver ses över. Det är viktigt att antalet personal både i hemtjänst och på boenden står i relation till de boendes/brukarnas samtliga behov av hjälp och tillsyn. Biståndsbedömningar som innefattar brukarnas samtliga behov över dygnet är en god grund för att fördela resurserna. 34
Personalens kompetens För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer på god kvalitet skall: kommunen ha en skriftlig plan för personalens kompetensutveckling, all personal ha tillgång till en regelbunden vägledning eller handledning och fortbildning i arbetet, tillsvidareanställd personal skall ha relevant utbildning; för biståndshandläggare och chefer avses social omsorgsutbildning, socionom eller jämförbar högskoleutbildning, för vård- och omsorgspersonal avses omvårdnadsprogrammet, social servicelinjen, undersköterskeutbildning eller annan jämförbar gymnasial utbildning. I omsorgsplanen för 2007 går att utläsa att kompetensutveckling är ett prioriterat område inom de olika avdelningarna. Inom äldreomsorgen tar personalen del av kompetensstegen och genomför följande; utbildning i socialt arbete, etik och vård i livets slutskede, gränsöverskridande lärande för omvårdnadspersonal med möjlighet till erfarenhetsutbyte med primär- och länssjukvården, fördjupningsutbildning för vissa medarbetare. Det finns en plan för hur medel från kompetensstegen ska användas och den gäller för tre år. Syftet är att förbättra vården och omsorgens inre kvalitet, detta genom kompetensutveckling av personalen som arbetar nära de äldre. Av planen kan utläsas att följande områden ska utvecklas; tryggare läkemedelshantering samt implementering av metoden, gränsöverskridande lärande, pedagogik, ledarskapsutbildning för enhetschefer, ledarutbildning för dagcentralens personal, etik, utbildning i socialtjänstlagen, utbildning i äldrepsykiatri/demens, vård i livets slutskede. Under år 2006 har ett antal omsorgspersonal från varje område fått utbildning för att leda delar av utvecklingsarbete bland sina medarbetare. Dessa personer som är utsedda till studieledare kommer att påbörja fortbildningen våren 2007. Handläggare Vid nyrekrytering av biståndshandläggare efterfrågas någon form av social högskoleutbildning, social omsorgsutbildning, socionomutbildning. Samtliga har den efterfrågade utbildningen. Biståndshandläggarna anser att de får endast en liten del fortbildning. De framför önskemål men det beviljas sällan. För närvarande går en biståndshandläggare en uppdragsutbildning i samtalsmetodik som upplevs väldigt positivt. Varje höst anordnas i Kalmar utbildningsdagar för biståndshandläggare där de brukar få delta. Gruppen uttrycker att de har önskemål om handledning i ärendehantering eftersom de anser att de saknar en sakkunnig person att fråga. Enhetschefer Det finns fem enhetschefer för boendena, tre har sjuksköterskeutbildning och två har social omsorgsutbildning. I hemtjänsten finns sex enhetschefer, fyra har sjuksköterskeutbildning och två har social omsorgsutbildning. 35
Avdelningschefen för äldreomsorgen uppger att den utbildning som efterfrågas vid rekrytering av enhetschefer är lämplig högskoleutbildning och erfarenhet av arbetsledning. Han säger att det idag finns många enhetschefer med sjuksköterskebakgrund. Innan organisationen förändrades hade enhetscheferna på särskilt boende även det medicinska ansvaret och därför anställdes sjuksköterskor på dessa tjänster. Avdelningschefen har under våren tillsatt tre chefer inom äldreomsorgen och deras yrkesbakgrund är att två har social omsorgsutbildning och en är sjuksköterska. Avdelningschefen anser att det är viktigt att det finns enhetschefer med social utbildningsbakgrund. Enhetscheferna i boendena anser att de får tillräckligt med fortbildning och att de har fått det de har önskat bland annat följande; ekonomi, socialtjänstlagen, ledarutbildning och data. Det finns enhetschefer som säger att de önskar att de skulle kunna få avsätta egen tid att träna sina datakunskaper. Enhetscheferna i hemtjänsten anser att de fått en del utbildningsinsatser t.ex. ledarskapsutbildning, social dokumentation. De anser sig ha behov av handledning i sitt arbete vilket de framfört men inte fått gehör för. Enhetscheferna i både hemtjänsten och boendena anser att de har ett nära ledarskap och är tillgängliga för sin personal. Baspersonal hemtjänsten och boendet Den utbildning som kommunen efterfrågar vid rekrytering av vård- och omsorgspersonal är gymnasieskolans treåriga omvårdnadsprogram. Ungefär 75 % av personalen har motsvarande utbildning. Den intervjuade omsorgspersonalen anser att de får tillräckligt med fortbildning och samtlig personal har nu genomgått en rehabiliteringsutbildning. Andra utbildningsinsatser som förekommit är bland annat sårvård, diabetes samt andra utbildningar/föreläsningar med medicinsk inriktning. För att öka delaktigheten hos omsorgspersonalen är personalen ombud för olika uppgifter såsom dokumentation, data, inkontinens, kost, brand mm. De uppger att de får gå olika utbildningar utifrån sina ansvarsområden. Enhetscheferna i boendet anser att omsorgspersonalen har fått mycket fortbildning inom olika områden dock inte inom det sociala området. Intervjuad personal på korttidsboendet/avlastning och växelvårdsenheten får sin dagliga handledning av sjuksköterskorna på enheten och deras arbetssätt genomsyras av ett sjukvårdsperspektiv och de benämner de personer som vistas på korttidsboendet för patienter. Dagverksamhetens personal anser att de får tillräckligt med fortbildning. Länsstyrelsens bedömning Länsstyrelsen bedömer att nämnden uppfyller Länsstyrelsens krav. 36
Kommentarer Länsstyrelsen anser att det är positivt att en plan för kompetensförsörjning inom äldreomsorgen har upprättas. Länsstyrelsen anser vidare att det är vikigt att varje anställd får möjlighet att framföra sina individuella behov av fortbildning och att det finns möjlighet till fortbildning och handledning inom olika områden. Biståndshandläggare och enhetschefer i hemtjänsten säger sig ha framfört behov och önskemål om handledning men inte fått gehör för det. Äldreomsorgen i Skara kommun präglas i olika grad av sjukhuskultur. Det är viktigt att rutiner, förhållningssätt och språkbruk utgår från socialtjänstlagens intensioner och måste få större genomslagskraft. Länsstyrelsen anser att det är viktigt att enhetschefer ser sin roll som ledare och som sitt uppdrag att vägleda personalen. Enhetschefer ansvarar för kvaliteten i utförandet och måste därför ha god insikt och kunskap om de personer som bor i äldreboendet eller har insatser från hemtjänsten. Det krävs god kunskap om socialtjänstlagen och dess intentioner och om förvaltningslagen. För få personer med social utbildning kan negativt påverka kunskapsbasen och den sociala helhetssynen i socialtjänsten. Länsstyrelsen anser att det är viktigt vid rekrytering av biståndshandläggare och enhetschefer att personer med social omsorgsutbildning eller socionomutbildning anställs. 37
