Sammanträdesdatum Sida 1-8 Plats och tid IS/IT-enheten, Mora, kl. 15.00-16.00 ande Bengt-Åke Rehn (S), ordförande, Mora Marie Olsson (S), Orsa Kjell Tenn, (C), Älvdalen Övriga deltagare Peter Karlsson, kommundirektör Mora Matthias Grahn, driftchef Anders Öhnell, projektkoordinator Pontus Bråmer, projektledare 6 Malin Höglund (M), Mora, ej tjänstgörande ersättare Therese Lars, sekreterare Utses att justera Justeringens plats och tid Kjell Tenn Efter överenskommelse med ordförande och justerare. Underskrifter Paragrafer 3-8 Sekreterare Therese Lars Ordförande Bengt-Åke Rehn Justerande Kjell Tenn ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Gemensamma servicenämnden i Mora Sammanträdesdatum 2014-04-24 Överklagningstid 2014-04-26 - - 2015-05-16 Datum för uppsättande 2014-04-25 Datum för nedtagande 2014-05-19 Förvaringsplats för protokollet Kanslienheten, Mora kommun Underskrift Therese Lars
Sammanträdesdatum Sida 2 Innehållsförteckning Verksamhetsuppföljningsprognos 1 2014 (VUP 1)... 3 Nämndplan 2015... 4 Tjänstekatalog för IS/IT-tjänster 2015... 5 Personuppgiftsbiträdesavtal för Office 365... 6 Genomgång projekt... 7 Delgivningar... 8
Sammanträdesdatum Sida 3 3 Dnr KS 2014/138 895 Verksamhetsuppföljningsprognos 1 2014 (VUP 1) Den gemensamma servicenämnden godkänner verksamhetsuppföljningsprognos 1 2014. Sedan 2012 pågår ett förändringsarbete för att skapa förutsättningar för kostnadseffektiv verksamhet, genomföra konsolideringar för att skapa utrymme för utveckling, samt genomföra standardiseringsarbete för att skapa stabilitet. Arbetet under 2014 fokuserar på åtgärder där påverkan på produktivitet och effektivitet blir som störst för att kunna leda organisationen mot verksamhets- och tjänsteutveckling. Bedömningen är att arbetet fortgår enligt plan. För de första tre månaderna 2014 redovisar IS/IT-enheten ett positivt ekonomiskt resultat på 143 tkr. IS/IT-enhetens prognos visar på ett nollresultat sunderlag VUP 1 2014 för Gemensam servicenämnd för IS/IT.
Sammanträdesdatum Sida 4 4 Dnr KS 2013/334 895 Nämndplan 2015 Den gemensamma servicenämnden godkänner nämndplan 2015. Servicenämndens strategiska mål med arbetet är fortsatt fokusering för att skapa förutsättningar för god ekonomisk hushållning. För att klara att möta befintliga och kommande behov måste andelen resurser som används för drift frigöras till förmån för förändringsarbete. Fokus kommer därför att ligga på kostnadseffektivitet, förflyttning av resurser mot utveckling, samt utveckling och bibehållande av stabilitet. Förutsättningar för verksamhetsåret 2015 har grundlagts under 2012-2014. Under 2014 kommer två stora kommungemensamma system att införas Office 365 som plattform för intranät och kontorsprogramvara samt Public 360 som plattform för ärendehantering och diarieföring. Dessa två system bidrar till högre kostnadseffektivitet samt rustar kommunerna för att bättre kunna möta framtidens krav genom nya funktioner som stödjer nya arbetssätt som till exempel möjligheten att arbeta mobilt. De totala kostnaderna uppgår till 25 425 tkr. Intäkterna kommer till ca 84 procent från abonnemangstjänster och till ca 14 procent från tjänster som avropas från projektkontoret samt förvaltning, övriga intäkter uppgår till ca 2 procent. Kapitalkostnaderna kommer att öka under ett par år eftersom nämndens tidigare investeringsnivå varit underdimensionerad. Målet under verksamhetsåret 2015 är att fortsätta att etablera IS/IT-enhetens arbetssätt med grund i de uppdrag som definierats i samverkansavtalet. sunderlag Nämndplan 2015 för Gemensam servicenämnd för IS/IT.
