OVE Operations- och vårdenheten

OVE Operations- och vårdenheten CVU Rapportserie 2005:9 Projektledare: Anna Marmehed, sjuksköterska Bodil Andersson, operationssjuksköterska Frölunda Specialistsjukhus Operations- och vårdenheten Västra Frölunda

Sammanfattning Operations- och vårdavdelningen på Frölunda specialistsjukhus blev en enhet 2002. I samband med detta startades projektet OVE (Operations- och VårdEnheten) som har pågått 2003-2005. Projektet startade med en processkartläggning. Då framkom att lokaler, rutiner och samarbete behövde ses över och anpassas till dagens verksamhet. Avsikten med projektet var att få en mer verksamhetsanpassad och funktionell enhet för både dagkirurgi och slutenvård. Personal från operations- och vårdenheten har under projektet arbetat tillsammans i grupper. Att arbeta i dessa grupper samt att ha gemensamma planeringsdagar och utbildningsdagar har givit ett mer naturligt samarbete. Gruppernas arbete har resulterat i att en PM-mall har tagits fram och ett enhetligt kvalitetssystem har utformats. En informationsbroschyr till operations- och vårdenhetens patienter har skrivits och lämnats till tryck. Ett dokument som följer patienten genom hela vårdkedjan har tagits fram och lämnas inom kort till tryck. Projektet har också resulterat i att vårdavdelningens patiententré blivit ombyggd. Inom projektet har framtidsplaner för en mer omfattande ombyggnad av vårdavdelningen arbetats fram. Tanken är att lättare kunna skilja slutenvårdspatienterna från de dagkirurgiska, eftersom behov och omhändertagande av dessa patientkategorier skiljer sig väsentligt efter uppvakningsfasen. Detta måste göras för att få ett optimalt patientflöde, kontinuitet i personal-patientkontakten och en mer ergonomisk arbetsmiljö. Rapporten kan hämtas i sin helhet på www.vgregion.se/cvu under flik rapporter.

Innehållsförteckning Inledning/Bakgrund...1 Syfte...2 Målsättning.....2 Frågeställning. 2 Metod.3 Resultat... 3 Bilagor: Bilaga 1 Den dagkirurgiska patientens väg från inskrivning till utskrivning idag på operations- och vårdenheten på Frölunda Specialistsjukhus. Bilaga 2 Den dagkirurgiska patientens väg från inskrivning till utskrivning på en framtida dagkirurgisk enhet på Frölunda Specialistsjukhus.