RÄTTSSÄKERHET Myndighetsutövning Länsstyrelsen har granskat de 15 senaste besluten som rör ansökan om särskilt boende, 20 ärenden enligt SoL där personer bor i ordinärt boende, 5 ärende som rör dagvård samt 10 granskade akter om korttidsplats. Akterna valdes slumpvis ut av Länsstyrelsen. För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer på god kvalitet skall: ansökan vara dokumenterad med vad som söks och vem som söker, utredningen minst innehålla vad som föranleder ansökan, vilka insatser som sökts, aktuell situation, behoven av insatser och förslag till beslut, handläggningstiden i normalfallet inte överstiga tre veckor, beslut minst innehålla vad som bifallits respektive avslagits, av vem och när beslutet fattats samt enligt vilket lagrum. Om avslag ges skall motivering och besvärshänvisning finnas, uppföljnings-/omprövningsdatum finnas dokumenterat, beslut om olika insatser verkställas omedelbart och beslutet om särskilt boende ha verkställts inom tre månader, alla handlingar som rör en person hålls samman i en personakt, ärendet dokumenteras fortlöpande i en social journal. Ansökan I de granskade akterna framgår tydligt vilka insatser ansökan avser. Datum för ansökan framgår inte tydligt och framgår inte alls i fyra granskade akter. De två datum som finns dokumenterade i inledningsdelen av akten är enligt biståndshandläggare detsamma som datum för när ärendet öppnades och datum för beslut. Utredning Utredningar innehåller oftast en beskrivning kontaktorsak, social situation, hälsohistoria, aktivitet/adl och aktuell situation. I flertalet utredningar beskrivs den sökandes egna resurser och önskemål i mindre omfattning och vad den enskilde inte klarar av beskrivs i större omfattning. Ansökan och utredning om insatser av social karaktär finns i få ärenden. I några granskade akter gällande korttidsplats framkommer att personer fått beslut förlängt i omgångar och har vistats på korttidsplats under en längre tid. I några ärenden var utredningarna otillräckliga. Handläggningstid Handläggningstiden framgår inte tydligt i de granskade akterna där ansökningsdatum inte finns och beslutsdatum saknas. Enligt intervjuade biståndshandläggare är handläggningstiden ofta kort i alla nya ärenden, en kontakt tas oftast inom fem dagar. 38
Beslut Av de granskade utredningarna avseende ansökan om särskilt boende beviljades samtliga ansökningar. Av samtliga beslut framkommer vad som beviljats, beslutet gäller från och med, lagrum och vem som fattat beslutet. Enligt information från biståndshandläggare är datum för beslutet detsamma som beslutet gäller från och med. I vissa uppföljningsärenden är beslutsdatum enligt inledningen i akten senare än datum för när beslutet gäller ifrån. I intervju med biståndshandläggare framförde de att de inte hinner med uppföljningar i den utsträckning som behövs. De anser att utredningarna kan utvecklas men på grund av tidsbrist hinner de inte det. Det förekommer att de får information från enhetschefer eller hemtjänstpersonal att brukares behov av insatser har förändrats, brukaren behöver mer eller mindre insatser eller att insatsen ska avslutas. Förändringarna är oftast genomförda och biståndshandläggarnas uppgift blir i dessa fall endast att dokumentera redan förändrade insatser och skriva nya beslut. Av den granskade dokumentationen finns flera exempel på att insatsen är förändrad utan att det gjorts någon ny utredning och nytt biståndsbeslut skrivs i efterhand, efter en längre tid. Enhetscheferna har fått delegation från och med mars månad 2007 att besluta om biståndsbedömda insatser i hemtjänsten. Enligt avdelningschefen har ingen ännu fått i uppdrag att göra biståndsutredningar och fatta beslut. Han anser att verksamheten blir mindre sårbar om fler har delegation. Enhetscheferna uttrycker en osäkerhet inför den nya uppgiften och de har inte fått någon information vad denna delegation innebär och vilket arbetssätt som ska tillämpas. Någon utbildning i myndighetsutövningen är inte planerad för enhetscheferna i verkställigheten. Länsstyrelsens bedömning Länsstyrelsen bedömer att nämnden delvis uppfyller Länsstyrelsens krav. På följande punkter uppfyller inte nämnden Länsstyrelsens krav. Datum för ansökan och för beslut framgår inte tydligt. Tidsbegränsade beslut följs inte upp inom rimlig tid. Utredningarna är i vissa fall bristfälliga och behöver utvecklas. Kommentarer Datum för ansökan och för beslut ska tydligt framgå vilket är en förutsättning för att bland annat kunna bedöma hur lång handläggningstiden är. Det är även en förutsättning för att nämnden ska kunna följa upp den del av kvalitetsgarantin som avser att ansökningarna ska leda till beslut inom en månad. Handläggningstiden i normalfallet ska inte överstiga tre veckor. 39
Vid tidsbegränsade beslut har nämnden ansvar för att en uppföljning av insatsen sker och att det fattas ett nytt beslut i god tid innan det tidigare beslutet upphör att gälla. Det är inte godtagbart att den enskilde får besked om fortsatta insatser långt efter att beslutet har upphört att gälla och inte heller att insatsen fortsätter utan giltigt beslut. Äldre människor som kommer i kontakt med socialtjänsten har rätt att ställa krav på den professionelles kunskaper, färdigheter och förhållningssätt. Att arbeta med myndighetsutövning ställer höga krav på handläggare och deras kunskaper. Deras område har blivit allt mer mångfacetterat vilket kräver att handläggarna har kunskaper som är generella och fördjupade. Handläggare möter enskilda individer med skiftande behov och måste därmed kunna göra kvalificerade bedömningar. För att göra en korrekt helhetsbedömning ska handläggaren samla in, analysera och pröva informationen om den enskildes behov mot kriterierna för bistånd enligt SoL. Ansökan och ärendets komplexitet styr hur omfattande en utredning behöver vara. Handläggaren behöver kunskaper om kartläggning, om behov och behovsbedömning, om hur man väljer, värderar och dokumenterar information. Länsstyrelsen anser att det är viktigt att nämnden noga överväger vem som tilldelas delegation för myndighetsutövning. De flesta av de enhetscheferna som har fått delegation på myndighetsutövning saknar social högskoleutbildning. I enkätsvaret till Länsstyrelsen uppges att den utbildning som nämnden efterfrågar vid rekrytering av handläggare är någon