Krishanteringsplan 2017 REGION VÄRMLAND HR-enheten Region Värmland - kommunalförbund Postadress Box 1022 651 15 KARLSTAD Besöksadress Lagergrens gata 2 Telefon 054-701 10 00 vx Fax 054-701 10 01 E-post kansliet@regionvarmland.se Webbplats www.regionvarmland.se Orgnr 222000-1362 Bankgiro 5344-2984 PlusGiro 437 33 98-9
REGION VÄRMLAND 2017-02-06 2 Innehåll Riktlinjer för Region Värmlands krishantering... 3 Riktlinjer för krisledare och krisorganisation... 4 Kriskommunikation... 6 Checklistor... 7 Dödsfall personal på jobbet... 7 Dödsfall personal på fritiden... 8 Akut sjukdom hos medarbetare... 8 Olycksfall på resa i tjänsten... 9 Hot och våld... 9 Uppföljning, samtal och debriefing... 10 Kontaktuppgifter... 11
REGION VÄRMLAND 2017-02-06 3 Riktlinjer för Region Värmlands krishantering En kris eller extraordinär händelse är en händelse som avviker från det normala. Den uppstår ofta hastigt och ställer höga krav på samordning, snabba beslut och snabba insatser. Kopplat till riktlinjerna finns därför rutiner i form av checklistor att använda i det konkreta krisarbetet. Den här krisplanen gäller för Regionkontoret i Karlstad. Grundläggande principer Ansvarsprincipen Den som ansvarar för en verksamhet under normala förhållanden ansvarar för verksamheten även i krissituationer. Likhetsprincipen Verksamheten ska så långt som möjligt vara organiserad på samma sätt i krissituationer som under normala förhållanden. Närhetsprincipen Krisen ska i möjligaste mån hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga. Region Värmlands krisorganisation Ansvarig för krisorganisationen är Region Värmlands regiondirektör. Krisledningen består av Region Värmlands ledningsgrupp. Som extra resurs finns även företagshälsovården. Ledningsgruppen gör bedömningen utifrån situationens karaktär vilka delar av Region Värmlands verksamhet som ska engageras och vilka övriga myndigheter som ska kontaktas. Översyn För att kontinuerligt förbättra Region Värmlands krishanteringsarbete ska HR-enheten följa upp varje händelse som hanterats enligt krishanteringsplanen. En gång per år gör HR-enheten även en översyn av Riktlinjer för krishantering inom Region Värmland samt de dokument som ska användas vid krishantering.
REGION VÄRMLAND 2017-02-06 4 Riktlinjer för krisledare och krisorganisation 1. Vid eventuell kris samlas Region Värmlands ledningsgrupp och avgör om händelsen ska definieras som kris. 2. Definieras händelsen som kris skall ledningsgruppen utse en krisgrupp och en krisledare. 3. Region Värmlands ledningsgrupp gör även en bedömning av krisens nivå Nivå 1 Krisen handlar om exempelvis dödsfall, allvarlig sjukdom och olycksfall av personal på arbetsplatsen. Ledningsgruppen tar fram en handlingsplan. Ledningsgruppen fattar beslut vem som ytterligare bör involveras, exempelvis fackliga organisationer, företagshälsovård och andra berörda organisationer. Nivå 2 Krisen bedöms beröra samtliga i organisationen. Region Värmlands ledningsgrupp gör en bedömning av krisens art. Ställningstaganden som bör göras Ta fram fakta om händelsen. Meddela organisationen, budskap formuleras och information sprids. Olika scenarier tas fram. En kommunikationsplan utifrån värsta scenariot tas fram. Drar krisen ut på tiden måste planer för bemanning för verksamheten och för krisgruppen göras. Öppna en telefonlinje och säkerställ bemanningen. Krisledarens uppgifter Hålla regiondirektören kontinuerligt informerad om händelseutvecklingen. Hålla krisgruppen kontinuerligt informerad om händelseutvecklingen. Identifiera stress eller trötthet hos krisgruppens medlemmar. Se till att gruppens medlemmar äter, dricker och tar pauser. Uppmuntra och ge feedback både under insatsen och efter insatsen Ge möjlighet till debriefing efter krisen (ett avslutande möte for alla inblandade som aktivt deltagit vid krisarbetet). Syftet med debriefingen är att lindra de psykiska stressreaktioner som följer efter att man varit med om en svår och kanske dramatisk upplevelse. Skriva minnesanteckningar. Vi måste komma ihåg att händelsen ofta upplevs traumatisk av många personer inklusive krisgruppens
REGION VÄRMLAND 2017-02-06 5 medlemmar. Ofta är det svårt att komma ihåg alla moment man har utfört, framför allt tiden kring då man mottogs av beskedet/upplevde traumat. För att förenkla en utvärdering är det bra att göra loggbok/ minnesanteckningar. Dessa anteckningar kan även komma till nytta om andra kommer med frågor efteråt. Krisgruppens uppgifter Ledningsgruppen ska tillsätta en krisgrupp när en händelse som definieras som kris drabbar organisationen. Gruppen kan ses som en resurs vid en akut händelse, då fler berörs. Krisgruppen skall Hjälpa krisledaren med att utföra dennas arbetsuppgifter. Ansvara för att åtgärder vidtas och genomförs enligt krisplanen. Visa medmänsklighet, sympati, omsorg och förståelse, det vill säga fungera som trygghetsskapande.