Inledning/bakgrund Frölunda Specialistsjukhus (FSS) invigdes 1968 och är en egen förvaltning inom Västra Götalandsregionen (VGR). Vid sjukhuset bedrivs planerad öppen och sluten specialistvård. FSS är en viktig länk i vårdkedjan mellan primärvården och den högspecialiserade vården vid större sjukhus. Sjukhuset bedriver dels öppen mottagningsbaserad vård, dels operativ verksamhet. På sjukhuset finns 8 kliniker för olika specialiteter. Dessutom finns en sjukgymnastikenhet, röntgenavdelning och ett laboratorium för klinisk kemi. Sjukhuset har drygt 190 anställda. Den operativa verksamheten består både av dagkirurgi och operationer som kräver sluten vård. Över 80 % av patienterna är dagkirurgiska och resterande 20 % är inneliggande. Det finns en operationsavdelning med 3 operationssalar och en vårdavdelning, som är öppen 5 dagar i veckan. Operationer och vård ges inom ortopedi, kirurgi, gynekologi, ögon och öron-näsa-hals. Dessutom vårdas patienter från medicinoch hudkliniken på vårdavdelningen. Vårdavdelningen är en traditionell avdelning, byggd för slutenvård. Dagens utveckling av operationsoch anestesimetoder har medfört att allt fler patienter kan opereras och gå hem samma dag d v s dagkirurgi. Våra lokaler och rutiner är inte anpassade för denna förändrade verksamhet. Detta medför att logistiken för de dagkirurgiska patienterna är densamma som för de inneliggande. Vi har en ineffektiv och omständlig vårdprocess som bl a innebär många patienttransporter i och ur salar, vilket tar mycket tid och inte är bra för personalen ur ergonomisk synvinkel. På operationsdagens morgon visas patienten in på tre-patientsal, förbereds, körs ned till operation, opereras och transporteras därefter till vårdavdelningens uppvakningssal. Transporten sker via sjukhusets enda sänghiss. Den är ofta upptagen, vilket gör att man kan få stå och vänta med en nyopererad patient i det allmänna trapphuset. När patienten ej behöver övervakas längre körs patienten in på respektive tre-sal. I tre-salarna blandas dagkirurgiska och inneliggande patienter. Den inneliggande patienten rapporteras över till sjuksköterskan på vårdavdelningen medan ansvaret för den dagkirurgiska patienten fortfarande vilar på sjuksköterskan på uppvakningssalen. Vid utskrivningstillfället för den dagkirurgiska patienten får läkaren hämta journalen på uppvakningssalen, för att därefter söka upp patienten på respektive patientsal på avdelningen. Läkaren får därefter återlämna journal och avrapportera till sjuksköterskan på uppvakningssalen. Efter detta går sjuksköterskan in till tre-patientsalen och skriver ut patienten. Under tiden blir uppvakningssalen vanligtvis utan ansvarig sjuksköterska. Lokaler och rutiner behöver förändras så att de dagkirurgiska kan vårdas mer överskådligt, effektivt och lättarbetat. För att få ett optimalt flöde av dagkirurgiska patienter vill vi ha en dagkirurgisk enhet separerad från de patienter inom slutenvården som gjort större och mer komplicerade ingrepp. Denna dagkirurgiska enhet ska ha hand om patienten pre- och postoperativt. Tills vi får möjlighet till en ombyggnad får vi förbättra logistiken med hjälp av omdisponering av utrymmen och patientplacering. En annan brist i lokalerna var avsaknad av en välkomnande och tydlig entré till vårdavdelningen, vilket gjorde att patienter och anhöriga frågade personalen var de skulle bli inskrivna. Vi såg ett stort behov av en ombyggnad av patiententrén på vårdavdelningen. Vi märkte också att patienterna hade många andra frågor om sin vistelse hos oss. Vi vill att våra patienter ska känna sig trygga och välinformerade. Med anledning av detta ville vi utarbeta en informationsbroschyr.

1 Många av våra arbetsrutiner och processer var ej dokumenterade. De rutiner som var nedskrivna var inte systematiserade eller uppdaterade. Vi saknade ett enhetligt kvalitetssystem för våra rutiner. Operations- och vårdavdelningen dokumenterar på journaler som inte är optimala för vår verksamhet. I dagsläget innehåller journalen många lösa blad som används av olika personalkategorier. Dubbeldokumentation förekommer. Det är svårt att utläsa om allt är utfört och det är brist på dokumentationsutrymme. Ytterligare en brist i journalen är att tidsregistreringen är ofullständig vad gäller patientens totala vistelse hos oss. Operations- och vårdavdelningen var tidigare separata enheter, men fungerar sedan 2002 som en enhet med gemensam avdelningschef: operations- och vårdenheten. Enheten har 45 anställda. Som en enhet har vi nu större möjligheter att samverka och utveckla gemensamma rutiner. Hela flödet inskrivning-operation-postoperativ vård-utskrivning ligger hos oss. Vi äger hela vårdkedjan, vi kan få en överblick och en helhetsbild. Områden i vår verksamhet som behövde utvecklas var självklara; lokaler, rutiner och samarbete. Med anledning av detta genomfördes 2003-2005 utvecklingsprojektet OVE (operations- och vårdenheten). Syfte/målsättning Syftet/målet med projektet var att få en mer verksamhetsanpassad och funktionell enhet för både dagkirurgi och slutenvård. Aktiviteter för att nå syfte/målsättning Anpassa våra lokaler och rutiner till dagens verksamhet. Skapa tydlighet i lokalerna på vårdavdelningen för patienten. Dokumentera rutiner i ett enhetligt kvalitetssystem. Utarbeta ett dokument som följer patienten genom hela vårdkedjan. Utarbeta informationsfolder till patienten. Förbättra samarbetet mellan operation och vårdavdelningen. Frågeställning Projektet utgick från följande frågeställningar: Hur kan vi göra våra lokaler ändamålsenliga? Hur separerar vi flödet av dagkirurgiska och slutenvårdspatienter? Hur gör vi en tydlig och självklar patiententré? Hur dokumenterar vi våra rutiner? Hur får vi ett enhetligt kvalitetssystem? Vad ska ett funktionellt och verksamhetsanpassat perioperativt dokument innehålla? Vad ska en informationsbroschyr till patienten innehålla? Hur förbättrar vi samarbetet mellan operation och vårdavdelningen? 1