form av social högskoleutbildning t. ex. socionom utbildning eller social omsorgsutbildning. Utredningarna kan utvecklas med bland annat den enskildes egna resurser och önskemål, målen med insatserna. Det råder en viss oklarhet i organisationen om rollerna mellan handläggarna och enhetscheferna och det bör klargöras vem som har ansvaret för omprövningar av beviljade beslut. Rättsäkerheten sätts ur spel om omprövningar görs av omsorgspersonal eller enhetschef och att gynnande beslut förändras innan en ny utredning gjorts och beslut har fattats. Om gynnande biståndsbeslut omprövas och insatserna minskar eller upphör, ska det framgå av utredningarna att de enskildes förhållande genomgått en så påtaglig förbättring eller förändring att det är befogat med ändringen av det gynnande beslutet. Länsstyrelsen vill framhålla att det är viktigt ur trygghetsaspekten att den enskilde skall kunna lita på att ett gynnande beslut gäller, så länge inte väsentliga förändringar i hans/hennes situation inträffat som medför att beslutet framstår som oriktigt. Se Regeringsrätten årsbok 2000 ref 16. 40
JO säger i beslut 2004-12-30 dnr 1838-2002 bland annat följande: Någon generell regel om under vilka förutsättningar en myndighet kan ändra ett beslut av annan anledning än förbiseende fel finns inte. Utgångspunkten är dock att ett gynnande beslut inte kan ändras till nackdel för den enskilde. Undantag kan göras dels om beslutet har försetts med ett s.k. återkallelseförbehåll dels om tvingande säkerhetsskäl påfordrar en omedelbar återkallelse dels om beslutet blivit oriktigt på grund av att den enskilde vilselett myndigheten. Dokumentation under genomförande För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer skall: en individuell plan utformas tillsammans med den enskilde eller dennes företrädare som skall innehålla de insatser av social, psykologisk, existentiell och fysisk karaktär som den enskilde behöver stöd i och som skall tillgodoses i/med hjälp av verksamheten, planen innefatta den enskildes behov, mål, hur arbetet skall utformas samt uppföljningsdatum, löpande anteckningar föras över viktiga händelser och avvikelser från beslutade/planerade insatser. Anteckningarna bör sammanfattas och föras till en journal, dokumentation enligt hälso- och sjukvårdslagen inte blandas med de löpande anteckningarna enligt SoL, förvaring av den enskildes dokumentation skall ske på ett säkert sätt. Länsstyrelsen och Socialstyrelsens regionala tillsynsenhet i Göteborg genomfördes under 2006 en gemensam tillsyn om inkontinensvården och Vallehemmets äldreboende i Skara kommun var en av de 12 äldreboendena som granskades. Länsstyrelsen konstaterade att bland annat kunskapen vad som gäller den sociala dokumentationen i verkställigheten måste förbättras. Den dokumentation som Länsstyrelsen har granskat på äldreboendena och i hemtjänstdistrikten rör den skriftliga dokumentationen som finns kring den boende/brukaren. På samtliga enheter dokumenteras allt i ett dataprogram. Det varierar från olika enheter vad den sociala dokumentationen innehåller från att det finns planer till att det endast finns löpande anteckningar. Vid tillsynen konstaterades att den genomförandeplan som Länsstyrelsen har fått ta del av innan tillsynsbesöket inte användes i någon verksamhet. Boendet Den sociala dokumentationen i verkställigheten ser olika ut mellan de olika enheterna. På några äldreboenden används en blankett individuell planering och den förvaras i en pärm i ett låst utrymme. Planen består av en faktadel samt att det finns en ruta där man kan skriva den enskildes behov och önskningar och vilken åtgärd som planeras. Exempel på formuleringar är under rutan den enskildes behov och önskningar; mån om sitt utseende, stort ADL behov, umgås med andra och exempel på formuleringar under åtgärder; hjälp med nagellack, hjälp med det mesta, gå med på aktiviteter. 41
Den enskilde ska skriva under att hon/han varit delaktig i upprättandet av planen och de granskade planerna är undertecknade. Den blanketten som riktar sig till anhöriga hur delaktiga de vill vara i vård- och omsorgsarbetet är ifyllda och även intervjuad personal uppger att de alltid fyller i denna blankett. I dataprogrammet finns ett faktablad samt en plan som är indelad i olika sökord och instruktioner. För de flesta insatser/instruktioner finns nedtecknat hur insatsen ska utföras och av vem samt mål för insatsen. Hur insatsen ska utföras är ibland allmänt utformad såsom personen klarar inte att klä sig själv men kan också utformas enligt följande, personen äter själv och klarar att lägga upp maten på tallriken. På några äldreboende utarbetas planen i dataprogrammet, en faktadel samt en insatsdel/instruktioner. På dessa äldreboende saknas hur, vem och mål för insatserna. På vissa äldreboende eller enheter finns utredning och beslut men ingen genomförandeplan. Omsorgspersonalen för löpande anteckningar i ett dataprogram som består av sökord såsom aktiviteter/dagligt liv, psykosocialt, kommunikation, andning/cirkulation, hud/vävnad, sömn mm. Anteckningarna består till stor del av hälsotillståndet såsom har ramlat, trött idag, fått medicin, är aggressiv idag. I de löpande anteckningarna finns ibland uppgifter av social karaktär såsom personen har varit på läsecirkel och vill gärna gå dit nästa vecka, anhöriga har varit på besök, varit ute på promenad, varit på stan och ätit glass, varit ute i det fina vårvädret på förmiddagen, varit på utflykt till Kinnekulle. Hemtjänsten I några hemtjänstdistrikt dokumenterar personalen i samma dataprogram som personalen på boende. Planernas omfattning och innehåll varierar mellan de olika områdena. I några hemtjänstdistrikt finns en annan genomförandeplan som också är konstruerad med olika sökord, men är uppbyggd på ett annat sätt. I denna plan skrivs även in de insatser som brukaren klarar själv och det finns t ex ett sökord sinnesstämning och här skrivs ned om den enskilde har normal sinnesstämning osv. Intervjuad personal uppger att de för signeringslistor för att vara säkra på att insatsen blir utförd. Hemtjänstpersonalen för löpande anteckningar på liknande sätt som personal på boendet och dokumenterar under olika sökord. Av anteckningarna kan utläsas att de sällan innehåller vilka åtgärder som vidtagits eller förändringar i personalens rutiner eller arbetssätt som har gjorts för att t ex förändra en persons aggressiva beteende eller att få en person att sova bättre på natten. Samtliga biståndshandläggare och de flesta enhetschefer för social journal men enhetscheferna sammanställer inte personalens löpande anteckningarna regelbundet. 42
