Planerat startdatum: 2010-02-01 Planerat slutdatum: September 2011 Beställare: Lena Kierkegaard, Hälso- och sjukvårdsdirektör, Landstingskontoret Projektledare: Patrik Olsson, apotekare, SIV Projektplan - Läkemedelsförsörjning 2011 Innehållsförteckning 1. Bakgrund... 3 2. Mål... 3 2.1. Projektmål... 3 2.2. Effektmål... 4 3. Avgränsningar... 4 4. Förutsättningar - sammanfattning... 4 5. Prioritetstriangeln... 6 6. Översiktlig aktivitetsplan... 6 7. Projektorganisation... 8 7.1. Beställare... 8 7.2. Projektledare... 8 7.3. Styrgrupp... 8 7.4. Projektgrupp... 9 7.5. Referensgrupp... 9 8. Kommunikation... 10 8.1. Kontaktpersoner... 10 8.2. Mötesrutiner... 11 8.3. Projektdokumentation... 11 8.4. Kommunikationsplan... 11 9. Leverans och överlämning vid projektslut... 11 9.1. Leverans till beställaren... 11 9.2. Överlämning till ordinarie verksamhet... 11 1 (14)
10. Tidplan... 11 11. Resursplanering... 12 11.1. Projektbudget... 12 11.2. Personella resurser... 12 11.3. Kostnadskalkyl 13 12. Riskanalys... 144 12.1. Sammanfattning... 144 12.2 Riskanalys...14 13. Bilagor. 14 14. Fastställande... 144 2 (14)
1. Bakgrund De nationella reglerna om läkemedelsförsörjningen till vårdenheter förändrades den 1 september 2008. Förändringen innebar att Apoteket Farmaci AB inte längre har kvar sin ensamrätt att, förutom landstingen, driva sjukhusapotek. Landstinget kan välja att driva allt, eller delar av läkemedelsförsörjningen till vården, i egen regi eller upphandla verksamheten enligt LOU (lagen om offentlig upphandling). Även i de fall eterna leverantörer av tjänster anlitas har vårdgivaren det fulla ansvaret för läkemedelsförsörjningen till vårdenheterna. Sjukhusapotek betraktas som den funktion eller de aktiviteter som tillgodoser läkemedelsförsörjningen till och inom sjukhus. Sjukhusapotek är en funktion som därför inte behöver vara knuten till viss lokal. Detta synsätt erbjuder stora möjligheter till förändringar inom läkemedelsförsörjningsområdet. Landstinget Halland måste, som en följd av ovan beskrivna förändringar, ha en strategi för en framtida läkemedelsförsörjning samt upphandla de delar som landstinget inte avser att hantera med egna resurser. Landstinget Halland har avtal med Apoteket Farmaci AB för läkemedelsförsörjning och drift av sjukhusapotek som sträcker sig fram till och med 2010. En förlängning av avtalet till 30 september 2011 inför omställningen är förhandlad och klar. Ett förberedande arbete som pågått under flera år samt en förstudierapport, som togs fram under hösten 2009, ligger till grund för denna projektplan. 2. Mål 2.1. Projektmål Förändringar i läkemedelsförsörjningen ska leda till en effektivare läkemedelsförsörjning med ökad patientsäkerhet, kvalitet och kostnadseffektivitet. De olika stegen i läkemedelshanteringen, från förrådshanteringen fram till att läkemedel ordineras och ges till en patient, innehåller olika riskmoment. Den långsiktiga målsättningen bör vara att tillskapa patientindividuell försörjning som dominerande försörjningsform för att minska riskerna för läkemedelsrelaterade problem. 3 (14)
2.2. Effektmål Projektets förslag till försörjningslösning kommer att ge indirekta kostnadsbesparingar beträffande minskade kvalitetsbristkostnader samtidigt som direkta kostnader för läkemedel kan komma att minska genom ett mer effektivt utnyttjande av upphandlingar och sortimentstyrning. Förändringarna i läkemedelsförsörjningen leder till förbättrad styrning av läkemedelsanvändningen samt att tillgängligheten till läkemedel förbättras. Läkemedelsanvändningen och läkemedelshanteringen blir mer rationell. Med en effektivare läkemedelsförsörjning frigörs resurser till annat vårdarbete. Teknikstöd tillsammans med standardiserade rutiner ökar säkerheten vid ordination, iordningställande och överlämnande av läkemedel. Säkerheten och kvaliteten ökar också genom att farmaceutiska resurser tillförs den patientnära läkemedelshanteringen. 