2014-11-03 2 Ks 404 Dnr 2014.0206.007 Uppföljning av granskningar gällande ledarskapets villkor Kommunstyrelsen beslutar 1. Att anse kommunrevisionens frågor besvarade. 2. Att i budgetprocessen ta med frågan kring finansiering av chefsoch ledarutvecklingsprogram. Beskrivning av ärendet Kommunrevisionen har granskat att kommunstyrelsen skapar tillräckligt goda förutsättningar för att ansvariga chefer ska kunna utöva ett effektivt ledarskap. I den revisionella bedömningen har sju kontrollmål/revisionskriterier fastställts, nedan presenteras dessa områden och svar på av kommunrevisionen gjorda frågeställningar. 1. Finns någon chefs- och ledarskapspolicy i kommunen? Kommunrevisionen har redovisat följande Granskningen visar att kommunstyrelsen fastställt ett förslag till chefspolicy i oktober 2012 men att beslutet ännu ej verkställts fullt ut. Kommundirektören bör därför i samverkan med HR-enheten snarast se till att policyn implementeras i organisationen. Revidering av chefspolicyn är genomförd i enlighet med kommunstyrelsens tagna beslut. Den korrigerade chefspolicyn är genomgången i arbetsgivardelegation och därefter kommunicerad på chefsmöte. Policyn kommer att tas upp i något av sektorernas chefsmöten under hösten. Policyn finns tillgänglig för cheferna på Intranätet. Nyanställda chefer i kommunen får chefspolicyn presenterad. Implementering av chefspolicyn pågår ständigt i organisationen.
2014-11-03 3 2. Finns andra policydokument som behövs för ett tydligt ledarskap? Kommunrevisionen redovisar: Granskningen visar att det finns ett stort antal policydokument och andra styrande dokument av betydelse för chefer i kommunen. Däremot saknas i viss mån struktur och samordning mellan vissa av dokumenten samt vilken status dessa har. En genomgång bör därför ske av policydokumenten för att systematisera dessa och tydliggöra vilken status de har. I framtaget chefskontrakt framgår att arbetsgivarens förväntningar på cheferna grundar sig i de politiskt fastställda planerarna och policydokumenten, strategisk plan och budget, personalpolicy och chefspolicy. När det gäller personalpolicyn är den antagen av kommunfullmäktige 2013-06-19. Den är kommunicerad i samband med chefsmöte och finns tillgänglig publicerad på Intranätet. I samband med chefsintroduktionen gås personalpolicyn igenom. Chefspolicyn är antagen av kommunstyrelsen 2012-10-08, korrigerad och genomgången i arbetsgivardelegation 2014-01-09. Chefspolicyn är kommunicerad på chefsmöte och gås igenom i samband med chefsintroduktionerna. Policydokumenten anses därmed genomgångna. 3. Vilka krav ställer arbetsgivaren på sektorscheferna? Kommunrevisionen redovisar: Kraven på sektorscheferna uppfattas som i allt väsentligt tydliga även om inte chefspolicyn är formellt fastställd. I det personalpolitiska programmet finns en kravbild beskriven. I samband med anställning upplever sektorscheferna att man i huvudsak fått en bra bild av vilka krav som ställs. Ett område som till viss del kan uppfattas som otydlig i vissa lägen är hur roll- och ansvarsfördelningen i konkreta frågor ser ut mellan politiken och sektorscheferna. En dialog pågår mellan kommundirektör och sektorschefer för att tydliggöra roll- och ansvarsfördelning mellan politiken och sektorscheferna i konkreta frågor.
2014-11-03 4 4. Vilka anställningsformer gäller för sektorscheferna? Kommunrevisionen redovisar följande: Trots att inte chefspolicyn fastställts har samtliga chefer en tidsbegränsad anställning på 3 år som chef, med en tillsvidareanställning i kommunen. Det treåriga chefsförordnandet har delvis ifrågasatts från förvaltningen främst pga möjligheten att utvärdera ett ledarskap efter så kort tid samt utifrån perspektivet att kunna rekrytera nya chefer. En revidering av chefspolicyn bör snarast göras utifrån beslutet i KS så att de formella förutsättningarna för chefs- och ledarskapet tydliggörs. Förvaltningen föreslog kommunstyrelsen att göra en förändring från 3-åriga chefsförordnanden till tillsvidareanställning för enhetschefer och 3-åriga chefsförordnanden till 5-åriga chefsförordnanden för kommunledningen. Kommunstyrelsen beslutade att samtliga chefer, även fortsättningsvis, ska ha 3-åriga chefsförordnanden. 3-åriga chefsförordnanden är det som tillämpas, revidering av chefspolicyn är genomförd, se vidare under punkt 1. 5. Vilka regler gäller för rekrytering, utveckling och avveckling av chefer? Kommunrevisionen redovisar: Det finns inga fasta regler för hur rekrytering av chefer sker. I vissa fall sköts rekryteringen av förvaltningarna själva med stöd från HR-enheten. I andra fall kan man anlita rekryteringsföretag om det bedöms nödvändigt. När det gäller regler kring chefsuppdragets upphörande finns detta beskrivet i chefspolicyn. Nuvarande tillämpning är att bedömning av hur rekryteringen ska genomföras görs utifrån varje chefsrekrytering. Vissa rutiner finns för samtliga rekryteringar inom kommunen. Att ta fram fasta regler för rekrytering av chefer är ett framtida utvecklingsområde för HRavdelningen. Chefskontrakt har tagits fram som tillämpas vid samtliga nya chefsförordnanden.
