Nämnden för teknik och service 2010-02-09 1 (21) Beslutande Beslutande ledamöter Stadshuset, Örnsköldsvik, sammanträdesrum Kubbe, kl 13:00 15:45 Roger Burland (S) ordf Malin Westman (S) Erik Nordlander (C) 1-7,13-14 Jan Svensson (S) Ann-Britt Svensson (C) Åke Hallin (S) 1-7, 13-14 Åsa Nilsson (M) Jan Håkansson (S) John Nilsson (M) Christina Andersson (S) Tjänstgörande ersättare Gerd Persson (S) Britt Westman (S) 8-12 Ove Johnsson (V) Bengt Skogetun (KD) Göran Algotsson (C) 8-12 Övriga ersättare Britt Westman (S) 1-7, Göran Algotsson (C) 1-7, 13-14 13-14 Ellenor Nordfjell (S) Thomas Olsson (S) Lars Håkan Nilsson (-) Uno Edlund (S) Övriga närvarande Se sid 2 Godkännande av närvaro Nämnden för teknik och service godkänner att angivna personer är närvarande vid sammanträdet samt ger dem rätt att yttra sig. Tid och plats för justering Tekniska kontoret 2010-02-12 Sekreterare Paragrafer 1 14 Eva Isaksson Ordförande Roger Burland (S) Justerare. Bengt Skogetun (KD) BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Instans Nämnden för teknik och service 2010-02-09 Anslaget sätts upp 2010-02-12 Anslaget tas ned 2010-03-05 Förvaringsplats för protokollet Tekniska kontoret Underskrift Namnförtydligande. Eva Isaksson
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 2 (21) Personalföreträdare Jan Gimbergsson Eric Forsberg Ulla-Britt Nordström Övriga deltagare Avdelningschef Johan Nyberg, administrativa avd. 1-6, 13-14 Avdelningschef Hans Nolander, fastighetsavd. Avdelningschef Eva-Britt Persson, serviceavd. Avdelningschef Ronny Sjögren, mark- och trafikavd. Avdelningschef Ove Sedin, anläggningsavd. Sektionschef Elisabeth Strand Hübinette, anläggningsavd. 1, 13-14 Sektionschef Arne Sandström, mark- och trafikavd. 1-10, 13-14 Sekreterare Eva Isaksson, administrativa avd.
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 3 (21) Innehållsförteckning 1 Informationsärenden...4 2 Anmälan av delegationsbeslut, arbetsutskottet...5 3 Anmälan av delegationsbeslut 2010, tjänstemän/förtroendevald...6 4 Internkontroll av ekonomi och administration 2009, granskning av befintliga arbetsordersystem...8 5 Internkontroll av ekonomi och administration 2009, granskning av behörighet i IT-system...10 6 Internkontroll av ekonomi och administration 2009, granskning av attestrutiner...11 7 Utvärdering serviceavdelningen 2004-2007...12 8 Redovisning av uppdrag avseende konkurrensprövning fönsterputs...14 9 Förstudie för kvarteret Kranen...16 10 Försäljning av Bredbyn 20:2, del av (Sörgården)...17 11 Nomineringar till styrelsen för NTF Västernorrland, verksamhetsåret 2010...18 12 Yttrande över förslag till avfallsplan för Örnsköldsviks kommun...19 13 Årsrapport 2009...20 14 Tekniska kontorets projektöversikt 2010-2012...21
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 4 (21) Nts/2010:8 1 Informationsärenden Allmänna informationsärenden Lekplatsutredning Föredragande: Elisabeth Strand Hübinette Den nya renhållningstaxans påverkan på tekniska kontorets verksamhet Föredragande: Lars Håkan Nilsson/Hans Nolander/Roger Burland Snöröjning Föredragande: Malin Westman/Ove Sedin/Hans Nolander/Bengt Skogetun/Lars Håkan Nilsson Fadderverksamheten Föredragande: John Nilsson/Roger Burland Ekonomiärenden Personalfrågor Nämnden för teknik och service tar del av informationen.
