2012-08-23 Rapport riskanalys avseende ändring av organisationstillhörighet för nuvarande slutenvårdsavdelning GOA, 8 vpl, från ortopedkliniken ViN, till geriatriska kliniken NSÖ ViN Bakgrund På ett sjukhus av Vrinnevis (ViN) storlek bör det finnas såväl öppen som sluten geriatrisk vård för patienter som är i behov av ett multiprofessionellt geriatriskt omhändertagande. Detta för att öka kvaliteten i omhändertagandet samt skapa mera långsiktiga lösningar för de mest sjuka äldre med komplexa vård- och omsorgsbehov samt avlasta övrig akutvård. Patientgrupper som kan vara aktuella sammanfaller till viss del med de patienter som omhändertas inom medicin och ortopedklinikerna samt ASIH. Ursprungsidéen har tillsammans formulerats av företrädare för både ortoped- och geriatriska klinikerna. Äldres följsamhet till sin läkemedelslista brister. Det gäller i synnerhet de med komplexa vård- och omsorgsbehov, vilket påtaglig ökar risken för försämrad hälsa och ökat vårdutnyttjande. För att minska vårdutnyttjande, som inte har något mervärde, krävs utökat samarbete med primärvård och kommuner fr a när det gäller samordnad vårdplanering såväl på sjukhus som i hemmet. Tiden till vårdplanering i hemmet måste minskas för att förhindra onödiga inläggningar. En satsning på optimerad läkemedelsbehandling såväl på sjukhus som i särskilt och eget boende bör göras. Både planerad aktiv hälsostyrning och nystartade äldremottagningen kan bidra till att man tidigt identifierar patienter med risk för att bli stora sjukvårdskonsumenter och därmed kan man arbeta mera proaktivt. ASIH är viktigt stöd för patienter för att öka möjligheten till vård i hemmet. Mot denna bakgrund arbetade under 2011 en projektgrupp inom NSÖ med att utreda förutsättningar för att inrätta geriatriska vårdplatser på ViN. Projektgruppen förordade att geriatriska vårdplatser inrättas på nuvarande GOA, 8 vårdplatser, samt i lediga lokaler i direkt anslutning till GOA, 8 vårdplatser, totalt 16 vårdplatser. Uppdrag Att genomföra riskanalys avseende ändring av organisationstillhörighet för nuvarande slutenvårdsavdelningen GOA, 8 vpl, från Ortopedkliniken ViN till Geriatriska kliniken ViN. Riskanalysen skall med patientens perspektiv i centrum belysa samtliga fyra perspektiv; kund-, process-/förnyelse-, medarbetar- och ekonomiperspektivet. Uppdragsgivare Bo Tillander, Produktionsenhetschef CKOC och Martin Strömstedt, Närsjukvårdsdirektör NSÖ Syfte och mål: Syftet är att skapa förutsättningar för att öka kvaliteten i omhändertagande av äldre och särskilt för de med komplexa vård- och omsorgsbehov genom att komplettera vårdkedjan med 16 särskilda geriatriska slutenvårdsplatser som organisatoriskt kommer att tillhöra geriatriska kliniken. Detta skall ske dels genom övertagande av 8 vårdplatser från ortopedkliniken, dels genom öppnande av 8 nya vårdplatser.
2012-08-23 Deltagare i Riskanalysarbetet Lena Törnfeldt processamordnare NSÖ, Peter Rockborn Verksamhetschef ort.klin. ViN, Ann Hertzman Vårdenhetschef ort.klin. ViN, Anne Ekdahl MAL ger.klin. NSÖ, Elisabeth Wernersson Josefsson Verksamhetschef ger.klin. NSÖ, Marie Nordström Ekonomichef NSÖ, Carin Petersson Ekonomichef CKOC, Rithy Strömblad HR-chef NSÖ, Ann Westöö projektledare uppstart geriatrisk vårdavdelning ViN, Britt-Marie Andersson usk. ort.klin. ViN. Frånvarande: Maria Landqvist HR-chef CKOC. Metod, tidsåtgång Riskanalysgruppen har träffats vid ett tillfälle om 3½ timma. Vid det tillfället identifierades risker utifrån de fyra perspektiven och varje risk värderades utifrån allvarlighetsgrad och sannolikhetsgrad på en skala om 1-4. Ekonomiskt underlag för överföringen (bifogas som bilaga 2-4) gicks igenom av chefekonom CKOC och analysgruppen fick möjlighet att komma med synpunkter och frågor. Efter det gemensamma mötet har framskrivet material skickats ut på remissrunda till samtliga i analysgruppen