2014-11-03 5 6. Vilket stöd kan förvaltningscheferna erhålla i olika frågor? Kommunrevisionen redovisar: Granskningen visar att sektorscheferna upplever att man i allt väsentligt har tillgång till bra stöd i olika frågor. Stödet avseende ekonomi- och HR-frågor upplevs på senare år ha förbättrats. Ett bristområde som lyfts fram är avsaknaden av tillräckliga utredningsresurser på sektorerna för att avlasta sektorscheferna i visst utredningsarbete, besvarande av remisser, djupare analyser vid behov etc. I det personalpolitiska programmet lyfts tillgången på stödresurser för cheferna fram som en viktig punkt. Detta är ett område som kommunchefen i dialog med sektorscheferna bör söka en lösning på. Dialog mellan kommundirektör och sektorschefer pågår. Att i dialog med kommundirektör se över sektorernas organisationer och frigöra resurser för att utöka utredningsresurserna är en möjlig lösning för sektorerna idag. 7. Finns möjligheter till kompetensutveckling i tillräcklig omfattning? Kommunrevisionen redovisar: Sektorschefernas allmänna bedömning är att det funnits goda möjligheter till kompetensutveckling. Avdelningscheferna och en av sektorscheferna har också genomgått ett chefsutvecklingsprogram via Centrum för Kommunstrategiska studier vid Linköpings universitet. Nyligen har också ett chefs- och ledarutvecklingsprogram fastställts. Det är väsentligt att programmet kan genomföras och att tillräckliga resurser avsätts för detta. Chefs- och ledarutvecklingsprogrammet kommer att fortsätta att implementeras och utvecklas. Utöver det som respektive sektor sätter av för kompetensutveckling tas finansiering av chefs- och ledarskapsprogrammet upp i samband med budgetprocessen.
2014-11-03 6 Ledarskapets villkor Revisionen pekar på flera viktiga faktorer för chefernas möjligheter att utöva ett effektivt ledarskap. Tydligt kommunicerade uppdrag och åtaganden är delar som kan bidra till ett effektivt ledarskap. Implementerade styrdokument som tydliggör chefernas uppdrag är självklart en viktig del där implementeringen medför att policydokumenten får genomslagskraft och syns i ledarnas dagliga arbete. För att möjliggöra det behöver utrymme kontinuerligt ges för cheferna att med policydokumenten som grund reflektera kring sig själva, ledaruppdraget och ledarnas betydelse och påverkan i organisationen. Effektivt ledarskap kräver också tillgång till information, mandat att fatta beslut samt handlingsfrihet att utveckla verksamheten. Rimliga resurser utifrån personal och ekonomi är också viktiga förutsättningar. För att möjliggöra ett effektivt ledarskap behöver även våra ledare ha realistiska uppdrag där arbetad tid ger förutsättningar för balans mellan arbete och privatliv. Här är självklart, som revisionen pekat på, service- och stödfunktioner en viktig del. Ytterligare aspekter är chefsområdenas storlek där ledarna måste få möjlighet att leda ett rimligt antal medarbetare för att kunna utföra ett närvarande, professionellt och effektivt ledarskap. Önskvärt är också att vi som arbetsgivare tar ett långsiktigt ansvar för cheferna. En bra arbetsmiljö och en anställning som bygger på förtroende där ledarna känner stöd och uppbackning i utsatta lägen ger förutsättningar för effektivt ledarskap. Karriärutveckling och karriärplanering bör också vara en självklar del för ledarna där utvärdering av ledarskapet görs och möjligheten ges att premiera ledare för goda insatser.
2014-11-03 7 Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta 1. Att anse kommunrevisionens frågor besvarade. 2. Att i budgetprocessen ta med frågan kring finansiering av chefsoch ledarutvecklingsprogram. Beredande organ Förvaltningens tjänsteskrivelse 2014-09-23 Kommunstyrelsens protokoll 2014-10-20 387 - - - - -