Strategisk personaloch kompetensförsörjning

Revisionsrapport Strategisk personaloch kompetensförsörjning Region Hallands revisorer Carl-Gustav Folkesson Revisionskonsult Viktor Prytz Revisionskonsult november 2014

Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisonsfråga... 1 1.3. Metod och avgränsning... 1 2. Iakttagelser... 3 2.1. Styrdokument... 3 2.2. HSS- uppdrag 2014... 4 2.3. Personalstatistik... 5 3. Granskningsresultat... 6 3.1. Inledning... 6 3.2. Behov av kompetensförsörjning... 6 3.2.1. Bedömning... 7 3.3. Förutsättningar för kompetensförsörjning... 8 3.3.1. Bedömning... 9 3.4. Avvägning mellan ekonomi, verksamhet och medarbetarintressen... 10 3.4.1. Bedömning... 10 3.5. Chefernas ansvar för kompetensförsörjning... 11 3.5.1. Bedömning... 12 4. Sammanfattande bedömning... 13 november 2014 Region Hallands revisorer

1. Inledning 1.1. Bakgrund Demografi och befolkningens krav på såväl specialistsjukvård som allmän hälsooch sjukvård ställer stora krav på personal- och kompetensförsörjning. På nationell nivå ökar tillgången på både läkare och sjuksköterskor genom fler utbildningsplatser och fler läkare med utländsk utbildning. Samtidigt brottas sjukvården med betydande rekryteringssvårigheter och framtida stora pensionsavgångar. Granskningen syftar till att bedöma om och på vilket sätt Region Halland säkerställer att det finns en tillräcklig kompetensförsörjning för att klara sitt uppdrag för hälso- och sjukvård. 1.2. Revisonsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Bedriver Regionstyrelsen ett ändamålsenligt strategiskt personal- och kompetensförsörjningsarbete inom hälso- och sjukvården? För att besvara revisionsfrågan har följande kontrollmål valts ut: Hur och på vilken organisatorisk nivå bedöms behovet av kompetensförsörjning? Det finns tillfredsställande bedömningsunderlag vad gäller analyser och prognoser (demografi, vårdens inriktning, samverkan åtagandet i förhållande till faktisk och planerad personal- och kompetensförsörjning) Det finns ändamålsenliga förutsättningar för den strategiska kompetensförsörjningen. Det finns riktlinjer för avvägning mellan olika intressen (ekonomiskt, verksamhetsmässigt, medarbetarintressen) Chefernas ansvar angående den strategiska personal- och kompetensförsörjningen är tydligt. 1.3. Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom intervjuer med regiondirektör och personaldirektör samt med sjukhuschef/förvaltningschef och personalchef på Hallands sjukhus. Vi har även intervjuat fackliga företrädare för Vårdförbundet och Kommunal. Dokumentgranskning har skett av policydokument, analysunderlag, verksamhetsplan, årsredovisning samt budget mm. Region Hallands revisorer 1 av 14

Granskningen avser Regionstyrelsens ansvarsområde vad avser hälso- och sjukvård och avgränsas till att omfatta ändamålsenligheten i arbetssätt vad gäller organisation, styrdokument och ledningsstöd, rutiner och stödsystem kopplat till den strategiska personal- och kompetensförsörjningen. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av de intervjuade. Region Hallands revisorer 2 av 14

