VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 5/2013 1 Sammanträdet inleddes med psalmsång Psb 172, textläsning ur 1 kor. 12 och bönen Fader Vår. Sammanträdets laglighet och beslutsförhet 82 Konstaterades att sammanträdet var lagenligt sammankallat och beslutfört, 14/15. Val av två protokolljusterare 83 Förslag: Till protokolljusterare väljs Anders Lindberg och Marit Nilsson-Väre. Till protokolljusterare valdes Roger Nylund och Marit Nilson-Väre. Godkännande av föredragningslistan 84 Föredragningslistan godkändes efter komplettering av två övriga ärenden. Protokoll från samarbetskommissionen 85 Protokoll från barnverksamhetens sammanträde 2/2013, 3.5.2013 läggs fram. Protokoll från direktionen för barnverksamheten 86 Protokoll från direktionen för barnverksamheten 11.4.2013 läggs fram. Protokoll från Sundom kapellförsamling 87 Protokoll från Sundom kapellförsamlings sammanträde 24.4.2013 läggs fram.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 5/2013 2 Protokoll från missionsdirektionen 88 Protokoll från missionsdirektionens sammanträde 3/2013, 25.4.2013 läggs fram. Personalens semestrar 89 Förslaget till personalens semestrar (bilaga 1) företes församlingsrådet för godkännande. Beslutsförslag: Församlingsrådet godkänner personalens semestrar enligt bilaga 1. Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget med en ändring gällande Mikael Heikius. Vikarie för Birgitta Åsvik 90 Birgitta Åsvik är diakoniassistent i arbetsavtalsförhållande 55 % i Brändö sedan 5.3.2007. Hon har beviljats 17.4.2013 75 om befrielse från sin tjänst med anledning av pensionering från 1.11.2013. Birgittas anställning sträcker sig till 31.12.2013 enligt församlingsrådets beslut 151/2012. Birgitta Åsvik önskar ta ut sin semester under tiden 12.8 31.10.2013. Susanne Blomqvist som vikarierat Luisa Tast sedan 21.3.2011 är beredd att vikariera Birgitta under semestern, samt sedan fortsätta som diakoniassistent på Brändö. Diakonidirektionen föreslår, 3.4.2013 19, att församlingsrådet 22.5 anställer Susanne Blomqvist som vikarie under tiden 12.8 31.10.2013 med förordnande till årets slut. Beslutsförslag: 1- Susanne Blomqvist anställs under tiden 12.8 31.10.2013 som vikarierande diakoniassistent på Brändö 55%. Diakoniassistentens lön tas enligt församlingsrådets beslut 25 % ur lönemedel för byråsekreterartjänsten och 75 % tas ur Famins fond. Lön utbetalas enligt kravgrupp 403. De totala lönekostnaderna för tiden 12.8-31.10, 55% är c 5 900. Eftersom det är frågan om semestervikariat anhålls härmed om att Susanne Blomqvists lön, c 5 900 tas ur Famins fond. Famins fond har årligen beviljat 15 000 för diakoniunderstöd. Bokslutet för år 2012 visar 10 258 och år 2011 8 389 för understöd, så det torde finnas en reserv.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 5/2013 3 2- Susanne Blomqvist anställs under tiden 1.11-31.12.2013 55 % som diakoniassistent i Brändö 55%. Diakoniassistentens lön tas 25 % ur lönemedel för byråsekreterartjänsten och 75 % tas ur Famins fond. Lön utbetalas enligt kravgrupp 403. Anhållan om deltidsarbete 91 Luisa Tast anhåller om att få arbeta deltid på 60%, då hon återgår i sin tjänst som diakon fr. 01.08.2013 och fram till 31.07.2014. Beslutsförslag: Församlingsrådet beviljar Luisa Tast att arbeta deltid på 60%. Vikarie för Luisa Tast 92 Luisa Tast beviljades i 91 att få arbeta deltid, 60 % ett år framåt, till 31.07.2014, då hon återgår till tjänsten som diakon 1.8.2013. Susanne Blomqvist har vikarierat Luisa Tast sedan 21.3.2011 och är villig att fortsätta vikariera 40 % framöver. Diakonidirektionen föreslår 3.4.2013 18 för församlingsrådet att Luisa Tast beviljas deltid 60 % och vikarieras av Susanne Blomqvist 40 %. Susanne Blomqvists lön betalas enligt kravgrupp 502 minus 3 %. Beslutsförslag: Församlingsrådet beviljar Luisa Tast att arbeta deltid 60 % under tiden 1.8.2013 t.o.m. 31.7.2014 och vikarieras av Susanne Blomqvist 40 % under nämnda tid. Susanne Blomqvists lön betalas enligt kravgrupp 502 minus 3 %. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordföranden Anders Kronlund, tfn 044-4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 5/2013 4 Anhållan om deltagande i SLEFs missionsfest i Terjärv 9-11.8.2013 93 Missionskurser och missionsfester fungerar som en inspirationsspruta och informationskälla för missionssekreteraren. Vasa svenska församling har missionsavtal med Finska missionssällskapet (FMS) och Svenska lutherska evangeliföreningen (SLEF). Härmed anhåller Martin Sandberg om att få delta i ovan nämnda tillfälle inom ramen för min tjänst och få utgifterna nedan ersatta. Kostnaderna torde bli 100 för hotell (fr, lö; 2*50 ), bilresa (0,45 *ca280km=126 samt 72 i dagtraktamenten (2*36 ) vilket ger en summa på 298. Kostnaden tas från 4380.226001 Missionsarbete/personalens reseersättning. Denna post innehåller 700 för år 2013. Därifrån betalas både fortbildning och löpande km-ersättning. Till förfogande för missionsfester och kurser finns uppskattningsvis 615 varav dryga 265 är tillgängliga för missionsfesten ovan. Beslutsförslag: Församlingsrådet godkänner anhållan och kostnaderna tas från 4380.226001 Missionsarbete/personalens reseersättning. Anvisningar för uppgörande av budget samt verksamhets- och ekonomiplan 94 Enligt 15 kap. 3 i kyrkoordningen ska för varje räkenskapsår senast i december nästföregående år antas en budget för församlingen eller för den kyrkliga samfälligheten. Räkenskapsåret sammanfaller med kalenderåret. I samband med att budgeten godkänns ska kyrkofullmäktige även godkänna en verksamhets- och ekonomiplan som gäller minst tre år. Budgetåret är verksamhets- och ekonomiplanens första år. I budgeten samt i verksamhets- och ekonomiplanen fastställs målen för församlingens verksamhet och ekonomi. Budgeten samt verksamhets- och ekonomiplanen ska uppgöras så att förutsättningarna för skötandet av församlingens uppgifter tryggas. I Vasa kyrkliga samfällighets verksamhets- och ekonomiplan för åren 2013 2015 anges mål för planeringsperioden och de anslag som man bedömer behövs för att uppnå målen. Målen och anslagen för åren 2014 och 2015 ska nu justeras, och dessutom ska en plan med mål och uppskattade anslag för år 2016 göras upp. Resultatet för 2012 var negativt. Trots att årsbidraget var positivt räckte det inte helt till att täcka avskrivningarna. Budgeten för 2013 är den första budgeten i vilken man har beaktat anslutningen av Lillkyro församling till Vasa kyrkliga samfällighet som självständig församling. Man kan dock i Vasa anta att om utvecklingen 2013 som förväntat blir god innebär detta en svagt positiv utvecklingslinje. Om osäkerheten däremot fortsätter kan den ekonomiska utvecklingen bli negativ. Om budgeterade anslag fortfarande blir över kan man ändå förvänta sig ett acceptabelt bokslut för innevarande år. Det finns dock skäl för kyrkliga samfälligheten att fortfarande avhålla sig från att öka antalet tjänster och