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 5 (21) Nts/2010:42 2 Anmälan av delegationsbeslut, arbetsutskottet Arbetsutskottet anmäler genom överlämnande av protokoll de beslut som utskottet fattat: 2009-12-15 144 Upphandling av om- och tillbyggnad av kaj 145 Upphandling av begagnad lastbil med kran och tipp 151 Informationsärenden 2010-01-19 7 Vattenrening, simhallar i Husum och Bredbyn 8 Tekniska kontorets projektöversikt 2010-2012 10 Protokoll och minnesanteckningar 11 Meddelanden 12 Informationsärenden Nämnden för teknik och service godkänner redovisningen av fattade beslut.
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 6 (21) Nts/2010:42 3 Anmälan av delegationsbeslut 2010, tjänstemän/förtroendevald Förtroendevald/tjänstemän anmäler genom redovisning de beslut som fattats med stöd av nämnden för teknik och service delegationer Ärendegrupp 3.1 Köp och försäljning av fastighet, högst 10 prisbasbelopp Delegationsbeslut nr 1/2010 Bogumila Bubinska Ärendegrupp 3.7.c Upplåtelse av nyttjanderätt till obebyggd fastighet Delegationsbeslut nr 5/2009, 1-2/2010 Bogumila Bubinska Delegationsbeslut nr 1/2010 Arne Sandström Delegationsbeslut nr 12/2009 Annica Åberg Ärendegrupp 3.14.c Avstå från eller besluta att inte utöva kommunens förköpsrätt Delegationsbeslut nr 337-346/2009, 1-25/2010 Eva Persson/Arne Sandström Ärendegrupp 3.14.d Avstå från prövning enligt lagen om förvärv av hyresfastighet m.m. Delegationsbeslut nr 53/2009, 1-4/2010 Eva Persson/Arne Sandström Ärendegrupp 7.1 Förändring av enstaka tjänster Delegationsbeslut nr 3/2009 Hans-Inge Erixon Ärendegrupp 7.3b/7.12 Anställning viss tid, månadsavlönade, avdelningschef samt lönesättning vid nyanställning Delegationsbeslut nr 1-2/2010 Lena Lindström Ärendegrupp 7.3.b Anställning viss tid, månadsavlönade, övriga Delegationsbeslut nr 22-24/2009, 1-2/2010 Ulla Berglund Ärendegrupp 7.4/7.12 Anställning tills vidare, arbetsledare samt lönesättning vid nyanställning Delegationsbeslut nr 1/2009 Ove Sedin Ärendegrupp 7.4 Anställning tills vidare, övriga Delegationsbeslut nr 1/2010 Ann-Charlotte Edholm Delegationsbeslut nr 1-2/2010 Hans Nolander
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 7 (21) 3 (forts) Nämnden för teknik och service godkänner redovisningen av fattade beslut.
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 8 (21) Nts/2008:565 4 Internkontroll av ekonomi och administration 2009, granskning av befintliga arbetsordersystem Enligt internkontrollplanen för 2009 ska granskning av befintliga arbetsordersystem granskas. De arbetsordersystem som används inom tekniska kontoret är historiskt betingade. Vitec arbetsorder beskriver åtgärder och anger konteringsinformation. KomMa är ett debiteringssystem för kostnadsfördelning av åtgärder. Mark- och trafikavdelningens egen arbetsorder ingår i ett samordningssystem för olika intressenter. Dagens leverantörer har inte strävat efter ett gemensamt arbetsordersystem för teknisk förvaltning. Utvecklingen av befintliga system sker många gånger kundspecifikt. Nya, stora system för hela kommunsektorn är inte så vanliga. Samtidigt finns ett stort behov av att samordna kommunens bygg- och anläggningsarbeten ur ekonomisk synvinkel. Enhetliga rutiner behövs i all verksamhet. Med dagens system finns bra underlag för genomförande av olika åtgärder enligt arbetsorder. Däremot är rutinerna för uppföljning mindre utvecklade. Krav på återkoppling och avvikelserapportering saknas i systemen. Detta måste göras i egna rutiner. Bättre uppföljning kräver bättre integration mellan olika system. Idag skannas alla fakturor för att vara tillgängliga vid uppföljning. Det borde även vara en naturlig del att arbetsorder och alla interna debiteringar skannas eller länkas direkt till ekonomisystemet. Ett modernt arbetsordersystem som resulterar i kostnader borde inte vara enkelriktat vid integration till ekonomisystemet. Tekniska kontoret 16 december 2009. Arbetsutskottets 1/2010.
