Projektplan - implementering av innovationssystem i Motala kommun

2014-03-20 Slutversion Sida 1 (19) Kommunledningsförvaltningen Jan Holmberg Telefon 0141 22 50 10 Mobiltelefon 070 564 27 38 Telefax 0141 57714 e-postadress jan.holmberg@motala.se Projektplan - implementering av innovationssystem i Motala kommun 1 Bakgrund Genom att systematiskt arbeta med idéer, förslag och innovationer ska medarbetarna engageras för att uppnå vision och mål utifrån medborgares och kunders behov. Kommunens framtida utmaningar innefattar bland annat - en hållbar tillväxt, - barns/ ungas hälsa/skolresultat samt - omsorg och boende för äldre. Utmaningarna ska mötas med sannolikt minskade resurser. Det krävs ett systematiskt arbete både med förbättringar och nya innovativa lösningar för att klara framtidens välfärd. Visionen säger att "Motala ska vara en innovativ och attraktiv del av Östgötaregionen där det är enkelt att bo och verka". Motala kommuns kärnvärden är öppna, stolta och nyskapande. Ett innovationssystem blir bevis för trovärdigheten mot vision, kärnvärden och mål. Det stärker också ett positivt arbetsklimat och bilden av kommunen som en attraktiv arbetsgivare. Inom socialförvaltningen i Motala kommun finns en bred erfarenhet av att engagera medarbetare i innovationsarbete genom PIMM ett projekt som drevs mellan åren 2007-2010. PIMM syftade till att ta vara på medarbetarnas idéer till nya arbetssätt, tjänster eller produkter som underlättar det dagliga arbetet eller förbättrar vården och omsorgen. Efter PIMM-projektet 2010 ställde sig kommunens samtliga nämnder positiva till ett kommungemensamt verktyg för idéer och förbättringar från de anställda. Den 19 februari 2013 beslutade kommunstyrelsen att införa ett innovationssystem för Motala kommun, med ett övergripande förhållningssätt till idéer, förbättringsförslag och innovationer, som ska utgöra en del av kommunens ledningssystem LedMot. Kommunledningsförvaltningen har fått i uppdrag av kommunstyrelsen att i samverkan med övriga förvaltningar införa innovationssystemet. Ett arbete har pågått under 2013 och första delen av 2014 med avsikten att innovationssystemet ska bli en integrerad del av verksamhetsutveckling med syftet att ta vara på medarbetarnas kreativitet. Projektplanen är skriven av personalstrateg Ewa Soame, idélots Annika Nordström och utvecklingschef Jan Holmberg. En omfattande dialog har skett med representanter för kommunens förvaltningar och med direkt stöd av företrädare för Helix vid Linköpings Universitet, Regionförbundet Östsam och Crearum AB. Postadress Besöksadress Telefon vxl Webbplats 591 86 Motala Drottninggatan 5 0141-22 50 00 motala.se

2 Förväntad nytta 2.1 Ledningssystem - LedMot Motala kommun har ett ledningssystem sedan 2010 - LedMot. Innovationssystemet ska utgöra en integrerad del av LedMot och vårt arbete med verksamhetsutveckling i den gemensamma ledningen och styrningen av kommunen. Ständiga förbättringar är en strategi (Figur 1) för verksamhetsutveckling i syfte att nå vår vision och våra mål. Strukturen utgörs av LedMot (fig 2) med verktyg som bland annat servicegarantier, synpunktshanteringssystem och innovationssystem. Kulturen är den uppsättning av värderingar som är förhärskande i en organisation. Värderingarna är avgörande för om organisationen faktiskt handlar enligt fastslagen strategi och struktur för att uppnå vision och mål. Figur 1: Referens: Martin Sande Kommunen ska arbeta med både ständiga förbättringar och innovationer för att få en synergieffekt som ger ökad utvecklingsförmåga. Många idéer från våra medarbetare ska ge både förbättringar och innovationer. Implementeringsprojektet ska visa hur denna strategi ger ökad utvecklingskraft. Innovationssystemet ska vara en naturlig del av verksamheten. Kommunens verksamheter ska styra mot vision och mål genom att sätta mål och mäta på genomförda förbättringar och innovationer per medarbetare och år. Varje förvaltning ska formulera sina utmaningar i implementeringsprojektet för att direkt koppla ihop en nytta till innovationssystemet. Servicegarantier och synpunktshantering för medborgare och kunder är befintliga verktyg för verksamhetsutveckling. Innovationssystemet ska samverka med dessa verktyg och bidra till uppfyllande av servicegarantierna. Servicegarantierna visar vilken nivå medborgare och kunder kan förvänta sig av kommunens tjänster. Synpunktshanteringen ger möjlighet att enkelt återkoppla på kommunens service. Inkomna synpunkter utgör sedan ett underlag för medarbetarnas arbete med förbättringar och innovationer. Erfarenheterna från PIMM-projektet och den långa förankringsprocessen, vid införande av ett kommungemensamt system, visar att varje förvaltning, enhet och medarbetare måste göra innovationsbegreppet till sitt eget. Detta kräver en omfattande kommunikation och delaktighet som leder till en kultur som bejakar innovationsarbete. Inte minst viktigt är att bygga på det idéarbete som redan finns i förvaltningarna. Centralt är också hur arbetet med förbättringar och innovationer organiseras och leds för att skapa gynnsamma förutsättningar för den kreativitet som blir drivkraften i innovationssystemet. 2