Metod En processkartläggning gjordes av patientens väg från inskrivning på vårdavdelningen till att patienten lämnade sjukhuset. I denna kartläggning synliggjordes alla arbetsmoment runt patienten. Då framkom irritationsmoment, tidstjuvar, avsaknad av en hel del rutiner, brister i dokumentationen samt brister i lokalernas utformning. Allt detta skrevs ned och låg som grund för fortsätta aktiviteter i projektet. Personalen delades in i arbetsgrupper som skulle ta tag i de olika utvecklingsområdena ; lokaler, rutiner och samarbete. Klinikens planeringsdagar har till stor del använts till projektarbete. Schemaansvariga har gett möjlighet för arbetsgrupperna att jobba med projektet. Studiebesök har gjorts på dagkirurgiska enheter. Chalmers arkitektstudenter har gett oss förslag vad gäller ombyggnad av lokalerna. Genomförande/resultat/diskussion Lokalförändringar Vi fick pengar för att förbättra våra lokaler. Vi prioriterade då att göra vårdavdelningens patiententré tydlig och välkomnande. Vi anlitade en arkitekt, byggde om, inredde och satte upp informationsskyltar. Vi upplever nu att våra patienter lättare hittar till inskrivning och väntrum. En åtgärd för att göra logistiken och omvårdnadsarbetet mer effektivt var att separera de dagkirurgiska patienterna från de inneliggande före och efter tiden på uppvakningssalen. Genom att det utfördes en renovering av ett oanvänt sköljutrymme, samt att det byggdes en dusch och toalett, kan de inneliggande nu vårdas i den del av vårdavdelningen med närhet till sjuksköterskeexpedition. De dagkirurgiska patienterna placeras nu i den del av avdelningen som ligger nära uppvakningssalen. Ansvarig sjuksköterska på uppvakningssalen har nu närmare till sina dagkirurgiska patienter efter att de lämnat uppvakningssalen. Vi samarbetade en period med Chalmers arkitektstudenter. De behövde en praktikplats och vi behövde få idéer om hur våra lokaler kunde bli optimala för vår verksamhet. Vi har även fått idéer till ombyggnad genom att göra studiebesök på dagkirurgiska enheter samt tagit tillvara personalens erfarenheter av tidigare arbetsplatser. Detta har legat till grund för ritningar av vår vårdavdelning med både dagkirurgi och slutenvård. Denna ombyggnad skulle ge oss en vårdavdelning och uppvakningsavdelning som var verksamhetsanpassad och funktionell. Detta skulle leda till ett snabbare patientflöde, kontinuitet i personalpatientkontakten och en mer ergonomisk arbetsmiljö. Under tiden som vi väntar på ekonomiska resurser för ombyggnad fortsätter planeringsarbetet. För att slippa vänta på hissen med en nyopererad patient i det offentliga trapphuset ville vi ha en intern hiss mellan operation och vårdavdelningen. Det blev för dyrt att genomföra detta.

