AVTAL OM FÖRETAGSHÄLSOVÅRD FÖR ANSTÄLLDA VID JOMALA KOMMUN 1. PARTER 1.1 Jomala kommun (FO-nummer: 0205023-9) PB 2, AX-22 151 Jomala (nedan Beställaren ) och 1.2 xxxxxx xxxxxx (nedan Leverantören ) 2. KONTAKTPERSONER Beställaren och Leverantören benämns nedan gemensamt Parterna. Beställaren och Leverantören ska utse en kontaktperson var med uppgift att (i) kontrollera/övervaka att villkoren i detta avtal fullgörs och (ii) besvara frågor med anledning av detta avtal. Beställarens kontaktperson är: Ewa Danielsson, personalchef Telefon: +358 (0) 18 329 144 Mobil: +358 (0) 457 5244 049 E-post: ewa.danielsson@jomala.ax Leverantörens kontaktperson är: xxxxx Telefon: Mobil: E-post: 3. FÖREMÅL FÖR AVTALET 4. AVTALSTID OCH OPTION En eventuell ändring av kontaktperson eller kontaktuppgifter ska omgående skriftligen meddelas till den andra parten. Leverantören ska tillhandahålla företagshälsovårdstjänster och sjukvårdstjänster på allmänläkarnivå för anställda vid Jomala kommun på Åland. Detta avtal gäller från och med x.x.2017 till och med xx.xx.2019.
2(11) Beställaren har en option att förlänga avtalstiden med tolv (12) månader från och med x.x.2020 till och med xx.xx.2020 (oförändrade villkor). Beställaren ska senast sex (6) månader före upphandlingsavtalet slutar att gälla skriftligen meddela Leverantören ifall denne ämnar utnyttja optionen. Avtalet slutar att gälla utan föregående uppsägning. 5. FÖRETAGSHÄLSOVÅRD OCH SJUKVÅRDSTJÄNSTER PÅ ALLMÄNLÄKARNIVÅ 5.1. Lagstadgad förebyggande företagshälsovård (FPA 1) 5.1.1. Verksamhetsplan (enligt 11 i lagen om företagshälsovård (FFS 1383/2001)) En skriftlig verksamhetsplan för företagshälsovård ska upprättas senast inom 3 månader efter det att avtalet har trätt i kraft. Verksamhetsplanen ska innehålla de allmänna målen för företagshälsovården samt de behov som grundar sig på förhållandena på arbetsplatsen och de åtgärder som föranleds av dessa. Verksamhetsplanen görs upp för 1 5 år och ska ses över årligen. I planen beskrivs de allmänna arrangemangen för företagshälsovården såsom: 1. de allmänna målen för företagshälsovården; 2. verksamhetens innehåll och omfattning per ersättningsklass; 3. behov som grundar sig på förhållandena på arbetsplatsen; 4. företagshälsovårdens uppgifter (arbetsplatsutredningar, hälsoundersökningar, lämnande av uppgifter, rådgivning och handledning, sjukvård som ordnas utöver företagshälsovården); 5. huvudsaklig serviceproducent samt namngivna yrkesutbildade personer och sakkunniga inom företagshälsovården; 6. uppföljning och utvärdering av verksamheten; 7. samarbete t.ex. med arbetarskyddet, den övriga hälso- och sjukvården och rehabiliteringen; och 8. planens giltighetstid. I verksamhetsplanen beskrivs också åtgärder för upprätthållande, uppföljning och tidigt stödjande av arbetsförmågan. Vad gäller praxisen för upprätthållande av arbetsförmågan beskrivs i verksamhetsplanen: 9. företagshälsovårdens uppgifter för stödjande av arbetsförmågan och förebyggande av problem med arbetsförmågan i enlighet med god företagshälsovårdspraxis; 10. samarbete mellan arbetsplatsen och företagshälsovården där syftet är att identifiera behovet av tidigt stödjande, följa upp sjukfrånvaron samt göra upp och presentera rapporter om hälsosituationen och arbetsförmågan på arbetsplatsen; och