Figur 2 Ledningssystemet i Motala kommun är ett ramverk för hur vi styr, driver och utvecklar vår verksamhet och våra tjänster. Bilden ovan visar ledningssystemet i sin helhet. Innovationssystemet är ett av verktygen för verksamhetsutveckling. Innovationssystemet (Figur 3) ska bestå av många olika delar som tillsammans bygger en struktur för hur kommunen systematiskt kan arbeta med idéer, ständiga förbättringar och innovationer. Verktyget består av fler stöttande strukturer. Figur 3 Innovationssystem 3

1.3 Kund- och medborgarperspektiv Motala kommun ska i dialog med individer, grupper, företag och organisationer ge god service med möjlighet till inflytande för dem som nyttjar eller berörs av kommunens verksamhet. Genom systematiskt arbete och dialog ska medborgare och kunder känna sig delaktiga och ges möjlighet att påverka utbud och kvalité på tjänster och service. Medarbetardrivna förbättringar och innovationer ska kopplas till kund- och medborgardialogen. Innovationssystemet ska stärka kommunens varumärke som arbetsgivare och locka såväl nya medarbetare som medborgare, vilket också ska bidrar till ökad tillväxt i kommunen och regionen. 1.4 Medarbetarskap och samverkan Innovationssystemet ska bidra till en ökad måluppfyllelse genom integrering i mål- och resursplan samt verksamhetsplan. Detta genom att arbetet bland annat ska bidra till att uppfylla kommunens inriktningsmål och resultatmål för medarbetare: Motala kommun ska erbjuda en hälsofrämjande arbetsplats där medarbetarnas kompetens, kreativitet och engagemang tas tillvara. Medarbetarna ska uppleva ett motiverande och stödjande ledarskap, delaktighet i verksamheten samt att deras kompetens tas tillvara. Motala kommun har ett samverkansavtal mellan arbetsgivare och personalorganisationer. Samverkansavtalet stödjer innovationssystemet och vice versa. Ett av målen med kommunens samverkansavtal är att skapa förutsättningar för ett positivt arbetsklimat, en god hälsa och en arbetsmiljö som präglas av inflytande, delaktighet och utveckling för medarbetarna. Syftet med samverkansavtalet är att bland annat att underlätta samverkan mellan parterna och nå en gemensam syn på problem och dess lösningar i den dagliga verksamheten. Samverkansavtalet har även som syfte att stödja utvecklingen av kompetens, såväl yrkesmässig som personlig, och ge samtliga medarbetare möjlighet och förutsättningar för detta. Ett systematiskt arbete med medarbetardrivna innovationer ska bidra till större medvetenhet hos den enskilde medarbetaren om hans/hennes betydelse för organisationens och arbetsplatsens utveckling. Det ska även ge ökad självkänsla och förmåga till idétänkande och problemlösande hos medarbetaren samt bidra till ett kreativt klimat. En medarbetarroll med ökat fokus på kreativitet förutsätter en förändrad ledarroll. Ledaren i en innovativ organisation är coachande jämfört med traditionen expert/problemlösare. En grund för innovationsarbete är arbetsplatsträffen. Avsikten är att inom ramen för projektet skapa en systematik för idéarbete vid arbetsplatsträffen t.ex. genom styrning av dagordning och former för dokumentation och genomförande. 3 Projektets uppdrag Kommunledningsförvaltningen har fått i uppdrag att utveckla och införa ett innovationssystem i hela Motala kommuns organisation enligt beslut fattat av kommunstyrelsen den 19 februari 2013. Uppdraget ska genomföras i samverkan med hela förvaltningsorganisastionen. 4

Ett planeringsprojekt med ekonomiskt stöd av Vinnova har genomförts i samverkan med Regionförbundet Östsam och forskningsprogrammet Helix vid Linköpings Universitet, med syftet att ta fram en projektplan för implementering av innovationssystemet. Regionförbundets avsikt med sin medverkan är att möjliggöra spridning av innovationsarbete till fler kommuner och organisationer i regionen. Helix samverkar med kommunen i syftar till att följeforska på implementeringen och innovationssystemets påverkan på organisationen. Under implementeringsprojektet ska dess resultat dokumenteras så att även andra kommuner och organisationer ska kunna ta lärdom av erfarenheter. Innovationssystemet ska även beskrivas i en metodbok så att erfarenheterna kan bli tillämpbara för enskilda arbetsgrupper både inom privat och offentlig verksamhet. Projektets slutprodukt är en hållbar organisation inklusive både struktur och kultur för Motala kommuns innovationsarbete. Detta ska uppnås genom att genomföra projektplanens aktiviteter för att uppnå projektmålen. 4 Projektets mål 4.1 Övergripande mål Samtliga förvaltningar ska organisera för och använda innovationssystemet som ett verktyg för att ta tillvara medarbetarnas idéer i arbetet med verksamhetsutveckling. I detta mål ingår att främja ledarskap för innovationer. Samtliga medarbetare i Motala kommun ska ges kunskap om innovationsarbete och vara delaktiga i innovationssystemets tillämpning. I detta mål ingår att främja medarbetarskap för innovationer. Andra kommuner och organisationer ska kunna dra lärdom och nytta av de erfarenheter som Motala kommun får vid införande av ett innovationssystem. 4.2 Mål för delprojekt Motala kommun ska uppfylla samtliga delar i SIS-standarden. Mål, indikatorer och nyckeltal för innovationsarbete ska fastställas. Kompetenshöjande insatser ska vara genomförda inom samtliga nivåer. Idébank för att sprida goda exempel ska vara genomförd och i funktion Kommunikationsplanen ska vara genomförd i alla delar. Spridning ska har genomförts kontinuerligt och dokumenterats. Kvalitetsdagar ska ha genomförts enligt plan. Ett koncept för kreativa miljöer, mötesplatser och verktyg ska tas fram och minst två piloter genomförts. Idéutvecklingsmodell med innovationsprocess ska vara implementerad. Innovationspanelen ska vara införd och etablerad. 5

