UMEÅ UNIVERSITET Institutionen för medicinsk kemi och biofysik 2009-03-06 Arbetsmiljöplan 2009 Institutionen för medicinsk kemi och biofysik Beskrivning av institutionen Institutionen för medicinsk kemi och biofysik bedriver omfattande verksamhet inom fyra av universitetets kärnområden; grundutbildning, forskarutbildning, forskning och entreprenörskap/företagande. Under de senaste fem åren har institutionen fokuserat starkt på dessa områden, samtidigt som antalet anställda har ökat. Ökningen av antalet anställda har nästan uteslutande skett genom en ökning av antalet lärare och doktorander. Antalet anställda inom TA-området har däremot minskat vilket inneburit en ökad arbetsbelastning främst på den administrativa personalen och på våra ekonomibiträden. Under det kommande året står institutionen inför en större omstrukturering i form av nyrekryteringar av både lektorer/professorer, forskarassistenter, post-docs och doktorander. Institutionen kommer efter denna omstrukturering att utgöra tre hela våningsplan på våningarna 5-6 i kemihuset och våning 6 i fysiologihuset. Planerna är att institutionen inom en framtid kommer att ha totalt c:a 90-100 anställda. Denna expansion kommer att kräva en utökning av antalet anställda inom TAgruppen. Delegationsförteckning Uppgift Ansvarig Namn Tidplan Arbetsledning för personal Respektive gruppledare Löpande o forskargrupper Psykosocial genomgång Prefekt Stefan Björklund Löpande
Skyddsrond fysisk miljö Prefekt/Arbetsmiljöombud Stefan Björklund/Else-Britt Lundström Årligen Kartläggning av risker Prefekt/Arbetsmiljöombud Stefan Björklund/Else-Britt Lundström Årligen Kartläggning av Infrastrukturgruppen Infrastrukturgruppen Löpande utrustningsbehov Uppdatering av Infrastrukturgruppen Infrastrukturgruppen Terminsvis ansvarsområden Sjukfrånvaro Prefekt Stefan Björklund Löpande Utvecklingssamtal TApersonal Prefekt Stefan Björklund Årligen Utvecklingssamtal övriga Prefekt och gruppledare Stefan Björklund och gruppledare Årligen Uppföljning av Studierektor Andrei Chabes Löpande doktorandernas situation forskarutbildning Handlingsansvar kurser Studierektor grundutbildning Sven Carlsson Löpande Nyckeltal och annan personalstatistik (kan också beskrivas på separat bilaga) En anställd har varit långtidssjukskriven under 2008. En yrkesinriktad rehabilitering ska upprättas i samråd med försäkringskassan. Ett första möte är inplanerat i mars, 2009 Institutionens arbetsmiljö- och miljöpolicy En bra arbetsmiljö är av stor betydelse för att institutionen ska kunna rekrytera kvalificerade medarbetare och studenter vilket i sin tur är grundläggande för att institutionen ska kunna producera konkurrenskraftig forskning och bedriva högkvalitativ grund- och forskarutbildning. Det är viktigt att poängtera att alla medarbetare har ett handlingsansvar för arbetsmiljön inom sitt verksamhetsområde, även om specifika uppgifter hänförs till specifika personer/arbetsgrupper. Följande övergripande riktlinjer ska vara vägledande för institutionens arbete med arbetsmiljöfrågor:
att arbetsmiljöverksamheten skall vara en integrerad del av institutionens totala verksamhet att ingen skall drabbas av psykisk eller fysisk ohälsa eller skador på grund av arbetet att prefekt och de som tilldelats uppgifter i arbetsmiljöplanen skall ha kompetens, befogenheter och resurser att lösa sina arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt att alla nyanställda och studerande skall få erforderlig introduktion om sin nya arbetsplats att institutionen ska verka för att negativ miljöpåverkan från vår verksamhet minskar att utbilda, stödja och motivera personal att utföra sina uppgifter på ett miljömässigt ansvarsfullt sätt, där tillämpliga delar av lagstiftning och föreskrifter utgör en miniminivå Handlingsplan för den psykosociala arbetsmiljön Den psykosociala miljön inom institutionen kännetecknas av Att alla anställda ska känna sig delaktiga i sitt arbete att anställda skall känna stimulans, respekt och trygghet att jämställdhet råder mellan könen att diskriminering på grund av etnisk, religiös eller annan bakgrund inte får förekomma Rutiner för informationsspridning inom institutionen Institutionen har varje onsdag ett informationsmöte kl 14.30 dit all personal kallas. Vid detta möte informerar prefekten muntligen om olika frågor som berör institutionen och dess anställda. Vid denna information presenteras också nyanställd personal. Vid informationen ingår diskussioner om miljö- och arbetsmiljöfrågor. Informationen sker huvudsakligen på engelska, minnesanteckningar förs och distribueras till all personal via e-post. Förutom dessa informationsmöten sker information via e-post och de anslagstavlor som finns på plan 5 i kemihuset. Institutionens gruppledare träffas också den första måndagen varje månad för övergripande diskussioner om forsknings-, forskarutbildnings-, och grundutbildningsfrågor. Minnesanteckningar från dessa möten skickas till all personal via e-post.
