DANDERYDS KOMMUN Kommunledningskontoret Elisabeth Jarborn Tjänsteutlåtande 2014-01-20 Dnr: KS 2012/0314 1(2) Dokumenthanteringsplan för upphandlingsprocessen Ärendet Enligt kommunens arkivreglemente 4 ska varje myndighet i Danderyds kommun (nämnd/ förvaltning, kommunalt bolag, m.fl.) upprätta en dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar och hur de ska hanteras. Gallringsfristerna i dokumenthanteringsplanen ska därefter beslutas/fastställas i ansvarig nämnd. För kommunledningskontorets dokumenthanteringsplaner är det kommunstyrelsen som fattar gallringsbeslutet. En dokumenthanteringsplan är en förteckning över de olika handlingar som kan finnas hos en myndighet med instruktioner om hur de ska hanteras samt vad som ska bevaras och vad som ska gallras (hanteringsanvisning). Det är två av uppgifterna som ska dokumenteras i planen. Planen innehåller vanligtvis fler uppgifter, t.ex. information registrering/diarieföring, typ av medium, förvaring och när handlingar ska levereras till kommunarkivet. Informationen eller handlingarna som ska redovisas i dokumenthanteringsplanen är oberoende av media, dvs. oberoende av om informationen finns på papper eller i digital form. Planen ska hållas aktuell och behöver följaktligen årligen granskas och eventuellt revideras. Ett arbete pågår att se över kommunledningskontorets dokumenthanteringsplaner. De olika avdelningarnas planer tas upp i kommunstyrelsen allt eftersom de blir klara. I arbetet med dokumenthanteringsplanerna tas hänsyn till gällande lagstiftning, allmänhetens rätt till insyn samt att handlingarna saknar värde för rättskipning, förvaltning och forskningens behov. I detta ärende tas dokumenthanteringsplan för upphandlingsprocessen upp. Den har arbetats fram tillsammans med upphandlingsavdelningen på kommunledningskontoret. När det gäller hantering/rutiner för kommunens avtal så har kommunjuristen ett uppdrag att genomföra en översyn av kommunens avtalshantering (KS 2013/0063). Det arbetet påverkar dock inte handlingarnas gallringsfrister i dokumenthanteringsplanen. För att få en enhetlig hantering av upphandlingsprocessen rekommenderar kommunledningskontoret att övriga myndigheter inom Danderyds kommun tillämpar planen. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Danderyds kommun och kan därmed besluta om att denna plan kan tillämpas av andra myndigheter.
DANDERYDS KOMMUN Kommunledningskontoret Elisabeth Jarborn Tjänsteutlåtande 2014-01-20 Dnr: KS 2012/0314 Kommunledningskontorets förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut 2(2) 1. Kommunstyrelsen beslutar att anta gallringsfristerna i dokumenthanteringsplanen för upphandlingsprocessen som redovisas i bilaga till tjänsteutlåtande daterat 2013-11-12, dnr 2012/0314. 2. Kommunstyrelsen beslutar i egenskap av arkivmyndighet att dokumenthanteringsplanen ska tillämpas av andra myndigheter i Danderyds kommun. Åsa Heribertson Kommundirektör Elisabeth Jarborn Arkivchef Bilaga: Dokumenthanteringsplan för upphandlingsprocessen, daterad 2013-11-12. Exp: Samtliga nämnder + bilaga
Kommunledningskontoret 2013-11-12 Kommunledningskontoret Dokumenthanteringsplan för upphandlingsprocessen
Kommunledningskontoret 2013-11-12 Inledning Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser (3, arkivlagen); 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Enligt Danderyds kommuns arkivreglemente ansvarar varje myndighet för att dess arkiv vårdas i enlighet med bestämmelserna i arkivlagen. Med myndigheter avses här kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Det omfattar även aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse. I arkivreglementet fastslås att kommunstyrelsen är arkivmyndighet och att kommunarkivet är arkivmyndighetens beredande och verkställande organ. När handlingar har levererats till kommunarkivet övergår ansvaret för arkivvård och hantering till arkivmyndigheten. Denna dokumenthanteringsplanen är antagen av kommunstyrelsen och gäller för kommunledningskontoret. För att få en enhetlig hantering av upphandlingsärenden har kommunstyrelsen beslutat i egenskap av arkivmyndighet att dokumenthanteringsplanen får tillämpas av andra myndigheter i Danderyds kommun. Syfte Dokumenthanteringsplanen ska vara ett hjälpmedel för den som framställer och arkiverar handlingar. Planen innehåller vanligt förekommande handlingar i upphandlingsärenden samt beslut om vad som ska bevaras och vad