POLICY MÅNADSSTATISTIK DELÅRSRAPPORT REDOVISNING. Personalredovisning

Transkript

1 POLICY MÅNADSSTATISTIK DELÅRSRAPPORT REDOVISNING Personalredovisning 2016

2 Inledning... 3 Syfte... 4 Underlag och avgränsningar Hälsa och arbetsmiljö... 6 Fortsatt arbete för ett hållbart arbetsliv... 6 Sjukfrånvaro... 7 Utredning om behov av kommuncentral funktion för att förebygga stress och hög sjukfrånvaro Årlig systemuppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete Sammanfattning Kompetensförsörjning Ledningssystem för kompetensförsörjning Malmö stads varumärke som arbetsgivare Personalrörlighet Sammanfattning Arbetstid och tjänstgöringsgrad Heltid - deltid Timavlönade timmar Delade turer Produktiv resurs och arbetstid Sammanfattning Lönebildning Arbetet med önskad lönestruktur Löneöversyn Plan för jämställd personalpolitik Inga osakliga löneskillnader Rekryteringar fria från diskriminering Förena förvärvsarbete och föräldraskap Arbetsplatser fria från trakasserier Likvärdiga arbetsförhållanden och anställningsvillkor JÄMIX-rapport Sammanfattning Personalfakta Anställningsformer Yrkesgrupper Åldersstruktur Medarbetare med utländsk bakgrund Personalkostnader Chef och ledarskap Chefsförsörjning Chefer i Malmö stad Chefstäthet

3 Resultat medarbetarenkät Bilaga Lönestatistik för Malmö stad

4 Inledning Malmö stad är en av de största arbetsgivarna i Skåne med drygt medarbetare inom 400 olika yrken. Varje dag ger medarbetarna Malmöborna service inom olika områden som skola, miljö, äldreomsorg, barnomsorg, stadsplanering, trafik och kultur. Medarbetarnas engagemang, kompetens och ansvar är viktiga förutsättningar för välfärdtjänster med hög kvalitet. Ett viktigt område är kompetensförsörjningsfrågorna. Därför fattades beslut om ett gemensamt ledningssystem för kompetensförsörjning som skapar förutsättningar för att på ett strukturerat och systematiskt sätt beskriva nuvarande kompetens och kompetensbehov. Förvaltningarna har genomfört analyser och tagit fram kompetensförsörjningsgap och för första gången kan ett kommunövergripande kompetensförsörjningsgap presenteras. Kompetensförsörjning handlar om att rekrytera, behålla och utveckla medarbetare. I vissa yrkesgrupper finns en hög personalomsättning vilket ställer krav på verksamheterna. Den höga personalomsättningen för socialsekreterare under 2015, fortsatte att öka i början av Under året har stadsområdesförvaltningarna och sociala resursförvaltningen genomfört flera insatser för en förbättrad arbetsmiljö och minskad arbetsbelastning för socialsekreterare. Det har bidragit till en lägre personalomsättning i yrkesgruppen för helåret Malmö stads verksamheter arbetar för att erbjuda goda anställningsvillkor. Under flera år har därför arbetet med att minska antalet timavlönade medarbetare varit en viktig fråga. Under 2016 har andelen timavlönade minskat för tredje året i rad, framför allt inom vård och omsorg och förskolan. Arbetet med att skapa förutsättningar för ett hållbart arbetsliv i Malmö stad, har fortsatt under året. Under 2016 avtog sjukfrånvarons ökningstakt, vilket är positivt. Det är dock angeläget att både fortsätta med det arbete som har visat sig ge goda effekter, men även att arbeta vidare med det som behöver utvecklas. Utvecklingen av det gemensamma arbetssättet för arbetsmiljöarbetet 2016 präglades till stor del av Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö. Förskoleförvaltningen som har hög sjukfrånvaro, har genomfört en organisationsutveckling som förväntas leda till att minska stress och sjukfrånvaro bland medarbetarna. Medarbetarnas kompetens och förutsättningar i arbetet är avgörande för att fortsätta att ge Malmöborna en god service. Det är därför viktigt att Malmö stad har attraktiva jobb och arbetsplatser med god arbetsmiljö för att kunna rekrytera, behålla och utveckla medarbetare. Liselott Nilsson, HR direktör 3

5 Personalredovisningens syfte är att redovisa en övergripande bild av personalåret 2016 som kan fungera som ett verktyg för att identifiera styrkor och utvecklingsbehov samt ligga till grund för kommande mål och satsningar. Uppföljningen i personalredovisningen bygger i huvudsak på uppgifter från Malmö stads HRsystem och beslutstödssystemet Koll HR. Uppgifter om annonsering av tjänster är hämtade från Malmö stads IT-stöd vid rekrytering och vissa uppgifter har rapporterats direkt från förvaltningarna. Eftersom det inte sker någon stängning av HR-systemet, ändras uppgifter kontinuerligt i takt med att kompletteringar och justeringar görs. Det får till effekt att vissa uppgifter från tidigare år kan vara marginellt justerade jämfört med tidigare års personalredovisningar. Om inte annat framgår, bygger uppföljningen på uppgifter om månadsavlönade tillsvidare- och tidsbegränsat anställda medarbetare i Malmö stad. Uppgifter om timavlönade medarbetare behandlas framförallt under avsnittet Arbetstid och tjänstgöringsgrad. I de olika avsnitten i redovisningen följer vi upp utvecklingen för de tio största yrkesgrupperna i Malmö stad. Om inget annat framgår, bygger yrkesindelningen på det nationella klassificeringssystemet AID (arbetsidentifikation), vilket innebär en möjlighet att jämföra Malmö stad med andra kommuner. Indelningen i yrken är bred och innefattar i vissa fall flera olika yrkeskategorier med en variation av uppdrag och förhållanden. I enlighet med riktlinjer, från bland annat Utvecklingsplan för jämställdhetsintegrering, ska statistik som Malmö stad tar fram redovisas könsuppdelad. Könsuppdelning av uppgifter framgår inte direkt i alla tabeller och diagram i personalredovisningen, men samtliga områden som följs upp presenteras eller kommenteras ur ett könsperspektiv. Personalredovisningen är uppdelad i två delar, den första har fokus på uppföljning och analys av Malmö stads personalpolitiska mål och den andra innehåller uppföljning av andra övergripande personalområden. 4

6 Malmö stad ska vara en jämställd och diskrimineringsfri arbetsgivare där tillsvidareanställning och heltid ska vara norm. Med hög kompetens, bra arbetsvillkor för medarbetarna, och ett gott ledarskap som tas tillvara i en lärande organisation, skapar vi kvalitet i Malmö stads verksamheter. Vi ska ha en nära samverkan med de fackliga organisationerna. Det växande Malmö kräver långsiktiga strategier för kompetensförsörjning och arbetsmiljö. Ur Budget 2016, målområde nio Kommunfullmäktige har i budget för 2016 formulerat mål för verksamheten. I målområde nio En stad med bra arbetsvillkor återfinns målsättningar för personalområdet och för Malmö stad som arbetsgivare. Utifrån kommunfullmäktiges mål: Malmö stads medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och ska med hög kompetens och kunskap möta Malmöborna, har nämnderna formulerat mål som legat till grund för aktiviteter och satsningar. Målet följs av en inriktningstext där särskilda frågor belyses och det är de, tillsammans med de uppdrag som ges till kommunstyrelsen inom målområdet, som är i fokus för uppföljning och analys i den första delen i Personalredovisning I denna del följs också Plan för jämställd personalpolitik upp och genomförda insatser analyseras. 5

7 Hälsa och arbetsmiljö Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ge förutsättningar för ett hållbart arbetsliv med god arbetsmiljö, ökad hälsa och minskad sjukfrånvaro. Det handlar om allt från trygghet i arbetet till tydlighet i organisationens mål och uppdrag. I detta ingår även medarbetarnas delaktighet och inflytande över sin arbetssituation. Inom ramen för målområde nio i budget 2016, anvisas att den ökande sjukfrånvaron måste följas och de bakomliggande orsakerna analyseras. Kommunstyrelsen fick i uppdrag att särskilt utreda behovet av en kommuncentral funktion för att förebygga stress och hög sjukfrånvaro. I detta avsnitt redovisas hur arbetet för ett hållbart arbetsliv i Malmö stad, har bedrivits under året. Mot bakgrund av den ökande sjukfrånvaron tog stadskontoret under 2015 fram en rapport - Hälsa, arbetsmiljö och hållbart arbetsliv för medarbetare i Malmö stad - för att ge fördjupad kunskap och perspektiv på utvecklingen. Med rapporten som underlag och efter dialog med berörda förvaltningar samt fackliga organisationer, beslutade kommunstyrelsen om fortsatt inriktning i arbetet med att skapa ett hållbart arbetsliv i Malmö stad. Stadskontoret har lett arbetet med utveckling av det gemensamma arbetssättet för arbetsmiljöarbetet för att ge nämnderna bra stöd och verktyg för att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete i syfte att skapa förutsättningar för ett hållbart arbetsliv. Nämnderna fortsatte arbetet med förbättringar avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet med särskilt fokus på de områden som respektive förvaltning identifierat i sina handlingsplaner. Nämnderna uppmanades att säkerställa att arbetsmiljöprocessen är helt implementerad på alla arbetsplatser den 31 december 2016, vilket kommer att följas upp av kommunstyrelsen under Utvecklingen av det gemensamma arbetssättet för arbetsmiljöarbetet präglades till stor del av Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter om Organisatorisk och social arbetsmiljö 2015:4. Syftet med föreskrifterna är att de ska främja en god arbetsmiljö och förebygga risk för ohälsa på grund av organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön. På olika nivåer i organisationen genomfördes insatser för att säkerställa att chefer och skyddsombud skulle få kunskaper om de nya föreskrifterna. Föreskrifterna inarbetades i den kommungemensamma arbetsmiljöutbildningen samt i det gemensamma arbetssättet för arbetsmiljö vilket inneburit att befintliga riktlinjer, rutiner och stödmaterial anpassats till kraven i de nya föreskrifterna. Ett särskilt arbete genomfördes för utveckling av modeller och verktyg med fokus på organisatoriska friskfaktorer och hälsa utifrån verksamheternas behov av att kontinuerligt och systematiskt undersöka, åtgärda och följa upp arbetsmiljön. 6

8 Stadskontoret har som komplement till den årliga systemuppföljningen av arbetsmiljöarbetet tagit fram en modell för uppföljning av arbetsmiljön på arbetsplatserna, med möjlighet till fördjupning av arbetsmiljöförhållanden för olika yrkeskategorier. En sammanställning av nämndernas uppföljning för verksamhetsåret 2016, kommer under våren 2017 att redovisas till kommunstyrelsen. Projektet att ta fram ett IT-stöd för hanteringen av avvikelser inom arbetsmiljö och säkerhet fortsatte och bl.a. genomfördes en upphandling av system. Införande av systemet är planerat till våren I beslutet om fortsatt inriktning i arbetet med att skapa ett hållbart arbetsliv i Malmö stad, fick stadsområdesnämnderna, sociala resursnämnden och förskolenämnden i uppdrag att redovisa pågående och planerade åtgärder för att minska sjukfrånvaron tillsammans med identifierade utmaningar i arbetet till kommunstyrelsen senast i juni Sammanställningen av nämndernas svar visade att det finns en god grund för arbetsmiljöarbetet med stöd i processer och verktyg för att chefer, medarbetare och fackliga företrädare ska kunna fullgöra ett tillfredsställande arbetsmiljöarbete. Vidare konstaterades att de beskrivna åtgärderna för att minska sjukfrånvaron till stor del var inriktade på systemstöd och individinsatser. Arbetsmiljöverkets nya föreskrift Organisatorisk och social arbetsmiljö, AFS 2015:4, framhölls som en viktig utgångspunkt i arbetet. Det framgick även att sjukfrånvarostatistik följs upp regelbundet i ledningsgrupper och i samverkan med fackliga organisationer. Utmaningar i arbetet som nämnderna tog upp var bl.a. svårigheter med arbetsanpassning och omplacering, chefers förutsättningar och hög personalomsättning. Såväl ledningsgrupper som fackliga organisationer uttryckte att utmaningen är att få till stånd ett väl fungerande arbetsmiljöarbete som är integrerat i det löpande arbetet samt i planering och uppföljning av verksamheten. Sjukfrånvaron 2016 motsvarade 6,95 %, vilket var en marginell ökning motsvarande 0,06 procentenheter i förhållande till Ökningen av sjukfrånvaron mellan 2014 till 2015 var 0,61 procentenheter. Även om sjukfrånvaron fortfarande ökar i Malmö stad sedan 2011, har ökningstakten avtagit mellan 2015 till Kvinnors sjukfrånvaro 2016 var 7,71 %, en ökning med 0,06 procentenheter och mäns sjukfrånvaro var 4,49 %, en ökning med 0,11 procentenheter i jämförelse med Sjukfrånvaro anges i volym, antal sjukdagar (kalenderdagar) dividerat med antalet anställningsdagar under perioden, multiplicerat med

9 Sjukfrånvarovolymen 2016 (6,95 %) motsvarade 25,4 kalenderdagar i genomsnitt per medarbetare. Motsvarande uppgift för 2015 var 25,2 kalenderdagar, det vill säga en ökning med i genomsnitt 0,2 kalenderdagar per medarbetare. Motsvarande ökning för kvinnor var 0,3 kalenderdagar och för män 0,4 kalenderdagar. Vid en jämförelse under den senaste tioårsperioden framgår att sjukfrånvaron har ökat sedan 2011 och att den 2016 ligger på ungefär samma nivåer som Malmö stad hade för tio år sedan. Detta följer trenden i offentliga organisationer. Under 2016 ökade sjukfrånvaron något i samtliga intervall (avseende längd på sjukskrivning) med undantag för kvinnor i intervallet dagar, samt för män i intervallet 91 dagar och längre. 8

