Fritids- och kulturnämnden 2016-04-13 Plats och tid 13.15- Beslutande Hans Ivarsson, C Kjell Cladin, S Stefan Hjalmarsson, OPA Jan-Erik Jansson, S Edison Henriquez, S Kristina Fogwall-Bjurström, M Marianne Samuelsson, L Åsa Feldin, M Karin Nilsson, MP Maud Cargerman, L Övriga deltagare Fritids- och kulturchef Annica Andersson, enhetschef Andreas Wiik 20-21 och utvecklare Pernilla Larsson Utses att justera Justeringens plats och tid Kristina Fogwall-Bjurström med Marianne Samuelsson som ersättare. Underskrifter Sekreterare... Pernilla Larsson Protokollet omfattar 19-31 Organ Ordförande... Hans Ivarsson Justerande...... Kristina Fogwall-Bjurström 2016-04-13 Bevis / Anslag Justeringen har tillkännagivits genom anslag Fritids- och kulturnämnden ARB6000, v2.2, 2014-12-03 Datum för anslagets uppsättande... Underskrift... Datum för anslagets nedtagande... Utdragsbestyrkande
Fritids- och kulturnämnden 2016-04-13 Blad 1 Innehåll Information om en ny föreskrift AFS 2015:4 organisatorisk och social arbetsmiljö. 2 Information från verksamheterna samt övrig information 3 Övergång från Musik-och dansskola till Kulturskola. 4 Svar på medborgarförslaget- Att kommunen hjälper Medåkers IF att bygga hinderbana för barn, ungdomar och vuxna 5 Svar på medborgarförslag- Uppförande av multiarena/näridrottsplats på del av gräsplan vid Crugen 6 Ekonomiskprognos 8 Underlag för strategisk och ekonomiskplan 9 Val av ersättare till Bidragsutskottet 10 Val av ersättare i Folkhälsorådet. 11 Delegationer 12 Rapporter 13 Granskning av inköp och upphandling 14 Önskemål om tidig uppspolning i TBO/ Ågården Arena. 16
Fritids- och kulturnämnden 2016-04-13 Blad 2 FKN 19 Information om en ny föreskrift AFS 2015:4 organisatorisk och social arbetsmiljö. Helena Sjöberg och Åsa Ignell från personalkontoret informerar om den nya föreskriften i arbetarskyddsstyrelsens författningssamling, AFS 2015:4 organisatorisk och socialarbetsmiljö som började gälla den 31 mars. Personalkontoret kommer i fyra omgångar har information och diskussion om den nya föreskriften tillsammans med chefer och skyddsombud. Arbetet med den nya föreskriften kommer att jobbas med under våren för att utmynna i ett nytt mål och mått. Tackar för informationen och lägger de till handlingarna.
Fritids- och kulturnämnden 2016-04-13 Blad 3 FKN 20 FKN AU 18 Information från verksamheterna samt övrig information Information från verksamheterna redovisas enligt bilaga Förvaltningschef informerar om mountainbikespåret som är tänkt att iordningställas i skogen mellan Ramstigen och gamla Örebrovägen. Förvaltningschefen informerar om arbetet med det tilltänkta utegymmet som ska ligga vid spåret på Norr. Enhetschefen för Ungdomsenheten informerar om det statliga bidraget som kommuner kan söka för att skapa sommaraktiviteter för barn och unga. Fritids- och kulturförvaltningen tillsammans med Barn och utbildningsförvaltningen och Socialförvaltningen. Tackar för informationen och lägger de till handlingarna
Fritids- och kulturnämnden 2016-04-13 Blad 4 FKN 21 Dnr: 26/2016 FKN AU 19 Övergång från Musik-och dansskola till Kulturskola. Arboga har ett rikt kulturutbud. Musik- och dansskolan är en viktig del för att befästa och främja kulturlivets utveckling i Arboga. Verksamheten har idag ett uppdrag att erbjuda Arbogas barn och ungdomar undervisning i två ämnen, musik och dans. Den vedertagna definition av skolformen Musik- och kulturskola är enligt Kulturskolerådet samt Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) att verksamheten omfattar minst tre olika discipliner (ämnen) som till exempel musik, dans och teater. Arboga Musik- och dansskola har sedan läsåret 13/14 på försök haft teater och film som nya ämnen. Försöken har fallit väl ut och det finns nu två teatergrupper och en filmgrupp. Dessa ämnen kan nu med det ökade anslaget om 180 tkr permanentas vilket ger Arbogas ungdomar fler möjligheter att utvecklas genom tillgång till en mångfald av konstnärliga uttryck. Samtidigt får verksamheten möjlighet att fortsätta utveckla sin utåtriktade verksamhet genom att föreställningar kan innehålla fler kulturella beståndsdelar. I vår senaste produktion på slottet fanns en teatergrupp med och agerade röd tråd i föreställningen vilket bidrog till att lyfta fram dansen och musiken. Vi har under den tid försöken pågått sett av vi når nya ungdomar vilka tidigare inte deltagit i verksamheten, speciellt inom film ämnet. Verksamheten kan nu nå fler och nya barn och unga genom att det finns fler kulturella uttryckssätt. Med fler ämnen på kulturskolan kan samarbete med grund och gymnasieskolan förstärkas. Vi kan till exempel hålla i nätverksträffar för de som arbetar med film och bidra till att utveckla dessa ämnen inom skolan. 1. Fritids- och kulturnämnden byter namn på Arboga Musik- och dansskolan till Arboga Kulturskola. 2. Godkänna enhetschefens förslag till ämnesinriktningar.
