J o n a s H ö i j e r 2 014

Bokslutsbarometern Kort om Cavendi Varför snabba bokslut? Studiens resultat Hur gör man? Exempel på KPI:er 2

Cavendi Management Consulting Co-founded by former Stockholm School of Economics Professor Åke Magnusson, we help companies perform and grow Established in 2009 with roots stretching back over four decades to one of Sweden s oldest management consulting firms Staff of 25 consultants with headquarters in Stockholm Unique set of capabilities: Focusing on four high-impact service areas: Finance & Performance Management Risk & Capital Management Strategy & Innovation Commercial Excellence Providing both advisory and implementation services to drive results Combining deep experience from academia, senior operational roles at multinational companies, and top-tier consulting firms What we believe in: Passion. Dedicated to delivering solutions that drive sustainable results Kompetens. Building on leading academic research yet focused on actionable solutions to meet organisations practical realities Omtanke. Caring genuinely about our clients and colleagues while working in a highly collaborative way to provide customized solutions

Fördelar utifrån ledningens och medarbetarnas perspektiv Ledningens perspektiv > Kvalitetsförbättring En av fördelarna med ett snabbt bokslut är att uppnå rapportering som är rätt från början > Bättre reaktionsförmåga i verksamheten Ett snabbt bokslut ger tidigare tillgång till viktig information om verksamhetens utveckling > Kostnadsreduktion Normalt lyckas företag att korta bokslutet genom att strömlinjeforma sina processer och jämna ut arbetsbelastningen > Aktieägarvärde Ett vanligt motiv till att korta tiden för bokslutet är att det är imageskapande på aktiemarknaden Medarbetarnas perspektiv > Jobba smartare, inte hårdare En av fördelarna med ett snabbt bokslut är att uppnå rapportering som är rätt från början > Lägre arbetstoppar En konsekvens att korta ledtiden för bokslut och rapportering är att arbetet måste omfördelas, vilket ger en jämnare arbetsbelastning över månaden. > Mer tid för analys Ett snabbare bokslut lämnar mer tid för andra värdeskapande aktiviteter Hastighet driver kvalité & högre arbetstillfredsställelse 5

Bokslutstiderna för de 27 företagen Dag Sista rapporteringsdag/ bankdag Kommer bokslutsschemat kortas de kommande 3 åren? 52% 48% Ja Nej Sista rapporteringsdag Koncern-balansräkning klar 2010 7

Rapportering till den externa marknaden Time to market 8

Publiceringstidpunkt Q2 jämfört med Q3 9

Förbättringsområden i bokslutsprocessen 10

Några observationer (1/2) ERP system Konsolideringssystem Systembyte utreds eller planeras 11

Några observationer (2/2) Andel företag som arbetar med Lean eller ständiga förbättringar Fem av sju bolag som anger att de arbetar med Lean eller ständiga förbättringar har ett snabbare bokslut 2013 jämfört med 2010 12

Bokslutsbarometern Kort om Cavendi Varför snabba bokslut? Studiens resultat Hur kortar man bokslutet? Exempel på KPI:er 13

Korta bokslutet (1/2) Jobba smartare, inte hårdare Det är skadligt för verksamheten att bara vänta sig att människor ska jobba hårdare. Tvärt om kan man jämna ut arbetsbelastningen över månaden och minska stressen under själva bokslutet. Gör tidiga och korrekta reserveringar och avsättningar Avsättningar och reservationer (kräver någon form av värdering / analys) kan som regel flyttas före månadsskiftet med bibehållen eller höjd kvalité. Förutsätter ökad användning av estimat Optimerat bokslutschema Ett gemensamt bokslutschema utvecklas och anpassas gradvis till de nya tidskraven Tydlig end-to end processägarskap (från stängning av AP till färdig rapport) Tydliggöra vilka aktiviteter som behöver göras i vilken ordning - beroenden Undvik Big Bang Undvik att flera dagar tas bort på en gång Hitta ett månadsbokslut där det är lämpligt att ta bort en dag Engagera personalen att själva analysera hur de kan utnyttja tiden bättre 14

Korta bokslutet (2/2) Optimerat arbetsflöde Antalet organisatoriska överlämningar - Silon Kompetens Flaskhalsar (breddutbildning) Ökad parallellitet i arbetet Ifrågasätta befintliga aktiviteter helikopterperspektiv Etablera ett standardiserat arbetssätt över alla enheter Samma fokus på månadsrapporterna Försäljning, kostnader och balanser ska rapporteras med samma kvalité varje månad inte bara vid kvartal och årsbokslut Involvera hela företaget Fokus på ett snabbare bokslut kräver att man går utanför ekonomifunktionen Använd projektet som en katalysator! Åtgärda problemkällorna Utvärdera varje bokslut i detalj och analysera alla störningar. Vidta åtgärder till nästa bokslut Rätt från början Vänd på varje sten. 15

Jämna ut arbetstopparna 100% 80% 1) Eliminera manuellt arbete: a) Rätt från början minskar antalet korrigeringar som utförs under arbetstoppen. b) Automation möjliggör för kostnadsreduktion endast om aktiviteten utförs under arbetstoppen. Arbetsbelastning 2 1 2 2) Jämna ut arbetsbelastningen: Genom att tidigare- och senarelägga aktiviteter från arbetstoppen möjliggörs kostnadsbesparingar och tid för högre kvalitet. Effektivitetsvinst Februari Mars 16

Bokslutsbarometern Kort om Cavendi Varför snabba bokslut? Studiens resultat Hur kortar man bokslutet? Exempel på KPI:er 17

Exempel på KPI:er Kvalitet: Antalet manuella justeringar Antal omrapporteringar Antal öppnade bolag Bedömd kvalitet Värdet av I/C som ej matchar Avvikelse mellan primär och slutlig rapport Rankning på e.com System: Antalet konsolideringskörningar Tillgänglighet för konsolideringssystem Tid: Andel rapporteringar i tid Andel rapporteringar efter deadline Andel av konsolideringsaktiviteterna som färdigställs i tid Tid för att färdigställa bokslut Svarstid inrapporterande bolag Antal arbetsdagar för konsolidering Antal arbetsdagar till klar I/C Arbetsdagara till klar kassaflödesanalys Antal arbetsdagar till publicering Preliminär rapport i tid 18

Frågor om snabba bokslut? Jonas.hoijer@cavendi.se www.cavendi.se 070-646 33 91 19