PM-mall/enhetligt kvalitetsystem Vi har utarbetat en PM-mall med tillhörande användarinstruktioner vad gäller spridning, revidering, original och utgångna PM. En stor mängd rutiner har dokumenterats i PM-mallen och sorterats i ett enhetligt system. Vi informerade övriga kliniker på Frölunda specialistsjukhus om vårt sätt att dokumentera och systematisera rutiner och PM. Sjukhusledningen tog beslut om att alla kliniker skulle använda denna PM-mall med tillhörande instruktioner för att få ett enhetligt kvalitetssystem på hela sjukhuset. Med detta enhetliga kvalitetssystem kommer vi i förlängningen att kunna lägga våra PM på sjukhusets intranät. Perioperativt dokument Vi vill ha ett sammanhängande dokument som följer patienten från mottagningen när patienten sätts upp för operation tills att patienten är opererad och utskriven. Dokumentet ska även innehålla en telefonintervju med den dagkirurgiska patienten. Denna intervju görs dagen efter operationen. Arbetet med dokumentet började med att vi samlade in perioperativa journaler från andra sjukhus och tog tillvara de delar som passade vår verksamhet. Några ur varje yrkesgrupp på operations- och vårdavdelningen har arbetat fram sin del. Dokumentet har testats och utvärderats i omgångar. I samarbete med ett tryckeri ska vi nu göra ett provtryck och därefter utvärdera för att sedan använda den i verksamheten. Detta dokument resulterar i att vi slipper dubbeldokumentation, luckor i dokumentationen och lösa journalblad. Vi får mer dokumentationsutrymme samt en fullständig tidsregistrering av patientens vistelse hos oss. Informationsbroschyr till operations-och vårdavdelnings patienter För att patienten ska känna sig informerad och välkommen till oss har vi arbetat fram en informationsbroschyr. I denna framgår hur patientens operationsdag kan se ut, rutiner, betalning och måltider mm. Denna lämnas/skickas till patienten i samband med kallelse till operation. I väntrummet på vårdavdelningen finns ett träkonstverk med samma motiv som på framsidan av informationsbroschyren. Broschyren är klar för tryck. Samarbete Eftersom operations- och vårdavdelningen nu är en enhet, behöver vi förbättra och utveckla vår kommunikation, våra gemensamma rutiner och vårt samarbete. Som hjälp på vägen har vi under projektets gång haft föreläsningar av en konsult inom förändringsarbete. Processkartläggningen som projektet startade med synliggjorde varandras arbetsuppgifter och rutiner. Tidstjuvar, irritationsmoment och avsaknad av rutiner blev tydliga och kunde då åtgärdas. Många av

våra gemensamma rutiner har arbetats fram och skrivits ned i samarbete mellan personal från operationsavdelningen och vårdavdelningen.vidare har vi haft och har gemensamma planerings- och utbildningsdagar. Vi upplever att allt detta har bidragit till ett mer naturligt samarbete mellan operationspersonal och vårdpersonal vilken i sin tur ger en ökad effektivitet i det gemensamma arbetet runt patienten.

Bilaga 1 Den dagkirurgiska patientens väg från inskrivning till utskrivning på operations-och vårdenheten på Frölunda Specialistsjukhus. Inskrivning av sekreterare. Patient sitter ner i väntrum. Patienten hämtas och visas in av sjuksköterska (SSK), på patientsal för tre patienter. Läkare hämtar journal på SSK-exp. Läkare till patientsal för sidomarkering av operationsområde. Läkare återlämnar journal på SSK-exp. Transport av patient till operation. Patient till uppvakningssalen, bemannad med för patienten ny personal. Patient till patientrum på vårdavdelningen. Uppvakningssalens SSK är ansvarig för patienten. Undersköterska på vårdavdelningen ger patienten omvårdnad. Läkare hämtar journal på uppvakningssalen och går därefter till patientrummet och har utskrivningssamtal med patienten. Läkaren går därefter tillbaka till uppvakningssalen med journalen och rapporterar till ansvarig SSK.

Ansvarig SSK får därefter lämna uppvakningssalen för att gå och ha sitt utskrivningsamtal med patienten på patientsalen. Uppvakningssalen är vid dessa tillfällen bemannad med en undersköterska. Patienten kan gå hem. Bilaga 2 Den dagkirurgiska patientens väg från inskrivning till utskrivning på en framtida dagkirurgisk enhet på Frölunda Specialistsjukhus. Inskrivning av sekreterare som sedan hänvisar till den dagkirurgiska enheten. Patienten omhändertas och förbereds inför operation av personal på dagkirurgisk enhet. Patient och journal finns på samma plats när patienten ska sidomarkeras av läkaren. Transport av patient till operation. Patient åter till dagkirurgisk enhet för övervakning av samma personal som tog emot patienten tidigare. Enheten innehåller en tyngre och en lättare övervakningsdel. Läkare kommer till den dagkirurgiska enheten för att skriva ut patienten. Både patient, journal och ansvarig SSK finns här. När läkaren skrivit ut patienten kan SSK ha sitt utskrivningsamtal med patienten. Patienten kan gå hem.