Bilaga 22 sida 1 (6) Bilaga 22 till kundval hemtjänst IT relaterade beskrivningar
Bilaga 22 sida 2 (6) 1. Beskrivning av befintliga IT-system 1.1 Kommunens Intranät Utförare ska ha tillgång till Falkenbergs kommuns Intranät och de handböcker, riktlinjer och rutiner som publiceras på socialförvaltningens intranät. Kommunen förser driftsleverantören (idag Kerfi AB) med namn på den person hos utföraren som är behörig att anmäla nya användare. Utföraren ansvarar sedan för att personalen genom beställning till kommunens driftsleverantör ges behörighet till kommunens Intranät. Utföraren är skyldig att uppdatera sina personaluppgifter fortlöpande i enlighet med kommunens riktlinjer. 1.2 Krav på teknisk utrustning mm. hos utföraren 1.2.1 Datorutrustning Datorer med kapacitet för Windows 7 tillhandahålls av utföraren. Samtliga datorer ska i dagsläget vara installerade med ICA-klient 12.1 (kan förändras över tid). 1.2.2 Internetanslutning/webbläsare Utföraren ska tillhandahålla en stabil Internetanslutning. Vid förändrade kapacitetskrav ska utföraren uppgradera sin anslutning i enlighet med kommunens anvisningar. 1.2.3 Fax Kommunens biståndsenhet skickar en beställning av insatserna till utföraren. Beställningen skickas till utföraren via fax och kvitteras av utföraren. Utföraren ska tillhandahålla och bekosta faxapparat med funktion som säkerställer att kravet på sekretess uppfylls. 1.2.4 Kostnad Utföraren står för anskaffningskostnad, kostnader för funktionsduglighet samt anslutningskostnader för datorer och faxapparat,. 1.3 Verksamhetssystem Kommunen använder Magna Cura ÄoH som verksamhetssystem för äldre- och handikappomsorgen. I Magna Cura ÄoH registrerar biståndshandläggaren ansökan om hemtjänst, utreder biståndsbehovet och fattar beslut. Beställning skickas till uföraren via fax, se ovan. Efter det att utföraren kvitterat beställningen registrerar biståndshandläggaren datum för verkställighet av insatserna i Magna Cura. Kommunen tillhandahåller inte Magna Cura ÄoH för utförarens dokumentation, utan all dokumentation sker manuellt på papper. Kommunen kommer dock framöver kräva att utföraren dokumenterar i ett datasystem som kommunen tillhandahåller, se punkt 2 nedan.
Bilaga 22 sida 3 (6) 1.4 Meddix SVP Meddix SVP är ett webbaserat meddelandesystem för samordnad vårdplanering mellan kommun, landsting, öppenvård, primärvård och slutenvård. Syftet med den samordnade vårdplaneringen på sjukhus är att säkra en sammanhållen vård- och omsorgskedja genom att samordna insatserna och tydliggöra ansvarsfördelningen inför patientens utskrivning från sjukhuset. Utföraren ska ha tillgång till Meddix SVP och ansvarar för att personal genom beställning till IT-samordnare har behörighet till systemet. Utförare är skyldig att två gånger dagligen (fm. och em.) logga in i Meddix SVP för att bevaka inkomna inskrivnings- och utskrivningsmeddelanden. Utbildning i Meddix bekostas av kommunen. Utbildning ges till ett av utföraren utsett ombud, som i sin tur utbildar övrig personal hos utföraren. Utföraren står för eventuell kostnad för sin personal i samband med utbildningen. Kommunen tillhandahåller Meddix utan kostnad för utföraren. 1.5 Fakturering 1.5.1 SoL-insatser och servicetjänster Kommunen lämnar fakturaunderlag på papper till utföraren. Efter kontroll, eventuella rättelser och komplettering av frånvaro skickar utföraren justerat fakturaunderlag och faktura till kommunen. Ersättning till utföraren utbetalas via kommunens ekonomisystem (idag Raindance). Förfaringssättet kan komma att ändras då kommunen överväger införande av återrapporteringssystem. 1.5.2 HSL-insatser Utföraren lämnar varje månad, vid tidpunkt som kommunen beslutar, in skriftlig rapport över utförda HSL- insatser och frånvaro till kommunen. Efter kontroll, eventuella rättelser och kompletteringar skickar utföraren faktura till kommunen som betalar ut ersättning till utföraren via kommunens ekonomisystem (idag Raindance). Förfaringssättet kan komma att ändras då kommunen överväger införande av återrapporteringssystem. 2. Beskrivning av kommande verksamhetssystem 2.1 Pulsen combine Falkenbergs kommun kommer från och med den 1 april 2012 (datumet är preliminärt) att införa ett nytt verksamhetssystem för äldreomsorgen; Pulsen combine. Pulsen combine är en webbtjänst för myndighet, utförare och brukare. Utförare ska från och med det datum systemet är i skarp drift använda detta fullt ut för planering, dokumentation och uppföljning, samt för all kommunikation mellan beställare och utförare och där så är möjligt med brukare.