10 Åldersgruppen år har en större ökning av sjukfrånvaron än övriga ålderskategorier. Den totala sjukfrånvaron 2016 i ålderskategorin år var 5,75 % vilket var en ökning med 0,85 procentenheter jämfört med I likhet med riket i övrigt var sjukfrånvaron i Malmö stad högre för kvinnor än för män. Sjukfrånvaron för kvinnor ökade i samtliga åldersintervall förutom år. Sjukfrånvaron för män ökade i samtliga åldersintervall med undantag för år. Förutom i åldersintervallet år så var ökningen av sjukfrånvaron i åldersintervallen marginell. 9

11 Sjukfrånvaron varierade mellan förvaltningarna. Den högsta sjukfrånvaron hade förskoleförvaltningen, stadsområdesförvaltningarna, serviceförvaltningen och sociala resursförvaltningen. Av förvaltningarna nämnda ovan så har stadsområdesförvaltningarna Väster, Söder och Norr minskat sin sjukfrånvaro i jämförelse med I ärendet Pågående och planerade insatser för att minska sjukfrånvaron samt utmaningar i arbetet så beskriver sociala resursförvaltningen att det är en utmaning att följa rehabiliteringsprocessens steg när det föreligger ett omplaceringsbehov. Sociala resursförvaltningen beskriver även att det är en utmaning att uppnå ett nära ledarskap då medarbetarna arbetar på flera olika adresser. Även osäkerhet kring vilka insatser som faktiskt förebygger sjukfrånvaro lyfts fram som en utmaning. Förskoleförvaltningen har den högsta sjukfrånvaron och fortsätter att öka något (med 0,12 procentenheter mellan ). Förvaltningen beskriver att de har genomfört en organisationsutveckling som förväntas leda till att ge förutsättningar att minska stress och sjukfrånvaro bland medarbetarna. Bland annat har nya ledningsfunktioner, som innebär ett nära ledarskap, införts och en ny lokal överenskommelse om samverkan börjat gälla from den 1 maj Stadsområdesförvaltning Norr är den förvaltning som har minskat sjukfrånvaron mest mellan (med 0,72 procentenheter). Förvaltningen beskriver att arbete med såväl individbaserade aktiviteter som övergripande organisatoriska åtgärder har genomförts. En övergripande åtgärd som beskrivs är ett arbete med Attraktiv arbetsplats där förvaltningen genom bred delaktighet på arbetsplatserna för dialog om åtgärder som leder till ökad hälsa och minskad ohälsa. Stadsområdesförvaltning Norr beskriver också att de har infört ytterligare ett chefsled inom avdelningarna individ- och familjeomsorg och områdesutveckling för att skapa ett 10

12 närmare ledarskap. En utmaning som förvaltningen lyfter är att det har varit svårt att i rehabilitering fullt ut tillgodose behov av arbetsanpassning. Fem av de tio yrken som hade högst sjukfrånvaro återfanns bland de tio största yrkesgrupperna. Dessa var barnskötare, förskollärare, undersköterska äldreomsorg, vårdare gruppboende samt vårdbiträde äldreomsorg. De förvaltningar som har dessa yrkesgrupper har också högre sjukfrånvaro än övriga förvaltningar. Av de fem yrken med högst sjukfrånvaro var förändringen jämfört med 2015 marginell, vilket skiljer sig från de senaste åren då ökningstakten har varit högre. En av yrkesgrupperna, vårdare gruppboende, har dock ökat sjukfrånvaron med 1,57 procentenheter i relation till I samtliga av de tio största yrkesgrupperna hade kvinnorna högre sjukfrånvarovolym än männen. Detta mönster återfanns i alla intervall förutom förskollärare och barnskötare där männen hade högre sjukfrånvaro än kvinnorna dag Vårdare gruppboende hade den största ökningen av sjukfrånvaro i jämförelse med Störst var ökningen i sjukfrånvarointervallet över 90 dagar. Ökningen för kvinnor var 1,73 procentenheter och för män 0,94 procentenheter. Ökningen avser den långa sjukfrånvaron då den korta sjukfrånvaron, dag 1-14, minskade något (med 0,04 procentenheter). 11

13 Det är lagreglerat att årsredovisningen ska innehålla obligatorisk sjukfrånvaroredovisning utifrån särskilt anvisat beräkningsunderlag (inklusive tidsbegränsat anställda som är timavlönade, rehabiliteringsersättning och förebyggande sjukpenning, exklusive tjänstledighet). Av denna anledning skiljer sig nedanstående siffror från tidigare redovisade uppgifter i kapitlet. Sex av sju nyckeltal i den obligatoriska sjukfrånvaroredovisningen har enbart förändrats marginellt sedan föregående år. Den största förändringen var sjukfrånvaron i åldersgruppen 29 år och yngre som uppgick till 6,03, vilket var en ökning med 0,93 procentenheter. Malmö stads totala sjukfrånvarotid i den obligatoriska sjukfrånvaroredovisningen 2016 (7,16 %) var lägre än Stockholms stads (7,4 %) och Göteborgs stads (9,0 %). Obligatorisk sjukfrånvaroredovisning Total sjukfrånvarotid i förhållande till sammanlagd ordinarie arbetstid varav tid med långtidssjukfrånvaro (över 60 dagar) i förhållande till total sjukfrånvaro Sjukfrånvarotid för kvinnor i förhållande till sammanlagd ordinarie arbetstid för kvinnor Sjukfrånvaro för män i förhållande till sammanlagd ordinarie arbetstid för män Sjukfrånvaro i åldersgruppen 29 år i förhållande till gruppens sammanlagda ordinarie arbetstid Sjukfrånvaro i åldersgruppen år i förhållande till gruppens sammanlagda ordinarie arbetstid Sjukfrånvaro i åldersgruppen 50 år i förhållande till gruppens sammanlagda ordinarie arbetstid 7,00 7,16 41,50 41,70 7,70 7,92 4,70 4,83 5,10 6,03 6,40 6,44 8,50 8,47 12

14 De totala sjuklönekostnaderna för 2016 uppgick till 248,7 miljoner kronor. Kostnaderna för den korta sjukfrånvaron (dag 1 14) motsvarade 199,7 miljoner kronor, det vill säga 80,3 % av de totala sjuklönekostnaderna. Sjuklönekostnaderna för sjukfrånvaron dag 15 och framåt har ökat från 18,0 % (2015) till 19,7 % av de totala sjuklönekostnaderna. Efter dag 14 i sjukfallet så betalar arbetsgivaren inte sjuklön utan Försäkringskassan betalar sjukpenning. Under vissa förutsättningar betalar arbetsgivaren sjuklön enligt kollektivavtal i dessa situationer, vilket är något som har ökat under Som framgår i statistiken är det inte den långa sjukfrånvaron som har ökat, utan kostnaderna för den långa sjukfrånvaron. Nedan presenteras Försäkringskassans statistik över diagnoser i pågående sjukfall för medarbetare i Malmö stad per årsskifte under perioden Statistiken baseras på antal sjukfall med utbetalning från Försäkringskassan under en sammanhängande sjukperiod, normalt sjukpenning och rehabiliteringspenning. Källa: Försäkringskassan De psykiska diagnoserna 2 har ökat de senaste åren och står nu för hälften av alla pågående sjukfall. För kvinnor är 51 % av diagnoserna för de pågående sjukfallen beroende av psykiska sjukdomar och motsvarande siffra för män är 45 %. 2 Klassifikationen av diagnoser görs enligt den svenska versionen av WHO:s internationella klassifikation av sjukdomar, ICD-10. De psykiatriska diagnoserna innefattar koderna F00 F99. De diagnoser som är vanligast förekommande är ångestsyndrom mm. och förstämningssyndrom. Diagnosen anpassningsstörningar och stressreaktioner ökar mest. Källa: Socialförsäkringsrapport 2014:4 och Psykisk ohälsa, korta analyser 2016:2 13

15 En svårighet med att tolka statistiken avseende diagnoser är att statistiken inte hanterar de situationer då mer än en diagnos är aktuell, vilket ibland är fallet. Av denna anledning blir det ofrånkomligt ett visst antal sjukfall som flyttas fram och tillbaka mellan olika diagnoser. dec-09 dec-15 dec-16 Totalt Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Psykiska sjukdomar 33% 33% 35% 48% 49% 44% 50% 51% 45% Muskel-Skelett 23% 25% 13% 21% 21% 20% 19% 20% 18% Övriga 22% 22% 20% 17% 17% 15% 16% 16% 14% Tumörer 8% 8% 8% 6% 6% 10% 7% 6% 8% Skador-Förgiftningar 7% 6% 9% 4% 4% 7% 4% 4% 4% Uppgift saknas 2% 2% 4% 2% 2% 2% 2% 2% 2% Hjärta-Kärl 5% 3% 11% 2% 2% 4% 3% 2% 8% Källa: Försäkringskassan Kommunstyrelsen hade som uppdrag inom ramen för målområde nio i budget 2016, att utreda behovet av en kommuncentral funktion för att förebygga stress och hög sjukfrånvaro. Utredningen belyste erfarenheter av kommuncentrala funktioner relaterade till förebyggande hälsoarbete innefattande stress, ökad sjukfrånvaro samt ökat inflytande - i de 30 största kommunerna i Sverige samt omvärldsspaning kring motsvarande funktioner i andra offentliga organisationer och större privata företag i Sverige. Utredningen innehöll även en redovisning av aktuella stöd och verktyg kring förebyggande hälsoarbete i Malmö stads processer samt företagshälsovårdens nuvarande roll i nämndernas förebyggande hälsoarbete respektive företagshälsovårdens utbud av tjänster inom området. Stadskontoret gjorde i utredningen bedömningen att en kommuncentral funktion inte skulle vara ändamålsenlig då insatser och åtgärder bör utformas utifrån behov och där den arbetsplatsnära kunskapen finns. Det som också lyftes fram i utredningen var att sjukfrånvaron varierar stort mellan förvaltningar, verksamheter och yrkesgrupper, att det finns en tydlig roll- och ansvarsfördelning avseende arbetsmiljöarbetet och det finns också ett beslutat gemensamt arbetssätt. Kommunstyrelsen beslutade att det i dagsläget inte finns behov av en särskild kommuncentral funktion för att förebygga stress och sjukfrånvaro. Årlig uppföljning av systemet för systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) genomförs kommungemensamt. Syftet med uppföljningen är att kartlägga hur systemet fungerat under det senaste året, identifiera eventuella förbättringar och att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskriften om systematiskt arbetsmiljöarbete. Uppföljningen genomförs årligen i en planerad process med dialog i samverkansgrupperna på förvaltningarna och ska ingå som en del i den ordinarie verksamhetsuppföljningen. Representanterna i samverkansgrupperna får gemensamt ta ställning till påståenden i Arbetsmiljöverkets självskattningsverktyg om SAM. 14

16 Förvaltningarna gör därefter en helhetsbedömning av resultatet utifrån följande kategorisering: Helt tillfredsställande Uppföljningen har visat att det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs helt tillfredsställande utifrån föreskriften om SAM (AFS 2001:11). Tillfredsställande Uppföljningen har visat att det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs tillfredsställande utifrån föreskriften om SAM (AFS 2001:11), men vissa områden kan förbättras. Inte tillfredsställande Uppföljningen har visat att det systematiska arbetsmiljöarbetet inte bedrivs tillfredsställande utifrån föreskriften om SAM (AFS 2001:1), behov av åtgärder finns. Vid val av Tillfredsställande eller Inte tillfredsställande har förvaltningarna även fått specificera inom vilka områden det funnits behov av förbättringar respektive åtgärder Förvaltning Helt tillfredsställande Tillfredsställande Inte tillfredsställande Helt tillfredsställande Tillfredsställande Inte tillfredsställande AGVF X X Fastighetskontoret X X Fritidsförvaltningen X X Förskoleförvaltning X X Gatukontoret X X Grundskoleförvaltning X X Kulturförvaltningen X X Miljöförvaltningen X X Serviceförvaltningen X X Sociala resursförvaltningen X X SoF Innerstaden X X SoF Norr X X SoF Söder X X SoF Väster X X SoF Öster X X Stadsbyggnadskontoret X X Stadskontoret X X Stadsrevisionen X X Merparten av förvaltningarna har gjort helhetsbedömningen Tillfredsställande av sitt resultat. Jämfört med 2015 är det två förvaltningar som förflyttat sig från Tillfredsställande till Helt Tillfredsställande. Då det systematiska arbetsmiljöarbetet består av många olika delar finns det alltid saker att förbättra. Genom att ha kontroll över vilka behov som finns och jobba med ständiga förbättringar bör resultatet Helt tillfredsställande kunna uppnås. Beträffande behov av förbättringar som angivits varierade det till viss del jämfört med de behov som angavs 2015 men området Kunskaper, som handlar om medarbetarnas kunskaper om arbetsmiljö och de risker som finns i arbetet, var ett tydligt gemensamt förbättringsområde då alla förvaltningar utom fyra angav detta. Knappt hälften av förvaltningarna angav även ett behov av förbättringar avseende området Åtgärder (upprättande av handlingsplan samt uppföljning av åtgärderna i handlinsplanen och dess resultat) vilket var färre än förra året. Några förvaltningar angav behov av förbättringar av områdena Undersökning (att arbetsförhållandena undersöks och riskbedöms regelbundet) och Uppföljning (att en årlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet genomförs) men även här har förbättringar skett jämfört med föregående år. Ett fåtal 15

