PARAPLYUTREDNINGEN Andreas Svensson David Ebbevi Rikard Ahrgren Sara Magnusson den XXVI oktober MMX
Förord och bakgrund Paraplyutredningen handlar om hur Förbundet Unga Forskare på ett bra sätt kan stödja utåtriktad verksamhet som uppfyller förbundets syfte, och därmed bli något av en paraplyorganisation för verksamheter. Utredningen är nu klar med sitt arbete, och lämnar med varm hand över den här rapporten till styrelsen. Utredningen utgick från följande frågeställningar: - Hur kan förbundet bäst stödja föreningar som gör eller vill göra syftesuppfyllande, utåtriktad verksamhet? - Vilken typ av stöd vill vi erbjuda dessa föreningar och hur kan det stödet utformas? - Hur bör förbundets organisationsstruktur se ut för att ta hand om dessa föreningar? Utredningen tillsattes för att förhoppningsvis kunna bidra med en pusselbit i styrelsens arbete med att få Förbundet Unga Forskare att främja ungdomars intresse för naturvetenskap och teknik, samt dess roll i samhället på ett så bra och effektivt sätt som möjligt. Förbundet har traditionellt sett själv ägt en hel del utåtriktad verksamhet, men aldrig gett något organiserat stöd åt till exempel en förening som vill genomföra något liknande, eller haft något program för att stötta nya idéer. För att försöka fylla den luckan tillsattes alltså den här utredningen. Utredningen lägger sammanfattningsvis följande förslag till beslut till förbundsstyrelsens femte möte 2010: Att Att i verksamhetsplanen för kommande verksamhetsår ta upp frågan om att utveckla förbundets stöd till syftesuppfyllande, utåtriktade verksamheter. rekommendera nästa styrelse att använda sig av utredningen som underlag i nedbrytningen av verksamhetsplanen. Till utredningen finns en sluten bilaga, bilaga C. Den har gjorts i förtroende med en tredje part, och kan inte lämnas fritt tillgänglig på internet. Den finns istället att läsa för förbundets medlemmar på förbundskansliet. Trelig läsning! Andreas Svensson, David Ebbevi, Rikard Ahrgren, Sara Magnusson Gmail, den 26 oktober 2010. Den (o)konstnärliga framsidan står Andreas Svensson för, och texten som står att läsa på runstenen är följande: Uti denn wharma Försommar anno 2010 utsåges Dafvid den Tappere, Richkard dehn Stollte, Saara dhen filitige ock Andereas denn Kompethentte at Utrede hurufvida foerbbundet kunno ahrbeta med at gifva stöhd åt duglige förrenihngar. 2
Innehållsförteckning Förord och bakgrund... 1 Innehållsförteckning... 3 Inledning... 4 Förutsättningar... 5 Förbundets stöd till olika verksamheter idag... 5 De nationella verksamhetsgrupperna... 5 Verksamhet som bedrivs i föreningsform... 5 En kartläggning av möjliga stöd att ge till olika typer av verksamheter... 6 Strategi... 8 Det ultimata stödet till verksamheter... 8 Inkubator... 8 Pengar eller inte?... 8 Vem ska få stöd?... 9 Organisationsfrågorna... 9 Utredningens förslag på beslut... 10 3
Inledning Utredningsgruppens arbetsgång återspeglas i rapportstrukturen, och börjar med en kartläggning av det stöd som vi idag ger till syftesuppfyllande, utåtriktad verksamhet. Sedan följer ett avsnitt där ytterligare stöd listas, som vore möjligt att ge. I den avslutande delen ger utredningen sin syn på vilket stöd man anser vore lämpligt att prioritera att ge i en framtid, med korta kommentarer om hur en lämplig organisation kring varje stöd skulle kunna se ut. Anledningen att utredningen har valt att inte gå in djupare på den sista punkten är att det är frågor som i den nuvarande organisationsstrukturen skulle ligga på generalsekreterarens bord, och därför är det inget som styrelsen behöver ta beslut kring, och det behöver därför inte ingå i beslutsunderlaget. För att kunna diskutera kring olika situationer och behov av stöd hos utåtriktade, syftesuppfyllande verksamheter har utredningen valt att dela in verksamheterna enligt följande definitioner: Komplexa verksamheter, som kännetecknas av att: Många personer arbetar med verksamheten Verksamheten har ett nationellt eller internationellt perspektiv Verksamheten är utspridd i tid och/eller rum, till exempel pågår under en längre tid på olika orter. Enkla verksamheter, som kännetecknas av att: Få personer arbetar med projektet Regionalt eller lokalt perspektiv Verksamhet som är tydligt avgränsad i tid och rum Imaginära verksamheter, som