Slutrapport Ciceron regionalt 2010-2013
Inledning Samordningsförbundets länsövergripande satsning på att främja myndigheternas samverkan kring unga (16-29 år) avslutas efter tre års arbete. Lokala erfarenheter har redovisats vid ett spridningsseminarium under hösten. Under 2014 kommer Samordningsförbundet fortsätta fokusera på unga som saknar sysselsättning och försörjning genom att finansiera och följa upp lokala insatser. Denna avslutande rapports disposition utgår ifrån den mall för slutrapportering som länsgruppen enats om och som sänts till samtliga lokala samverkansgrupper för lokal slutrapport. Syftet med rapporten är att redovisa och reflektera över framgångsfaktorer och hinder avseende organisering och process på länsnivå. Rapporten är godkänd av länsgruppen. Organisering Ciceron har organiserats regionalt och lokalt i dialog med Samordningsförbundets medlemmar. Insatsen har finansierats av Samordningsförbundet, som också varit ägare, formulerat det länsövergripande uppdraget och beskrivit roller tillsammans med medlemmarna. Samordningsförbundet har även bistått med länsövergripande processtöd. Processtödets uppdrag har varit att följa arbetet över tid och genom olika insatser nå de länsövergripande målen och stärka det länsövergripande perspektivet. En länsgrupp, utan mandat att fatta beslut, har följt arbetet utifrån de länsövergripande målen genom rapportering från processtödet. De lokala samverkansgrupperna (LSG) har haft ett lokalt beslutsmandat och beskrivit hur det lokala arbetet ska ske i förhållande till den länsgemensamma beskrivningen. De lokala samverkansgrupperna har utgjort alternativt utsett styrgrupp för det lokala arbetet med koordinator och, i förekommande fall, samverkansteam. Det har inte funnits något avtal eller annan formell överenskommelse mellan Samordningsförbundet och de lokala samverkansgrupperna avseende uppdrag och mål. De lokala planerna har skilt sig från den regionala planen i olika grad, vilket Samordningsförbundets styrelse godkänt. I och med detta har styrning och organisering av arbetet varit diffus och svårtolkad på såväl regional som lokal nivå. Reflektion: Samverkan organiseras inte i en traditionell hierarkisk struktur. Det är en naturlig följd av den icke-hierarkiska samverkansstrukturen, där ingen organisation har mandat att fatta beslut över någon annan. En efterhandsanalys av Ciceron visar på att en hierarkisk struktur ändå skapades i teori och praktik. Detta i samband med att Samordningsförbundet formulerade länsövergripande mål som de lokala samverkansgrupperna förväntades nå. Samordningsförbundet RAR LSG*8 2
Samordningsförbundets förändrade inriktning från lokalt till regionalt perspektiv år 2009 medförde en otydlighet avseende organisering och styrning av samverkansarbetet i Sörmland. Den tradition av lokal förankring och lokalt ägande som sedan tidigare dominerat kom att utmanas av ett länsövergripande perspektiv. Ett arbete börjar ofta med en teoretisk beskrivning av hur det ska organiseras och genomföras. Ciceron organiserades och beskrevs teoretiskt i två led, i en länsövergripande plan samt i åtta lokala projektbeskrivningar. Det saknades dock en beskrivning av hur de två nivåerna skulle samordnas. Processtödet menar att detta är huvudorsaken till den otydlighet avseende mål, struktur, ramar, ledning och styrning som dominerat insatsen över tid. Målformuleringen i den länsövergripande planen skilde sig från motsvarade lokala formuleringar, och i detta försvann i realiteten möjligheten till en gemensam struktur. För att en länsövergripande process, liksom vilken annan process som helst, ska vara tydlig och framgångsrik i sitt syfte, är ett gemensamt formulerat mål nödvändigt. Utvecklingsområden: Betydelsen av en tydlig organisering kan inte underskattas, detsamma gäller målformuleringar. Utifrån behovet av lokal anpassning kan framtida samverkansarbete med finansiering från Samordningsförbundet planeras, ägas och styras lokalt i högre grad. Lokala strukturer och kulturer integreras därmed i arbetet och