www.pwc.se Revisionsrapport Hans Forsström, certifierad kommunal revisor September 2013 Kultur- och fritidsnämndens styrning och interna kontroll av verksamheten Övertorneå kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2 2.3. Metod och avgränsning...3 3. Granskningsresultat...4 3.1. Styrning och kontroll - dokumentation...4 3.2. Granskningsiakttagelser...7
1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Övertorneå kommun har genomfört en granskning avseende om kultur- och fritidsnämndens säkerställt att den interna kontrollen och styrningen är tillräcklig inom nämndens ansvarsområde. Utifrån genomförd granskning konstateras följande: Vi bedömer att nuvarande system och rutiner för styrning och internkontroll i allt väsentligt är ändamålsenliga och tillräckliga. Bedömingen baseras på följande granskningsiakttagelser utifrån kontrollmålen: Om organisation och ansvar avseende den interna kontrollen är definierad på ett tydligt sätt Om det finns styrdokument, riktlinjer och rutiner avseende den interna styrningen och kontrollen o God överensstämmelse råder mellan fullmäktiges övergripande mål, nämndens reglemente och de mål och kontrollrutiner nämnden har beslutat om Om det genomförs riskanalyser av verksamheten och dessa beaktas i den interna styr- och kontrollprocessen o Utöver den riskanalys som skett i o m framtagandet av den nya internkontrollplanen (vilken redovisar mer generella risker i kommunal verksamhet) samt en översyn av personalsituationen, har ingen genomgripande analys av eventuella risker i nämndens verksamhet genomförts Om det genomförs styr- och kontrollåtgärder i enlighet med antagen internkontrollplan/motsvarande o Internkontrollplanen är den första för nämnden samt är förhållandevis nyligt antagen. Vi noterar att kontrollåtgärder vid tiden för denna granskning pågår enligt den antagna planen Om det finns tydliga informationskanaler i organisationen såväl vad avser nya regler/rutiner som upptäckta brister i befintliga rutiner o Såväl intervjuade politiker som tjänstemän uttrycker att informationsöverföringen fungerar väl samt att rapporteringen till nämnden sker enligt fastlagda rutiner och kontinuitet. Vår genomgång av protokoll och styrdokument tyder på att förutsättningar finns för en väl fungerande informationsöverföring Om det sker kontinuerlig utvärdering av styr- och kontrollsystem o Någon särskild utvärdering har inte genomförts och dokumenterats i dessa avseenden. Vår granskning visar dock att nämnden de senaste åren sett över och utvecklat sitt styr- och kontrollsystem utifrån bl a upplevda brister. Vi rekommenderar att kultur- och fritidsnämnden vidareutvecklar sitt arbete med riskanalys respektive utvärdering av sitt styr- och kontrollsystem. 1 av 9
2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunrevisionen har med hänsyn till risk och väsentlighet bedömt det angeläget att granska kultur- och fritidsnämnden, KFN, avseende nämndens styrning och internkontroll. För att varken över- eller underkontrollera sin verksamhet bör organisationer sträva efter balans mellan risk och kontroll. Risk kan i detta sammanhang innebära att verksamhetens mål inte uppfylls och/eller att det finns risk för förtroendeskada.det är ledningens ansvarar att hantera de risker som som finns i verksamheten samt de risker som kan komma att påverka verksamhetens måluppfyllelse. I en kommun är det ytterst styrelser och nämnder som ansvarar för kontrollen över verksamhetens ekonomi och kvalitet. Detta innebär att styrelser och nämnder ansvarar för att styra så att verksamheten bedrivs effektivt och med rätt kvalitet samt att det finns rutiner som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. Syftet med föreliggande granskning är att pröva om kultur- och fritidsnämnden säkerställt att den interna kontrollen och styrningen är tillräcklig inom nämndens ansvarsområde. 2.2. Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan för granskningen är: Har kultur- och fritidsnämnden säkerställt att den interna kontrollen och styrningen är tillräcklig inom nämndens ansvarsområde? För att besvara granskningens övergripande revisionsfråga har följande kontrollmål varit styrande för granskningen: Om organisation och ansvar avseende den interna kontrollen är definierad på ett tydligt sätt Om det finns styrdokument, riktlinjer och rutiner avseende den interna styrningen och kontrollen Om det genomförs riskanalyser av verksamheten och dessa beaktas i den interna styr- och kontrollprocessen Om det genomförs styr- och kontrollåtgärder i enlighet med antagen internkontrollplan/motsvarande Om det finns tydliga informationskanaler i organisationen såväl vad avser nya regler/rutiner som upptäckta brister i befintliga rutiner Om det sker kontinuerlig utvärdering av styr- och kontrollsystem 2 av 9
Revisionskriterier Fullmäktiges mål och budget 2013 KFN:s reglemente Kommunallagen (tillämpliga delar) 2.3. Metod och avgränsning Studier av dokument (mål, riktlinjer och rutiner för styrning, hantering uppföljning och intern kontroll inom området). Intervjuer med nämndens ordförande samt ytterligare en representant från nämnden, samt med ansvariga tjänstemän. 3 av 9
3. Granskningsresultat 3.1. Styrning och kontroll - dokumentation Vi har tagit del av följande dokument med bäring på nämndens styrning och kontroll. Måldokument fastställt 130314 av KFN Måldokumentet bygger på Kf:s övergripande mål för nämndens område: Kommunen skall ge goda förutsättningar för ett varierat utbud av kultur- och fritidsaktiviteter som präglas av delaktighet, engagemang och samverkan, vilket fastställdes av Kf 2012-11-05. Nämnden har utifrån detta lagt fast följande tre mål med indikatorer: 1. Vi ska genom att ha en effektiv organisation ge en god service i vår verksamhet. För att kunna skapa och upprätthålla mötesplatser för kreativitet och mental, fysisk och andlig utveckling och en funktionell, rik fritid och rikt kulturellt utbud måste vår organisation vara effektiv och hela tiden arbeta för att utveckla verksamheten i riktning mot beslutade mål. Mått/indikatorer: - Nämndens budget ska vara i balans - Bibliotekets siffror över utlåning och besök ska vara bland de bästa i länet - Fritidsgårdens besökssiffror ska inte minska jämfört med befolkningsunderlaget och andelen besök från underrepresenterat kön ska öka - Kultur- och fritidsförvaltningens resultat i den årliga servicemätningen ska vara till övervägande delen av hög kvalitet - Samtliga medarbetare känner till målen för verksamheten och arbetar mot måluppfyllelse 2. Vi ska öka möjligheten för invånarna att vara delaktiga i vår strävan att ha en attraktiv livsmiljö med hög livskvalitet. Att våra invånare har möjlighet att vara delaktiga i kommunens utveckling är viktigt. Föreningslivet liksom barn och unga måste kunna få tillfälle till dialog med politiker och tjänstemän. Goda insatser inom nämndens område ska också uppmärksammas och belönas. 4 av 9
Mått/indikatorer: - Alla kultur- och fritidsföreningar ska få tillfälle att träffa politiker och tjänstemän minst en gång per år för att kunna diskutera för dem angelägna frågor. - Fritidsgården arbetar aktivt med aktiviteter där ungdomar själv planerar, genomför och utvärderar dem. - Kfn delar ut stipendier för förtjänstfyllda prestationer. - Andelen flickor/kvinnor i nyckeltalen för nämndens verksamhetsmått ska öka. 3. Vi ska ha väl fungerande anläggningar och möjligheter till ett rikt och varierat utbud av kultur- och fritidsaktiviteter. God folkhälsa och sund livsstil är viktigt. Det kan uppnås genom att erbjuda våra invånare och besökare möjligheter till ett rikt friluftsliv och ett varierat utbud av kulturaktiviteter. Där ingår också ett nära samarbete med ideella föreningar i kommunen. Mått/indikatorer: - Goda resultat på enkätundersökningar som genomförs vid våra anläggningar årligen med start 2013 (Nöjd Kund Index) - Våra skid- och skoterleder underhålls väl - Vaktmästerifunktionen vid isladan/ip får en varaktig lösning inför 2014 - Nyttjandegraden vid våra anläggningar är