Bilaga 5. Ansvarslista för hyresgästen Malmö stad Lokalförsörjningsavdelningen, LiMa, fungerar som internkonsult för stadens förvaltningar och ansvarar för anskaffning och avveckling av lokaler samt bistår hyresgästen med rådgivning i hyresjuridiska och tekniska frågor. Efter avslutad hyresförhandling och när ett undertecknat hyresavtal föreligger tar respektive förvaltning över det operativa ansvaret för den inhyrda lokalen. Praktiska frågor ska i möjligaste mån lösas i dialog med berörd fastighetsägare. Om det uppstår situationer där verksamheten inte lyckas reda ut tvister med fastighetsägaren på egen hand, hjälper LiMa till att tolka avtalet och vid behov inleds en dialog med fastighetsägaren. Utifrån rollen som hyresgästrepresentant i såväl interna som externa förhyrningar förespråkas användandet av en Ansvarslista för hyresgästen, där endast hyresgästens åtaganden tas upp, istället för de traditionella gränsdragningslistorna som delar upp ansvaret för respektive anläggning enligt kategorierna drift, underhåll, reparation och utbyte/ reinvestering. I det följande ska några viktiga aspekter av gränsdragningsfrågan belysas närmare. Syftet med gränsdragningslistor En viktig fråga man måste ställa sig när det gäller framtagandet av gränsdragningslistor är: Vem upprättar vi gränsdragningslistor för och vad är syftet med listan? Möjliga svar på frågan: För de specialister som skriver avtalet Den verksamhetsansvariga i objektet Vaktmästare/ förvaltare. Det är viktigt att tänka på att hyresgästen har en kärnverksamhet och att lokalfrågor därför måste kunna avhandlas på ett snabbt och smidigt sätt, utan att nödvändiga åtgärder försenas pga. oklarheter i ansvarsfördelningen. Långdragna diskussioner kring hur avtalet ska tolkas bör undvikas! En gränsdragningslista är ett försök till förtydligande av vad som står i hyresavtalet, vilket i sin tur innebär att det måste finnas ett formellt hyresavtal i botten. Utan avtal ingen gränsdragning skulle man kunna sammanfatta det hela med. Frågan är emellertid om gränsdragningslistor i traditionell bemärkelse tjänar sitt syfte, nämligen att skapa långsiktigt bra relationer mellan hyresvärd och hyresgäst samt att undvika tvister gällande tolkning av avtalet. Hyreslagen styr ägarperspektivet 1. För alla hyresförhållanden i Sverige gäller hyreslagen. Den säger som grundregel att det man äger har man fullt ansvar för (drift, underhåll, reparationer och utbyte) om inget annat sägs i hyresavtalet. Detta gäller både hyresvärd och hyresgäst. Därför är det viktigt att det tydligt framgår vem som äger vad både vid inflyttningstillfället och om någon förändring sker under hyrestiden. 2. Enligt JB 12:9 hyrs lokalen i fullt brukbart skick, vilket innebär att lokalen ska vara fullt brukbar för det avsedda ändamålet. Enligt JB 12:15 ska hyresvärden
hålla lägenheten i sådant skick som anges i JB 12:9 1 Detta innebär att all inredning samt sådant som kan klassas som byggnadstillbehör (JB 2:2) och/eller fastighetstillbehör (JB 2:1) är del av lokalen och omfattas som huvudregel av hyresvärdens/ägarens underhållsansvar. 3. För hyresgästen gäller att man har en vårdplikt under hyrestiden. Det innebär att man ska sköta den egendom man hyr genom att städa och hålla rent i lokalerna och påtala eventuella funktionsbrister för hyresvärden, sköta sin del i brandskyddsarbetet enligt SBA m.m. (JB 12:24) 2 Av det ovan sagda drar vi slutsatsen att jordabalken ger en relativt tydlig bild av var gränsen för respektive parts ansvar går. Det är inte meningsfullt med milslånga och detaljerade gränsdragningslistor, dels för att de aldrig blir heltäckande, dels för att avvikelser från huvudregeln enligt punkt 1 oftast innebär att hyresgästen ska ta ett större ansvar för hyresvärdens ägodelar än vad som följer av vårdplikten. LiMa arbetar därför inte med gränsdragningslistor i traditionell mening utan förespråkar framtagandet av en Ansvarslista för hyresgästen, där enbart hyresgästens utökade ansvar för hyresvärdens ägodelar tas upp. Allt som inte finns med på listan är hyresvärdens ansvar. Ansvarslistan tas fram i samband med avtalsförhandlingen och är del av avtalet. I de fall där hyresgästen själv anskaffar inredning till lokalen ska detta dokumenteras i