Bilaga 22 sida 4 (6) 2.1.1 Säker inloggning I Pulsen combine ska utförare logga in med SITHS-kort (Säker IT i Hälso- och Sjukvården). Det är en personlig id-handling och ett kort för säker identifiering. Utföraren står för kostnaden för kortläsare. Har utföraren tillgång till egen säker inloggning som uppfyller kraven för Pulsen combine, kan denna användas för anslutning. I det fall utföraren saknar möjligheter till säker inloggning kan kommunen mot avgift tillhandahålla utföraren sådan. Utföraren är skyldig att fortlöpande uppdatera sina personaluppgifter i HSA-katalogen (Hälso- och sjukvårdens adressregister) i enlighet med kommunens riktlinjer. 2.1.2 Pulsen combine utförarmodul beskrivning Utifrån myndighetens beslut och medborgarens val av utförare, görs en beställning av insatsen till utföraren som skickas inom systemet. En bekräftelse från utföraren på att beställningen tagits emot skickas till myndigheten och skickas även till brukaren. Efter att utföraren gjort en genomförandeplan skickas denna till både myndigheten och brukaren och en mer detaljerad insatsplan meddelas brukaren på den publika sidan. När insatserna utförts och rapporterats in i utförarens system, kan de omgående läsas hos myndigheten i den delen av systemet och av brukaren på dennes sida. När insatsen utförts, eller med jämna mellanrum om kommunen så beslutar, gör utföraren en måluppföljning som skickas till såväl myndigheten som medborgaren. Delegerade och ordinerade HSL-insatser kommer inledningsvis fortsatt att hanteras av kommunen i Magna Cura ÄoH. Beställning och kvittering sker som tidigare via fax till dess att kommunen beslutar annat. 2.1.3 Återrapportering Utföraren skall återrapportera insatser till kommunen i Pulsen combines utförarmodul. Har utföraren tillgång till eget uppföljningssystem, får detta användas under förutsättning att uppföljningssystemet är möjligt att ansluta till kommunens verksamhetssystem. Utföraren står för anslutnings-, drift- och eventuella transaktionskostnader. 2.1.4 Utbildning Utbildning ges till av utföraren utsett ombud, som i sin tur utbildar övrig personal hos utföraren. Utföraren står för eventuell kostnad för sin personal i samband med utbildningen. Vid större förändringar i systemet står kommunen för nödvändig utbildning och utföraren står för eventuella kostnader för sin personal.
Bilaga 22 sida 5 (6) 2.1.5 Krav på teknisk utrusting mm. hos utföraren 2.1.5.1 Datorutrustning Datorer med kapacitet för Windows 7 tillhandahålls av utföraren. Samtliga datorer ska i dagsläget vara installerade med ICA-klient 12.1 (kan förändras över tid). Lägsta skärmupplösning för Pulsen combine är 1024x768 bildpunkter. 2.1.5.2 Internetanslutning/webbläsare Utföraren ska tillhandahålla en stabil Internetanslutning. Vid förändrade kapacitetskrav ska utföraren uppgradera sin anslutning i enlighet med kommunens anvisningar. För utförartjänsten krävs Silverlights insticksmodul för installerad webbläsare. Silverlight uppgraderas via Windows Update och skall uppgraderas på uppmaning av Pulsen Application Omsorg inför nya versioner. Gällande version är Silverlight 4. Utföraren ska ha Acrobat Reader installerad. 2.1.5.3 Fax Beställning av delegerade och ordinerade HSL-insatser skickas till utföraren via fax och kvitteras av utföraren. Utföraren ska tillhandahålla och bekosta faxapparat med funktion som säkerställer att kravet på sekretess uppfylls. 2.1.5.4 Kostnad Utföraren står för anskaffningskostnad, kostnader för funktionsduglighet samt anslutningskostnader för datorer och faxapparat, Kommunen tillhandahåller Pulsen combines utförarmodul utan kostnad. 2.1.6 Support Support för inloggning i kommunens nätverk tillhandhålls av kommunens driftsleverantör (idag Kerfi AB). Support för inloggning i Pulsen combine och systemen i övrigt tillhandahålls av kommunens systemförvaltare. 3. Informationssäkerhet Beställaren har upprättat en informationssäkerhetsinstruktion för användare (Infosäk A). Utföraren skall se till att all personal inom verksamheten har fått en kopia av vid var tid gällande informationssäkerhetsinstruktion för användare, att innehållet i instruktionen regelbundet (minst två gånger per år) gås igenom på arbetsplatsträffar eller motsvarande samt att all personal i verksamheten i skriftlig handling genom sin namnunderskrift intygar att man tagit emot instruktionen, läst och förstått innehållet och kommer att följa den.
Bilaga 22 sida 6 (6) För Pulsen combine gäller att utföraren ska ha rutiner för att säkerställa bassäkerhet (se Infosäk A) för klienterna, som förutom datorer/arbetsstationer även omfattar smarta telefoner, PDA (handdatorer) och andra typer av produkter som har webbläsare och kan anslutas mot applikationen. Kommunen kan komma att fastställa ytterligare systemsäkerhetskrav.