Protokoll fört vid styrelsemöte för Gymnastikförbundet Väst, torsdag den 2 februari 2012 klockan 17.30 på Östra Hamngatan 52. Närvarande: Christer Holmgren, ordf, Bodil Berntsson, Sofia Blom 3-8, Margaretha Elfving, Jessica Gustafsson 3 -, Kristina Göthberg, Jesper Hedlund. Förhindrad närvaro: Robert Andersson Från kansliet: Lena Fridlund Från valberedningen: Vivika Raumanni 1. 1 Mötets öppnande Ordförande hälsar alla välkomna. Vivika Raumanni, valberedningens ordförande, redogör för valberedningens arbete fram till dags dato och presenterar förslag till styrelse för GF Väst 2012 2013. Ordförande förklarar mötet öppnat. 2 Protokolljusterare Bodil Berntsson utses till protokolljusterare. Anmälan av övriga frågor 6 Bankkonton 7 f) Mentorskapsprogram 8 - Gymnastikens Hus - Trupp 10 Årets förening Fastställande av dagordning Dagordningen fastställs. 3 4
5 Protokolljustering Protokoll från 1 december justeras och läggs till handlingarna. 6 Ekonomi - Bokslut 2011: Lena och Christer redogör för bokslutet avseende år 2011. - Budget 2012: Styrelsen diskuterar den föreslagna budgeten för år 2012. - Verksamhetsplan 2012: Styrelsen beslutar att föreslå årsmötet att visionsdokumentet Gymnastiken Vill Väst 2011 2012 ska gälla även 2013 så tid finns att genomföra aktiviteter som planerats. - Styrelsen beslutar att ge kansliet i uppdrag att kontakta SEB för att ta reda på hur vi kan få en bättre avkastning på våra sparade bankmedel. Rapporter 7 a) Nytt bokföringsprogram - Lena rapporterar att nytt, webbaserat bokföringsprogram ska användas av kansliet med start år 2012. b) Gymnastikförbundets utmärkelser Lena meddelar att Gymnastikförbundet nu har ett nytt system för utmärkelser och förtjänsttecken. Detta kommer att läggas på hemsidan. c) Deltagande på DF:s årsmöten Styrelsen beslutar att utse representanter på DF:s årsmöten efter GF Västs årsmöte i mars. d) Gymnastikens Dag Lena rapporterar, efter uppdrag från Ewa, att Gymnastikens Dag kommer att genomföras med tolv föreningar söndag den 18 mars klockan 12.00 17.00 i Nordstan. e) Konsulenten rapporterar Lena berättar om uppsökande verksamhet per telefon och med personliga föreningsmöten samt att Gymnastikförbundet inlett ett samarbete med OLKA sportresor som kan erbjuda våra föreningar hjälp med researrangemang. f) Övriga rapporter - Mentorskapsprogram: Kristina rapporterar att hon och Ewa inom ramen för sitt uppdrag valt ut två ledare som ska få varsin mentor för att under ett år få hjälp att utvecklas i sitt ledaruppdrag. Kristina återkommer med förslag på arvodering av mentorerna. - Christer rapporterar att han uppvaktat Michael Cedstrand, vd för Idrottens Spel, på hans pensionsavtackning. - Christer, Lena och Ewa besökte GF Energos 90- årsjubiluemsföreställning i Valhalla Sporthall.
