Svenska Brukshundklubbens Utskott för organisation Protokoll 5/2015 Datum: 2015-11-05 Tid: 18:30 2222 Plats: Närvarande: Ordförande Telefon Christer Lundberg Helén Wallman Ragge Bergståhl Roffa Asplund Ange ev. nedan Anmält förhinder: Dag Brück LET Andersson Från kansliet: - Övriga deltagare: Ange ev. nedan Justerare: Vid protokollet: Roffa Asplund Christer Lundberg Postadress: Box 4, 123 21 Farsta Besöksadress: Frykdalsbacken 20, Farsta Telefon: 08-505 875 00 Fax: 08-505 875 99 Organisationsnummer: Svenska Brukshundklubben: 802000-4605 Brukshundservice Sverige AB: 556448-6453 info@brukshundklubben.se www.brukshundklubben.se
61 Sammanträdets öppnande Helene Wallman hälsade de närvarande välkomna och förklarade sammanträdet öppnat 2015-11-05 19:06. 62 Val av sekreterare Christer valdes till mötessekreterare. 63 Val av protokollsjusterare Roffa valdes att jämte mötesordföranden justera dagens protokoll. 64 Föregående protokoll Ojusterat protokoll gicks igenom och lades till handlingarna. 65 Ekonomi Utskottet gick igenom ekonomisk uppföljning samt budgetplanering för 2016 2019. En justering av 2017 års budget har gjorts utifrån felaktig summering. Då kurstillfälle (konflikthantering) för Föreningscoach 28 29 november ställts in kommer det kurstillfället att belasta 2016 års budget istället. Planerat tillfälle 5 6 mars kommer att användas istället och det som var planerat då kommer att köras i samband med återträff i september för Föreningscoacher. Alla (både nya och befintliga Föreningscoacher) ska delta vid tillfället med konflikthantering i mars för att stärka gruppen och för att alla ska ha en gemensam grund för detta. 66 Rapport från utskottsgrupperna Utskottsgrupp Stadgar Ingen rapport. Utskottsgrupp Etisk policy Ingen rapport. Prov och tävling vill ha en genomgång av den etiska policyn. En grupp kommer att skapas. Gruppens sammansättning diskuterades. Förstärkning av Utskottsgruppen Etisk Policy. Utskottsgrupp Föreningssupport Inställt kurstillfälle flyttas till 2016. Utskottsgrupp Ledarutveckling Möte 17 november för att färdigställa Ledarutveckling SBK. Utskottsgrupp Kärnvärden/Värdegrund Sprider Kärnvärden i den dagliga verksamheten. Ragge har pratat med Olof Nordqvist om att sprida Kärnvärdena i organisationen. Detta görs i samband med arbetet med 100/100. Justeras: Ordförande Justerare Sidan 2 av 5
Olof föreslås engageras hårdare i arbetet med värdegrund. Utskottsgrupp Målstyrning Kurspaketet för målstyrning kommer att delas upp i en förberedande och en fördjupande del. Roffa kommer att sammanställa gruppuppgifterna från första kurstillfället med de nya Föreningscoacherna. 67 Att göra listan Redaktionell revidering av stadgar (2009) med anledning av fel eller otydligheter är fortfarande inte klar. Gås igenom 2015-12-14 2015-12-16 i Göteborg. FAQ rörande stadgefrågor är inte klar. Gås igenom 2015-12-14 2015-12-16 i Göteborg. Ett nytt paket för ledarskapsutbildning för Brukshundklubben tas fram. Paketet kommer att färdigställas 17 november. Utskottet och föreningscoacherna har identifierat ett behov av tillgång till medlems- och funktionärsregistret. Vid flera tillfällen har man behövt komma i kontakt med förtroendevald eller funktionär i lokalklubb/rasklubb och inte kunnat hitta kontaktuppgifter. Behovet som finns är en tittabehörighet i registret. Utskottet tar på sig att fråga om vad en sådan behörighet skulle kosta att ta fram. Helene anmäler in behovet under november. Det efterfrågas checklistor om hur man ska/kan göra i olika situationer. Kanske borde det även tas fram en FAQ för allmänna föreningsfrågor. Frågan följs upp i samband med fysiska träffar med utskottet och föreningscoacherna. Anders Dahlstedt har fått i uppgift från föreningscoacherna att ta fram förslag på ny logg för föreningscoacherna. Denna logg bör kunna utgöra underlag för en FAQ. Grupparbeten genomfördes under föreningscoachutbildningen och frågeställningar här kan även de utgöra grund till FAQ. Presentationsmaterial för Föreningsutveckling, gås igenom presenteras i slutet av augusti. Ragge och Roffa tar fram ett första förslag innan årsskiftet. Nytt utskick av nya policys för Svenska Brukshundklubben och information om Kärnvärden skall skickas ut till