Personalen på korttidsenheten med inriktning rehabilitering uppger att de saknar genomförandeplaner enligt SoL och för endast HSL dokumentation. Personalen på korttidsenheten för avlastning/växelvård för löpande anteckningar enligt SoL i ett dataprogram och exempel på sociala anteckningarna är; anhöriga varit här, har idag varit ute på promenad osv. Personalen på dagverksamheten säger att de skriver en levnadsbeskrivning och det är planerat att de ska upprätta genomförandeplaner under året, men de för sociala anteckningar. Länsstyrelsens bedömning Länsstyrelsen bedömer att nämnden delvis uppfyller Länsstyrelsens krav. På följande punkter bedömer Länsstyrelsen att nämnden inte uppfyller Länsstyrelsens krav. Genomförandeplan enligt SoL finns inte på samtliga enheter. De löpande anteckningarna behöver utvecklas. Kommentarer Länsstyrelsen anser att kunskapen om den sociala dokumentationen i verkställigheten måste förbättras. De genomförandeplaner som granskats har olika utförande och det varierar vilka uppgifter som finns med. Idag använder personalen signeringslistor, eftersom planerna inte är ett tillräckligt hjälpmedel. Länsstyrelsen anser att genomförandeplanerna mer måste betona hur insatsen ska genomföras och mål för insatsen, för att planen ska fungera som ett verktyg i omsorgsarbetet. Länsstyrelsen anser att det kan vara en fördel att det finns ett enhetligt material i kommunen bl.a. för att underlätta utvecklingsarbetet. Enhetscheferna behöver ökade kunskaper i social dokumentation för att kunna handleda och stötta personal. Löpande anteckningar ska användas för noteringar av iakttagelser, behov, problem, minnesanteckningar, kontakter m.m. som är väsentliga samt de åtgärder som vidtagits. De löpande anteckningarna ska regelbundet sammanfattas och tillföras den sociala journalen som enhetschefen ansvarar för i verkställigheten. Dokumentationens syfte är att garantera den enskildes rättsäkerhet och kvaliteten i insatserna. Genomförandeplanen bör innehålla konkreta mål som bygger på socialtjänstlagen och den enskildes behov, önskemål och vanor ska framgå och planen ska kontinuerligt följas upp. Den individuella planeringen skall fungera som ett hjälpmedel för personalen att planera vardagen och det är viktigt att dokumenten är väl ifyllda och uppdaterade. 43
En del av dokumentationen är anhörigas medverkan i vården och omsorgen om sina närstående. Det är viktigt att nämnden är medveten om att anhörigas medverkan i vården och omsorgen om sina närstående är ur laglig synpunkt helt frivillig och kan därför inte förutsättas av personalen. En hjälp i arbetet med att utveckla den sociala dokumentationen är Socialstyrelsens nya handbok om handläggning och dokumentation inom socialtjänsten. Handboken underlättar tillämpningen av det regelverk som gäller. Den ska ses som ett komplement till de föreskrifter och allmänna råd om dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt bland annat SoL. Handboken handlar därför främst om handläggning av ärenden och genomförande av insatser med stöd av denna lagstiftning. Handboken kan beställas från Socialstyrelsen eller laddas ner från deras hemsida. Länsstyrelsen hänvisar även till sin rapport Social dokumentation inom funktionshinder och äldreomsorg 2006:90 44
BEDÖMNINGS- KRITERIER 2006-06-12 Sida LÄNSSTYRELSENS I VÄSTRA GÖTALANDS LÄN BEDÖMNINGSKRITERIER VID TILLSYN AV ÄLDREOMSORGEN I KOMMUNERNA Lagstiftningen har huvudsakligen en målinriktad utformning. Det innebär att tillsynsmyndigheten har att översätta lagstiftarnas intentioner om mer tydliga krav på kommunernas verksamhet ska formuleras. Länsstyrelsens formulerade kriterier och konkreta krav har sin utgångspunkt i ädelreformens intentioner, nationella mål för äldreomsorgen, socialtjänstlagen och dess förarbeten. Kriterierna har också sin utgångspunkt i de föreskrifter och allmänna råd som Socialstyrelsen utarbetat samt den kunskap som utvecklats genom olika utvärderingar som gjorts av Socialstyrelsen. Flera bedömningskriterier har formulerats för valda granskningsområden. Det innebär att kommunerna bedöms uppfylla ställda krav eller inte. Nedan följer utgångspunkter och konkreta krav. Äldre människor skall: - kunna leva i trygghet och med bevarat oberoende, - kunna leva ett aktivt liv och ha inflytande i samhället och över sin vardag, - bemötas med respekt, - ha tillgång till god vård och omsorg. (Propositionen 1997/98:113 Nationella mål för äldrepolitiken,) Kvalitetskriterier enligt SoL: Insatserna skall: - vara lätt tillgängliga - stärka den enskildes förmåga att leva ett självständigt liv - vara anpassade till individuella behov. Genom insatserna skall den enskilde tillförsäkras: - skälig levnadsnivå Verksamheten skall: - vara grundad på rätten till självbestämmande och integritet - ge god service och omvårdnad.
Omfattning och organisation av insatser till äldre Till socialnämndens uppgifter hör att: - göra sig väl förtrogen med levnadsförhållandena i kommunen, - medverka i samhällsplaneringen och i samarbete med andra samhällsorgan, organisationer, föreningar och enskilda främja goda miljöer i kommunen - informera om socialtjänsten i kommunen, - genom uppsökande verksamhet och på annat sätt främja förutsättningarna för goda levnadsvillkor - svara för omsorg och service. (SoL 3 kap 1 ) För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer på skall: kommunen informera om sin verksamhet och göra sig väl förtrogen med levnadsförhållandena i kommunen samt i sin uppsökande verksamhet upplysa om socialtjänstens verksamhet på detta område. Det innebär att det bör finnas information som riktar sig till både allmänhet och direkt till äldre människor, socialtjänsten samverka med andra samhällsorgan och organisationer och föreningar när det är lämpligt, organisationen vara sådan att den enskilde får information om vem som ansvarar för de insatser och det stöd som han/hon har rätt till. Mål, planer och riktlinjer Kommunen bör fastställa en övergripande inriktning och policy för verksamhetens kvalitet som grundar sig på Nationell handlingsplan för äldrepolitiken och SoL. Kommunen bör också klargöra vem eller vilka som har ansvaret för kvalitetsutvecklings- och kvalitetssäkringsarbetet. För att kontinuerligt och långsiktigt utveckla och säkra verksamhetens kvalitet skall nämnden inrätta ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet. Kvalitetssystem utgör ett stöd för ledningen så att den kan styra verksamheten mot uppställda och uppföljningsbara mål (SOSFS 2006:11 (S)). Varje verksamhet behöver anpassa sitt kvalitetssystem till de egna förutsättningarna och till vad som krävs för att uppnå verksamhetens mål. (SOSFS 2006:11 (S)).