är verksamheter som bara befinner sig på idéstadiet, och där idén finns hos någon som vill genomföra den. Indelningen är på intet sätt väldefinierad och entydig, men är trots det den mest meningsfulla som utredningen kunde hitta. Ett centralt begrepp i rapporten är begreppet utåtriktad, syftesuppfyllande verksamhet. Med det menas verksamhet som primärt riktar sig till tredje personer (alltså varken till förbundet eller till verksamhetens utförare) och där syftet med verksamheten ligger inom ramen för förbundets syfte. Till grund för många slutsatser ligger de intervjuer som redovisas i Bilaga A, B och C, där bilaga A är de intervjuer som gjorts inom förbundet, och bilaga B och C är analyser av och intervjuer med aktörer utanför förbundet. 4
Förutsättningar Förbundets stöd till olika verksamheter idag Förbundet ger idag stöd till syftesuppfyllande och utåtriktad verksamhet i två olika fall; dels de nationella verksamhetsgrupperna, och dels föreningar som bedriver sådan verksamhet. Alla föreningar får dock samma typ av stöd oavsett vilken typ av verksamhet de bedriver. De nationella verksamhetsgrupperna Det är i huvudsak detta stöd som förbundet, i olika begränsningar, erbjuder till de nationella verksamhetsgrupperna idag: - Arbetsledning av projektledare - Personlig utveckling av projektledare - Använda förbundets varumärke - Projektledarnätverk - Ordförandenätverk - Kick offen - Julmiddagen - Ekonomisk administration - Övrig administrativ hjälp (utskick, hemsida...) - Låna kansliet för möten/sömn/laga mat/datorer/kopiering - Likviditet - Låna kungliga vetenskapsakademins lokaler för träffar med sponsorer etc. - Hjälp med att hitta extern finansiering Verksamhet som bedrivs i föreningsform Det stöd som förbundet erbjuder föreningar idag är: - Föreningsstöd, 2000 kr + 50 kr/medlem för de första 50 medlemmarna, 25 kr/medlem därutöver. - TEND-handboken - Riksstämman (möta andra/inspiration) - Möjlighet att söka bidrag från utvecklingsfonden (inom något år) 5
En kartläggning av möjliga stöd att ge till olika typer av verksamheter Med hjälp av intervjuer med några projektledare inom förbundet och diskussioner inom utredningsgruppen har utredningen försökt att sammanställa en uttömmande uppräkning av stöd som skulle vara meningsfullt att ge. Tabell 1 Mottagare: Verksamheten/Projektet Typ av stöd Ekonomiskt bidrag Hjälp att nå deltagare Administrativ hjälp med bokföring, fakturering etc Administrativ hjälp med annat än ekonomi Använda förbundets varumärke Möteslokal Material Mottagare: Projektledaren eller projektgruppen Typ av stöd Motivation Personlig utveckling Inspiration Organisations- och ledarkunskaper Metod att ge stödet Föreningsbidrag enligt nuvarande modell Ytterligare bidrag á la förenings/ projektgruppsbidraget Möjlighet att söka bidrag hos Utvecklingsfonden Förlustgaranti (upp till ett visst belopp) Hjälp att söka bidrag hos tredje part Likviditet/lån Kanaler Annonsera i förbundets externa kommunikation Tillgång till kontaktlistor Låna/hyra ut kansliet Avtal med tredje part Låna KVA:s lokaler Få/köpa från förbundet Hjälp att hitta tredje part, sponsor, lämplig leverantör etc. Metod att ge stödet Nätverk Mentorskap Formella meriter (rekommendationsbrev etc) Belöning (middag etc) Utbildning Mentorskap Nätverk Nätverk Mentorskap Riktad kommunikation, t ex storytelling och utmärkelser Skräddarsydda hands-on-utbildningar Mer teoretiska kurser 6
Typ av stöd Administrativa kunskaper (budgetläggning etc) Arbetsledning Mottagare: Personer med nya idéer. Typ av stöd Inkubatorverksamhet Metod att ge stödet Mentorskap Kunskapsdatabas Skräddarsydda utbildningar Kunskapsdatabas Metod att ge stödet 7