3(11) 11. samarbete mellan företagshälsovården och utomstående aktörer i ärenden som gäller arbetsförmåga. 5.1.2. Företagshälsovårdens innehåll (enligt 12 i lagen om företagshälsovård (FFS 1383/2001)) Arbetsplatsutredning Företagshälsovården ska utreda och utvärdera hälsan och säkerheten i arbetet och arbetsförhållandena genom upprepade arbetsplatsbesök och andra metoder inom företagshälsovården med beaktande av exponeringarna på arbetsplatsen, arbetets belastning, arbetsarrangemangen samt risken för olycksfall och våld (se 12 i lagen om företagshälsovård (FFS 1383/2001)). Arbetsplatsbesök ska genomföras i enlighet med verksamhetsplanen. Företagshälsovården ska lämna en skriftlig redogörelse över arbetsplatsbesöket. Utredning av risker till följd av arbetet och hälsoundersökningar som följer Hälsoundersökning genomförs på grundval av lag och förordningar och med regelbundna intervaller. Företagshälsovården ansvarar för att alla anställda kallas till och genomgår hälsoundersökning enligt verksamhetsplanen. Mer detaljerat innehåll för olika yrkesgrupper fastställs i verksamhetsplanen. När en avdelning genomgått de återkommande hälsoundersökningarna ska företagshälsovården lämna en allmän redogörelse över hälsotillståndet till arbetsgivaren. Åtgärdsförslag Beställaren ska på basis av arbetsplatsutredningar och hälsoundersökningarna få förslag till åtgärder för: förbättrandet av arbetet vad gäller hälsa och säkerhet; främjandet av de anställdas arbets- och funktionsförmåga; och vid behov för anpassandet av arbetet till de anställdas förmåga. Information, rådgivning och vägledning Leverantören ska ge rådgivning och vägledning till Beställaren och Beställarens personal gällande att förebygga de faror och olägenheter som arbetet, arbetsförhållandena eller arbetsmiljön kan orsaka. Uppföljning av hur arbetstagare klarar sig i arbetet och hänvisning till rehabilitering Leverantören ska följa upp och främja en handikappad arbetstagares möjligheter att klara sig i arbetet samt även ge råd gällande rehabilitering och vid behov hänvisas till vård eller medicinsk eller yrkesinriktad rehabilitering. Samarbete med andra aktörer Leverantören ska i ärenden som gäller de hos Beställaren anställdas arbetsförmåga och utvecklingen av arbetsplatsen samarbeta med nödvändiga samarbetspartners.
4(11) 5.2. Sjukvårdstjänster (FPA 2) Första hjälpen Leverantören ska bedöma risken för olycksfall och rekommenderar utgående från denna hurdan förstahjälpsutbildning och utrustning som behövs. Behovet av detta ska bedömas i arbetsplatsutredningen. Upprätthållandet och främjandet av arbetsförmågan Leverantören ska erbjuda sakkunnighjälp vid planeringen och genomförandet av åtgärder som ska upprätthålla arbetsförmågan på arbetsplatsen. Utvärdering och uppföljning av kvalitet och effekter Leverantören ska tillsammans med Beställaren följa upp effekterna av företagshälsovården. Ärenden som ska följas upp är företagshälsovårdens inverkan på hälsan samt inverkan av de förverkligade förslagen till åtgärder och i vilken mån de ekonomiska effekterna har realiserats på individ-, arbetsgemenskaps- och arbetsplatsnivå. De gemensamt överenskomna målsättningarna för företagshälsovården ska antecknas i verksamhetsplanen. Leverantören ska även följa upp kvaliteten på den egna verksamheten. Övriga hälso- och sjukvårdstjänster (enligt 14 i lagen om företagshälsovård (FFS 1383/2001)). Leverantören ska till Beställarens anställda erbjuda sjukvård som ges på allmänläkarnivå av företagsläkare och företagshälsovårdare samt nödvändiga laboratorieundersökningar enligt avtal. Verksamhetsstället ska minst ha öppet vardagar kl. 08-16. Kunden ska kunna boka mottagningstid åt sig själv på verksamhetsstället och per telefon under öppettiderna och/eller via internet. Vid brådskande ärenden ska kunden få tid hos företagshälsovården samma dag om bokning sker före kl. 10.00 på vardagar. Om bokning sker vardagar efter kl. 10.00, får han/hon tid hos företagshälsovården senast följande dag. Om bokning sker efter kl. 10.00 på fredagar får kunden tid på måndagen följande vecka. 