Överförmyndarnämnd 2014-06-16 1 Plats och tid Sammanträdesrum Albertina, Norrgatan 16, kl. 14:00 15:30 ande Ersättare - ej tjänstgörande Ingemar Andersson (C) Gösta Alness (M) Douglas Adolfsson (S) Björn Pettersson (M) Övriga deltagande Margareta Svernfors Rothell, chef Överförmyndarnämnden Annika Källberg Haknert, sekreterare Sebastian Larsson, handläggare Anders Boustedt, chef IT-avdelningen Utses att justera Douglas Adolfsson Sekreterare Annika Källberg Haknert Paragraf 192-200 Ordförande Ingemar Andersson Justerande Douglas Adolfsson Organ Sammanträdesdatum 2014-06-16 BEVIS/ANSLAG Justering har tillkännagivits genom anslag Överförmyndarnämnden Datum för anslags Datum för anslags uppsättande 2014-06-30 nedtagande 2014-07-21 Förvaringsplats för protokoll Överförmyndarnämndens kansli, Norrgatan 16 Underskrift Annika Källberg Haknert
Överförmyndarnämnd 2014-06-16 2 Öfn 192 Ordförandebeslut - det finns inget beslut att rapportera.
Överförmyndarnämnd 2014-06-16 3 Öfn 193 Information från Anders Boustedt gällande biträdesavtal gällande office 360 - det finns inget beslut att rapportera Anders Boustedt, chef för Varbergs kommuns IT-avdelning, informerar kring office 360 och office 365. Varbergs kommuns kommunstyrelse har tidigare godkänt ett biträdesavtal gällande office 365 mellan kommunen och Microsoft. Detta avtal ska även godkännas i kmmunens samtliga nämnder. Anders Boustedt informerar om att office 365 innebär att e-post för kommunen ska lagras i ett s k moln. Tidigare har e-posten lagrats på serverar som stått hos Varbergs energi. Nu kommer e-posten istället att lagras på servrar på Irland, i Holland och Tyskland. Biträdesavtalet har gåtts igenom av Anders Eriksson, kommunjurist, och Marcus Andersson på kommunens kansli. Avsikten är att kommunen ska börja använda sig av office 360, som är ett officepaket. När officepaketet ska införas kommer hemkatalogerna W, E och F att försvinna. Istället ska dokument lagras i molnet på Irland, i Holland och Tyskland. I dagsläget är det endast sådan information som inte är sekretessklassad, integritetskänslig eller säkerhetsklassad som är tänkt att lagras i molnet. För att projektet med office 365 ska kunna fortgå krävs samtliga nämnders godkännandebeslut avseende detta. I dagsläget gäller beslutet godkännande av uppgifter som inte är sekretessklassat, integritetskänsligt eller säkerhetsklassat. Tanken är att sådan känslig information som inte ska lagras i molnet ska lagras i respektive förvaltnings separata ärendehanteringssystem. I nuläget kan inte Överförmyndarnämnden lagra sina dokument med känsliga uppgifter i sitt ärendehanteringssystem, Wärna. Detta är en fråga som måste lösas
Överförmyndarnämnd 2014-06-16 4 eftersom handlingar med känsliga uppgifter inte kan lagras under hemkataloger som W, E och F och inte heller i molnet eftersom dessa inte uppfyller sekretesskraven. IT-avdelningen håller på att titta på en lösning på detta. Anders Boustedt återkommer med ytterligare information och förslag på lösningar med lagring av säkerhetsklassade uppgifter.
Överförmyndarnämnd 2014-06-16 5 Öfn 194 Personuppgiftsbiträdesavtal Office 365 - godkänna personuppgiftsbiträdesavtal (Amendment B116 och M100) i avtal 77E60680 som personuppgiftsbiträdesavtal för överförmyndarnämnden. Varbergs kommun har tecknat ett avtal med Microsoft om Office 365. Office 365 är en så kallad molntjänst. Molntjänst innebär att exempelvis processorkraft, lagring och funktioner tillhandahålls av leverantör som tjänster över Internet. Kommunstyrelsen har beslutat att föreslå respektive nämnd att godkänna personuppgiftsbiträdesavtal (Amendment B116 och M100) i avtal 77E60680 som personuppgiftsbiträdesavtal. Då det redan finns ett personuppgiftsbiträdesavtal tecknat med Microsoft för hela kommunen är en lösning att överförmyndarnämnden beslutar att ansluta sig till befintligt avtal. godkänna personuppgiftsbiträdesavtal (Amendment B116 och M100) i avtal 77E60680 som personuppgiftsbiträdesavtal för överförmyndarnämnden.
