1 (21) Plats och tid Socialförvaltningen, Vikhyttegatan 14, Filipstad, 2015-04-16 kl. 09:00-12:40 Ajournering kl. 11:20-11:45 Beslutande Anders Nilsson, ordförande Christer Olsson Britt-Marie Wall Jomark Polintan Sebastian Nilsson Louise Eriksson Tjänstgörande ersättare Ej tjänstgörande ersättare Övriga deltagande Utses att justera Frida Olsson Marianne Andersson Helen Eriksson Claes-Erik Eriksson Katarina Hammargren, sekreterare Kristina Steijner, förvaltningschef Ingela Svartnäs, förvaltningsekonom 42 Camilla Jansson, projektledare 50 Eva-Lena Svensson, verksamhetschef 50-51 Britt-Marie Wall Justeringens plats och tid Underskrifter Socialförvaltningen 2015-04-24 Sekreterare Paragrafer 42-58 Katarina Hammargren Ordförande Anders Nilsson Justerande Britt-Marie Wall ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Socialnämnden 2015-04-16 Datum för anslagets Datum för anslagets nedtagande 2015- uppsättande 2015- Förvaringsplats för protokollet Socialförvaltningen, Vikhyttegatan 14 Underskrift Katarina Hammargren
2 42 Dnr 2015/21 Verksamhetsuppföljning januari mars 2015 Socialförvaltningen har upprättat en resultatuppföljning för verksamheterna efter 3 månader. Prognos för året har beräknats till ett underskott med 6 150 tkr. Individ- och familjeomsorgen (IFO) redovisar ett prognostiserat underskott med 3 800 tkr. Avvikelsen består av en prognostiserad avvikelse för försörjningsstöd med 5 000 tkr. Antalet ärenden är idag 19 st. fler än vid årsskiftet. Vidare består avvikelsen av ett prognostiserat överskott för schablonintäkter för nyanlända. De beräknas överstiga budget med ca 1 200 tkr pga. av ökat antal nyanlända. Det är anhöriginvandringen som står för ökningen. Äldreomsorgen redovisar ett prognostiserat underskott med 2 135 tkr. Antalet hemtjänsttimmar har ökat sedan budgeten för 2015 fastställdes. Hemsjukvården redovisar ett prognostiserat underskott med 650 tkr. Verksamheten har stora problem med att rekrytera semestervikarier, vilket kommer att medföra ökade kostnader. LSS redovisar ett underskott med 160 tkr. Underskottet beror bl.a. på ett ökat antal ärenden inom kontaktpersoner. Färdtjänst/administration redovisar sammanlagt ett överskott med 480 tkr. Överskottet beror främst på återbetalning av färdtjänst för 2014. Bilaga att ta del av uppföljningen Ingela Svartnäs och Kristina Steijner föredrar ärendet. Vid påföljande överläggningar diskuterar socialnämnden åtgärder för att förbättra ekonomisk prognos för 2015. Socialförvaltningen redovisar följande förslag till åtgärder för att förbättra den ekonomiska prognosen. - Att förvaltningen fortsätter att extra bevaka och kontrollräkna hemtjänstkostnader, för att se om upptagna underskottet kan påverkas. - Att förvaltningen inleder en utredning för att se konsekvenserna av en minskning av antalet platser inom Eklunden. Idag 14 platser, förslaget är minskning till 10 platser. Målsättning kostnadsminskning 1,0 mkr på årsbasis 2016. Förväntad kostnadsminskning 2015: 500 tkr. - Att föreslå kommunfullmäktige höja avgiften för hälso- och sjukvårdsinsatser, från 100 kr till 200 kr per besök från och med 2015-08-01. Taxan blir då i likhet med Landstinget i Värmland, avgiften omfattas av kommunens maxtaxa för den enskilde. Beräknad intäktsökning 120 tkr helår. Förväntad kostnadsminskning 2015: 50 tkr.