17 förvaltningar angav förbättringsbehov avseende övriga områden som ingår i det systematiska arbetsmiljöarbetet Samverkan, Policy och rutiner, Utreda, Fördelning samt Extern hjälp. Bedömningen av resultatet av den årliga systemuppföljningen är att: det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs tillfredsställande och i något fall helt tillfredsställande utifrån föreskriften om SAM (AFS 2001:11) de behov av förbättringar som respektive förvaltning identifierat vid den årliga uppföljningen har dokumenterats i handlingsplan och redovisats i nämnd det finns ett generellt behov av insatser för att höja medarbetarnas kunskaper om arbetsmiljö innefattande instruktioner och rutiner samt vilka riskerna i arbetet är inga generella behov av åtgärder vad gäller det gemensamma arbetssättet för arbetsmiljö/arbetsmiljöprocessen har framkommit det är viktigt att förvaltningarna fortsätter arbetet med att integrera det systematiska arbetsmiljöarbetet i planering och uppföljning av verksamheten Mot bakgrund av den ökande sjukfrånvaron beslutade kommunstyrelsen i början av året om ett antal insatser i det fortsatta arbetet med att skapa ett hållbart arbetsliv i Malmö stad. Under 2016 avtog sjukfrånvarons ökningstakt. Det är fortfarande angeläget att både hålla fast vid det arbete som har visat sig ge god effekt, men även att arbeta vidare med det som behöver utvecklas. De pågående och genomförda insatser för att minska sjukfrånvaron tillsammans med utmaningar som förvaltningarna med högst sjukfrånvaro redovisade är en bra grund för detta arbete. Utvecklingen av det gemensamma arbetssättet för arbetsmiljöarbetet 2016 präglades till stor del av Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter om Organisatorisk och social arbetsmiljö. Insatser genomfördes för att säkerställa att chefer och skyddsombud skulle få kunskaper om de nya föreskrifterna. 16

18 Kompetensförsörjning I budget för 2016 under målområde nio fastslås att för att säkerställa att Malmö stad har medarbetare med hög kompetens ska arbetet med att utveckla och implementera ett gemensamt arbetssätt kring kompetensförsörjning fortsätta. I målområdet lyfts också att den höga personalomsättningen bland vissa yrkesgrupper kräver insatser inom bland annat arbetsmiljö och introduktion. I detta avsnitt följs Malmö stads arbete med kompetensförsörjning under 2016 upp. Bland annat lyfts sambandet till personalrörlighet. Malmö stad ska ge en god service till Malmöborna och därför är det viktigt att tillgodose rätt kompetens på både kort och lång sikt. Malmö stads definition av kompetens följer ISO standarden: Kompetens är förmågan och viljan att utföra en uppgift genom att tillämpa kunskaper och färdigheter. För att säkerställa kvaliteten och kunna jämföra kommunens kompetensgap, mål och planer finns det ett ledningssystem för kompetensförsörjning sedan januari Ledningssystemet innebär ett gemensamt arbetssätt och gemensamma definitioner. Det knyter samman och åskådliggör prognos och analysarbetet i förvaltningarna och möjliggör för organisationen att få samsyn kring kompetensutmaningarna och därigenom få samverkansvinster, kunna påverka, prioritera och fatta beslut var första året som förvaltningarna prognostiserade och analyserade kompetensgap samt upprättade mål och planer enligt det gemensamma arbetssättet i ledningssystemet. De visade att Malmö stad både har kvantitativa och kvalitativa kompetensgap. Tabellerna nedan är en sammanställning över förvaltningarnas gapanalysarbete för yrkeskategorier som ingår i de tio största yrkesgrupperna. Gapen illustrerar prognostiserad skillnad mellan behov och tillgång på kompetens på kort sikt och på lång sikt. De visar verksamhetens behov av kompetens, men beskriver inte rekryteringsbehovet och beaktar inte personalomsättningen. Inom samtliga yrkesgrupper är behovet större än tillgången på kompetens, med undantag av vårdbiträden och på lång sikt stödassistenter. För lärare inom arbetsmarknads, gymnasie- och vuxenutbildningen bedöms kompetensbehovet på lång sikt vara i balans. Några förvaltningar gjorde redan under 2016 en övergripande kvalitativ bedömning av kompetensgapen, där det framgick att flertalet av yrkesgrupperna behöver höja kompetensnivån. Värdena i tabellerna nedan avser antal heltidsarbetande medarbetare. I den första tabellen visas kompetensgapen på kort sikt (1-2 år) och i den andra tabellen visas kompetensgapen på lång sikt 17

19 (3-5 år). Gapen är inte avrundade i analyserna från förvaltningarna eller i sammanställningen nedan. Exaktheten i siffrorna ska dock inte tolkas som att gapen är precisa, de bygger på en övergripande prognos. För de yrken där en kvalitativ bedömning av kompetensgapen är gjord, indelas dessa i fyra nivåer: Viss har viss kompetens inom området, hanterar enklare uppgifter med handledning. God har kompetens inom området och hanterar normalt förekommande arbetsuppgifter. Hög har hög kompetens inom området och hanterar samtliga uppgifter självständigt. Bidrar till utveckling inom området och kan handleda andra. Mycket hög har mycket hög kompetens inom området, hanterar samtliga uppgifter självständigt. Ses som experten: initierar och genomför förändringar inom området där detta är möjligt. Kan agera mentor för andra inom området. Kompetensgap - tio största yrkesgrupperna Kvantitativt gap (antal) Kvalitativt gap (antal) Gap 1-2 år Viss God Hög Mkt hög Barnskötare (FSKF, GRF) FSKF -88 GRF -43 Undersköterska äldreomsorg Förskollärare (FSKF, GRF) FSKF -83 GRF -23 Stödassistenter (ingår i yrkesgruppen vårdare) Stödpedagoger (ingår i yrkesgruppen vårdare) Lärare grundskola tidigare år -80 Vårdbiträde äldreomsorg Socialsekreterare Lärare grundskola senare år -45 Pedagoger FSKF (ingår i yrkesgruppen lärar- förskollärararbete annat) -15 Modersmålslärare GRF (ingår i yrkesgruppen lärar- förskollärararbete annat) -13 Lärare AGVF Kompetensgap - tio största yrkesgrupperna Kvantitativt gap (antal) Kvalitativt gap (antal) Gap 3-5 år Viss God Hög Mkt hög Barnskötare (FSKF, GRF) FSKF -286 GRF -94 Undersköterska äldreomsorg Förskollärare (FSKF, GRF) FSKF -203 GRF -49 Stödassistenter (ingår i yrkesgruppen vårdare) Stödpedagoger (ingår i yrkesgruppen vårdare) Lärare grundskola tidigare år -173 Vårdbiträde äldreomsorg Socialsekreterare Lärare grundskola senare år -95 Pedagoger FSKF (ingår i yrkesgruppen lärar- förskollärararbete annat) -39 Modersmålslärare GRF (ingår i yrkesgruppen lärar- förskollärararbete annat) -29 Lärare AGVF Kompetensförsörjningsplaner för att åtgärda kompetensgapen innehåller aktiviteter inom områdena; attrahera, rekrytera, introducera, utveckla och motivera och avsluta. Aktiviteterna inrymmer bland annat utveckling av; karriärvägar, introduktionsprogram, systematisk kunskapsöverföring mellan medarbetare, rutin för avgångssamtal med möjlighet att följa upp avgångsorsak, lön, ledarskap, möjliggörande av intern rörlighet, översyn av uppdrag och dialog kring yrkesroller samt utökat samarbete med högskolor och universitet. 18

20 Som stöd för prognoserna och analyserna har en modell för personalframskrivning tagits fram. Personalframskrivningen, förvaltningarnas sammanställda kompetensgap, mål och planer ska ligga till grund för Malmö stads kompetensförsörjningsstrategi som kommer tas fram under 2017 och Personalframskrivningen är baserad på statistiska antaganden kring kompetensbehov utifrån Malmös befolkningsprognos. Den är inte en prognos utan en framskrivning baserad på befolkningsprognosen och antagandet att alla nuvarande faktorer och förutsättningar kvarstår. Syftet är att skapa en långsiktighet och en kommunövergripande bild över Malmö stads kompetensutmaningar. Personalframskrivningen rymmer 24 yrkesgrupper och omfattar cirka medarbetare. I personalframskrivningen tydliggörs att antalet anställda behöver öka till följd av ökad volym som befolkningsutvecklingen ger upphov till. I modellen görs också antaganden om hur många medarbetare som behöver rekryteras till följd av ökad volym samt personalomsättning. I denna personalframskrivning är inte pensionsavgångar medräknade i personalomsättningen utan är en egen variabel. Framskrivningen tydliggör att den främsta kompetensförsörjningsutmaningen för Malmö stad är att medarbetare väljer att lämna organisationen och uppskattningsvis kan 75 % av rekryteringsbehovet härledas till personalomsättning. Malmö stad arbetar på olika nivåer i organisationen med arbetsgivarvarumärket employer branding i syfte att kunna rekrytera, behålla och utveckla medarbetare med rätt kompetens. Ett sätt att locka ungdomar till att välja Malmö stad som arbetsgivare i framtiden är praktikverksamheten Ung i sommar och Sommarpraktik i grundskolan, som samordnades av PraktikMalmö på arbetsmarknads- gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen. Under året tog arbetsplatser i Malmö stad, annan offentlig verksamhet, företag och föreningslivet emot totalt ungdomar, 47 % pojkar och 53 % flickor. Praktikanterna fick ekonomisk ersättning och erfarenhet av arbetslivet samt skapade nya kontakter. Syftet med praktiken var även att ge en meningsfull sysselsättning under sommaren. Sedan 2015 har Malmö stad ett studentmedarbetarprogram som ger studenter på högskola/universitet möjlighet att parallellt med studierna arbeta med olika uppdrag inom Malmö stads verksamheter. Det ger också studenterna erfarenhet, kontakter och referenser som kan stärka dem vid övergången från studier till yrkesliv. För Malmö stad innebär programmet en möjlighet att stärka framtida kompetensförsörjning genom att nå ut till studenter inom många olika utbildningsområden. Det innebär även värdefulla möjligheter att utveckla verksamheterna 3 I samband med att Malmö stad tog fram en befolkningsprognos där stadens finansiella utmaningar till följd av befolkningsutveckligen tydliggjordes, påbörjade stadskontoret tillsammans med Price Waterhouse Coopers (PwC) framtagandet av en motsvarande modell som stöd för det långsiktiga kompetensförsörjningsarbetet. Modellen möjliggör framtagandet av en personalframskrivning. 19

21 genom att ta in nya perspektiv från studenterna. Under 2016 hade Malmö stad totalt 29 studentmedarbetare, 21 (72,4%) av dem var kvinnor och 8 (27,6%) var män. Under året vann Malmö stad tredje pris som Skånes mest ideala arbetsgivare baserat på en regional undersökning 4 gjord av Universum. Personalrörlighet handlar om personalförändringar uttryckt som en ström av personal in i, inom och ut ur en organisation eller del av en organisation. Personalrörlighet kan avse personalomsättning, omplacering, förflyttning, vikariat, utökad verksamhet, pensionsavgångar, internrörlighet, avveckling och personalförstärkning. Under 2016 utannonserades tjänster vilket var en ökning med 46,4% jämfört med föregående år. Ökningen kan dels härledas till en ökad volym som befolkningsutvecklingen har gett upphov till, dels personalomsättning men också till en hög andel avbrutna rekryteringar (se nedan). Under 2016 inkom totalt ansökningar till Malmö stads utannonserade tjänster. Cirka 20 % av rekryteringarna avbröts eller annonserades igen, i första hand med anledning av för få sökanden eller att ingen av sökanden uppfyllde kraven i kravprofilen. 4 Undersökningen hade 1648 respondenter bosatta i Skåne. Av de som svarade var cirka 25 % studenter från Malmö Högskola och Lunds Universitet, 25 % yrkesverksamma ej akademiker och 50 % yrkesverksamma akademiker. I undersökning fanns de 150 största företagen i Skåne listade och det fanns även ett fritextfält som hade använts. På första plats kom Ikea och på andra plats kom Lunds universitet. 20

22 Vid en jämförelse mellan uppgifter om pedagogiska yrken från Universitetskanslerämbetet och Sveriges kommuner och landstings nationella prognos, framgår att det inte utbildas i samma takt som rekryteringsbehovet uppstår 5. Under 2016 nyrekryterades medarbetare till tillsvidareanställningar i Malmö stad (2015: 2 691). Med nyrekrytering av tillsvidareanställda avses medarbetare som är nya och/eller haft en tidsbegränsad anställning inom Malmö stad innan tillsvidareanställningen medarbetare avslutade sin tillsvidareanställning i Malmö stad under året (2015: medarbetare). Nedanstående diagram visar antal nyrekryterade tillsvidareanställda och de som avslutat sin tillsvidareanställning i de tio största yrkesgrupperna. 5 Stadskontorets rapport: Rapport över det prognostiserade rekryteringsbehovet av några av stadens kritiska yrkesgrupper med högskoleexamen Godkänd av kommunstyrelsen i september