2. Iakttagelser 2.1. Styrdokument I den regionala utvecklingsstrategin Halland bästa livsplatsen, regionens övergripande styrdokument från 2005, lyfts övergripande visioner och strategier för Halland. Dokumentet beskriver de grundläggande förutsättningarna och den önska de utvecklingen av regionen. I juni 2011 antog regionfullmäktige Mål och strategier för Region Halland 2012-2015. Som ett prioriterat område anges att Region Halland arbetar för att ha rätt kompetenser på rätt plats. I samverkan med andra aktörer utvecklas Region Halland som en attraktiv arbetsgivare i en attraktiv region. För att möta samhällsutveckling och förväntningar krävs det att regionen arbetar aktivt med att utveckla befintliga medarbetare och med att stärka sin konkurrens- och attraktionskraft för att säkra framtida tillgång på kompetens. I dokumentet presenteras tre strategier: 1. Inventering och identifiering av vad en bra och attraktiv arbetsgivare är och hur detta ska mätas. 2. Utveckla samarbetet och samverkan med högskolan och näringslivet. 3. Tillhandahålla praktikplatser och utbildningsplatser i Region Halland. I Planeringsförutsättningarna för budget och plan 2014-2016, beslutad i regionstyrelsen 12 mars 2013, förtydligas att all verksamhet inom regionen ska sträva efter att uppnå de långsiktiga målen i Mål och strategier för Region Halland. Inom ramen för regionens budgetprocess tas årligen fram ett grundläggande dokument med omvärldsanalyser som heter Förutsättningar för tillväxt och välfärd i Halland. I dokumentet från år 2013 framgår att Region Halland måste planera för sin långsiktiga kompetensförsörjning. Inom en tioårsperiod kommer drygt 2 400 anställda i Region Halland att gå i pension. Vidare anges att en fungerande kompetensförsörjning kräver ett internt utvecklingsarbete, som syftar till att på olika sätt utveckla verksamheten och stärka Region Hallands attraktivitet som arbetsgivare. Det krävs också ett externt arbete, bland annat på utbildningsområdet, för att långsiktigt säkra en god tillgång till rätt kompetens. I synnerhet tre utmaningar pekas ut för regionen som arbetsgivare: Tydliggöra Region Hallands arbetsgivarpolitik så att vi uppfattas som en god och attraktiv arbetsgivare i syfte att behålla, attrahera och rekrytera nya medarbetare. En tydlig värdegrund som genomsyrar hela organisationen är en viktig del i detta arbete. Att arbeta för att säkra en god tillgång till hälso- och sjukvårdskompetens med hög kvalité. Den övergripande utmaningen i detta är att medverka till Region Hallands revisorer 3 av 14

ett ökat utbud av arbetskraft och till att höja attraktiviteten hos hälso- och sjukvårdsyrkena. Att arbete för att motverka social utestängning och bredda rekryteringsbasen genom att arbeta med jämställdhet, integration och anställning av funktionsnedsatta, långtidsarbetslösa och andra grupper med svag förankring på arbetsmarknaden. 2.2. HSS- uppdrag 2014 I uppdragen till driftnämnderna inom hälso- och sjukvården anges att verksamheterna ska medvekar i regiongemensamt arbete för att stärka Region Hallands konkurrens- och attraktionskraft som arbetsgivare. Vidare ska nämnderna tillhandahålla kliniska utbildningsplatser och de utbildningsplatser som krävs under utbildning och fortsatt specialisering. I uppdraget ligger även möjlighet för personer boende i Sverige med utländsk hälso- och sjukvårdsutbildning att få svensk legitimation. För regionens övergripande målsättning att medarbetarna ska uppleva regionen som en bra arbetsgivare ges flera uppdrag till driftnämnderna. Det handlar bl.a. om: Att verksamheten fortlöpande utifrån regionens värdegrund utvecklar medarbetar- och ledarskapet. Chefer ska ha rimliga villkor för att utöva sitt ledarskap. Män och kvinnor ska ges lika möjlighet till chefsutbildningar. Att aktivt delta i genomförandet och uppföljningen av regionens personalpolicy i sin förvaltning. Att arbeta med de förbättringsområden som påvisats i medarbetarenkäten och att arbeta med att behålla de positiva förbättringsområdena som påvisats i medarbetarenkäten. Att säkerställa att det i förvaltningen sker ett väl fungerande målarbete och att regelbundna uppföljningar av målen görs. Att samtliga mellanchefer i förvaltningen deltar i det regiongemensamma chefsprogrammet ledning och styrning under perioden 2013-2014. Att skicka samtliga anställningar före annonsering till samordningsfunktionen för intern arbetsförmedling. Att ha samråd med närmast överordnad chef innan rekrytering av personal. För målsättningen att regionen ska ha rätt kompetens ur ett långsiktigt helhetsperspektiv ger hälso- och sjukvårdsstyrelsen följande uppdrag till driftnämnderna: Att verksamheten har väl fungerande rutiner för att tillvarata och utveckla befintlig kompetens och att det framtida behovet av kompetens säkerställs genom kontinuerlig dialog och samarbete med regionstyrelsen. För att uppnå detta ska kartläggning av kompetensbehov genom kompetensförsörjnings-modellen Olivia vara fullföljd och resultatet ska registreras i Region Hallands gemensamma kompetensmodul. Att lönebildningen används som ett instrument för kompetensförsörjning och stimulans av medarbetares engagemang och bidrar till verksamhetens utveckling. Region Hallands revisorer 4 av 14

