sid 1(6) Dnr Vår referens / tel.nr Göran Jansson / 040-25 22 61 goran.jansson@m.lst.se Bo Persson / 0435-71 99 15 bo.persson@kfsk.se Projektledningsgruppen Datum Minnesanteckningar, möte med projektledningsgruppen Dag: 26 november 2007 Tid: 12.30 16.00 Plats: Kommunförbundet Skåne, Klippan Närvarande: Björn Berséus Ängelholm, Dave Borg Malmö, Ola Gustafsson Lomma, Helena Holmgren Hässleholm, Ingela Lundqvist Eslöv, Ida Persson Hörby, Bo Persson Kommunförbundet Skåne, Göran Jansson Länsstyrelsen i Skåne län 1. Minnesanteckningar från föregående möte Anteckningarna från föregående möte den 8 oktober 2007 i Ängelholm föranledde inga synpunkter. 2. Verksamhetsplan 2008-2009 Miljösamverkan Skånes verksamhetsplan 2008-2009 har tillsammans med ett informationsbrev (2007-11-14) skickats ut som pdf-fil till kommunernas miljökontor, kontaktpersoner och inom länsstyrelsen. Även information om arbetsgruppernas sammansättning bifogades. En tryckt version av verksamhetsplanen har gjorts i en mycket begränsad upplaga och har skickats ut till främst kommunernas miljökontor. Projektledningsgruppen anser att omslaget blev bra, men att innehållet i kommande verksamhetsplaner kanske behöver lyftas layoutmässigt. Alla delprojekten är bemannade med sju nio deltagare, utom projektet Hållbart resande Informationskampanj till allmänheten, till vilket färre deltagare är anmälda. Totalt 23 kommuner är representerade i arbetsgrupperna. Länsstyrelsen är representerad i samtliga arbetsgrupper. Information har skickats till samtliga som anmält sig till någon projektgrupp. Miljösamverkan Skåne Postadress Besöksadress Telefon Telefax Hemsida Länsstyrelsen i Skåne län 205 15 Malmö Kungsgatan 13 040-25 20 00 vx 040-25 21 10 www.m.lst.se Kommunförbundet Skåne Box 13, 264 21 Klippan Storgatan 33 0435-71 99 00 vx 0435-71 99 10 www.kfsk.se Skånes kommuner www.miljosamverkanskane.se Dokumentnamn: Mant_proj_ledn_gr_2007-11-26[1]
sid 2(6) För att om möjligt få fler deltagare till projektarbetsgruppen Hållbart resande ska en riktad inbjudan skickas till kommunernas trafikavdelningar via miljökontoren. Bo ska göra ytterligare en förfrågan till Kristianstad om medverkan i arbetsgruppen för vattenskyddsområden med hänsyn till Kristianstads kompetens inom området. Göran ska kontrollera medverkan från länsstyrelsen i arbetsgruppen för golfbanor och informationskampanjen om hållbart resande. Björn meddelar en personell förändring från Ängelholm i arbetsgruppen för vatenskyddsområden. Ordföranden i projektarbetsgrupperna är utsedda enligt följande: REACH Jolanta Green (länsstyrelsen), Miljökvalitetsnorm partiklar Karin Söderholm (länsstyrelsen) tillfrågas av Göran, Egenkontroll fastighetsägare Dave Borg (Malmö), Vattenskyddsområde projektarbetsgruppen tillfrågas, Trafikbuller Larsrobert Göransson (Vellinge) har tillfrågats av Bo, Hållbart resande Informationskampanj till allmänheten anstår till projektarbetsgruppen bemannats, Avfall Charlotte Leander (länsstyrelsen), Golfbanor projektarbetsgruppen tillfrågas, Handläggningsrutiner och checklistor djurskyddskontroll Charlotta Kamaterou (länsstyrelsen). 3. Nulägesrapportering från pågående delprojekt En uppdatering om läget i de olika delprojekten lämnades. Enskilda avlopp Arbetsgruppens förslag till bedömningsgrunder håller på att revideras och så långt möjligt anpassas för att nå en så bred acceptans som möjligt och komplettera Naturvårdsverkets Handbok som även den håller på att revideras. Avloppsprojektet har påskyndat detta handboksarbete som annars sannolikt inte hade kommit så långt som nu är fallet. På olika sätt, bl a vid länsstyrelsens tillsynsvägledningsbesök, har det framkommit att det är angeläget att snabbt få fram ett handläggarstöd. Det finns i arbetsgruppen och på länets miljöförvaltningar olika uppfattningar om hur långt man ska/kan gå beträffande krav. Det tycks svårt att nå enighet om gemensamma skånska bedömningsgrunder och skyddsnivå. Blir det ingen enighet i arbetsgruppen bör slutrapporten visa vad man i projektet är överens om och kan driva som gemensam linje