För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer skall: det finnas mål och planer för verksamheter, målen vara en konkretisering av de övergripande målen i SoL och finnas på olika nivåer och vara väl kända av berörd personal, kommunen ha en verksamhetsplan för äldreomsorgen, kommunens riktlinjer skall grundas på SoL och dess intentioner och alltid möjliggöra individuella bedömningar, kvarboendeprincipen eftersträvas i såväl ordinärt som särskilt boende. Metoder för uppföljning och kontroll Det ska finnas rutiner för hur fel och brister i verksamheten skall identifieras, dokumenteras, analyseras och åtgärdas samt hur vidtagna åtgärder ska följas upp. Ledningssystemet ska säkerställa att enskildas, myndigheters och organisationers synpunkter tas tillvara. Erfarenheter från dessa rutiner skall utgöra ett underlag för det systematiska kvalitetsarbetet (SOSFS 2006:11 (S)). I 14 kap 2 SoL anges att var och en som är verksam inom omsorger om äldre människor skall vaka över att dessa får god omvårdnad och lever under trygga förhållanden. Den som uppmärksammar eller får kännedom om ett allvarligt missförhållande skall genast anmäla detta till socialnämnden. Av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2000:5 (S) ändring SOSFS 2005:8 (S) om anmälan av missförhållanden, Lex Sarah framgår att kommunen skall ha skriftliga instruktioner för handläggning av anmälningar. För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer skall: uppföljning ske genom brukarundersökningar eller på annat sätt för att kunna avgöra om insatserna motsvarar beslut, mål och planer, förslag och klagomål från den enskilde och närstående tas om hand och vid behov utredas klagomålshantering, det finnas rutiner för hur anmälan om missförhållanden, övergrepp och skada tas om hand (rapport, åtgärd) - Lex Sarah, rutinerna skall vara väl kända av personalen. Resurser och planering för att tillgodose beslutade och kommande behov I socialtjänstlagens 3 kap. beskrivs att socialnämnden skall medverka i samhällsplaneringen och i samarbete med andra samhällsorgan, organisationer, föreningar och enskilda främja goda miljöer i kommunen.
I socialtjänstlagens 13 kap. 2, gjordes den 1 juli 2000 ett tillägg som innebär att Länsstyrelsen skall verka för att kommunerna planerar för att kunna tillgodose framtida stöd- och servicebehov för äldre och funktionshindrade. Från den 1 juli 2002 gäller enligt 16 kap. 16 SoL och 28 LSS att en kommun som underlåter att utan oskäligt dröjsmål tillhandahålla en insats enligt SoL eller LSS som någon är berättigad till enligt en domstols avgörande skall betala en särskild avgift (sanktionsavgift). Kommunerna har från 1 juli, 2006 genom en ändring av socialtjänstlagen, 16 kapitlet 6 f, skyldighet att till Länsstyrelsen och till de revisorer som avses i 3 kap. 8 kommunallagen (1991:900) rapportera alla gynnande nämndbeslut enligt 4 kap. 1 som inte verkställts inom tre månader från dagen för beslutet. Från 1 juli, 2006 gäller även skyldigheten att rapportera in avbrott i verkställigheten om beslutet inte verkställts på nytt inom tre månader från dagen för avbrottet. Länsstyrelsen har genom den nu genomförda lagändringen möjlighet att hos länsrätten ansöka om att en kommun, som inte verkställt ett gynnande beslut, skall åläggas en särskild avgift, så kallad sanktionsavgift. För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer skall: nämnden medverka i kommunens planarbete (samhällsplanering), det finnas rutiner för rapportering mellan socialtjänsten och kommunens planerare, kommunen utifrån SoL:s mål på de olika nivåerna planeras för t.ex. utbyggnad av verksamheter, samtliga beslut och domar verkställas omgående eller när det gäller särskilt boende inom tre månader. Kvalitet - med utgångspunkterna trygghet, självbestämmande och integritet Socialnämnden skall verka för att äldre människor får möjlighet att leva och bo självständigt under trygga förhållanden och ha en aktiv och meningsfull tillvaro med andra. (SoL 5 kap. 4 ). Socialtjänsten skall under hänsynstagande till människans ansvar för sin och andras sociala situation inriktas på att frigöra och utveckla enskildas och gruppers egna resurser. Verksamheten skall bygga på respekt för människornas självbestämmanderätt och integritet. (SoL kap 1 1, kap 5 4)
I propositionen 1996/97:124 Ändring i socialtjänstlagen sägs bl.a.: När man inte kan bo kvar i det egna hemmet måste, enligt regeringens mening, det särskilda boendet oavsett vad det kallas - kunna erbjuda en god vård som beaktar den enskildes behov av självbestämmande, integritet, trygghet och livskvalitet. I propositionen (1997/98:113) Nationell handlingsplan för äldrepolitiken lyfts bl. a. fram - att äldre skall ses som individer, - skall kunna leva ett aktivt liv, - kunna åldras i trygghet och med bevarat oberoende och bibehållet självbestämmande, - att den enskilde skall kunna känna sig trygg och säker i sin bostad och inte riskera att utsättas för kränkningar, - behandlas med respekt och inte diskrimineras på grund av sin ålder. I slutbetänkandet av Utredningen om bemötande av äldre SOU 1997:170 sägs Rätten till en trygg vård och omsorg är grunden för allt vård- och omsorgsarbete. För att den enskilde skall kunna uppleva trygghet fordras att insatserna utformas flexibelt efter de individuella behoven. Det förutsätter att olika behov vägs samman och att en helhetssyn präglar bedömningen. Vidare sägs: Trygghet förutsätter kontinuitet i vården och omsorgen. Kontaktmannaskap som bygger på en ömsesidig god relation mellan den enskilde och personalen är ett sätt att förverkliga kontinuitet. Vardagsarbetet i hemtjänst och särskilda boendeformer innehåller många andra situationer som kan visa samma strävan, exempelvis att avtalade tider hålls, att medarbetarna i ett arbetslag som ger hjälp till en enskild har god kontakt med varandra för att hjälp och stöd skall kunna utformas på det sätt som den enskilde önskar och behöver. Den enskilde måste också kunna lita på att vård- och omsorgsinsatserna ges av lyhörd, kunnig och kompetent personal. Verksamheten inriktas på att hjälpa enskilda att tillvarata och bibehålla sina egna resurser samt kompensera förmågor som har minskat. Äldre människor skall vara delaktiga i utformningen av de insatser som planeras och genomförs. Den enskilde har rätt att få information om olika insatser i vardagen och vara delaktig i planeringen och uppföljningen av dessa. Äldre människors egna val och prioriteringar skall vara utgångspunkten för alla insatser som riktas till den enskilde. Det innebär att i särskilt boende bör finnas former för inflytande i vardagen.
