Rapport, sammanställning av Malmös förvaltningars kompetensgap, mål och plan Stadskontoret

Rapport, sammanställning av Malmös förvaltningars kompetensgap, mål och plan 2016. Stadskontoret

Stadskontoret Innehållsförteckning Bakgrund och Syfte 3 Sammanfattning 3 Förvaltningarna inom det pedagogiska klustret 5 Förvaltningarna inom det tekniska klustret 8 Förvaltningarna inom stadsområdes-, sociala resurs-, fritid- och kultur klustret 10 Rekryteringsbehov 13 Kompetensförsörjningsarbetet 2017 14 2

Bakgrund och syfte I januari 2016 beslutade kommunstyrelsens arbetsgivarutskott att införa ett kommungemensamt arbetssätt kring kompetensförsörjning. Det gemensamma arbetssättet är ett ledningssystem som lägger grunden för ett strukturerat och systematiskt arbete med kompetensanalyser, gemensamma åtgärder och prioriteringar samt möjliggör en långsiktig kompetensförsörjningsstrategi för Malmö stad. Förvaltningarna ska årligen analysera verksamheternas kompetensbehov och tillgänglig kompetens. Genom att jämföra behovet med tillgången på kompetens framkommer kompetensgapet. Kompetensgapet redovisas både på kort sikt 1-2 år och på lång sikt 3-5 år. Analysen görs både kvantitativt, d.v.s. hur många inom en yrkesgrupp och också utifrån perspektivet kvalitativt d.v.s. vilken nivå på kompetens. När kompetensgapet är identifierat upprättas kompetensmål och kompetensförsörjningsplaner för att åtgärda kompetensgapet. Planerna innehåller åtgärder inom områdena, attrahera, rekrytera, introducera, utveckla/motivera och avveckla. Arbetet med gapanalyser och handlingsplanser enligt det gemensamma arbetssättet har genomförts för första gången under 2016. I denna rapport redovisas det samlade resultatet för Malmö stad. Syftet med sammanställningen är att beskriva Malmö stads prognostiserade kompetensgap samt vilka åtgärder förvaltningarna övergripande ska vidta för att få en bild över stadens utmaningar och planer och genom dessa kunna prioritera, kommunicera och påverka och få underlag till beslut och samverkan. Sammanfattning Nämnderna har ansvar för kompetensgap, mål och planer. Underlaget har tagits fram av förvaltningarna varför det i rapporten kommer att hänvisas till resultatet av förvaltningarnas arbete. Förvaltningarna ger uttryck för att processen att ta fram kompetensgap inneburit ett stort lärande. Kompetensgapen som redovisas baseras på prognoser och får inte betraktas som exakta värden. Förvaltningarna är i rapporten indelade i tre kluster; förvaltningar inom pedagogiska, tekniska, stadsområden/sociala resurs/ fritid och kultur -klustret. I första delen redovisas kompetensgap och planer och i andra delen redovisas prognostiserat rekryteringsbehov utifrån kompetensgap och personalomsättning. Förutsättningarna för analysarbetet i förvaltningarna har varit olika, i form av antal medarbetare, antal yrkeskategorier samt utmaningarna i yrkesgrupper med legitimationskrav. Året har inneburit ett lärande och planer finns upprättade i flera förvaltningar om hur kompetensförsörjningsarbetet ska utvecklas på tre års sikt. Kompetensgap Kompetensgap avser ökat eller minskat behov av kompetens kvantitativt eller kvalitativt. Kompetensgapen är generellt baserade på verksamhetens behov utifrån befolkningsökning. Utöver detta tar analyserna utgångspunkt i uppdrag och mål för respektive förvaltning. Exempelvis har parametrar som planerad verksamhetsförändring, nya samarbetsavtal, kvalitetsmål, lagkrav, policys och riktlinjer, arbetsmiljö samt digitalisering utgjort bas i analyserna. Kompetensgapen är endast baserade på behov av kompetensförändring i verksamheten och inte hur många som behöver rekryteras. Personalomsättningen tillsammans med andra parametrar som påverkar 3

