Upphandlingspolicy MA Upphandlingsenheten Upphandlingspolicy 1(10)
Innehållsförteckning Upphandlingspolicy... 3 Upphandlingsrutiner... 3 Inledning... 3 Grunderna för offentlig upphandling... 3 Omfattning... 3 Upphandling över tröskelvärden... 4 Upphandling under tröskelvärden... 4 Tröskelvärden... 4 Skadestånd och ansvar... 4 Vad gäller inom Landstinget Blekinge... 4 Vem gör vad?... 4 Avtalstrohet... 4 Samordnad upphandling... 4 Upphandling över och under tröskelvärden... 5 Direktupphandling... 5 Avrop från ramavtal... 5 Miljö... 5 Tolkningsfrågor... 5 Beslut... 5 Undantag... 5 Rutinbeskrivningar... 6 Förbrukningsprodukter... 6 Tjänster och utrustning... 7 Upphandlingspolicy 2(10)
Upphandlingspolicy Vid anskaffning av varor och tjänster ska vi utnyttja vår storlek som köpare genom samordnad upphandling. All upphandling ska ske enligt gällande lagar och bestämmelser och enligt landstingets särskilda krav. All upphandling ska ske i nära samverkan mellan upphandlare och användare. All upphandling ska baseras på en helhetssyn (koncernnyttan) och på professionalism. Upphandlingsrutiner Inledning Landstinget Blekinge köper varje år varor och tjänster för över 800 miljoner kronor. Många anställda i olika funktioner deltar i upphandlingsarbetet. Upphandlingsbesluten har stor betydelse både för oss själva och för våra leverantörer. För att utnyttja upphandlingarnas möjligheter till besparingar måste alla som medverkar ha samma grundsyn och god kunskap om de lagar och rutiner som gäller för upphandling. Välutvecklade upphandlingsrutiner är en nödvändighet för att uppfylla de krav lagstiftningen ställer och samtidigt utnyttja de möjligheter till effektiviseringar och besparingar som erbjuds. Upphandlingsenheten har ett ansvar för att upprätthålla den upphandlingskompetens som krävs och utveckla ändamålsenliga rutiner samt att följa upp att all upphandling sker i enlighet med de regler som gäller såväl generellt som specifikt inom Landstinget Blekinge. För att säkerställa hög kvalitet skall all upphandling ske i samverkan mellan användare och upphandlare. Upphandlingsenhetens handläggaransvar i anskaffningsprocessen omfattar faserna från det uppdragsgivaren färdigställt sin kravspecifikation till dess avtal tecknats. Grunderna för offentlig upphandling Omfattning Alla former av köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster och byggentreprenader innefattas i definitionen upphandling, oavsett beloppets storlek. Den grundläggande principen för all upphandling är att den skall göras på affärsmässiga grunder, i konkurrens, och utan ovidkommande hänsyn. Lagen om offentlig upphandling (LOU) beskriver detaljerade krav på de olika skedena i en upphandling. Huvudprinciperna om affärsmässighet, bestämmelser för utvärdering av anbud och regler för överprövning och skadestånd gäller alla upphandlingar, stora som små. Vid upphandlingar under vissa s.k. tröskelvärden gäller dock bara ett begränsat antal av lagarnas detaljbestämmelser. Upphandlingspolicy 3(10)
Upphandling över tröskelvärden Alla upphandlingar över tröskelvärden måste annonseras i Europeiska unionens officiella tidning (EUT). Planerade större upphandlingar skall annonseras inför varje budgetår. Varje enskild större upphandling måste sedan annonseras både före anbudsinfordran och efter val av leverantör (resultatet). Öppen eller selektiv upphandling skall tillämpas vid upphandlingar över tröskelvärden. Förhandlad upphandling får bara tillämpas under vissa speciella förutsättningar. Möjligheten att förhandla med leverantör är mycket begränsad. Om nya krav uppkommer, utöver vad som finns specificerat i anbudsunderlaget, måste detta kompletteras och nya anbud infordras. Upphandling under tröskelvärden Vid upphandlingar under tröskelvärden kan ytterligare tre upphandlingsformer förekomma: förenklad upphandling, urvalsupphandling och direktupphandling. Vid förenklad upphandling