Genomförandeplan/individuell planering För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer god kvalitet skall: den omsorg, omvårdnad och service som biståndsbedömts planeras, utformas och följs upp tillsamman mede den enskilde och/eller närstående, personalen på boendena efterfråga den enskildes behov och intresse och i samråd med den enskilde och/eller dennes företrädare planera, utforma och följa upp det stöd som den enskilde behöver, den enskildes självbestämmande i olika frågor i vardagen såsom dygnsrytm, mat, klädval, personlig stil, komma ut i frisk luft etc. efterfrågas och dokumenteras kontinuerligt. Omsorgens innehåll För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer god kvalitet skall: insatserna utföras i den omfattning som bestämts enligt planeringen och/eller biståndsbedömningen, den enskildes behov efterfrågas och tillgodoses, information, aktiviteter och deltagande i samhällslivet anpassas till de enskilda individerna, finnas former för hur de boendes synpunkter tas till vara, t.ex. boenderåd, matråd, aktivitetsråd där de boende aktivt kan delta i utformningen av den gemensamma omsorgen och servicen, verksamhetens rutiner inte begränsa den enskildes möjligheter att påverka sin vardag och arbetsrutinerna skall utvärderas kontinuerligt, personalkontinuitet finnas så att respekten för den enskildes integritet t ex i samband med matning och personlig omvårdnad upprätthålls, personalen i de särskilda boendena aktivt bidra till den sociala gemenskapen, integritetsskydd skapas vid alla privata situationer där den enskilde kan bli sedd av någon annan, hänsyn tas till en enskilds eventuella motstånd till att få omsorg av personal av motsatt kön i intima hjälpsituationer, den enskildes behov av trygghet och säkerhet beaktas, den enskilde få avsluta livet med värdighet, där personalen ska uppmärksamma och efterfråga den enskildes önskningar i samband med livets slut. Måltiderna Äldre människor skall vara delaktiga i utformningen av de insatser som planeras och genomförs. Den enskilde har rätt att få information om olika insatser i vardagen och vara delaktig i planeringen och uppföljningen av dessa.
Äldre människor har sämre förmåga att ta upp näring ur maten. Det är därför nödvändigt att kosten för äldre har hög näringstäthet och att måltiderna fördelas jämnt över dagen. Nattfastan bör inte vara längre än 11 timmar. För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer på god kvalitet skall: handläggare, chefer och personal finnas tillräcklig kunskap om matens och måltidssituationens betydelse för äldre människors välbefinnande, maten vara av god kvalitet och upplevas som god och tillräcklig över dygnet i de särskilda boendena och vid matdistribution till hemmet, de boende i de särskilda boendena ha möjlighet att påverka vilka maträtter som serveras, personalen i de särskilda boendena aktivt bidra till den sociala gemenskapen Kvalitet - Fysisk miljö Socialnämnden skall enligt 5 kap 4 SoL med respekt för äldre människors självbestämmande och integritet, verka för att äldre människor får möjlighet att leva och bo självständigt, under trygga förhållanden. Enligt 5 kap 5 andra stycket, SoL skall socialnämnden inrätta särskilda boendeformer för service och omvårdnad för äldre människor som behöver särskilt stöd. En förutsättning för ett självständigt liv är en bra bostad. De äldre skall ha ett fullvärdigt boende, vilket innebär minst ett rum, eget hygienutrymme samt köksdel. Undantag görs för demensboende, där det inte finns krav på köksdel (Boverkets byggregler BBS 1993:57 och BFS 2002:19). I propositionen till Nationell handlingsplan för äldrepolitiken 1997/98:113, sidan 83 sägs följande. Endast 40 procent av bostäderna i särskilt boende kan betraktas som fullvärdiga bostäder, vilket enligt definitionen innebär minst ett rum och kök eller ett och ett halvt rum och kokvrå. I samma stycke omnämns avsaknad av toalett och dusch/bad som brister i boendet. Lokalerna skall vara godkända av miljö- och hälsoskyddsnämnden samt av räddningstjänsten. De skall vara ändamålsenliga och anpassade för verksamheten samt utrustade med de tekniska hjälpmedel som målgruppen och verksamheten kräver. Bostäderna bör dessutom vara tillgängliga för samhällets service t.ex. allmänna kommunikationer.
Boendestandaren vid korttidsboende behöver inte vara lika hög som i en bostad med särskild service. Personen har en egen bostad och vistelsen får betraktas som tillfällig. Boende i dubbelrum bör undvikas, utom i det fall det finns ett uttryckligt önskemål från den enskilde. Ett eget rum med toalett och dusch är önskvärt. Av Socialstyrelsens allmänna råd om skyddsåtgärder för personer med åldersdemens i särskilda boendeformer för service och omvårdnad (SOSFS 1997:16 (s) framgår att inlåsning inte är tillåtet enligt lag. Lagen tillåter fördröjning av passage, om det finns speciella skäl. Boendeenhetens ytterdörr kan vara låst, så som det är brukligt i de flesta människors hem. Låset måste vara av sådan beskaffenhet att de boende själva kan låsa upp. Att använda alltför komplicerade lås som förhindrar den äldre att öppna dörren och gå ut är att betrakta som inlåsning. Däremot kan dörren ha ett lås som det tar en viss tid att öppna. Vissa åldersdementa kan t.ex. öppna en dörr med skyddskåpa och/eller ett kodlås med tydlig kodanvisning. Om låset är kombinerat med larm uppnås en större säkerhet. Det är tillåtet att fördröja men inte förhindra. Grundregeln skall vara att personalen i de bostäder det här är fråga om dimensioneras och organiseras så att personalen kan ha överblick och hålla kontakt med de boende. I SoS-rapport 1991:5 Gruppboende och gruppbostäder för äldre diskuteras lämpligt antal lägenheter i gruppbostaden. Det finns få utvärderingar och rapporter som behandlar den mest lämpliga storleken på en gruppbostad. Det är viktigt att antalet boende inte blir fler än att de blir identifierbara för varandra och inte färre än att det blir möjligt till ett socialt liv där kontinuerlig bekräftelse av det egna jaget kan förekomma. Fler boenden än tio och färre än fyra synes mot denna bakgrund inte vara ändamålsenlig. Åtta personer motsvarar den ideala gruppstorleken i en gruppbostad. Målgruppens förutsättningar och behov samt verksamhetens utformning och innehåll med beaktande av kvalitets- och säkerhetskriterierna skall vara vägledande För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer på god kvalitet skall: lägenheten i det särskilda boendet vara fullvärdigt; eget rum, toalett, dusch/bad och köksdel, tillgängligheten inom och utanför äldreboendet vara god, den fysiska boendemiljön utformas så att den enskildes integritet respekteras, t ex egen fullvärdig bostad, lås, namnskyltar, brevlåda mm, ett fungerande larmsystem finnas som anpassas till individens funktionsförmåga, inlåsning inte förekomma. Den enskilde skall kunna låsa sin dörr.