hög - Kulturutbudet är varierat och riktar sig brett, både mot olika konstformer och olika grupper av kulturkonsumenter - Föreningar som arbetar i enlighet med nämndens policy för föreningsstöd och/ eller har driftsavtal för anläggningar erhåller stöd - Den låga personalbemanningen på fritidsgården utökas under 2014 - Utökat samarbete med Ylitornio kommun Reglemente Nämnden har ett av Kf fastställt reglemente vilket reglerar nämndens ansvarsområde och arbetsformer. Reglementet kan beskrivas vara av standardkaraktär för en dylik nämnd i en mindre kommun. Följande uppgifter åligger nämnden enligt reglementet: 5 av 9
- genom ömsesidig information stimulera föreningar, organisationer, studieförbund och enskilda till engagemang inom nämndens ansvarsområde - tillse att kommunen hålls informerad om utvecklingen inom kultur- och fritidssektorerna - följa plan- och byggnadsärendena inom sitt område och ta de initiativ detta kan föranleda - administrera kommunens normer för ekonomiskt stöd till föreningslivet - pröva ansökningar om tillstånd eller registrering enligt lotterilagen - i övrigt främja god kulturell och fritidsmiljö för kommunmedborgarna - ansvara för samordning av frågor som rör skoterleder i Övertorneå kommun - ansvara för ungdomsfrågorna i kommunen - svara för att allmänheten är väl informerad om verksamheten. I uppgiften ingår att lämna upplysningar, vägledning, råd och annan hjälp till enskilda som rör verksamhetsområdet Delegationsordning Nämndens delegationsordning omfattar de återkommande beslut som följer av t ex bidragsregler. Totalt är 10 ärenden/beslut delegerade. Delegat är funktion och inte person, t ex Ordförande. Attestliggare Attestliggaren är uppbyggd utifrån vilken funktion (ansvar) som har rätt att teckna olika konton. Till detta är sedan kopplat vem/vilken person som innehar olika ansvar. Internkontrollplan 2013 antagen 130529 29 Planen omfattar fyra kontrollområden vilka omfattar både ekonomi och verksamhet: Ekonomisk styrning Kontinuerlig kontroll Rutiner för attesträtt Klar november 2013 Rutiner kring registrering av inventarier Klar november 2013 Effektuering av tagna nämndsbeslut Kontinuerlig kontroll 6 av 9
Verksamhetsberättelse, årlig Nämnden upprättar även en årlig verksamhetsberättelse, vilken för 2012 omfattar 10 sidor och beskriver nämndens ansvarsområde och sammansättning, viktiga händelser, sjuktal, framtiden, och framförallt ekonomiska nyckeltal samt måluppfyllelsen. Redovisningen av mål och måluppfyllelse omfattar fyra sidor och när det gäller ekonomin ägnas två sidor åt denna. Noteras kan att ekonomiredovisningen innehåller vissa jämförelser med liknande kommuner när det gäller biblioteksverksamheten. Budgetuppföljning Ekonomisk uppföljning upprättas inför varje nämndssammanträde och redovisas för och behandlas av nämnden. Nämndens protokoll 2012-2013 Av nämndens protokoll framgår att delegationsbeslut och uppdrag nämnden beslutat om följs upp vid varje sammanträde. Noteras ska också att nämnden vid verksamhetsårets slut genomför en samlad uppföljning/statuskontroll avseende verkställighetsläget för fattade beslut Delårsrapport Nämnden upprättar delårsrapport över sin verksamhet och ekonomi enligt de anvisningar som gäller för kommunens nämnder. Redovisningen infogas i kommunens samlade delårsrapport. Kommunens årsredovisning Nämnden upprättar underlag till kommunens årsredovisning avseende sin verksamhet och ekonomi enligt de anvisningar som gäller för kommunens nämnder. Redovisningen infogas i kommunens samlade årsredovisning. 3.2. Granskningsiakttagelser Sammantaget har nämnden en bra struktur och dokumentation över styrprocessen inom nämndens ansvarsområde. Det finns exempelvis en god överensstämmelse mellan nämndens åligganden enligt fullmäktiges reglemente och de preciserade mål med indikatorer nämnden har lagt fast för 2013. Positivt är vidare att delegat ligger på funktion vilket gör reducerar behovet av att revidera delegationsordningen i samband med personbyten. Av intervjuerna framgår att det inledningsvis under den innevarande mandatperioden fanns en del organisatoriska otydligheter i nämndens verksamheter. Liksom att verksamheten hade dålig kontroll bl a på ekonomin. Det genomfördes därför en omorganisation under första året som syftade till att tydliggöra tjänstemannaansvaret. Tidigare var detta spritt på för många personer i förhållande till den totalt sett begränsade personalstyrkan, medan det nu finns en ansvarig tjänsteman för all verksamhet. 7 av 9