och arbetet har kompletterats med åtgärdsförslag för respektive risk. Det ekonomiska underlaget har reviderats utifrån den diskussion som fördes vid mötet. Sammanfattning, Resultat Riskanalysen (bifogas som bilaga 1) har totalt påvisat 38 olika risker, fördelade på de fyra perspektiven; patient-/kundperspektivet, processperspektivet, medarbetarperspektivet och ekonomiperspektivet. Åtgärdsförslag har kunnat formuleras för varje risk och bör användas som underlag för det fortsatta arbetet med att planera för en uppstart av den nya verksamheten. Kompetensbrist och risk för brist på läkarresurs, framför allt geriatriker, har lyfts fram som två stora riskområden som båda behöver följas under den fortsatta processen. Att två olika specialiteter (ortopedi och geriatrik) gör insatser mot samma patientprocess ser analysgruppen som en risk och lyfter fram vikten av att tydliga rutiner, samverkansformer och ansvarsfördelningar arbetas fram. Oro och stress hos medarbetargruppen inom ortopedkliniken, till följd av avsaknad av formella beslut om genomförande samt otydlig informations- och beslutsgång, lyfts också fram som ett riskområde. Under ekonomiperspektivet föreligger oro för en osäker finansiering av den nya geriatriska verksamheten. Analysgruppen är överens om vikten av utveckling av geriatrisk slutenvård på Vrinnevisjukhuset och välkomnar den satsning som nu görs inom området. Lena Törnfeldt Processamordnare Äldre/Rehab NSÖ
Titel på riskanalys: Övergång 8 vårdplatser från GOA (ort.klin) till Geriatrisk vårdavdelning (NSÖ) Identifiera risker och utför riskbedömning Delprocess eller aktivitet ID Beskrivning RiskID Beskrivning av risk 1 Patientperspektiv Metod för uppföljning Befolkningsansvar; ej op. frakturpat. > 65 år, höftfrakturpat. > 85 år Risk (möjlighet att en negativ händelse inträffar) (VAD kan gå fel?) R1 R2 Brist på geriatrisk kompetens hos ort.läkarna - ej adekvat bedömning vid inskrivning Brist på ortopedisk kompetens hos geriatriska läkare - sämre medicinskt omhändertagande Allvarlighetsgrad Poäng Sannolikhet Riskpoäng 2 2 4 Identifiera orsaker och ge förslag på åtgärder och resultatmått Bakomliggande orsaker (VARFÖR?) Åtgärdsförslag Återkommande gemensamma möten ger.klin.-ort.klin. Skapa mall för inskrivningsanteckning, PM, rutinbeskrivningar Utb. i rel. ortopedi för geriatriker. Vård-, vårdprocessprogram (ffa. höftfraktur). Skapa möjlighet till ort.konsult/kontaktperson vid ortopediska probl icke jourtid Uppdragsgivarens godkännande Ansvarig för genomförande R3 Brist på adekvat rehab.kompetens - sämre kvalitet i rehabiliteringen, sekundära komplikationer 3 2 6 Om köp fr annan klinik: tydlig formalia, avtal (riktlinjer för ersättn vid frånvaro, avtalstid ). PM och rutinbeskrivningar. Utb.
R4 R5 R6 R7 R8 R9 R10 R11 Otillräcklig vård Ovana hos omvårdnadspersonal att arb. med ort - sämre omvårdnad 3 4 12 Ointresse hos omvårdnadspersonal att arb. med geriatrik - sämre omvårdnad Otydliga, oklara rutiner på nya GAVA - ej adekvat och säker vårdtid Otydliga rutiner för ambulansen (höftproc) Ovana i medarbetargruppen kring teamarbetet inom ger. Nedsatt kvalitet i vård/omsorg pga. överbeläggning 3 3 9 Brist på geriatriker Fortsatta kraftfulla satsningar; annonsering, lönesättn, attraktiv ag. Hospitering på ort.klin, utb., skapa standards Skapa goda arbetsförhållanden. Utbildning, introduktion, insikt i geriatriskt förhålln.sätt. Tydlig bemanningsplan Gemensamt på avd., tillsammans m MAL ort. och ger., arbeta fram tydliga, tillgängliga rutindok./pm/riktlinjer.( Hemsida) 1 1 1 Översyn rutindok. 1 2 2 Utbildning, handledning 2 2 4 Bristande kompetens avs.höftfrakturer hos geriatriker bl.a pga. sällanförekommande - bristande medicinskt omhändertagande 3 2 6 Risk för överbeläggn Skapa överbeläggningsplan Gemensamma läkarmöten och kompetensutv.insatser ger-ort. Synliggöra och tydliggöra vård- och vårdprocessprogram. Ortopedisk kontaktperson