6. REDOVISNING OCH ÅRSRAPPORT Leverantören och Leverantörens personal ska under avtalstiden i elektronisk form dagligen föra redovisning över hur många samt vilken typ av undersökningar som genomförts åt Beställaren och Beställarens personal. Beställaren har när som helst rätt att kontrollera redovisningen samt att redovisningen uppdaterats. Leverantören ska kontinuerligt under året avge skriftliga rapporter med reflektioner och analyser på basis av arbetsplatsutredningar och hälsokontroller vad gäller den utförda företagshälsovården åt Beställaren samt ge rekommendationer och förslag till åtgärder. I samband med årsrapporteringen ska Leverantören hålla en årlig genomgång av verksamhetsplanen med Be-
5(11) 7. KRAV PÅ LEVERANTÖREN 7.1. Tillämplig lagstiftning 7.2. Behövliga tillstånd 7.3. Språkligt krav 7.4. Verksamhetsplats 7.5. Underleverantörer ställaren och avge en skriftlig rapport, som kan ligga till grund för den fortsatta företagshälsovårdsplaneringen. Leverantören ska även sammanställa en årsrapport där det totala antalet undersökningar och vilken typ av undersökningar som genomförts åt Beställaren och Beställarens personal framgår. Årsrapporten ska ligga till grund för Beställarens ersättningsansökan till Folkpensionsanstalten i Finland ( FPA ). Årsrapporten ska skickas per e-post till Beställaren senast 31.1 i både PDF-format och i WORD-format. Leverantören ska utan extra kostnad, efter samtycke från Beställaren, sända basuppgifterna för ansökan elektroniskt till FPA. Vid utförande av uppdraget ska Leverantören följa direkt tillämpliga rättsakter från Europeiska Unionen, lagar och förordningar i Finland och på Åland samt tillämpliga bestämmelser utfärdade av finska och åländska myndigheter. Särskilt ska lagen om företagshälsovård (FFS 1383/2001) eller senare gällande lag på området iakttas. Leverantören ska under avtalstiden inneha ett tillstånd att utöva näring i landskapet Åland och ett tillstånd för att tillhandahålla behövliga hälso- och sjukvårdstjänsten som omfattar Åland. I och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt ska Leverantören och Leverantörens personal sköta alla kontakter med Beställaren och Beställarens personal på svenska. För att Beställaren och Beställarens personal utan oskäligt dröjsmål ska kunna utnyttja företagshälsovårdstjänsterna och sjukvårdstjänster på allmänläkarnivå ska Leverantören ha en verksamhetsplats på fasta Åland där samtliga tjänster mot personer kan erbjudas. Leverantören har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal. Användandet av underleverantör begränsar dock inte Leverantörens ansvar som huvudman för fullgörande av uppdraget. Leverantören ansvarar således för underleverantörers verksamhet som för egen verksamhet. Beställaren kan av särskild orsak neka Leverantören att anlita
6(11) 7.6. Inlämnande av intyg 8. LEVERANTÖRENS PERSONAL 9. BYTE AV PERSONAL 10. ERSÄTTNING en viss underleverantör. Alla nya underleverantörer och en redogörelse vilka åtagen underleverantörerna utför ska skriftligen meddelas till Beställaren. Leverantören ska årligen senast 31.12 till Beställaren inlämna ett högst tre månader gammalt intyg över betalda skatter eller ett intyg över skatteskuld eller en utredning om att en betalningsplan angående skatteskulden har gjorts upp och ett intyg över tecknande av pensionsförsäkringar samt över betalning av pensionsförsäkringsavgifter eller en utredning om att en betalningsöverenskommelse har ingåtts angående pensionsförsäkringsavgifter som förfallit till betalning. Leverantören ska vara införd i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivarregistret enligt lagen om förkottsuppbörd (FFS 1118/1996) samt