rekryteringsbehovet som sjukfrånvaro, pensionsavgånga och tjänstledighet analyseras inför att kompetensförsörjningsplan upprättas för att vidta adekvata åtgärder. Underlaget till kompetensgapen i rapporten är hämtade från förvaltningarnas arbete under 2016. 93 yrkesgrupper är analyserade men enbart de yrkesgrupper där gap föreligger redovisas i sammanställningen. De kvantitativa kompetensgapen är sammanfattningsvis 2360, d.v.s. fram till 2021 behöver Malmö stads verksamheter utöka med 2360 medarbetare. Stadsområdesförvaltningarnas och sociala resursförvaltningens verksamheter står för 51 % av gapet, de pedagogiska förvaltningarnas verksamheter för 45 %, och verksamheterna inom de tekniska förvaltningarna för 4 %. Kompetensgapen är inte avrundade i materialet från förvaltningarna och inte heller i sammanställningen, men exaktheten i siffrorna ska inte tolkas som att gapen är exakta utan hanteras som en prognos. Flera förvaltningar har gjort kvalitativa analyser och sammanfattningsvis innebär de kvalitativa kompetensgapen att kompetensnivåerna för flera yrkesgrupper behöver höjas. Kompetensförsörjningsplan Kompetensförsörjningsplanerna för att åtgärda kompetensgapen innehåller aktiviteter inom områdena; attrahera, rekrytera, introducera, utveckla och motivera och avsluta. Nedan är en översiktlig sammanfattning av förvaltningarnas fokusområden för att åtgärda kompetensgapen och hur många förvaltningar som har med fokusområdet i kompetensförsörjningsplanen. I planerna finns med särskilda satsningar för året, vilket innebär att förvaltningen kan arbeta med områden som inte lyfts fram, med andra ord innefattas inte alla pågående kompetensförsörjningsaktiviteter. Kompetensutveckling 15 förvaltningar Introduktionsprogram/rutin 14 förvaltningar Analys och uppföljning av orsak till personalomsättning exempelvis genom exit enkät 13 förvaltningar Löneanalyser och prioriteringar kopplat till kompetens/arbetsvillkor 10 förvaltningar Förnyade arbetssätt, framtidens arbetsformer, exempelvis digitalisering 10 förvaltningar Attrahera o rekrytera 10 förvaltningar Nära samarbete med lärosäten 9 förvaltningar Se över befattning och roller, bemanningsplanering/resursoptimering 9 förvaltningar Ledarskapsutveckling 7 förvaltningar Karriärvägar, intern rörlighet och systematisk kunskapsöverföring 7 förvaltningar Kompetensbaserad rekrytering 4 förvaltningar 4

Förvaltningarna inom det pedagogiska klustret Ingår grundskoleförvaltningen (GRF), förskoleförvaltningen (FSKF) och Arbetsmarknads-gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen (AGVF). I nedanstående tabell redovisas de kvantitativa och kvalitativa kompetensgapen. Gap 1-2 avser kortsiktiga gap år 2017-2018 och gap 3-5 avser långsiktiga gap år 2019-2021 inklusive 2017-2018, d.v.s. gap från 2017 fram till 2021. Kvantitativt Kvalitativt Kvantitativt Kvalitativt Yrkesgrupper gap 1-2 Viss god hög mkt hög gap 3-5 viss god hög mkt hög Barnskötare (FSKF) -88-286 Barnskötare (GRF)* -43-94 Förskollärare inkl. förste förkollärare -83-203 (FSKF) Förskollärare (GRF) -23-49 Lärare grundskola 1-7 (GRF) -80-173 Lärare grundskola. 4-9 år (GRF) -43-94 Lärare, grundskola, specialped (GRF) -6-12 Fritidspedagog, grundskola (GRF) -29-63 Biträd rektor, grundskola (GRF) -8-18 Rektor, grundskola (GRF) -6-13 Kurator, grundskola (GRF) -6-12 Psykolog, grundskola (GRF) -3-7 Skolsköterska, grundskola (GRF) -6-13 Pedagoger förskola (FSKF) -15-39 Lärare exkl. SFI (AGVF) -2 23 13-18 -20 0 0 0 0 0 SFI lärare (AGVF) 0 5 0-5 0 0 0 0 0 0 Adm. (AGVF) 1 16 0-6 -9 0 6 1-6 -2 Arbetsmarknadssekr (AGVF) 0 9 22-17 -14 0 0 0 0 0 * barnskötare bedöms i GRF inte som en yrkesgrupp med stort kompetensgap och var därför inte analyserad i ursprungsmaterialet. I tabellen är det endast AGVFs yrkesgrupper som redovisar kvalitativa kompetensgap och grundskolan och förskolan har en treårsplan för implementeringen av den kvalitativa analysen. Kommentarer till gapet Arbetsmarknads-gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Förvaltningens analys visar inte på kvantitativa kompetensgap däremot kvalitativa gap inom yrkesgrupperna lärare, administrativ personal och arbetsmarknassekreterare, där kompetensnivån behöver höjas. Förvaltningen har identifierat ett antal ämnesområden inom läraryrket där brist kommer att uppstå på längre sikt vilket gör att rekryteringsläget är utmanande trots att det inte prognostiseras med en ökning av kompetens. Yrkesgrupperna specialpedagog och speciallärare bedömer förvaltningen som svårrekryterade både på kort och på lång sikt. Det kvantitativa behovet av SFI lärare ökar med 10 tjänster under 2017 och minskar med 10 tjänster 2018 och syns således inte i gapmallen. På grund av stora pensionsavgångar för SFI lärare både på kort och på lång sikt finns behov av att attrahera och rekrytera fler SFI lärare till förvaltningen. Det finns ett behov av att höja kompetensen för medarbetare med administrativa arbetsuppgifter för att ge stöd till chefer och medarbetare i 5