23 Nedanstående diagram visar att medarbetare i åldern år nyanställs i högre utsträckning än medarbetare i åldern år. Det återspeglas i de kvalitativa kompetensgapen som förvaltningarna har tagit fram. Läs mer under avsnittet Ledningssystem för kompetensförsörjning. Rekryteringsbehov uppstår kontinuerligt i takt med att Malmös befolkning ökar, kompetensbehovet förändras, medarbetare går i pension eller lämnar organisationen av andra anledningar. De senaste åren har cirka 20 % av organisationens tjänster utannonserats varje år. En rekrytering med hög kvalitet innebär att säkerställa en rekryteringsprocess som är kompetensbaserad, strukturerad och fri från diskriminerande strukturer. I intern kontrollen 2016 var rekryteringsprocessen ett av de kommunövergripande granskningsområdena 6 och syftet var att undersöka om rekryteringsansvariga följer det gemensamma arbetssättet och därmed minimerar risken för felrekryteringar samt diskriminerande strukturer. 200 rekryteringar granskades under perioden 1 december 2015 till 29 februari Granskningen bestod av tre delar: enkät till HR, enkät till rekryterande chef och dokumentation/arkivering. Enkäten hade hög svarsfrekvens och visade att arbetssättet efterföljs i hög utsträckning dock med inslag av oklarheter kring vem som utför vissa moment i arbetet. Brister upptäcktes i delen om arkivering av dokumentation. Ett annat utvecklingsområde för Malmö stad är att förbättra sökandeupplevelsen, det vill säga att bli bättre på att återkoppla till sökanden som inte är aktuella för tjänsten löpande under rekryteringsprocessen och att avsluta rekryteringen i tid i rekryteringsverktyget. 6 Syftet med gemensamma granskningsområden är att de bidrar till lärande genom att de ger underlag för förbättringar i gemensamma processer, att de kan bidra till att förebygga att fel uppstår samt att de kan bidra till att identifiera behov av samordning och kommunövergripande förbättringar i system och rutiner för att undanröja eller minimera risk. De gemensamma granskningsområdena förväntas därmed bidra till kvalitetssäkring av kommunens processer utifrån ändamålsenlighet och effektivitet. 22

24 2008 fastställde kommunstyrelsens arbetsgivarutskott riktlinjer vid anlitande av bemanningsföretag. Restriktivitet gäller vid anlitande av externa bemanningsföretag och vid behov av vikarier ska förvaltningarna i första hand anlita redan anställda vikarier med månadslön. Vid behov av vikarier för sjuksköterskor ska i första hand kommunens egen resurs BUMS (Bemanning-Uthyrning-Malmö-Sjuksköterskor) användas. Den totala kostnaden för externa bemanningsföretag ökade jämfört med 2015 och uppgick till 12,2 miljoner kronor. I första hand var det sjuksköterskor som anlitades genom extern bemanning och kostnaderna uppgick till drygt 8,4 miljoner kronor under 2016 (exkl. BUMS). De uppgifter som finns i personalredovisningen om personalomsättning är beräknade på följande sätt: antal tillsvidareanställda som har slutat i Malmö stad under året oavsett anledning i relation till medeltal tillsvidareanställda i Malmö stad. Det innebär att de som har gått i pension är medräknade men de som har bytt tjänst inom förvaltningen eller slutat vid en förvaltning och börjat vid en annan förvaltning i Malmö stad, inte är medräknade. Personalomsättningen 2016 för Malmö stad totalt var 12,0 %, vilket var en ökning med 1,3 procentenheter jämfört med Personalomsättningen för kvinnor var 12,1 % och för män 11,7 %. 23

25 I Kommun- och landstingsdatabasen (Kolada) är det möjligt att göra jämförelser mellan kommuner bl.a. vad gäller andel avgångna tillsvidareanställda. 7 Vid en jämförelse med de andra storstäderna och vissa skånska kommuner ligger Malmö stad lägre än majoriteten, se diagram nedan. Som framgår i diagrammet ökar andelen avgångna tillsvidareanställda även i andra kommuner. Källa: Kolada, Den yrkesgrupp (med fler än 100 medarbetare) i Malmö stad som hade högst personalomsättning 2016 var biståndsbedömare, 21,3% (2015: 13,5 %). I de förvaltningar där personalomsättningen bland biståndsbedömare var hög, uppgavs orsakerna vara kopplade till en komplexitet i uppdraget, brist på erfarenhet hos nyexaminerade handläggare, utmanande förutsättningar samt att arbetsmarknaden har varit god för socionomer. En annan yrkesgrupp med hög personalomsättning under 2016 var behandlingsassistenter/socialpedagoger, 19,2 % (2015:16,6%). I takt med att antalet boenden för ensamkommande barn blev fler under 2016 och att arbetsmarkanden var gynnsam, ökade konkurrensen om kompetensen. 7 I Kolada beräknas andel avgångna genom att antal avgångna tillsvidareanställda månadsavlönade i årets novemberstatistik/totalt tillsvidareanställda månadsavlönade i förra årets novemberstatistik*100 24

26 I åtta av de tio största yrkegrupperna i Malmö stad, ökade personalomsättningen jämfört med Undantagen var lärare förskollärararbete annat 8 och socialsekreterare där personalomsättningen minskade. I diagrammet nedan visas personalomsättningen bland kvinnor respektive män i de tio största yrkesgrupperna under I samtliga av dessa yrken är kvinnor i majoritet. 8 Yrkesgruppen innefattar i första hand pedagoger vid förskoleförvaltningen och modersmålslärare vid grundskoleförvaltningen. 25

27 Personalomsättningen bland socialsekreterare var under 2016 hög vid samtliga stadsområdesförvaltningar och på sociala resursförvaltningen, men dock lägre än under Under våren 2016 genomförde förvaltningarna i samarbete med Malmö högskola en enkät med syfte att undersöka arbetsmiljön för socialsekreterare och sektionschefer inom socialtjänsten. Utifrån resultatet har förvaltningarna tagit fram förvaltningsgemensamma åtgärder för att förbättra arbetsmiljön. Bland annat har det administrativa stödet stärkts, chefstätheten i första linjen har ökats, den fysiska arbetsmiljön har anpassats, ledarutveckling på arbetsmiljöområdet har genomförts samt insatser för att öka frisknärvaron och minska sjukfrånvaron. Personalomsättningen bland socialsekreterare minskade under den senare delen av 2016 och bedömningen är att genomfört arbete har haft effekt. Personalomsättningen bland förskollärare fortsatte att öka under 2016 och uppgick till 14,9 %. Efterfrågan på förskollärare är stor i hela landet och Malmö stad konkurrerar med kranskommuner, vilket har gjort att verksamheterna under flera år har haft svårt att rekrytera och behålla det antal förskollärare som motsvarar organisationens behov. Under senare år kan det även konstateras att barnskötare blivit ett svårrekryterat yrke vilket innebär ökad konkurrens och rörlighet inom barnskötaryrket. Personalomsättningen bland lärare grundskola tidigare år ökade från 12,9 % till 17,9 % jämfört med Personalomsättningen bland lärare grundskola senare år fortsatte att öka under 2016 och uppgick till 16,0 %. Efterfrågan på lärare i grundskolan är stor och Malmö stad konkurrerar med kranskommuner och andra arbetsgivare. Personalomsättningen varierade mellan olika skolor och det är svårt att dra generella slutsatser utifrån tillgänglig statistik och dialogfrågor som ställts till rektorer. Grundskoleförvaltningen ser ett samband mellan chefsbyte och ökad personalomsättning. Vid sidan av att lärarna har en god arbetsmarknad och att tröskeln till att byta jobb är låg, är karriärvägar, lön och möjligheter i läraruppdraget faktorer som lyftes av lärare som har slutat. Personalomsättningen för gymnasielärare allmänna ämnen ökade till 14,3% under 2016 (2015: 7,6 %). Orsakerna till ökningen var att en viss omställning skedde under året och en ökad konkurrens om kompetensen. Av de gymnasielärare allmänna ämnen som har slutat var det 22,6 % som gick i pension. 26

28 Under 2016 gick 395 medarbetare i ålderspension, vilket motsvarade 1,8 % av de tillsvidareanställda medarbetarna. Av dessa var 306 kvinnor och 89 män. Medelåldern för de som gick i pension i Malmö stad under året var 65,0 år, för kvinnor var medelåldern 64,9 år och för män 65,5 år. Medarbetare som gick i pension under 2016 från de tio största yrkesgrupperna Antal kvinnor Antal män Antal totalt Medelåldern kvinnor Medelåldern män Medelåldern totalt Undersköterska äldreomsorg ,8 65,7 64,8 Förskollärare , ,4 Lärare grundskola tidigare år , ,6 Barnskötare , ,3 Vårdare gruppboende ,8 65,3 64,9 Lärare gymnasium allmänna ämnen , ,6 Vårdbiträde äldreomsorg ,5-64,5 Lärare grundskola senare år ,8 65,5 65 Socialsekreterare , ,5 Lärar- förskollärararbete annat , ,8 I de tio största yrkesgrupperna är den högsta medelåldern för medarbetare som gick i pension inom lärargrupperna i grundskoleförvaltningen och arbetsmarknads- gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen. I vissa yrkesgrupper och förvaltningar är det få medarbetare som har gått i pension under 2016, vilket har stor påverkan på medelåldern för dessa grupper och förvaltningar. Medarbetare som gick i pension under 2016 per förvaltning Antal kvinnor Antal män Antal totalt Medelåldern kvinnor Medelåldern män Medelåldern totalt Miljöförvaltningen Stadsrevisionen Fastighetskontoret Stadsbyggnadskontoret ,5 Kulturförvaltningen ,0 66,0 66,0 Fritidsförvaltningen ,0 65,0 65,0 Stadskontoret ,0 67,0 65,3 Gatukontoret ,3 65,4 65,8 SoF Söder ,2 67,0 65,3 SoF Norr ,6 65,0 64,7 SoF Öster ,0-65,0 SoF Väster ,8 66,0 64,9 SoF Innerstaden ,5 65,7 64,6 Serviceförvaltningen ,6 65,1 64,8 Sociala resursförvaltningen ,3 64,8 64,4 AGVF ,6 66,0 65,8 Förskoleförvaltning ,6 65,3 64,7 Grundskoleförvaltning ,1 65,4 65,1 27

29 Som framgår ovan är det årliga antalet pensionsavgångar svårprognostiserat, då den enskilde medarbetaren själv bestämmer sin pensionsavgång mellan år. Med utgångspunkt i den faktiska medelåldern för medarbetarna som gick i pension under 2016, beräknas tillsvidareanställda medarbetare (3 892 kvinnor och män) att gå i pension inom den kommande tioårsperioden. Det motsvarar 23,0 % av det totala antalet tillsvidareanställda medarbetare. Omställning av medarbetare kan komma i fråga som följd av förändring av verksamheter på grund av exempelvis förändrat uppdrag eller förändrade förutsättningar. I första hand sker omställningen genom förflyttning av medarbetare, i andra hand kan uppsägning på grund av arbetsbrist bli aktuell. En uppsägning föregås alltid av en omplaceringsutredning, varvid Malmö stad har en omfattande omplaceringsskyldighet. Omställningsarbetet inom Malmö stad sker huvudsakligen inom respektive förvaltning. I de fall omställning inte kan göras inom förvaltningen, kan omställning utanför förvaltningen komma att bli aktuellt. I december 2016 var 16 medarbetare tillgängliga för ny placering på annan förvaltning inom Malmö stad, vilket var fyra fler än i januari I såväl början som slutet av året fanns merparten som var tillgängliga för ny placering, inom grundskoleförvaltningen och arbetsmarkands-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen. För att Malmö stad ska kunna ge en god service till Malmöborna är det centralt att verksamheten har rätt kompetens på kort och lång sikt. Under 2016 tog förvaltningarna för första gången fram kompetensgap i enlighet med Malmö stads ledningssystem för kompetensförsörjning. Analyserna visar att Malmö stad både har kvantitativa och kvalitativa kompetensgap. Som i flera andra kommuner fortsatte personalomsättningen att öka under året. Den personalframskrivning som togs fram under 2016 visade att rekryteringsbehovet i första hand beror på personalomsättningen. Med anledning av det krävs fortsatt arbete för att behålla medarbetare i organisationen och skapa goda möjligheter för att utvecklas på Malmö stads arbetsplatser. 28

30 Arbetstid och tjänstgöringsgrad I målområde nio i budget 2016 konstateras att arbetet med att minska andelen timmar som utförs av timavlönade medarbetare går åt rätt håll. Fokus ska fortsatt vara att ge fler timavlönade medarbetare tryggare anställningsformer samt att andelen heltidstjänster i Malmö stad ska öka. Av inriktningen framgår även en önskan att få bort de ofrivilligt delade turerna. I detta avsnitt redovisas hur arbetet inom dessa områden har bedrivits under I maj 2016 fastställde kommunstyrelsens arbetsgivarutskott Utredningsdirektiv heltid som norm. Syftet var bland annat att ge en samlad blid av hur heltidsfrågan är reglerad i Malmö stad och nämndernas erfarenheter av att möjliggöra önskad tjänstgöringsgrad. Utredningen godkändes av kommunstyrelsen i november. Då beslutades även om en remiss till ett antal nämnder där dessa ska redogöra för hur andelen heltidstjänster och andelen medarbetare som arbetar heltid ska öka under Under hösten bildades en partsammansatt grupp i syfte att ta fram en plan för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska öka. Nämndernas remissvar kommer utgöra en del av grunden för planen. I december 2016 hade Malmö stad heltidsanställda medarbetare (83,6 %). Andelen heltidsanställda medarbetare ökade med 0,6 procentenheter jämfört med I nedanstående diagram framgår fördelningen inom respektive intervall avseende tjänstgöringsgrad. Siffrorna baseras på månadsavlönade medarbetares grundanställning. Andel heltidsanställda kvinnor var 82,6%, vilket var en ökning motsvarande 0,8 procentenheter i förhållande till föregående år. Andelen heltidsanställda män var 86,9%, vilket var en ökning motsvarande 0,2 procentenheter jämfört med