Fritids- och kulturnämnden 2016-04-13 Blad 5 FKN 22 Dnr: 70/2015 FKN AU 20 Svar på medborgarförslaget- Att kommunen hjälper Medåkers IF att bygga hinderbana för barn, ungdomar och vuxna Anders Öhrn har till kommunfullmäktiges sammanträde den 24 september 2015, 128, inkommit med ett medborgarförslag om att kommunen ska hjälpa Medåkers IF att bygga en hinderbana för barn, ungdomar och vuxna med några kompletterande utegymsstationer i anslutning till elljusspåret vid Parkudden i Medåker. Kommunstyrelsens arbetsutskott remitterade ärendet till fritids- och kulturnämnden för besvarande i samråd med utvecklingscentrum samt tekniska nämnden Medåkers IF är en mycket aktiv förening med cirka 400 medlemmar och har många aktiviteter för olika åldrar. Föreningen är tillsammans med skolan och övriga föreningar navet i Medåker och tillsammans utgör dessa en stark attraktionskraft som lockar folk från när och fjärran. Medåkers IF har under en längre tid önskat sig en hinderbana och kompletterande utegymsstationer i anslutning till elljusspåret vid Parkuddens idrottsanläggning för att ytterligare attraktionsvärdet. Föreslagställaren anser att en tänkbar finansiering kunde vara Leader-programmet tillsammans med kommunen. I förslaget står att Medåkers IF ställer upp med arbetsinsatser för byggnation av hinderbana och utegym samt att de ställer upp med arbetsinsats för skötsel. Fritid- och kulturnämnden planerar under 2016 att bygga ett utegym i centralorten men Leader-programmet kan eventuellt ge möjlighet till ytterligare landsbygdsatsningar. Fritids- och kulturförvaltningen, utvecklingscentrum samt tekniska förvaltningen ser positivt på ett samarbete med Medåkers IF för att undersöka möjligheter till ett gemensamt leaderprojekt. Fritids- och kulturnämnden är positiv till att undersöka möjligheter för ett leaderprojekt och tar tjänsteskrivelsen som svar till remissen. Skickas till: Kommunkansliet
Fritids- och kulturnämnden 2016-04-13 Blad 6 FKN 23 Dnr: 69/2015 FKN AU 21 Svar på medborgarförslag- Uppförande av multiarena/näridrottsplats på del av gräsplan vid Crugen Magnus Holm inkom till Kommunfullmäktiges sammanträde den 24 september 2015, 129 med ett medborgarförslag om uppförande av multiarena/näridrottsplats på del av den idag outnyttjade gräsplanen vid Vasahallen, Crugen för främjande av spontanidrott. Kommunstyrelsens arbetsutskott remitterade ärendet till fritids- och kulturförvaltningen för besvarande i samråd med tekniska nämnden Föreslagställaren menar att gräsplanen utnyttjas mycket sparsamt sedan Vasahallen byggdes. Gräsplanen ligger också i närhet till tre skolor och mycket bostadsområden där det bor och kommer att bo mycket ungdomar. Därför anser förslagsställaren att platsen är idealisk för en multiarena. Den här typen av möjlighet till spontanidrott är väldigt begränsad i Arboga och en multiarena skulle hjälpa människor att samlas och idrotta spontant. Vid Fritids- och kulturnämndens sammanträde den 16 december 2015, 65, beslutades det att skicka en remiss till ungdomsfullmäktige för synpunkter till medborgarförslaget inför nämndens beslut. Ungdomsfullmäktige ställer sig positiva till Multiarena, dock ifrågasätter de hur tillgängligheten blir om man inte har material att tillgå till exempel klubbor, fotbollar med mera. Kan man låna, och vem skulle ansvara för det. Ungdomsfullmäktige ställer sig frågan om hur det ser ut i andra kommuner? Fritids- och kulturförvaltningen ser positivt på uppförande av en spontanidrottssplats. I Fritids- och kulturnämndens flerårsplan för åren 2016-2018 skriver man att det finns behov av utökade möjligheter till spontanidrott. En Spontanidrottssplats ger alla möjlighet att gratis spela boll, basket med mera. I samråd med Tekniska förvaltningen bör man utreda vart markförhållande är bäst att anlägga en eventuell spontanidrottssplats. Ungdomsfullmäktiges frågor bör beaktas i en eventuell förstudie.