2 Processperspektiv Omvårdnadsansvar Ger.klin, inskrivning ort.läkare Akuten R12 R13 R14 R15 Ökat antal GOA-patienter på GAVA pga. triagering på Akuten mot ort/goa Sämte kvalitet på inskrivning då man skriver in åt annan specialitet Primär plan för den geriatriska vården ej optimal pga.bedömn av annan specialitet Otydligt medicinskt ansvar utifrån två inblandade verksamheter i pat.processen - gränssnitt utifrån ett pat.säkerhetsperspektiv 1 3 3 1 3 3 1 1 1 R16 Ökad belastning för ort.jouren 1 3 3 R17 Längre vårdtider 1 3 3 R18 R19 R20 R21 Överbeläggningar, både GOA och ort.avd. (Minskad möjlighet flexibilitet mellan avdelningarna) Vid ortopediska komplikationer risk för fel vårdkompetens 3 1 3 Okunskap om gällande vårdprogram för vissa frakturer 2 2 4 Otydligt samarbete/samverkan opererande klinik - omvårdnande klinik 1 2 2 Tydliga rutinbeskrivningar och inskrivningskriterier Skapa mall för inskrivningsanteckning Utbildning Skapa tydliga inskrivningsrutiner med mall, riktlinjer, svar på "hur-frågor", inkl. vårdplan. Utb. i geriatrik för ort.jourer. Vårdprogram Skapa samverkansoch diskussionsforum. Tydliga rutinbeskrivningar Överbeläggningsplan. Arbeta fram samverkansrutiner vid överbeläggn. Samverkansplan utformas Utbildning, skapa utrymme för egen inläsningstid Synliggöra och tydliggöra vård- och vårdprocessprogram. Skapa forum för gemensamma möten
3 Medarbetarperspektiv Säkra en god övergång för medarbetarna R22 R23 R24 R25 Vaga, otydliga, okända inläggningskriterier 1 3 3 Otydlig introduktion för medarbetarna på nya GAVA 1 4 4 Otrygghet, oro,stress i väntan på att formellt beslut fattas Övertalighet ort.klin. 3 4 12 Tydligt uppdrag för verksamheten, inkl. inläggn.kriterier Skapa introduktionsplan Tydlighet i formalia, datum, arbetsgången Fastställa formella beslut så snart som möjligt så det praktiska arbetet kan påbörjas och osäkerheten minska. Tydlig tidsplan och arbetsgång. Skapa FAQ. R26 R27 R28 R29 Bristande kompetens Otydligt, ovant arbetssätt och förhållningssätt/vårdfilosofi Hög vårdtyngd utifrån pat.klientel Rörigt med olika jourlinjer på avd. Utbildningsinsatser, hospitering Utbildninginsatser, skapa former för handledning/reflektion. Tydliga rutiner/pm/riktlinjer Utbildning lyftteknik, skapa arbetsmiljörutiner, patientnärmre vård, utrusta avd. med hjälpmedel. Högre personalbemanning per vårdplats. Skapa rutiner för olika jourlinjer. Märka upp patientsalar. Tydliga scheman och sökarnummer.
R30 R31 R32 R33 Risk att inte ha en fast geriatriker på avd. (lösning m hyrläkare etc) - rekryteringsproblem Bristfällig fysisk arbetsmiljö Ej fungerande nattsamarbete avd.9 - GAVA 3 4 12 4 2 8 2 2 4 Risk för ensamarbete på läkarsidan pga. låg bemanning 1 4 4 Ombyggnadsb ehov blir ej av (inväntar vision 2020) Skapa attraktiv arbetsplats, möjlighet till forskning, lön. Ingen adekvat lösning m hyrläkare då geriatrik bygger på kontinuitet. (Skapa fasta, välkända rutiner) Beslut om identifierade ombyggnadsbehov måste tas! Samverkansplan utformas R34 R35 Ovana att handleda studenter. Otillräckliga lokaler för studenter. Otillräcklig bemanning på GAVA pga. rekryteringsproblem 1 2 2 4 3 12 Handledarutb. Arbeta fram "VFU-rutiner" Tydlig process med tydliga, dokumenterade beslut. Tydlig beskrivning av/info. om den nya verksamheten (kommunikationsplan). Finns ej tillräckligt med medarbetare - senarelägga uppstart 4 Ekonomiperspektiv R36 Osäker finansiering blivande GAVA Tydlig budget, med uppföljning, för verksamheten
Inkl. kostnadsanalys av GOAplatserna R37 R38 R39 Mer sårbar finansiering av ort.klin. pga. minskad storlek på verksamhet Mycket tajt bemanningsbudget GAVA allvarlighet: 1=obehag, 2= mindre, kvarstående funktionsnedsättning/skada, 3= större, kvarstående funktionsnedsättning, 4= dödsfall sannolikhet: 1= mer sällan, 2= en gång/mån, 3= en gång/v, 4= dagligen