3 Forts. 42 - Att genomföra en hyresöversyn inom särskilda boende och gruppbostäder. Kan inte kostnadsberäknas i dagsläget. - Att genomföra en översyn av anställningsformer för semestervikarier under sommaren, i syfte att minska kostnaderna. Kan inte kostnadsberäknas i dagsläget - Att förvaltningen inleder en utredning av sjuksköterskeorganisationen för att kartlägga ett optimalt användande av specialistfunktionerna. Kan idag inte kostnadsberäknas. Anders Nilsson yrkar på att förslaget att höja avgiften för hälso- och sjukvårdsinsatser avslås. Christer Olsson yrkar på att avgiften för hälsooch sjukvårdinsatser utreds av socialförvaltningen innan beslut tas i frågan. Anders Nilsson yrkar avslag på Christer Olssons yrkande. Ordförande ställer de båda yrkandena under proposition och finner att socialnämnden avslagit Christer Olssons yrkande. Christer Olsson och Frida Olsson lämnar reservation. Socialnämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att fortsätta extra bevaka och kontrollräkna hemtjänstkostnader, för att se om det upptagna underskottet kan påverkas att ge förvaltningen i uppdrag att utreda korttidsboendet Eklunden. Syftet med utredningen är att se på möjligheter och konsekvenser av att minska platsantalet, från idag 14 st. till 10 st. att avslå förslaget att höja avgiften för hälso- och sjukvårdsinsatser, från 100 kr till 200 kr per besök från och med 2015-08-01. att ge förvaltningen i uppdrag att genomföra en översyn av hyror inom särskilda boenden och gruppbostäder att ge förvaltningen i uppdrag att genomföra en översyn av anställningsformer för semestervikarier under sommaren, i syfte att minska kostnaderna att ge förvaltningen i uppdrag att utreda organisationen för sjuksköterskor och distriktssköterskor för att kartlägga ett optimalt användande av specialistfunktionerna att samtliga utredningsuppdrag delrapporteras till socialnämndens sammanträde 2015-05-13
4 43 Dnr 2015/23 Rapportering av ej verkställda beslut enligt 4 kap 1 socialtjänstlagen (SoL) samt 9 lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS), för 1:a kvartalet 2015 Kommunerna har från 1 januari 2010 skyldighet att till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) rapportera in gynnande beslut som inte verkställts inom tre månader från beslutsdatum. Från samma datum gäller även skyldigheten att rapportera in avbrott i verkställigheten om beslutet inte verkställts på nytt inom tre månader från dagen för avbrottet. Rapporteringsskyldigheten gäller beslut i alla verksamheter enligt socialtjänstlagen och LSS. De uppgifter som ska rapporteras är tidpunkten för beslut, vilken typ av bistånd beslutet gäller samt skälen till dröjsmålet. För första kvartalet 2015 har socialförvaltningen inrapporterat att samtliga beslut inom äldreomsorgen, LSS, omsorgen om funktionshindrade SoL och individ- och familjeomsorgen är verkställda. Rapport sker till nämnden varje kvartal samt även till revisorer och Kommunfullmäktige. Bilaga att ta del av rapporten och lägga den till handlingarna Beslutsexp Revisorer Kom fullm Socialnämnden beslutar enligt förslaget
5 44 Dnr 2014/79 Rapport utredning Heltidsanställning omvårdnadspersonal Förvaltningschefen avger härmed rapport i pågående utredningsuppdrag gällande heltidsanställning för omvårdnadspersonal. Förvaltningen har under ett möte med fackförbundet kommunal den 31 mars, beslutat att vi i samverkan kan rapportera till nämnden att vi finner Forshaga metoden Rätt till heltid med möjlighet till deltid som alldeles utmärkt, för ett arbete kring verkställighet av heltid för omvårdnadspersonal. Vi föreslår att vi genomför SWOT-analyser till samtliga verksamheter inom äldreomsorgens tillsvidare anställd omvårdnadspersonal inkl. poolpersonal. SWOT-analysens grunder är - att temat för verkställighet är Rätt till heltid med möjlighet till deltid, - att uppdraget omfattar äldreomsorgens tillsvidare anställd omvårdnadspersonal inkl poolpersonal. - att innehållet syftar till att tillsvidareanställd personal erbjuds heltid med rätt till önskad sysselsättningsgrad med 90%, 80%, 75% eller 50% -att under förutsättningar av genomförda förhandlingar, avtal och beslut av socialnämnden, så skall ett genomförande ske via en framförhandlad införandeplan. Planen tas fram under ovanstående förhandlingar. Bilaga att godkänna rapporten Socialnämnden beslutar enligt förslag