rasklubbar, distrikt och lokalklubbar. Kopia ska gå till utskottet. En genomgång av namngivningen på olika policys behöver göras och ta fram ett förslag till likriktad namngivning. Dag får i uppdrag att se över namngivningen av befintliga policys och återkomma med förslag till nya namn. Utskottet söker en administrativ resurs som skulle kunna hjälpa till med denna uppgift. Uppföljning av önskan om Olof Nordqvists hårdare engagemang om att sprida Kärnvärdena i organisationen. Detta görs i samband med arbetet med 100/100. Arbetsgruppen FC Utveckling fick i uppdrag att se över utformning och rutiner för Föreningscoachernas uppdragslogg. Arbetsgruppen FC Utveckling fick i uppdrag att se över utformning och rutiner för Föreningscoachernas uppdragslogg. Arbetat fortlöper. Arbetsgruppen FC Utveckling fick i uppdrag att se över rutiner i samband med konfliktärenden för Föreningscoacherna. Justeras: Ordförande Justerare Sidan 3 av 5
Arbetsgruppen FC Utveckling fick i uppdrag att se över prislistan och lägga fram ett förslag till tydligare prislista för Föreningscoachernas tjänster. 68 Inplanerade möten och aktiviteter Nästa möte 2015-11-11 Möte för att diskutera 100/100 Tel 0757600403 558899 Helene kommer även att skicka ut förslag på ytterligare möten. 69 Föreningscoacher A Sekretess Utskottet beslöt att föreslå FS att besluta enligt nedanstående text rörande FC Sekretess. Sekretess/tystnadsplikt för föreningscoacher i SBK Föreningscoacher kan i sin praktiska utövning ibland stöta på uppgifter som kan vara skadliga i orätta händer för den medlem, klubb eller styrelse på alla plan i SBKs organisation som anlitar en coach. Därför har SBKs Förbundsstyrelse utfärdat tystnadsplikt och sekretess för varje enskild föreningscoach som kommer i kontakt med känsliga uppgifter. Anledningen till ovan nämnda beslut är att alla som vänder sig till en föreningscoach i känsliga ärenden ska kunna lita på att den information som lämnas hanteras med stor respekt för varje människas personliga integritet. Tystnadsplikten gäller t ex medlemmars personliga förhållanden. Det kan vara allt från fysiska och psykiska sjukdomar till skilda slag av sociala och ekonomiska problem. Förbudet att avslöja känsliga och ömtåliga förhållanden gäller muntliga uppgifter (tystnadsplikt) eller uppgift i handlingar, d v s olika slag av skriftlig dokumentation på förenings/klubbnivå (handlingssekretess). Det finns dock undantag där kravet av tystnadsplikt/sekretess upphävs. Förutom samtycke från den det berör upphävs sekretessen/tystnadsplikten när brottslighet, stadgebrott eller brott mot policys förekommer. Vid sådana tillfällen ska FS kontaktas innan polisanmälan eller andra disciplinära åtgärder görs. Föreningscoacher har också rätten att informera och diskutera med andra FC som nära samarbetar i ett ärende. När föreningscoacherna respekterar sin tystnadsplikt/sekretess kommer uppgifter aldrig att röjas för obehöriga. B Fakturering av avgift Utskottet föreslår att alla uppdrag som genererar ett arvode ska faktureras av kansliet. Detta dels för att synliggöra arbetet och dels för att få en enhetlig och korrekt hantering. C Föreningscoachutbildningen Föreningscoachutbildningen fortskrider och vi ser positivt på deltagarna. Täckningen av Föreningscoacher över landet blir mycket bättre efter att de nya Föreningscoacherna blir färdiga. D Förväntansdokumenten FC Förväntansdokumenten från första kurstillfället för Föreningscoacherna behöver sammanställas. Ragge kommer att skicka ut information om ändrade kursplaner på grund av inställt/flyttat kurstillfälle. Justeras: Ordförande Justerare Sidan 4 av 5
70 Övriga frågor Fråga från medlem som undrar över hur olika ärenden hanteras. Frågeställningen diskuterades inom gruppen. Möte 28-29 november är inställt. 72 Sammanträdets avslutande Mötesordförande tackade de närvarande och förklarade sammanträdet avslutat 2015-10-17 20:52. Justeras: Justeras: Vid protokollet: Helene Wallman Roffa Asplund Christer Lundberg Mötesordförande Det justerade protokollet redovisar vad som avhandlats på sammanträdet. Beslut som fattats kan dock bli föremål för ändring av Svenska Brukshundklubbens förbundsstyrelse (FS). Justeras: Ordförande Justerare Sidan 5 av 5