samt vilka skillnader som finns utöver det. Arbetet med att ta fram underlag för skyddsnivåbestämning kommer att fortsätta under 2008 i ett statligt finansierat projekt med länsstyrelsen som projektägare. Arbetsgruppens bedömningsgrunder skall den 19 december delges styrgruppen för godkännande eftersom de kan tolkas som förslag till riktlinjer. Ev kommer avloppsprojektet att fortsätta in på 2008 för att samordna arbetet med kommande reviderad Handbok och länsstyrelsens projekt med bl a skyddsnivåbestämning, alltså en form av tidig aktualitetsgranskning. Fastbränsleeldning Synpunkter på arbetsgruppens remissmaterial med förslag till riktlinjer för småskalig fastbränsleeldning har föranlett någon omarbetning av materialet, bl a betr tillämpningen av PBL och MB. Revidering eller omarbetning av vissa avsnitt pågår. Materialet skall delges styrgruppen för godkännande när det blir färdigt eftersom det innehåller förslag till riktlinjer. Sannolikt kan föreslagna riktlinjer inte tillämpas på samma sätt i alla kommuner eftersom förutsättningarna varierar. Förtydligande kan behövas i ett följebrev om vad miljösamverkan är. Materialet skall ses som ett stöd och en uppfattning som många kan ställa sig bakom, men inte en riktlinje som alla måsta anta som en kommunal föreskrift.
sid 3(6) Legionella Handläggarstöd med information om legionella till berörda verksamheter och vägledning vid legionellautbrott är färdigt och har distribuerats till kommunerna samt publicerats på hemsidan. Ett deldokument i handläggarstödet ska revideras och följebrevet skall skiljas från själva handläggarstödet. Materialet skall också kompletteras med ett informationsblad om legionella och kyltorn som har tagits fram i samarbete med Miljösamverkan Västra Götaland. Kommunerna rekommenderas att skaffa sig kunskap om verksamheters kyltorn i respektive kommun (med anledning av spridning av legionellasmitta från kyltorn i bl a Sverige och Norge) med hjälp av det enkätmaterial som tagits fram. Något samordnat tillsynsprojekt kommer dock inte att drivas just nu. Målstyrd tillsyn Ett handläggarstöd har ställts samman även inom detta delprojekt, med ett flödesschema till hjälp för de kommuner som vill komma igång. Flödesschemat har publicerats på hemsidan och består av olika moment som bör ingå i en målstyrd verksamhetsplanering, exempelvis behovsutredning och riskvärdering, tillsynsplan, verksamhetsplan, utvärdering och nyckeltal. Hur man genomför de olika momenten varierar från kommun till kommun och exempel ges från några av kommunerna som är representerade i arbetsgruppen. Exemplen avser år 2006. Ytterligare någon komplettering av materialet kommer att göras. Ev senare och ytterligare exempel kan läggas in under Exempelsamling på hemsidan. PCB i byggnader Material som kan användas av kommunerna för att underlätta arbetet med inventering och sanering av PCB i byggnader är färdigt och har publicerats på hemsidan. Materialet består av brev till kommunerna, handläggarstöd, dokumentmallar och blanketter. Materialet har reviderats efter ikraftträdande av ny förordning om PCB våren 2007 och inventering pågår i några kommuner. Utfasning av farliga ämnen Ett stort antal kommuner har samlat in uppgifter om användning av farliga ämnen hos skånska företag. Syftet har varit att få en bättre bild av hanteringen av utfasningsämnen och riskminskningsämnen, enligt miljömålet en Giftfri miljö, hos kommunernas tillsynsobjekt. Tidigare har motsvarande gjorts beträffande sk B-objekt. Materialet har sammanställts i rapporten Användning av särskilt farliga ämnen hos kommunala tillsynsobjekt i Skåne. Arbetsgruppen för projektet har tagit fram ett material som kan användas av kommunerna för kartläggningen av farliga ämnen vid de verksamheter som kommunerna har tillsyn över. Materialet består av en manual med informationsmaterial och dokument/blanketter som kommunen kan använda i sin kartläggning. Utsläpp av växthusgaser Utbildningsdagar om transporter och energi i tillsynsarbetet har genomförts. De förslag på informationsmaterial och checklistor som