2.3. Personalstatistik Den 31 december 2013 hade Region Halland 7 691 anställda enligt årsredovisningen för 2013. Av dessa var 7 152 tillsvidareanställda och 539 visstidsanställda. Av de tillsvidareanställda hade 75 procent en heltidsanställning. Av tabellen nedan framgår antalet tillsvidarenaställda per yrkesgrupp samt andel av yrkesgruppen som kommer att gå i pension inom fem respektive tio år: Gruppering Antal tillsvidare anställda 20131231 Pension +5 år Pension +10 år Administration-Ledning 895 21,70% 43,60% Ekonomi- och transportpersonal 281 21% 39,10% HoS sjuksköterskor 2 331 13,40% 26,80% HoS undersköterskor 1 087 26,00% 47,40% Läkare 705 17,00% 27,60% Medicinsk sekreterare 478 18,40% 33,00% Rehab/Paramed 544 14,30% 28,80% Tandvårdspersonal 373 27,80% 48,20% Teknisk personal 271 16,20% 32,80% Övrig personal 1) 187 15,50% 31,00% Summa: 7 152 18,30% 34,70% Källa: Årsredovisningen 2013 Av kolumnen antal tillsvidareanställda framgår att gruppen sjuksköterskor är den största yrkesgruppen med knappt 33 procent följt av undersköterskor med drygt 15 procent och administration-ledning med 12,5 procent. Utifrån redovisningen av pensionsavgångar framgår att knappt en femtedel av alla medarbetare kommer att gå i pension inom fem år och drygt en tredjedel inom en tio-årsperiod. Till dessa siffror tillkommer övrig personalomsättning till följd av nytt arbetare med mera. Bland de yrkesgrupper som uppvisar de största pensionsavgångarna inom tio år kan noteras tandvårdspersonal, undersköterskor, administration-ledning samt ekonomi- och transportpersonal. Enligt Statistiska centralbyråns (SCB) senaste bedömning råder nationell brist på grund- och specialistutbildad personal och erfarna läkare. Socialstyrelsen har konstaterat att återväxten fram till år 2025 vad gäller sjuksköterskor är runt åtta procent. Det finns enligt socialstyrelsen utmaningar vad gäller personalrekrytering de kommande åren inte minst när det gäller specialiserade sjuksköterskor, framförallt inom psykiatri-, anestesi- och intensivvård. Även efterfrågan på specialistläkare inom vissa specialiteter förväntas överstiga tillgången. Region Hallands revisorer 5 av 14

