GRANSKNINGS Effektiv organisation för chefs/ledarfrågor Projektledare: Tommy Larsson Beslutad av revisorskollegiet 2012-10-17 RAPP Effektiv organisation för chefs och ledarfrågor Postadress: Stadshuset, 205 80 Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): 040-34 19 55 Hemsida: www.malmo.se/stadsrevisionen Email: malmostadsrevision@malmo.se
1 SAMMANFATTNING...3 2 INLEDNING/BAKGRUND...4 3 SYFTE, REVISIONSFRÅGA OCH AVGRÄNSNING...4 3.1 Syfte...4 3.2 Revisionsfrågor...4 3.3 Avgränsning...5 4 GRANSKNINGSANSVARIGA...5 5 METOD...5 6 RESULTAT AV GRANSKNINGEN...5 6.1 Stadsdelsförvaltning Fosie...5 6.2 Överförmyndarförvaltningen...7 6.3 Stadskontoret...7 7 SLUTSATS...8 RAPP Effektiv organisation för chefs och ledarfrågor 2 (8)
1 Sammanfattning Denna granskning utfördes perioden maj-september 2012 och avsåg att granska vilka rutiner och riktlinjer Malmö Stad har för att hantera de situationer då det uppstår ledarskapsrelaterade svårigheter och problem för anställda i chefsposition. Bakgrunden till granskningen är att det i kommunen, till skillnad från det tydliga arbete som finns för att identifiera och stödja väl fungerande ledare på olika nivåer, inte är lika tydligt för att stödja de ledare som har svårigheter eller problem. Att en chef hamnat i ledarskapsrelaterade svårigheter eller problem kan ha en mängd bakomliggande orsaker, exempelvis kan det bero på att chefsrollen har förändrats över tid och blivit mer kravfylld eller att en förändringsdriven chef fattat beslut som av medarbetare upplevts obekväma vilket i sin tur lett till lägre resultat i medarbetarundersökningar. Granskningen inleddes med en kartläggning av vilka rutiner och riktlinjer som finns då det uppstår problem i ledarskapet, dels på kommunövergripande nivå och dels på Stadsdelsförvaltning Fosie och Överförmyndarförvaltningen. Dessa två förvaltningar valdes ut att ingå i granskningen då de hade avdelningar med lägre utfall i medarbetarundersökningen, gällande ledarskapsdelen, som genomfördes under 2011. Utöver kartläggning av vilka relevanta rutiner och riktlinjer som fanns för de två förvaltningarna genomfördes det även intervjuer med respektive förvaltningschef för att få en bild av hur problematiken hanteras. För Stadsdelsförvaltning Fosie gjordes det även intervjuer med ett antal mellanchefer för att få ta del av deras uppfattning av hur väl det fungerar i dagsläget. Resultatet av denna kartläggning är att det saknas dokumenterade riktlinjer och rutiner för att hantera situationer när svårigheter och problem i ledarskapet uppstår. Det gäller såväl för Stadsdelsförvaltning Fosie som för Överförmyndarförvaltningen. De dokument som finns är vägledande, visionära och anger värderingar, respekt, bemötande, visioner mm och således mer generella och övergripande till sin natur än att specifikt gälla då det uppstår problem i ledarskap. Från intervjuerna med förvaltningscheferna framgick att de fall, då det uppstått problem i ledarskapet, varit olika till sin karaktär och därmed även hanterats enligt de specifika förutsättningar som krävts för de enskilda fallen. Det framkom också att såväl förvaltningschef som ett urval av mellanchefer på Stadsdelsförvaltning Fosie anser sig vara nöjda med dagens system utan några dokumenterade rutiner eller riktlinjer kopplade till de situationer då de stöter på svårigheter och problem som är kopplade till ledarskapet. Den samlade bilden av intervjuerna med mellancheferna på Stadsdelsförvaltning Fosie är att samtliga tillfrågade dessutom är nöjda med det stöd och den hjälp som idag erbjuds då de stöter på svårigheter och problem i sitt chefskap. Majoriteten är väldigt nöjda med den hjälp och stödmöjligheter som finns medan några anser att det är bra men kan bli bättre och tydligare. Alla tillfrågade svarade att de vet vart de ska vända sig då det uppkommer problem och att de får hjälp och vägledning när det behövs. RAPP Effektiv organisation för chefs och ledarfrågor 3 (8)