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 5/2013 5 befattningar samt övriga permanenta utgifter. Uppföljningen av utgifterna fortsätter. Beslutsförslag: Gemensamma kyrkorådet beslutar att ge planeringsgruppen i uppdrag att för gemensamma kyrkorådet bereda sitt förslag till budget samt till verksamhets- och ekonomiplan för åren 2014 2016. Församlingsrådet tog del av gemensamma kyrkorådets bilaga 2/83 vid sammanträdet 16.5.2013 gällande Anvisningar för uppgörande av budget samt verksamhets- och ekonomiplan, bilaga 4. Lokalhyror inom Vasa kyrkliga samfällighet 95 Gemensamma kyrkorådet beslöt 19.9.2012 justera avgifterna för användning av lokalerna för uppgörande av budgeten. Gemensamma kyrkorådet beslöt att godkänna den nya prislistan så att den börjar gälla 1.1.2013, bilaga 2. Beslutsförslag: Församlingsrådet tar del av informationen gällande lokalhyror inom Vasa kyrkliga samfällighet. Församlingsrådet tog del av informationen och föreslår för gemensamma kyrkorådet att lokaler är avgiftsfria för medlemmar vid förrättningar, 5 timmarsgränsen skulle därmed falla bort gällande dop och minnesstunder. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordföranden Anders Kronlund, tfn 044-4808300. Anmälningsärenden 96 a) Kyrkoherdens beslutsförteckning 46-56/2013. Vice ordförande granskar kyrkoherdens beslutsförteckning.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 5/2013 6 Övriga ärenden Korrigering av 65 församlingsrådets sammanträde 17.4.2013 gällande anställningstiden för sommarteologerna Marco Harju och Mattias Boije 97 Två personer har meddelat intresse för uppgiften som sommarteolog i Vasa svenska församling: Teol.stud. Marco Harju anställs för tiden 1.6-31.7.2013. Till hans huvudsakliga arbetsuppgifter hör planering och medverkan vid konfirmandläger 4-10.6 och 4-10.7 på Alskat lägergård och konfirmationerna i Trefaldighetskyrkan. Även andra uppgifter kan anvisas. Marco Harju är fjärde årets studerande vid teologiska fakulteteten vid Åbo Akademi. Lönen fastställs till euro 1.604,15/månaden. Dessutom betalas lägerdagstraktamente samt måltidsansvarighetsersättning enligt antalet lägerdygn. Teol.stud. Mattias Boije anställs för tiden 10.6-9.8.2013. Till hans huvudsakliga arbetsuppgifter hör planering och medverkan vid konfirmandläger 13-19.6 och 15-21.7 på Alskat lägergård och konfirmationerna i Trefaldighetskyrkan. Även andra uppgifter kan anvisas. Mattias Boije är fjärde årets studerande vid teologiska fakulteteten vid Åbo Akademi. Lönen fastställs till euro 1.604,15/månaden. Dessutom betalas lägerdagstraktamente samt måltidsansvarighetsersättning enligt antalet lägerdygn. I årets budget har reserverats 7.000 euro för sommarteologpraktikanter på moment och kostnadsställe 4044.223501. Beslutsförslag: Församlingsrådet anställer teol.stud. Marco Harju för tiden 1.6-31.7.2013. Lön 1.604,15euro/månad utbetalas. Dessutom betalas lägerdagstraktamente samt måltidsansvarighetsersättning enligt antalet lägerdygn. Teol.stud. Mattias Boije anställs för tiden 10.6-9.8.2013. Lön 1.604,15 euro/månad utbetalas. Dessutom betalas lägerdagstraktamente samt måltidsansvarighetsersättning enligt antalet lägerdygn. I årets budget har reserverats 7.000 euro för sommarteologpraktikanter på moment och kostnadsställe 4044.223501.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 5/2013 7 97b Församlingsrådet i Vasa svenska församling vill stöda det förslag som Sundom kapellförsamling har sänt till Domkapitlet i Borgå stift. Pastor Rune Lindblom är lämpad för det arbete som sker, till stor del bland unga och unga familjer, i Sundom kapellförsamling. Församlingsrådet för ärendet till domkapitlet. Paragrafen justerades genast. På mötet väckt ärende 98 Inget på mötet väckt ärende. Rättelseyrkande och besvärsanvisning 99 Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande och besvärsanvisning enligt bilaga 3 Blankett 2. Sammanträdets avslutning 100 Sammanträdet avslutades kl. 19.50 med nedkallande av Herrens välsignelse.