3. Granskningsresultat 3.1. Inledning I detta avsnitt redovisas de synpunkter som framkommit i samband med intervjuerna samlat under respektive kontrollmål för att sedan avslutas med en bedömning. 3.2. Behov av kompetensförsörjning I Region Halland finns en modell för strategisk verksamhetsinriktad kompetensförsörjning som kallas Olivia. I modellen har regionen definierat begreppet kompetens som Förmåga och vilja att utföra en uppgift genom att tillämpa kunskap och färdigheter. Detta verktyg ska bidra till att säkerställa och trygga kompetensförsörjningen genom planering av nuvarande och framtida kompetens. Syftet är att identifiera verksamhetens kompetensbehov för att uppnå mål och uppdrag och utgå från och knyta samman verksamhetens mål och uppdrag med individens mål. Vidare ska modellen definiera kompetenskraven för olika funktioner eller för en hel arbetsgrupp och synliggör befintlig kompetens och framtida kompetensbehov på arbetsplats-, grupp- eller individnivå. Modellen ska även kombinera kompetensutveckling med verksamhetsutveckling. Knutet till Olivia finns regionens övriga rutiner och system för kompetensutbildning, handledning, HR-funktionen, utvecklingssamtal och certifieringar av moment inom förmåga och färdighet. Enligt företrädare för Hallands sjukhus är Olivia ett verktyg för kompetensförsörjning på avdelningsnivå. Den information som finns lagrad i systemet kan inte aggregeras uppåt till exempelvis sjukhusnivå. Detta innebär att systemet inte kan användas för styrning på en övergripande nivå för exempelvis allokering av resurser. Bedömningen är att ungefär 50 procent av verksamheterna använder sig av Olivia i nuläget. Inom Region Halland finns även ett kompetensinventeringssystem (Personec HR) där medarbetarnas formella kompetens registreras. Syftet med registret är att skapa ett underlag för att kunna arbeta strategiskt med kompetensutveckling och kompetensförsörjning. På grund av IT-relaterade brister har kompetensinventeringssystemet inte fått det genomslag som det var tänkt. De uppgifter som finns inregistrerade är av grundläggande karaktär såsom teoretisk utbildning med mera. Den övergripande målsättningen avseende personalfrågor utrycks i budgetdokumentet för år 2015 som att Region Halland ska bli en arbetsgivare. Enligt regiondirektören bottnar denna målsättning i ett behov av att konsolidera verksamheten. Det finns en bakgrund inom regionen med en fragmenterad kultur där det varit en bristande samsyn i olika frågor. Region Hallands revisorer 6 av 14

Ett uttryck för målsättningen att regionen ska vara en arbetsgivare är det arbete som pågår med att få tillstånd mer enhetliga avtal för regionens medarbetare. På så sätt ska medarbetare med liknande arbetsuppgifter få samma villkor oavsett arbetsplats. Enligt intervjuade på Hallands sjukhus är det pågående arbetet med PKP Produktions- och Kapacitetsplanering en viktig del i bedömningen av kompetensbehovet. Med utgångspunkt från uppdraget görs en bedömning av vilken kompetens som behövs och i vilken omfattning. Inom förvaltningens tre sjukhus blir detta ett redskap för hur dessa ska bemannas. För att följa kompetenförsörjningen har Hallands sjukhus tagit fram följande indikatorer som regelbundet följs upp: Antal pensionsavgångar Personalomsättning sjuksköterskor har ett särskilt måltal som anger att personalomsättningen inte ska överskrida tio procent. Avgångsintervjuer samt avgångsenkäter För att snabbt lösa kompetens behovet av har över tid bemanningsföretag anlitats i varierande omfattning avseende bla sjuksköterskor. Enligt uppgift från Vårdförbundet har detta dock inneburit att många sidouppgifter inte blivit gjorda utan blir istället lagda på hög. 3.2.1. Bedömning Region Hallands övergripande målsättning att vara en arbetsgivare ser vi som ett tydligt uttryck för de ambitioner som finns för att konsolidera regionens olika verksamheter. Det pågående arbetet med PKP bedömer vi vara en viktig del av för att stämma av behovet av rätt kompetens i förhållande till uppdraget. Vi bedömer att det finns en stor medvetenhet kring kompetensförsörjningsfrågorna vilket är av största vikt med tanke på att regionen är en tjänsteproducerande organisation. De system som beskrivits ovan likt Olivia anser vi utgöra goda ansatser för att kunna bedöma kompetensbehovet men att det är en brist att inte informationen kan användas som ett övergripande planeringsverktyg för styrning och fördelning av kompetens. Vi har noterat behovet av tjänster från bemanningsföretag till vården. Sannolikt skulle en del av detta behov istället kunna tillgodoses internt om det fanns verktyg som innebar att adekvat kompetens kunde omallokeras från verksamheter som inte har så hög arbetsbelastning till dem där behoven var som störst. Region Hallands revisorer 7 av 14