Överförmyndarförvaltningens tillförordnade chef anser att tydligare riktlinjer och rutiner hade kunnat vara till hjälp för att lösa tidigare ledarskapsrelaterade problem men att Överförmyndarförvaltningens isolering, såväl fysiskt som organisatoriskt i Malmö Stad är en större orsak till att problemet fortgått längre än vad de annars skulle gjort. För Överförmyndarförvaltningen som i förhållande till stadens övriga förvaltningar är en liten organisation och utan HR resurs, är det min bedömning att det i denna organisatoriska form skulle vara lämpligt med konkreta rutiner och riktlinjer. Emellertid bedömer jag det inte nödvändigt att det framöver ska implementeras då Överförmyndarförvaltningen enligt förslag (KS-KOM-2012-00605) ska ingå som avdelning i Sociala resursförvaltningen från och med den första januari 2013 vilket innebär att Sociala resursförvaltningens HR resurser sedermera kan nyttjas. Utifrån de granskade förvaltningarna är det min sammanfattande bedömning att det idag fungerar ändamålsenligt trots att det inte finns dokumenterade rutiner och riktlinjer att tillämpa då det uppstår svårigheter och problem i ledarskapet. I de fall då förvaltningen har en egen HR avdelning är det min bedömning att det i organisationen finns kunskap och beredskap för att lösa de problem som uppstår och att det kan göras på det sätt som krävs beroende på den uppkomna situationen. 2 Inledning/bakgrund Från revisionsplanen för 2012 framkommer följande: Vid flera tillfällen under senare år har det genomförts kommunövergripande medarbetarundersökningar. Resultaten av dessa ligger till grund för diskussioner och åtgärder inom förvaltningarna för att stärka en positiv utveckling av verksamheten. Ett av de viktigaste områdena är hur kommunens 1000 ledare fungerar i sin roll som utvecklare, inspiratör och vägledare. Inom kommunen bedrivs ett relativt omfattande arbete med att identifiera och stödja ledare på olika nivåer. Arbetet för att stödja ej fungerande ledare är inte lika tydligt. 3 Syfte, revisionsfråga och avgränsning 3.1 Syfte Syftet har varit att granska om det på kommunövergripande nivå såväl som på nämndsnivå finns effektiva rutiner och riktlinjer för att hantera situationer då det uppstår problem i ledarskapet. 3.2 Revisionsfrågor Finns det tydliga och dokumenterade riktlinjer/rutiner att följa och arbeta efter för att hantera situationer då ledarskapet inte fungerar? Finns det tydliga och dokumenterade riktlinjer/rutiner för stadens anställda generellt då det uppstår problem i arbetssituationen? RAPP Effektiv organisation för chefs och ledarfrågor 4 (8)
Finns det ytterligare åtgärder som vidtagits i de avdelningar/förvaltningar med lägre utfall i medarbetarundersökningen 2011 gällande ledarskapet för att förbättra detsamma? 3.3 Avgränsning I enlighet med revisionsplanen har granskningen avsett att omfatta de eventuella åtgärder som finns för att stödja ej fungerande ledare i Malmö Stad. Övriga medarbetare har inte omfattats av granskningen. De arbetsrättliga rutiner och regler som gäller enligt lag då anställda gör sig skyldig till misskötsamhet, bryter mot regler eller ej fullgör sitt uppdrag omfattas inte heller av granskningen. Granskningen har kartlagt dels de kommunövergripande rutiner och riktlinjer som finns och dels följt upp två av de avdelningar/förvaltningar som i 2011 års medarbetarundersökning fått lägre utfall gällande frågorna om ledarskapet, Stadsdelsförvaltning Fosie och Överförmyndarförvaltningen. 4 Granskningsansvariga Styrgruppen KUF: Berit Sjövall, Berit Söderholm, Göran Hellberg och Per Lilja Projektledare från : Tommy Larsson Sakkunnig revisor har prövat sitt oberoende med mera enlighet med SKYREV:s rekommendation och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. 5 Metod Granskningsprojektet inleddes med en genomgång av medarbetarundersökningen från 2011 för identifiering av de avdelningar/förvaltningar med lägre utfall gällande ledarskapsdelen. Två av dessa förvaltningar valdes ut att ingå i granskningen, Stadsdelsförvaltning Fosie och Överförmyndarförvaltningen. Därpå kartlades det vilken relevant dokumentation med rutiner och riktlinjer då det uppstår problem i ledarskapet som fanns dels kommunövergripande för Malmö Stad, men också för de båda utvalda förvaltningarna. Utifrån detta sammanställdes intervjuunderlag och intervjuer med respektive förvaltningschef genomfördes. Det har också genomförts intervjuer med ett antal slumpmässigt utvalda mellanchefer i Stadsdelsförvaltning Fosie inom vård och omsorg, individ- och familjeomsorg, barn och ungdomskontoret samt skola. Anledning till att det inte gjordes några intervjuer med mellanchefer i Överförmyndarförvaltningen är att det inte finns några i förvaltningen. 