Fritids- och kulturnämnden 2016-04-13 Blad 7 1. Fritids- och kulturnämnden ser positivt på medborgarförslaget men ekonomi och placering måste utredas. 2. Fritids- och kulturnämnden tar tjänsteskrivelsen som sitt svar till kommunfullmäktige. Skickas till: Kommunkansliet
Fritids- och kulturnämnden 2016-04-13 Blad 8 FKN 24 Dnr: 27/2016-042 Ekonomiskprognos I budgetuppföljningen per 2016-03-30 redovisas utfallet per verksamhet och investeringsrapport under tre månader. Utfallet ligger på ett plus minus noll resultat 1. Budgetuppföljningen per 2016-03-30 godkänns. 2. Paragrafen förklaras omedelbart justerad 3. Skickas till kommunstyrelsen samt ekonomikontoret Skickas till: Kommunstyrelsen Ekonomikontoret
Fritids- och kulturnämnden 2016-04-13 Blad 9 FKN 25 Dnr 30/2016-041 FKN AU 23 Underlag för strategisk och ekonomiskplan Förvaltningschefen redovisar underlag för strategisk och ekonomiskplan 2017-2019 Fritids- och kulturnämnden antar den ekonomiska flerårsplanen 2017-2019 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Skickas till: Kommunstyrelsen
Fritids- och kulturnämnden 2016-04-13 Blad 10 FKN 26 Val av ersättare till Bidragsutskottet Per Boberg, MP, inkom den 24 februari 2016 med begäran om entledigande, entledigande beviljades i kommunfullmäktige den 25 februari dnr 27/2016-102. Ärendet bordläggs
Fritids- och kulturnämnden 2016-04-13 Blad 11 FKN 27 Val av ersättare i Folkhälsorådet. Katarina Brage, M, beviljades entledigande från sina uppdrag i fritids- och kulturnämnden den 24 september dnr 209/2014-102. Ärendet bordläggs
Fritids- och kulturnämnden 2016-04-13 Blad 12 FKN 28 Dnr: 28/2016 FKN AU 27 Delegationer Vikariat 10 timmar per vecka 2/2 31/3 2016 Christina Wallden Vikariat 25 % 1/2-31/3 2016 Sandra Öberg Vikariat 8 timmar per vecka 4/2 31/3 2016 Andreas Sölvebring Vikariat 12.5 % 1/2 31/3 2016 Elisabeth Leijon-Karlsson Vikariat för Anna Willeman 14/3 17/6 2016 Ida Hjertén Tackar för informationen och lägger de till handlingarna
Fritids- och kulturnämnden 2016-04-13 Blad 13 FKN 29 FKN AU 28 Rapporter Svar på frågor inför mötet mellan kommunens förtroendevalda revisorer och Fritids- och kulturnämndens presidium Ansökan om medel ur fonden för lokalhistoriska verk Svar på motion om likabehandling Entledigande från uppdrag som ledamot i fritids- och kulturnämnden Entledigande från uppdrag som ersättare i fritids- och kulturnämnden Entledigande från uppdrag som, samt val av, ledamot i kommunfullmäktige, kommunfullmäktiges valberedning och kommunstyrelsen sam som ersättare i fritids- och kulturnämnden Svar på motion om ökad tillgänglighet av kommunala handlingar Svar på motion angående hantering av medborgarförslag Svar på motion om mötesplats för asylsökande Svar på medborgarförslag om utökat antal anslagstavlor på strategiska platser i Arboga Svar på medborgarförslag om ett mångkulturellt kulturhus i Arboga Svar på motion om hen-romaner på skolbibliotek Svar på motion om öppna nämndsammanträden med frågestund Protokoll från Ungdomsfullmäktige Tackar för informationen och lägger de till handlingarna