administrativa arbetet. Med höjda kompetensnivåer förväntas effektiviteten öka vilket på sikt kan medföra ett minskat behov av antal medarbetare med administrativa arbetsuppgifter. Grundskoleförvaltningen Grundskoleförvaltningen har gjort en kvantitativ analys av sitt kompetensgap och har upprättat en treårs plan för implementering av den kvalitativa kompetensanalysen. Utifrån ett övergripande kvalitativt perspektiv konstateras att 84 % av lärarna 2016 var behöriga. Grundskoleförvaltningens kvantitativa kompetensanalys omfattar ett antal större svårrekryterade yrkesgrupper. Kompetensgapet utgår ifrån personalstatistik och demografiska prognoser kring elevantal. Befolkningsprognoser visar att antalet elever i grundskoleålder ökar kontinuerligt under åren 2016-2021. Generellt råder ett utökat kompetensbehov både på kort och på lång sikt i yrkesgrupperna barnskötare, förskollärare, lärare, specialpedagoger samt fritidspedagoger. Förvaltningen har även identifierat ett utökat kompetensbehov för skolledare (rektorer och biträdande rektorer). Kompetensanalysen omfattar även skolsköterskor, kuratorer och psykologer där det också finns kompetensgap. Personalomsättningen inom flera av grundskolans yrkesgrupper innebär att rekryteringsbehovet numerärt är mycket högre än kompetensgapet Förskoleförvaltningen Förskoleförvaltningen har gjort en kvantitativ analys av sitt kompetensgap och har upprättat en treårs plan för implementering av den kvalitativa kompetensanalysen. Utgångsläget för analysen är att det råder en brist på förskollärare. Andelen förskollärare (av förvaltningens totala pedagogiska yrkesgrupper) var 35 % 2016 med målet är att andelen ska öka till 45 % år 2021. I förskolenämndens yttrande framgår att nämnden gör bedömningen att antalet förskollärare kan variera per år utifrån den brist på förskollärare som råder. För att öka andelen med pedagogisk högskolekompetens och bredda kompetensen har förvaltningen behov av att öka antalet pedagoger. Sen 2013 har gruppen barnskötare ökat med 40 % både kopplat till utbyggnad av verksamheten och förkollärarbristen. Antalet barnskötare förväntas fortsätta öka fram till 2018 för att sedan avstanna i takt med att antalet förskollärare ökar. Den kvantitativa analysen visar tydligt att förskoleförvaltningen fortfarande står inför utmaningar för att klara kompetensförsörjningen både vad gäller förskollärare och barnskötare på både kort och på lång sikt. Personalomsättningen inom förskolläraryrket innebär att rekryteringsbehovet numerärt är avsevärt mycket högre än kompetensgapet. Analys av gapet; Grundskoleförvaltingen och förskoleförvaltningen har stora kompetensgap både på kort och låg sikt. Den nationella lärarbristen tillsammans med rörlighet inom yrket skapar ett utmanande rekryteringsläge. Förvaltningarna konkurrerar i viss mån om samma yrkesgrupper och det totala gapet för barnskötare, förskollärare och skolledare behöver ses kommunövergripande. Exempelvis blir det totala gapet för barnskötare 380 på lång sikt för staden där grundskoleförvaltningen står för 25 % av behovet. Sammanfattning av kompetensförsörjningsplanerna Förvaltningarna i det pedagogiska klustret har en medvetenhet om kompetensgapen och har sedan tidigare utarbetade handlingsplaner och strategier både gällande att attrahera och rekrytera nya medarbetare men också att behålla redan anställda medarbetare. Förvaltningarna arbetar redan idag proaktivt med att stärka och behålla befintlig kompetens, då personalomsätningen även fortsatt kommer att ha stor påverkan på rekryteringsbehovet. Gemensamt för förvaltningarna är att de har kompetensgap inom svårrekryterade yrkesgrupper och inte kommer att kunna rekrytera sig ur gapen utan behöver minska personalomsättningen och att fortsätta att utveckla nya arbetssätt. Arbetsmarknads-gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen (AGVF) Övergripande kompetensmål för AGVF är erbjuda och kommunicera attraktiva tjänster som lärare söker sig till och som de stannar i. Den specialpedagogiska kompetensen ska höjas genom att fler lärare vidareutbildar sig till specialpedagoger eller speciallärare. För arbetsmarknadssekreterare och administratörer är målet att höja kompetensnivån. 6