som kan gallras samt gallringsfrister. Planen ger också information om och i vilka system handlingarna ska registreras (diarieföras), var de förvaras, samt när handlingarna kan levereras till kommunarkivet. Begrepp i dokumenthanteringsplanen Handling Med handling avses framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (2 kap. 3 tryckfrihetsförordningen). En handling kan t.ex. vara ett pappersdokument, e-postmeddelande, karta, ljudinspelning, datafil, databasuppgifter, mikrofilm och fotografi. I dokumenthanteringsplanen redogörs för de olika handlingstyperna som kan ingå i upphandlingsärenden. Bevara/gallra I kolumnen anges om handlingen ska bevaras för all framtid eller förstöras efter angiven tid (gallringsfrist). I dokumenthanteringsplanen för upphandlingsprocessen återfinns två kolumner för bevara/gallra beroende av typ av upphandlingsärende. För beskrivning av typer av ärenden, se avsnitt nedan Olika typer av upphandlingsärenden. Gallringsfristens längd avgörs t.ex. av gällande lagstiftning, verksamhetens behov, revisionskrav och eventuell preskriptionstid. Gallringsfristen anges vanligtvis i årtal, men även begreppet gallras vid inaktualitet används. Med gallras vid inaktualitet avses när myndighetens behov av handlingen upphör. Det kan således betyda olika lång tid för olika typer av handlingar eller uppgifter. Gallringsfristerna utgör minimigränser för de tidsperioder under vilka handlingarna måste bevaras. Handlingarna får ej gallras om de har eller kan antas få betydelse för forskning
Kommunledningskontoret 2013-11-12 eller förståelse för handlingar som bevaras. Registreras (registrering) Dokumenthanteringsplanen är även ett instrument som talar om vilka handlingar som finns hos myndigheten. Genom att ange om en handling ska registreras eller ej, och i vilket register den i så fall ska registreras, blir hanteringen av handlingarna enhetlig. Vid efterfrågan av en viss typ av handlingar underlättar det om man vet vilket register/ system man ska söka i. Exempel på olika register är W3D3, TendSign, Agresso, Troman, Palasso, m.fl. Kommunledningskontoret använder sig av ärendehanteringssystemet W3D3 för diarieföring. TendSign används för upphandlingsärenden. Förvaring och sortering Med förvaring avses exempelvis i akt, närarkiv, hos ansvarig, på Server hos IT, osv. Handlingar som omfattas av sekretess ska förvaras inlåsta. Sorteringsordning kan vara t.ex., kronologisk, alfabetisk, systematiskt. Leverans av pappershandlingar till kommunarkivet Om pappershandlingarna ska levereras till kommunarkivet anges här en tidsfrist. Med 3 år avses för upphandlingsärenden att handlingarna kan levereras 3 år efter avslutad upphandling. Kommunarkivet kan på grund av platsbrist enbart ta emot bevarandehandlingar, dvs. arkivet tar inte emot gallringsbara handlingar. Före leverans kontaktas alltid kommunarkivet som lämnar leveransmedgivande. Handlingar som levereras ska i normalfallet levereras i godkända arkivboxar (enligt svensk standard). Dessutom ska handlingarna vara rensade från gem, plastfickor, plastregister, post-it-lappar. Mer om villkor och riktlinjer för leverans till kommunarkivet finns på kommunens intranät under sidan Att leverera till kommunarkivet. Anmärkning Här ges i vissa fall förtydligande information om hur handlingen ska hanteras eller ges exempel på olika typer av handlingar. Särskilt om elektroniska handlingar Elektroniska handlingar som inte ska bevaras (dvs. som kan gallras efter en viss tid) behöver inte skrivas ut på papper, utan kan finnas kvar i elektronisk form till dess att de gallras. Detta gäller under förutsättning att handlingarna kan återsökas och tas fram under den period som de ska bevaras. Olika typer av upphandlingsärenden I dokumenthanteringsplanen är gallringsfristerna för upphandlingsärendena indelade i två kategorier; typ A och typ B. Nedan beskrivs tre olika typer av upphandlingsärenden och till vilken gallringskategori (typ A eller typ B) som de tillhör. 1. Försörjningsupphandling Här avses verksamhetsstödjande upphandlingar av varor och tjänster till den egna verksamheten. Upphandlingens belopp är både över och under tröskelvärdena. Den här typen av upphandlingar anses sakna ett långsiktigt bevarandevärde, t.ex. leasingavtal, kontorsmaterial, transporter, boende, konferenser, tryckeritjänster. Dessa ärendetyper får gallras enligt gallringsfristerna i kolumn Gallras/bevaras Typ A.
