Miljöskyddsnämndens 18-23
2 Information och överläggningar...5 Verksamhetsuppföljning 2015, kvartal 1 (Miljöreda 2015-0036)...6 Vårbokslut 2015 (Miljöreda 2015-0769)...10 Internkontrollplan inklusive väsentlighets- och riskanalys (Miljöreda 2015-0768)...11 Enkät efter tillsynsbesök- uppföljning av uppdrag från MN (Miljöreda 2012-0666)...12 Miljöskyddskontorets åtaganden 2015 (Miljöreda 2015-0038)...14 Delegerade beslut 2015...15
3 - Plats och tid Onsdagen den 6 Maj 2015, kl 09:00 Knappnålen, Sveagatan 12, Alingsås Paragrafer 18-23 Beslutande Anna Hansson (MP), ordförande Eva-Lotta Pamp (M), vice ordförande Övriga deltagare Martin Olsson (MP), adjungerad Katarina Björk-Åkesson, miljöskyddsinspektör Jörgen Claesson, miljöskyddsinspektör Martin Wollhag, controller/enhetschef, under beslutsärende 19 Peter Porss, förvaltningssekreterare Utses att justera Eva-Lotta Pamp (M) Justeringens plats och tid Miljöskyddskontoret, 13 maj, kl 14:00 Sekreterare Ordförande Justerande Peter Porss Anna Hansson (MP) Eva-Lotta Pamp (M)
4 Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Miljöskyddsnämndens Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2015-05-15 Datum för anslags nedtagande 2015-06-05 Förvaringsplats för protokollet Miljöskyddskontoret Underskrift Peter Porss, förvaltningssekreterare
5 Information och överläggningar A/ Information från sekreterare B/ Information från övriga 2015-09-02 planeras en temadag (förmiddag) angående miljösamverkan mellan förvaltningarna. C/ Vid miljönämndens sammanträde 2015-05-13 informerar personalavdelningen nämnden om dess arbetsmiljöansvar. D/ Miljösamverkan Västra Götaland- information om verksamheten E/ Aktuella ärenden
6 MNau 18 Dnr 2015.014 MN Verksamhetsuppföljning 2015, kvartal 1 (Miljöreda 2015-0036) Ärendebeskrivning Miljöskyddsnämnden fastställde en tillsyns- och verksamhetsplan för 2015 den 2 februari 2015, MN 5. Vid samma sammanträde fastställdes också kontrollplanen för livsmedelskontroll 2015-2018, MN 6. Miljöskyddskontoret följer upp planerna efter varje kvartal. Uppföljningen redovisas till nämnden. Uppföljningen görs för grupperna Miljöskydd samt Natur och hälsa i relation till tillsyns- och verksamhetsplanen och för Livsmedelsgruppen i relation till kontrollplanen. Viktigare händelser under kvartalet kommenteras. Miljöskydd Miljöskyddsgruppens resurser för tillsyn har under första kvartalet varit cirka 0,6 tjänster lägre jämfört med bemanningen enligt verksamhetsplanen. Detta har i huvudsak berott på sjukfrånvaro och tjänstledigheter. För resten av året kan vi med redan nu aviserade sjukskrivningar och tjänstledigheter räkna med ett bortfall för året på ca 6 manmånader. När vikarie tillsätts bör även introduktionstid läggas till. Därtill har planering av verksamhetsåret som egentligen skulle belastat 2014 fått göras första kvartalet 2015. Ny nämnd samt arbete med företagsfrågor tagit resurser och minskat gruppens resurser till planerad tillsyn. Miljöskyddsgruppens verksamhet har i övrigt helt präglats av införandet av riskbaserad taxa. Den nya taxan bedöms ge bättre och modernare möjligheter för finansiering och utförd tillsyn, men innebär avsevärda resursanspråk under införandetiden. Utifrån ett enskilt kvartal är det svårt att dra säkra slutsatser men erfarenheterna från första kvartalet ger skäl att förvarna om att införandet av riskbaserad taxa tar längre tid än planerat och att andra poster kan behöva prioriteras ned istället. Ärendetiden för miljöfarlig verksamhet och avfall överskrids även kraftigt under perioden, medan ärendetiden för förorenade områden och kemikalietillsyn varit mindre än genomsnittet. För kemikalietillsynen är detta väntat, medan det för förorenade områden kan bero dels på hur aktiva vi varit i området i övrigt, vilket beror på ovan beskrivna omständigheter. Dels beror det på att färre riktigt stora ärenden inom förorenade områden inkommit under årets första tre månader. Ärendetiden för förorenade områden påverkas ofta av ett fåtal stora ärenden eller händelser, vilket kan ge stora svängningar under året. Tillsyn av B-objekt är något lägre än för genomsnittet. Den tid som redovisats på denna post utgörs dessutom till stor del av tillsyn som är en följd av införandet av riskbaserad taxa. Övrig tillsyn är sannolikt klart mindre än behovet. Tillsyn av C-objekt följer genomsnittet relativt väl, men liksom för B-objekten är även här en del av tiden sådan som har med införandet av riskbaserad taxa att göra. Ett flertal nedskräpningsärenden samt ärenden med öppen eldning av avfall står för en stor del av den samlade tillsynstiden på avfall. Särskilt utmärkande är två omfattande ärenden som båda handlar om avsevärda ansamlingar med skrot och skrotbilar.