Det är önskvärt att vid korttidsboende, rehabilitering och avlastning erbjuda eget rum med dusch och toalett. Antalet lägenheter i boende för personer med demenssjukdom bör inte överstiga åtta. Kvalitet - resurser för att genomföra insatserna Insatser inom socialtjänsten skall vara av god kvalitet. För utförandet av socialnämndens uppgifter skall det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet (SoL 3 kap 3 ). Grunden med ledningssystemet för kvalitet i verksamheten är att säkerställa att den enskildes behov av omsorg, vård och service tillgodoses. Det skall finnas rutiner för att fortlöpande kontrollera att det finns den bemanning som behövs för att utföra arbetsuppgifterna inom äldreomsorgen. Tillräckligt med personal För att uppfylla Länsstyrelsens krav på god kvalitet skall: det finnas det antal personal (det antal) som behövs för att upprätthålla god säkerhet för de boende, det finnas det antal personal som behövs för att verkställa de insatser som biståndsbedömts, det finnas det antal personal som behövs för att utföra genomförandeplanernas innehåll, det finnas det antal personal som behövs för att leva upp till SoL:s intentioner och förhållningssätt, bl.a. att ha ett rehabiliterande arbetssätt- upprätthålla den enskildes förmågor och resurser, det finnas det antal personal som möjliggör dokumentation, planarbete, diskussioner om förhållningssätt och metoder. Personalens kompetens För arbetet inom äldreomsorgen skall det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet (3 kap. 3 SoL). Kommunen skall ge personalen förutsättningar för fortlöpande kompetensutveckling som svarar mot verksamhetens behov och kunskapsutvecklingen inom verksamhetsområde/äldreomsorgen (SOSFS 2006:11 (S)).
Rutiner skall finnas för att fortlöpande kontrollera verksamhetens behov av kunskapsutveckling (SOSFS 2006:11 (S)) Det arbete som utförs på olika nivåer i verksamheten bör granskas och värderas vilket kan möjliggöra förbättringar (Socialtjänstlagen En vägledning, SKL). Ett sätt att arbeta med en kunskapsutveckling och kvalitetssäkring i äldreomsorgen bör vara genom regelbunden vägledning, handledning och fortbildning Hemtjänst, särskilda boenden och dagverksamheter är insatser enligt socialtjänstlagen. Detta innebär insatser för den enskilde att klara sitt vardagsliv och upprätthålla sin identitet. Ädelreformen poängterade vikten av att fokus i äldreboenden flyttades från det medicinska till det sociala/socialpsykologiska perspektivet. För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer på god kvalitet skall: kommunen ha en skriftlig plan för personalens kompetensutveckling, all personal ha tillgång till en regelbunden vägledning eller handledning och fortbildning i arbetet, all tillsvidareanställd personal skall ha relevant utbildning; - för biståndshandläggare och chefer avses social omsorgsutbildning, socionom eller jämförbar högskoleutbildning, - för vård - och omsorgspersonalen avses omvårdnadsprogrammet, social servicelinjen, undersköterskeutbildning eller annan jämförbar gymnasial utbildning. Myndighetsutövning Handläggning av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om stödinsatser, vård och behandling skall dokumenteras, enligt 11 kap 5 SoL. Förvaltningslagen, Fvl (1986:223), är grunden för handläggningen av förvaltningsärenden. Lagens regler ska i princip tillämpas hos alla myndigheter på alla områden. Socialnämndens ledningssystem skall säkerställa att det finns rutiner för handläggning och dokumentation samt dokumentation av genomförandet av en beslutad insats. Rutiner skall även finnas för hur information mellan den som beslutar om insatsen och den som ansvarar för det praktiska genomförandet sker. Socialnämnden skall även säkerställa att en rutin finns för uppföljning och utvärdering av beslutade insatser i verksamheten (SOSFS 2006:11 (S)).
I Ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL, LVU, LVM och LSS beskrivs att rutiner bland annat bör omfatta - när en utredning skall inledas, - hur olika typer av utredningar skall genomföras, - hur målen för en planerad eller beslutad skall formuleras - hur beslut skall formuleras och - hur ett överklagande skall hanteras. Dokumentation är viktigt för: att ha ett adekvat beslutsunderlag, att den enskildes rätt till insyn i sitt ärende ska vara möjlig, att ha ett underlag för vård- och behandlingsplanering, att uppföljning och omprövning i ärendet ska vara möjlig, att kunna upprätthålla en kontinuitet i vårdarbetet, verksamhetsplanering och statistik, de anställdas rättssäkerhet, att möjliggöra nämndens, kommunrevisorernas, Länsstyrelsens, Socialstyrelsens och Justitieombudsmannens granskning och tillsyn. Ansökan Enligt dokumentationsskyldigheten skall en ansökan dokumenteras (11 kap 1 och 5 SoL). Utredning En utredning skall finnas dokumenterad och innehålla beskrivning av aktuell situation, behoven av insatser, vad som föranleder ansökan, vilka insatser som söks, sökandes egna önskemål och resurser samt förslag till beslut (11 kap 1 och 5 SoL, 13 Fvl). Handläggningstid Utredning skall inledas skyndsamt och genomföras utan dröjsmål och leda till beslut i rimlig tid (7 Fvl). Beslut Beslutet skall innehålla vad som sökts, vad som bifallits respektive avslagits, av vem och när beslutet fattats samt enligt vilket lagrum. Om det är ett avslagsbeslut skall det innehålla motivering och besvärshänvisning (4 kap 1 och 2, 11 kap 8 SoL). Uppföljning av beslut En systematisk uppföljning av beslut, planer och insatser, som berör den enskilde, bör göras och dokumenteras samt vid behov omprövas (SOSFS 2006:11 (S)). Verkställighet av beslut Beslut ska verkställas omgående. När det gäller särskilt boende måste beslutet verkställas inom rimlig tid, som inte skall överskrida tre månader (16 kap 3 sista st. och 11 kap 5 SoL).
