2012-03-05 1 (6) Plats och tid Tierps kommun, kommunhuset, Rådrummet 5 mars 2012 kl 9.00-10.15 Beslutande Se blad 2 Övriga närvarande Utses att justera Justeringens plats och tid Sara Svanfeldt, personalchef Tierps kommun Gunilla Tuvin, personalchef Knivsta kommun Lars-Erik Andersson, it-chef, It-centrum Helena Broberg, sekreterare Inga-Lil Tegelberg (S) Underskrifter Paragrafer 1-4 Sekreterare Ordförande Justerande BEVIS OM ANSLAG Justering av lönenämndens protokoll har tillkännagivits genom anslag på kommunens anslagstavla. Organ Sammanträdesdatum Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Paragrafer Underskrift Utdragsbestyrkande
2012-03-05 2 Beslutande Bengt-Olov Eriksson (S) Tierps kommun, ordförande Lennart Lundberg (KN.NU) Knivsta kommun Inga-Lil Tegelberg (S) Älvkarleby kommun Närvarande tjänstgörande ersättare Närvarande ej tjänstgörande ersättare --- Catarina Deremar (C) Tierps kommun 1-2 Kenneth Holmström (M) Älvkarleby kommun
2012-03-05 3 1 Inledning Ordförande Bengt-Olov Eriksson (S) hälsar alla välkomna till lönenämndens första sammanträde. är sedan 1 januari 2012 en gemensam nämnd mellan Tierps, Älvkarleby och Knivsta kommuner. Tierps kommun är värdkommun för samarbetet. Nämndens uppdrag är att ansvara för kommunernas lönehantering, inom ramen för verksamheten kallad Lönecentrum.
2012-03-05 4 2 Personalchefen i Tierps kommun, Sara Svanfeldt, berättar om bakgrunden till bildandet av och Lönecentrum, vars förarbete har tagit närmare tre år. De viktigaste faktorerna i arbetet, har varit att skapa en robustare verksamhet: genom samarbetet minskar sårbarheten, tillgängligheten och servicen kan förbättras, specialistkompetens kan samutnyttjas. Det har inte varit något mål i sig att spara pengar, men genom att analysera verksamhetens olika processer och nyttja de it-verktyg som finns, finns förutsättningar för effektiviseringar. Inför starten har en kundenkät genomförts i både Tierps och Älvkarleby kommuner. I båda kommunerna får verksamheten gott betyg, men det finns önskemål om bättre tillgänglighet. Nämnden startades formellt den 1 januari 2012, per 1 april 2012 görs verksamhetsövergångar för personal och till den 1 september 2012 ska det finnas arbetsplatser för alla i värdkommunen Tierp. Sara Svanfeldt berättar hur det praktiskt är tänkt att fungera till exempel med information till de olika kommunernas verksamheter och chefer, hur personalen ska lära känna varandras kommuner och hur verksamheten ska fungera rent tekniskt. Lönecentrum kommer att ha 15 anställda, vilket är en person färre än vad som är inräknat i budgeten. Den ursprungliga tanken var också att anställa en lönechef, underställd Tierps personalchef. Under arbetet med rekryteringen väcktes dock tanken att i stället personalchefen ska arbeta 60% som lönechef under det första året, då hon redan är väl insatt och det är viktigt att inte tappa tempo under det första året. Alla kommunerna har godtagit det upplägget. Nämndens budget för 2012 kommer att justeras något utifrån att personalkostnaderna ligger kvar på de olika kommunerna fram till 31 mars 2012, i stället för att ingå i nämnden från 1 januari. Därtill kommer kostnader för till exempel lokaler, porto och telefoni att ligga kvar på respektive kommun under hela 2012. Med hänsyn till lösningen med lönechef och en minskad personal, prognostiserar nämnden ett överskott för 2012.
2012-03-05 5 3 Beslut om ekonomisk rapportering Beslut beslutar att nämnden ska följa den tidsplan för ekonomisk planering och rapportering som används i Tierps kommun. Bakgrund Tierps, Älvkarleby och Knivsta kommuner har sinsemellan olika strukturer för arbetet med ekonomisk planering och rapportering. För att praktiskt hantera detta, föreslås att tillämpar den tidsplan/ årscykel som används i Tierps kommun. För budgetarbetet påpekas dock att det är viktigt att alla kommunerna får underlag i så god tid att det kan passas in i de olika tidsplanerna. Bokslutet hanteras formellt i Tierps kommun och delges Älvkarleby och Knivsta kommuner. Månadsprognoser lämnas per 31 mars, 30 april, 31 maj, 31 juli och 31 oktober. Delårsrapport lämnas per 31 augusti, årsbokslut per 31 december. Budget och verksamhetsplan för kommande år, tas fram i augusti/september.
2012-03-05 6 4 Beslut om nämndens nästa sammanträde Beslut beslutar att nästkommande sammanträden ska äga rum måndag 28 maj kl 9.00 i kommunhuset, Tierps kommun, samt måndag 24 september kl 9.00 i kommunhuset, Tierps kommun. Bakgrund Ordföranden informerar att nämnden är tänkt att sammanträda två gånger per år, men att det finns anledning att träffas flera gånger under detta första år. Vid nämndens möte i maj behandlas budgeten inför 2013. Vid nämndens möte i september behandlas verksamhetsplanen för 2013.