form av en inventarielista. Förtydligande: Skillnad gränsdragningslista ansvarslista I dagsläget föreläggs hyresgästen ofta en generell gränsdragningslista där ansvarsfördelningen klargörs med utgångspunkt i kategorierna drift, underhåll och utbyte. Särskilt i interna förhyrningar förekommer därutöver kategorierna ägande, investeringsansvar och reinvesteringsansvar. Dessa kategorier är ganska allmänt hållna och i vissa fall bidrar uppdelningen snarare till förvirring än ett klargörande av vad hyresgästen förväntas göra. I många fall sammanfaller hyresgästens drift- och underhållsansvar med det som ingår i hyresgästens vårdplikt och behöver därför inte regleras i en särskild lista, då det i så fall blir en upprepning eller översättning av hyresavtalet till tabellform. Generella gränsdragningslistor tenderar dessutom att innehålla många poster som inte är relevanta för det aktuella hyresobjektet, vilket kan leda till att hyresgästen undrar om man har rätt att kräva de poster som inte finns i lokalen. Ansvarslistan för hyresgästen innehåller därför endast de anläggningar/inredning för vilka hyresgästen övertar någon form av ansvar från hyresvärden. Beskrivningen av hyresgästens ansvar ska vara kortfattad och konkret, dvs. man beskriver vilka åtgärder hyresgästen ska genomföra och/eller bekosta. Ansvarslistan för hyresgästen ska som vi ser det i första hand vara ett stöd för verksamheten och ett tydliggörande av vilket ansvar man har enligt det upprättade hyresavtalet. Den ska därför vara en del av hyresavtalet och endast innehålla punkter som är relevanta för det aktuella objektet. Följande principer ska gälla för framtagandet av ansvarslistan: Grundregeln är att man har fullt ansvar för det man äger. Fullt ansvar innebär anskaffning, underhåll, reparationer och utbyte av anläggningen. 1 Victorin, A (2003): Kommersiell hyresrätt. 3 uppl. s 178 2 Victorin, A (2003): Kommersiell hyresrätt. 3 uppl. s 155 ff
Enkelhet: Ansvarslistan innehåller enbart sådana anläggningar/inredning som hyresgästen ansvarar för och där hyresgästansvaret går utöver det som normalt ingår i hyresgästens vårdplikt. Tydlighet: Ansvarslistan får inte motsäga hyresavtalet och ska enbart innehålla sådana poster som är relevanta för det aktuella hyresobjektet och som inte redan omfattas av hyresavtalets standardrubriker. Praktisk genomförbarhet: Ansvarsfördelningen måste vara meningsfull och praktiskt genomförbar. Parterna ska inte behöva göra åverkan på varandras egendom för att fullfölja sina åtaganden. Där det inte är möjligt gäller att den som gör åverkan på annans egendom ska återställa den i ursprungligt skick. Förändringar under hyresförhållandet Om det sker förändringar under hyrestiden t.ex. om man behöver komplettera med viss inredning och annan lös egendom, ska detta dokumenteras noggrant och i förekommande fall ska ett tilläggsavtal upprättas. Detta underlättar för parterna och förebygger diskussioner och oklarheter om vad som ska eller kan tas med den dagen man väljer att lämna lokalen. Praktiska exempel och lösningar Tilläggsavtal för skötsel av utemiljön förskolor (extern fastighetsägare) Rosengårds stadsdel har vid olika tidpunkter tecknat lokalhyresavtal avseende lägenhetsförskolor med en extern fastighetsägare. Gemensamt för alla avtal är att någon reglering av skötseln av markanläggningar inte är gjord. Hyresgästen har under hyrestiden skött detta med egen personal t.o.m. våren 2011. Förskolorna är belägna i ett ganska utsatt område och återkommande problem med nedskräpning tvingade förskolepersonalen att plocka glasskärvor och annat ur sandlådorna innan barnen fick komma ut. Övrig skötsel av utemiljön (beskärning av buskar och träd samt gräsklippning) fungerade någorlunda bra, men när det kom till väldigt stora och kostsamma insatser klarade inte hyresgästens egen organisation av det. Ett särskilt problem visade sig vara ansvarsfördelningen gällande lekredskapen. Vem äger lekredskapen och vem ska ansvara för dem? Hyresavtalet gav ingen vägledning i frågan och så småningom blev relationen med hyresvärden väldigt infekterad. En faktor som förstärkte problematiken var att nya regler för tillsyn och underhåll av lekredskapen medförde att den personal som tidigare skött