3. Avgränsningar Projektet omfattar inte den verksamhet som bedrivs vid öppenvårdsapotek, såsom receptepedition och andra tjänster mot allmänheten. 4. Förutsättningar - sammanfattning Tidplan Genomförandet omfattar övergång till ny modell för läkemedelsförsörjningen och sker i tre steg. Steg ett omfattar analys och kartläggning av läkemedelsförråd och läkemedelsbehov vid vårdenheter i Halland. Detta steg beräknas vara klart i mars 2010. Steg två omfattar upphandling av tjänster och förberedelsearbete för omställningen där upphandlingen förväntas vara klar under december 2010 och förberedelserna för omställningen under våren 2011. Steg tre innebär att omställningen genomförs med slutdatum september 2011. Personella resurser I genomförandefasen av projektet kommer det att krävas personella resurser. Förutom resurser för det operativa genomförandet krävs resurser för att samordna arbetet med Västra Götaland Regionen (VGR) och för att starta interna processer för information och planering gentemot vårdenheter i Halland. Resurser krävs även initialt för viss förberedande omställning. För projektet finns en projektorganisation med kontaktpersoner inom förvaltningarna, apotekare med ansvar för delprojekt/kontakter med VGR, ekonom, upphandlare och ITkompetens. 4 (14)
Kostnader De farmaceutiska resurser som finns i landstinget räcker inte till för att fullt ut genomföra de förändringar som krävs. Kompletterande kompetens, även icke farmaceutisk kompentens, behöver tillföras både på kort och lång sikt för att fullt ut dra nytta av omställningen. Från hösten 2010 och fram till 1 oktober 2011, då nuvarande avtal med Apoteket Farmaci AB löper ut, tillkommer kostnader för en successiv utbyggnad av organisationen för läkemedelsförsörjningen. Redan under 2010 erfordras personella resurser. De investeringar som krävs i IT- system och lokal försörjningsorganisation inklusive lokaler och utrustning är att anse som självfinansierade. Detta eftersom åtgärderna innebär en kostnadsminskning jämfört med nuvarande helkundsavtal med Apoteket Farmaci AB samt genom hemtagning av nyttoeffekter. Finansiering Under genomförandefasen 2011 bör de åtgärder som genomförs inom respektive förvaltning vad gäller lokal försörjningsorganisation finansieras av berörd förvaltning. Medel för detta ändamål bör tillskjutas och får hanteras i sedvanlig budgetprocess. Medelstilldelningen kan eventuellt delvis finansieras genom omdisponeringar. Finansieringen av nyckelpersoner inom sjukhusapoteksfunktionen är i dagsläget klar. De föreslagna förändringarna kommer dock efter 2011 successivt att innebära minskade kostnader genom att nuvarande avtal med Apoteket Farmaci AB upphör, genom utökad upphandling av läkemedel och styrning av sortiment samt genom att resurser frigörs i sjukvårdens läkemedelshanteringsprocesser (minskade kvalitetsbristkostnader, kassationer, kapitalbildning samt effektivare bestälnings- och logistikprocesser). Sammantaget bedöms den nya organisationen medföra ett årligt överskott jämfört med i dag på ca 10 miljoner kronor. I avsnitt 11 Resursplanering redovisas en kostnadskalkyl för de föreslagna förändringarna. Förvaltnings- och driftförutsättningar Ledning och styrning av läkemedelsförsörjningen är ett förvaltningsansvar. Inom landstinget skapas en enhet för läkemedelsförsörjning till slutenvården, tillika sjukhusapoteksfunktion, som organisatoriskt är knuten till de båda sjukhusen. Enheten ska dels övergripande stödja Landstinget Halland i en effektiv 5 (14)