5 Avgränsningar Ständiga förbättringar är en strategi för verksamhetsutveckling och innovationssystemet utgör ett av verktygen för verksamhetsutveckling tillsammans med servicegarantier och synpunktshanteringssystem. Projektet ska inte arbeta med att utveckla de övriga verktygen för verksamhetsutveckling men förhålla sig till strategin som grund och tydliggöra hur arbetet med verktygen kan integreras. Projektet ska inte avsätta särskilda resurser för att följa upp mål och nyckeltal under projektperioden. Uppföljningen sker i delårsrapport och bokslut enligt gängse rutiner. Projektet ansvarar inte för övriga delar som omfattas av Kvalitetsdagarna, exempelvis arbetet med årets hälsoarbetsplats, årets miljöarbetsplats, med mera. Projektplanen innefattar inte resurser för följeforskning. Helix vid Linköpings Universitet har sökt särskilda medel för detta från Vinnova inom MIO-projektet. 6 Beröringspunkter LedMot integration i ledning och styrning genom politiska riktlinjer för innovationsarbete i ledningssystemet SKL:s projekt Ständiga förbättringar spridning till SKL och övriga kommuner i detta projekt inklusive lärande av de andra kommunernas arbete Hälsoombudsorganisationen förebild samverkan kommunikation Hälsoinspiration förebild samverkan kommunikation Ledarutvecklingsprogrammet integration - ska innehålla insatser avseende ledarskap för innovation Rekryteringsanvisningar tydliggöra rekrytering för att främja innovationer Personalpolitiskt program stödjer innovationsarbetet och ska integreras tydliggöra innebörden av medarbetarskap för att främja innovationer Mer innovation i offentlig sektor MIO parallellt projekt för följeforskning Samverkansorganisation stödjer innovationsarbetet och ska integreras Kompetensförsörjning projektets erfarenheter ska utgöra underlag för övergripande kompetensförsörjning med framtida utbildningsinsatser på olika nivåer 7 Intressenter Medborgare och kunder har stort intresse av att kommunen använder resurser effektivt, håller en hög och jämn kvalitet och hela tiden utvecklar och förbättrar verksamheten. De förtroendevalda i Motala kommun har ansvar för att tjänstemannaorganisationen styrs så att den skapar största möjliga nytta för våra medborgare och kunder Medarbetare och chefer i Motala kommun förväntas bidra med och genomföra idéer till nya arbetssätt, tjänster eller produkter. Dessa intressenter samt personalorganisationerna har intresse av att kommunen är en attraktiv arbetsgivare. Motalas näringslivsbolag - Tillväxt Motala och Nyföretagarcentrum i Motala har intresse av att kommunen lever upp till sin vision och samverkar med näringslivet för 6

att nå sitt mål med ökad tillväxt. Motala kommuns innovationsarbete tar höjd även för att medarbetare utvecklar innovationer till eget företagande. Kvalitetsnätverket Q-Öst, Regionförbundet Östsam, Linköpings universitet (LiU) inklusive Helix och Centrum för kommunstrategiska studier, Almi, Vinnova, Sveriges kommuner och landsting (SKL) samt andra kommuner, företag och organisationer som vill följa Motalas arbete. 8 Genomförande Implementeringsprojektet genomförs enligt den struktur som beskrivs i Motala kommuns gemensamma anvisningar för projektarbete, se figur 4 nedan. Figur 4 Motala kommuns projektmodell Nedan beskrivs huvudaktiviteter i implementeringsprojektet: 8.1 SIS-CEN/TS 16555-1:2013 Del 1 - Ledningssystem för innovation (Innovation Management System) SIS (Swedish Standards Institute) är en medlemsbaserad, ideell förening som är specialiserad på nationella och internationella standarder. SIS är marknadsledande på standarder i Sverige. SIS dotterbolag, SIS Förlag AB, ger ut och säljer standarder och handböcker samt erbjuder utbildning och konsulttjänster. SIS har sedan 2009 arbetat med att ta fram en standard för Innovation management. Motala kommun använder som första kommun den nya SIS-standarden som ger vägledning för vilka strategiska delar som ett innovationsledningssystem behöver innehålla. Genom att använda standarden ökar repeterbarheten och förutsättningarna för spridning till andra som vill lära av Motala. Vid implementeringen av innovationssystemet ska Motala kommun använda den nya SIS-standarden för att säkerställa funktionen för innovationssystemet. Regelbundet ska återkommande skattningar göras av nuläget i innovationsarbetet för att kunna mäta implementeringens effekter. Efterhand skattningarna genomförs fokuseras på förstärkta insatser för att höja uppfyllandenivån på ledningssystemets delar enligt uppsatt projektmål och kopplat till huvudaktiviteterna i projektet. De övergripande delarna i SIS-standarden är: Definitioner och begrepp Organisationens omvärld/kontext och intressenter 7