8 Kommittéärenden Trupp: Kommittén har lämnat en reviderad kalkyl över ekonomin för föreningsdrivna tävlingar. Efter årsmötet i mars får styrelsen fatta beslut i frågan om sådana tävlingar ska anordnas eller om de ska vara en regionsangelägenhet. Trupp: Margaretha väcker frågan om huruvida föreningen eller Gymnastikförbundet ska betala en vidareutbildning av förbundsdomare. Barn/ungdomskommittén: Kommittén önskar följa med på den av Gymnastikförbundets centrala barnkommitté anordnade studieresa till Danmark, som avser att samla alla regionala barnkommittéer för att tillsammans ta fram en verksamhetsplan för år 2013. Styrelsen beslutar att låta två av kommittéledamötena åka. Styrelsen rekommenderar att varje kommitté i fortsättningen lägger till en post för oförutsedda händelser i sin budget. Gymnastikens Hus: Kommittén har inkommit med en skrivelse rörande behov av redskap i GH. Efter årsmötet får styrelsen i uppdrag att utreda de ekonomiska förutsättningarna för nyinvesteringar och reparationer. 9 Besluts- och diskussionsfrågor a) Val av kommittéordförande för år 2012, MAG (per capsulam) Gösta Gustavsson omväljs som ordförande för MAG. b) Hyresavtal med Aspero (per capsulam) Styrelsen beslutar att Aspero även fortsättningsvis får betala 300 kronor i timhyra för sin verksamhet i Gymnastikens Hus. c) BUK:s medverkan på convent 4 5 februari (per capsulam) Styrelsen beslutar att låta två personer från Barn/ungdomskommittén åka på GympaKidz-convent. En av deltagarna finansierar sin medverkan genom pengar från Idrottslyftet. Priset är 2 500 kronor per deltagare. d) Nomineringar till VSIF/SISU Västs styrelser (per capsulam) Inga nomineringar finns. e) Årsmöte 25 mars Lena meddelar att Richard Fredriksson, ordförande i Alingsås IF, har accepterat att föreslås som ordförande för årsmötet. Styrelsen beslutar att till dagordningen lägga punkten Val av antal ledamöter i styrelsen för en tid av ett år. Styrelsen beslutar också att lägga en proposition som rör stadgeändring av 3 Kap GRF-styrelsen, 1 Sammansättning, kallelse och beslutsmässighet: Förslag: GRF-styrelsen består av ordförande samt åtta ledamöter Årsmötet ska föregås av en ordförandekonferens dit Gymnastikförbundets ordförande Malin Eggertz Forsmark är inbjuden för att berätta om Vision 2020.
9 forts. f) Årsberättelse 2011 - Lena presenterar årsberättelsen för år 2011. Önskemål finns om bilder på gymnaster som kommer från GF Väst. Lena får i uppdrag att kontakta Birgitta Rittner för att se om hon har bilder från exempelvis SM i Halmstad att sätta in i årsberättelsen. g) Kommittéregler (föreningstillhöriget, antal möten) Styrelsen får efter årsmötet i mars i uppdrag att utreda kommittéernas arbetsformer och sammansättning. h) Baby&barnmässan 2 4 mars Ingela, Pernilla och Ingela från BUK kommer att, tillsammans med kansliet, bemanna montern samt vid fyra tillfällen under lördag och söndag köra Bamsegympa från stora scenen. Gymnastikförbundet betalar medverkan medan GF Väst bemannar montern. Styrelsen beslutar att BUKledamöterna får en hotellövernattning som ersättning för sitt arbete. i) IDA BAD-mässan 20 22 november Lena meddelar att hon ska på informationsmöte med Mässan om Träffpunkt Idrott som ska anordnas i samband med mässan. Styrelsen beslutar att ta upp frågan om GF Västs medverkan efter årsmötet. j) Gymnastikförbundets arbetsordning Styrelsen beslutar att komplettera och förtydliga texten som behandlar ersättning enligt halvt prisbasbeloppsregeln med att styrelsearvoden undantas från denna regel då dessa räknas som en sidoinkomst. Övriga frågor 10 Årets ledare och årets förening Inga ansökningar har inkommit. Lena skickar ut en påminnelse. 11 Nästa möte Nästa möte blir den 8 mars klockan 17.30 på kansliet. 12 Mötets avslutande Ordförande avslutar mötet.
Göteborg 2012-02-02 Lena Fridlund, sekr Christer Holmgren, ordf Bodil Berntsson