Kommunledningskontoret 2013-11-12 Obs! Undantagna är upphandlingsärenden som rör verksamhetskritiska varor och tjänster med stor betydelse för, eller påverkan på, organisationen och omvärlden. De ska bevaras i en ökad omfattning enligt kolumn Gallras/bevaras Typ B. 2. Verksamhetsupphandling Här avses upphandlingar som rör hur kommunens verksamheter bedrivs. Denna typ av upphandlingar anses ha ett långsiktigt bevarandevärde. Detta gäller oavsett driftsform (dvs. både i egen regi eller upphandlad i konkurrens). Verksamhetsupphandlingar ska därför bevaras för framtiden i enlighet med kolumn Gallras/bevaras Typ B. Obs! Undantagna är upphandlingsärenden rörande stödfunktioner (ej centrala verksamheter, kärnåtaganden) som gallras i ökad omfattning enligt kolumn Gallras/bevaras Typ A. 3. Upphandling rörande byggande, drift och underhåll Byggande och fastighetsförvaltande verksamhet som bedrivs av kommunen (nämnder, bolag, stiftelser) bedrivs ofta i projektform. I många fall genomförs upphandlingar för betydande värden. Vanligtvis anses denna typ av upphandlingsärenden sakna långsiktigt bevarandevärde och de kan därmed gallras enligt kolumn Gallras/bevaras Typ A. Dock ska följande typer av projekt och upphandlingsärenden bevaras enligt kolumn Gallras/bevaras Typ B : - Upphandlingsärenden i ny- och ombyggnadsprojekt som leder till påtaglig exteriör eller interiör förändring eller som av annan anledning har avsevärd betydelse för statsbilden. - Upphandlingsärenden rörande konstnärlig utsmyckning
Process: UPPHANDLING Med "vid inaktualitet avses när myndighetens behov av handlingen upphör. Det kan således betyda olika lång tid för olika typer av handlingar eller uppgifter. Med "vid inaktualitet avses när myndighetens behov av handlingen upphör. Det kan således betyda olika lång tid för olika typer av handlingar eller uppgifter. Följande handlingar ska bevaras på papper - W3D3: Tilldelningsbeslut Avtal Antagna anbud Nämndbeslut (ingår i protokoll) Ev. tjänsteutlåtande Anbudsöppningsprotokoll Protokoll från förhandlingar med anbudsgivare Protokoll från MBL-förhandlingar Överprövan-/överklagandeärenden, handlingar rörande Fullmakter till inköpscentraler Fullmakter till företrädare vid överprövan Om inget annat anges: gallringsfristen räknas fr.o.m. den dag avtalet slöts eller underrättelse om beslut att avbryta upphandlingen skickades ut. Aktivitet/handling Registreras Medium Förvaring & sortering Gallras/bevaras - Typ A Om inget annat anges: gallringsfristen räknas fr.o.m. den dag avtalet slöts eller underrättelse om beslut att avbryta upphandlingen skickades ut. Gallras/bevaras - Typ B Avser antal år efter