6 45 Dnr 2015/29 Reviderade Riktlinjer och Rutiner Lex Sarah Den 1 juli 2011 trädde nya bestämmelser om Lex Sarah i socialtjänstlagen (2001:453), SoL, och i lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, i kraft. Samtidigt trädde Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:5) om Lex Sarah i kraft. Socialnämnden antog 2012-04-17 Socialförvaltningens riktlinjer och rutiner för Lex Sarah. Socialförvaltningen har efter genomgång av riktlinjerna och rutinerna reviderat dokumentet Bilaga Riktlinjer och Rutiner att antaga de reviderade riktlinjerna och rutinerna för Lex Sarah för Socialförvaltningen Filipstads kommun Socialnämnden beslutar enligt förslag
7 46 Dnr: 2014/97 Utredning av Rapport om missförhållanden eller risk för missförhållanden enligt Lex Sarah Den 24 november 2014 inkom en rapport om missförhållande eller risk för missförhållande enligt 14 kap 3 SoL Bilaga: Utredning att godkänna och lägga utredningen till handlingarna Socialnämnden beslutar enligt förslaget
8 47 Dnr 2015/30 Revidering av socialnämndens delegationsordning 2015 Socialförvaltningen lämnar härmed förslag till ändringar i socialnämndens delegationsordning. Ändringarna är rödmarkerade i bilagan och föreslås på grund av utökat ansvarsområde för förste socialsekreterare IFO samt ändrat utredningsansvar gällande Lex Sarah. Bilaga att godkänna föreslagna ändringar i socialnämndens delegationsordning 2015 att en ny översyn sker senast 2015-12-31 Socialnämnden beslutar enligt förslag
Socialnämnden 2015-04-16 9 48 Dnr 2015/31 Socialnämndens riktlinjer och rutiner för myndighetsutövning inom äldre- och handikappomsorgen Socialnämndens riktlinje för myndighetsutövning inom äldre- och handikappomsorgen ska revideras årligen. Bilaga: Riktlinje att godkänna riktlinjen att riktlinjen ska gälla till 2016-05-31 Socialnämnden beslutar enligt förslag
Socialnämnden 2015-04-16 10 49 Dnr 2015/32 Socialnämndens riktlinje för myndighetsutövning LSS Socialnämndens riktlinjer för myndighetsutövning LSS ska revideras årligen. Bilaga att godkänna revideringen att riktlinjen gäller till 2016-05-31 Socialnämnden beslutar enligt förslag
11 50 2013/99 Digital låsfunktion i hemtjänsten Socialnämnden beslutade 2014-05-13 att utöka den digitala nyckelhanteringen att omfatta de brukare inom hemtjänsten Södra och Sparbanken där man idag använder sig av nycklar. Den digitala nyckelhanteringen skulle utökas från 4 stycken till max 100 stycken totalt inom hemtjänsten Södra och Sparbanksgruppen. Digitala nycklar innebär att hemtjänstpersonalen inte behöver hantera traditionella nycklar när de gör sina besök och risken att nycklar tappas bort eller hamnar i orätta händer försvinner. Brukaren själv använder sin vanliga nyckel för att låsa upp sin dörr. Hemtjänsten däremot använder en personlig kod i sin mobiltelefon för att låsa upp brukarens dörr. Det digitala nyckelsystemet gör att personalens inställelse tiden hos brukaren förkortas vid larm då man slipper hämta nycklar i grupplokalen till exempel på Vikhyttegatan dessutom minskas både körsträckor och bränsleförbrukningen på kommunens leasingbilar. En annan fördel är att hemtjänstpersonalen till exempel vid dubbelgång inte behöver vänta in sin kollega utan kan gå direkt in till brukaren och påbörja insatsen eller att hemtjänstpersonalen slipper lämna nycklar sinsemellan under dagen. Idag måste brukaren ibland lämna upp till två nycklar till hemtjänsten för att få de insatser som är beviljade utförda. En nyckel till hemtjänsten och eventuellt en larmnyckel. Idag cirkulerar det 323 larmnycklar och 193 dagligt använda nycklar inom hemtjänstens verksamheter. Vid ett införande av digitalt nyckelsystem skulle brukaren endast behöva lämna ut en nyckel till hemtjänsten. Två delanalyser har gjorts under projekttiden som visar att de medarbetare som har deltagit i projektet har utvecklats över tid med att hand havandet av det digitala nyckelsystemet då 81 % av medarbetarna tyckte att låsen fungerade bra. Inför slutrapporten ställdes samma fråga igen till medarbetarna. Har du provat digitala lås och har det fungerat bra? Det var sammanlagt 46 personer som medverkade vid intervjun 23 personer från varje hemtjänstgrupp. Vid den förra delrapporten var det 81 % av medarbetarna som tyckte att de digitala låsen fungerade bra den siffran har nu minskat till 63 %. Vid en närmare analys kan man se att i den hemtjänstgrupp som provat låsen längst tycker 78 % av de som är intervjuade att låsen fungerar bra medan den andra hemtjänstgruppen som provat låsen under kortare tid svarar endast 48 % att man tycker att det fungerar bra. Totalt av de 46 intervjuade var det 26 % som svarade att det inte tyckte att låsen fungerade bra. Däremot var det 11 % som svarade både ja och nej på frågan.