Ledarskap för innovation: vision, strategi, ledningens ansvar, innovationskultur, roller och ansvar Planering av systemet: risker och möjligheter Möjliggörare för innovation: organisering, resurser, kommunikation, IPR, samverkan Innovationsprocessen: nyckelkomponenter och utvärdering Utvärdering och förbättring av ledningssystemet för innovation 8.2 Mål, indikatorer och nyckeltal Projektet ska ta fram kommungemensamma mål och indikatorer/nyckeltal och rutiner för hur innovationssystemet ska kunna följas upp, mätas och förbättras. Målen ska ha en bäring på genomförda förbättringar/innovationer per medarbetare och år. Inom ramen för projektet ska också problematiseras om och hur genomförda förbättringar och innovationer faktiskt leder till effektivare resultat med nöjdare kunder. Förbättringar och innovationer ska ytterst ha bäring på kommunens vision, politiska prioriteringar och mål. Varje förvaltning ska under projekttiden beskriva sina utmaningar för att nå sina mål. Detta ska vara ett led i arbetet med att implementera innovationssystemet. 8.3 Kompetenshöjande insatser Projektet ska beskriva roller och ansvar för innovationsprocessen samt identifiera resurspersoner på olika nivåer i respektive förvaltning. I implementeringsprojektet ska kompetenshöjande insatser genomföras för medarbetare på kommunövergripande nivå, förvaltningsnivå, och enhetsnivå. Nya roller med anledning av innovationssystem innebär inte att nya befattningar behöver inrättas utan är en del av arbetet med att stärka arbetsgivarvarumärket och att finna alternativa karriärvägar för medarbetare. Samtliga chefer, politiker, fackliga organisationer och medarbetare får utbildning och/eller information inom ramen för projektet. De organisationer som följer vårt arbete ges möjlighet att delta vid utbildningar. Innehållet i utbildningarna ska i första hand utgå från: - Idéutvecklingsmodell och process enligt metodbok - SIS-standardens delar (se avsnitt 8.1 ) - Mål, nyckeltal och indikatorer i Motala kommun 8.4 Idébank I projektet ska en idébank skapas på intranätet och på den publika webbsidan motala.se/ kommun för att sprida goda exempel på förbättringar och innovationer. Genom att kommunicera goda exempel stimuleras fler idéer. Ett formulär ska utformas i IT-stödet för synpunktshantering som idag hanterar synpunkter från medborgare och kunder. Idébeskrivningsformuläret ska användas för att medarbetare och chefer enkelt ska kunna 8

dokumentera idéer och hantera genomförande. Idébanken har även som funktion att ge statistik och underlag för uppföljning av genomförda förbättringar och innovationer. En ambition inom projektet är också efterhand att regelmässigt värdera resultatet av genomförda förbättringar och innovationer. 8.5 Informations- och utbildningsmaterial En central del av implementeringsarbetet består av att med stöd av informationsmaterial kommunicera både internt och extern. Behovet av informationsinsatser och verktyg beskrivs i kommunikationsplanen. Projektet ska använda tydlig ledningskommunikation. Med stöd av informationsmaterial ska cheferna kommunicera projektet från den högsta ledningen till alla arbetsplatser och den enskilde medarbetaren. På motsvarande sätt ska också kommunikationen gå andra vägen från medarbetarna upp till ledningen. Med hjälp av webbenkät till alla medarbetare följs projektets och innovationssystemets kännedom och effekter upp vid två tillfällen. En metodbok ska tas fram för Motala kommun innovationsarbete som kan utgöra grund för de utbildningar som sak genomföras på olika nivåer i organisationen. 8.6 Kreativa miljöer, mötesplatser och verktyg En av förutsättningarna för att erbjuda en hälsofrämjande arbetsplats och att ta vara på medarbetarnas kreativitet är att skapa innovativa miljöer. Detta kan vara i form av exempelvis kreativa rum, spontana mötesplatser, med verktyg och material som uppmuntrar och visualiserar kreativt tänkande. Kreativa miljöer är viktiga ur en symbolik som visar på ett helhetsgrepp kring en innovativ organisation. 8.7 Kvalitetsdagar För att lyfta och synliggöra goda exempel planeras kvalitetsdagar i likhet med kommunens hälsoinspirationsdagar. Kvalitetsdagarna syftar till att inspirera innovationsarbetet samt uppmärksamma kreativa och innovativa arbetsplatser som förbättrat sin verksamhet. Vid dessa tillfällen kommuniceras även hur projektet fortskrider. Målgrupp för kvalitetsdagarna är kommunledning och nyckelpersoner inom projektet. Målgrupp är också företag och organisationer i vårt lokala nätverk för innovationer (se avsnitt 8.9) samt kommuner som följer Motalas arbete. 8.8 Idéutvecklingsmodell med innovationsprocess En central del i innovationssystemet är idéutvecklingsmodellen (Figur 5). Den modell som beskrivs nedan ska vidareutvecklas och fastställas i projektet. Denna ska också kompletteras med en beskrivning av hur innovationsprocessen hanteras i organisationen bl.a. genom ett IT-stöd kopplat till en idébank. Ideutvecklingsmodellen och innovationsprocessen blir centrala delar i den metodbok som ska tas fram inom projektet. 9

