STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 7 Februari 2013 DNR 367-10/2013 Granskningspromemoria 2012 Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB)
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som revisionsrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN REVISIONSKONTORET 2012-02-04 Innehåll Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande... 1 2 Redogörelse för granskningsresultatet... 1 2.1 Fördjupad granskning... 1 2.1.1 Skolbyggnation för ett växande Stockholm... 1 2.2 Grundläggande granskning... 4 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll... 4 2.2.2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat... 4 2.2.3 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag... 6 2.2.4 Uppföljning av tidigare års granskning - Egenkontrollen av inomhusmiljön i förskolor och skolor... 7
STADSREVISIONEN 1 (9) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett gemensamt planeringsmöte den 22 maj 2012. Vid planeringsmöte den 13 juni 2012 avseende SISAB, informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han gett revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin revisionsplan. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2012-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 2 oktober 2012, där också bolagets ledning deltog. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 4 februari 2013. Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Fördjupad granskning 2.1.1 Skolbyggnation för ett växande Stockholm I budget 2011 fick kommunstyrelsen och utbildningsnämnden ett gemensamt uppdrag att ta fram en plan för att möta behovet av skollokaler utifrån att antalet barn i grundskoleåldern väntas öka kraftigt de närmaste 10 åren. Ökningen i egen regi beräknades till 18 000 elever (30 %). Inledningsvis ledde stadsledningskontoret arbetet med företrädare från utbildningsförvaltningen och SISAB i utredningen. I den plan som togs fram 2011 beräknades behoven till ca 9 nya grundskolor och som komplement kapacitetsökningar i ett antal skolor. Bolaget har som ägardirektiv 2012 att delta i planeringen för att klara utbyggnaden av förskolor och grundskolor för ett växande Stockholm. Syftet med granskningen är att följa upp hur arbetet fortskrider utifrån ovan nämnda utredning. Iakttagelser Organisation för uppdraget Utbildningsförvaltningen har förstärkt sin organisation för uppdraget. Lokalenheten har utökats med tjänster för bl.a. projektet Skolbyggnation för ett växande Stockholm. Projektet leds av utbildningsförvaltningen och har en operativ
STADSREVISIONEN 2 (9) styrgrupp där grundskoledirektören är ordförande. Projektet har även i uppdrag att ta fram en modell för framtidens grundskola, förkorta planeringsprocessen, stötta skolor i samband med nyetablering/avveckling samt utveckla samverkan i staden. Inom förvaltningen pågår också ett arbete för att effektivisera lokalanvändningen och höja skolornas kapacitet inom ramen för befintliga lokaler. Utbildningsförvaltningen har under året arbetat med att bygga upp en beställarkompetens och att utveckla sina interna processer och arbetsverktyg. Inför framtagande av inriktningsärendena har elevprognosen för 2011 använts och förändringar gjorts jämfört med tidigare. Även SISAB har sett över sin organisation inför kommande uppdrag vad gäller skolbyggnation. Förändringen rör fastighetsavdelningarna som fått ett tydligare ägaransvar för fastigheterna. Antalet projektansvariga har utökats i syfte att bolaget ska göra mer själv i det inledande utredningsskedet. Fastighetsavdelningarna har också uppdaterat sin kunskap om fastigheterna t ex vad gäller planbestämmelser och framtida underhållsbehov. Bolaget har en projektstyrningsprocess som tillämpas för alla projekt och utvärderas regelbundet. Ett nytt ekonomiskt stödsystem ska införas 2013. Bolaget arbetar för närvarande tillsammans med stadsbyggnadskontoret i syfte att snabba på och förenkla processerna. Samverkan Bolaget och utbildningsförvaltningen har behov av att samverka i tidiga planeringsskeenden, för att skapa en gemensam målbild som kan bidra till kortare ledtider i senare processer. Byggnation för ett växande Stockholm innebär i stor utsträckning kapacitetsutökningar i flera befintliga skolor, varför dessa processer inte kan ses isolerat från bolagets behov av samverkan kring det planerade fastighetsunderhållet. I och med nya ramavtalet 1 får bolaget ett mer tydligt fastighetsägaransvar, vilket innebär ett ökat åtagande vad gäller underhållet och tekniska investeringar jämfört med tidigare. Idag finns forum på olika nivåer mellan UN och bolaget för informationsutbyte, från sporadiska möten till mer regelbundna. Kontakter finns mellan utbildningsförvaltningens lokalstrateger och bolagets förvaltningsområdeschefer. I de tidiga skeendena beställer också utbildningsförvaltningen volymstudier av bolaget. Men samverkan i tidiga skeenden har dock inte funnit sina former ännu. Roller och ansvar för detta behöver tydliggöras. 1 Reglerar hyresförhållandet mellan bolaget och Stockholms stad för de utbildningslokaler som staden hyr av bolaget.