6 Resultat av granskningen 6.1 Stadsdelsförvaltning Fosie Stadsdelsförvaltning Fosie har antagit ett antal vägledande och visionära dokument som anger värderingar, respekt, bemötande, visioner etc. Exempel på sådana dokument är RAPP Effektiv organisation för chefs och ledarfrågor 5 (8)
ledarskapsutveckling för ett bättre Fosie, Handlingsplan för arbetsmiljöarbetet 2012 och Arbetsmiljöpolicy. Dessa skrifter är dock mer generella och övergripande i sitt innehåll och det finns i dagsläget inga konkreta rutiner eller riktlinjer att följa då det uppstår problem i ledarskapet. Trots att det idag inte finns några dokumenterade rutiner eller riktlinjer nämner stadsdelschefen ett antal åtgärder som används då det uppstår problem i ledarskapet för förvaltningens chefer. Exempel på detta är samtalspartners, såväl externa som interna resurser kan vid behov erbjudas till berörd ledare. Samtal och handledning med både förvaltningens HR och stadens centrala HR avdelning är andra åtgärder som erbjuds. Det finns, enligt stadsdelschefen, även möjlighet att på olika sätt utveckla sitt ledarskap i ledarskapsprogram. Förvaltningen arbetar förebyggande med ledarskapsfrågor och rekrytering av chefer för att på så sätt försöka minimera felrekryteringar och framtida problem inom ledarskapet. Exempelvis har Stadsdelsförvaltning Fosie tillsammans med Stadsdelsförvaltning Rosengård och Stadsdelsförvaltning Södra innerstaden arbetat fram processbeskrivningen Chefsrekrytering som förvaltningen följer vid nyrekryteringar för att få rätt chef på rätt plats. Ett annat exempel på åtgärder och stöd som förvaltningen arbetat fram är en kommunikationsplan som på ett förebyggande sätt ska kunna stödja förvaltningens ledare med anledning av den kommande omorganisationen för stadens stadsdelsförvaltningar. Gällande den avdelning med lägre utfall i medarbetarundersökningens ledarskapsdel har det vidtagits relevanta åtgärder för förbättring vilket jag bedömer vara tillräckligt. En anledning till att förvaltningen inte har tydliga och specifika rutiner och riktlinjer att följa då det uppstår svårigheter och problem i ledarskapet är att erfarenheten av de situationer då det uppstått problem i ledarskapet har varit olika i sin bakgrund och karaktär och därmed även krävt en annorlunda hantering från fall till fall. Den samlade bilden av intervjuerna som genomförts med ett urval av Stadsdelsförvaltning Fosies mellanchefer är att de är nöjda med det stöd och den hjälp som idag erbjuds då de stöter på svårigheter och problem som är kopplade till deras chefskap. Majoriteten är väldigt nöjda med den hjälp och stödmöjligheter som erbjuds medan några anser att det är bra men kan bli bättre och tydligare. En förbättringsåtgärd som föreslogs är att det framöver ska finnas ett tydligt program för omställning och avveckling av ledare då de inte fungerar på sin nuvarande arbetsplats. Ett tydligt åtgärdsprogram som enkelt ska kunna följas vart än i förvaltningen problematiken uppstår. Emellertid var majoriteten överens om det är bättre idag med övergripande och generella policys istället för att använda alltför detaljerade och styrande dokument. Alla tillfrågade anser att de vet vart de ska vända sig då det uppstår problem och att de får erforderlig hjälp och vägledning när det behövs. Förvaltningens egna HR avdelning får mycket beröm av de tillfrågade och hit är det ställe där de flesta vänder sig till för hjälp och vägledning. Andra vägar som de tillfrågade valt för att få hjälp är att prata med sin närmsta chef eller chefer. Det nämns också i positiva ordalag att det erbjudits möjlighet till utbildning och på andra sätt utveckla ledarskapet då detta ej fungerat. RAPP Effektiv organisation för chefs och ledarfrågor 6 (8)