i registret över mervärdesskattskyldiga enligt mervärdesskattelagen (FFS 1501/1993) eller motsvarande i annat land. Leverantören ansvarar för eventuella underleverantörers arbete och för att underleverantörerna uppfyller ovan ställda krav. Vid behov ska motsvarande intyg kunna inlämnas vad gäller underleverantörerna. Leverantören handhar som arbetsgivare den personal som används för utförandet av uppdraget. Leverantören ska vid utförande av uppdraget följa tilllämpliga arbetsrättsliga bestämmelser. Leverantörens personal ska ha sådan yrkeskunskap och den behörighet som krävs för att utföra uppdraget. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut personal, vilken Beställaren skäligen anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken Beställaren anser sig ha samarbetssvårigheter. Beställaren äger inte rätt att påkalla byte av personal utan saklig grund. Förändring av personal berättigar inte Leverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte heller grund för förändring av avtalade villkor. Ersättningen till Leverantören utgår kalendermånadsvis utgående från antalet utförda tjänster och enligt bifogade ersättningar och ersättningsgrunder för uppräknade företagshälsovårdstjänster och sjukvårdstjänster på allmänläkarnivå (Bilaga 1).
7(11) 11. BETALNINGSVILLKOR 11.1. Betalning Leverantören har inte rätt till någon extra ersättning för administrativt arbete såsom tidsbokning, expeditionsavgifter, statistikunderlag för ersättningsansökan till FPA, fakturering, informationsmaterial, uppdatering av Beställarens personaluppgifter, sammankallande till återkommande hälsoundersökningar samt löpande månatlig kontakt via mejl och telefon med Beställarens kontaktperson. Vid besök har Leverantören inte rätt till någon extra ersättning för mindre åtgärder såsom öronspolning, suturtagning, mindre sårvård, givande av vaccin eller injektion, utfärdande av A-intyg och recept. Ersättning för ovanstående och dylika kostnader utgår enbart från uppgiven ersättningsgrund för grundavgift och övriga uppgivna ersättningsgrunder. Vad gäller eventuella övriga tjänster eller specialtjänster som inte omfattas av avtalet överenskommes separat vid uppgörandet av verksamhetsplanen eller enligt annan överenskommelse. Betalning till Leverantören sker i efterhand mot faktura senast den 20:e varje kalendermånad. Fakturan ska skickas till Beställaren senast femton (15) dagar före förfallodagen. Fakturan ska skickas per e-post till info@jomala.ax i PDF-format. Av fakturan ska framgå hur många samt vilken typ av undersökningar som genomförts. Av fakturan ska mervärdesskattebeloppet framgå. Den årliga grundavgiften för verksamhetsåret ska omfattas och separat anges på fakturan vad gäller januari månad och utgå ifrån antalet anställda hos Beställaren i december året innan. 11.2. Rätt att hålla inne betalning och att göra avdrag 11.3. Dröjsmål med betalning Ifall Leverantören trots ett skriftligt meddelande från Beställaren inte åtgärdar uppkomna brister och klagomål vad gäller företagshälsovården och sjukvårdstjänster på allmänläkarnivå får Beställaren hålla inne betalningen till Leverantören fram till dess att Leverantören åtgärdat problemet. Rätten att hålla inne betalning gäller endast brister och klagomål som grundar sig på skäl som beror på Leverantören. Beställaren har även rätt att dra av ett eventuellt avtalsvite, enligt punkt 13 nedan, från betalningen till Leverantören. Ifall Beställaren inte betalar fakturan senast den 20:e varje kalendermånad, har Leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt bestämmelserna i räntelagen (FFS 633/1982) och lagen om betalningsvillkor i kommersiella avtal (FFS 30/2013).