och urvalsupphandling ställs något lägre formella krav än vid upphandling över tröskelvärdet. Vid direktupphandling krävs inte anbud. Huvudprinciperna om affärsmässighet gäller dock fortfarande. Tröskelvärden Tröskelvärdet för varor och tjänster är 200 000 euro. För bygg- och anläggningsentreprenader är tröskelvärdet 5 000 000 euro. Förannonsering (varor/a-tjänster) skall göras vid värden över 750 000 euro. Skadestånd och ansvar En leverantör som anser att han lidit eller riskerar att lida skada kan, under pågående upphandling, eller under minst tio dagar från det han erhållit information om upphandlingsbeslut, begära överprövning av upphandlingen. Det är länsrätten i den domkrets där den upphandlande enheten har sitt säte som hanterar överprövningen. En leverantör som anser sig förfördelad kan, inom ett år från den tidpunkt då upphandlingskontrakt föreligger, ställa krav på skadestånd från köparen. Sådant skadestånd kan uppgå till betydande belopp; dels förlorad handelsvinst, dels kostnader för anbudsräkning. Skadeståndsrisken gäller för upphandlingar såväl över som under tröskelvärden. Oavsett vem som inom landstinget begått ett brott mot upphandlingslagstiftningen så är det landstinget som juridisk person som ställs till ansvar vid eventuella skadeståndsanspråk. Vad gäller inom Landstinget Blekinge Vem gör vad? Avtalstrohet Samtliga anställda är skyldiga att följa ingångna avtal. Vid tveksamhet om vad som gäller skall Upphandlingsenheten kontaktas innan inköp får ske. Samordnad upphandling För att åstadkomma så förmånliga upphandlingsvillkor som möjligt samverkar landstinget med andra landsting och kommuner i vissa upphandlingsärenden. Upphandlingspolicy 4(10)
Upphandlingsenheten ansvarar för alla samordnade upphandlingar och för att upprätta ramavtal samt genomföra pris- och produktkontroller avseende större samordnade upphandlingar. Upphandling över och under tröskelvärden Upphandlingsenheten ansvarar för och handlägger alla upphandlingar som överstiger gällande tröskelvärden. Upphandlingsenheten ansvarar för och handlägger i huvudsak alla upphandlingar under tröskelvärdet (med undantag för direktupphandling) Dock kan detta, efter samråd, tillåtas ske direkt från berörd basenhet. Vid förenklad upphandling eller urvalsupphandling gäller ett antal regler som måste iakttas. Bland annat skall all anbudsinfordran vara skriftlig, sista dag för anbud anges, för sent inkomna anbud förkastas och får inga nya förutsättningar eller krav föras in vid anbudsvärderingen. Upphandlingsbeslut skall motiveras och formuleras entydigt, upplysningar om upphandlingsbeslutet lämnas till anbudsgivare och anbudssökande, aktuella tidsfrister därefter iakttas innan avtal får tecknas med antagen leverantör samt skall hela upphandlingsprocessen dokumenteras och diarieföras. Direktupphandling Direktupphandling får göras av basenhet när varans eller tjänstens värde inte överstiger två basbelopp. Upphandlingsenhetens upphandlare kan göra direktupphandling när varans eller tjänstens värde inte överstiger fem basbelopp. Vid beräkning av varans eller tjänstens värde skall samtliga kostnader som ingår i upphandlingen räknas in. Vid all direktupphandling gäller att avtal/beställning och anbud bör vara skriftliga. Avrop från ramavtal Avropen från gällande ramavtal kan ske från berörd basenhet. Överstiger varans eller tjänstens värde två basbelopp skall dock samråd ske med Upphandlingsenheten innan avrop får ske. Miljö Miljöfrågor skall beaktas i enlighet med miljöplanen och aktuell lagstiftning. Framtagande av miljökrav bör göras i samråd med landstingets miljöstrateg. Tolkningsfrågor Vid tveksamhet om en formell upphandlingssituation föreligger eller inte ansvarar Upphandlingsenheten för den juridiska bedömningen. Upphandlingsenheten ansvarar också för tolkning av lagar, bestämmelser och policy i övrigt. Beslut Beslut om antagande av leverantör (tilldelningsbeslut) fattas av den som, enligt gällande delegationsordning, är upphandlingsansvarig. Undantag Undantag från de generella handläggningsrutinerna gäller vad avser upphandlingar som omfattas av 3-4 kap. LOU t ex byggentreprenader, som handläggs av LFB Blekinge. Upphandlingspolicy 5(10)