underhåll av utemiljön och lekredskapen inte längre hade kompetens att utföra tillsyn och besiktningar av dessa. I de aktuella fallen har man löst frågan genom att teckna en överenskommelse med hyresvärden om att denne handlar upp skötsel av markanläggningar på de berörda förskolorna. Ansvaret för uppföljning av entreprenaden ligger också på hyresvärden. Hyresvärden står för 30 procent av den totala entreprenadsumman, hyresgästen betalar 70 procent. Övriga nödvändiga reparationer på staket och dylikt utförs också av hyresvärden och kostnadsregleras enligt ovan. Tillsynen av lekredskapen (veckovis) sköts delvis av hyresgästens egen organisation. Reflektioner Även om huvudproblemet i exemplet ovan var att man inte visste vem som ägde utemiljön pekar exemplet på en annan viktig aspekt i gränsdragningsproblematiken, nämligen vem som är bäst lämpad att ta på sig ansvaret för den aktuella anläggningen. I de aktuella fallen visade det sig att hyresgästen (kommunen) inte hade rätt kompetens att utföra tillsyn och skötsel av lekredskapen pga. förändrade regler. Därför valde man
ett upplägg där fastighetsägaren handlar upp denna kompetens medan hyresgästen betalar. I ett annat ärende valde man ett upplägg där hyresgästen ansvarar för drift, underhåll och reparationer av lekredskapen. Ansvaret för utbyte av dessa ligger fortfarande hos fastighetsägaren. Det är inte säkert att det är ett lyckat upplägg, eftersom det kan uppstå diskussioner om huruvida hyresgästen fullföljt sina åtaganden när det är dags att byta ut lekredskapen. (Det är dock del av en annan diskussion.) Spelplansmarkeringar (internförhyrning) Ett exempel på en mycket olycklig gränsdragning rör spelplansmarkeringar på golvet i en gymnastiksal i en av stadens skolor. Hyresvärden bytte golv i enlighet med sin underhållsplan (som verksamheten inte kände till). När arbetet var avslutat och golvet återställt fick hyresgästen en faktura på 50 000 kr för målning av nya linjer. Fakturan betalades och sedan blev LiMa tillfrågat om det gått rätt till. LiMa tog kontakt med förvaltaren och fick då beskedet att linjerna var verksamhetens ansvar. Som stöd för sitt påstående visade förvaltaren upp en generell gränsdragningslista med följande gränsdragning: Linjemarkeringar, spelplan Ägare Investeringsansvar Reinvesteringsansvar Driftansvar Underhållsansvar Hv Hv Hg Hg Hg I detta exempel valde man alltså att dra gränsen på ett sådant sätt att en av parterna för att kunna fullfölja sina åtaganden, i detta fall underhåll av golvet, måste göra åverkan på något som motparten ansvarade för. Argumentationen med förvaltaren byggde på ovan nämnda princip den som gör åverkan på annans egendom ska återställa skadan i det ursprungliga skicket och det framställdes en begäran om att hyresvärden skulle återbetala de 50 000 kr för linjerna till verksamheten. Reflektion Detta exempel pekar på en rad problem som man måste vara medveten om när man funderar över vilket ansvar man lämnar över till hyresgästen. Om man av en eller annan anledning väljer att dra gränsen på det sätt som gjorts i det här fallet, krävs det att hyresgäst och hyresvärd i förväg kommer överens om vilka åtgärder som är nödvändiga så att saker och ting görs i rätt ordning och att dubbelarbete och onödiga kostnader undviks. Hade hyresgästen t.ex. behövt måla om linjerna innan golvet byttes hade detta medfört dubbla kostnader och rent faktiskt en ekonomisk förlust för kommunen på 50 000 kr. Utdraget ur gränsdragningslistan ovan pekar även på en annan viktig fråga, nämligen om det är rimligt att ålägga hyresgästen ett s.k. reinvesteringsansvar för saker som hyresvärden äger och tar betalt för via hyran. I detta fall var avsikten att låta hyresgästen stå för målningen av nya linjer som gör det möjligt att utöva andra bollsporter. Detta är dock inte fråga om en reinvestering (utbyte av en befintlig anläggning i syfte att behålla lokalens funktion) utan snarare en verksamhetsanpassning som hyresgästen enligt praxis ändå ska bekosta. I en ansvarslista för hyresgästen hade därför endast hyresgästens underhållsansvar för de befintliga linjerna tagits upp. Önskemål om ytterligare linjer hanteras som en tilläggsbeställning och regleras eventuellt i form av ett tilläggsavtal.