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 9 (21) 4 (forts) Nämnden för teknik och service förklarar sig tagit del av redovisad granskning av befintliga arbetsordersystem.
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 10 (21) Nts/2008:565 5 Internkontroll av ekonomi och administration 2009, granskning av behörighet i IT-system Tekniska kontoret har inom internkontrollarbetet granskat hanteringen av tilldelning och borttag av behörigheter i IT-systemet IoF (Inköp och Faktura). Granskningen har omfattat kartläggning och bedömning av rutiners ändamålsenlighet och stickprovskontroller gällande systemet IoF. Hanteringen av tilldelning och borttag av behörigheter i IT-systemet IoF följer i stort Krisberedskapsmyndighetens Basnivå för informationssäkerhet (BITS). Granskningen visar att centralafakturagruppen (CFG) arbetar med hanteringen av behörigheter på ett mycket bra sätt. Tekniska kontoret har dock några förslag på förändringar gällande lösenord som bör åtgärdas. För att underlätta för användarna bör det vara samma krav på lösenord för IoF som vid inloggning i datorn. Förslag till åtgärder framgår av skrivelsen. Tekniska kontoret kontaktar IT-avdelningen och centralafakturagruppen för att kontrollera om dessa förslag till åtgärder är möjliga att genomföra. Tekniska kontorets skrivelse 28 december 2009. Arbetsutskottets 2/2010. Nämnden för teknik och service förklarar sig tagit del av tekniska kontorets redovisning avseende granskning av behörigheter i IT-system. Nämnden för teknik och service godkänner tekniska kontorets åtgärder som gäller hantering av behörigheter i IT-system.
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 11 (21) Nts/2008:565 6 Internkontroll av ekonomi och administration 2009, granskning av attestrutiner Enligt internkontrollplanen för 2009 har attestrutinerna gällande fakturor i IT-systemet IoF (Inköp och Faktura) granskats. Granskningen har genomförts på fakturor där fakturamottagaren har utfört beslutsattest. Av samtliga fakturor, 5 082 st, under första kvartalet 2009 var det endast 1 procent (49 st) där fakturamottagaren hade beslutsattesterat fakturan, istället för att mottagningsattestera. I huvudsak har tekniska kontoret granskat om fakturan har skickats till rätt fakturamottagare eller om fakturamottagaren har skickat vidare fakturan till någon i beroendeställning för mottagningsattest. Sammanfattningsvis visar internkontrollen att attestrutinerna fungerar bra. Det enda som kan göras för att ytterligare förbättra resultatet i framtiden är att informera berörda om att beslutsattestanten inte får beslutsattestera sin egen beställning samt vikten av att alltid uppge korrekt fakturareferensnummer. Tekniska kontorets skrivelse 8 januari 2010. Arbetsutskottets 3/2010. Nämnden för teknik och service förklarar sig tagit del av tekniska kontorets redovisning avseende granskning av attestrutiner. Nämnden för teknik och service godkänner tekniska kontorets åtgärder gällande hanteringen av attester.