12 Forts 50 Sammanfattningsvis kan man säga att de medarbetare som har deltagit i projektet längst är mest positiva till låsen. Många av de negativa upplevelserna/uppfattningar som medarbetarna har handlar om att bli trygg och säker i användandet av de digitala låsen. När man ska implementera nya system/arbetssätt/metoder i verksamheterna måste det få ta tid då alla medarbetare lär sig olika snabbt. Enligt Jörgen Löf affärsansvarig på Tieto är det cirka 80 kommuner som använder sig av den här typen av digitala lås som är kompatibelt med Procapita av dessa använder cirka 55 kommuner Procapita som dokumentationssystem också. De flesta kommunerna köper de digitala låsen eftersom det är mest fördelaktigt ekonomiskt om man ska använda sig av låsen en längre tid. Enligt avtal Procapita VoO finns det möjlighet att hyra alternativt köpa de digitala låsen en jämförelse har gjorts mellan dessa alternativ, se bilaga. Till detta tillkommer sedan kostnader för montering av låsen. En förfrågan till Låsteknik i Hällefors har gjorts då firman har installerat låsen under projekttiden. För den löpande monteringen och nedmonteringen av låsen kommer förvaltningen själva att utföra. Endast vid komplicerade fall skulle man behöva anlita låstekniker eller annan profession. Skulle socialnämnden fatta beslut om att inte införa Life Care så skulle förvaltningen behöva köpa mobiltelefoner för att kunna använda det digitala nyckelsystemet. Bilagor - Tjänsteskrivelse - Redovisning av individuella svar från personliga intervjuer med berörda medarabetare inom hemtjänstens Södra och Sparbanken - Prisjämförelse köpalternativ- hyresalternativ Socialförvaltningen föreslår socialnämnden besluta att godkänna rapporten att införa digitalt nyckelsystem hos alla brukare som beviljats trygghetslarm att ingå köpeavtal med Phoniro Verksamhetschef Eva-Lena Svensson och projektledare Camilla Jansson föredrar ärendet. Vid påföljande överläggningar yrkar Christer Olsson att socialförvaltningens förslag om införande av nyckelfri hemtjänst avslås och att pågående försök med omedelbar verkan avslutas. Anders Nilsson yrkar bifall till förvaltningens förslag. Ordförande ställer därefter de båda yrkandena under proposition och finner att Christer Olssons yrkande avslagits. Christer Olssons yrkande i sin helhet biläggs protokollet.
13 Forts 50 Socialnämnden beslutar att godkänna rapporten att införa digitalt nyckelsystem hos alla brukare som beviljats trygghetslarm att ingå köpeavtal med Phoniro att avsätta 100 000 kr för inköp av mobiltelefoner till digitalt nyckelsystem Christer Olsson, Frida Olsson och Sebastian Nilsson lämnar reservation till beslut avseende införande av digitalt nyckelsystem i hemtjänsten.