3.3. Förutsättningar för kompetensförsörjning En aspekt av kompetensförsörjning som omnämns är löneläget som tidigare varit förhållandevis lågt inom vissa personalgruper såsom allmän- och nattsjuksköterskor. Under senaste året har dock satsningar gjorts på ett antal grupper för att få upp lönenivåerna vilket har inneburit att man fått fler sökanden till utannonserade tjänster. Regionens lönestrategi blir i detta sammanhang ett viktigt verktyg kopplat till kompetensförsörjningen. Den interna lönekonkurrens som tidigare fanns har enligt uppgift reducerats betydligt. Noterbart är att det finns ett konkurrensförhållande avseende sjuksköterskor och undersköterskor i förhållande till kommunerna där pensionsavgångarna i de kommunala verksamheterna är betydande under de kommande åren. Samtliga intervjuade uppger att Region Halland har ett relativt välsett varumärke som arbetsgivare. I olika patientundersökningar har regionen fått goda omdömen vilket anses bidra till att attraktiviteten ökar. Både Vårdförbundet och Kommunal framför att de bidrar till bilden av regionen som en god arbetsgivare. En ur alla aspekter avgörande del är betydelsen av ett gott ledarskap på samtliga nivåer inom organisationen. För att uppnå detta är det viktigt att skapa goda förutsättningar för ledarskapet. En del i detta är att ledare får möjlighet att arbeta med rätt saker. Detta är inte alltid fallet i nuläget. Särskilt mellanchefernas situation beskrivs som utsatt med stora ansvarsområden mm. Ur ett medarbetarperspektiv framför vårdförbundet att det inte alltid hålls utvecklings- och lönesamtal och att det saknas utvecklingsplaner. En annan omständighet som flera av de intervjuade tar upp är de olika möjligheter till utbildningsplatser som erbjuds inom olika verksamheter. Utbildningsplatserna är en viktig inkörsport och ger de som är under utbildning möjlighet att skaffa sig praktisk erfarenhet. På samma sätt kan regionen få en uppfattning om de som befinner sig i utbildning är potentiella framtida medarbetare. De mätningar som gjorts bla för AT-läkare visar att de som fått utbildningsplats inom regionen är nöjda. Företrädare för Hallands sjukhus uppger att ca 1 200 personer har någon form av utbildningsplats under ett år vilket kan jämföras med de ca 3 500 personer som har tillsvidareanställning inom förvaltningen. Bland de regionövergripande projekt som pågår för att tillgodose kompetensförsörjningen kan nämnas ett gemensamt traineeprogram med Halmstad, Laholm och Hylte. Som exempel kan nämnas två nyutexaminerade logistiker som efter avslutet program rekryterats till Hallands sjukhus. Ett annat projekt är Framtidskraft där ett 60-tal gymnasieungdomar fått möjliget att stifta bekantskap med hur det är att arbeta inom Hallands sjukhus under tre sommarveckor. Ett ytterligare exempel är vidareutbildning av specialsjuksköterskor. De erhåller studieledighet och studiebidrag på 14 200 kr/mån av arbetsgivaren. Från vårdförbundet framförs att det inte ges något adekvat stöd från arbetsgivarens sida för de medarbetare som arbetar som undersköterska och som vill vidareutbilda Region Hallands revisorer 8 av 14