arbetsgruppen tillsammans med konsulter har utarbetat, och som diskuterats på workshops under utbildningsdagarna, har bearbetats av konsulterna. Miljömålsrådet har beviljat projektmedel på 175 tkr till aktiviteter betr minskad klimatpåverkan genom tillsyn vilket har möjliggjort hög kvalitet på materialet genom konsultmedverkan. Materialet har testats i några pilotkommuner varefter det har slutbearbetats och sammanställts, Energi i tillsynen och Klimateffektiva transporter. Presentation och lansering skedde i samband med ett seminarium om energifrågan i tillsynen den 23 oktober och är nu klart för användning hos tillsynsmyndigheterna. En slutlayout pågår och publicering skall snarast ske på hemsidan varifrån materialet kan laddas ner. Arbetsgruppen föreslår att tillsynsmyndigheterna får möjlighet att arbeta med materialet under ett års tid i den ordinarie tillsynen, varefter ett uppföljningsseminarium
sid 4(6) genomförs våren 2009. Inför detta bör göras en utvärdering av hur långt man har kommit i arbetet och hur man har upplevt materialet. Ev ytterligare utbildningsbehov bör kunna samordnas med uppföljningsseminariet. (Bo gör en redovisning till Miljömålsrådet före den 15 februari 2008) Uppföljningsmöten är planerade i något ytterligare delprojekt, men samtliga delprojekt enligt nuvarande verksamhetsplan avslutas i princip under 2007. Utbildningsinsatser: Kurs om kommunal solarietillsyn har anordnats den 20 november 2007 i Hässleholm i samarbete med Strålskyddsinstitutet, Miljösamverkan Kronoberg och Miljösamverkan Sydost med ett 40-tal deltagare. Hemsidan: Hemsidan har fortfarande en utvecklingspotential och behöver bli mer överskådlig med mindre risk till sammanblandning med länsstyrelsens sidor. Ett kalendarie enligt tidigare minnesanteckningar har nu tillkommit. Information om detta har gått ut men behöver liksom annan information upprepas. 4. Utvärdering av pågående verksamhetsplan 2005-2007 Det är enligt projektledningsgruppens uppfattning angeläget att göra en utvärdering av Miljösamverkan Skånes verksamhet under perioden 2005-2007. Projektledningsgruppen åtar sig att efter riktlinjer från styrgruppen göra en utvärdering av verksamhetsplanen för 2005-2007. Detta blir även en vägledning om inriktningen på sikt av arbetet inom Miljösamverkan Skåne. Frågan aktualiseras vid nästa styrgruppsmöte av projektledarna. Utvärderingens upplägg och innehåll diskuterades. Det när en fördel om den kan göras webbaserad. Kommunförbundet Skåne har tillgång till ett utvärderingsverktyg benämnt defgo.net (www.defgo.se) som skulle kunna användas. Utvärderingen bör göras under våren 2008. Utgångspunkten bör vara syfte och mål med Miljösamverkan Skåne som anges i verksamhetsplanen (att dela med sig, samsyn, likformighet mm). Om möjligt bör utvärderingen utföras som ett projektarbete eller examensarbete vid någon utbildning, exempelvis institutionen för miljövetenskaplig utbildning vid Lunds universitet. Högni Hansson bör tillfrågas om möjlighet till detta innan frågan går vidare. Utvärdering har ev gjorts av Miljösamverkan Västra Götaland varför projektledarna ska undersöka hur det i så fall har lagts upp för att dra lärdom av detta. Avstämning av syfte och målsättning i projektplanerna bör finnas med, liksom frågor om hur man upplevt delprojekten och övrig verksamhet, samt om man har haft nytta av materialet. Miljöeffekt/miljönyttan bör tas upp. Kanske en fråga efter konkreta fall när man har använt något miljösamverkansmaterial och om implementering har skett i det löpande arbetet. Har medverkan i arbetsgrupper medfört en större nytta för dessa kommuner jämfört med de som inte varit delaktiga utan i bästa fall bara använt materialet eller deltagit i aktiviteter som har arrangerats? Har det varit utvecklande att delta i arbetsgrupperna, kan det ses som kompetensutveckling? Respektive arbetsgrupp skulle även kunna utvärdera sitt arbete. Skulle arbetet blivit bättre om det utförts på ett annorlunda sätt? Hemsidan bör tas upp för att utröna hur den kan förbättras om den inte anses tillräckligt bra.