AGVFs fokusområde i handlingsplanen är att attrahera fler personer att utbilda sig till SFI lärare samt andra vågens lärare, d.v.s. de som har ämneskompetens och som behöver komplettera med pedagogik. Ett systematiskt arbete med övningsskolornas roll för arbetsgivarvarumärket gentemot studenter pågår. Kompetenskraven vid nyrekrytering för arbetsmarknadssekreterare ses över för att tydliggöra behovet av den analytiska förmågan. Framtagandet av en digital introduktion för AGVF planeras. Förvaltningen kommer att arbeta med karriärvägar inom administration, införande av kompletterande kompetenser som avlastning för lärare, vidareutveckling av teknotek (IT-baserade verktyg för stimulerande lärandesituationer) och olika insatser för att utveckla och motivera medarbetare såsom exempelvis underlätta vidareutbildning av redan anställda medarbetare. Arbetet med en systematisk uppföljning av avgångsorsaker genom enkät och samtal pågår. Grundskoleförvaltningen Kompetensförsörjningen är en av förvaltningens stora utmaningar. Antalet elever ökar samtidigt som tillgången på behöriga lärare är begränsad. Personalomsättningen har en stor påverkan på rekryteringsbehov och åtgärder för minska personalomsättningen blir allt viktigare. Förvaltningen arbetar aktivt med att ge yrkeskickliga lärare möjlighet att göra karriär genom att skapa karriärvägar och utveckla pedagogiken och genom detta göra läraryrket mer attraktivt samt att locka fler sökande till lärarutbildningen. De redovisade kompetensanalyserna visar på utmaningar när det gäller profilering, rekrytering, bemanningsplanering och sättet att organisera arbetet eftersom tillgången på behöriga lärare är begränsad. Förvaltningen har en strategisk plan med 6 prioriterade områden som tar sikte på profilering av grundskola som attraktiv arbetsplats, rekryterings- och bemanningsinsatser, attraktiva anställningsvillkor, kompetensutvecklingsinsatser, attraktiva karriärvägar och insatser kopplat till arbetsmiljö och hälsa. Förvaltningen har under 2016 bl.a. skapat möjligheter för nyanlända lärare att med handledning praktisera i förvaltningen, skapat nya arbetstillfällen för seniora medarbetare samt arbetat fram förslag på ett antal nya befattningar i syfte att komplettera befintliga kompetenser i grundskolan. Implementering av förste fritidspedagog sker under 2017 som en karriärväg och under 2017 påbörjas också en uppdragsutbildning i samarbete med Kristianstad högskola i syfte att utbilda befintliga medarbetare till grundlärare med inriktning fritidshem. Digitalisering är ett prioriterat område där bl.a. är ett nytt IT-stöd, Resursdatabas, är under utveckling. Grundskoleförvaltningen har gjort en övergripande kartläggning och analys samt vidtagit åtgärder för att minska personalomsättningen i yrkesgrupperna lärare och skolsköterskor Förskoleförvaltningen Malmö stad har sedan 2006 haft kompetensförsörjningsplaner för förskoleverksamheten och i Maj 2016 togs beslut i kommunstyrelsen om förskoleförvaltningens nya handlingsplan för kompetensförsörjning 2016-2018. I handlingsplanen finns fyra fokusområden för att åtgärda kompetensgapet; att arbeta med yrkeskategorier och karriär, ledarskap, kommunikation samt rekryterings-, löne- och anställningsvillkor. Utöver dessa pågående aktiviteter arbetar förvaltningen med organisationsutveckling - ny ledningsstruktur samt med ett extra fokus på kompetensförsörjning för barnskötare och pedagoger. För yrkesgruppen barnskötare innebär det att kartlägga kompetens för att skapa utvecklings- och karriärplaner, individuellt anpassad introduktion, identifiera karriärvägar, samarbete med utbildningsaktörer, olika attrahera- och rekrytera insatser samt fortsättning med traineeplatser (i samarbete med AGVF) som ett led i att säkra barnskötarkompetensen. En ny profil och uppdragsbeskrivning för pedagoger som förstärkande kompetens inom förskolan implementeras och arbetet med att attrahera och rekrytera pedagoger intensifieras. Införandet av förste förskollärare och biträdande förskolechef möjliggör nya karriärvägar för förskollärare. En enhet med inriktning att attrahera och rekrytera hösten inrättades 2015. Rekryteringen är viktig parallellet med att behålla o utveckla medarbetare och att skapa en god arbetsmiljö med tid för kvalitets och verksamhetsutveckling. 7