resursanvändning av läkemedel dels stödja läkemedeslhanteringen lokalt i vården för effektiva vårdprocesser med hög patientsäkerhet. 5. Prioritetstriangeln Cirkelns placering visar vad som är mest styrande i projektet: resultat, kalendertid eller resurser. Kalendertid Resurser pengar, antal, arbetstid Resultat funktion, kvalitet 6. Översiktlig aktivitetsplan Modell för läkemedelsförsörjningen Läkemedlen distribueras från ett för Halland och Västra Götaland regiongemensamt lager. Från detta lager sker distributionen till Kungsbacka närsjuhus, Sjukhuset i Varberg, specialistmottagningarna i Falkenberg samt till Länssjukhuset i Halmstad. Närsjukvården och psykiatrin försörjs via Sjukhuset i Varberg och Länssjukhuset. Inom dessa sjukhus sker distributionen av bassortimentet direkt till ett basförråd på respektive avdelning. För läkemedel som inte ingår i bassortimentet inrättas på respektive sjukhus vårdnära lager med läkemedelsautomat för dygnet runt tillgänglighet. Läkemedelsautomat finns fn endast på Sjukhuset i Varberg. Motsvarande funktion kommer att finnas på Länssjukhuset under hösten 2010. Läkemedelsförsörjningen ska utgå från patientspecifika behov med styrning av varuflödet nära patienten. Upphandling Distributionen av läkemedel från regiongemensamt lager (RGL) upphandlas i samarbete med VGR. 6 (14)
Distributionen av infusions-, dialys- och spolvätskor upphandlas eventuellt i samarbete med VGR Tillverkning av cytostatika och andra e-temporeläkemedel upphandlas i samarbete med VGR. Den geografiska placeringen av tillverkningen är fn oklar. Samarbetet med VGR avser också samutnyttjande av vissa farmaceutiska specialistfunktioner som skapas i VGR. Upphandlingen av läkemedel sker i egen regi. Denna upphandling kan dock i framtiden även ske i samarbete med andra sjukvårdshuvudmän. Upphandlingen av infusions-, dialys- och spolvätskor sker i egen regi. Organisation Inom landstinget skapas en enhet för läkemedelsförsörjning till slutenvården med ansvar att stödja vårdens processer för en säker och effektiv läkemedelshantering av hög kvalitet. Enheten, som anmäls till Läkemedelsverket som Landstinget Hallands sjukhusapoteksfunktion, är gemensam för hela länet. Enheten, som består av farmaceutisk kompetens samt stödresurser, ska dels övergripande stödja Landstinget Halland i en effektiv resursanvändning av läkemedel dels stödja läkemedelshanteringen lokalt i vården för effektiva vårdprocesser med hög patientsäkerhet. Psykiatrin och Närsjukvården nyttjar enhetens tjänster. Enheten handhar uppgifter som är gemensamma för landstinget och de olika förvaltningarna såsom t e upphandling av läkemedel i egen regi, upphandlings- och andra samarbetsfrågor med VGR, sortimentsarbete och implementering av sortiment, avtalsuppföljning samt framtagande av rutiner för läkemedelshantering. På sjukhusen tillskapas även farmaceutisk kompetens med ansvar för den lokala läkemedelshanteringen såsom påfyllning av vätskevagnar och läkemedelsautomater. Den lokala organisationen ska arbeta vårdnära med läkemedelsförsörjning på avdelningsnivå. Även inom närsjukvården och psykiatrin etableras en ändamålsenlig organisation. Befintlig strategisk läkemedelsfunktion på Landstingskontoret berörs inte i detta sammanhang. Funktionen, som är icke operationell, arbetar nationell och landstingsövergripande och har en stödjande och rådgivande funktion. 7 (14)
Övrigt Beredning av radiofarmaka och dialysvätskor handhas i egen regi. Projektets olika aktiviteter Projektets olika aktiviteter kan översiktligt sammanfattas enligt nedan. Se även tidplan p 10. - Analys av verksamheten - Administrativ process (planering, beslut) - Försörjningsrutiner - Kommunikation - Transportorganisation - Beställningssystem - Upphandling RGL (i samarbete med VGR) - Läkemedelsautomat LIH - Upphandling av läkemedel (i egen regi) - Sjukhusapoteksfunktion (organisation) - Gemensamma läkemedelshanteringsrutiner - Handhavandet av icke läkemedel (handelsvaror) - Läkemedelsavstämning - VAS läkemedelsmodul - Ordinationsmallar 7. Projektorganisation 7.1. Beställare Lena Kierkegaard, hälso- och sjukvårdsdirektör, Landstingskontoret 7.2. Projektledare Patrik Olsson, apotekare, SIV 7.3. Styrgrupp Hälso- och sjukvårdsdirektör Lena Kierkegaard, Landstingskontoret FC Anders Dybjer LIH/SIV FC Kerstin Malm-Andersson, NsLH FC Yvonne Falkenroth, PsH 8 (14)