14 51 Dnr 2013/99 Life Care Förvaltningen har tillsammans med Inköpschef Helena Sköld-Lövgren granskat avtalen och förvaltningen föreslår att vi hyr både telefoner och mjukvara, se bilaga Förvaltningen föreslår också att ordinarie personal får kvittera ut en personlig telefon som ska användas i tjänsten. I en personlig telefon kan man bibehålla alla sina inställningar samt att man känner mer ansvar för en egen telefon än en telefon som är kollektiv. Samtliga mobila enheter är grundkonfigurerade med tillgång till endast de applikationer och funktioner som är tillåtna. Medarbetarna kommer att få signera att de inte använder sin mobil till övrig internetsurfing. Bilagor Tjänsteskrivelse Prisjämförelse köpalternativ hyresalternativ Samtliga bilagor i samband med återremiss sn 150113 7 Socialförvaltningen föreslår socialnämnden besluta att godkänna rapporten att godkänna slutanalysen av Life Care projektet att införa Life Care inom samtliga hemtjänstområden att samtlig personal kvitterar ut en personlig tjänstemobil för Life Care att ingå hyresavtal med Procapita VoO för mjukvara och mobiler Verksamhetschef Eva-Lena Svensson föredrar ärendet. Christer Olsson lämnar yttrande som biläggs protokollet. Socialnämnden beslutar att godkänna rapporten att godkänna slutanalysen av Life Care projektet att avslå förvaltningens förslag om ett permanent införande av Life Care
15 52 Dnr 2015/33 Information Servicehuset Ugglan, Lesjöfors Socialförvaltningen har fått ett uppdrag att tillsammans med Tekniska förvaltningen se över möjligheterna till införande av heldygnskost vid enheten och på Servicehuset Ugglan i Lesjöfors samt de ekonomiska effekterna av detta. Utifrån Socialstyrelsen eventuella nya föreskrifter om att alla äldreboenden ska ha en bemanning som är anpassad efter de boendes sammantagna behov och att det ska finnas personal dygnet runt. En tydlighet ska också finnas i vilken service och omsorg de äldre ska få. Förvaltningen behöver därför få ett utredningsuppdrag av Socialnämnden för att närmare analysera om Ugglan motsvarar de nya kraven. Det är framförallt när det gäller hur lokalerna är utformade samt vilka möjligheter omsorgspersonalen har att dygnet runt se och höra att en person behöver stöd och hjälp som behöver analyseras. Tekniska förvaltningen kan också vara i behov av att ta del av en sådan analys om det skulle visa sig att Ugglans nuvarande utformade lokaler inte skulle motsvara de nya bemanningskraven och att en eventuell större ombyggnation utöver köket skulle behövas. Kristina Steijner föredrar ärendet. Bilaga Tjänsteskrivelse Socialförvaltningen föreslår socialnämnden besluta att godkänna informationen att ge förvaltningen i uppdrag att analysera hur väl Ugglan i Lesjöfors motsvarar de nya bemanningskraven Socialnämnden beslutar att godkänna informationen att ge förvaltningen i uppdrag att analysera hur väl Ugglan i Lesjöfors motsvarar de nya bemanningskraven att ge förvaltningen i uppdrag att utreda konsekvenser och möjligheter att ställa om Ugglan i Lesjöfors till ett trygghetsboende att ärendet rapporteras till socialnämnden 2015-06-10
16 53 Dnr 2015/20 Sjukfrånvaro Socialförvaltningen redovisar statistik över sjukfrånvaro till och med mars månad, sammanställd av personalavdelningen. Bilaga Socialnämnden tar del av informationen
Socialnämnden 2015-04-16 17 54 Dnr 2015/08 Statistik Socialförvaltningen Mängdsstatistik mars 2015 samt befolkningsstatistik presenteras för socialnämnden. Bilaga att godkänna informationen Socialnämnden beslutar enligt förslaget
18 55 Anmälningsärenden Följande beslut fattade med stöd av delegeringsreglerna anmäles och läggs till handlingarna - Protokoll individutskottet 2015-03-10 - Protokoll individutskottet 2015-04-13 - Delegationslistor mm för beslut fattade av tjänstemän - Anställningar att med godkännande lägga anmälningarna till handlingarna Socialnämnden beslutar enligt förslaget
19 56 Delgivningar 1. Domar / beslut från förvaltningsrätt, kammarrätt, tingsrätt, kronofogdemyndighet, länsstyrelse och socialstyrelsen - BESLUT Förvaltningsrätten i Karlstad, mål nr. 771-15 - BESLUT Förvaltningsrätten i Karlstad, mål nr. 1309-15 2. Övriga delgivningar att lägga delgivningarna till handlingarna Socialnämnden beslutar enligt förslaget
20 57 Information från förvaltningschefen Förvaltningschef Kristina Steijner redogör för pågående uppdrag inom förvaltningen. Aktuell uppdragsplanering läggs som bilaga till ärendet. Socialnämndens planerade arbetsdag 2015-04-28 diskuterades. Tema för dagen blir Attraktiv arbetsgivare. Bilaga Socialnämnden tar del av informationen
21 58 Dnr 2015/34 Remiss i ärende rörande alkoholservering Kommunstyrelsen har överlämnat ansökningshandlingar från Café Stationshuset, Lesjöfors till socialnämnden för yttrande huruvida serveringen kan medföra olägenhet ur alkoholpolitisk synpunkt. Bilaga att godkänna tjänsteskrivelsen som svar till Kommunstyrelsen Beslutsexp. KS Socialnämnden beslutar enligt förslaget