8(11) 12. DRÖJSMÅL OCH FÖRHINDER 13. AVTALSVITE 14. FÖRTIDA UPPSÄGNING Leverantören har även rätt att avbryta fullgörandet av sina förpliktelser enligt detta avtal, ifall Beställaren ej erlägger betalning för en klar och ostridig faktura senast trettio (30) dagar räknat från förfallodagen. Leverantören ska, senast femton (15) dagar före ett planerat avbrott verkställs, skriftligen meddela Beställaren om avbrottet. Ifall någondera part märker att det kommer att uppstå dröjsmål eller förhinder med att fullgöra sina förpliktelser enligt detta avtal eller anser ett dröjsmål eller ett förhinder vara sannolikt, ska denne omgående skriftligen meddela den andra parten. Beställaren har rätt att erhålla avtalsvite om Leverantören inte fullgör sina förpliktelser enligt detta avtal på grund av skäl som beror på Leverantören. För varje påbörjat dygn/tillfälle som Leverantören inte fullgör sina förpliktelser enligt detta avtal har Beställaren rätt till ett avtalsvite om femhundra (500) euro. Avtalsvite får tas ut för högst trettio (30) dagar i följd. Bägge parter har rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan, ifall den andra parten på ett väsentligt sätt har brutit mot sina förpliktelser eller det är uppenbart att ett väsentligt kontraktsbrott kommer att inträffa. Om kontraktsbrottet kan rättas till, får en part säga upp avtalet endast när brottet är återkommande eller när den part som gjort sig skyldig till kontraktsbrottet inte rättat till brottet inom avtalad tid eller skälig tid efter det att den andra parten meddelat kontraktsbrottet skriftligen. Som väsentligt kontraktsbrott avses bland annat att Leverantören inte fullgör sina förpliktelser enligt detta avtal under en tidsperiod överstigande trettio (30) dagar. Som väsentligt kontraktsbrott avses även om Beställaren, trots Leverantörens skriftliga meddelande, inte erlagt betalning för en klar och ostridig faktura senast sextio (60) dagar räknat från förfallodagen. Beställaren har rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan, ifall Beställaren kan visa att denne inte skulle ha ingått avtalet med Leverantören om Beställaren vid upphandlingsbeslutet hade varit medveten om de faktiska omständigheterna kring Leverantören. Med dessa omständigheter avses de uteslutningsgrunder som räknas upp i 53 och 54 i lagen om offentlig upphandling (FFS 348/2007). Ifall avtalet sägs upp har Leverantören rätt att få full betalning för redan utfört arbete. Leverantören har däremot ingen rätt att erhålla någon annan ersättning med anledning av att avtalet upphör att gälla. Beställaren har rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan, om Leverantörens ekonomiska eller andra omständigheter har förändrats så väsentligt att det är sannolikt att Leverantören inte kommer att kunna fullgöra
9(11) 15. FORCE MAJEURE 16. SEKRETESS sina förpliktelser. Innan Beställaren säger upp avtalet är denne dock skyldig att underrätta Leverantören om att avtalet kan komma att sägas upp ifall Leverantören inte inom en skälig tid visar att denne kan fullfölja avtalet. Beställaren har rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan, om upphandlingsbeslutet upphävs eller ändras av domstol eller om Beställaren ej beviljas medel för verksamheten. Leverantören har i så fall ingen rätt att erhålla någon ersättning med anledning av att avtalet upphör att gälla. Leverantören har inte heller rätt till någon ersättning ifall upphandlingsavtalet ogiltigförklaras av domstol eller om avtalstiden förkortas av domstol. Bägge parter äger åberopa underlåtenhet att fullgöra avtalet, om dess fullgörande förhindras eller väsentligen försvåras till följd av omständigheter utanför parts kontroll såsom krig, mobilisering, politiska oroligheter, eldsvåda, naturhändelse eller arbetskonflikter. En part ska omgående skriftligen meddela