sid 5(6) En annan fråga som behöver belysas är mandattid och succesion i projektledningsgrupp och styrgrupp. Utvärderingen bör även ta med en bedömning om det är positivt eller inte med den utvidgning som har gjorts till miljöstrategiska frågor, djurskydd och livsmedel. Sammanfattningsvis bör utvärderingen ske såväl som enkät till kommunerna (och inom länsstyrelsen) samt som en arbetsgruppsutvärdering. Projektledningsgruppen överlåter till projektledarna att undersöka och arbeta vidare med frågan om utvärdering efter riktlinjer från styrgruppen. Under arbetets gång hålls projektledningsgruppen i övrigt informerad. 5. Verksamhetsberättelse 2005-2007 Förfrågan om text till verksamhetsberättelsen har under hösten gått ut till ordförandena i de olika projektarbetsgrupperna och de flesta har lämnat ifrån sig ett textförslag. Verksamhetsberättelsen kan dock inte sammanställas och färdigställas förrän samtliga delprojekt har slutförts vid årsskiftet. Flera arbetsgruppsdeltagare har ännu inte lämnat uppgift om den tid man har lagt i arbetet. Lämnas inga besked om tid bedöms 6 tim per arbetsgruppsmöte vara en rimlig tidsåtgång förutom det arbete som lagts ner vid sidan av mötena. Projektledarna återkommer med förslag till verksamhetsberättelse snarast möjligt under första kvartalet 2008. 6. Övrigt Frågan om samverkan om utbildningsinsatser tas med framöver under en stående punkt på dagordningen förslagsvis benämnd Bevakningspunkter. Den 26 oktober genomfördes ett seminarium om utbildning och forskning vid institutionen för miljövetenskaplig utbildning, Lunds universitet. Utbyte mellan utbildning, forskning och verksamheten utanför universitetet avses att utvecklas. Praktikplatser behövs närmast under perioden 5-30 maj 2008. Examensarbeten kan vara ett resurstillskott i kommunerna som inte bör glömmas bort. Högni Hansson bör inbjudas att presentera idéer kring examensjobb vid länsmiljöträffar på hösten för att få tillräcklig framförhållning och samtidigt påminnelse om praktikplatser. Representationen inom Miljösamverkan Skåne bör tas upp av styrgruppen vid möte den 19 december 2007. Elisabeth Hellmo och Stig Ålund har i uppdrag att klara ut Region Skånes ev medverkan i Miljösamverkan Skåne vid sidan av nuvarande representation från Arbets- och miljömedicinska kliniken. En annan fråga som behöver belysas är mandattid och succesion i projektledningsgrupp och styrgrupp. Tillkommande delprojektförslag: Kristianstad har föreslagit ett Blankettprojekt där gemensamma blanketter skulle kunna tas fram av (olika) arbetsgrupper inom olika verksamhetsområden. Projektledningsgruppen bedömer att det för närvarande inte finns möjlighet att aktivt genomföra detta bredare än de blanketter som tas fram inom beslutade delprojekt. Bra exempel från olika kommuner kan dock läggas ut på hemsidan under Exempelsamling.
sid 6(6) Fortsättningen av projektet Egenkontroll på förskolor kan drivas mellan intresserade kommuner och eventuellt göras tillgängligt på Miljösamverkan Skånes hemsida även om det inte ingår i verksamhetsplanen för 2008-2009. 7. Nästa möte (kommande möten) - 6 februari 2008, kl 12.30 16.00, Länsstyrelsen Malmö - 13 mars 2008, kl 12.30 16.00, Eslöv - 7 maj 2008, kl 12.30 16.00, Hässleholm - 16 juni 2008, kl 12.30 16.00, Hörby Minnesanteckningar förda av Bo Persson