7 Forts MNau 18 Natur och hälsa Prövningar av nya tillstånd för enskilda avlopp har legat betydligt under ett beräknat kvartalsgenomsnitt, sammanlagt har 16 ansökningar om att få anlägga enskilda avlopp kommit in under kvartalet. Säsong för denna typ av ärenden är sommarhalvåret. Tillsyn av enskilda avloppsanläggningar i Antens avrinningsområde har gått bättre än väntat. 54 tillsynsbesök har gjorts. Behov av uppföljningar har legat konstant under perioden. Ca 10 nya uppföljningar har tillkommit till följd av tillsynen och ungefär lika många har kunnat avskrivas. I 10 fall har förslag om förbud mot utsläpp av avloppsvatten kommunicerats. Anmälningar om värmepumpar (28 st) ligger i nivå med verksamhetsplanen. Inom jordbrukstillsynen planering gjorts för tillsyn av bekämpningsmedelsanvändning hos spannmålsodlare, främst inom vattenskyddsområden. Information om kommande tillsynsbesök har skickats till berörda jordbrukare. Vattenövervakningen 2014 har sammanställts och redovisats. Rekrytering av ytterligare tre inspektörer för tillsyn av enskilda avlopp inom Antens avrinningsområde och introduktion av ny personal har tagit en hel del tid. Ärende och service till allmänheten inom området god bebyggd miljö har haft den omfattning som tidigare beräknats. Det har rört yttranden till polis och socialtjänst om serveringar och alkoholutskänkning, anmälningar och ansökningar samt hantering av klagomål. En stor del av arbetet inom området är också information till allmänheten. Det är vanligt att man vill ta reda på vad som gäller och att man sedan själv hanterar sitt problem. Tillsyn av offentliga lokaler, som i år är deltagande i Folkhälsomyndighetens riksprojekt gällande städning och ventilation i skolor, har börjats. 9 skolor har besökts och inspektionsrapporter har skickats ut för dessa. Tillsynen har varit riktad mot både verksamhetsutövare och fastighetsägare. Beslut om föreläggande återstår i något fall. Besöken har varit uppskattade och man efterfrågar fler tillsynsbesök vid fler skolor. 40 mätprotokoll gällande radonmätning har inkommit, de flesta rörande flerbostadshus eller gruppbyggda småhus med bostadsrätt. Någon tid för bearbetning av mätprotokollen har inte funnits. Plan- och bygglovarbetet har varit något mindre omfattande än tidigare beräknat. Inom naturvården har vi bara haft enstaka förfrågningar från allmänheten och ett par tillsynsärenden har spillt över från 2014. Livsmedel Under första kvartalet har 64 livsmedelsanläggningar fått kontrollbesök mot planerade 87. Kontrollbesök har således inte gjorts på 23 av de objekt där kontroll var planerad under första kvartalet. Det kan förklaras med ovanligt hög sjukfrånvaro, VAB, enskild angelägenhet
8 Forts MNau 18 samt tidskrävande utredning vid histaminförgiftning. Av de anläggningar som inte fick planerat besök ingår flera vattenverk, dock har analysprotokollen från dessa granskats. Restauranger, kaféer och butiker som inte fick planerad kontroll kvartal 1 prioriteras i kvartal 2. En livsmedelsanläggning har Smileypremierats vid ett planerat kontrollbesök. Särskilt fokus har lagts på kontroll av verksamheternas rutiner för att säkerställa att material i kontakt med livsmedel (såsom plasthandskar, förpackningsmaterial) är lämpat för aktuella livsmedel. Vid planerade kontrollbesök, där kontrollområde Rengöring har kontrollerats, har rengöringskontroll av redskap/ ytor som kommer i kontakt med livsmedel utförts. Ca 70 rengöringsprover har gjorts med ATP-mätare. På fyra anläggningar har extra offentlig kontroll utförts med anledning av brister beträffande rengöring, nedkylning, samt anmälan om histaminförgiftning. Händelsen med histaminförgiftning, orsakad av att ett sällskap tillagat och ätit tonfisk som inhandlats rå, ledde till omfattande utredning och rapporterades till Livsmedelsverkets utbrottsrapportering. Två beslut med föreläggande har fattats under första kvartalet. RASFF om mandel i kryddblandningar innebar kontakter med butik här i Alingsås samt återkoppling med