31 Det var störst andel deltidsanställda medarbetare inom stadsområdesförvaltningarna och sociala resursförvaltningen. Vid en jämförelse med föregående år minskade andelen deltidsanställda på samtliga förvaltningar med undantag av arbetsmarknads- gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen, kulturförvaltningen, sociala resursförvaltningen och stadsområdesförvaltning Söder. För serviceförvaltningen och stadsbyggnadskontoret var andelen oförändrad jämfört med Förvaltning Andel deltidsanställda 2015 Andel deltidsanställda 2016 Fastighetskontoret 1,0% 0,9% Gatukontoret 1,9% 1,1% Stadsbyggnadskontoret 1,3% 1,3% Stadskontoret 2,9% 2,2% Fritidsförvaltningen 3,8% 2,5% Miljöförvaltningen 2,6% 2,5% Förskoleförvaltning 7,3% 7,0% Grundskoleförvaltning 10,2% 9,9% AGVF 12,8% 12,9% Serviceförvaltningen 15,4% 15,4% Kulturförvaltningen 16,3% 16,9% SoF Söder 18,4% 19,3% SoF Innerstaden 27,5% 24,5% SoF Norr 26,6% 25,7% SoF Öster 29,7% 29,0% Sociala resursförvaltningen 27,3% 29,4% SoF Väster 36,4% 35,0% 30

32 Andelen deltidsanställda kvinnor var större än andelen deltidsanställda män i samtliga förvaltningar med undantag av stadsbyggnadskontoret, gatukontoret, fritidsförvaltningen och miljöförvaltningen. Skillnaden mellan andelen deltidsanställda kvinnor och män var störst på serviceförvaltningen, där den uppgick till 22,9 procentenheter. 31

33 Skillnader i andel medarbetare med deltidsanställningar varierar mellan Malmö stads yrkesgrupper. Högst andel medarbetare med deltidsanställning återfinns i vård- och omsorgsyrkena. I maj 2007 antogs nuvarande kommungemensamma riktlinjer angående önskad tjänstgöringsgrad. I riktlinjerna definieras ofrivilligt deltidsanställd som tillsvidareanställd medarbetare med deltidsanställning, som önskar högre tjänstgöringsgrad och är beredd att acceptera utökning av tjänstgöringsgrad på annan arbetsplats inom förvaltningen, andra arbetstider och/eller andra arbetsuppgifter inom ramen för anställningsavtalet. Enligt riktlinjerna är det en ambition att tillgodose önskemålet inom sex månader efter medarbetarens anmälan. Den 31 december 2016 var det 60 medarbetare, 47 kvinnor och 13 män, som varit ofrivilligt deltidsanställda mer än sex månader. Av dessa medarbetare som varit ofrivilligt deltidsanställda mer än sex månader arbetade 40 inom Skolrestauranger vid serviceförvaltningen. 32

34 Antal medarbetare som varit ofrivilligt deltidsanställda mer än sex månader ökade i förhållande till Det var en större andel kvinnor än män som var ofrivilligt deltidsanställda. Antal medarbetare inom respektive förvaltning som varit ofrivilligt deltidsanställda mer än sex månader efter anmälan Förvaltning Kvinnor Män Kvinnor Män Fastighetskontoret Fritidsförvaltningen Förskoleförvaltningen 3 Gatukontoret Grundskoleförvaltningen AGVF Kulturförvaltningen 3 2 Miljöförvaltningen Serviceförvaltningen Sociala resursförvaltningen SoF Innerstaden SoF Norr 2 SoF Söder SoF Väster 1 SoF Öster Stadsbyggnadskontoret Stadskontoret Förvaltningarna arbetar med flera åtgärder för att möjliggöra önskad tjänstgöringsgrad. I Malmö stad finns lokala ramavtal för arbetstidsmodeller som kan underlätta och medverka till att medarbetare ges möjlighet till önskad tjänstgöringsgrad. Vid årslutet 2016 kan konstateras att för Malmö stad som helhet har minskningen av andelen timavlönad tid fortsatt. 33

35 Den grupp medarbetare som 2015 stod för en stor ökning av den timavlönade tiden, behandlingsassistenter inom sociala resursförvaltningen, har 2016 återgått till strax över 2014 års nivå. Anledningen är att antalet ensamkommande barn som kom till Malmö minskade under 2016, och därmed minskade även den timavlönade tiden i denna verksamhet. Inom stadsområdesförvaltning Söder har en ökning av andelen timavlönade timmar skett såväl 2015 som under Stadsområdesförvaltning Innerstaden har haft en liten ökning av andelen timavlönade timmar under 2016 i jämförelse med Förskoleförvaltningen har fortsatt att minska andelen timavlönad tid. Uppgifterna avser andelen timavlönad tid i % av all närvarotid inom respektive yrkeskategori, genomsnitt för helår De yrkeskategorier som traditionellt haft den högsta andelen timavlönad tid är vårdbiträden, vårdare (numera stödassistenter LSS), barnskötare och undersköterskor. Yrkesgrupperna återfinns framförallt inom stadsområdesförvaltningarna, sociala resursförvaltningen och förskoleförvaltningens verksamheter. Andelen timavlönad tid av alla närvarotid fortsätter, förutom inom vårdbiträdesgruppen, att minska inom dessa grupper. 34

36 De timavlönade medarbetare som är kvinnor stod för huvuddelen såväl vad gäller antal unika medarbetare som andelen i tid i jämförelse med männen. Vårdare/stödassistenter var den grupp som hade störst andel timavlönade män och där stod männen för en knapp tredjedel av den timavlönade närvarotiden. Yrke/kategori Antal unika timavl medarbetare 2016 Antal heltidsresurser (40t/v) timavl medarbetare 2016 Fördelning timavlönade timmar 2016 Kvinnor Män Kvinnor Män Kvinnor Män Vårdbiträde dag/natt ,5% 31,5% Vårdare/stödassistent dag/natt ,9% 33,1% Barnskötare ,2% 21,8% Undersköterska dag/natt ,6% 17,4% I kolumnerna till vänster visas antal unika timavlönade medarbetare uppdelat per kön samt vad de arbetade timmarna motsvarade i heltidsresurser omräknat med veckoarbetstidsmått 40 tim./vecka. I kolumnerna till höger visas fördelningen mellan kvinnor och män av antalet timavlönade timmar. Det har skett en marginell förändring vad gäller könsfördelningen inom dessa grupper, andelen timmar (av totalt antal timavlönade timmar) utförda av män har ökat något i jämförelse med Inom gruppen vårdbiträde har andelen timavlönade män ökat och de står nu för närmare en tredjedel av närvarotiden. Kommunstyrelsen gavs 2015 i uppdrag att utreda hur de delade turerna skulle kunna fasas ut från Malmö stads verksamheter. Inom ramen för uppdraget gavs berörda nämnder i uppdrag att beskriva såväl förekomster som hur en utfasning av delade turer kan genomföras samt vilka 35

37 eventuella hinder som finns. I remissvaren framgick att det finns en medvetenhet om att delade turer inte är bra ur ett medarbetarperspektiv. Samtliga remissvar från stadsområdesnämnderna angav att en förutsättning för att fasa ut (ofrivilligt) delade turer är en utökad bemanning och konstaterar samtidigt att en utökad bemanning inte är möjligt inom rådande ekonomiska ramar utifrån ett samtidigt beaktande av övriga personalpolitiska mål och Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2015:4). Till detta beskrevs att en konsekvens innebärande utökning av antalet tjänstgörande helger blir svårt att kombinera med att vara en attraktiv arbetsgivare. En ökning av antalet arbetade helger bedömdes öka risken för försämrad arbetsmiljö och ökad sjukfrånvaro samtidigt som bemanningen måndag - fredag skulle försämras. Arbetet med att minska antalet delade turer åligger fortsatt nämnderna och uppföljning görs inom ramen för den årliga arbetsmiljöuppföljningen. Vid en omräkning av antalet månadsavlönade medarbetare i december 2016 till årsarbetare, fanns det heltidsresurser. Det var en ökning med jämfört med december Av dessa var tidsbegränsat anställda, en ökning med 19. Produktiv eller använd - resurs visar hur mycket personalresurser omräknat till årsarbetare som faktiskt har varit närvarande för att bedriva Malmö stads verksamhet. I den produktiva resursen ingår månadsavlönade, timavlönade samt extra närvaro i form av fyllnads- och övertid. All frånvaro inklusive semester är avräknad. Vid en jämförelse av den genomsnittliga tiden avseende 2015 och 2016 kan det konstateras att närvarotiden har ökat med motsvarande 440 heltidsresurser i genomsnitt per månad. Total närvaro i december 2016 motsvarade heltidsresurser och den genomsnittliga totala närvaron under 2016 var heltidsresurser. 36

38 Vid en jämförelse kan det konstateras att såväl övertid som fyllnadstid under 2016 ligger på ungefär samma nivå som under Det ökade övertidsuttaget i slutet av 2015 beror på det ökade behovet i flyktingmottagandet. Den positiva trenden med minskande andel timavlönade timmar fortsatte under De flesta förvaltningar minskade sina andelar och andelen minskade även inom de flesta yrkesgrupperna. Andelen heltidsanställda medarbetare ökade, bland både kvinnor och män. Samtidigt ökade antalet ofrivilligt deltidsanställda medarbetare. Andelen heltid varierar kraftigt mellan olika yrkesgrupper där framför allt kvinnodominerade yrkesgrupper inom vård och omsorg har hög andel deltidsanställda medarbetare jämfört med genomsnittet för Malmö stad. En stor utmaning i det fortsatta arbetet ligger i att öka andelen heltid framför allt i dessa yrkesgrupper samtidigt som de ofrivilligt delade turerna ska minska. 37

39 Lönebildning Inom ramen för målområde nio i budget 2016, konstateras att strategin för att uppnå önskad lönestruktur behöver utvecklas så att den stödjer såväl verksamhetens kompetensförsörjning som de personalpolitiska målsättningarna med jämställdhet i fokus. I detta avsnitt följs genomfört arbete för önskad lönestruktur upp. Vidare redovisas lönesöverynsarbetet för I juni 2015 beslutade kommunstyrelsens arbetsgivarutskott om Plan för arbetet med önskad lönestruktur. Arbetet innehåller flera större processer och sammantaget utgör dessa Malmö stads plan för arbetet med önskad lönestruktur med både kompetensförsörjningsperspektivet och jämställdhetsperspektivet i fokus. Planen innehåller fyra områden: Utvecklat lönestrategiskt arbete Lönekartläggning 2016 Löneöversyn Nylönesättning Respektive område har olika tidsperspektiv i sitt genomförande och kommer efterhand att påverka arbetet i de andra områdena. Särskilda planer finns för respektive område och utifrån uppnådda resultat kompletteras dessa efterhand. Några av de aktiviteter som genomförts har bestått i att utföra kompetensutvecklingsinsatser för Malmö stads förvaltningsledningar, skapa en modell för arbetet med att analysera lönestrukturen på förvaltningsnivå, samt att viktiga utgångspunkter för genomförandet av lönekartläggning utarbetats i en partsgemensam arbetsgrupp. Arbetsgruppen har definierat ett nytt arbetssätt vad gäller en lönekartläggnings innehåll och utförande, begrepp och definitioner, samt tagit fram ett systemstöd. Sammantaget har åtgärderna inom respektive delområde utifrån den antagna planen samlat och enskilt möjliggjort ett lönepolitiskt beslut i kommunstyrelsens arbetsgivarutskott i november 2016 om Malmö stads önskade lönestrukturer 2017 och fortsatta lönebildningsarbete. 9 Målbilden för de yrkesgrupper som har behov av en utvecklad lönestruktur tydliggörs och beskrivs med intervallet 10:e till 90:e percentilen. Resultatet av Plan för arbetet med önskad lönestruktur formar lönebildningen för Malmö stad under kommande perioder. 9 Läs mer i ärendet Inriktning för lönebildning 2017, STK