avslutad upphandling Leverans av pappershandlingar till kommunarkivet Anmärkning Förbereda & initiera upphandlingsärende Upphandlingsuppdrag W3D3 Papper/digitalt Akt, arkivskåp - registratur Inköpsgrundande handlingar, t.ex. anskaffningsbeslut och W3D3 Papper/digitalt Akt, arkivskåp - registratur investeringsbeslut Fullmakter till inköpscentraler W3D3 Papper/digitalt Akt, arkivskåp - registratur Delegationsordning för inköp/upphandling W3D3 Papper/digitalt Akt, arkivskåp - registratur Bevaras Bevaras 3 år Beroende på upphandlingens omfattning samt typ kan upphandlingsuppdraget ges antingen muntligt eller skriftligt. 10 år Bevaras 3 år Bevaras hos ansvarig förvaltning. Bevaras Bevaras 3 år Bevaras Bevaras 3 år Annonsering & förfrågningsunderlag Förhandsannonsering/Upphandlarprofil TendSign Digitalt Databas, systematiskt - Mappstruktur, server IT 2 år 2 år - Förhandsannonsering är obligatorisk vid förkortad anbudstid. Annonseringen kan även ske av den upphandlande myndigheten /enheten på dess upphandlarprofil (en sammanställning som är tillgänglig på Internet med uppgifter om pågående upphandlingar m.m.) i stället för att förhandsannons skickas till kommissionen. Annonsunderlag i databas TendSign Digitalt Databas, systematiskt 2 år 2 år - Annons till elektronisk databas exempelvis EUT/TED eller anbudsjournalen m.fl. eller rikstäckande dagstidningar och branschtidningar. Annons med inbjudan till ansökan att lämna anbud, anbudslämnande, formgivningstävling eller annan inbjudan att inkomma med intresseanmälan. Bevis för avsändningsdatum för annonsunderlag TendSign Digitalt Databas, systematiskt 2 år 2 år - Ingår i databasen. Förfrågningsunderlag: TendSign Digitalt Databas, systematiskt 10 år Bevaras - -anbudsinbjudan, -branschvillkor/-bestämmelser, -kravspecifikationer, -avtalsvilllkor Sändlista för uthämtat förfrågningsunderlag till anbudsgivare TendSign Digitalt Databas, systematiskt 2 år 2 år - Samtliga som fått del av förfrågningsunderlaget noteras så att dessa kan få ta del av ev. kompletteringar av förfrågningsunderlaget. Ansökningsinbjudan TendSign Digitalt Databas, systematiskt Bevaras Bevaras - För urvals-, selektiv och förhandlad upphandling. Under anbudstiden Förfrågningar och förtydligande under anbudstiden Frågor från anbudsgivare och svar under annonseringstiden TendSign Digitalt Databas, systematiskt Bevaras Bevaras - Läggs till förfrågningsunderlaget. Alla anbudsgivare delges frågorna och svaren. Förtydliganden/kompletteringar till förfrågningsunderlaget TendSign Digitalt Databas, systematiskt Bevaras Bevaras - Läggs till förfrågningsunderlaget. Alla anbudsgivare delges informationen.
