Digitala handlingar via Meetings i Örebro kommun Mats Guldbrand mats.guldbrand@ 019-21 11 31 @guldbrandmats
Dagens agenda Vision och bakgrund Förstudie och pilotprojekt Uppdrag Genomförande och implementering Effekter och utfall efter snart tre år Sammanfattning och nycklar för att lyckas
Politisk organisation i Örebro kommun
Politisk organisation i Örebro kommun Idag ca 520 förtroendevalda fördelat på 23 nämnder, 9 bolag och 14 dotterbolag. Innan årsskiftet 2014-2015; 570 förtroendevalda och 27 nämnder.
Vision Örebro kommun ska ha en papperslös nämndadministration Ett bättre arbetssätt för de förtroendevalda Medborgar- och demokratiaspekt
Bakgrund 1999 prövade Service- och arbetsmarknadsnämnden att distribuera handlingar på cd-skivor. 2010 prövade Fritids- och turistnämnden att ladda upp handlingar på en gemensam lagringsyta. 2010-2011 fick alla förtroendevalda svara på en enkät. 2011 prövade några presidier surfplatta tillsammans med applikationen Agenda.
Försöket med surfplatta tillsammans med Agenda Prövades av presidiet i tre nämnder under tre månader. Utvärderingen var mycket positiv: Det här är ett jättekliv! Ser ingen möjlighet att gå tillbaka. Det här har revolutionerat hela mitt liv!
Försöket med Agenda Effektiviseringen beräknades till 866 timmar/år för alla nämndsekreterare. Portokostnaderna för utskick uppskattades till 730 tkr och utskriftskostnaderna till 68 tkr. Kostnaderna uppskattades till: 563 tkr år 1, 330 tkr år 2 och 243 tkr år 3
Förstudie och pilotprojekt Projektet utökades till alla presidier våren 2012. Förstudie initierades och projektgrupp tillsattes därefter. Fortfarande med applikationen Agenda. Samtidigt testas Meetings i liten skala. Ny utvärdering efter ett halvår: Omständligt arbetssätt, viss funktionalitet saknades men merparten positiva.
Pilotprojekt Uppkomna problem som behövde lösas: Konfigurering Säkerhet Utbildning Support Finansiering Val av teknisk lösning Sekretesshandlingar
Uppdrag från Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen fattade beslut i augusti 2012 1. Örebro kommun går över till användning av digitala nämndhandlingar för samtliga nämnder samt kommunfullmäktige från och med januari 2013. 2. Samtliga nämnder och kommunfullmäktige får i uppdrag att avveckla sin distribution av nämndhandlingar i pappersformat. Kommunledningskontoret ansvarar för den övergripande processen. 3. Varje nämnd ansvarar och står för sina kostnader för inköp av smarta enheter och tillhörande bredbandsabonnemang.
Uppdrag från Kommunstyrelsen 4. Kommunledningskontoret får i uppdrag att teckna avtal med ITavdelningen kring support av smarta enheter, förvaltning av system för distribution av digitala handlingar samt att tillgodose nödvändig infrastruktur. 5. Investeringsanslag på ca 680 tkr äskas av kommunledningskontoret i samband med investeringsprogrammet inför 2013. Som en konsekvens av införandet av digitala handlingar ökar driftkostnaden årligen med ca 120 tkr. Kommunledningskontoret äskar motsvarande medel för utökning av budgetramen från och med 2013. 6. Kommunledningskontoret får i uppdrag att ta fram en säkerhetspolicy för smarta enheter. 7. Kommunledningskontoret får i uppdrag att utreda förutsättningarna för utbildning i hantering av digitala handlingar samt kostnadsberäkna detta.
Projektorganisation Beställare av projekt Digitala handlingar till förtroendevalda : Kanslichef på Kommunledningskontoret. Utsedd styrgrupp: Enhetschef IT kundservice Enhetschef IT infrastruktur Projektledare IT utveckling Verksamhetsutvecklare Kommunledningskontoret
Projektorganisation Ny projektgrupp utses med fler representanter: Projektledare IT Verksamhetsutvecklare Systemadministratör Systemtekniker Datatekniker Kommunikatör, säkerhetschef och jurist vid behov
Genomförande av projekt Meetings valdes som teknisk lösning, framför allt tack vare den färdiga integrationen med W3D3. Ingen upphandling. Avtal med köpoption fanns redan med Formpipe. En tilläggsfunktion för att kunna exportera dokument beställdes samtidigt av Formpipe.
Genomförande av projekt Tidplanen fick revideras tämligen omedelbart på grund av att leveranstiden av ipads var väldigt lång. Delade upp nämnderna i sex stycken grupper, från januari till juni 2013. Under tiden togs rutiner fram för allt.
