1 (7) Kultur i vården Handläggare: Lisbeth Olsson Susann Wase Fri Kultur i vården riktlinjer och genomförande 1 Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att fastställa mål och riktlinjer för Fri Kultur i vården enligt förvaltningens förslag, att i övrigt godkänna planeringen av införandet av Fri Kultur i vården i enlighet med förvaltningens tjänsteutlåtande. 2 Bakgrund Kulturnämnden gav i budgeten för 2008 förvaltningen i uppdrag att komma med förslag på en försöksmodell för Fri Kultur i vården (FKiv). Nämnden godkände förslaget 2007-12-06 och verksamheten startade 2008-05-12 och pågick till och med 2009-05-31. Totalt genomfördes 413 program av 48 artister/grupper under försöksperioden. Därefter utvärderades FKiv av Öhrlings PricewaterhouseCoopers. Intervjuer gjordes av beställare, personal och vårdtagare. Utvärderingen visade att ovan nämnda kategorier inte tyckte att det var någon nämnbar skillnad mellan de båda formerna av kultur i vården vad gäller kvalitet och administration. Av beställare och personal som separat uttryckt sina synpunkter anser man att programkatalogen har något enklare administration och kvalitén är något bättre än i FKiv. Artisterna/grupperna inom de båda kategorierna har uttryckt att de inte har något emot att göra en audition för att ingå i en programkatalog och därmed få hjälp med marknadsföringen. Bilaga 1 Mål och riktlinjer för programverksamheten inom Kultur i vården 2 Förslag till mål och riktlinjer för Fri Kultur i vården
2 (7) 3 Förvaltningens synpunkter Förvaltningen anser att grundkonceptet för hur FKiv var utformat vid försöksverksamheten var bra, några mindre förändringar bör dock göras. De mål och riktlinjer som styr programverksamheten (de två programkatalogerna för unga/ vuxna respektive barn) fastställdes av kulturnämnden senast i januari 2005 (bilaga 1). Förvaltningen anser att de tills vidare bör hållas orörda och gälla enbart programverksamheten även om vissa smärre uppdateringar befinnes naturliga som en konsekvens av nämndens beslut i föreliggande ärende. FKiv bör få egna och anpassade mål och riklinjer (bilaga 2) men som i huvudsak bygger på de redan antagna målen och riktlinjerna för programverksamheten. 3.1 Mål för Fri Kultur i vården På samma sätt som för programverksamheten föreslås FKiv gälla både vård som beställs och betalas av landstinget och vård som beställs och betalas av kommun där den landstingsfinansierade vården erhåller FKiv gratis medan den kommunalt finansierade vården betalar motsvarande halva självkostnadspriset till kulturförvaltningen. Förvaltningen föreslår något uppdaterade formuleringar av målen jämfört med målen för programverksamheten. Förvaltningen föreslår att målen för FKiv inte innehåller någon skrivning om en jämn fördelning mellan könen bland artisterna - se vidare avsnitt 3.2.9. 3.2 Riktlinjer 3.2.1 Beställningsprocessen Nedan beskrivs flödet i sex steg genom beställningsproceduren från att en vårdenhet önskar beställa en artist eller grupp fram till att det ekonomiska arvodet betalas ut. 1. Beställare och kulturutövare kommer preliminärt överens om ett jobb. 2. Beställaren hämtar en beställningsblankett på kulturförvaltningens webbplats.
3 (7) 3. Beställningsblanketten sänds till kulturförvaltningen. Förvaltningen kontrollerar om beställaren faller inom ramen för Kultur i vårdens riktlinjer, att det beställda programmet är ett kulturevenemang, att beställaren inte utnyttjat sina program samt att det finns budgetmedel. 4. Kulturförvaltningen skickar en bekräftelse till beställaren och därefter är bokningen definitiv. Avtalet ska skrivas under av beställare och artist ska skriva under och därefter skickas till förvaltningen. 5. När kulturaktiviteten är genomförd skickar artisten/gruppen in förvaltningens exemplar av avtalet tillsammans med en faktura till förvaltningen. Avtalet blir en bekräftelse på att programmet är utfört. Avtalet ska vara undertecknat av artisten/gruppen och beställaren. 6. Ersättning till artisten/gruppen betalas ut från kulturförvaltningen. Beställningsprocessen medför sålunda en omfattande administrativ rutin som samtliga beställare och artister måste sätta sig in i. Rutinen avviker något från den nuvarande rutinen för beställning inom ramen för programkatalogen där artisterna är kända på förhand och där förvaltningen har tecknat ett avtal med varje artist. Ovanstående beställningsordning överensstämmer i stort med den som fanns under försöksverksamheten. 3.2.2 Beställarnas ansvar Ansvaret för beställningar ska ligga på beställarna. De ska hålla kontakten med artisterna eftersom det är beställarna som söker upp och kommer överens om preliminärt genomförandedatum med artisterna. Förra gången när FKiv var på försök fick förvaltningen vara den sammanhållande länken även om det inte var meningen i den då gällande beställningsprocessen. Det finns en fara att det kan bli så igen. Under försöksperioden fick alla beställare en folder där gången i beställningsförfarandet framgick, bl a var det beställarens sak att se till att artisterna skrev på de avtal som förvaltningen skickat till beställaren. Förvaltningen fick jaga avtalen både hos beställaren och hos artisten, som vi dessutom inte hade några kontaktuppgifter på. Fick vi inte in vårt exemplar av avtalet kunde vi heller inte betala fakturan. Ofta inkom avtal utan fakturan eller så inkom fakturan utan avtal. 3.2.3 Artisternas marknadsföring Förvaltningen utgår från att de flesta beställningar kommer till genom att artister marknadsför sig själva gentemot beställaren. Förvaltningen får många samtal från artister som vill sälja sig själva. Förvaltningen bistår, vid önske-