REGION VÄRMLAND 2017-02-06 6 Kriskommunikation Snabb, saklig och fortlöpande information till de anställda är extra viktigt vid en krissituation. Samma sak gäller informationen till anhöriga och andra som är berörda. Även när det saknas ny information eller finns väldigt lite nytt att berätta är det viktigt att informera, för att skapa en tillit till att informationsflödet fungerar. Information till de närmast berörda, arbetskamrater och övriga anställda ska alltid komma före informationen till media och i andra externa kanaler, till exempel webb och sociala medier. Kommunikationskanaler Krisgruppen har en uppdaterad telefonlista för grupp-sms. Vid behov läggs ytterligare personer till på listan. Information till personalen ges i första hand via mejl och intranätet. Finns det möjlighet att även samla till möten så är det ett bra komplement. Vid dödsfall eller svåra olyckor finns särskilda rutiner för information till anhöriga och nära arbetskamrater. (Se avsnitten om dödsfall på/utanför arbetsplatsen). Information till allmänheten ges vid behov på vår externa webbplats, på Facebook samt genom pressmeddelanden och/eller presskonferenser. Ansvariga för kommunikationen Krisgruppen ska utse en person som har huvudansvaret för all information/kommunikation både internt och externt. Vid behov utses även en presstalesperson som ingår i krisgruppen.
REGION VÄRMLAND 2017-02-06 7 Checklistor Dödsfall personal på jobbet I samband med att räddningstjänst kontaktas skall även polisen underrättas. Polisen bör vara de som meddelar de anhöriga om det inträffade. Eventuellt kan närmaste chef eller annan person som krisgruppen utser finnas med för att framföra beskedet. Krisgruppen och närmast ansvarig chef sammankallas. Eventuellt kan även någon nära berörd ur personalgruppen vara med vid första träffen. Företagshälsovården underrättas om det inträffade och kallas in akut. Krisgruppen tar beslut om vem som skall ha ansvar för olika kontakter och praktiska arrangemang. Krisledaren sammankallar samtlig personal och berättar om dödsfallet. Om möjligt bör företagshälsovården finnas med vid detta tillfälle. Var beredd på olika reaktioner efter informationen. Möjlighet måste ges till personalen att reagera på det inträffade. Krisgruppen och ansvarig chef måste vara lyhörd för de behov som uppkommer. Sätt av tid för samtal, ställ in planerade möten och anpassa arbetet beroende på personalens behov. Påföljande arbetsdags morgon hissas flaggan på halv stång på den avlidnes arbetsplats, se "Flaggningsregler". Anordna en minnesstund. Anordna ett minnesbord med vit duk, blommor, tänt ljus, en passande dikt. Krisledaren kontaktar de anhöriga angående: Tidpunkt för begravning Utformning av annons Eventuella önskemål angående kondoleans och eller gåva samt blommor Skicka blommor från Region Värmland till begravningen, dödsannons i tidningarna samt kort till anhöriga. Gör en anmälan av arbetsskada enligt Systematiskt arbetsmiljöarbete.
REGION VÄRMLAND 2017-02-06 8 Dödsfall personal på fritiden Krisgruppen och närmast ansvarig chef sammankallas. Eventuellt kan även någon nära berörd ur personalgruppen vara med vid första träffen. Servicehälsan underrättas om det inträffade och kallas in akut. Krisgruppen tar beslut tas om vem som skall ha ansvar för olika kontakter och praktiska arrangemang. Krisledaren sammankallar samtlig personal och berättar om dödsfallet. Om möjligt bör Servicehälsan finnas med vid detta tillfälle. Var beredd på olika reaktioner efter informationen. Möjlighet måste ges till personalen att reagera på det inträffade. Krisgruppen och ansvarig chef måste vara lyhörd för de behov som uppkommer. Sätt av tid för samtal, ställ in planerade möten anpassa arbetet beroende på personalens behov. Påföljande arbetsdags morgon hissas flaggan på halv stång på den avlidnes arbetsplats, se "Flaggningsregler". Anordna en minnesstund. Anordna ett minnesbord med vit duk, blommor, tänt ljus, en passande dikt. Krisledaren kontaktar de anhöriga angående: Tidpunkt för begravning Utformning av annons Eventuella önskemål angående kondoleans och eller gåva samt blommor Skicka blommor från Region Värmland till begravningen, dödsannons i tidningarna samt kort till anhöriga. Akut och/eller allvarlig sjukdom hos medarbetare Närmaste chef ansvarar över kommunikationen med den sjuke medarbetaren Om situationen tillåter är det viktigt att ge kontinuerlig information till medarbetaren om vad som händer på arbetsplatsen. Företagshälsovården ska underrättas. Informationen till arbetskamraterna och resten av arbetsplatsen sker om möjligt i samråd med den sjuka medarbetaren, annars i samråd med de närmaste anhöriga.