information till Livsmedelsverket. Klagomål har inkommit på försäljning av kosttillskott från företag som har huvudkontor i Alingsås och franchisebutiker i bland annat Oskarshamn och Lidköpings kommuner. Ärendet har medfört kontakter med företagaren, granskning av utbud på företagets hemsida och återkoppling till de myndigheter som kontaktat oss. Vid planerad kontroll kommer detta att följas upp noggrant. Ett stort antal skolbarn och förskolebarn insjuknar ungefär samtidigt i kräkningar. Kontakter togs med skolan, förskolan, rektor, ISS, kostenheten, smittskyddsläkare och VA-verk. Vi kunde inte komma fram till att det var en livsmedels- eller dricksvattenburen smitta. Mer troligt att någon varit sjuk på skolan och att virus funnits kvar i lokalerna, till exempel på dörrhandtag. Projekt i kontrollplanen har påbörjats eller genomförts under första kvartalet: Under första kvartalet har kontoret deltagit i Miljösamverkan i Västra Götalands (MVG) projekt om hantering av animaliska biprodukter. Tre butiker har besökts och deras hantering av avfall i form av animaliska biprodukter har kontrollerats. Resultatet är inskickat till MVG som kommer med en projektrapport. Kontoret har under kvartal 1 deltagit i arbetsgruppen för märknings- /informationsprojekt som drivs av Miljösamverkan i Västra Götaland (MVG). Själva kontrollprojektet startar efter påskhelgen och pågår till 30 september, det vill säga kvartal 2 och 3.
9 Forts MNau 18 Gemensamma projekt Kontoret medverkar med resurser från miljöskyddsgruppen och natur- och hälsagruppen i ett projekt tillsammans med tekniska förvaltningen om oljeavskiljare och dagvatten. Projektet har bland annat inneburit arbete med information på webben, nya blanketter samt nya arbetsmetoder och rutiner på kontoret. En representant för kontoret har deltagit i Miljösamverkans projektgrupp gällande oljeavskiljare. Förvaltningsövergripande Det är svårt att redan efter kvartal 1 bedöma hur utfallet kommer att bli på helåret jämfört med verksamhetsplanen. Ökad ärendehantering samt svårighet att hålla full bemanning är några faktorer som kan leda till avvikelser från planerad verksamhet. En eventuell revidering av verksamhetsplanen kan därför inte bli aktuell förrän efter kvartal 2. Arbetsutskottets förslag till beslut i Miljöskyddsnämnden Miljöskyddsnämnden godkänner uppföljningen av verksamhetsplanen för första kvartalet. Exp: Akten
10 MNau 19 Dnr 2015.013 MN Vårbokslut 2015 (Miljöreda 2015-0769) Ärendebeskrivning Muntlig föredragning av Martin Wollhag, enhetschef ekonomi/controller Arbetsutskottets förslag till beslut i Miljöskyddsnämnden Arbetsutskottet hänskjuter ärendet till Miljöskyddsnämnden utan förslag till beslut.
11 MNau 20 Dnr 2015.015 MN Internkontrollplan inklusive väsentlighets- och riskanalys (Miljöreda 2015-0768) Ärendebeskrivning Enligt kommunens styrmodell ska varje förvaltning ta fram en internkontrollplan som ska ingår nämndens flerårsstrategi. Miljöskyddsnämnden saknade en internkontrollplan 2014. Under våren har en risk- och väsentlighetsanalys tagits fram. Av denna framgår de internkontrollpunkter som ska kopplas till flerårsstrategin. Beredning Ett utkast till väsentlighets- och riskanalys har tagits fram som underlag för ets förslag till internkontrollplan för 2015. Arbetsutskottets förslag till beslut i Miljöskyddsnämnden Miljöskyddsnämnden antar internkontrollplanen för 2015 med ändringen att ta bort texten Begära mer resurser i dokumentet. Arbetsutskottet noterar också att behov av kompletteringar finns. Notering Ärendet kommer att beredas ytterligare vid ett extra 2015-05-13 Exp: KLK, Akten