4 (7) mål, med telefonlistor över beställare som finns i vår databas. Det är inte alltid önskvärt bland beställarna att artister ringer. När artisterna gör en egen marknadsföring kan det hända att de vänder sig till avdelningar där vårdtagare inte vistas en längre tid - riktlinjerna säger ju att Kultur i vården avser patienter som vistas en längre tid inom vården. Målgrupperna är sedan tidigare geriatrik, psykiatri, hospice och barnsjukvård. Förvaltningen får vid varje tillfälle som en ny avdelning kommer in med en beställning, huvudsakligen från storsjukhusen, ringa och ta reda på vilken typ av vård som avdelningen bedriver. Det kan också förekomma att artister bokar med personal som inte är våra egentliga kontaktpersoner på vårdenheten. Kontaktpersonerna vet då inget om bokningen vilket naturligtvis ställer till både förvecklingar och reella problem när artisterna kommer dit, något som även går ut över artisterna. Samtidigt bygger ju konceptet till stor det på att artisterna får och kan marknadsföra sig själva. 3.2.4 Programkatalogernas artister Artister som finns med i programkatalogerna bör även kunna bokas inom FKiv under förutsättning att de uppfyller de krav som ställs inom FKiv. En beställare kan ha förbrukat sin katalogkvot om 12 program per år och önskar ytterligare program av en eller flera artister i katalogen. 3.2.5 Arvoden Artisterna inom FKiv bör få arvoden i samma storleksordning som artisterna inom programverksamheten. Förvaltningen har ett s k lokalt kollektivavtal för Artister i programverksamheten med Teaterförbundet och Musikerförbundet. Avtalet är uppbyggt enligt principen solist-ackompanjatör/-er alternativt grupper utan solist. Solisten får ett högre arvode. Är alla i gruppen lika framträdande erhåller ingen det extra solistarvodet, ersättningen är då lite högre än om man har en ackompanjerande roll. Eftersom förvaltningen troligtvis inte känner till flertalet artister/grupper inom FKiv är det omöjligt att arvodera grupperna enligt solist-ackompanjatör-modellen utan förvaltningen föreslår att artister inom FKiv får betalt enligt principen att alla i gruppen är likvärdiga och får därmed samma arvode. Huruvida denna tillämpning är möjlig är ytterst en fråga som måste lösas i samförstånd med berörda arbetstagarorganisationer. Under FKiv försöket begärdes F-skattsedel från artisterna/grupperna där artister som uppträder som grupp upprättade en gemensam faktura. Anledningen till kravet på F-skattsedel var att de flesta artister/grupper som uppträder inom FKiv är okända för förvaltningen. Landstinget bör helt enkelt inte gå in i ett anställningsliknande förhållande där artisterna läggs upp i landstingets löne- och personaladministrativa system. Många gånger kan det också handla
5 (7) om att artisten genomför enbart ett eller ett fåtal program. Vidare underlättar en ordning med F-skattsedel arvodesutbetalningarna. Förvaltningen föreslår därför att det ställs som villkor att artister/grupper ska inneha F-skattsedel samt att grupper skickar en gemensam faktura till förvaltningen. 3.2.6 Maximering av arvodena Under försöksverksamheten bedrev en artist en tuff marknadsföring och fick omkring hälften av de genomförda jobben under försöksperioden vilket därmed innebar ett stort sammantaget arvode. För att förhindra att en eller ett fåtal artister tar över FKiv bör det finnas en begränsning av hur många speltillfällen en och samma artist/grupp medges under en viss tidsperiod. Samtidigt måste det vara tillåtet för artister att marknadsföra sig gentemot vården. Förvaltningen anser att ersättningen till FKiv artister bör maximeras till sju prisbasbelopp per kalenderår (2010 är sju prisbasbelopp 296 800 kr). Sju prisbasbelopp är den beloppsgräns som f n gäller inom Stockholms läns landsting för direktupphandling enligt Lagen om offentlig upphandling. Med den beloppsgränsen åstadkoms både en balans i verksamheten samtidigt som krav på mer regelrätt upphandling torde kunna undvikas. 3.2.7 Avbokningar I programverksamhetens riktlinjer står: Om beställaren avbokar en bekräftad bokning senare än tre vardagar före överenskommet datum har artisten rätt att erhålla sedvaligt arvode. Förvaltningen föreslår att ovanstående även gäller för FKiv. I programverksamhetens riktlinjer står: Kommunala och privata beställare som avbokar ett program senare än tre vardagar före bekräftat datum debiteras enligt gällande tariff. Landstinget institutioner debiteras 50 % av priset i prislistan. Förvaltningen föreslår att ovanstående även gäller för FKiv. 3.2.8 Marknadsföring av Fri Kultur i vården En bred marknadsföring av Fri kiv kommer att ske till alla beställare som finns i vår databas samt till presumtiva beställare inom kommuner och landsting. I utvärderingen av försöksverksamheten konstaterades det att många som beställer ur programkatalogen inte kände till FKiv och att marknadsföringen av försöket haft brister. Den gången hade dock förvaltningen skickat ut skriftlig information till befintliga beställare, ca 355 st, vid två tillfällen. Nya presumtiva kunder, ca 175 st, fick i samband med utsändning av programkatalogen även information om FKiv. Det finns tyvärr risk för att man även denna gång skulle får samma resultat - för programkatalogen tog det flera år att bli etablerad och än idag finns det många som inte känner till verksamheten.