Personakt Huvudprincipen är att alla handlingar som rör en person bör hållas samman i en personakt. Om en beslutad insats genomförs av den beslutade nämnden bör dokumentationen som rör handläggningen av ärendet och genomförandet av insatsen hållas samman i en och samma personakt. Den personal som svarar för det praktiska genomförandet måste ha tillgång till de uppgifter som behövs för att insatsen ska kunna genomföras på ett ändamålsenligt och säkert sätt. Om handläggaren och den personal som ska genomföra insatsen råder det inte någon sekretess mellan dem. (SOSFS 2006:5 4 kap. 6 och SOSFS 2006:5 6 kap. 2 ). Handläggningen av ett ärende ska dokumenteras fortlöpande. För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställe på god kvalitet skall: ansökan vara dokumenterad med vad som söks och vem som söker, utredningen minst innehålla vad som föranleder ansökan, vilka insatser som sökts, aktuell situation, behoven av insatser och förslag till beslut, handläggningstiden i normalfallet inte överstiga tre veckor, beslut minst innehålla vad som bifallits respektive avslagits, av vem och när beslutet fattats samt enligt vilket lagrum. Om avslag ges skall motivering och besvärshänvisning finnas, uppföljnings-/omprövningsdatum finnas dokumenterat, beslut om olika insatser verkställas omedelbart och beslutet om särskilt boende ha verkställts inom tre månader, alla handlingar som rör en person bör hållas samman i en personakt, ärendet dokumenteras fortlöpande, social journal. Dokumentation under genomförande De insatser som den enskilde får inom verksamheten skall planeras och systematiskt följas upp. En skriftlig plan bör upprättas där det framgår vilka insatser som ingår, målet för dessa, hur insatsen skall utföras och av vem samt när uppföljning ska ske. För att tillgodose den enskildes behov, bibehållande av dennes resurser och livskvalitet etc. skall biståndsbeslutet överföras till en konkret skriftlig plan. Om det saknas biståndsbeslut på vad den enskilde skall få hjälp med på ett särskilt boende skall den enskildes behov efterfrågas och detta utgör grunden för en plan. Syftet med planen är att tydliggöra för den enskilde, företrädare, anhöriga och personal vilket stöd den enskilde behöver i vardagen och som skall tillgodoses i verksamheten (11 kap 5 och 6 SoL, SOSFS 2006:5).
Löpande anteckningar av det som är av vikt för att kunna följa ärendet skall skrivas av personalen. I vissa fall dokumenterar vårdpersonalen direkt i journalen. I andra fall görs detta i form av löpande arbetsanteckningar. Dessa anteckningar skall då kontinuerligt, av den som ansvarar för journalföring på arbetsplatsen, sammanfattas i den sociala journalen i den enskildes personakt. Arbetsanteckningar är då att anse som arbetsmaterial och ska förstöras när de inte längre är aktuella Det är vanligt att de löpande arbetsanteckningarna förvaras i särskilda pärmar som också kan innehålla vissa andra handlingar t ex kopior av genomförandeplaner och olika checklistor. Om pärmen avser flera personer är det viktigt att innehållet disponeras med hänsyn tagen till den s.k. inre sekretessen. Där förutsätts att möjligheten att utbyta uppgifter inom en myndighet eller verksamhetsgren utnyttjas med omdöme (SOU 2003:99). Som ett komplement till sekretesslagens regler kan hänvisas till bestämmelserna i 11 kap 5 andra stycket SoL där obehörig menas personal som inte har med uppgifterna att göra i och för sitt arbete. I förarbetena sägs att bestämmelsen ska ses som en viktig komplettering till sekretesslagens regler. Både genomförande av insatser enligt SoL och åtgärder inom hälso- och sjukvården ska dokumenteras. Dokumentationen av genomförandet av beslutade insatser inom socialtjänsten regleras i 11 kap. 5 och 6 SoL. Dokumentation inom hälso- och sjukvården regleras i patientjournallagen (1985:562, PjL). I verksamheter som svarar för insatser enligt SoL och åtgärder enligt HSL förekommer ofta frågor om dokumentation i en gemensam journal. Det finns likheter i bestämmelserna som reglerar dokumentationen inom båda verksamhetsområdena samtidigt finns det några avgörande skillnader som innebär att det inte är möjligt med en gemensam dokumentation. Inom socialtjänsten bör den enskilde hållas underrättad om de journalanteckningar och andra anteckningar som förs om honom eller henne. Inom hälso- och sjukvården har patienten rätt att ta del av sin journal, om det inte med hänsyn till ändamålet med vården eller behandlingen är av synnerlig vikt att uppgiften inte lämnas till honom. En sekretessprövning innan hela eller delar av journalen måste göras innan den kan lämnas ut till den enskilde. Även regler om bevarande respektive gallring skiljer sig åt mellan socialtjänsten och hälso- och sjukvården. Enligt Arkivlagen 6 3 skall dokumentationen skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst (Arkivlag 1990:782). Detta innebär att all dokumentation måste förvaras på ett säkert sätt.
Pärmar som innehåller löpande arbetsanteckningar måste alltid förvaras på ett sådant sätt att obehöriga inte får tillgång till uppgifterna. Detta krav tillgodoses i allmänhet genom att pärmarna förvaras inlåsta i personalens arbetslokaler. Ett skäl som talar för att pärmen förvaras hemma hos den enskilde är att anteckningarna kan göras i direkt anslutning till att arbetsuppgifterna har utförts och under full öppenhet mot den enskilde. Därmed minskar också risken för att uppgifterna förvanska eller glöms bort. Å andra sida finns det en risk för att obehöriga får tillgång till de anteckningar som görs och att relevanta uppgifter inte förs in i journalen. För att uppfylla de krav som Länsstyrelsen ställer på god kvalitet skall: en individuell plan utformas tillsammans med den enskilde eller dennes företrädare som skall innehålla de insatser av social, psykologisk, existentiell och fysisk karaktär som den enskilde behöver stöd i och som skall tillgodoses i/med hjälp av verksamheten, planen innefatta den enskildes behov, mål, hur arbetet skall utformas samt uppföljningsdatum, löpande anteckningar föras över viktiga händelser och avvikelser från beslutade/planerade insatser. Anteckningarna bör sammanfattas och förs till en journal, dokumentation enligt hälso- och sjukvårdslagen inte blandas med de löpande anteckningarna enligt socialtjänstlagen, förvaring av den enskildes dokumentation skall ske på ett säkert sätt. Bengt Andersson Socialdirektör