skapar möjligheter för långsiktig hållbarhet. Samordningsförbundet kan bistå med processtöd, men uppdraget bör formuleras lokalt. Processen Länsgruppen och processtödet: Länsgruppen har utgjorts av fyra kommunrepresentanter, en representant från Arbetsförmedlingen respektive Landstinget, två representanter från Försäkringskassan samt en representant från Samordningsförbundet. Personalomsättningen har varit hög och deltagandet tidvis lågt. Gruppen har träffats två gånger per termin under tre år. Vid dessa tillfällen har processtödet rapporterat hur den länsövergripande processen fortlöpt. Processtödet har också fått möjlighet att bolla funderingar kring relationen mellan lokalt och regionalt perspektiv, liksom begreppen samverkan och rehabilitering. Eftersom länsgruppen inte har haft mandat att fatta beslut och inte heller varit processtödets styrgrupp, har processtödet varit ensam om uppdraget att nå de länsövergripande målen. Uppdraget har formulerats av Samordningsförbundet, men inte varit tillräckligt förankrat i de lokala samverkansgrupperna. Utan mandat från de lokala samverkansgrupperna har processtödet i praktiken arbetat med ett uppdrag processtödet inte kunnat få. Handledning: Koordinatorerna har erbjudits handledning sedan 2011. Handledningens innehåll har beskrivits, beställts och finansierats av Samordningsförbundet. Under det första året genomfördes handledningen med inriktning på samverkan och systemteori. Inriktningen beskrevs utifrån behovet av kompetens hos koordinatoerena, som hade mer erfarenhet av individinriktat arbete än organisationsutveckling. Handledare var Marie Fridolf, terapeut och samverkanskonsult. Syftet var att ge koordinatorerna möjlighet till erfarenhetsutbyte, reflektion och ökad samverkanskunskap. Processtödets uppfattning är att handledningen bidrog till att koordinatorernas förståelse för samverkansarbetets möjligheter och hinder ökade. 3
Handledningen bidrog också till att koordinatorerna identifierade ett behov av en gemensam plattform samt kompetensutveckling inom ramarna för att leda och driva förändringsprocesser. Under 2012 samt första delen av 2013 bedrevs handledning utifrån ovan nämnda identifierade behov. Syftet var att stärka Sörmlandsmodellen, ett begrepp som anknöt till den gemensamma plattformen och som myntades i samband med att uppdraget för handledningen formulerades. Kommunikologerna Ingrid Karseland och Lena Jonsson anlitades för uppdraget om utbildning/handledning avseende kommunikation som medel för förändring och förankring av Sörmlandsmodellen. Målet var en gemensam plattform med utgångspunkt i isberget, som är en metafor för de värderingar och incitament som styr människors handlingar. Övergripande teman för handledningen var Tydliggöra rollen som koordinator Skapa en gemensam plattform för samverkan: mål, värdegrund, förhållningssätt Utbildning i några nycklar för framgångsrik kommunikation Att ge och ta feedback Integritet och respekt i kommunikationen med andra Processtödet deltog i handledningen/utbildningen. Deltagandet gav processtödet ökad kunskap om det lokala arbetet samt ökad förståelse för den länsgemensamma processen med dess möjligheter och hinder. De lokala samverkansgrupperna hade liten eller ingen delaktighet i handledningen. I början av 2013 lyftes frågan om syftet med handledningen i länsgruppen. Det fanns funderingar kring varför de lokala samverkansgrupperna inte var mer engagerade i beställningen och genomförandet. Länsgruppen ansåg att Samordningsförbundet, genom beställning av handledning och genom processtödets deltagande, hade för stort inflytande på det lokala arbetet. Detta resulterade i att processtödet avslutade sitt deltagande och att handledningen upphörde under våren. Det lokala arbetet: Samordningsförbundets förändrade inriktning upplevdes som diffus av de lokala samverkansgrupperna. Vad innebar samverkan och vilket incitament fanns för samverkan om det inte fanns insatser att samverka kring? Över i stort sett hela länet ansåg man att det saknades insatser för unga av typen