Genomförande av projekt En särskild konfiguration togs fram med profiler som installeras på varje ipad: MDM-system (Mobile Device Managment) Förutbestämda applikationer E-post (alla ska ha -adress) Säkerhetsinställningar
Utlämning av ipad Utlämning i form av öppet hus. Ansvarsförbindelse. Hjälp från tekniker. Lathund. Kort demonstration av ipad och Meetings.
Utlämning av ipad 469 ipads (varav 81 gamla som omkonfigurerades). 52 tillfällen mellan januari och juni. Öppet under 09.00 16.00. Kvällsöppet ett antal tillfällen. I snitt fyra resurser per tillfälle. Ca 1248 arbetstimmar.
Utbildning av nämndsekreterare Kort utbildning av alla nämndsekreterare. Litet utbildningsbehov överlag eftersom befintligt verksamhetssystem (W3D3) används. Särskild lathund med tips och tricks togs fram och revideras kontinuerligt.
Utbildning av användarna/förtroendevalda Utbildning under första gruppmötet inför nämndsammanträde = 56 tillfällen. Utbildning vid minst ett nämndsammanträde. Dessutom bistå hela första nämndsammanträdet. Uppskattningsvis ca 150 arbetstimmar.
Utbildning av användarna/förtroendevalda ipad-skolan och lathund (PDF) installerades på alla ipads. Öppet hus vid behov och fortsatta utbildningar under 2014. Hänvisa till kommunens befintliga IT-kundservice, first and second line support.
Sammanträden Hittills har Örebro kommun genomfört ca 650 nämndsammanträden med digitala handlingar. Ca 1000 övriga möten, som t ex presidium och beredningar, genomförda med digitala handlingar.
Sekretesshandlingar Befintlig lösning i applikationen bedömdes som ej tillräcklig utifrån såväl egna krav och Datainspektionens rekommendationer (checklista). Tvåfaktorsautentisering och behörighetsstyrning var de största hindrena.
Sekretesshandlingar Meetings 2.0 Under 2014 inleddes ett arbete tillsammans med Formpipe för att uppfylla kraven. Kom att kräva utveckling av både applikationen och W3D3. Siktade på att installera i testmiljö under sommaren 2015, men nu framflyttat till hösten 2015.
Effekter Hittills har kommunen uppskattningsvis minskat sin pappersåtgång med ca 3 750 000 ark = Minskat koldioxidutsläpp med 28 125 kg.* Tillverkning av 500 ipads generar ca 52 500 kg koldioxidutsläpp. Hur länge håller en ipad och går det att nå break-even?
Effekter Klickkostnad för 3 750 000 ark = 300 000 kr. Kostnad för 3 750 000 ark = 225 000 kr. Portokostnad för ett år = 730 000 kr.
Effekter Engångskostnad 383 st. ipads = 1 979 727 kr Årlig kostnad = 1 450 260 kr Bredbandsabonnemang Support Underhållsavgift Meetings MDM-system
Effekter Varje nämnd betalar ca 57 000 kr/år. Är tänkt att minska framöver tack vare mindre support. Förvaltning av Meetings motsvarar ca en fjärdedels heltidstjänst. Varierar dock över tid, t.ex. vid valår ökar det. En ipad kan användas för fler uppdrag. Bolagen?
Effekter Ca 7 % av utlämnade ipads har stulits eller gått sönder. En del har täckts av garantin, men annars har kommunen ersatt med ny enhet. Av fyra stulna ipads har två hittats tack vare stöldskyddsmärkningen.
Samarbete med Kumla, Lekeberg och Region Örebro län 4 organisationer med ett antal gemensamma användare. Upprättat ett samverkansavtal 2015 för att främst underlätta för användarna. Beställde ytterligare utveckling av Meetings och delade på kostnaden. Fördelar kostnaden av inköp av nya ipads.
Sammanfattning Lång startsträcka. Inledningsvis mycket tidskrävande. Ingen direkt klimatvinst att tala om. Ingen omedelbar ekonomisk vinst att tala om. Men
Sammanfattning Sparat tid, både hos förvaltningarna och för de förtroendevalda. Smidigt arbetssätt. Ökad transparens. Ökad kontakt med medborgarna. Bättre och klokare beslut av nämnderna?
Nycklar för att lyckas Tydlig projektorganisation med tydligt uppdrag. Avgränsa uppdraget. Förankrat på högsta nivå. Kommunicera med de förtroendevalda under resans gång. Hitta de vana användarna och lägg inte för mycket tid på de ovana.
Men vad händer sedan då? Tillgängliggöra informationen brett, t.ex. till åhörare. BYOD? Fler samarbeten för att minska kostnader och administration. Rörliga bilder som beslutsunderlag. Dagen då de förtroendevalda inte är förtroendevalda längre och vill ha kvar sina handlingar.
Digitala handlingar via Meetings i Örebro kommun Frågor? Mats Guldbrand mats.guldbrand@ 019-21 11 31 @guldbrandmats