40 I lönesättningsarbetet finns gemensamma mål och utgångspunkter inom Malmö stad. I samband med Malmö stads årliga löneöversyn stödjs ett sammanhållet arbetssätt genom löneöversynsprocessen. Den beskriver arbetet med årlig löneöversyn, ansvarsfördelning samt olika faser såsom analys, förberedelse och genomförande. Med utgångspunkt i Malmö stads lönepolitik, kommunfullmäktiges budget, verksamhetsplaner, samt Malmö stads lönebild inför löneöversyn gjordes analyser och överväganden. Detta skedde i enlighet med löneöversynsprocessen på såväl förvaltningar som kommunövergripande, vilket ledde fram till ett förslag till inriktning för löneöversyn Gemensamt för alla verksamheter är att ge service med god kvalitet till Malmöborna. I Malmö stads inriktning i löneöversyn för 2016 framgick att: Lönesättningen ska bidra till att verksamheterna når målen Lönen ska spegla medarbetarens uppnådda resultat Ett gott arbetsresultat ska leda till en god löneutveckling Strävan är att profilera Malmö stad som en attraktiv arbetsgivare genom att löne- och anställningsvillkor gör det möjligt att rekrytera, utveckla och behålla engagerade medarbetare med rätt kompetens. I Malmö stad utgår den individuella lönesättningen från kända och förankrade kriterier för ett gott arbetsresultat kopplade till verksamhetens uppdrag och mål. Ur kompetensförsörjningssynpunkt ska lönespridningen beaktas i såväl det löpande lönesättningsarbetet som i löneöversyn. Malmö stad arbetar för att minska löneskillnaderna mellan likvärdiga yrken, med fortsatt fokus på de lågavlönade kvinnodominerade yrkesgrupperna. Grunden för lönesättning är medarbetarens kompetens och sätt att utföra arbetet i förhållande till ansvar och svårighetsgrad. Chefen ansvarar för att i dialog med sina medarbetare konkretisera uppdraget och följa upp resultatet. Löneutvecklingen ska stimulera till ökad kvalitet i verksamheten samt stärka medarbetarens motivation och arbetsresultat. Varje medarbetare ska ges möjlighet att ta initiativ till att utvecklas i sitt arbete och bidra till verksamhetens utveckling. Kommunstyrelsens arbetsgivarutskott fastställde i november den inriktning vars innehåll resulterade i att nedanstående yrkesgrupper särskilt skulle uppmärksammas - utöver förvaltningsspecifika behov av lönestrukturella satsningar: Skola, arbetsmarknad - Lärare grundskola med särskilt fokus på skolor med högt socialt index - Fritidspedagoger - Förskollärare och barnskötare vid förskoleförvaltningen - Rektorer grundskola 39

41 - Arbetsmarknadssekreterare Vård och omsorg - Undersköterskor - Sektionschefer vid sociala resursförvaltningen och stadsområdesförvaltningarna - Vårdare (fr.o.m stödpedagoger, stödassistenter) - Personliga assistenter vid sociala resursförvaltningen Individ och familjeomsorg - Socialsekreterare - Sektionschefer vid sociala resursförvaltningen och stadsområdesförvaltningarna För löneöversyn 2016 gav de centrala avtalen, med ett undantag, att inga garanterade utfall fanns att uppnå för respektive arbetstagarorganisation. Svenska Kommunalarbetareförbundet var det enda som hade ett definierat utrymme och med en avtalsperiod från och med 1 maj 2016 (övriga arbetstagarorganisationers avtal gällde från och med den 1 april 2016). För Svenska Kommunalarbetareförbundet utgjordes utrymmet av 520 kronor/medlem som inte omfattades av det särskilda utrymmet för anställda med titeln undersköterska inom vård och omsorg. För denna grupp undersköterskor utgjordes utrymmet av kronor/medlem. Det genomsnittliga löneutfallet för medarbetare som omfattades av löneöversyn 2016 blev 2,93 %. Utfallet blev 3,03 % för kvinnor och 2,62 % för män. För de grupper som särskilt skulle uppmärksammas fördelade sig utfallet enligt följande: Befattningsbenämning Utfall i procent Utfall kronor Lärare grundskola 3,04% Lärare på skolor med högt socialt index 3,92% Arbetsmarknadssekreterare 3,03% Fritidspedagog 3,01% Förskollärare 3,00% Sektionschef 3,01% Socialsekreterare, samtal och behandling 5,14% Socialsekreterare, barn och unga 5,30% Socialsekreterare, ekonomiskt bistånd 4,60% Socialsekreterare, familjehem 4,48% Socialsekreterare, stöd och rådgivning 5,11% Socialsekreterare, vuxna 5,03% Barnskötare 2,99% 669 kr Personlig assistent, HÖK 3,18% 709 kr Stödassistent/stödpedagog LSS 2,77% 650 kr Undersköterska 4,31% kr 2016 års löneöversyn avslutades genom utbetalning av nya löner med aprillönen för samtliga medarbetare i Malmö stad med undantag för anställda inom Svenska Kommunalarbetareförbundets avtalsområde där lönen utbetalades i november (inklusive retroaktivitet från och med 1 maj). 40

42 Medellönen för samtliga månadsanställda var kronor 31 december Det innebar en ökning med 928 kronor eller 3,4 % jämfört med föregående år. Kvinnors medellön ökade med 3,5 % (962 kronor) till kronor och mäns medellön ökade med 2,9 % (818 kronor) till kr. Läs mer om Malmö stads lönestatistik i Bilaga - lönestatistik för Malmö stad

43 Plan för jämställd personalpolitik I december 2013 antog kommunfullmäktige Plan för jämställd personalpolitik. Syftet med planen var att skapa en gemensam plattform för det personalpolitiska jämställdhetsarbetet. Den innehåller effektmål som kopplas samman med flera målindikatorer. Förvaltningarna har rapporterat in de åtaganden som de har formulerat samt uppföljning av arbetet. Planen gäller för perioden Kommunfullmäktige beslutade i början av 2017 att planen inte kommer att revideras. Bakgrund till beslutet är den förändring i diskrimineringslagen som ställer nya krav om ett förbyggande och främjande arbete mot diskriminering och för lika rättigheter och möjligheter. I målområdet finns följande effektmål formulerat: Malmö stad ska uppnå, upprätthålla och utveckla önskad lönestruktur i löneöversynsprocessen. Detta ska även ske i det löpande lönesättningsarbetet. Enligt åtaganden i planen ska lönekartläggning och löneanalys göras på kommunövergripande nivå vartannat år och varje förvaltning ska årligen analysera och åtgärda osakliga löneskillnader 10. Under året har det bedrivits flera förberedande aktiviteter inför genomförande av Lönekartläggning Arbetet har utgått från det uppdrag som riktades till stadskontoret från kommunstyrelsens arbetsgivarutskott gällande Plan för arbetet med önskad lönestruktur (läs mer under avsnittet Lönebildning). Utgångspunkter för genomförandet har utarbetats i en partgemensam grupp. Gruppen har tagit fram ett nytt arbetssätt för kartläggning och analys, definierat begrepp samt tagit fram ett systemstöd. Lönekartläggning 2016 planeras till kommunstyrelsen under våren Inom ramen för löneöversynen har förvaltningarna analyserat sina löner. Fritidsförvaltningen rapporterar att osakliga löneskillnader har åtgärdats under året. I övrigt är det ingen förvaltning som har rapporterat att det har funnits osakliga löneskillnader. Flera förvaltningar anger också att de under året har deltagit i arbetet inför Lönekartläggning 2016 och att analyser kommer genomföras inom ramen för det arbetet. Stadsområdesförvaltning Väster har granskat principer för nylönesättning utifrån ett jämställdhets- och antidiskrimineringsperspektiv för yrkesgrupper inom Kommunals avtalsområde. Principerna ligger till grund för chefers dialog med HRavdelningen vid nylönesättning och syftar till att kvalitetssäkra en korrekt och likvärdig lönebedömning i alla nylönesättningar. I målområdet finns följande effektmål formulerade: Alla oavsett kön ska ges möjlighet att söka lediga tjänster i Malmö stad. Andelen av det underrepresenterade könet i Malmö stad ska öka. 10 Osakliga löneskillnader är löneskillnader som har direkt eller indirekt samband med kön. 42

44 Fördelningen mellan kvinnor och män i skilda typer av arbete inom olika kategorier av medarbetare ska så långt det är möjligt utjämnas. Malmö stads kompetensbaserade rekryteringsprocess skapar förutsättningar för en diskrimineringsfri rekrytering. Som beskrivs i avsnittet Rekryteringsläget var rekryteringsprocessen ett av de kommunövergripande granskningsområdena under Granskningen visade att arbetssättet efterföljs i hög utsträckning. Förvaltningarna har under året utbildat chefer om rekryteringsprocessen och HR-avdelningarna har varit involverade i annonsutformning och andra delar av rekryteringsprocessen. Flera förvaltningar anger att de har använt den checklista som togs fram under 2015 för att granska rekryteringsannonser ur ett jämställdhetsperspektiv. Syftet med checklistan är att kvalitetsäkra könsneutrala annonser med målet att attrahera rätt sökande samt nå en jämnare könsfördelning inom Malmö stads yrkesgrupper. Arbetsmarknads- gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen har vidareutvecklat ett särskilt dokument för att granska annonser ur ett normkritiskt perspektiv. Förvaltningen har också använt sig av anonymt första urval vid rekryteringar. Malmö stad använder sig av ett IT-system vid annonsering av tjänster som har en annan indelning av yrken än vad HR-systemet har. Av Malmö stads tio största yrken bedöms de som finns i nedanstående diagram möjliga att jämföra med de indelningar som finns i rekryteringssystemet. I samtliga av dessa yrken är män i minoritet. Jämfört med föregående år har en högre andel män sökt tjänster i samtliga av dessa yrken med undantag för gymnasielärare. För tjänster som barnskötare var andelen sökande män samma som för Bland medarbetarna i Malmö stad är kvinnor i majoritet och könsfördelningen är nära oförändrad jämfört med Miljöförvaltningen beskriver hur de i annonser tydligt förmedlar att de eftersträvar en jämnare könsfördelning bland medarbetarna. Det var en högre andel kvinnor än män som sökte tjänsterna vid miljöförvaltningen vilket har ett samband med hur 43

45 könsfördelningen ser ut bland de som examineras från de utbildningar som förvaltningen rekryterar från. På samtliga förvaltningar förutom fritidsförvaltningen och serviceförvaltningen var män i minoritet bland medarbetarna. Det har skett en marginell förändring jämfört med föregående år och andelen män har ökat på elva förvaltningar Stadsrevisionen är inte medräknad. Stadsrevisionen hade 11 anställda, varav 5 är kvinnor och 6 män 2016, jämfört med 13 anställda, 5 kvinnor och 8 män

46 I samtliga av Malmö stads tio största yrkesgrupper är kvinnor i majoritet. I sju av de tio yrkesgrupperna ökade andelen män i jämförelse med föregående år. Förskoleförvaltningen uppger att dokumentet Förebyggande arbete och åtgärdande insatser gällande misstanke om sexuella trakasserier mot barn av medarbetare i verksamheten som tagits fram och beslutas om under året har till syfte att arbeta förebyggande för att både män och kvinnor ska känna sig trygga i sitt yrkesutövande inom förskolan. Nationellt arbetar i genomsnitt 3,5-5 % män i förskolan 12, och ur detta perspektiv har Malmö stad en hög andel män bland medarbetarna i förskolan. Den 31 december 2016 var 71,5 % av Malmö stads chefer kvinnor (2015: 69,7%). Andelen män som var chefer var 4,9 procentenheter större än andelen män av det totala antalet månadsavlönade medarbetare (2015: 6,6 procentenheter). Andelen kvinnor som var chefer ökade med 1,8 procentenheter i jämförelse med föregående år. Generellt sett speglar könsfördelningen bland chefer könsfördelningen av det totala antalet medarbetare på förvaltningarna. Undantag var kulturförvaltningen, stadskontoret, gatukontoret, stadsbyggnadskontoret och arbetsmarknads- gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen där skillnaden var 10 procentenheter eller mer. 12 Män i förskolan en kunskapsöversikt. SKL

47 I Plan för jämställd personalpolitik finns ett gemensamt åtagande kopplat till detta mål, att förvaltningarna skapar tydliga och öppna system för karriärutveckling. Enligt Malmö stads rekryteringsprocess ska samtliga anställningar som överstiger sex månader utannonseras och flera förvaltningar anger detta som exempel på öppna system vid rekrytering. Exempel på karriärutveckling som lyfts i förvaltningarnas uppföljning var deltagande i det kommungemensamma ledarutvecklingsprogrammet Framtida ledare och stadsområdesförvaltningarnas gemensamma utvecklingsprogram Interna Presumtiva Ledare. Flera förvaltningar beskriver att uttagningen till programmen är transparent. Stadsområdesförvaltning Väster lyfter att urvalsprocessen till programmen har granskats ur ett jämställdhets- och antidiskrimineringsperspektiv. Av de som deltog i Framtida ledare under 2016 var 14 % män (2015: 15,9 %). Vidare rapporterar förvaltningarna att utarbetade rutiner finns för medarbetarsamtal och att individuella handlingsplaner tas fram där överenskomna utvecklingsaktiviteter framgår. 46

48 I målområdet finns följande effektmål formulerade: Kvinnor och män anställda i Malmö stad får stöd av arbetsgivaren i ett jämlikt uttag av föräldraledighet och i att dela lika på föräldraledigheten vid vård av barn. Malmö stad ska uppmärksamma löneutvecklingen för föräldralediga. Medarbetarna i Malmö stad ska ha möjlighet till arbetstid som är flexibel om verksamheten tillåter. Under 2016 tog 16,7 % av kvinnorna ut föräldraledighet och 14,0 % av männen. Andelen kvinnor som tog ut föräldraledighet minskade något jämfört med 2015 (16,8 %) och andelen män som var föräldralediga ökade något (2015: 13,7 %). Dessa uppgifter anger inte omfattningen av uttaget, utan endast hur stor andel av medarbetarna som vid något tillfälle under året var föräldralediga. Uppgifterna är relaterade till det totala antalet månadsavlönade medarbetare, inte endast de som är föräldrar. I diagrammet nedan visas omfattningen av uttag av föräldraledighet. Denna inkluderar även partiell ledighet men inte tillfällig föräldraledighet/vård av barn (se särskilt diagram i nästa avsnitt). Kvinnors uttag av föräldraledighet minskade något från föregående år och mäns ökade något. Omvandlat till dagar var kvinnor i genomsnitt föräldralediga i 20,1 dagar och män i 7,7 dagar. Skillnaden mellan kvinnor och mäns uttag av föräldraledighet minskade något under året och uppgick till 3,42 procentenheter (2015: 3,64 procentenheter). Några förvaltningar har tagit fram rutiner för hur arbetsplatsen upprätthåller kontakten med medarbetare som är föräldralediga. Flera förvaltningar har också tagit beslut kring förläggning av mötestider som möjliggör för medarbetare som är partiellt föräldralediga att delta. Förvaltningarna rapporterar att föräldralediga bjuds in till arbetsplatsträffar, utbildningar och större arrangemang samt hålls informerade om betydande verksamhetsförändringar. 47