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 12 (21) Nts/2008:386 7 Utvärdering serviceavdelningen 2004-2007 Under 2008 genomförde kommunledningskontoret, på uppdrag av kommunstyrelsen, en utvärdering av tekniska kontoret serviceavdelningen. Syftet med utvärderingen var att utvärdera i vilken utsträckning målen med organisationsförändringen från 2004 hade uppnåtts. Förbättringsområden Utvärderingen visade på ett antal förbättringsområden och kommunstyrelsen uppdrog till nämnden för teknik och service att genomföra föreslagna förbättringar. De förbättringsområden som utvärderingen visade på var: Att serviceavdelningen bör förbättra relationerna mellan service centralt och förvaltningarna. Att innehållet i avtal/överenskommelserna tydliggörs för förvaltningarnas arbetsplatser. Att serviceavtalen/överenskommelserna skrivs på av alla berörda förvaltningar. För att undvika oklarheter och missförstånd är det viktigt att förvaltningarna börjar använda de blanketter för t ex synpunkter och klagomål serviceavdelningen tagit fram. Nuläget För att förbättra relationerna mellan service centralt och förvaltningarna har tekniska kontoret, serviceavdelningen, kontinuerliga träffar centralt med övriga förvaltningar utifrån förvaltningarnas önskemål om frekvens på träffar. På arbetsplatsnivå träffar tekniska kontoret, serviceavdelningen, företrädare för förvaltningarna på många olika sätt. Under 2010 kommer nya överenskommelser att tecknas med förvaltningarna. Att tydliggöra innehållet i de centrala överenskommelserna för förvaltningarnas arbetsplatser är sedan en angelägenhet för respektive förvaltning. Tekniska kontoret, serviceavdelningen, har under 2009 anställt fem nya arbetsledare och dessa har ansvar för att träffa företrädare för förvaltningarnas arbetsplatser för
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 13 (21) 7 (forts) information och planering av den löpande driften, samt att dokumentera eventuella lokala avvikelser från de centralt tecknade överenskommelserna. Arbetsledarna är de som i första hand tar emot och hanterar synpunkter och klagomål. Genom denna organisationsförändring har dialogen intensifierats med förvaltningarna och dess arbetsplatser. Information om innehåll i överenskommelser, instruktioner, rutiner, rollbeskrivningar, om synpunktshantering och hur man kommer i kontakt med tekniska kontoret, serviceavdelningens medarbetare finns på kommunens intranetsidor, Örnkom, dit alla förvaltningars arbetsplatser har tillgång. Tekniska kontorets skrivelse 8 januari 2010. Arbetsutskottets 4/2010. Nämnden för teknisk och service tar del av och godkänner vidtagna åtgärder utifrån de förbättringsområden kommunstyrelsen beslutade 5 augusti 2008.
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 14 (21) Nts/2010:9 8 Redovisning av uppdrag avseende konkurrensprövning fönsterputs Enligt tekniska kontorets konkurrensplan ska fönsterputs konkurrensprövas under 2009. För ett antal år sedan beslutades att ta bort all fönsterputs, som tekniska kontoret ansvarade för, som en del i de besparingar som då var aktuella. Fönsterputs sköts därför på olika sätt inom kommunen. En del förvaltningar sköter om och betalar för fönsterputs själva medan andra anser att det ska vara en del i städuppdraget som tekniska kontoret, serviceavdelningen, ansvarar för. Då det funnits utrymme i budgeten har tekniska kontoret, serviceavdelningen, putsat fönster på objekt som ingår i serviceavdelningens ordinarie städuppdrag i intervaller på 3-5 år eftersom det är ett angeläget önskemål av serviceavdelningens kunder. På några av de mer publika objekten som entrédelarna stadshusen och Nolaskolan, museet etc. har fönsterputs utförts varje år. Vissa av objekten har putsats av ordinarie städpersonal och andra av fönsterputsentreprenör. Mellan åren 2006-2008 hade tekniska kontoret, serviceavdelningen, en plusjobbare anställd för att putsa fönster. Under dessa två år köptes endast en mindre del fönsterputs av entreprenör. Allt yrkesutövande handlar om kompetens. För att fönsterputs ska vara kostnadseffektiv måste de som putsar vara både kunnig och snabb. Den egna personalen putsar allt för sällan för att bli riktigt effektiv. För att putsa fönster på höga höjder krävs tillgång till skylift och speciell utbildning för detta. En entreprenör som har fönsterputsning som primäruppdrag besitter både kompetens och effektivitet. Budgeten för 2010 kommer att minskas med 2 procent och det kommer att innebära att tekniska kontoret, serviceavdelningen, måste minska/ta bort arbetsuppgifter som normalt inte tillhör huvuduppdraget som är daglig städning. Fönsterputs kommer att utföras enbart i undantagsfall och i publika objekt under 2010-2011. Tekniska kontorets skrivelse 11 januari 2010. Arbetsutskottets 5/2010.