Sammanträdesdatum Sida 5 5 Dnr KS 2014/139 895 Tjänstekatalog för IS/IT-tjänster 2015 Den gemensamma servicenämnden fastställer priser för tjänstekatalog 2015. Den gemensamma servicenämnden uppdrar till VP-rådet att ta fram ett förslag på hur klientparken ska hanteras i framtiden. Tjänstekatalogen är framtagen med syftet att tydliggöra kostnader för och nyttan av IS/IT. Alla verksamheter bär sina egna IS/IT-kostnader och kan styra, följa upp och utvärdera det IS/IT-stöd verksamheten har behov av. Tjänster i tjänstekatalogen ska avspegla verksamhetens behov av IS/ITtjänster. Baserat på dessa behov förändras tjänstekatalogen över tid. Prissättning utgår från självkostnad. Alla priser gäller per år om inget annat anges. Priserna är angivna i 2015 års nivå. sunderlag Tjänstekatalog för IS/IT 2015.
Sammanträdesdatum Sida 6 6 Dnr KS 2013/69 895 Personuppgiftsbiträdesavtal för Office 365 Den gemensamma servicenämnden godkänner upprättat personuppgiftsbiträdesavtal (Amendment B116 och M100) som personuppgiftsbiträdesavtal för den gemensamma servicenämnden. Mora kommun har sedan 2008 använt Microsofts program som en digital plattform. Under 2012 arbetades en licensplan fram vilken baseras på Microsoft kommmundesign (MSKD) där kontorsprogramvaran - för Office program, mejl, kalender och intranätfunktioner inklusive lagring - Office 365 är en bärande del. Att använda Microsoft Office 365 innebär att alla medarbetare i både Mora, Orsa och Älvdalen erbjuds samma digitala plattform och kontorsprogramvara. Det gör också att driften av IS/IT blir mer kostnadseffektiv samt att kommunerna står bättre rustade för att möta framtidens krav som till exempel att arbeta mobilt på ett säkert sätt. Användningen av Office 365 innebär att lagring av personuppgifter sker på Microsoft servrar i Europa vilket ställer krav på avtal med leverantören, i det här fallet Microsoft. Enligt Personuppgiftslagen (PuL) är respektive styrelse/nämnd personuppgiftsansvarig och därmed måste respektive styrelse/nämnd teckna separata personuppgiftsbiträdesavtal med Microsoft. En laglighetsbedömning och risk- och sårbarhetsanalys avseende Office 365 har genomförts. De krav som Personuppgiftslagen ställer på personuppgiftsbiträdesavtalet bedöms uppfyllas via Microsofts personuppgiftsbiträdesavtal Amendment B116 och M100. Kommunstyrelsen beslutade 2014-03-18 att godkänna personuppgiftsbiträdesavtalen samt rekommenderade övriga nämnder att godkänna personuppgiftsbiträdesavtal (Amendment B116 och M100) som personuppgiftsbiträdesavtal för nämnden. sunderlag Kommunstyrelsens beslut 43/2014.
Sammanträdesdatum Sida 7 7 Dnr Genomgång projekt Projektkoordinator Anders Öhnell presenterar det aktuella läget för projektkontoret. I dagsläget har projektkontoret tre stora projekt: Ärendehanteringssystem projektet går enligt plan och första migreringen planeras till innan midsommar. Förvaltningsledare finns på plats. Interna projekt-projektet En projektledare planerar och håller koll på alla våra interna projekt. Office 365/Intranät Orsa och Älvdalen är upplyfta i molnet. Mora lyfts imorgon. Prognosen för 2014 är god och ligger i dagsläget på 2,1 mkr.
Sammanträdesdatum Sida 8 8 Delgivningar Servicenämnden godkänner delegationsbeslut samt delgivningar enligt nedan. 1. Delegationsbeslut om visstidsanställning av IT-tekniker/webb-utvecklare tom mars, dnr 2013/420 2. Delegationsbeslut om delegering av arbetsmiljöuppgifter, dnr 2014/31 3. Information om personalbeslut om förordnande och särskilt lönetillägg för uppdrag som tillförordnad IS/IT-chef, nr 2014/02 4. Delegationsbeslut om visstidsanställning av IT-tekniker/webb-utvecklare tom april, dnr 2013/420 5. om Skola och IS/IT, Barn- och utbildningsnämnden i Älvdalen 106/2013 6. om revidering av sammanträdesplan, Kommunfullmäktige Mora 27/2014 7. om Mora kommuns beredningsprocess, Kommunfullmäktige Mora 19/2014 8. om personuppgiftsbiträdesavtal avseende Microsoft Office 365, Kommunstyrelsen Orsa 15/2014 9. om licensstrategi kopplat till Office 365, Kommunstyrelsen i Mora 43/2014 10. om planeringsanvisningar för kommunplan år 2015, Kommunstyrelsen Mora 35/2014