Specifikt för urvals-, selektiv och förhandlad upphandling Ansökningar om att få inkomma med anbud, antagna TendSign Digitalt/papper Databas, systematiskt - Akt, arkivskåp - registratur 2 år* 2 år* 3 år * Får gallras om sammanställning/utvärdering över inkomna intresseanmälningar bevaras, annars bevaras ansökningarna. Ansökningar om att få inkomma med anbud, ej antagna, för sent TendSign Digitalt Databas, systematiskt - 2 år 2 år - inkomna eller ej korrekt inlämnade Mappstruktur, server IT Meddelande till anbudsgivare, utvalda TendSign Digitalt Databas, systematiskt 2 år 2 år - Meddelande till anbudsgivare, ej utvalda TendSign Digitalt Databas, systematiskt 2 år 2 år - Anbudspröva och utvärdera Anbud, antagna TendSign, W3D3 Digitalt/papper Databas, systematiskt - Akt, arkivskåp - registratur 10 år Bevaras* 3 år *Bilagor som utgörs av föremål, t.ex. arbetsprover och modeller, får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren vid inaktualitet, dvs när upphandlingen är avslutad, under förutsättning att de är beskrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras. Avser även tävlingsbidrag. Anbud, ej antagna, för sent inkomna eller ej korrekt inlämnade TendSign Digitalt Databas, systematiskt 4 år* 4 år* - * Bilagor som utgörs av föremål, t.ex. arbetsprover och modeller, får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren vid inaktualitet, dvs när upphandlingen är avslutad, under förutsättning att de är beskrivna eller avbildade i dokumentation som sparas i 4 år från den dag då avtal om upphandlingen slöts. Avser även försent skickade eller anbud som skickats per post trots att den upphandlande myndigheten ställt krav på elektroniska anbud. Inga anbud från anbudsgivare, som begärt överprövning/skadestånd vid ett upphandlingsförfarande, får gallras utan ska bevaras (se separat kolumn i dokumenthanteringsplanen). Broschyrer som ingår i antagna anbud, innehållande sakuppgift W3D3 Digitalt/papper Databas, systematiskt - Akt, arkivskåp - registratur 10 år Bevaras 3 år Biläggs upphandlingsärendet. Broschyrer som ingår i ej antagna anbud, innehållande sakuppgift - Digitalt/papper Mappstruktur, server IT - Broschyrer som ingår i anbud, ej innehållande sakuppgift - Digitalt/papper Mappstruktur, server IT - 4 år 4 år - Biläggs upphandlingsärendet. avslutad avslutad Kuvert/emballage som innehållit inkomna anbud - Papper Hos ansvarig avslutad/2 år* avslutad/2 år* - *Kuvert/emballage som innehållit för sent inkomna anbud får gallras efter 2 år räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. Nej tack-brev/avböjanden från leverantörer att delta i upphandlingen TendSign Papper/digitalt Databas, systematiskt - 4 år 4 år - Mappstruktur, server IT Anbudsöppningsprotokoll TendSign W3D3 Digitalt/papper Databas, systematiskt - Akt, arkivskåp - registratur, 10 år Bevaras 3 år Benämns även anbudsprotokoll, anbudsdiarium eller anbudsförteckning. Här dokumenteras även om inga anbud har kommit in. Begäran om och svar på förtydliganden/kompletteringar, antagna TendSign Digitalt Databas, systematiskt 10 år Bevaras 3 år Läggs till anbuden. anbud Begäran om och svar på förtydliganden/kompletteringar, ej antagna anbud TendSign Digitalt Databas, systematiskt 4 år 4 år - Läggs till anbuden. Korrespondens med anbudsgivare, av tillfällig eller ringa betydelse - Papper/digitalt Mappstruktur, server IT - avslutad avslutad Skatte- och registreringskontroll av anbudsgivare - Digitalt Mappstruktur, server IT 4 år 4 år - Biläggs upphandlingsärendet. Kreditupplysningar, kontroll av anbudsgivare - Digitalt Mappstruktur, server IT 4 år 4 år - Biläggs upphandlingsärendet. Referenstagningar, minnesanteckningar - Digitalt Mappstruktur, server IT 4 år 4 år - Biläggs upphandlingsärendet. Protokoll från förhandlingar med anbudsgivare W3D3 Papper/digitalt Akt, arkivskåp - registratur, 10 år Bevaras 3 år Protokoll från MBL-förhandlingar W3D3 Papper/digitalt Akt, arkivskåp - registratur, Dokumentation från intervju, provning, tester, muntlig presentation - antagna anbud Dokumentation från intervju, provning, tester, muntlig presentation - ej antagna anbud - Papper/digitalt Mappstruktur, server IT - - Papper/digitalt Mappstruktur, server IT - - - 10 år Bevaras 3 år De fackliga organisationernas möjligheter att utöva inflytande över upphandlingar framgår av Medbestämmandelagen (MBL 11 och 38 ). 