12 MNau 21 Dnr 2015.016 MN Enkät efter tillsynsbesök- uppföljning av uppdrag från MN (Miljöreda 2012-0666) Ärendebeskrivning Miljöskyddsnämnden gav 2012-03-19 kontoret i uppdrag att införa ett system med enkäter till verksamhetsutövare och medborgare efter tillsynsbesök. För att inte kollidera tidsmässigt med insiktsmätningen 2013 så skjuts den egna enkäten framåt i tiden. En skriftlig enkät utformades under våren 2014. Vi inspirerades av en enkät som tagits fram i Nyköpings kommun. Enkäter har tagits fram för följande tillsynsområden: Livsmedelskontroll Avlopp Hälsoskydd Lantbruk Miljöskydd Värmepumpar En rutin arbetades fram och gällde från 2014-04-28. Livsmedelsenkäten började skickas ut i slutet av april 2014. Enkäter för avlopp, hälsoskydd, miljöskydd och värmepumpar började skickas ut i mitten av maj 2014. Enkät för Lantbrukstillsynen beslutade förvaltningschef att vi skulle avvakta med. Frågorna i enkäten redovisas inte i denna skrivelse, utan ett exempel på enkät bifogas med ärendet. Arbetet med att ta fram enkäterna, rutinen samt dokumentation av inkomna svar har tagit minst 35 timmar. Då har den administrativa tiden för kansliets personal vid själva utskicken inte räknats in. Beredning Sammanlagt har 615 enkäter skickats ut tillsammans med beslut och inspektionsrapporter. Svarsfrekvensen fram till och med 2015-04-27 är som medelvärde 9% (varierar mellan 7-13% för de olika enkäterna). Av de utskickade 615 enkäterna har vi fått 52 svar. I Sveriges Radios checklista för att utvärdera enkätundersökningar och opinionsundersökningar kan man läsa att allt färre personer vill svara på enkäter. Flera stora etablerade undersökningar från t ex SCB eller SOM-institutet har i dag en svarsfrekvens på mellan 50 och 60 procent. Som jämförelse kan nämnas att senaste Insiktsmätningen 2013 (som görs av Sveriges kommuner och landsting i syfte att vara ett verktyg för bättre företagsklimat) hade en svarsfrekvens på 65% för Alingsås. En ny Insiktsmätning görs 2015. Insiktsmätningen ställer frågor endast till företagare i kommunen, så denna undersökning kan inte ses som heltäckande för myndighetens kontakter.
13 Forts MNau 21 SCB gör också en medborgarundersökning åt kommunerna, kallas Nöjd-Medborgar-Index. NMI mäter bland annat bemötande och tillgänglighet samt miljöarbete. Den senaste undersökningen som gjordes 2014 hade en svarsfrekvens på 53%. Miljöskyddskontoret föreslår att enkäterna slutas skickas ut i nuvarande form då det står klart att det är allt för få som svarar för att vi ska kunna få fram någon tillförlitlig statistik av svaren. Miljöskyddsnämnden bör överväga om de undersökningar som redan görs av utomstående parter är tillräckliga för nämndens behov. Arbetsutskottets förslag till beslut i miljöskyddsnämnden Miljöskyddsnämnden beslutar att enkäterna slutar att skickas ut. Ett projekt med telefonuppföljning av tillsynsbesök läggs till behovsutredningen 2016. Exp
14 MNau 22 Dnr 2015.004 MN Miljöskyddskontorets åtaganden 2015 (Miljöreda 2015-0038) Ärendebeskrivning Miljöskyddsnämnden har antagit fyra åtaganden i nämndens flerårsstrategi 2015-2017. Miljöskyddskontoret ska ta fram åtaganden som visar hur kontoret ska bidra till att nämndens åtaganden uppfylls. Beredning Miljöskyddskontoret har tagit fram åtaganden som sammanställts i en bilaga. Arbetsutskottets förslag till beslut i Miljöskyddsnämnden Miljöskyddsnämnden godkänner förvaltningens förslag till beslut med följande ändringar. För det prioriterade målet I Alingsås bygger välfärden på god service, hög kvalitet och tillgänglighet ska åtagandet vara Miljöskyddsförvaltningen fortsätter att utveckla arbetssätt för att förbättra service och bemötande gentemot medborgarna för att förbättra Nöjd-Medborgar-Index. För det prioriterade målet I Alingsås finns goda möjligheter till arbete och företagande tas punkten Kundenkäter bort Exp: Akten, KLK Bilaga: Miljöskyddskontorets åtaganden 2015
15 MNau 23 Dnr 2015.003 MN Delegerade beslut 2015 Ärendebeskrivning Delegationsbeslut 90/15-180/15 har fattats sedan förra sammanträdet. Beredning En förteckning över besluten som fattats sedan förra sammanträdet har upprättats och finns tillgänglig tillsammans med kallelsen. Pärmar med delegationsbesluten finns tillgängliga på miljöskyddskontoret och på nämndens sammanträden. Arbetsutskottets förslag till beslut i Miljöskyddsnämnden Miljöskyddsnämnden tar del av delegationsbesluten.