Projektledare Patrik Olsson, SIV Läkemedelschef Björn Johansson, Landstingskontoret 7.4. Projektgrupp Patrik Olsson, apotekare, SIV, projektledare Maria Wilhelmsson, apotekare, Landstingskontoret Björn Johansson, läkemedelschef, Landstingskontoret Johan Hiselius, apotekare, LIH Kristian Samuelsson, projektsekreterare, Landstingskontoret Anders Norrman, sjuksköterska, med avd 5A, SIV Läkemedelsansvariga sjuksköterska LIH Åsa Johnsson, informatör Micael Nilsson, ekonomichef, SIV (adjungerad) Tomas Edvardsson, upphandlingsstrateg, Landstingskontoret (adjungerad) Maria Wilhelmsson, IT- avdelningen (adjungerad) Sören Anderzén, logistikchef, Landstingsservice (adjungerad) 7.5. Referensgrupp En gemensam referensgrupp med 2 representanter från vardera verksamhet: LIH Vesna Kocman, läkare medicinkliniken, SIV SIV Ann Gummesson, verksamhetchef, Kba närsjukhus Elisabeth Bengtsson, sjuksköterska vårdavdelningen, Kba närsjukhus Magnus Tenfelt, chefläkare, Vc Oskarström Eva Södling, avdelningschef, Vc Åsa Bryndis Gunnarsdottir, sjuksköterska, psykiatriska kliniken avd 19, LIH Johan Sandelin, chöl, psykiatriska kliniken SIV Projektorganisationen kan beskrivas i nedanstående organisationsschema. 9 (14)
Styrgrupp Projektledare Referensgrupp Projektgrupp Delprojekt Upphandling av Läkemedelsförsörjning g Delprojekt Delprojekt Delprojekt Upphandling av tillverkning Upphandling av läkemedel Gemensamma läkemedelshanteringsrutiner Delprojekt Övriga 8. Kommunikation 8.1. Kontaktpersoner Maria Wilhelmsson, apotekare, Landstingskontoret Björn Johansson, läkemedelschef Patrik Olsson, apotekare SIV Johan Hiselius, apotekare LIH 10 (14)
8.2. Mötesrutiner Arbetet i projektet sker företrädesvis i projektgruppen. För vissa delar av projektet skapas delprojekt, som rapporteras till projektgruppen. Principiella frågor stäms regelbundet av för beslut i styrgruppen 8.3. Projektdokumentation Projektdokumentationen finns samlad på den elektroniska projektarbetsplatsen. Ansvarig: Patrik Olsson 8.4. Kommunikationsplan I kommunikationsplanen, bilaga 1, finns en mer detaljerad beskrivning av hur kommunikationen i och om projektet ska genomföras. 9. Leverans och överlämning vid projektslut 9.1. Leverans till beställaren Projektet levereras till beställaren, som förankrar och föreslår underlag till beredning och beslut i landstingsstyrelsen. 9.2. Överlämning till ordinarie verksamhet Projektet överlämnas formellt till ordinarie verksamhet i september 2011. 10. Tidplan Tidpunkterna avser när aktiviteten ska vara klar. Aktivitet Feb 2010 Mars 2010 Apr 2010 Maj 2010 Juni 2010 Aug 2010 Sep 2010 Dec 2010 Feb 2011 Apr/ Juni 2011 Verksamhetsanalys Kommunikation (se kommunikationsplan) Handelsvaror Transportorganisation Upphandling läkemedel Läkemedelsautomat LIH Gem läkemedelsrutiner Beställningssystem 11 (14)
Upphandling RGL Administrativ process Läkemedelsavstämning Försörjningsrutiner Sjukhusapoteksfunktion VAS läkemedelsmodul(går fn ej att tidssätta) Ordinationsmallar (går fn ej att tidssätta) 11. Resursplanering 11.1. Projektbudget De farmaceutiska resurser som finns i landstinget räcker inte till för att fullt ut genomföra de förändringar som krävs. Kompletterande kompetens, även icke farmaceutisk kompentens, behöver tillföras både på kort och lång sikt för att fullt ut dra nytta av omställningen. Från hösten 2010 och fram till 1 oktober 2011, då nuvarande avtal med Apoteket Farmaci AB löper ut, tillkommer kostnader för en successiv utbyggnad av organisationen för läkemedelsförsörjningen. Redan under 2010 erfordras personella resurser. Finansieringen 2010 sker med centrala utvecklingsmedel. Under