sig till sjuksköterska. Kommunal framför att kompetensutveckling för undersköterskor erbjuds men att den höga arbetsbelastningen gör det svårt att delta. I samarbete med kommunerna i Halland drivs programmet Morgondagens ledare. Syftet är att identifiera och utveckla nya ledare i organisationerna. Programmet går bl.a. ut på att arbeta med att utveckla deltagarnas självkännedom och få kunskap inom offentlig organisation, styrning, ledarskap och grupputveckling. Den tredje programperioden inleds i mars 2015. I samarbete med Laholms och Halmstads kommun har Region Halland ett mentorskapsprogram för chefer. Syftet med programmet är att deltagarna ska utveckla ett insiktsfullt, tryggt, tydligt och engagerat ledarskap. Vidare ska programmet stödja deltagarnas roll som chef och utveckla nätverk och överföra/utbyta kompetenser. En annan viktig framgångsfaktor som omnämns är rekryteringsprocessen och vikten av att upprätthålla en kvalité i denna. Som ett stöd för alla som genomför rekryteringar på ett kvalitativt sätt har processen brutits ned i åtta steg. Inför sommarperioden är rekryteringsbehovet särskilt stort då många semestervikarier ska rekryteras. Som parantes kan nämnas att en del av de sommarvikarier som går in utgörs av tidigare medarbetare som är pensionärer. Den gemensamma servicefunktionen - GAS ombesörjer annonsering i media, registrering av anställningsuppgifter mm. På så sätt säkerställs även att regionens varumärke profileras på samma sätt oavsett vilken enhet som rekryterar. Vad beträffar rapportering till beslutsfattaren så sker en regelbunden rapportering till regionstyrelsen samt hälso- och sjukvårdsstyrelsen med bla vissa personalfakta. I rapportering redovisas antalet anställda, sjukfrånvaro samt i vilken utsträckning bemanningsföretag har använts. Rapporteringen till regionstyrelsen samt hälsooch sjukvårdsstyrelsen innehåller dock inte information avseende kompetensförsörjning. Under hösten har en medarbetarundersökning genomförts vilken hade en svarsfrekvens på 90 procent. Regionens sk medarbetarindex uppgick till 74 (75 vid tidigare mätning) vilket bedöms vara ett bra resultat. 3.3.1. Bedömning Vi bedömer att medvetenheten kring vikten av att upprätthålla ett gott varumärke som arbetsgivare är stor och att det sker rad olika aktiviterer för att kontinuerligt stärka varumärket. Bland dessa kan nämnas den samordning som sker när det gäller annonsering genom GAS. Den nyligen genomförda medarbetarundersökningen bekräftar att varumärket är relativt gott. Även fastän lönefrågan inte alltid är avgörande för den enskilde så anser vi att det är ett viktigt steg som tagits genom den gemensamma lönestrategi som tagits fram för regionen. De utbildningsplatser som anordnas anser vi vara ett mycket gott exempel på hur regionen aktivt arbetar för att skapa intresse bland unga samt marknadsföra regionen som arbetsgivare. Region Hallands revisorer 9 av 14