Förvaltningarna inom det tekniska klustret Ingår Fastighetskontoret, Gatukontoret, Miljöförvaltningen, Serviceförvaltningen, Stadsbyggnadskontoret och Stadskontoret I nedanstående tabell redovisas de kvantitativa och kvalitativa kompetensgapen. Gap 1-2 avser kortsiktiga gap år 2017-2018 och gap 3-5 avser långsiktiga gap år 2019-2021 inklusive 2017-2018, d.v.s. gap från 2017 fram till 2021. Kvantitativt Kvalitativt Kvantitativt Kvalitativt Yrkesgrupper gap 1-2 Viss god hög mkt hög gap 3-5 viss god hög mkt hög Kock (serviceförvaltningen) -16 0-16 0 0-50 0-50 0 0 Bygglovsarkitekt (SBK) -2 0 0 0-2 0 0 4-1 -3 Teknikingenjör/byggnadsingenjör -3 0 0 0-3 -3 0 0 0-3 (SBK) Planarkitekt (SBK) 0 0 0-1 -1-3 0 0-2 -1 PI-utredare (SBK) -2 0 0 1-3 0 0 0 0 0 Lovingenjör (SBK) -2 0 0-2 0 0 0 0 0 0 Upphandlare (STK) -4 2 3-6 -3-3 2 0 0-5 Ingenjör (GK) -10-10 Ekologi- och landskapsplanering (GK) -5-5 Arrangemangsproduktion (GK) -5-5 Upphandling och entreprenad (GK) -5-5 Miljöinspektör (MILJÖFV) -3-3 -5-5 * Det har rapporterats in ytterligare yrkesgrupper från de tekniska förvaltningarna dock utan identifierade gap. Kommentarer till gapet Gatukontoret Gatukontoret kommer att behöva öka antalet medarbetare inom flera yrkesgrupper mot bakgrund av befolkningsökningen och en ambition att höja leveransstandarden. Yrkesgrupperna bedöms redan idag ha hög arbetsbelastning. En ökad grundbemanning och breddad kompetens genom kompetensutveckling planeras för att minska sårbarheten i verksamheten. Genomförandet av en översyn av befattning och roller kommer göras för att möjliggöra en optimal arbetsuppgiftsfördelning kopplat till kompetens. En prioriterad utmaning kommer vara att minska personalomsättningen. Fastighetskontoret Fastighetskontoret har sedan 2013 haft en årlig ökning av antal medarbetare motsvarande 10 % vilket skapar ett kvalitativt gap då nya medarbetare behöver introduceras innan de når upp till hög och mycket hög kompetens. En av förvaltningens främsta utmaningar är att behålla medarbetare med hög och mycket hög kompetens. Personalomsättningen förväntas öka och verksamheten behöver planeras utifrån det. En annan utmaning som lyfts fram är osäkerheten kring hur digitaliseringen och automatiseringen kommer att påverka behovet av antal medarbetare och vilken kompetensnivå som kommer att behövas. Stadsbyggnadskontoret Stadsbyggnadskontoret gör bedömningen att personalomsättningen sannolikt kommer att öka. En av utmaningarna som stadsbyggnadskontoret står inför är att behålla och rekrytera medarbetare med hög eller mycket hög kompetens. En annan utmaning är digitaliseringen, som kan komma att påverka behovet av antalet medarbetare och deras kompetensnivå. Förvaltningen bedömer att risken för att inte kunna behålla och rekrytera medarbetare med kompetensnivå hög eller mycket hög som möjlig. Konsekvensen av den möjliga risken är att kvaliteten på uppdrag kan försämras och fel kan förekomma. 8

Miljöförvaltningen Miljöförvaltningen har inte identifierat något större kvantitativt gap varken på kort eller på lång sikt. Dock framför miljöförvaltningen att utan utökade resurser för att anställa fler medarbetare blir konsekvenserna sannolikt att miljöförvaltningen får svårt att hantera och möta stadens utmaningar samt uppnå kommunfullmäktigemålen En ekologiskt hållbar stad och En ekologiskt hållbar stad. Kvalitativt är den främsta utmaningen inom flera av kompetensområdena att rekrytera och utveckla såväl bred som djup kompetens samt att hitta nya sätt att möta de utmaningar som en snabbt växande stad genererar. Serviceförvaltningen På serviceförvaltningen finns ett kvantitativt behov av kockar med god kompetens, både på kort och på lång sikt. Behovet är identifierat mot bakgrund av den estimerade befolkningsökningen och därmed elevantal. Analys av kompetensgapet; Sammanfattningsvis är kock den enda