genomförandefasen 2011 bör de åtgärder som genomförs inom respektive förvaltning vad gäller lokal försörjningsorganisation finansieras av berörd förvaltning. Medel för detta ändamål bör tillskjutas och får hanteras i sedvanlig budgetprocess. Medelstilldelningen kan eventuellt delvis finansieras genom omdisponeringar. Finansieringen av de centrala stödresurserna inom den övergripande sjukhusapoteksfunktionen är i dagsläget klar. De föreslagna förändringarna kommer dock efter 2011 successivt att innebära minskade kostnader. Sammantaget bedöms den nya organisationen medföra ett årligt överskott jämfört med i dag på ca 10 miljoner kronor. 11.2. Personella resurser I genomförandefasen av projektet kommer det att krävas personella resurser. Förutom resurser för det operativa genomförandet krävs resurser för att samordna arbetet med Västra Götaland Regionen (VGR) och för att starta interna processer för information och planering gentemot vårdenheter i Halland. Resurser krävs även initialt för viss förberedande omställning. För projektet finns en projektorganisation med kontaktpersoner inom förvaltningarna, apotekare 12 (14)
med ansvar för delprojekt/kontakter med VGR, ekonom, upphandlare och ITkompetens. 11.3 Kostnadskalkyl De beräknade kostnaderna för enheten för läkemedelsförsörjning 2010, 2011 och 2012 har sammanställts i nedanstående kalkyl. 2010 Varav 2011 2012 Finansierat Ofinansierat Kostnader nuvarande 18 020 000 18 020 000 -- 12 153 000 138 000 avtal samt beslutade investeringar Kostnad för projektet 60 000 -- 60 000 -- -- Kostnad enhet för 944 000 -- 944 000 7 610 000 16 140 000 läkemedelsförsörjning Totalkostnad 19 024 000 18 020 000 1 004 000 19 763 000 16 278 000 Kostnader för nuvarande avtal samt beslutade investeringar avser bl a nuvarande avtal med Apoteket Farmaci AB angående läkemedelsförsörjning och tillverkning av bl a cytostatika samt kostnader för läkemedelsautomater på SIV och LIH. Kostnad för projektet avser etern inhyrd apotekarresurs. Kostnad för enhet för läkemedelsförsörjning avser bl a - driftkostnader för anställning av sjuksköterskor, apotekare samt ekonom - kostnader för avtal med tjänsteleverantörer, bl a Landstingsservice, regiongemensamt lager i samarbete med VGR, tillverkning, läkemedelsautomater samt beställningssystem Minskade kostnader för läkemedelsförsörjningen De föreslagna förändringarna kommer successivt att innebära minskade kostnader genom ökad styrning av sortiment och genom att resurser frigörs i sjukvårdens läkemedelshanteringsprocesser i form av minskade kvalitetsbristkostnader, kassationer samt effektivare beställnings- och logistikprocesser. Läkemedelsautomaterna innebär också en effektivar läkemedelshantering. 2010 bedöms den nya modellen inte medföra några större kostnadsreduceringar. 2011 har kostnadsreduktionen förstärkts och bedöms medföra en lägre 13 (14)
kostnad med ca 5-6 mnkr jämfört med i dag. 2012 och framåt bedöms den årliga kostnadsreduktionen till ca 10 mnkr jämfört med i dag. 12. Riskanalys 12.1. Sammanfattning I genomförandefasen bedöms den största risken vara att de personella resurserna är otillräckliga för att klara omställningen i tid. Det kan också finnas en risk att VGR:s utveckling av IT- stöd för beställning blir försenat. Otillräcklig kommunikation om omställningen kan även vara en riskfaktor. 12.2. Riskanalys I riskanalysen, bilaga 2, presenteras en bedömning av riskerna utifrån sannolikhet att de inträffar och vilken konsekvens det skulle få. Beskriv sådant som inte tidigare har presenterats. 13. Bilagor Bilaga 1: Kommunikationsplan Bilaga 2: Riskanalys 14. Fastställande Undertecknas av beställare och projektledare. Halmstad [ÅÅÅÅ-MM-DD] Beställare Lena Kierkegaard Hälso- och sjukvårdsdirektör Landstingskontoret Halmstad [] Projektledare Patrik Olsson Apotekare Sjukhuset i Varbereg [] 14 (14)