Strategi Det ultimata stödet till verksamheter Utredningen anser att förbundet bör erbjuda alla stöd (men inte nödvändigtvis med alla metoder) i Tabell 1 till alla typer av verksamheter, med följande undantag: - Ekonomiska stöd diskuteras i ett senare kapitel - Behovet av administrativ hjälp (ej att förväxlas med kunskap om administration!), såväl kring ekonomi som övrigt, är endast är motiverat att ge till komplexa verksamheter. - Att hela projektgruppen bör få större utrymme i stödet när det gäller komplexa verksamheter, jämfört med enkla verksamheter, där endast projektet och projektledare/n/ bör stå i fokus. - Att erbjuda stöd med möteslokal och material är lägre prioriterat, men om omständigheterna tillåter bör även detta erbjudas. - En inkubatorverksamhet bör testas och utvärderas under nästa verksamhetsår. Inkubator En inkubator tar hand om nya idéer och hjälper dem att utvecklas till faktiska verksamheter och är i princip en kanalisering av delar av det stöd som gås igenom i tabell 1. Inkubatorn bör bestå av en grupp som tillsammans har - stor erfarenhet av Unga Forskares organisation - erfarenhet av att bedriva verksamhet i eller utanför Unga Forskare - stor kompetens om organisation, ledarskap och gruppdynamik - mycket stark förmåga att inspirera och motivera andra - många olika personligheter och synvinklar. De har till uppdrag att 1. sprida och förvalta Unga Forskares samlade kompetens 2. skapa en miljö för aktiva där de kan utveckla sina idéer till verksamhet. Då en inkubator snarare handlar om en form att kanalisera stöd än att det är ett stöd i sig, hjälper förutsättningarna inte utredningen att fullt ut svara på huruvida det är en lämplig form. Men då utredningen ser en stor potential i en inkubator rekommenderar utredningen att inkubatorn prövas och utvärderas under nästa verksamhetsår. Pengar eller inte? Mot bakgrund av de intervjuer och diskussioner som genomförts är det utredningens mening att pengar till verksamheter (utöver den kommande utvecklingsfonden), inte skulle vara kostnadseffektiv användning av förbundets resurser. Det finns stora möjligheter att söka pengar från tredje part, och utredningen vill istället ge de verksamhetsaktiva stöd för att de ska kunna söka pengar. Det leder till mer långsiktiga lösningar och verksamheter. 8
Frågan om vi kan erbjuda likviditet, i praktiken ett lån, är tekniskt inte helt okomplicerad, och går stick i stäv med förbundets nuvarande riktlinjer kring ekonomihantering. Utredningen har heller inte lyckats hitta något egentligt svar på frågan hur mycket ett sådant stöd skulle vara värt, och tar därför inte ställning i frågan. Möjligheten att söka bidrag hos utvecklingsfonden för förbundets föreningar och distrikt finns alltid. Vem ska få stöd? De utåtriktade verksamheter bör få ta del av stöd från förbundet ska ha verksamhet som bidrar till att uppfylla förbundets syfte, alltså att genom organiserad fritidsverksamhet främja ungdomars intresse för naturvetenskap och teknik, samt dess roll i samhället. Utredningen anser vidare att en verksamhet som tar del av stöd från förbundet också bör bidra till att stärka förbundets varumärke, och att det för en deltagare på en verksamhet med stöd från förbundet tydligt bör framgå att Förbundet Unga Forskare står bakom. Mer detaljerade frågor kring vilka verksamheter som är berättigade till stöd från förbundet, och på vilka villkor detta sker, låter utredningen besvaras av generalsekreteraren, om styrelsen väljer att anta utredningens förslag. Organisationsfrågorna Utredningen anser att utgångspunkten bör vara att allt stöd i första hand ska organiseras av ideella krafter och att erfarenheter som redan finns i förbundet ska utnyttjas väl, och aktivt byggas upp för att successivt kunna erbjuda ännu bättre stöd. Det innebär exempelvis att eventuella utbildningar i första hand bör hållas av ideellt engagerade i förbundet framför arvoderade föreläsare från en tredje part, och att ett mentorsprogram i första hand bör bestå av andra ideella, till exempel före detta projektledare. Anledningen till detta är dels att vi vill att Unga Forskare ska ha något unikt att erbjuda, vilket vi får om vi också själva förvaltar kunskaperna och metoderna vi lär ut (om vi använder tjänster från en tredje part kan vi aldrig bli bättre än vad den tredje parten är), och dels att det ideella arbetet är ett viktigt värde i förbundet. Utredningen föreslår dock två avsteg från ovanstående princip. Tills vidare bör anställda sköta: - Arbetsledning - Administration 9
Utredningens förslag på beslut Att Att i verksamhetsplanen för kommande verksamhetsår ta upp frågan om att utveckla förbundets stöd till syftesuppfyllande, utåtriktade verksamheter. infoga paraplyutredningen bör användas som underlag i nedbrytningen av verksamhetsplan till måldokument i rekommendationsdokumentet. 10