Vi noterar att det finns en pågående diskussion om ledarskapets förutsättningar vilket vi bedömer är och kommer att vara en avgörande framgångsfaktor för att säkerställa bla kompetensförsörjningen. Avseende den löpande rapporteringen till regionstyrelsen samt hälso- och sjukvårdsstyrelsen föreslår vi att den kompletteras med information som berör kompetensförsörjning. I denna redovisning skulle förslagsvis uppgifter om personalomsättning, antal rekryteringar, utbud och efterfrågan av kompetenser samt matchning av kompetenser kunna redovisas. Detta skulle sedan kunna ställas mot behovet av bemanningsföretag. 3.4. Avvägning mellan ekonomi, verksamhet och medarbetarintressen I regionens budgetdokument uttrycks tydligt att en budget i balans är den överordnade målsättningen. Regionen har i grunden en stark ekonomi men har för närvarande ett underskott i den löpande verksamheten vilket innebär en utmaning. Ett problemområde är att det i nuläget inte finns ett tillräckligt starkt fokus på ekonomin enligt regiondirektören. För att klara en ekonomi i balans behöver bland annat ett förändrat synsätt på kompetenser där det råder brist. I nuläget finns det inte en styrning av arbetet som säkerställer att varje medarbetares kompetens används på det mest effektiva sättet inom organisationen. Ett exempel som omnämnts är att kvalificerade sjuksköterskor lägger del av sin tid på att städa operationssaler. Det finns ett fokus inom organisationen på tillgänglighetsaspekten och kvalitetsfrågorna men inte hur arbetet kan organiseras på bästa sätt. Personaldirektören beskriver att det finns en koppling mellan ekonomi, personal och verksamhet men att dessa kopplingar behöver förstärkas och tydliggöras. Sjukhuschefen framför att det i nuläget inte finns några bra system för att visulisera balansen mellan ekonomi, verksamhet och personal. Det nuvarande IT-stödet anses vara ett utvecklingsområde. Inom regionen finns enligt uppgift 450 olika system där varje system har sina olika förutsättningar. Systemen utgör inte det stöd som de skulle kunna vara. Istället stjäl IT-systemen i nuläget tid från vården på grund av dess komplexitet. Regiondirektören uppger att det IT-strategiska arbetet behöver kompletteras med en kartläggning som beskriver hur de samlade IT-stödsystemen för vården bör fungera ihop på en övergripande nivå och hur de kompletterar varandra i det stöd som verksamheten behöver. 3.4.1. Bedömning Vi bedömer att det finns en stark medvetenhet kring de tre dimensionera ekonomi, personal och verksamhet men att det finns anledning att tydligöra kopplingarna mellan de tre delarna. En ökad transparens mellan de tre dimensionerna anser vi hade bidragit till en totalt sett effektivare resursanvändning. Region Hallands revisorer 10 av 14

Noterbart är enligt vår uppfattning är det behov som framkommer om hur personalresurser ska användas i verksamheten och behovet av en förbättrad styrning. Vi bedömer det som angeläget att få tillstånd en större medvetenhet kring vad de olika kompetenserna kostar för att på sätt skapa förutsättningar för en effektivare personalanvändning. Detta blir särskilt viktigt inom de områden där det finns kompetensbrister. De synpunkter som framkommit angående regionens olika IT-system anser vi i högsta grad vara problematiska. Vi anser att det bör vidtas åtgärder som säkerställer att de IT-stöd som finns närmast verksamheten också blir ett faktiskt stöd för att på sätt underlätta arbetet och frigöra resurser för direkt patientarbete. Vi instämmer i den ambition som regiondirektören uttrycker angående det IT-strategiska arbetet. 3.5. Chefernas ansvar för kompetensförsörjning Den formella rätten att anställa nya medarbetare ges via verkställighetsordningen till respektive verksamhetschef. Vilken typ av kompetens som eftersöks klarläggs i den kravprofil som ska tas fram. Denna kravprofil är viktig eftersom den påverkar den fortsatta rekryteringen och genomförs därför med omsorg. På frågan om hur önskad kompetens överförs från medarbetare som slutar på grund av pension eller andra orsaker till nya medarbetarna uppger flera av de intervjuade att det finns former för avgångssamtal samt avgångsenkäter. Dock framförs från fackligt håll att det inträffar att den anställde avstår från avgångssamtalet. Sjukhuschef och personalchef på Hallands sjukhus uppger att det inte finns någon systematiserad kunskapsöverföring i form av uttalade riktlinjer för hur kompetensöverföring ska ske mellan mer erfarna medarbetare och nyanställda. Denna fråga löses dock oftast praktiskt i verksamheten. Läkarkollektivet beskrivs som ett gott exempel där den erfarne läkaren tar ett kollegialt ansvar för att lära upp de mer juniora kollegorna. Det talas om ett ansvarstagande i gärningen. En indikator som uppges tala för att kompetensöverföringen fungerar är att regionen år efter år i mätningar av patientnöjdhet får goda omdömen. I något fall har en enskild chef fattat beslut om bredvidgång under en period för att lära upp en ny medarbetare. Ett annat exempel är att det förekomit att chefer har valt att överanställa som en metod för att underlätta växling mellan avgående- och nyanställd personal. Ett förbättringsområde enligt sjukhuschefen är att det i nuläget saknas ett arbetssätt för att kommunicera strategiska frågor för kompetensförsörjning. Som ett exempel nämns läkarutbildningen där det i framtiden inte kommer att utbildas några generalister. På vilket sätt ska regionen hantera denna utmaning? Det kommer att krävas långsiktighet och ett samlat grepp i många frågor som berör kompetensförsörjning. Regionen behöver även förbättra sin förmåga att snabbt kunna ställa om inför framtida scenarier. Region Hallands revisorer 11 av 14