yrkesgruppen inom de tekniska förvaltningarna där ett större kvantitativt kompetensgap har prognostiserats. Både gatukontoret och stadskontoret har kompetensgap inom yrkeskategorin upphandlare med olika specialistinriktningar, en brist som riskerar att påverka verksamheten. De övriga gapen innebär främst en förflyttning från viss/god till hög/mycket hög och utmaningen består i att behålla, utveckla och attrahera mycket hög kompetens. Sammanfattning av kompetensförsörjningsplanerna De tekniska förvaltningarnas kompetensförsörjningsplaner innehåller åtgärder inom introduktionsområdet med introduktionsprogram och rutiner. Flertalet förvaltningarna utvecklar samarbetet med högskolor/universitet, definierar och tydliggör möjlighet till karriär och intern rörlighet samt utvecklar rekryteringsprocessen. Förvaltningarna utvecklar teamorienterat arbetssätt, systematisk kompetensöverföring, kompetensutveckling och gatukontoret arbetar med successionsplanering. Arbetet med lönestrukturer och attraktiva arbetsvillkor fortsätter i flera av förvaltningarna samt utvecklingen av förnyade arbetssätt genom digitalisering och verksamhetsutveckling. Samtliga förvaltningar kommer att utveckla rutiner för uppföljning av avgångsorsaker genom samtal och/eller enkät. Serviceförvaltningen har också åtgärder inom jämställdhet och antidiskrimineringsarbete, kompetensutveckling inom medarbetarskap för förbättrad hälsa och hållbart arbetsliv och utveckling av språkkunskaper för ca 10 % av medarbetarna för arbetsmiljöarbetet. Det finns behov för förvaltningen att hitta möjligheter för intern rörlighet inom staden för medarbetare som pga. hälsoskäl behöver mindre fysiskt belastande arbete. Vidare planeras ett inkluderande visions- och målarbete. 9

Förvaltningarna inom Stadsområdes-, sociala resurs-, fritid- och kulturklustret Ingår samtliga fem stadsområdesförvaltningar, sociala resursförvaltningen, fritidsförvaltningen och kulturförvaltningen. I nedanstående tabell redovisas de kvantitativa och kvalitativa kompetensgapen Gap 1-2 avser kortsiktiga gap år 2017-2018 och gap 3-5 avser långsiktiga gap år 2019-2021 inklusive 2017-2018, d.v.s. gap från 2017 fram till 2021. Kvantitativt Kvalitativt Kvantitativt Kvalitativt Yrkesgrupper gap 1-2 Viss god hög mkt hög gap 3-5 viss god hög mkt hög Undersköterska -378 139-35 -347-139 -706 152 19-649 -243 Stödpedagoger -179 7 0-88 -98-282 5-3 -128-156 Socialsekreterare -174 72-142 -54-50 -274 22-70 -133-95 Sjuksköterska -52 4 2-21 -37-146 4-14 -25-75 Fritidsassistent -22 3 17-19 -19-49 3 7-28 -29 Biståndshandläggare -20 14 0-10 -21-30 12 0-8 -31 Sjukgymnast/fysioterapeut -11 1 7-3 -16-24 1 9-5 -29 Sektionschef IoF -10 5-10 -5 0-27 -5-10 -7-5 Arbetsterapeut HSL -10 0 19-10 -19-23 0 21-15 -29 Bibliotekarie* -9-1 -1-4 -3-23 -3-6 -10-4 Sektionschef ord/särsk. boende -8 8 7-15 -18-24 8 5-23 -14 Sektionschef LSS -7 5 9-13 -8-9 5 14-18 -10 Idrottsplatsvaktmästare (FRITDFV) -6 0-2 -4 0-19 5-9 -10-5 Stödassistenter -5 80 111-163 -33 24 83 203-165 -97 Sektionschef HSL -4 1 2-4 -3-7 1 0-1 -7 Arbetsterapeut LSS -3 5 0-5 -3-8 5-1 -6-6 Badvärd (FRITIDFV) -3 8-5 -5-1 0 5 4-8 -1 Sektionschefer (bibliotek o fritid) 0 1 9-8 -2-2 1 7-7 -3 Sektionschef bistånd 0 0 0 0 0-1 0 3-4 0 Fritidsledare 14 6 10-2 0 18 6 12 0 0 Vårdbiträde 254 63 214-8 -15 419 70 356-15 8 * Kulturförvaltningen bedömer inte att det finns något kompetensgap för bibliotekarier på kort eller lång sikt. Det prognostiserade gapet är gjort i stadsområdena. Kommentarer till gapet Stadsområdesförvaltningarna och sociala resursförvaltningen Stadsområdesförvaltningarna och sociala resursförvaltningen har gjort en samlad analys för de gemensamma yrkesgrupperna. Ett undantag är arbetsterapeuter där analysen skett per verksamhet (HSL och LSS) Kompetensgapen visar att verksamheterna har för få medarbetare i de berörda yrkeskategorierna. Analysarbetet har utgått ifrån befolkningsökning, förändring av verksamheter samt omvärldsfaktorer och politiska inriktningsbeslut för respektive verksamhet. Ökade krav och komplexiteten i uppdragen i kombination med att erfarna medarbetare slutar gör att kompetensnivåerna också behöver höjas. 10