Bilaga A Intervjuer inom förbundet Den här bilagan är en sammanställning av de intervjuer som gjordes med aktiva i förbundet, och som ligger till grund för utredningens slutsatser. Texterna är referat av det som de olika personerna har uppgett i intervjuerna. Alfred Nobel i Karlskoga - en idé som det aldrig gjordes nått med Idén om en läger med naturvetenskaps- eller tekniktema i Karlskoga hann aldrig bli särskilt utvecklad, men mycket är redan klart och det skulle krävas liten insats för att låta föreningar komma dit. Potentialen är stor. Ekonomin är dock svår, och det behövs en projektgrupp för att genomföra det. Det skrevs ett förslag till Riksstämman att utnämna en projektgrupp, vilket Riksstämman inte gjorde, så det hela rann ut i sanden. Frågorna var många; hur gör man? Vart ska man vända sig? Var ska man ses för att jobba? Sponsring? Vad är möjligt? Hur gör man? Det skulle behövas ett startkapital och kunskap. Förbundets aktuella status är oklart. Vart borde man ha vänt sig? Förbundsstyrelsen borde kunna ge sin välsignelse till idéer. Sniff - Ett projekt som föll strax innan tipping point Projektet var tänkt som en svensk motsvarighet till LIYSF, det vill säga ett sommarläger för kring 60 gymnasieelever med syfte att inspirera. Motivation hade behövts. Man hade ganska klar bild och ett första utkast till projektplan men orkade inte lyfta telefonen. Man kunde heller inte preliminärsöka pengar. Önskade stöd från Unga Forskare centralt om man inte skulle fått in finanasiering; det är svårt att ringa upp en sponsor när man inte ens kan garantera att projektet blir av. En viktig fråga är kring sponsorer - hur går man tillväga? Man behövde också diskutera hur projektplanen skulle läggas upp. En önskan är att efter att ha hittat en idé få prata med samordnare, sedan jobba på det några veckor och återigen träffa samordnare, och kontinuerligt fortsätta med möten, feedback och återkoppling. En hemsida med såhär gjorde vi -berättelser hade också varit önskat, likaså möjlighet att träffa andra som också håller på att utveckla en idé. 11
RAYS for excellence - ett projekt med god potential att bli verklighet För att förbundet ska stödja den blivande sommarforskarskolan RAYS med storslagna visioner så finns följande önskemål: - Kontakter. Hjälp med att bli presenterad för presumtiva finansiärer. ("Som nationell paraplyorganisation vore det en dröm för mig om ni kunde assistera i arbetet med att presentera mig för tänkbara finansiärer, tex på universitet och företag i Stockholmsområdet.") - En arbetsförmedling. En tydlig plats på hemsidan där olika möjligheter att engagera sig annonseras; skulle gärna se att tex. föreningar kunde annonsera ut att de behöver hjälp. - Hjälp med att rekrytera forskare till projekt. - Möjlighet att utnyttja förbundets kontaktlärarregister och/eller samordna lite annonsering om att man kan delta i RAYS. - Stöd och hjälp med att utveckla workshops/föreläsningar/evenemang. Särkskilt med tema ledarskap och ansvar i en forskningskontext. Göteborgs vetenskapsforum 2009 - andra året av ett lyckat koncept Göteborgs vetenskapsforum 2009 var några dagar med ett 50-tal deltagare där naturvetenskap stod i fokus, med studiebesök, seminarier, föreläsningar och andra aktiviteter. Projektet utfördes efter ett koncept som hade genomförts även 2008, och resultatet blev mycket lyckat. Såhär i efterhand ser en av projektladarna att det stöd man hade behövt hade varit: - Möjligheter till nätverk, som ger inspiration, kompetens och coaching (att träffa andra i samma situation). - Handledare med erfarenhet som har gjort något liknande - Möjlighet att kunna tala om i samarbete med Förbundet Unga Forskare (men det ska dock inte vara förbundet som är avsändaren). - Möjlighet att använda sig av förbundets kanaler som marknadsföring (men förbundet ska inte vara avsändare.) - Några tusen till i ett bidrag hade ändå inte höjt kvaliteten på vetenskapsforum Utställningen Unga Forskare - En komplex verksamhet med många år på nacken Utställningen Unga Forskare är en nationell projektgrupp, och en verksamhet som är äldre än förbundet själv. Utställningen låter flera hundra elever ställa ut sina vetenskapliga projektarbeten och få dem bedömda av en kvalificerad jury. Verksamheten är fördelad på många orter och helger, och projektet omsätter totalt närmare en miljon kronor. Det stöd som utställningen får idag finns sammanfattat i kapitlet Förbundets stöd till olika verksamheter idag. Vilket stöd behöver man mest? Detta skiljer sig mycket från år till år beroende på vilken erfarenhet och kompetens gruppen samt projektledaren besitter. Kompetensutveckling är mycket viktigt då utställningen har vuxit de senaste 5 åren i rad. Det ekonomiska stödet har historiskt och är fortfarande oerhört viktigt. Det är en kärnpunkt i utställningens verksamhet och mycket energi läggs varje år på att söka medel. Detta beror dock i mångt och mycket på att 12