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 15 (21) 8 (forts) Nämnden för teknik och service antar förslaget till konkurrensprövning av fönsterputsning. Nämnden för teknik och service uppdrar att serviceavdelningen tillsammans med övriga berörda förvaltningar och upphandlingsenheten upphandlar fönsterputs för 2010-2011. Nämnden för teknik och service delger kommunstyrelsen nämndens beslut.
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 16 (21) Nts/2009:510 9 Förstudie för kvarteret Kranen Fastighetsavdelningen ser tillsammans med anläggningsavdelningen och MIVA över lokalnyttjandet på Centralförrådet, fastighet Kranen 1. MIVA har lämnat största delen av kontoret och har kontrakt för resterande verksamhet, t.ex. arbetare, lager, förråd och fordon, till och med 31 december 2010. Samarbetsavtal mellan MIVA och tekniska kontoret löper till och med 31 december 2011, vari uttag av material från centralförrådet och leverans av VA-material från kommunens upphandlade grossist löper genom underavtal tom 31 januari 2011. Lokalytor gås igenom och optimeras för att se vad som inte kommer att vara uthyrt efter 2010 och om något kan frigöras i besparingssyfte. Parallellt utreder fastighetsavdelningen tillsammans med räddningstjänsten behov och förutsättningar för byggandet av en ny brandstation på Vikingavallen, fastighet Örnsköldsvik 6:1. Under januari - februari utreder tekniska kontoret dessutom om det kan finnas några samverkansfördelar i att placera brandstationen vid centralförrådet. Tekniska kontorets skrivelse 7 januari 2010. Arbetsutskottets 6/2010. Nämnden för teknik och service förklarar sig ha tagit del av informationen. -
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 17 (21) Nts/2009:379 10 Försäljning av Bredbyn 20:2, del av (Sörgården) Örnsköldsviks kommun bedriver vård- och omsorgsverksamhet inom fastigheten Bredbyn 20:2. I syfte att optimera lokalytan planerades Sörgårdens äldre del att läggas ner och byggnaden att rivas. Kommunens rivningskostnader beräknades uppgå till 3 000 000 kronor. Örnsköldsviks kommun och Framtid i Anundsjö AB har fört diskussioner om förutsättningarna för att möjliggöra projekt Trygghetsboende Bredbyn, riktat mot befolkningsgruppen 65+, vilket resulterat i ett förslag till avtal. Avtalet innebär att kommunen säljer ett område om ca 2 200 m 2 av Bredbyn 20:2, för en köpeskilling av en (1;-) krona. Vidare ska kommunen betala fastighetsbildningskostnaden, 35 000 kronor, och till projekt Trygghetsboende Bredbyn erlägga 3 000 000 kronor, som utgör kommunens kostnad för att riva den aktuella delen av Sörgården. Ett villkor för att kommunen ska betala ut pengarna är att projektet påbörjas med byggstart senast under 2010. Tekniska kontorets skrivelse 7 januari 2010 med förslag till köpeavtal. Arbetsutskottets 9/2010. Nämnden för teknik och service hemställer att kommunfullmäktige godkänner upprättat förslag till köpeavtal avseende försäljning av del av Bredbyn 20:2 till Framtid i Anundsjö AB för en (1:-) krona. Avtalet innebär att kommunen betalar 3 000 000 kronor till Framtid i Anundsjö AB att nyttjas i projekt Trygghetsboende Bredbyn. Nämnden för teknik och service hemställer att kommunfullmäktige beviljar medel med 3 035 000 kronor för fullföljande av avtalet.