Byte av ventilationssystemet hur långt sträcker sig hyresgästens ansvar? En annan stor post som kan ge upphov till diskussioner och höga kostnader berör ventilationssystemet och allt som hänger ihop med det, t.ex. undertak, kylanläggningar och fettavskiljare. När det gäller fettavskiljare handlar det ofta om vem som ska utföra/ bekosta funktionskontroll och rensning av systemet. Dyrt, och därmed en anledning till diskussion, blir det när det är fråga om utbyte av ventilationsanläggningen. Beroende på vad som föranleder bytet kan diskussionen om vem som ska bekosta det hela leda till olika resultat. Föranleds bytet av nya myndighetskrav eller förändringar i verksamheten är det ofta hyresgästen som får bekosta det hela. Oftast behöver inte ventilationsanläggningen bytas för att anpassas till de nya förutsättningarna och det är knappast någon större fråga att hyresgästen ska bekosta åtgärderna. Men hur hanterar man när anpassningen kräver byte av hela ventilationssystemet? Vem ska stå för kostnaden? I enlighet med grundregeln den som äger en anläggning har det fulla ansvaret för den är det hyresvärden som ska se till att ventilationssystemet fungerar och att det byts ut när det inte fungerar längre. Detta är dock inte alldeles självklart, eftersom hyresvärden gärna påstår att bytet innebär standardhöjande åtgärder eller en upprustning av lokalen. Utifrån det resonemanget betraktas bytet av ventilationssystemet som en investering som hyresgästen får betala för i form av en tilläggshyra. Detta är fel, eftersom lokalen (och ventilationen är en del av den) hyrs in i fullt brukbart skick (JB 12:9, 1st) och det är hyresvärdens ansvar att se till att funktionen bibehålls under hela hyresförhållandet (JB 12:15). Även om man skulle komma fram till att ett nytt ventilationssystem i viss mån höjer standarden på lokalen ska hyresgästen inte drabbas av hela investeringen utan endast av den del som utgör en förbättring av lokalen jämfört med standarden som man en gång har avtalat om. Den avtalade hyran täcker nämligen hyresvärdens kostnader för att bibehålla lokalens funktioner enligt hyresavtalet. Enligt vårt förmenande kan hyresgästen åta sig underhållsansvaret för en viss anläggning, dvs. hyresgästen svarar för att funktionen bibehålls. Konkret innebär det att hyresgästen t.ex. kan låta utföra funktionskontroll, rengöring och i viss mån reparationer på ventilationssystem, fettavskiljare och dylikt. Däremot ligger ansvaret för att byta ut en uttjänt anläggning alltid hos hyresvärden. Ekonomiska konsekvenser Frågan är kopplad till ägandeprincipen och i viss mån även till frågan om vad som är långsiktigt bäst för kommunen (koncernnytta). Om hyresgästen bekostar utbytet av anläggningen blir denne strängt taget ägare till den och har därmed rätt att ta den med sig vid avflyttning från lokalen. Detta är dock praktiskt omöjligt när det gäller sådant som faller under tillbehörsreglerna i JB kap 2. Ett ventilationssystem tillfaller således alltid hyresvärden, vilket innebär att hyresvärden gör en dubbel vinst (får en ny ventilationsanläggning och tar betalt för den). De ekonomiska konsekvenserna är möjligen inte så dramatiska när det gäller interna förhyrningar, då internhyressystemet alltid ska vara ett nollsummespel och hyresgästens (verksamhetens) reinvestering i fastigheten i princip endast innebär en omfördelning av pengaströmmarna inom den kommunala ekonomin. Likväl innebär reinvesteringsansvaret för hyresgästen att denne förlorar pengar som borde användas till att utveckla och förbättra kvaliteten på kärnverksamheten.
När det gäller externa förhyrningar innebär hyresgästens reinvesteringsansvar en dubbel förlust. Verksamheten får mindre resurser att lägga på sin egen utveckling och kommunen som helhet investerar i andras fastigheter utan att kunna dra nytta av detta fullt ut. Hyresgästen ska därför inte åta sig någon form av reinvesteringsansvar.