Prefekten har också utsett två stycken studierektorer. Studierektorn för grundutbildning ansvarar för att hålla sig uppdaterad om grundutbildningsfrågor, att koordinera arbetet mellan institutionens olika kurser, att koordinera arbetet mellan lärare och doktorandgrupp samt att informera institutionens anställda om nyheter och regler som rör grundutbildning. Studierektorn för forskarutbildning ansvarar för att hålla sig uppdaterad om frågor som rör forskarutbildning, att fungera som kontaktperson för doktorander inför t ex halvtidsseminarier och disputation, att fungera som kontaktperson för institutionens forskare inför registrering av forskarstuderande, samt att informera institutionens personal om nyheter och regler som rör forskarutbildning. Slutligen arrangerar institutionen var 18:e månad så kallade institutionsdagar då all personal gemensamt under 2 dagar samlas på en ort utanför Umeå för att utvärdera och diskutera institutionens arbete under tiden från de närmast föregående institutionsdagarna, samt för att planera arbetet för den närmaste 18-månadersperioden. Vid dessa informationsdagar lämnas omfattande utrymme för information både från institutionsledning och från alla anställda. Rutiner för medarbetarsamtal Prefekten utför medarbetarsamtal med alla lärare, samt med TA-personal som är gemensam för institutionen. Medarbetarsamtal med forskargruppernas TA-personal, doktorander och post-docs har delegerats till respektive gruppledare, men anställda som önskar erbjuds också möjlighet till medarbetarsamtal med prefekten. Ambitionen är att dessa samtal ska genomföras årligen. En mall för dessa samtal har utarbetats och kan rekvireras från prefekt eller administratör. Vid medarbetarsamtalet kan också lönefrågor tas, alternativt kan ett särskilt lönesamtal hållas. Lönepolicy Institutionens lönepolicy omfattar den som finns vid universitetet (se http://www.umu.se/personal/umu_internt/lonepolicy2.html). Medarbetarsamtalet ska tillsammans med institutionens lönekriterier användas som underlag för prefektens löneförslag till dekanus. Därefter lämnar prefekten en motivering till den nya lönen, och förslag på vad man bör förbättra om man är missnöjd. Rutiner för kompetensutvecklingsanalys, rehabilitering och konflikthantering Kompetensutvecklingsanalys, rehabilitering och konflikthantering ska ske enligt de principer som finns fastställda för universitetet (se http://www.umu.se/personal/umu_internt/index.html). Vid sjukdom ska närmaste gruppledare (handledare) ta kontakt med den sjukskrivne senast efter två veckors sjukfrånvaro. Prefekten och närmaste gruppledare ska i samråd med prefekten uppmuntra och stödja regelbunden kontakt med arbetsplatsen (en kontaktperson ska utses om den sjukskrivne så önskar). Den sjukskrivne ska informeras om möjligheten till kontakt med företagshälsovården.