STADSREVISIONEN 3 (9) Även myndighetsärenden som tillsyn av inomhusmiljön behöver hanteras inom samverkan. Utbildningsnämnden har ett stort antal utestående ärenden hos miljöförvaltningen där det i flera fall är bolaget som har rådighet, men där det krävs en gemensam planering av åtgärder och svar till tillsynsmyndigheten. Beslut så här långt Utbildningsförvaltningens projekt kommer att avslutas vid utgången av år 2014. Nämnden ska då ha fattat beslut om utbyggnadsärenden i sådan omfattning att det råder balans mellan det prognostiserade elevantalet i egen regi år 2020 och den framtida elevantalskapaciteten. Så här långt har utbildningsnämnden fattat inriktningsbeslut omfattande ca 3 100 elevplatser 2 och därutöver genomförandebeslut på 300 elevplatser. Bedömningen från utbildningsförvaltningen är att man kommer att klara kapacitetsproblemen under tiden som man bygger genom bl.a. tillfälliga lokaler. Behovet av nya elevplatser beräknas nu till ca 11 000 efter att lokaleffektiviseringar i befintliga lokaler har beaktats. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Utbildningsförvaltningen och bolaget har båda förberett sina respektive organisationer för arbetet med skolbyggnation för ett växande Stockholm. Utbildningsförvaltningen har haft ett stort arbete med att bygga upp en organisation och en beställarkompetens för arbetet. Det är dock angeläget att ledningarna för utbildningsförvaltningen och bolaget får till stånd en fungerande samverkan i de tidiga skeendena av processerna för att säkerställa effektiva processer i de senare delarna. Att utveckla en gemensam strategisk planering för befintliga lokaler är också en förutsättning för måluppfyllelsen med det nya ramavtalet. Arbetet hitintills har resulterat i inriktningsbeslut och två genomförandebeslut som omfattar en kapacitetsutökning motsvarande ca 30 % av behovet. Ett fåtal av dessa rör genomförandebeslut. Kommande år behöver besluten öka för att det vid utgången av år 2014 ska råda balans mellan prognostiserat elevantal och den framtida beslutade elevantalskapaciteten. 2 Exklusive Campus Konradsberg där osäkerhet råder
STADSREVISIONEN 4 (9) 2.2 Grundläggande granskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen antog policy och riktlinjer för intern kontroll 2001-09-25 som reviderades senast 2012-11-21. Styrelsen antog 2011-11-22 en interkontrollplan för år 2012. Iakttagelser Bolagets internkontrollplan bygger på en riskanalys av bolagets omvärlds-, process- och beslutsrisker. Genomgången gjordes 2007 men bedöms fortfarande vara aktuell. Härutöver har bolaget ett särskilt system för att hantera externa risker i risksystemet. Under 2012 har en särskild utbildningsinsats genomförts gällande internrevision för sju handläggare inom bolagets olika avdelningar. Revisionsteamet ska sedan gå igenom företagets olika processer. För år 2013 kommer teamet gå igenom ramavtalsupphandlade byggentreprenader med avseende på hur Wikells kalkylprogram som legat till grund för ramavtalet använts. Ett nytt granskningsområde för 2012 var hyresprocessen och kontroll av hyresavtal mot uppgifter i hyresprogrammet. Några felaktigheter har inte noterats i årets granskning. Övriga 13 granskningsområden fortlöper som tidigare och berör samtliga avdelningar inom bolaget. Ansvariga enligt internkontrollplanen rapporterar 1-2 ggr/år skriftligen till den som ansvarar för att sammanställa resultaten. Resultaten från internkontrollarbetet rapporteras till styrelsen i mars 2013. Revisionskontorets bedömning Bolaget arbetar enligt fastställd policy och plan 2012. De kontroller som tagits upp i planen har genomförts. Revisionskontoret ser positivt på det utvecklingsarbete som pågår med att tydliggöra internkontrollarbetet. 2.2.2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Ekonomiskt resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bl.a. kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2012 och bolagets prognoser över resultat
STADSREVISIONEN 5 (9) och investeringar. Genom Stimulans för Stockholm har bolaget ett resultatkrav på -80 mnkr. Resultat efter finansnetto och exklusive realisationsförluster; mnkr KF:s budget Prognos T1 PrognosT2 Bokslut -80-108 -108-93 Resultatet efter finansnetto exklusive realisationsförluster uppgår enligt VDkommentarerna till -93 mnkr vilket är 13 mnkr sämre än budget. Överdraget jämfört med budget beror på att det nya ramavtalet flyttats fram och gäller först från och med 2013. Detta har minskat bolagets intäkter med 28 mnkr. Avvikelse mellan prognos T2 och bokslut beror på återföring av tidigare nedskrivna fastigheter. Intäkts- och kostnadsutvecklingen analyseras och förklaras i tertialrapporterna. Investeringar; mnkr Bolagets Prognos T1 PrognosT2 Bokslut budget 750 793 750 715 Avvikelsen mellan bokslut och budget (-35 mnkr eller - 4,7 %) beror på tidsförskjutningar i projekten. Resultatet är ändå en klar förbättring jämfört med de senaste åren då avvikelsen varit i storleksordningen -30 %. Verksamhetsmässigt resultat Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer. Rapportering av målen och måluppfyllelsen ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb. Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för fullmäktiges indikator, att målen följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt.