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 18 (21) Nts/2010:22 11 Nomineringar till styrelsen för NTF Västernorrland, verksamhetsåret 2010 Valberedningen för Västernorrlands läns trafiksäkerhetsförbund önskar uppgifter på vilka personer som kommunen vill föreslå till styrelsen för Västernorrlands läns trafiksäkerhetsförbund/ntf för verksamhetsåret 2010. Nämndens tidigare behandling För verksamhetsåret 2009 nominerade nämnden för teknik och service under 7/2009 Jan Håkansson (S), ordinarie, och Lars Forssén (KD), ersättare, till styrelsen för Västernorrlands läns trafiksäkerhetsförbund. Arbetsutskottets behandling Arbetsutskottet har under 13/2010 överlämnar ärendet utan eget förslag till nämnden för teknik och service. Tekniska kontorets skrivelse 1 februari 2010. Arbetsutskottets 13/2010. Nämnden för teknik och service nominerar Jan Håkansson, ordinarie, och Lars Forssén, ersättare, till styrelsen för Västernorrlands läns Trafiksäkerhetsförbund/NTF för verksamhetsåret 2010.
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 19 (21) Nts/2009:348 12 Yttrande över förslag till avfallsplan för Örnsköldsviks kommun Kommunledningskontoret har för yttrande översänt förslag till avfallsplan för Örnsköldsviks kommun. Planen är utställd till och med 10 februari 2010 och innehåller grundläggande fakta om avfallshanteringen i kommunen samt mål och åtgärder för den kommande fyraårsperioden. Efter utställningen görs eventuell revidering utifrån inkomna synpunkter och därefter ska planen tillsammans med föreskrifterna om avfallshantering för Örnsköldsviks kommun antas av kommunfullmäktige under 2010. Berörda handläggare inom tekniska kontoret har granskat förslaget till avfallsplan och utifrån de synpunkter som framförts har upprättats ett förslag till yttrande daterat 25 januari 2010. Tekniska kontorets skrivelse 25 januari 2010 med förslag till yttrande. Arbetsutskottets 14/2010. Nämnden för teknik och service avger yttrande till kommunledningskontoret enligt tekniska kontorets förslag daterat 25 januari 2010.
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 20 (21) Nts/2010:11 13 Årsrapport 2009 Tekniska kontoret har sammanställt årsrapport för 2009 innehållande verksamhetsberättelse, personalberättelse, miljöberättelse och uppföljning av internkontrollplan enligt anvisningar från kommunledningskontoret. Mål och betyg enligt GPS-modellen, verksamhetens resultat samt förslag till ombudgeterade investeringar och resultatöverföringar till 2010 ingår. Arbetsutskottets behandling Arbetsutskottet har under 15/2010 överlämnat ärendet utan eget förslag till nämnden för teknik och service. Tekniska kontorets skrivelse 4 februari 2010 med årsrapport 2009. Arbetsutskottets 15/2010. Nämnden för teknik och service godkänner årsrapport för 2009. Nämnden för teknik och service föreslår kommunfullmäktige att godkänna resultatöverföring och resultatmål -5,3 Mkr för 2010. Nämnden för teknik och service föreslår kommunfullmäktige att ombudgetera 89,8 Mkr för pågående investeringsprojekt
Nämnden för teknik och service 2010-02-09 21 (21) Nts/2009:539 14 Tekniska kontorets projektöversikt 2010-2012 Årligen inför kommande treårsperiod sammanställer tekniska kontoret en översiktlig plan vad gäller respektive verksamhets planerade drift- och investeringsprojekt. Medel finns anslagna inom respektive verksamhets driftbudget, genom investeringsmedel samt mark och exploateringsverksamhetens exploateringsmedel. Tidigare behandling av ärendet Arbetsutskottet har under 8/2010 beslutat att skjuta behandlingen av ärendet till ett extra sammanträde den 9 februari 2010 eftersom ett reviderat förslag av projektöversikten kommer att utarbetas. Reviderad projektplan Tekniska kontoret har reviderat och kompletterat projektplanen med tillkommande planerade projekt, men eftersom översikten delvis bygger på utfallet för 2009, som ännu inte är fastställt måste projektplanen revideras ännu en gång, preliminärt under mars månad 2010. Tekniska kontorets skrivelse 4 februari 2010 med förslag till projektöversikt 2010-2012. Arbetsutskottets 16/2010. Nämnden för teknik och service godkänner upprättad preliminär projektplan för 2010-2012. Nämnden för teknik och service uppdrar till tekniska kontoret att genomföra de projekt som är möjliga utifrån driftbudgetar, investeringsmedel samt exploateringsmedel.