förbundet skapat en säkerhet för utställningen vilket tidigare inte har inneburit att man aktivt arbetat för ekonomiskt självständighet. Vilket stöd behöver man minst? Kick-offen erbjuder främst mervärde till förbundets övriga medlemmar att få insyn i utställningen. Det är naturligtvis intressant för projektgruppen att träffa och nätverka med övriga förbundet men det är inte nödvändigt på samma sätt som ovanstående rubrik. Likaså Riksstämman. 13
Bilaga B Intervjuer utanför förbundet Den här bilagan är en sammanställning av de erfarenheter kring stöd som utredningen hämtat från organisationer utanför förbundet. Allmänt Organisationsstrukturen med föreningar som går tillsammans och bildar ett riksförbund är vanlig i Sverige och medför att även andra ungdomsorganisationer funderat över vilka mervärden de kan erbjuda sina medlemsföreningar. Gemensamt för många organisationer är att de erbjuder en årlig summa pengar till föreningar medlemmar i organisationen, runt 2000 kr. Informationsmaterial om organisationen och hur man driver en förening tillhandahålls också av flera organisationer, samt någon form av föreningsutbildning. Uppdelningen av föreningar i utåtriktad respektive inåtriktad verksamhet är speciell för Unga Forskare och användas inte av andra organisationer, som istället oftast har ett gemensamt stöd till alla medlemmar/föreningar. Nätverket Sip - En fallstudie Nätverket Sip - Samhällsförändring i praktiken är en paraplyorganisation som rymmer ungdomsförbundet Booster, projektorganisationen Projektor, företaget PIX samt en 1-årigt utbildningsprogram i entreprenörskap. Nätverket ligger i framkant när det gäller att erbjuda konkret till sina medlemmar och har designat olika strukturer för att matcha storleken på projekten. Booster Ungdomsförbundet Booster riktar sig till unga som vill genomföra sina idéer och organisationen saknar religiös, partipolitisk eller annan intresse inriktning. Föreningarna inom organisationen verkar därmed inom ett brett spektrum med den sammanbindande faktorn att de anordnar verksamhet. Riksförbundet Booster är utformad så att all verksamhet inom förbundet används för att stödja eller stötta medlemsföreningarna. Projektor Projektor är en organisation inom nätverket som specialiserat sig på nya projekt och satsningar. För att ett projekt ska bli antaget krävs en mer genomtänkt och planerad idé med ekonomisk hållbarhet än för att skapa en förening, i gengäld erbjuds mer stöd i form av utbildning, hjälp med administration och kvalitetssäkring av projektet. Hjälp med finansiering erbjuds inte. 14
Exempel på projekt som drivs genom Projektor är - Samhällsentreprenörer - en ettårig utbildning i Samhällsentreprenörskap - Funkibatorn - starta en inkubator med inriktning på funktionsnedsättning - distanskursen.se - distanskurser som drivs av nätverket SIP Stöd genom Booster och Projektor: Ledarskap Motivation Resurser Organisation Projektledaren P: Projektledar- utbildning B: Idéakuten Projektet B: Låna material B: Microlån B: Förlustgaranti B: Idépengar B:Föreningstjänster P: Administration P:Kvalitetssäkring P: Processledning - Idéakuten är en digital inkubatorfunktion där en medlem med en idé eller en vision kan få hjälp att bolla och diskutera ideén med en idécoach - Material tillgängligt för utlåning inkluderar datorer, spelkonsoler, projektorer men även mindre detaljer. Även fraktkostnader och paketering ingår. - Microlån kan garantera likviditet upp till 15 000 kronor under en kortare period utan ränta. - Förlustgarantin täcker underskott på upp till 10 000 kronor för i förväg godkända evengemang. - Föreningstjänster innebär tjänster som föreningarna kan erbjuda varandra, till exempel skapade av hemsidor eller utbildning. 15