Vid sjukskrivning över 4 veckor ska en rehabiliteringsutredning göras. Prefekten har ansvaret för att utarbeta en rehabiliteringsplan i samråd med den sjukskrivne (och tillsammans med fakultetens personalsekreterare och ev. företagshälsovård) och att den skickas till försäkringskassan inom 8 veckor. Prefekten ansvarar för att initiera rehabiliteringsåtgärder i enlighet med denna. Den fysiska arbetsmiljön inom institutionen ska kännetecknas av ett bra klimat avseende temperatur, luftkvalitet och belysning ergonomiskt riktiga arbetsplatser utrustning anpassad för människans förutsättningar att för undvika skador en säker hantering och förvaring av kemikalier och radioaktiva ämnen säkerhet avseende brand, stöld och sabotage Handlingsplan för den fysiska arbetsmiljön Prefekten har utsett en arbetsmiljöansvarig, Else-Britt Lundström, som bistår prefekten i att hantera frågor rörande arbetsmiljö. Prefekt och arbetsmiljöansvarig har regelbundna träffar för att utreda institutionens arbetsmiljöarbete, utföra skyddsronder, informera de anställda, utgöra en instans där anställda kan rapportera om uppkomna arbetsmiljöproblem, samt ansvara för arbetsmiljöfrågor som rör lokalerna (temperatur, buller, belysning och ventilation). De ska dessutom ansvara för att policies och handlingsplaner inom arbetsmiljöområdet utarbetas, följs och utvärderas. Antalet anställda på institutionen har ökat kraftigt under ett antal år och detta har resulterat i att det nu är mycket trångt på institutionen, både vad gäller laborationsyta och kontorsutrymmen. Prefekten har därför utsett en infrastrukturgrupp som ska ansvara för övergripande lokal- och utrustningsfrågor. Detta innefattar arbete med att på ett kontinuerligt sätt utarbeta principer för fördelning av lokaler till olika forskargrupper, ansvara för att gemensam dyrbar utrustning får en lämplig placering, att utrustningen sköts på ett korrekt sätt, att service av gemensam utrustning utförs, samt att utse personer som är ansvariga för varje rum inom institutionens väggar. Infrastrukturgruppen ska också ansvara för att nyanställd personal informeras om hur dyrbar och potentiellt riskfylld utrustning handhas på ett korrekt sätt. Institutionen verkar aktivt för att all personal genomgår brandskyddsutbildning. Översyn av utrymningsvägar och brandskyddsutrustning görs i samband med skyddsronden under höstterminen.
En förbättrad av kemikaliekännedom och en fullödig information om risker vid handhavande av kemikalier ingår fortsatt i planen. Målsättningen är att den kemikalie-databas (Chemkeeper) som är kopplat till inköp av kemikalier med farosymbol via kemiförrådet ska användas av alla forskargrupper under 2009. Psykosocial arbetsmiljö Mål: att se över personalens kompetensuvecklingsbehov att utveckla rutinerna för introduktion av nyanställd personal. Underlag: Fortlöpande under verksamheten har ett antal arbetsmiljöfrågor aktualiserats och dessa finns redovisade i kolumn Problem nedan. Fakultetens arbetsmiljöenkät som genomfördes under vårterminen redovisades under 2007 och kommer, liksom uppgifter från medarbetarsamtal, att vara underlag för en analys av de problem som föreligger inom institutionen. Handlingsplan: Problem Åtgärd Ansvarig Resurs Tidsplan Introduktion av nyanställda Introduktionsmaterial skall uppdateras Stefan Björklund 2009-06-30 är bristfällig Introduktion av nyanställda ska genomföras Respektive gruppledare Löpande
Fysisk arbetsmiljö Mål:. att inomhustemperaturen bör i kontor och laboratorier normalt ligga mellan 18-23 C. att ventilation skall vara så dimensionerad att lukter och besvärande ångor skall hållas på en så låg nivå att de inte orsaker besvär. Koldioxidhalten skall inte överstiga 1000 ppm vid normal verksamhet. Kriterierna skall också uppfyllas utanför ordinarie arbetstider och över helger. att minska risken för belastningsskador i samband med datorarbete. Utrustning skall anpassas till individens behov. Alla som arbetar mer än en timme per dag vid dator erbjuds att genomgå synundersökning att all utrustning och installation ska göras så att de elektriska och magnetiska fälten hålls på en låg nivå. All utrustning ska vara ansluten till