49 Stadsområdesförvaltning Innerstaden rapporterar att de har genomfört en kortfattad introduktion till medarbetare som har varit frånvarande under längre tid. I diagrammet nedan visas omfattningen av uttag för tillfällig föräldraledighet/vård av barn. Uttaget av tillfällig föräldraledighet/vård av barn ökade med 0,03 procentenheter jämfört med Kvinnors uttag ökade med 0,03 procentenheter och mäns ökade med 0,01 procentenheter. Kvinnors uttag var 0,16 procentenheter större än mäns och skillnaden mellan kvinnor och mäns uttag av tillfällig föräldraledighet/vård av barn ökade jämfört med 2015 då den var 0,13 procentenheter. En målindikator som kopplas till ett av effektmålen är skillnaden i löneutvecklingen mellan föräldralediga och icke föräldralediga. I löneavtalen framgår att även medarbetare som är frånvarande på grund av föräldraledighet ska uppmärksammas. Detta förtydligas också i överläggningsprotokollen mellan Malmö stad och arbetstagarorganisationerna Inga andra principer för lönesättning ska gälla för föräldralediga och föräldralediga ska inte få en ogynnsam löneutveckling på grund av sin frånvaro jämfört med övriga medarbetare. Detta ska lönesättande chefer i Malmö stad vara väl förtrogna med. Diagrammet nedan visar tillsvidareanställdas (i åldersintervallet 20-45) löneutfall i 2016 års löneöversyn. Jämförelse är gjord mellan medarbetare som varit i tjänst och medarbetare som varit 100 % föräldralediga under längre tid än 90 dagar. Diagrammet visar fem av Malmö stads tio största yrkesgrupper för vilka antalet föräldralediga överstiger 30 medarbetare. 48

50 Vid en jämförelse mellan löneutvecklingen för föräldralediga medarbetare och medarbetare som varit i tjänst under 2016, återfinns skillnad i första hand inom yrkesgrupperna socialsekreterare och undersköterska äldreomsorg. Vid en jämförelse mellan åren 2015 och 2016 för jämförbara yrken, har skillnaden i löneutfallet inom grupperna förskollärare och barnskötare i princip försvunnit. Bland undersköterskor i äldreomsorgen var skillnaden i löneutfall mellan medarbetare som var i tjänst och medarbetare som var föräldralediga, större än efter löneöversyn Löneutfallet för föräldralediga socialsekreterare var även för 2016 större än för de socialsekreterare som inte var föräldralediga. En förklaring till skillnaden 2016 är att de som var föräldralediga var erfarna medarbetare som prioriterades i löneöversynen

51 I målområdet finns följande effektmål formulerat: Alla medarbetare i Malmö stad ska känna till de regler, handlingsplaner och rutiner som finns på arbetsplatsen kring trakasserier och vad man ska göra om någon utsätts för det. Det gemensamma åtagandet kopplat till detta mål är att stadskontoret tillsammans med övriga förvaltningar ska ta fram förslag till gemensamma riktlinjer mot kränkande särbehandling och trakasserier. Riktlinjerna togs fram under 2014 och dessa implementerades i verksamheten under Utifrån Arbetsmiljöverkets nya föreskrift om organisatorisk och social arbetsmiljö, har riktlinjerna reviderats. Förvaltningarna rapporterar att riktlinjerna har informerats om vid arbetsplatsträffar, att de finns tillgängliga på intranätet och är en del vid introduktion för nya medarbetare. I den kommungemensamma arbetsmiljöutbildningen för chefer, skyddsombud och fackliga representanter i samverkansgrupp, lyfts riktlinjerna och vad kränkande särbehandling respektive trakasserier innebär. Under utbildningen uppmärksammas också hur risker identifieras och hur ett förebyggande arbete kan genomföras. Flera förvaltningar beskriver att insatser för att nå målet är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Serviceförvaltningen rapporterar att de under året har genomfört workshops om den nya föreskriften om organisatorisk och social arbetsmiljö för chefer. Vid dessa workshops lyftes bland annat kränkande särbehandling och åtgärder för att motverka kränkningar diskuterades. Grundskoleförvaltningen har genom en förfrågan till alla chefer i förvaltningen, undersökt om de upplever att jämställdhets- och mångfaldsfrågorna är en naturlig del i det löpande arbetet, vilket majoriteten uppgav att de anser. Flera medarbetare och chefer i Malmö stad deltog i Mänskliga rättighetsdagarna som anordnades i Malmö i november. Förvaltningarna rapporterar också att de har genomfört egna utbildningsinsatser inom området jämställdhet och antidiskriminering under året. Sociala resursförvaltningen anordnade en utbildning i normkritik och genus vid förvaltningens ledardag under hösten. Stadsbyggnadskontoret genomförde en workshop med tema mångfald för förvaltningens chefer under våren och stadsområdesförvaltning Väster anordnade en ledarträff som hade inriktning jämställdhet och mångfald. Vidare har serviceförvaltningen kompetensutvecklat sina medarbetare och chefer i jämställdhets- och antidiskrimineringsarbete. I målområdet finns följande effektmål formulerade: Alla medarbetare ska ha möjlighet att arbeta heltid eller önskad tjänstgöringsgrad. Kvinnor och män ska uppleva att de har samma möjlighet att påverka sitt arbete och sin arbetsplats. Kvinnor och män i respektive yrkeskategori ska ha samma möjlighet till kompetensutveckling i sitt arbete. Halvering av andelen timavlönade timmar till förmån för fastare anställningsformer. 50

52 Som framgår i avsnittet Arbetstid och tjänstgöringsgrad är andelen deltidsanställda i kvinnor (17,4%) högre än andelen deltidsanställda män (13,1%). Antalet ofrivilligt deltidsanställda (enligt Malmö stads definition) har ökat jämfört med 2015 och majoriteten av dessa var kvinnor (47 av 60 medarbetare). Det gemensamma åtagandet som är kopplat till målet är att Vid annonsering av tillsvidaretjänster ska förvaltningen uppge att Malmö stad erbjuder heltid eller önskad tjänstgöringsgrad. De flesta förvaltningarna anger att formuleringen har funnits med i rekryteringsannonser till tillsvidaretjänster. Det var dock 155 av de tjänster som utannonserades under 2016 som var deltidsanställningar, enligt statistik i rekryteringssystemet. Som framgår i avsnittet Arbetstid och tjänstgöringsgrad har ett målinriktat arbete för att minska andelen timavlönade timmar gett effekt inom vård och omsorg och i förskolan. Det är fortsatt kvinnor som står för den största andelen timavlönade timmar i Malmö stad, men skillnaden mellan könen minskade för andra året i rad. Inom målområdet finns ett gemensamt åtagande att jämställdhetsanalyser ska ske kontinuerligt i det ordinarie arbetet. Flera förvaltningar lyfter att de i den ordinarie uppföljningen av t.ex. sjukfrånvaro, personalomsättning och uttag av föräldraledighet, använder sig av könsuppdelad statistik som analyseras. En del, t.ex. förskoleförvaltningen, beskriver att förvaltningens ojämna könsfördelning (90,9 % kvinnor, 9,1 % män) begränsar möjligheterna att genomföra jämställdhetsanalyser. Under året anordnade stadskontoret en utbildning om jämställdhetsanalyser ur ett arbetsgivarperspektiv, där HR-konsulter från 15 förvaltningar deltog. Fritidsförvaltningen, stadskontoret, stadsområdesförvaltning Öster och stadsområdsförvaltning Söder rapporterar att de har genomfört jämställdhetsanalyser av nyttjandet av friskvårdsbidrag. Ingen av förvaltningarna kom fram till att det fanns samband mellan kön och uttag av bidraget. Stadsområdesförvaltning Söder har dessutom genomfört en jämställd- och jämlikhetshetsanalys av rekryteringsannonserna på Facebook. Bilder och text som användes i sju annonser analyserades. Slutsatsen var att det fanns ett behov av systematisk granskning av bild och text inför framtida publiceringar för att undvika exkludering av vissa grupper. Arbetsmarknadsgymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen beställde en förvaltningsspecifik JÄMIX-rapport, där förvaltningen fick 141 poäng (läs mer under JÄMIX-rapport 2015). Utöver dessa analyser, rapporterar förvaltningarna att flera jämställdhetsanalyser ur ett verksamhetsperspektiv har genomförts under året. Kvinnor och mäns möjligheter till kompetensutveckling, ska enligt planen mätas i medarbetarenkäten. I medarbetarenkäten 2016, ombads medarbetarna ta ställning till påståendet: Jag lär nytt och utvecklas i mitt dagliga arbete. Kvinnor och mäns svar skiljer sig inte nämnvärt åt. Kvinnor instämde i något större uträckning med påståendet. De medarbetare som identifierade sig som annat, instämde i lägre grad med påståendet. 51

53 2015 års JÄMIX-rapport från Nyckeltalsinstitutet som var klar i april 2016, presenterar nyckeltal som är kopplade till jämställdhet. Malmö stads JÄMIX-poäng 2015 var 116 poäng vilket var en nedgång jämfört med 2014 då Malmö stad fick 123 poäng (maxpoäng är 180 poäng). Malmö stad låg över medianvärdet för deltagande kommuner som var 105 poäng, och strax under medianvärdet för samtliga deltagande organisationer som var 117 poäng. Rapporten visade att Malmö stad har en positiv utveckling av antal yrkesgrupper med jämn könsfördelning, minskad skillnad i kvinnor och mäns medianlön och en minskad skillnad mellan könen vad gäller heltidsanställningar. Rapporten visade en negativ utveckling vad gäller andel chefer som är kvinnor, skillnaden mellan kvinnor och män vad gäller uttag av föräldraledighet samt skillnad mellan könen vad gäller andelen som är tillsvidareanställda. En JÄMIX-rapport för 2016 kommer att vara klar i april Uppföljning av Plan för jämställd personalpolitik visar att det pågår ett aktivt arbete för jämställdhet på arbetsplatserna i Malmö stad. Uppföljningen av bl.a. tjänstgöringsgrad, sjukfrånvaro och uttag av föräldraledighet visar dock att det finns arbete kvar att göra för att minska skillnaderna mellan medarbetare som är kvinnor och medarbetare som är män. Deltidsanställningar, delade turer och timavlönad tid återfinns framförallt inom de kvinnodominerade yrkesgrupperna inom vård och omsorg. Vidare speglar könsfördelningen bland chefer generellt sett könsfördelningen av det totala antalet medarbetare på förvaltningarna. Den genomsnittsliga chefstätheten för kvinnor och män skiljer sig åt, där kvinnor som är chefer har fler medarbetare än vad män i genomsnitt har. Inom ramen för arbetet med aktiva åtgärder mot diskriminering, finns det behov av fortsatt arbete för att skapa goda arbetsförhållanden och arbetsvillkor för såväl kvinnor som för män på Malmö stads arbetsplatser. 52

54 Personalfakta Malmö stad är med månadsavlönade medarbetare en av de största arbetsgivarna i Skåne och antalet medarbetare har successivt ökat. Den 31 december 2016 hade Malmö stad fler medarbetare jämfört med föregående år. Det var en ökning med 4,7 % jämfört med ,4% (19 155) av de månadsavlönade medarbetarna var kvinnor och 23,6 % (5 933) var män. Utöver de månadsavlönade medarbetarna var antalet timavlönade medarbetare, omräknat till heltid (40 tim./v), i genomsnitt 911 per månad. Det är en minskning med 177 jämfört med Totalt var unika medarbetare timavlönade i Malmö stad under 2016 och andelen arbetade timmar av timavlönade medarbetare i relation till antal arbetade timmar totalt var 5,1 %. Det innebär en minskning med 1,2 procentenheter jämfört med Läs mer under avsnittet Arbetstid och tjänstgöringsgrad. Tio av Malmö stads 18 förvaltningar hade den 31 december 2016 fler än medarbetare. 13 Samtliga förvaltningar, med undantag för sociala resursförvaltningen, ökade antalet månadsavlönade medarbetare i relation till föregående år. Sociala resursförvaltningen anställde flera medarbetare under hösten 2015 med anledning av det dåvarande utökade behovet av boende och stöd för ensamkommande barn. Antalet ensamkommande barn har minskat under 2016 och med anledning av det var antalet månadsavlönade medarbetare på sociala resursförvaltningen färre än i december Grundskoleförvaltningen och 13 Stadsrevisionen som inte återfinns i diagrammet, hade den 31 december månadsavlönade medarbetare (5 kvinnor och 6 män). 53

55 förskoleförvaltningen hade den största ökningen som förklaras med den fortsatta utbyggnaden av förskola och skola. Av samtliga månadsavlönade var (86,4%) tillsvidareanställda och (13,6%) tidsbegränsat anställda. Uppgifter om timavlönade medarbetare behandlas framförallt under avsnittet Arbetstid och tjänstgöringsgrad. Jämfört med föregående år har antalet tillsvidareanställda ökat med 5,1 % (1 042) och antalet tidsbegränsat anställda med 2,5 % (83). Andelen tillsvidareanställda var högre bland kvinnor än män under Andelen män som hade en tillsvidareanställning ökade något i jämförelse med 2015 (2015: 82 %) och för kvinnor var andelen tillsvidareanställda oförändrad. 54