coachning, daglig verksamhet, psykologiskt stöd etc. Samordningsförbundets hållning, vilken även processtödet kom att ta, var att coacher fanns på Arbetsförmedlingen och psykologer och kuratorer i landstinget. Samordningsförbundet skulle inte finansiera ordinarie verksamhet utan bistå med stöd för organisering av ordinarie verksamhet i samverkan. Många hade andra förväntningar på Ciceron och koordinatorsrollen och upplevde att Samordningsförbundets förändrade inriktning begränsade möjligheterna till extern finansiering av lokala insatser till individer. Koordinatorerna sågs, med undantag från Nyköping och Strängnäs, lokalt som resurser för individer i första hand. På regional nivå var koordinatorsrollen definierad som resurs för att utveckla det lokala samverkansarbetet. Dessa skilda synsätt och förväntningar kom att genomsyra kommunikationen från processtödet respektive den lokala styrgruppen, vilket innebar att både koordinatorer och handläggare upplevde en osäkerhet genom hela processen. Under åren har det funnits ett regionalt nätverk för koordinatorerna. Syftet har varit att behålla och utveckla länsperspektivet, samt att ge koordinatorerna möjlighet till kontinuerligt erfarenhetsbyte. Processtödet har varit sammankallande och initierat gemensamma aktiviteter som fokuserat på 4
samverkan och utveckling av lokala strukturer, snarare än individrelaterade metoder. Processtödets upplevelse är att nätverket har varit ett stöd för koordinatorerna i deras yrkesroll och för förståelsen för samverkan och systemteori. Styrning och organisering: Under 2012 aktualiserade Samordningsförbundet en diskussion om koordinatorsrollen. Utifrån behovet av en ökad tydlighet avseende mål och organisering var tanken att rollen i ökad omfattning skulle stämma överens med förbundets samverkansinriktning och den regionala projektplanen. Utifrån en analys av styrning, organisering och målformulering skulle Ciceron bli Ciceron 2.0. Från Samordningsförbundets håll fanns en strävan om att koordinatorn i högre grad skulle arbeta med att utveckla myndighetsgemensamma metoder, rutiner och avtal snarare än direkt med ungdomar. Responsen på förslaget var svalt i de lokala samverkansgrupperna. Enligt processtödets uppfattning fanns följande anledningar till detta: Samordningsförbundet formulerade uppdraget diskussionen och arbetet kring koordinatorsrollen skedde med koordinatorer i stället för med styrgrupper de lokala planerna var beslutade över tre år koordinatorerna lyckades bra i arbetet med ungdomarna koordinatorerna i Flen respektive Katrineholm-Vingåker hade slutat utan att ersättas Kenneth Langgren, externt processtöd, genomförde intervjuer med de lokala styrgrupperna under våren 2013. Syftet var att identifiera lokala behov som skulle kunna kopplas till Ciceron 2.0. Resultatet visade att intresset för att fortsätta med Ciceron utifrån de förutsättningar för finansiering som Samordningsförbundet kunde erbjuda, var litet. Det som skulle benämnas som Ciceron 2.0 blev inte av. Reflektion: Målen för det länsövergripande arbetet har varit: Identifiera och eliminera hinder för ungas väg mot arbete eller studier Öka möjligheterna för unga (16-29 år) att etablera sig på arbetsmarknaden och få en egen försörjning. Skapa ramar för en hållbar struktur för samverkan kring unga i länets kommuner. I de lokala planerna har målen i hög grad varit formulerade utifrån individresultat: ungdomen känner sig styrkt både fysiskt och psykiskt av den insats som den fått genom ungdomskoordinatorerna eller genom de insatser som planerats tillsammans med dessa 1. De koordinatorer som arbetat med att möta individer och samordna samverkansarbetet lokalt har slitits mellan dessa olika målformuleringar. Samtliga har varit framgångsrika i sitt arbete, både på individ och organisationsnivå, men det är viktigt att beakta erfarenheterna av denna inkonsekventa struktur framöver. Utvecklingsområden: Det lokala arbetet ser olika ut över länet beroende på organisering, behov och kultur. Ett länsövergripande arbete bör beakta dessa förutsättningar och kan exempelvis bedrivas utifrån gemensamma värderingar och gemensam målgrupp snarare än metod. Samordningsförbundet bör initiera, planera och organisera framtida insatser i nära dialog med de lokala samverkansgrupperna, eller tvärtom. 1 Eskilstunas projektmål 5