6.2 Överförmyndarförvaltningen Överförmyndarförvaltningen har i likhet med Stadsdelsförvaltning Fosie vägledande och visionära dokument som anger värderingar, respekt, bemötande, visioner etc. men inte heller för denna förvaltning finns det några konkreta rutiner eller riktlinjer att följa då det uppstår problem i ledarskapet. Förvaltningen är i förhållande till stadens övriga förvaltningar en liten organisation vilket bland annat innebär att det inte finns någon HR resurs på förvaltningen att vända sig till. Tf förvaltningschef anser att det finns en otydlighet i reglementet avseende förvaltningsorganisationen och vilka stödfunktioner som ska omfattas i förvaltningen. Vidare menar Tf förvaltningschef att överförmyndarförvaltningens isolering, såväl fysiskt som organisatoriskt i Malmö Stad är en nackdel som bidragit till att tidigare ledarskapsrelaterade problem fortgått längre än vad de annars skulle gjort. Det pågår emellertid en organisationsutredning för att fastställa hur Överförmyndarförvaltningen framöver ska organiseras och enligt förslag (KS-KOM-2012-00605) ska Överförmyndarförvaltningen från och med den första januari 2013 ingå i Sociala resursförvaltningen. Med hänsyn till förvaltningens förmodade kommande omorganisation har Överförmyndarförvaltningen valt att inte arbeta med någon utveckling av rutiner/riktlinjer avseende chefs- och ledarskapsfrågor utan avvaktat i väntan på klarläggande hur förvaltningen framöver ska organiseras. Sedan medarbetarundersökningen gjordes har det vidtagits relevanta åtgärder för förbättring vilket jag bedömer vara tillräckligt. Den kommande omorganisationen innebär inte några förändringar i det uppdrag Överförmyndarnämnden har enligt lag. 6.3 Stadskontoret Stadskontoret har en styrande, uppföljande och samordnade roll av den kommunala verksamheten. I Stadskontorets organisation ingår HR strategiska avdelningen som har det övergripande ansvaret för stadens policy-, strategi- och utvecklingsfrågor, uppföljning/utvärdering inom personalområdet samt att företräda kommunen som arbetsgivare. För att undersöka vilka kommunövergripande rutiner och riktlinjer som finns för att hantera situationer när problem i ledarskapet uppstår genomfördes först en kartläggning av vilken dokumentation som fanns på stadens intranät och därefter en kort avstämning med personal från avdelningen för att fånga upp eventuella dokument som inte fanns tillgängligt på intranätet. Resultatet av kartläggningen är att stadens centrala HR avdelning inte har några dokumenterade rutiner eller riktlinjer att tillämpa då det uppstår problem i ledarskapet. Istället är medarbetarsamtalen tänkta att användas som det primära verktyget för att fånga upp och stödja såväl ledare som andra medarbetare då det uppstått arbetsrelaterade problem av en eller annan orsak. Även stadens arbetsmiljö- och omställningsprocesser används men dessa är mer generella i sitt innehåll och tar inte upp den specifika problematiken granskningen syftar till. RAPP Effektiv organisation för chefs och ledarfrågor 7 (8)
7 Slutsats Utifrån de granskade förvaltningarna är det min sammanfattande bedömning att det idag fungerar ändamålsenligt trots att det inte finns dokumenterade rutiner och riktlinjer att tillämpa då det uppstår svårigheter och problem i ledarskapet. Då förvaltningen är större och har en egen HR avdelning är det min bedömning att det i organisationen finns kunskap och beredskap för att lösa de problem som uppstår och att det kan göras på det sätt som krävs beroende på den uppkomna situationen. Gällande Överförmyndarförvaltningen som i förhållande till stadens övriga förvaltningar är en liten organisation och utan HR resurs är det min bedömning att det skulle vara lämpligt med konkreta rutiner och riktlinjer som stöd. Emellertid bedömer jag att det inte är nödvändigt, i detta specifika fall, då Överförmyndarförvaltningen förväntas ingå som avdelning i Sociala resursförvaltningen från och med den första januari 2013 vilket innebär att Sociala resursförvaltningens HR resurser sedermera kan nyttjas. RAPP Effektiv organisation för chefs och ledarfrågor 8 (8)