STADSREVISIONEN 6 (9) Iakttagelser Bolaget omfattas av 19 indikatorer från fullmäktige. För samtliga indikatorer har bolaget formulerat egna årsmål. Årsmålen redovisas i ILS-webb samt i bolagets budget som är antagen av styrelsen. Bolaget har fortsatt arbetet med att integrera bolagets interna måldokument (BSK, miljöprogram) med rapportering i ILS. Bolaget följer upp målen i samband med tertialrapporteringen och i bokslutet och redovisas för styrelsen. För indikatorer där avvikelser finns har detta kommenterats och aktiviteter formulerats. För år 2012 redovisar bolaget måluppfyllelse för 16 av de 19 fullmäktige - indikatorerna som bolaget är berört av. Tre av indikatorerna har delvis uppfyllts. Två av dessa avser andelen förskolor och skolor med godkänd ventilation (OVK). En orsak är att det över årsskiftet pågår åtgärder för att få anläggningarna godkända. För de aktuella ventilationssystemen pågår åtgärder för att få godkända OVK. Den tredje indikatorn som delvis uppnåtts är sjukfrånvaron. Resultatet 2012 är dock en förbättring jämfört med föregående år. Härutöver har bolaget såväl egna indikatorer som indikatorer från S-hus AB som följs upp inom ramen för ILS. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Bolaget har i stor utsträckning uppfyllt ägarens resultatkrav. Bolaget har också i huvudsak bidragit till att fullmäktiges indikatorer och därmed målen har uppnåtts. Bolagets fortsatta arbete med att integrera bolagets interna måldokument med ILS bidrar till att förtydliga ILS i bolaget, vilket är positivt. 2.2.3 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2012 ska bolagsstyrelsen arbeta med sju specificerade ägardirektiv. Ägardirektiven ingår i ILS-rapporteringen. Där det inte finns indikatorer som mäter uppfyllelsen har bolaget formulerat aktiviteter. Revisionskontoret har i årets granskning följt upp följande ägardirektiv: SISAB ska delta i planeringen för att klara utbyggnaden av förskolor och grundskolor för ett växande Stockholm SISAB ska arbeta aktivt för att tillgodose en god inomhusmiljö med god luftkvalitet
STADSREVISIONEN 7 (9) SISAB ska arbeta kontinuerligt med åtgärder för en tryggare miljö i och omkring förskolan och skolan genom bland annat fortsatta förebyggande åtgärder mot bränder, klotter och annan skadegörelse, till exempel på skoltoaletter. När det gäller planeringen för ett Växande Stockholm pågår planeringsaktiviteter och bolaget har medverkat till att ta fram en modell för framtidens förskola. Vad gäller skollokaler pågår förberedelser och en struktur för samverkan håller på att byggas upp. Se vidare fördjupad granskning sid 1. Inom ramen för budgeterade medel för Stimulans för Stockholm har bolaget vidtagit åtgärder för att förbättra inomhusmiljön i skolor och förskolor. Bl.a. har bolaget genomfört ventilationsåtgärder i tre skolfastigheter. Vad gäller förskolor har åtgärder vidtagits vid vissa förskolor som är byggda med platta på mark för att komma till rätta med fuktproblem. Se vidare uppföljning av granskning nedan. När det gäller bolagets skadeförebyggande arbete finns en organisation och struktur för arbetet som leds av en styrgrupp och bolagets nya säkerhetsstrateg. Bolaget samverkar i olika stadsinterna grupper (t ex för brandskydd, stöldskydd, klotter) och med externa organisationer som t ex Lugna Gatan-avtalet. Bolaget finns också med i olika forum på stadsdelsnivå (BRÅ och rektorsmöten). Revisionskontorets bedömning Revisionskontorets bedömning är att bolaget arbetar aktivt med kommunfullmäktiges mål och uppdrag. 2.2.4 Uppföljning av tidigare års granskning - Egenkontrollen av inomhusmiljön i förskolor och skolor Revisionskontoret genomförde föregående år en granskning av bolagets arbete med egenkontrollen av inomhusmiljön. Bedömningen var då att bolaget har tillräckliga rutiner för kontroll av inomhusmiljön. Ett område som då inte ingick i egenkontrollen var höga ljudnivåer, men ett utvecklingsprojekt kring detta hade startats. Övriga iakttagelser var att tillsynsmyndigheten utgår från socialstyrelsens riktvärden för ventilation (SOFS 1999:25). Riktvärdena kräver kontroll av såväl luftflöden som personbelastningen. En fungerande samverkan krävs därför mellan verksamhetsutövare och fastighetsägare eftersom båda parter måste vidta försiktighetsåtgärder och begränsningar för att förebygga att olägenheter för människors hälsa och miljö kan uppstå i lokalerna.