3.5.1. Bedömning Vår granskning visar att det finns ett tydligt chefsansvar avseende kompetensförsörjningen. Vi anser att nuvarande strukturer med avgångssamtal och avgångsenkät inte är tillräckligt för att säkerställa att önskad kompetens tas tillvara i samband med att medarbetare slutar. Vi noterar att det finns ett kollegialt samarbete inom bla läkargruppen. Vi bedömer dock att kompetensöverföring är ett så viktigt område med tanke på värdet av den upparbetade kunskap och de färdigheter som varje medarbetare besitter att detta bör ske på ett mer strukturerat sätt. Region Hallands revisorer 12 av 14

4. Sammanfattande bedömning Revisionsfrågan Granskningens revisionsfråga har varit: Bedriver Regionstyrelsen ett ändamålsenligt strategiskt personal- och kompetensförsörjningsarbete inom hälso- och sjukvården? Efter genomförd revision gör vi den sammanfattande bedömningen att regionstyrelsen i nuläget inte fullt ut bedriver ett ändamålsenligt strategiskt personal- och kompetensförsörjningsarbete inom hälso- och sjukvården. I samband med vår granskning har vi identifierat några förbättringsområden och rekommenderar följande: Säkerställ en förbättrad styrning av den kompetens som efterfrågas i förhållande till befintlig kompetens i syfte att effektivisera resursanvändandet och minska behovet av bemanningsföretag. Utveckla verktyget Olivia så att informationen kan aggregeras på en högre nivå än enbart på avdelningsnivå vilket är fallet idag för att öka dess användbarhet avseende den strategiska personalförsörjningen. Det IT-strategiska arbetet bör kompletteras med en kartläggning som beskriver hur de samlade IT-stödsystemen för vården bör fungera ihop på en övergripande nivå och hur de kompletterar varandra i det stöd som verksamheten behöver. Skapa strukturer för att säkerställa överföring av önskad kompetens mellan medarbetare som slutar och de som ska ta vid. Inkludera även information angående kompetensförsörjning i den löpande rapporteringen till regionstyrelsen samt hälso- och sjukvårdsnämnden. Utveckla och tydliggör sambanden mellan de olika dimensionerna ekonomi, personal och verksamhet i syfte att totalt sett uppnå en effektivare resursanvändning. Skapa möjligheter för diskussion kring de strategiskt långsiktiga kompetensförsörjningsfrågorna. Beakta de förutsättningar som finns för ledare inom organisationen gällande ansvar, befogenheter och antalet underställda. Region Hallands revisorer 13 av 14

14-11-13 Carl-Gustaf Folkeson Projektledare Kerstin Sikander Uppdragsledare Region Hallands revisorer 14 av 14