6 (7) En marknadsföring kommer även att ske till artister/grupper som finns med i årets programkatalog för unga/vuxna (2010-2011) samt i den förra programkatalogen (2008-2009). Två informationsfoldrar skickas, en som vänder sig till artisterna och en som vänder sig till beställarna. 3.2.9 Kvalitetssäkring I riktlinjerna för programverksamheten står att Vårdtagare ska ha tillgång till kulturaktiviteter av god kvalité inom olika konstformer. Förvaltningen har ej möjlighet kontrollera kvalitén eftersom artisterna inom FKiv många gånger är okända för oss. Förvaltningen anser dock att denna målformulering bör finnas kvar även i målen för FKiv och därigenom tjäna som mål för beställarna. Inom programverksamheten har kulturnämnden beslutat att det skall vara en jämn fördelning mellan könen bland artisterna i den samlade programverksamheten. Det finns dock ingen möjlighet för förvaltningen att styra artistutbudet inom Fkiv ur jämställdhetssynpunkt. Förvaltningen föreslår därför att det målet inte anges för FKiv. Eftersom flertalet beställare kan antas göra enbart ett fåtal beställningar, är det inte ändamålsenligt att ålägga varje beställare att upprätthålla en jämn fördelning mellan könen bland artisterna. 3.3 Kostnader för bemannig, information och teknisk utveckling För ökad bemanning, särskilda informationsinsatser och tekniskt utveckling beräknar förvaltningen kostnaderna till ca 270 tkr under 2010 och därefter till ca 250 tkr om året. För 2010 beräknar förvaltningen att kostnaderna ryms inom avsatta budget för FKiv om 1,4 mnkr. 3.3.1 Bemanning För närvarande arbetar två heltidstjänster med administrationen kring programkatalogerna (vuxna/ungdomar samt barn). Försöksverksamheten genomfördes med befintlig bemanning. Dels därför att försöket var tidsbegränsat och att effekterna av en tillfällig personell förstärkning inte skulle kunna komma verksamheten tillgodo förrän en stor del av försökstiden förflutit. Dels därför att försöket innebar att rutiner prövades och behövde utvecklas och förvaltningen bedömde att det gjordes bäst med befintlig personals erfarenhet. Samtidigt står det klar att det inte är praktiskt möjligt att hantera både en permanent verksamhet med FKiv och nuvarande verksamhet utan personell förstärkning. Situationen blir särskilt allvarlig de år en ny programkatalog för unga/vuxna produceras. Förvaltningen anser därför att en permanent verk-
7 (7) samhet med FKiv är förknippad med en personell utökning om minst en halvtidsbefattning på administratörsnivå. Kostnaderna beräknas till 110 tkr som halvårseffekt 2010 och därefter ca 225 tkr som helårseffekt fr o m 2011. 3.3.2 Teknisk utveckling För att kunna administrera FKiv under försöksverksamheten gjordes en tillfällig lösning med en separat databas att lägga in bokningarna i. Detta förfarande är i längden inte bra. FKiv:s och programkatalogernas bokningar bör ligga i samma databas för att underlätta administration och underhåll. I samband med denna sammanslagning bör även en del förbättringar göras i systemet. Kostnaderna för erforderlig teknisk utveckling inför en lansering av FKiv beräknas till 160 tkr. Därefter beräknas en mindre årlig utvecklings- och underhållskostnad i storleksordningen 25 tkr/år. 3.4 Tidplan Konsulten som anlitas för arbetet med databaserna kan påbörja arbetet först senare under våren och innan dess måste förvaltningen göra ett förberedande planerings- och utvecklingsarbete. Planering och genomförande av informations-/marknadsföringsinsatser genomförs också under våren. Verksamheten med FKiv beräknas därefter kunna starta efter sommaren, preliminärt under augusti månad. Hans Ullström