Figur 5 Motala kommuns idéutvecklingsmodell 8.9 Spridning och följeforskning Andra kommuner, företag och organisationer erbjuds ta del av och inspireras av Motalas innovationssystem. Våra erfarenheter vid implementeringen av innovationssystemet ska spridas systematiskt. För att underlätta spridning har projektets huvudaktiviteter fokus på repeterbarhet. Regionförbundet Östsam kommer under implementeringsprojektet att följa utvecklingen och vara en av de parter som sprider information och lärdomar till andra kommuner och organisationer i regionen. Regionförbundets kommer bland annat att bidra med stöd för att ta fram en metodbok som med slutsatser, lärdomar och metoder beskriver hur en kommunal organisation systematiskt kan arbeta med ständiga förbättringar och innovationer. Från 2015 ombildas Regionförbundet till regionkommun med en regionstyrelse som har ansvar för både regionala utvecklingsfrågor och sjukvård. Detta underlättar spridning och samverkan med sjukvården kring medarbetardrivna innovationer. Via Q-Öst, finansierat av CKS (Centrum för kommunstrategiska studier vid LiU) och deltagande kommuner, kommer Motala kommuns systematiska arbete med medarbetardrivna innovationer att följas. Q-Öst är ett regionalt kvalitetsnätverk där sju kommuner i Östergötland ingår samt Tranås. Deltagarna kommer att bjudas in till gemensamma informationstillfällen, utbildningsdagar och få ta del av material som publiceras. Avsikten är också en återkommande dialog i vid Q-Öst-nätverkets månatliga träffar för att få återkoppling på hur kommunerna uppfattar Motalas arbete. Sveriges kommuner och landsting (SKL) driver projektet Ständiga förbättringar. Där ingår förutom Motala kommun även Piteå, Vetlanda, Malung/Sälen och Borås. Ett syfte med projektet är att deltagande kommuner ska sätta mål för antalet inlämnade och förverkligade idéer och förbättringsförslag per medarbetare. Motala kommun har även 10

avsikten att sprida implementeringsprojektet till dessa kommuner och föra en dialog kring erfarenheter. Kommunen ska samverka med näringsliv, föreningar och andra myndigheter kring lokalt innovationsarbete i Motala. Tillsammans med näringslivsbolaget Tillväxt Motala organiseras ett lokalt nätverk under våren 2014. Genom detta nätverk ska samarbete och spridning av goda exempel underlättas. En del av detta är att främja att innovationer från kommunala medarbetare kan leda till företagsidéer och nyföretagande. Under de senaste fyra åren har V45, en regional innovationsvecka, arrangerats på initiativ från Linköpings universitet. Denna vecka hålls seminarier med fokus på innovationer i näringsliv, privata näringslivet och i föreningslivet. Från 2014 kommer denna veckas aktiviteter i Motala samordnas av ovan angivet nätverk och bli en manifestation av det lokala innovationsarbetet. I implementeringsprojektet ska samverkan med bildningsförvaltningen avseende entreprenörskap i skolan och entreprenöriellt lärande främjas. Arbetet kommer att redovisas vid heldag med öppet hus under V45. Motala kommun ska sprida goda exempel med en kombinerad extern och intern idébank på webben. Avsikten är att bygga upp en systematik för att enkelt och intresseväckande kunna sprida goda exempel från medarbetare och kunder/medborgare. Det goda exemplets makt är stark och lockar till fler innovativa idéer. Motalas arbete med spridning av implementeringen och utveckling av innovationssystemets effekter på organisationen, underlättas av den följeforskning som görs genom Helix. Helix är ett flervetenskapligt forskningscenter vid Linköpings universitet. Helix arbetar med arbetslivsfrågor utifrån ett partnerskap mellan universitet, näringsliv, offentlig sektor och arbetsmarknadsorganisationer så kallat Triple-helix-samarbete. Genom fortsatt utveckling av det fleråriga samarbetet med universitetet, finns ett omfattande material om hur Motala kommun tagit fram sitt innovationssystem. För fortsatt följeforskning har Helix ansökt om projektfinansiering inom Vinnovas program Innovationsledning och organisering, utlysningen Innovativ organisering (MIO Mer innovation i offentlig sektor). Dokumentationen vid följeforskningen ger möjlighet för andra kommuner att se framgångsfaktorer och risker. 8.10 Innovationspanel Tillsammans med det lokala nätverket i Motala, där offentliga verksamheter, privata företag och ideella organisationer kan ingå, ska en innovationspanel skapas. Till innovationspanelen inbjuds även representanter för Linköpings universitet. Panelen ska bestå av personer med stort intresse för och kompetens vad avser innovationer. Syftet är att lyfta särskilt intressanta idéer från medarbetare både inom det privata näringslivet, offentliga verksamheter och ideella organisationer. Innovationspanelen ska ge råd och stöd för medarbetaren att vidareutveckla sina idéer. Ett förslag är också att innovationspanelen varje år utser pristagare inom ovan angivna kategorier. Pristagarna kan lämpligen utses vid innovationsveckan v 45. 11