Rutinbeskrivningar Förbrukningsprodukter Ramavtal Ansvarig 1a. Förnya avtal Upphandlingsenheten 1b. Nya avtal Uppdragsgivaren eller Upphandlingsenheten 2. Kravspecifikation Patientnära: Upphandlingsenheten och Arbetsgrupp Övrigt: Upphandlingsenheten 3. Arbetsgrupp Patientnära: Mindre arbetsgrupp Övrigt: Ingen arbetsgrupp 4. Sammanställning Upphandlingsenheten 5. Kravuppfyllnad Arbetsgrupp 6. Avsteg från lägsta kostnad Arbetsgrupp 7. Beslut Upphandlingsenheten 1. Upphandlingsenheten ansvarar för att ny upphandlingsprocess påbörjas när avtalstiden för befintliga ramavtal av förbrukningsprodukter går ut. Verksamheten och Upphandlingsenheten ansvarar gemensamt för att initiera en upphandlingsprocess då nya områden/behov uppstår. 2. Vid upphandling av patientnära produkter ansvarar Upphandlingsenheten och arbetsgrupp gemensamt för framtagande av relevant kravspecifikation. Vid upphandling av övriga produkter ansvarar Upphandlingsenheten ensam för framtagande av kravspecifikation. 3. Arbetsgruppen består, vid upphandling av patientnära produkter, av ett litet antal personer (1-3 st) med rätt att företräda verksamheten fullt ut. Vid upphandling av övriga förbrukningsprodukter genomförs upphandling av Upphandlingsenheten utan arbetsgrupp, men konsulteras relevanta företrädare vid behov. 4. När anbud inkommit ansvarar Upphandlingsenheten för att sammanställning görs utifrån totalkostnadsperspektivet. 5. Upphandlas patientnära produkter åligger det arbetsgruppen att bedöma och utvärdera inkomna anbuds kravuppfyllnad samt att skriftligen redovisa detta. 6. Samtliga upphandlingar skall på ett tydligare sätt genomföras utifrån huvudprincipen att lägsta totalkostnad antas. Undantag skall motiveras av arbetsgrupp/motsvarande och vara kopplat till patientsäkerhet. 7. Tilldelningsbeslut tas av behörig företrädare för Upphandlingsenheten. Upphandlingspolicy 6(10)
Tjänster och utrustning Investeringar/tjänster Ansvarig 1. Uppdrag Uppdragsgivare 2. Kravspecifikation Arbetsgrupp 3. Sammanställning Upphandlingsenheten 4. Kravuppfyllnad Arbetsgrupp 5. Avsteg från lägsta kostnad Arbetsgrupp 6. Beslut Upphandlingsenheten 1. Till uppdrag för genomförande av tjänsteupphandling eller specieupphandling i form av t ex medicinteknisk utrustning eller IT-hårdvara/mjukvara, skall ett väl genomarbetat underlag bifogas, innehållande tydlig definition av upphandlingsobjektet/tjänsten, utsedd företrädare för verksamheten, beräknad totalkostnad samt beräknat framtida behov av liknande produkter/tjänster. Sådant underlag skall vara framtaget ur ett koncernperspektiv. 2. När uppdraget inkommit ansvarar Upphandlingsenheten för att kontakt tas med relevanta stödverksamheter t ex medicinteknisk avdelning, IT-enhet och miljösamordnare, som vardera utser (en) företrädare för sin verksamhet till arbetsgruppen. I arbetsgruppen ansvarar sedan företrädarna för att relevanta krav avseende deras verksamhet tas fram till kravspecifikationen. Först därefter påbörjas upphandlingen. 3. När anbuden inkommit ansvarar Upphandlingsenheten för att sammanställning görs utifrån totalkostnadsperspektivet. 4. Det åligger företrädarna för arbetsgruppen att bedöma och utvärdera inkomna anbuds kravuppfyllnad avseende sin del samt att skriftligen redovisa detta. 5. Utvärdering skall på ett tydligare sätt genomföras utifrån huvudprincipen att lägsta totalkostnad antas. Undantag skall motiveras av arbetsgrupp/motsvarande och vara kopplat till patientsäkerhet. 6. Tilldelningsbeslut tas av behörig företrädare för Upphandlingsenheten Upphandlingspolicy 7(10)
Upphandlingspolicy 8(10)
Upphandlingspolicy 9(10)