56 Andelen tillsvidareanställda översteg 80 % på samtliga förvaltningar och ökade på elva förvaltningar. 55

57 Andelen tillsvidareanställda medarbetare översteg 80 % i sju av de tio största yrkesgrupperna. I arbetet med att minska andelen timavlönade medarbetare i förskolan, har andelen tidsbegränsat anställda barnskötare ökat. Den 31 december 2016 arbetade 64,3 % av medarbetarna inom någon av de tio största yrkesgrupperna i Malmö stad: Antal månadsavlönade medarbetare i yrket Barnskötare Undersköterska äldreomsorg Förskollärare Vårdare gruppboende Lärare grundskola tidigare år Vårdbiträde äldreomsorg Socialsekreterare Lärare grundskola senare år Lärar- förskollärararbete annat Lärare gymnasium allmänna ämnen Yrkesindelning som i huvudsak används i personalredovisningen bygger på en nationell kodning, AID (arbetsidentifikation). Indelningen i yrken är bred och innefattar i vissa fall flera olika yrkeskategorier med en variation av uppdrag. Gruppen lärar- förskollärararbete annat innefattar olika typer av pedagoger som i första hand arbetar på förskoleförvaltningen (cirka 290 medarbetare) samt modersmålslärare vid grundskoleförvaltningen (cirka 260 medarbetare). De flesta av medarbetarna som ingår i gruppen vårdare gruppboende är stödassistenter vid sociala resursförvaltningen (cirka medarbetare). Med undantag av förskollärare har antalet månadsavlönade medarbetare ökat i alla av Malmö stads tio största yrkesgrupper jämfört med föregående år. Ökningen inom yrkesgruppen barnskötare uppgick till drygt 500 medarbetare. Nära 80 % av dessa avser medarbetare på 56

58 förskoleförvaltningen och ökningen har sin orsak i den fortsatta utbyggnaden av förskolan, minskning av antalet timavlönade samt införandet av bemanningsteam i förvaltningen. Medelåldern för Malmö stads medarbetare var 44,3 år, vilket var en marginell ökning jämfört med föregående år då den var 43,8 år. Medelåldern för kvinnor var 44,5 år (2015: 44,6) och för män 44,0 år (2015: 43,0). I jämförelse med 2015 har antalet medarbetare, oavsett kön, ökat i samtliga åldergrupper med undantag för gruppen år. Den procentuella ökningen var störst inom åldersgruppen år där den uppgick till 26,9 % för kvinnor och 27,2 % för män. I samband med att kommunstyrelsens arbetsgivarutskott beslutade att revidera Riktlinjer för anställning i Malmö stad efter 67 års ålder i juni 2016, beslutade utskottet att antalet anställda i Malmö stad som är över 67 år ska följas upp inom ramen för personalredovisningen. Den 31 december 2016 hade Malmö stad 36 medarbetare som var 67 år eller äldre. Det var 13 fler än vid samma tidpunkt I Strategisk utvecklingsplan för arbetet mot diskriminering i Malmö stad återfinns målet att andelen medarbetare med utländsk bakgrund 14 på alla nivåer ska motsvara andelen av den totala befolkningen. Diagrammet nedan visar ökningen av andelen medarbetare i Malmö stad med utländsk bakgrund sedan Den totala ökningen är cirka 9,8 procentenheter och uppgick till 35,2 % den 31 december Det var en ökning med 1,2 procentenheter jämfört med Målet är inriktat på att skillnaden mellan andelen medarbetare med utländsk bakgrund och andelen Malmöbor med utländsk bakgrund ska minska. Skillnaden mellan andelen medarbetare 14 Enligt SCB har en person utländsk bakgrund då den är utrikes född, eller har två föräldrar som är utrikes födda. 15 Målet har mellan funnits som ett kommunfullmäktigemål inom ramen för Malmö stads budget. 57

59 med utländsk bakgrund och andelen Malmöbor med utländsk bakgrund har minskat från 12,9 procentenheter 2008, till 8,9 procentenheter Indikatorn som kopplas till målet i utvecklingsplanen är Antal förvaltningar som redovisar en andel medarbetare med utländsk bakgrund på alla nivåer som närmar sig målet att spegla befolkningen i Malmö. Av Malmö stads förvaltningar hade elva förvaltningar en ökad andel medarbetare med utländsk bakgrund jämfört med Av medarbetarna hade 35,7 % av kvinnorna utländsk bakgrund (2015: 34,1 %) och 33,7 % av männen (2015: 33,4 %). Närmast att spegla Malmöborna vad gäller utländsk bakgrund (44,1%) av förvaltningarna var stadsområdesförvaltning Väster (43,1 %), förskoleförvaltningen (42,9 %) och stadsområdesförvaltning Norr (40,7 %). Graden av att spegla Malmöborna vad gäller utländsk bakgrund skiljde sig åt i de olika yrkesgrupperna i Malmö stad. Andelen medarbetare med utländsk bakgrund ökade i sju av Malmö stads tio största yrkesgrupper jämfört med Närmast att spegla Malmöborna vad 58

60 gäller utländsk bakgrund (44,1 %) av dessa yrkesgrupper var barnskötare (48,8 %) och vårdbiträde äldreomsorg (51,7 %). 59

61 Personalkostnaderna ökade under 2016 med 674 Mkr jämfört med föregående år och uppgick till Mkr. Personalkostnaderna omfattar lön, sociala avgifter och pensionskostnader. Personalkostnadernas andel av Malmö stads totala kostnader har successivt ökat och uppgick 2016 till 54,8% om kostnader för avskrivningar ingår i beräkningen och till 57,4 % när dessa exkluderas. 60

62 Chef och ledarskap Chefsförsörjning innebär att ta tillvara och stimulera intresset för ledarskap, kvalitetssäkra chefsrekryteringen, introducera och utveckla chefer för ett hållbart ledarskap. Under 2016 genomfördes ett antal aktiviteter för att främja chefsförsörjningen, bland annat utvecklingsprogram för framtida ledare och exekutiva chefer, ett nytt introduktionsprogram för nya chefer, mentorskap, chefgrupper, kurser i The Human Element, ledarskapsdag och chefsseminarier. Den 31 december 2016 hade Malmö stad totalt chefer och 71,5 % av dessa var kvinnor. Antalet chefer ökade med 87 jämfört med 2015 och andelen chefer som var kvinnor ökade med 1,8 procentenheter. Läs mer under Plan för jämställd personalpolitik. Den 31 december 2016 hade Malmö stad 957 första linjens chefer och 295 mellanchefer. Med första linjens chef avses chef för medarbetare och med mellanchef avses chef för andra chefer. Störst ökning av antalet chefer har under 2016 skett på förskoleförvaltningen och grundskoleförvaltningen. 61

63 Den 31 december 2016 hade 17,3 % av Malmö stads chefer utländsk bakgrund. Under perioden 2008 till 2016 har andelen chefer med utländsk bakgrund ökat från 10,5 % till 17,3 %. Andelen chefer med utländsk bakgrund var något högre bland chefer som är män 17,6 % (2015: 17,5 %) än bland chefer som var kvinnor, 17,2 % (2015: 16,7 %). Högst andel chefer med utländsk bakgrund fanns bland första linjens chefer. 62

64 Med chefsomsättning avses antalet chefer som avslutade sin anställning som chef i Malmö stad, inkl. pensionsavgångar, i förhållande till medeltal antal chefer i hela Malmö stad under Chefsomsättningen 2016 för Malmö stad totalt var 8,4 %. Chefsomsättningen för kvinnor var 8,8 % och för män 7,6 %. Omsättningen var lägre bland män än bland kvinnor och skillnaden var störst bland mellanchefer. Sjukfrånvaron för chefer under 2016 var 2,64 % vilket var en minskning med 0,08 procentenheter i förhållande till För kvinnor minskade sjukfrånvaron från 3,05 till 2,57 och för män ökade den från 1,94 till 2,81. Sjukfrånvarovolymen 2016 (2,64 %) motsvarade 9,6 kalenderdagar i genomsnitt per chef. Motsvarande uppgift för 2015 var 9,9 kalenderdagar, det vill säga en minskning med i genomsnitt 0,3 kalenderdagar per chef. Totalt sett har sjukfrånvaron minskat något. Däremot har sjukfrånvaron bland män i intervallet dagar ökat med 0,4 procentenheter, och med 0,54 procentenheter för intervallet över 91 dagar. 63

65 I centrala parters Avsiktsförklaring Åtgärder för friskare arbetsplatser i kommuner och landsting som beslutades om under 2016, framhålls att organisationer med låg sjukfrånvaro kännetecknas bl.a. av ett närvarande, tillitsfullt och engagerande ledarskap som präglas av respekt för medarbetarens kompetens och perspektiv samt förmåga att forma en god och hållbar arbetsmiljö. Vidare fastslås att chefer i verksamheterna måste få rätt förutsättningar att utöva ett sådant ledarskap och kunna ta det operativa ansvaret för arbetsmiljöarbetet i dess helhet. Under 2016 var den genomsnittliga chefstätheten i Malmö stad 19,8 medarbetare per chef (2015: 20,3). Jämfört med 2015 minskade andelen chefer med 41 eller fler medarbetare med 1,8 procentenheter. Andelen chefer som hade medarbetare ökade med 1,1 procentenheter. 64

66 De förvaltningar som hade högst andel chefer med 26 medarbetare eller fler, var förskoleförvaltningen och grundskoleförvaltningen. Det var också i dessa förvaltningar antalet chefer ökade mest under året. I förskoleförvaltningens hade 51,2 % av cheferna 26 medarbetare eller fler, vilket var en minskning jämfört med 2015 då det var 68,3 % av cheferna. Även andelen chefer på grundskoleförvaltningen som hade 26 medarbetare eller fler, minskade under året från 58,3 % till 55,8 %. Den genomsnittsliga chefstätheten i Malmö stad var högre för chefer som är kvinnor än för chefer som är män. Chefer som är kvinnor hade i genomsnitt 21,0 medarbetare (2015: 21,7) medan chefer som är män hade i genomsnitt 17 medarbetare (2015: 16,9). 65

67 Malmö stads kommungemensamma medarbetarenkät genomfördes under året i form av en webbenkät. Medarbetarenkäten fokuserade på HME (Hållbart medarbetarengagemang) och gav ett index som möjliggjorde jämförelse på nationell nivå samt ett sätt att utvärdera organisationers och deras ledningars förmåga att skapa och upprätthålla ett medarbetarengagemang. Totalt fick medarbetare möjlighet att svara på enkäten. Antal svar som inkom var vilket gav en svarsfrekvens på 83 %. Detta var en ökning jämfört med föregående enkätperiod (2014) med en procentenhet. Resultatet och analysen bestod av tre områden, eller delindex, (motivation, ledarskap och styrning) som tillsammans skapade ett totalindex (HME Total). Dessa delindex beskrev förutsättningarna inom områdena. Teoretiskt kan resultaten på de olika områdena sträcka sig från 0 till 100. Inom alla områden är målet att nå en så hög nivå som möjligt. Malmö stads totalindex för 2016 var 78,3. Detta kan jämföras med totalindex för Malmö stad 2014 som var 78,0. Resultat medarbetarenkät Malmö stad HME totalt Delindex - motivation Delindex - ledarskap Delindex - styrning För var totalindex (HME Total) för Stockholm stad 81, för Göteborgs stad 76 och för Sveriges kommuner i genomsnitt Malmö stad genomförde inte någon medarbetarenkät

68 Lönestatistik indelad efter AID (arbetsidentifikation) och kön för månadasavlönade. Vissa benämningar på yrkesgrupper är anpassade utifrån specifika förhållanden i Malmö stad. Förekommande deltidslöner är uppräknade till heltid. Underlaget omfattar yrkesgrupper med fler än tio medarbetare. Medel- och medianlön redovisas för minst två medarbetare och percentiler för minst tio medarbetare. Medianlön innebär att 50 % av medarbetarna i gruppen har lägre eller samma lön som medianen. 10:e percentilen innebär att 10 % av medarbetarna i gruppen har lägre eller samma lön som percentilen. 90:e percentilen innebär att 90 % av medarbetarna i gruppen har lägre eller samma lön som percentilen. Kv. lön i % av män innebär kvinnornas lön i procent av männens lön. Kvinnligt dominerade yrken (mer än 60 %) Manligt dominerade yrken (mer än 60 %) Jämnt könsfördelade yrken Yrkesgrupper Kön Antal Medelålder Medellön Kv. lön i % av män 10:e Median 90:e Administratör annan Totalt 85 41, ,4% Kvinna 52 44, Man 33 37, Administratör ekonomi Totalt 40 48, ,1% Kvinna 35 49, Man 5 41, Administratör information Totalt 21 49, ,7% Kvinna 18 50, Man 3 42, Administratör IT Totalt 14 47, ,0% Kvinna 5 49, Man 9 47, Administratör personal/löner Totalt 66 44, Kvinna 64 44, Man 2 45,0 Administratör skola/fritid Totalt , ,4% Kvinna , Man 32 42, Administratör vård Totalt 19 41, Kvinna 17 43, Man 2 27,0 Administratör övergripande verksamhet Totalt , ,5% Kvinna , Man 74 38,