9 Övergripande tidplan med aktiviteter Implementeringsprojektet startar den 15 maj 2014 och pågå till den 14 november 2016. Med hänsyn till projektledarens start kan projekttiden behöva förskjutas. Nedan redovisas en översiktlig tids- och aktivitetsplan. När projektledaren anställts ska den Tidoch aktivitetsplan som detta avsnitt bygger fastställas med en högre detaljeringsnivå. 9.1 Rekrytering av projektledare. Rekryteringsunderlag är framtaget i planeringsprojektet och annons går ut omgående efter beslut om medel. En extern rekryteringsprocess kan leda till att projektledaren inte är på plats förrän efter sommaruppehållet med hänsyn till eventuella uppsägningstider. Även interna sökanden uppmuntras. Kostnader 50 000 kr Ansvar: Projektledare planeringsprojekt Jan Holmberg 9.2 Projektgrupp och styrgrupp Temporär projektledare utses för projektet ska kunna starta. Vidare säkerställs att projektgrupp och styrgrupp är organiserad vid projektstart. Ansvar: Projektledare planeringsprojekt Jan Holmberg 9.3 SIS-standard Genomgångar av innehåll och självskattning av SIS-standard på kommunledningsnivå och förvaltningsnivå kan påbörjas under våren. Självskattningen ska vara en årligen återkommande aktivitet under projektet. Första gången denna aktivitet genomförs under hösten 2014 utnyttjas konsultstöd. Kostnad för konsult och genomförande av workshops vid samtliga förvaltningarna: 150 000 kr Ansvar: Projektgrupp och förvaltningschefer 9.4 Mål, indikator och nyckeltal Arbetet påbörjas omgående med tidplan att integreras med mål och resursplan för 2015 dvs grundarbetet genomför innan sommaruppehållet 2014. Kostnad: Omvärldsspaning - utbildning/konferens/studiebesök 10 000 kr Ansvar: Projektledare 12

9.5 Kompetenshöjande insatser Under 2014 genomförs mindre insatser som enstaka utbildningar genom direktupphandling. En mer omfattande upphandling av kompetenshöjande insatser på olika nivåer i organisationen genomförs under hösten 2014. Stor vikt ska läggas vid att specificera krav på utbildningsinsatserna. Den övervägande delen av de kompetenshöjande insatserna genomförs under 2015 och 2016. I de kompetenshöjande insatser finns separata medel för SIS-standardens användning och genomförande av kvalitetsdagar. För varje utbildningsaktivitet sker en separat utvärdering. Kostnader för kompetenshöjande insatser: 400 000 kronor Ansvar: Projektledare med stöd av personalstrateger/personalkonsulter 9.6 Idébank Arbetet med en digital idébank påbörjas omgående. Inledningsvis sker enklare redovisning på extern och intern webb manuellt med goda exempel. Avsikten är att under projektet göra en digital idébank kopplat till kommunens IT-stöd för externa synpunkter och interna förslag till förbättringar och innovationer. Det ska vara enkelt att kommunicera goda exempel och de ska redovisas på attraktivt sätt. Arbetet inleds med en kravspecifikation med konsultstöd. Därefter sker en upphandling av själva IT-stödet för idébanken. I uppdraget ingår ett formulär för den interna hanteringen av förbättringsförslag och innovationer. Tidplanen är idébanken är i funktion vid årsskiftet 2014/2015. Kostnad för konsultinsatser: 150 000 kronor Ansvar projektledare med stöd av IT-enhet och kommunikatörer 9.7 Informations- och utbildningsmaterial Kontinuerligt under projektet genomförs kommunikationsinsatser enligt projektets kommunikationsplan. En fullständig kommunikationsplan fastställs i en första version med högsta prioritet. Kommunikationsplanen ska revideras efterhand uppföljningar genomförts. En metodbok för innovationsarbete tas i en första version fram under hösten 2014. Metodboken tas enbart fram i en digital version inom projektet. Kostnad för kommunikationsstrategi, grafisk utformning och layout samt produktion av material 200 000 kronor Ansvar projektledare och kommunikatörer 9.8 Kreativa miljöer, mötesplatser och verktyg Aktiviteten bygger på att i kommunen administrativa lokaler och verksamhetslokaler skapa kreativa miljöer och mötesplatser försedda med olika verktyg som underlättar ett innovativt arbete. Till exempel kreativa rum med lämplig möblering, dekoration och 13

verktyg eller öppna mötesplatser som ger goda möjligheter till spontana eller återkommande dagliga möten. Ett första steg under 2014 är att med konsultstöd ta fram ett koncept för hur de kreativa miljöerna ska utformas. Under 2014 påbörjas två piloter i samverkan med en arbetsplats i kommunhuset och en arbetsplats i en verksamhet. Med erfarenheter från piloter fortsätter genomförande. Kostnader för studiebesök, konsultstöd och materialkostnader 100 000 kr Ansvarig: Projektledare i samverkan med berörd arbetsplats. 9.9 Kvalitetsdagar Inom projektet genomförs 3 kvalitetsdagar Vid kvalitetsdagar ges inspirationsföreläningar och goda exempel på förbättringar och innovationer redovisas. Eventuell sker samordning med aktiviteter under innovationsveckan v 45. Ansvar projektledaren Kostnad för föreläsare, lokaler och förtäring 150 000 kr 9.10 Idéutvecklingsmodell En vidareutveckling av idéutvecklingsmodellen påbörjas omgående. Inkluderar även processen att dokumentera, besluta och genomföra förbättringar och innovationer. Klar för tillämpning från 1 januari 2015. Genomförs i samverkan med konsulter. Ideutvecklingsmodellen och innovationsprocessen utgör centrala delar i metodboken. Samordning sker med aktiviteten avseende idébank. Ansvar projektledare Kostnad för konsultarvoden - 50 000 kr 9.11 Innovationspanel Avsikten är att starta innovationspanelen under hösten 2014 efter förberedelser under våren. Panelen träffas två gånger per år och utser vid sitt höstmöte pristagare inom kategorierna privat verksamhet, offentlig verksamhet och ideella organisationer. Inga arvoden utgår för panelens ledamöter. Kostnader för panelens sammanträden. Ansvar projektledare Kostnad 10 000 kr 14