Yrkesgruppen undersköterskor har ett tydligt kvantitativt och kvalitativt kompetensgap på kort och lång sikt. Detta kopplas bland annat till de krav som det nya hälso- och sjukvårdsavtalet innebär. Även sektionschefer har ett både kvantitativt och kvalitativt kompetensgap. Vårdbiträden har ett kvantitativt överskott på kort och lång sikt och i korrelation till bristen på undersköterskor är tanken att vidareutbilda vårdbiträden till undersköterskor. Utbyggnaden av LSS verksamheten skapar både ett kvantitativt och kvalitativt kompetensgap. Målet är att öka antalet stödpedagoger för att höja kvaliteten i verksamheten, öppna upp för bredare kompetens samt skapa interna karriärvägar. Stödassistenter har främst ett kvalitativt kompetensgap där kompetensnivåerna ska förflyttas från viss/god till hög/mycket hög. Yrkesgruppen socialsekreterare har ett tydligt kompetensgap, både kvantitativt och kvalitativt. Behovet av fler socialsekreterare medför också behov av fler sektionschefer. Särskilda svårigheter är identifierade gällande rekrytering av seniora socialsekreterare och sektionschefer. Inom fritidsverksamheten pågår utbildning och konvertering av fritidsledare till fritidsassistenter. Fritidsverksamheten behöver kompletteras med ytterligare yrkeskategorier, troligtvis med akademisk examen. Nyanländas behov av språkutveckling, fritidssysselsättning och integrering ställer nya krav på kompetensen hos medarbetarna inom fritidsverksamheten. Även biblioteken inom stadsområdena bedöms behöva komplettera med yrkeskategorier som kan möta verksamhetens behov. Fritidsförvaltningen Fritidsförvaltningen har redovisat kompetensgap inom de två största yrkesgrupperna, idrottsplatsvaktmästare och badvärdar. Kompetensnivåerna behöver också höjas eftersom fler specialiserade anläggningar ska hanteras. Kulturförvaltningen Kulturförvaltningen konstaterar att det inte finns något kompetensgap för de största yrkesgrupperna inom förvaltningen: bibliotekarier, biblioteksassistenter och musiklärare men det finns ett generellt behov av ökad digital kompetens över hela verksamheten samt ett behov av att säkerställa tillgången till planeringssekreterare med specialistkompetens. Förvaltningen bedömer att tillgången på kvalificerade bibliotekarier är god på kort och lång sikt men inom stadsområdena redovisas kompetensgap för bibliotekarier på områdesbiblioteken. Analys av kompetensgap; De kvantitativa och kvalitativa kompetensgapen för undersköterskorna vägs till viss del upp av omvandlingen av vårdbiträden men kräver ändå en utökning av antalet medarbetare. Kompetensgapet för socialsekreterare både kvantitativt och kvalitativt utmanar då det är brist på erfarna socialsekreterare, konkurrens som kompetensen och en utmanande personalomsättning. Sammanfattning av kompetensförsörjningsplanen Stadsområdesförvaltningarna och sociala resursförvaltningen Förvaltningarna belyser att det generellt finns behov av kompletterande yrkeskategorier och stödfunktioner alternativt en annan organisering i syfte att minska kompetensgapen. Verksamheterna har ett behov av att utveckla användandet av digitala tjänster och arbetssätt med ett fokus på IT-utveckling och ökad digital kompetens. Förvaltningarna kommer att arbeta med att få fler att söka till yrkesutbildningar, som till exempel undersköterska och stödassistent/stödpedagog och se över alternativa rekryteringsvägar. Utveckling av introduktion för nyanställda samt ett systematiskt samarbete med utbildningssamordnare planeras. Ett viktigt område för att åtgärda kompetensgapen är översynen av roller, uppdrag och stödfunktioner för att säkerställa att rätt kompetens gör rätt saker i rätt tid. Vidare kommer arbetet med kompetensutveckling utifrån yrkesgruppers behov och ett fortsatt lönestrategiskt arbete inom Malmö stad att fortsätta. Förvaltningen ska systematiskt följa upp avgångsorsaker och har som målsättning att minska 11