10 år Bevaras 3 år Kvalificering av leverantörer. 4 år 4 år - Kvalificering av leverantörer. Upphandlingsprotokoll TendSign Digitalt Databas, systematiskt 10 år Bevaras - Protokoll, där bl.a. ska framgå skälen till att 1. ett anbud som ansetts vara onormalt lågt förkastats, 2. ett kontrakt eller ramavtal inte tilldelats en leverantör, och 3. förhandlat förfarande enligt bestämmelserna i 4 kap. 2 8 LOU tillämpats. TendSign Digitalt Databas, systematiskt 10 år Bevaras - Gäller 9 kap. 12 LOU. En upphandlande myndighet är skyldig att på Europeiska gemenskapernas kommissions begäran sända protokollet eller huvuddragen i det till kommissionen. Resultatrapport/utvärdering TendSign Digitalt Databas, systematiskt 10 år Bevaras -
Besluta och teckna avtal Beslut i upphandling/underrättelse om tilldelningsbeslut TendSign W3D3 Digitalt/papper Databas, systematiskt - Akt, arkivskåp - registratur, Bevaras Bevaras 3 år Här avses även meddelande om tilldelande av kontrakt alternativt avbruten upphandling. Se även anbudsöppningsprotokoll vid uteblivna anbud. Avtal (kontrakt) med bilagor/ramavtal i original W3D3 Digitalt/papper Avtalspärmar, närarkiv 10 år Bevaras 3 år Avser avtal (kontrakt) i original, undertecknade. Avser även beställningar i samband med entreprenadens uppstart. Efterannonsering - annons efter avslutad upphandling till EUT/TED TendSign Digitalt Databas, systematiskt 2 år 2 år - Gäller för upphandlingar över tröskelvärdena. Meddelande i EUT S/TED om avslutad upphandling över tröskelvärdena. Särskild rapport om avslutad upphandling TendSign Digitalt Databas, systematiskt 10 år Bevaras - Gäller för upphandlingar över tröskelvärdena och lämnas till Europeiska gemenskapernas kommission på dess begäran. Överprövnings- och överklagandeärenden TendSign W3D3 Papper/digitalt Akt, arkivskåp - registratur, Bevaras Bevaras 3 år Hanteras som eget, särskilt ärende och får eget diarienummer, men med hänvisning till ursprungsärendet. Fullmakter till företrädare vid överprövan W3D3 Papper/digitalt Akt, arkivskåp - registratur, Bevaras Bevaras 3 år Efter upphandlingen (följa upp och förvalta avtal) Direktupphandling/enstaka köp av varor eller tjänster för vilka ramavtal saknas: - anbud/offerter - beslut - avtal (kontrakt) - beställningar - beställningbekräftelser - Papper/digitalt Databas, systematiskt, Hos ansvarig 2 år, se även anmärkningskolumn* Bevaras 3 år Bevaras för direktupphandling av verksamhet och verksamhetskritiska varor och tjänster. Gallras 2 år efter avtalstidens utgång för upphandlingar som gäller varor och tjänster som stödjer den egna verksamheten och som saknar långsiktigt värde, t.ex. leasingavtal, kontorsmateriel, transporter, boende och konferens, tryckeritjänster m.m. Ej antagna offerter vid direktupphandling gallras vid inaktualitet. Avrop/beställningar mot ramavtal och beställningsbekräftelser - Papper/digitalt Databas, systematiskt, Hos ansvarig Tillägg till avtal (kontrakt) W3D3 Papper/digitalt Akt, arkivskåp - registratur, Prisändringsmeddelanden - Papper/digitalt Databas, systematiskt, Hos ansvarig Prisändringar, begäran och beslut - Papper/digitalt Databas, systematiskt, Hos ansvarig Hävning av avtal (kontrakt) W3D3 Papper/digitalt Akt, arkivskåp - registratur, Tvistemålshandlingar W3D3 Papper/digitalt Akt, arkivskåp - registratur, 2 år efter avtalsperiodens 2 år efter avtalsperiodens - slut slut 10 år Bevaras 3 år Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet - 2 år efter avtalsperiodens 2 år efter avtalsperiodens - slut slut Bevaras Bevaras 3 år Bevaras/2 år efter avtalsperiodens slut* Bevaras/2 år efter avtalsperiodens slut* 3 år * Bevaras om ärendet går till domstol, övrigt gallras 2 år efter avtalsperiodens slut.