10 Kvalitetssäkring och uppföljning Kvalitetssäkring och uppföljning kommer att ske genom: o Styrgruppsmöten o Projektgruppsmöten o Dialog i ledningsgrupper och på arbetsplatsträffar (APT) o Nämndssammanträden (delårsrapport/årsbokslut) o Centrala samverkanskommittén (CSK) Implementeringen ska utvärderas fortlöpande genom dessa forum och processen formas kontinuerligt efter organisationens behov. Projektmålen följs upp av projektledaren i samband med ordinarie delårsrapport och årsbokslut. Med hjälp av webbenkät till alla medarbetare ska projektet vid ett tillfälle 2015 och vid ett tillfälle 2016 undersöka kännedom och uppfattning om projektet och innovationssystemet. Webbenkäten utformas och utvärderas i dialog med Helix. Helix interaktiva följeforskning blir en del av kvalitetssäkring och uppföljning. 11 Rapporteringsrutiner Kommunchefens ledningsgrupp Styrgruppens ordförande och projektledaren återkopplar en gång per kvartal till kommunchefens ledningsgrupp: o Hur projektet fortlöper i förhållande till tids- och aktivitetsplan samt projektmål o Projektets ekonomiska status o Problem och behov som uppstår under projektets gång Styrgrupp Löpande rapportering ska ske till styrgrupp inför och vid styrgruppsmöten. Projektledaren är ansvarig för att rapportera: o Hur projektet fortlöper i förhållande till tids- och aktivitetsplan samt projektmål o Projektets ekonomiska status o Problem och behov som uppstår under projektets gång 15

Projektgrupp Ansvarig för respektive delområde/delprojekt ska rapportera läget inför och vid projektgruppsmöten. o Vilka aktiviteter är genomförda? - delprojektledare. o Vilka aktiviteter pågår? - delprojektledare o Projektets status i förhållande till uppsatta mål - projektledaren o Projektets ekonomiska status - projektledaren o Hur fortlöper projektet i förhållande till tids- och aktivitetsplan? - projektledaren o Problem och behov? hela projektgruppen Projektet rapporteras efterhand enligt Vinnovas krav. Vinnova och projektpartners får kontinuerligt den uppföljning som sker av projektet i delårsrapport och årsbokslut. Genom delårsrapport och årsbokslut rapporteras och återkopplas projektet även till den politiska organisationen i Motala kommun. 12 Kommunikation Projektet är mycket kommunikationsintensivt både avseende att föra ut innovationssystemet och den kultur som ska stödja systemets tillämpning. Ledningskommunikation riktas kontinuerligt till chefer och medarbetare. Cheferna har ansvar för att säkerställa att informationen nått vidare ut i organisationen till respektive arbetsgrupp/medarbetare. Den kostnadsberäkning som är upptagen i projektplanen bygger på ett förslag till kommunikationsplan. En mer detaljerad kommunikationsplan fastställs inom projektet med högsta prioritet. Kommunikationsplanen kan justeras efter uppföljningar. 13 Överlämnade Slutredovisning sker till projektets styrgrupp, kommunchefens ledningsgrupp kommunstyrelsen, Regionförbundet Östsam, Helix vid LiU och Vinnova och genom en skriftlig och vid önskemål muntlig rapport. Därutöver redovisas projektets erfarenheter i en metodbok som beskriver hur en kommun kan arbeta systematiskt med innovationer. 16