den andra parten om att sådan omständighet inträffat och inom sju (7) dagar förse den andre parten med en utredning om hur omständigheten påverkar fullgörandet av förpliktelser enligt detta avtal. Medför omständighet som avses ovan att detta avtal ej skäligen kan fullgöras, äger vardera parten skriftligen med omedelbar verkan säga upp avtalet utan särskild ersättning till den del avtalets fullgörande på ovannämnda grund förhindrats. Beställaren har även, så länge en åberopad omständighet råder, rätt att anlita någon annan leverantör ifall detta är nödvändigt och möjligt. Bägge parter förbinder sig att hemlighålla konfidentiellt material och konfidentiell information som de med anledning av detta avtal erhåller från varandra. Som konfidentiellt material och konfidentiell information avses både muntliga och skriftliga uppgifter som enligt lag är sekretessbelagda. Det betraktas inte som sekretessbrott om uppgifter lämnas ut till myndigheter eller andra organ på grundval av förpliktande myndighetsbestämmelser. Bägge parter ska tillse att personer inom parternas organisationer och eventuella externa konsulter som erhåller tillgång till konfidentiell information är medvetna om att den konfidentiella informationen är sekretessbelagd. Bägge parter ska även tillse att dessa personer efterlever sekretessbestämmelserna i detta avtal såsom om de vore parter till avtalet. Leverantören får inte, utan ett skriftligt samtycke, använda detta avtal eller Beställarens namn i marknadsföring. Leverantören får dock utnyttja detta avtal som referens vid inlämnande av anbud till andra upphandlande enheter.
10(11) 17. ÖVERFÖRING 18. ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ingendera part har rätt att överlåta detta avtal eller de rättigheter eller förpliktelser som baserar sig på detta avtal utan den andra partens på förhand givna skriftliga samtycke. Eventuella ändringar eller tillägg till detta avtal ska för att träda i kraft göras skriftligen och bekräftas av bägge parter. 19. BISTÅNDSSKYLDIGHET VID BYTE AV LEVERANTÖR När Leverantören byts ut är denne skyldig att bistå Beställaren med att överföra förpliktelserna i detta avtal till den nya Leverantören. Leverantören har rätt att erhålla ersättning för de merkostnader Leverantören kan visa har samband med ett byte av leverantör. Biståndsskyldigheten börjar redan innan detta avtal slutat att gälla, när det har sagts upp i förtid eller när Beställaren meddelat att denne kommer att starta en ny upphandling av de tjänster som omfattas av uppdraget. Biståndsskyldigheten fortgår högst sex (6) månader efter det att detta avtal slutat att gälla. 20. TILLÄMPLIG LAG OCH TVISTELÖSNING På detta avtal tillämpas finsk lagstiftning samt åländsk lag till de delar landskapet Åland har egen lagstiftningsbehörighet. Alla eventuella tvister som uppstår på grund av detta avtal ska avgöras av Ålands tingsrätt som första instans. 21. KONTRAKTSHANDLINGAR OCH PRIORITERINGSORDNING De nedan angivna avtalsdokumenten kompletterar varandra på så sätt, att varje enskild bestämmelse som regleras i något av dokumenten ses som giltiga, även om bestämmelsen inte finns nämnt i varje enskilt dokument. Ifall det förekommer motstridiga uppgifter i nedan angivna dokument ska bestämmelserna tolkas i följande ordning: 1. villkoren i detta avtal; 2. Beställarens anbudsförfrågan (Bilaga 2); och 3. Leverantörens anbud i sin helhet (Bilaga 3).
11(11) 22. DATUM OCH UNDERSKRIFT Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, ett (1) för vardera parten. Jomala den xx juni 2016 JOMALA KOMMUN LEVERANTÖR John Eriksson Kommundirektör Namn Titel BILAGOR Alla ersättningar och ersättningsgrunder för företagshälsovårdstjänster och sjukvårdstjänster på allmänläkarnivå (Bilaga 1) Beställarens anbudsförfrågan (Bilaga 2) Leverantörens anbud i sin helhet (Bilaga 3).