STADSREVISIONEN 8 (9) Uppföljning I senaste Nöjd Kund- mätningen blev resultaten för luftkvalitet/ventilation 54 %, ljudmiljön/akustiken 58 % och temperatur/ värmekomfort vintertid 52 %. Resultaten för de två första områdena är något sämre än vid tidigare mätning 2009, medan resultaten för värmekomfort vintertid blev något bättre. Informationsmöten har hållits med skolorna för att gå igenom hur felanmälan fungerar. Fler fastigheter har lagts över på automatisk driftoptimering för att förbättra värmekomforten. När det gäller ljudmiljön, se nedan. Målet för andelen godkända OVK anläggningar 2012 var 97 %. Utfallet blev för förskolorna 92 % och för skolorna 89 %. Resultaten är också sämre än föregående år. Enligt bolaget fanns det fler anläggningar än tidigare som inte kunnat mätas p g a bristfällig dokumentation. Ventilationsdokumentationen kommer nu att läggas in i anläggningsregistret. För samtliga anläggningar pågår åtgärder. Arbetet vad gäller radon och PCB fortsätter i enligt med bolagets planering. PCB i fogar kommer i enlighet med lagkravet vara utfasat år 2014. I tillsynsärenden påpekas alltmer olägenheter från höga ljudnivåer i undervisningslokaler utifrån socialstyrelsens allmänna råd om tillåtna högsta ljudnivåer. SISAB har i ett utvecklingsprojekt rörande förskolor konstaterat att vissa enheter har mycket höga ljudnivåer. Bolaget har därför beslutat att lägga in buller från ventilation i egenkontrollen och under 2013 börja med förskolorna. Miljöförvaltningen har i likhet med föregående år en hög andel uppföljningsärenden från tidigare år som rör inomhusmiljön i förskolor och skolor. I drygt 60 % av fallen visar tillsynerna på brister som behöver följas upp. En iakttagelse tillsynsmyndigheten gör är att privata utförare är snabbare med att komma in med kompletterande uppgifter och vidta åtgärder än kommunala utförare. För kommunala utförare krävs det ofta påminnelser och förelägganden. Tillsynsärenden riktas till verksamhetsutövaren (rektor), men kräver ofta åtgärder av fastighetsägaren. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Revisionskontorets bedömning är att bolaget har förbättrat sin egenkontroll genom att lägga in kontroller av höga ljudnivåer i förskolor. Därmed kommer bolaget att förhålla sig till socialstyrelsens allmänna råd om höga ljudnivåer. Kontrollerna bör på sikt även gälla skollokaler.
STADSREVISIONEN 9 (9) Bolaget och verksamhetsutövaren behöver även förhålla sig till socialstyrelsens föreskrifter för ventilation. Här krävs det dock en fungerande samverkan mellan bolaget och verksamhetsutövaren, vilket är ett fortsatt utvecklingsområde. Utestående tillsynsärenden hos miljöförvaltningen tyder på att dessa ärenden borde vara en stående punkt på dagordningen vid t ex samrådsmöten mellan bolaget och verksamhetsutövaren, för att säkerställas att ärendena handläggs inom föreskriven tid. Staffan Moberg Stadsrevisor Maria Assarsson Certifierad kommunal revisor