Detta undantaget biblioteket som fortsatt har en egen ansvarig. Utöver förbättrad tydlighet i organisation och ansvarsfördelning uppges detta ha medfört att nämnden nu får väsentligt bättre beslutsunderlag till nämndsmötena via de ansvariga tjänstemännen då rollfördelning mellan politiker och tjänstemän blivit klarlagd. Den i maj 2013 antagna internkontrollplanen är den första IK-planen för KFN, och eftersom den antagits så pass nyligt saknas egentliga erfarenheter av dess tillämpning. Nämndens representanter uppger dock vid intervju att de upplever att kontrollen generellt sett är god. Som exempel redovisas de regler och kontroller som gäller vid beslut och utbetalning av föreningsbidrag. Angående måluppfyllelsen framgår av intervjuerna att flera mål har kunnat bockas av under året och att andra kan utvärderas först vid årsslutet. Av de antagna målen bedöms samtliga kunna uppnås - möjligen med undantag för att målet om utbyte med Finland inte kommer att nås på alla nivåer (politisk, verksamhetsledning, verksamhet). Från protokollen 2013 framgår att nämnden behandlat den ekonomiska uppföljningen som information och lagt den till handlingarna. Detta då inga avvikelser har framkommit som föranleder åtgärder. Vi noterar att nämnden 13-03-14 beslutade att nämndens beredningsgrupp utgår under 2013 men att ordförande kan kalla till beredning om behov uppstår. Vi noterar vidare att nämnden inte har gjort några mer genomgripande riskanalyser internkontrollplanen redovisar mer generella risker i kommunal verksamhet. Däremot inte direkt om/hur eventuella brister kan påverka kultur- och fritidsverksamhetens leveranser och måluppfyllelse. Angående eventuella risker i verksamheten utöver de som framgår av internkontrollplanen nämns i intervjuerna följande: Analys av personalsituationen inom kultur- och frididsverksamheten är genomförd och de intervjuade uppger att de har god kontroll över denna inför t ex kommande pensionsavgångar. Nämnden har dock äskat om personalutökning till isladan då förutsättningarna att klara driften och det dagliga underhållet av ishallen är beroende av mer personalresurser (tidigare mest föreningsdrift). Fritidsgården Frippes anses också ha en ohållbar arbetssituation med 1,5 årsarbetare och nämnden har därför äskat utökning som ev kan komma att tillgodoses i samverkan med socialnämnden. Det är en stor fördel att tekniska enheten nu även har hand om alla fastigheterna/anläggningarna. Det upplevs dock ha blivit dyrare för nämnden med helt centraliserad fastighetsförvaltning men nu ingår å andra sidan mer underhåll i kostnaden jämfört med tidigare. Detta uppges ha bidragit till att KFN nu kan fokusera mer på den verksamhet den har ansvar för. 8 av 9
Sammantaget ser de intervjuade inga konkreta risker för verksamheten, den ekonomiska kontrollen eller för förtroendet hos allmänheten. De intervjuade menar att verksamheten levererar det allmänheten vill ha, och inga återkommande klagomål eller dylikt som tyder på missnöje har noterats. Kultur- och fritid har vidare årliga möten med föreningarna men i övrigt inga finns inga genomförda eller planerade brukarkontakter. KFN har en liten verksamhetsorganisation under sig, vilket underlättar direktkontakter och informationsöverföring. Nämnden har haft ett nämndsmöte på Frippes där personalen medverkade, också haft den biblioteksansvarige med på nämnden. Vidare planeras ett möte på sporthallen bl a utifrån att simhallen fick stängas för reparation. 2013-09-30 Hans Forsström Uppdrags- och projektledare 9 av 9