14 Risker Väsentliga hot och risker samt åtgärder för att minimera dem anges nedan: Svagheter Delar av organisationen har en negativ inställning till ytterligare ITsystem. Otydligt/ojämnt engagemang/stöd för innovationssystemet i de olika förvaltningarna. Konsekvenser och åtgärder Minimera fokus på IT-system för innovationssystemet och fokusera på syftet med det systematiska arbetssättet. Informera och utbilda chefer och nyckelpersoner för att driva utvecklingen i positiv riktning. Poängtera vikten av att det är deras ansvar att bära budskapet och föra vidare detta genom information till verksamheterna. Information om innovationssystemet har hittills bara varit övergripande. Lång process för implementeringen upplevelse att man står och stampar. Medarbetare och chefer kan uppleva begreppet Innovation som skrämmande och komplicerat. Hot Att organisationen inte förstår nyttan av att arbeta systematiskt med innovationer. Kommunikationskedjan bryts och informationen når inte hela vägen ut i organisationen. Att innovationssystemet inte blir en förankrad del av verksamhetsutvecklingen i kommunen. Tydliggör och förenkla konceptet, informera och utbilda kontinuerligt. Påbörja ett praktiskt implementeringsarbete. Visa planen för implementering och involvera medarbetare och chefer från respektive förvaltningen från början. Definiera och på lättförståeliga sätt förklara vad begreppet står för. Ge goda exempel att inspireras av. Konsekvenser och åtgärder Förenkla och förtydliga budskapen. Ge goda exempel. Systematisk uppföljning - informera i varje förvaltnings ledningsgrupp. Kompetensutveckla på olika nivåer i organisationen. Beskriv helhetsbilden och förklara hur innovationssystemet förhåller sig till övriga delar i ledningssystemet (LedMot). 15 Projektorganisation Uppdragsgivare: Kommunstyrelsen Beställare: Kommunchef, Peter Ingesson Styrgrupp: Då innovationssystemet är ett kommunövergripande verktyg för verksamhetsutveckling behövs nyckelpersoner och/eller chefer som representerar kommunens samtliga förvaltningars ledningsgrupper. Styrgruppen ska sammanträda en gång varannan månad under implementeringsprojektet. Projektledare: Projektledare för implementeringsprojektet rekryteras enligt den kravspecifikation och rekryteringsunderlag som tagits fram under planeringsprojektet. Delprojektledare: Utses av projektledaren inom projektgruppen. Delprojektledarna ska vara aktiva ambassadörer för projektet. 17

Projektgrupp: Projektgruppen ska bestå av deltagare från kommunens samtliga förvaltningar (exempelvis deltager från arbetsgruppen Program för verksamhetsutveckling). Deltagarna i projektgruppen tilldelas olika ansvarsområden utifrån kompetens och yrkesroll. Projektgruppen sammanträdes månadsvis eller vid behov. Interna mottagare: Förvaltningschefer Referensgrupper: Kommunens kommunikationsnätverk (internkommunikatör, informatörer, kommunikationsansvarig, webbkommunikatör), HR-forum (personal/hrrepresentanter för samtliga förvaltningar). Fler referensgrupper kan tillkomma under implementeringen. Referensgrupperna utnyttjas vid behov. Externa uppdragstagare: Flera aktiviteter involverar konsultuppdrag (exempelvis information och kompetensutveckling) och upphandlas externt. 16 Projektbudget Nedanstående budget beskriver dels en ekonomisk finansiering i kronor och dels en medfinansiering i form av arbetstid motsvarande ca 6900 timmar under 30 mån (15 maj 2014 14 november 2016). Kostnadspost Vinnova Tidsåtgång (timmar) Timpris (valfritt) Kostnad (SEK) Interna kostnader Rekrytering projektledare 50 000 1. SIS-standard 150 000 2. Mål, indikatorer och nyckeltal 10 000 3.1 Kompetensutveckling Nivå 1 (enhetsnivå) 285 000 3.2 Kompetensutveckling Nivå 2 (förvaltningsnivå) 30 000 3.3 Kompetensutveckling Nivå 3 (kommunövergripande) 45 000 3.4 Kompetensutveckling Nivå 4 (chefer) 40 000 4. Idébank 150 000 5. Informations- och utbildningsmaterial 200 000 6. Kreativa miljöer, mötesplatser och verktyg 100 000 7. Kvalitetsdagar 150 000 8. Idéutvecklingsmodell 50 000 9. Spridning och följeforskning 20 000 10. Innovationspanel 10 000 Delfinansiering Projektledare 75% 1 260 000 Summa 2 560 000 Kostnadspost Motala kommun Tidsåtgång (timmar) Timpris (ink. PO) Kostnad (SEK) Interna kostnader Delfinansiering Projektledare 25 % 420 000 Regionförbundet Östsam 60 000 Resurstid fördelat på medarbetare i Motala kommun 6900 306,25 2 080 000 Summa 2 560 000 18

17 Centrala definitioner Införande av innovationssystem eller motsvarande förutsätter att centrala begrepp är definierade på ett liktydigt sätt av berörda. Nedan är centrala begrepp i innovationssystemet definierade: Innovationssystem en organisatorisk systematik och kultur för att uppmuntra och utveckla idéer fram till genomförda innovationer. Förbättringsförslag en dokumenterad idé i syfte att förbättra en tjänst, ett arbetssätt eller en produkt. Innovation ett förbättringsförslag som utvecklats till en förnyelse av eller en helt ny tjänst, ett nytt arbetssätt eller ny produkt. Kreativitet förmåga att ofta komma med nya idéer och angreppssätt i arbetsrelaterade frågor samt till nytänkande som kan omsättas i praktiken och leder till resultat. Innovationspanel en sammansättning av kompetenser från exempelvis näringsliv, kommun, landsting och universitetet som kan ge värdefull feedback på idéer i en mycket tidig utvecklingsfas. Förbättringsförslag och innovation är definierade för att kunna sätta entydiga mål som ska uppnås och mätas. Innovationssystemet bygger att det finns en utvecklingslinje som börjar med en idé, fortsätter till ett förbättringsförslag som i vissa fall kan utvecklas till en innovation. Kreativitet är en central egenskap vi eftersträvar vid rekrytering och kompetensutveckling. Definitionen är hämtad från Motala kommuns rekryteringsanvisningar. Peter Ingesson Kommunchef Jan Holmberg Utvecklingschef 19