REGION VÄRMLAND 2017-02-06 9 Olycksfall på resa i tjänsten Ett sätt att underlätta hanteringen vid oförberedda händelser då någon/några är ute och reser är att arbetsplatsen har vetskap om vilka som är ute på resa. Närmaste chef bör alltid informeras om att en medarbetare är på resa och vart denne ska. Så snart arbetsplatsen fått kännedom om olyckan sammankallas krisgruppen och närmast ansvarig chef. Kom överens om vem som skall ta första kontakten med anhöriga och hur skall den tas. Ibland tar polisen första kontakt. Företagshälsovården underrättas om det inträffade. Krisgruppen samlar in så mycket fakta om olyckan som möjligt: Vilken omfattning har olyckan? Vet man vilka personer som fanns med vid olyckan? Vilka personer, enligt arbetsplatsens noteringar, kan vara inblandade i olyckan? Krisgruppen beslutar hur information till anställda skall ske. Om olyckan skett utomlands kontakta UD eller den svenska ambassaden i det land som olyckan inträffat. Om olyckan skett utomlands och eventuell akut hjälp behövs, kontakta SOS International. Eventuell information till massmedia lämnas av den talesperson krisgruppen utser. Hot och våld Om situationen är akut kontakta 112! Om det förekommit hot och våld i en arbetsrelaterad situation sammankallas krisgruppen och närmast ansvarig chef. Hot kan ta sig många uttryck och människor reagerar olika. Därför är det viktigt att understryka att det alltid är den som blir utsatt som har tolkningsföreträde. Rekommendationen är att alltid polisanmäla hot och/eller våld. Kontakta även polisen, vid behov, för hjälp med bedömning av risken för fortsatt hot och/eller våld. Företagshälsovården ska underrättas om det inträffade.
REGION VÄRMLAND 2017-02-06 10 Uppföljning, samtal och debriefing Uppföljningen genomförs med i samarbete med företagshälsovården. Efter en traumatisk händelse som exempelvis ett dödsfall eller olyckshändelse är det en god hjälp i läkningsprocessen hos var och en av de inblandade att samlas och gå igenom sina intryck och reaktioner. Samtalet skall ske i nära anslutning till händelsen, dock ej samma dag. Samtliga involverade skall inbjudas att vara med, men det skall vara frivilligt för var och en att delta. Är det många inblandade är det bäst att göra det i mindre grupper, tillsammans med dem man känner sig trygg med. Det är bra att göra en utvärdering efter en traumatisk händelse. Fungerade befintlig handlingsplan? Fungerade krisgruppen tillfredsställande? Vad kan göras annorlunda en annan gång? Kurator kan leda samtalet exempelvis tillsammans med närmaste chef eller medarbetare från HR-enheten.
REGION VÄRMLAND 2017-02-06 11 Kontaktuppgifter Servicehälsan 054-19 00 55 SOS 112 SOS International +46 701 050 50 Kyrkan 054-14 14 00 Jourhavande präst 112 POSOM, Räddningschef 054-540 28 32 Centralsjukhuset Karlstad Växel 054-61 50 00 Polisen Värmland 114 14 Anhöriga Uppgifter finns i Heroma Kontaktuppgifter ledningsgruppen Funktion/yrkesroll Namn Telefonnummer Regiondirektör Lars Christensen 070 5504995 Bitr. Regiondirektör Peter Bäckstrand 070 2407160 Kommunikationschef Hedvig Bergenheim 070 2971580 Administrativ chef Ingrid Strengsdal 070 5451508 Chef Regional Tillväxt Carina Strandberg 072 7011922 Chef kulturutveckling Nina Höjdefors 070 6058095 Chef Värmlandsarkiv Anders Lund 072 7047764 Chef Folkhögskolor Pär Blomqvist 070 4460705