fasta vägguttag. Vid ombyggnad kontrollera om fler uttag behövs. att nya dataskärmar skall uppfylla kraven i TCO 03. att korridorer skall vara försedda med nödduschar och att laboratorier ska vara försedda med ögondusch på flaska. Dragskåp skall uppfylla kraven enl AFS 1991:10, kemikalier skall förvaras i låsbart utrymme med separat frånluft, gaser skall tas från central anläggning i det fall detta är möjligt och alla ledningar och kranar skall vara märkta med gassort. I de fall brännbar gas behövs som ej kan tillhandahållas centralt skall dessa förvaras i brandsäkert skåp i anslutning till den apparat den är uppkopplad till. Märkning skall finnas på utrymme där gasflaskor förvaras. Information om gastuber på institutionen skall finnas tillgänglig hos prefekt och arbetsmiljöombud Underlag: Redan aktuella och kända arbetsmiljöproblem finns angivna nedan. En arbetsmiljörond ska årligen genomföras i avsikt att kontrollera arbetsmiljön samt att följa upp att åtgärder som omfattas av arbetsmiljöplanens handlingsplan har genomförts på avsett sätt. Problem Åtgärd Ansvarig Resurs Tidsplan Trånga lokaler Översyn i samband med flytt av UBI Stefan Björklund 2009-12-31 Slitna arbetsstolar Översyn och eventuell nyanskaffning Stefan Björklund 2009-12-31
Rutiner vid stöld och sabotage Rutiner vid brand 1. För att förebygga stöld, sabotage och intrång åvilar det all personal att tillse att låsanordningar fungerar och att dörrar är låsta när de skall vara det. 2. Vid stöld, sabotage eller demonstrationer innanför institutionens dörrar görs en polisanmälan omedelbart av den som upptäcker skadan 3. Flytta inte på saker förrän polisen gjort en teknisk utredning såvida det inte finns risk för ytterligare skada eller om platsen omedelbart behöver saneras 4. Den som upptäcker skadan rapporterar snarast till Kenneth Österlund ankn 6819 5. Kenneth Österlund informerar universitetets säkerhetsansvarig (f.n. Martin Jansson ankn.7775) 6. Uppföljning och åtgärder för att om möjligt undvika förnyade skadetillfällen. Ansvarig: prefekten 1. Ring 112, ange institution och byggnad enl. bilaga. Den som larmar brandkår möter brandpersonalen och visar dem brandplatsen 2. I utrymningsvägar och korridorer finns rökdetektorer och om dessa tjuter går larm direkt till brandkåren som med larmet också får uppgift om var det brinner. 3. Alla som vistas i huset skall gå till anvisade uppsamlingsplats. 4. Studeranden skall varje år informeras om utrymningsvägar och uppsamlingsplats 5. Lärare lämnar lokalen sist vid larm Brandsäkerhetschecklista att använda vid arbetsmiljörond 1. Fungerar branddörrar och luckor samt håller de tätt vid stängning? 2. Finns tillräckligt med släckningsutrustning samt är den rätt placerad? 3. Kan personalen hantera brandsläckningsutrustningen? 4. Finns utrymningsplaner och är utrymningsvägar tydligt markerade? 5. Känner personalen till utrymningsplanerna och har de haft möjlighet till övning av utrymning?
Sammanställning av sjukfrånvaro och olycksfall Statistik över sjukfrånvaro sammanställs på årsbasis och bifogas protokoll som upprättas vid arbetsmiljörond som utföres i maj. Uppgifter om sjukfrånvaro kommer att tillställas institutionen från centrala administrationen uppdelad på kort- och långtidssjukskrivningar. Olycksfallsstatistik sammanställs av institutionen årsvis och rapporteras på samma sätt som ovan. Ansvarig: Else-Britt Lundström och prefekten. Rutiner vid anmälan av olycksfall eller tillbud 1. Varje arbetstagare ansvarar för att tillbud om olycksfall och inträffade olycksfall orsakade av brister i institutionens arbetsmiljö anmäls. 2. Blankett för anmälan finns hos Else-Britt Lundström och på universitetets hemsidor som också tar emot anmälan. 3. Else-Britt Lundström överlämnar omedelbart en kopia av anmälan till berörd ämnesområdesansvarig för ev. åtgärder. 4. Else-Britt Lundström sammanställer och vidarebefordrar till prefekten årsvis, senast 1 mars. Arbetsmiljöombud och miljörepresentant Arbetsmiljöombud för institutionen: Else-Britt Lundström Miljörepresentant för institutionen: Else-Britt Lundström Utses av personalorganisationer eller korporationer Utses av prefekt tillsammans med personalen