Överförmyndarnämnd 2014-06-16 6 Öfn 195 Budgetinformation - det finns inget beslut att fatta. Margareta Rothell informerar överförmyndarnämnden om budgeten. Överförmyndarförvaltningen ligger något över budgeten. Troligtvis kommer detta att plana ut i höst, då de flesta arvoden till ställföreträdare är betalda ut. Från maj kommer verksamhetskostnader, såsom hyra mm att fördelas mellan kommunerna enligt fördelningstalet 60/40, beräknat utifrån invånarantalet i respektive kommun (Varberg 60% och Falkenberg 40%). Löner och arvoden betalas av respektive kommun. From nästa år kommer alla kostnader förutom arvoden att fördelas enligt beslutad fördelningsmodell 60/40. Respektive kommun har fattat beslut om samverkansavtal.
Överförmyndarnämnd 2014-06-16 7 Öfn 196 Övriga frågor - avvakta med beslut angående inskaffande av läsplattor tills den nya nämnden har tillträtt efter valet. Fråga om införande av läsplattor till nämndsledamöterna har diskuterats. Margareta Rothell informerar om att Kommunstyrelsen har fattat beslut om att inte införskaffa läsplattor till överförmyndarnämnden eftersom det inte har ansetts vara ekonomiskt försvarbart. För att det ska vara aktuellt att skaffa läsplattor ska en ekonomisk analys göras. avvakta med beslut om att skaffa läsplattor till nämnden till dess att den nya nämnden har tillträtt efter valet.
Överförmyndarnämnd 2014-06-16 8 Öfn 197 Övriga frågor - - ansöka om utdömande av vites hos Varbergs tingsrätt för som ej har inkommit med årsräkning. -Vitesbeloppet sätts till 5.000kr. - Ställföreträdaren har tre veckor på sig att inkomma med årsräkning från delgivning av vitesföreläggande innan ansökan om utdömande av vite görs till tingsrätten. är god man för sedan den 10 augusti 2009. har blivit beviljad anstånd att inkomma med årsräkning fram till den 30 april 2014. Hon har inte inkommit med årsräkningen. Överförmyndarnämnden får vid vite förelägga en ställföreträdare att inkomma med årsräkning och tillgångsförteckning, enligt 16:13 Föräldrabalken (FB). ansöka om vitesföreläggande á 5.000kr avseende om hon inte har inkommit med årsräkning eller tillgångsförteckning inom tre veckor från delgivning av vitesföreläggande.
Överförmyndarnämnd 2014-06-16 9 Öfn 198 Övriga frågor - det finns inget beslut att rapportera. Margareta Rothell informerar nämnden om att personalen ska gå en utbildning i Varbergs Hälsans regi om hot och våld samt i bemötande. Denna utbildning kommer att hållas vid ett antal tillfällen, som startar den 18 juni.
Överförmyndarnämnd 2014-06-16 10 Öfn 199 Övriga frågor - det finns inget beslut att rapportera. Ingemar Andersson informerade nämnden med anledning av att en huvudman, har avlidit. Ingemar Andersson meddelade att, make till, hade initierat ett möte med överförmyndarnämnden kort innan hustrun avled. Ingemar Andersson informerar om att trots att ärendet är avslutat för överförmyndarnämndens är det troligtvis inte avslutat för del, varför vi kan vänta oss att han ändå kommer att vilja ha kontakt med nämnden.
Överförmyndarnämnd 2014-06-16 11 Öfn 200 Övriga frågor - sammanträdena framöver ska hållas i konferensrummet Albertina på Norrgatan 16, om rummet är ledigt för bokning. Dagens sammanträde har hållits i konferensrum Albertina i Överförmyndarförvaltningens nya lokaler på Norrgatan 16. Fråga om nämndsammanträdena fortsättningsvis ska hållas i de nya lokalerna. sammanträden ska hållas i de nya lokalerna, konferensrum Albertina, om rummet är ledigt för bokning.