Fritids- och kulturnämnden 2016-04-13 Blad 14 FKN 30 Dnr 29/2016 Granskning av inköp och upphandling Arboga kommuns revisorer har granskat hur inköps- och upphandlingsenheten fungerar avseende rättssäkerhet, effektivitet och ändamålsenlighet. Granskningen har genomförts i samverkan med revisorerna i Köpings kommun och Kungsörs kommun samt Västra Mälardalens kommunalförbund. Syftet med granskningen har varit att bedöma om förbundets organisation är ändamålsenlig och effektiv i förhållande till medlemskommunernas efterfrågan på upphandlingsstöd samt om rutiner och processer är så utformade att både Lagen om offentlig upphandling och medlemskommunernas policys och riktlinjer på området följs. Granskningen visar att kommunfullmäktige i Arboga kommun har antagit senaste upphandlings- och inköpspolicyn med tillhörande riktlinjer. Kommunfullmäktige har också antagit Riktlinjer för direktupphandling. Det finns inget formellt fastslaget vad inköpsgruppens uppdrag är utan endast nedtecknat i minnesanteckningar från gruppens möte. Kommunrevisionen vill att nämnderna i tillämpliga delar redovisar vilka åtgärder som planeras med anledning av rapportens bedömningar och rekommendationer. Svaret ska lämnas till kommunrevisionen senast den 11 mars 2016. Fritids- och kulturförvaltningen har under 2015 arbetat med att implementera de styr dokumentationer som finns för direktupphandling. Förvaltningen ledningsgrupp har vid två tillfällen informerats om regler och rutiner för direktupphandling. Fritids- och kulturförvaltningen är positiv till att ytterligare styrdokument avseende inköp och upphandling arbetas fram av upphandlingsenheten. Det kan till exempel vara direktiv för direktupphandlingar under 100 000 kronor. Fritids- och kulturförvaltningen är även positiv till att inköpsgruppens uppdrag tydliggörs. För kontroll och uppföljning föreslås att ett nytt kontrollmoment om avtalstrohet införs i Fritids- och kulturnämndens internkontrollplan till 2017.
Fritids- och kulturnämnden 2016-04-13 Blad 15 Anta upprättad skrivelse som Fritids- och kulturnämndens svar på kommunrevisionens granskningsrapport om inköp och upphandling. Skickas till: KMPG Kommunkansliet
Fritids- och kulturnämnden 2016-04-13 Blad 16 FKN 31 Dnr:31/2016 Önskemål om tidig uppspolning i TBO/ Ågården Arena. IFK Arboga hockey har gjort en förfrågan om att kunna starta träningssäsongen i vecka 34. Föreningen hade samma önskemål förra året och då beslutade Fritid- och kulturnämnden: 1. Ordinarie isperiod är vecka 36 till och med vecka 10. 2. Om föreningen önskar is utanför ordinarie veckor debiteras man för 2015 en kostnad på 38 200 kronor per vecka. 3. Helgträning och matcher debiteras enligt taxa. 4. Om fritids- och kulturförvaltningen hyr ut till externa utanför ordinarie isperiod dras intäkten av från den summa som IFK Arboga Hockey ska betala. 5. Lag som behöver kvala eller har förlängt seriespel efter vecka 10 får träna och spela matcher utan någon extra kostnad förutom ordinarie matchtaxa. I dessa regler fastställdes priset för 2015 och förvaltningen föreslår nu att 38 200 kr per vecka för is utanför ordinarie isperiod gäller även under 2016. En osäkerhetsfaktor är dock Fastighetsbolagets planer att under årets sommaruppehåll byta belysning i is-hallen. Bolaget kan i dagsläget inte garantera att belysningsarbetet är klart så att IFK Arboga hockey kan gå på is vecka 34. Under förutsättning att fastighetsbolagets belysningsarbete är slutfört vecka 31 kan IFK Arboga hockey erbjudas is-tider från vecka 34 enligt de villkor som Fritid- och kulturnämnden fastställde 2015-02-18.