personalomsättningen för framförallt yrkeskategorierna; biståndshandläggare, fysioterapeuter/sjukgymnaster, sjuksköterskor, socialsekreterare, sektionschefer inom LSS/vård och omsorg. Kulturförvaltningen Kulturförvaltningen ska fortsätta arbetet med kompetenshöjande insatser för medarbetare inom digitalisering samt säkerställa digitalkompetens vid nyrekrytering. Fritidsförvaltningen Fritidsförvaltningen konstaterar att badvärdar har en i förvaltningen jämförelsevis hög sjukfrånvaro och personalomsättning och det är därför extra angeläget att arbeta aktivt med arbetsmiljön, kompetenshöjande åtgärder och tydliggöra karriärvägar. Då badmästarutbildningen upphört ställs det krav på intern kompetensutveckling. För båda yrkesgrupperna finns planerade åtgärder för att attrahera, rekrytera, förbättra introduktionen och behålla och utveckla medarbetare för att tillgodose verksamheten. 12

Rekryteringsbehov Förvaltningarna har tagit fram kompetensgap där rekryteringsbehovet inte är med som parameter. För att göra en estimering över rekryteringsbehovet används modellen för personalframskrivningen. Medräknat är förutom kompetensgapet även personalomsättning. Ytterligare parametrar som också kan ge upphov till ett rekryteringsbehov så som exempelvis sjukfrånvaro, föräldraledigheter, tjänstledigheter, deltid som i vissa förvaltningar också får ett genomslag på rekryteringsbehovet är inte medräknat i modellen. I modellen för personalframskrivningen är utgångpunkten dagens nyckeltal på kompetens förändrade i takt med befolkningsökningen. När kompetensgapen som är prognoser och baserade på fler parametrar än bara befolkningsökning läggs till modellen för personalframskrivningen tydliggörs att flera förvaltningar är i behov av större kompetensförändringar. I tabellen nedan är några av förvaltningarnas kvantitativa kompetensgap omräknat till per år. Rekryteringsbehovet uppräknat enligt modellen, där modellens antaganden om personalomsättning och pensionsavgångar (baserade på 2011-2015 års statistik) också inkluderas blir då också högre. Eftersom modellen bygger på statistiska antaganden om personalomsättningen som baseras bakåt i tiden kan personalomsättningen i flera fall vara högre än beräkningsmodellen vilket gör det faktiska rekryteringsbehovet högre. År 2017 har förvaltningarna prognostiserat med gap för undersköterskor på 189 medarbetare. För att utöka med 189 behöver 422 rekryteras. År 2021 är gapet 109 och rekryteringsbehovet för att fylla gapet är 342 givet personalomsättningen enligt modellen i personalframskrivningen. Utökning/gap 2017 Yrkesgrupper Rekryteringsbehov 2017 Utökning/gap 2021 Rekryteringsbehov 2021 Undersköterska 189 422 109 342 Socialsekreterare 87 242 33 200 Sjuksköterska 26 58 31 66 Biståndshandläggare 10 15 3 8 Vårdbiträde 127+ 37 + 33+ 107+ Barnskötare (GRF) 22 ej med 17 ej med Barnskötare (FSKF) 32 258 26 281 Förskollärare (GRF) 12 ej med 5 ej med Förskollärare (FSKF) 16 329 21 360 Lärare. tidigare år (GRF) 40 347 31 480 lärare. 4-9 år (GRF) 22 " 17 " Lärare, specialpedagogik (GRF) 3 " 2 " Fritidspedagog, (GRF) 15 74 11 76 Rektor o bitr. rektor, (GRF) 7 30 5 31 Kurator, (GRF) 3 34 2 37 Psykolog, (GRF) 2 " 1 " Skolsköterska, (GRF) 3 " 2 " 13

Kompetensförsörjningsarbetet 2017 2016 års arbete med kompetensförsörjningsprocessen har inneburit ett lärande och erfarenheten från arbetet kommer användas vid utveckling av arbetssätt och mallar i processen för att tydliggöra och underlätta arbetet. Analysen av kompetensgapen som redovisas december 2017 kommer att innebära en uppföljning av 2016 års kompetensgap och planer. Utvecklingen av kompetensgapen, om de har minskat eller ökat och om det beror på förändrat behov eller tillgänglig kompetens kommer synliggöras. Det blir också en uppföljning av vilka aktiviteter i kompetensförsörjningsplanerna som har gett effekt, eller som ska starta upp, fortsätta löpa för förväntad effekt samt vilka eventuellt nya fokusområden och aktiviteter som ska vidtas. Våren 2017 tas en ny uppgraderad personalframskrivning fram som ska stödja förvaltningarna i deras analysarbete. Det samlade arbetet med kompetensförsörjningsgapet där stadens utmaningar tydliggörs samt åtgärderna i kompetensförsörjningsplanerna kommer ligga till grund för dialog och utveckling av samarbete med arbetsförmedling, lärosäten, SKL och andra samarbetspartners under 2017. Det ger också en viktig information för övergripande beslut och prioriteringar. Sammantaget ger 2016 års kompetensförsörjningsarbete en god grund för Malmö stads kompetensförsörjningsstrategi som arbetas fram under 2017. 14