De lokala samverkansgrupperna har svårt att hinna med styrgruppsarbete jämte övriga gemensamma ärenden. Den lokala styrningen avseende Ciceron var inte optimal, vilket de lokala lägesrapporterna vittnar om. Samordningsförbundet erbjöd, utan framgång, samtliga lokala samverkansgrupper utbildning avseende styrning och ledning i samverkan under början av 2012. I framtiden bör styrgruppsarbetet tydliggöras och underlättas genom lokala strukturer för styrning av projekt och insatser. Många organisationer har en projektstyrningsmodell som kan appliceras på samverkansarbetet. I de fall en sådan saknas behöver en gemensam modell, exempelvis målinriktad projektstyrning, införas. Processtödet menar att detta är det viktigaste utvecklingsområdet under 2014, och för detta kan Samordningsförbundet bistå med finansiering och stöd. Resultat I efterhand kan processtödet konstatera att Ciceron, i en alltför stor omfattning, kom att processa Samordningsförbundets förändrade inriktning snarare än att utgöra en arena för utveckling av samverkansarbete kring unga. Detta betyder inte att samverkan inte har ägt rum och utvecklats, det betyder inte heller att ungdomar inte har fått stöd i en ökad omfattning jämfört med före Ciceron. Koordinatorerna har lyckats bra med det lokala arbetet, och i flera fall har myndigheternas kontakter mellan varandra ökat. Styrgruppen för Ciceron i Eskilstuna skriver i sin slutrapport att: De flesta i styrgruppen är överens om att det tydligaste resultatet av projektet är att kommunen har skapat rutiner för KIA 2 och börjat hitta former för att förebygga avhopp från gymnasiet, vilket har lett till att färre ungdomar hoppar av och att färre ungdomar är utan stöd och sysslolösa. I Trosa har koordinatorerna skapat ett lokalt isberg för samverkansteamet utifrån den regionala modellen. Detta har inneburit att handläggarna fått ett gemensamt synsätt och ökad kunskap om varandra, varandras uppdrag och respektive organisation. Landstingskoordinatorn i Katrineholm-Vingåker har mött ungdomar med psykisk ohälsa för samtal och kartläggning och vid behov lotsat dem till vården. Många unga upplever en psykisk ohälsa, men alla behöver inte stöd från psykiatrin i första hand. Utifrån denna kunskap har det visat sig vara värdefullt att även vården finns med i samverkan kring unga som saknar sysselsättning och försörjning, om än enbart i en konsultativ roll. I samtliga kommuner har handläggare, genom Ciceron, fått ökad kännedom om varandra och de respektive uppdrag myndigheterna har. Ciceron har även synliggjort behov hos ungdomar som myndigheter ännu inte kan tillgodose. Det finns till exempel ett antal så kallade hemmasittare i länet. Det rör sig om ungdomar som saknar sysselsättning och försörjning och som inte har kontakt med någon myndighet. Dessa behöver uppsökande verksamhet i högre grad än vad som tidigare erbjudits. Aktiviteter som genomförts med koordinatorer, handläggare och chefer under åren har bland annat varit Ungdomsstyrelsens rikskonferens 2010. Information från Coompanion Sörmland samt YOU-projektet i Västerås. Föreläsning i systemteori och samverkanskunskap, Marie Fridolf. Handledning för koordinatorer, tema samverkanskunskap, Marie Fridolf. 2 Kommunalt Informationsansvar 6
Handledning för koordinatorer utifrån temat hur driva och lyckas med förändringsarbete. Modell isberget. Lena Johnsson och Ingrid Karseland. Arbetsmarknads-och näringslivsdagarna 2012. Arbete med modell för utvärdering av samverkan tillsammans med Pay off 3. Studieresa till Ungdomstorget i Umeå. Dessa aktiviteter har bidragit till ökad kännedom om omvärlden, nya kontakter och nätverk liksom nya kunskaper om individers behov och organisationer i samverkan. Therese Elmecrantz, processtöd 3 www.payoff.se 7